Lorsque vous vous apprêtez à envoyer un e-mail d'invitation à une réunion efficace, la boîte de message vide peut être un peu intimidante. Il y a beaucoup de détails logistiques à régler, depuis les liens de la réunion vidéo et les heures de début jusqu'à un agenda de réunion bien organisé.
Mais vous devez aussi donner le bon paramètre : ni trop décontracté, ni trop inquiétant, mais pas non plus frivole.
En choisissant le bon ton, vous vous assurez que tout le monde arrive à l'heure et est prêt à se mettre au travail. Cela signifie également que les participants seront moins enclins à interrompre votre réunion en cas de conflit.
Ce guide est votre forfait pour créer une invitation à une réunion par e-mail efficace à chaque fois. Nous vous donnerons quelques exemples pour commencer, et vous repartirez avec une checklist des éléments à inclure afin que vous puissiez affiner ces exemples pour obtenir exactement ce dont vous avez besoin pour n'importe quelle réunion d'entreprise. 🏅
Pourquoi une bonne invitation à une réunion est-elle importante ?
Ne laissez pas une invitation à une réunion devenir une réflexion après coup. Elle donne le ton de la réunion et doit être un hub de ressources pour tout ce dont les participants ont besoin pour se préparer et contribuer à la réunion. Lorsque vous créez une invitation à une réunion par e-mail de qualité, tout le monde y gagne :
- Il est facile pour les participants de se présenter -à l'heure: Indiquez le lien de la réunion vidéo ou l'emplacement physique, la date et l'heure, ainsi que tous les mots de passe ou détails dont les participants ont besoin pour entrer dans la salle - et faites en sorte qu'ils soient faciles à voir. Cela permet de réduire les questions, les retards et les absences. Mieux encore, vous n'aurez plus à discuter pendant cinq minutes en attendant que tout le monde se présente
- Tout le monde connaît l'objet de la réunion: Que vous ayez un objet ou un plan de travail bien organisé, vous avez la possibilité d'organiser la réunion de façon à ce qu'elle se déroule dans les meilleures conditions possiblesagenda de la réunionun e-mail d'invitation à une réunion efficace indique à chacun le sujet de la réunion. Il est ainsi plus facile de maintenir l'évènement sur le suivi et d'éviter tout dérapage. De plus, si des personnes doivent se présenter avec un travail de préparation en cours, une invitation claire permet à tout le monde de rester compte
- **Les clients sauront que vous êtes un professionnel qui maîtrise son sujet, les collègues sauront que vous êtes une entreprise sérieuse et les personnes à tous les niveaux du diagramme organisationnel sauront que vos réunions ont de l'importance
Ce n'est pas parce que les invitations aux réunions sont fondamentales que vous devez y consacrer beaucoup de temps. Maintenant que nous sommes d'accord sur l'importance de créer des invitations à des réunions par e-mail efficaces, nous allons explorer des exemples, des checklists et des changements de flux de travail afin que vous puissiez commencer à envoyer les meilleures réunions par e-mail que vous ayez jamais vues en quelques minutes seulement.
Exemples d'invitations à des réunions internes
Créez des modèles dans ClickUp pour des e-mails efficaces d'invitation à des réunions internes
Vous devez envoyer des e-mails d'invitation à une réunion interne maintenant, et vous cherchez l'inspiration. Utilisez ces exemples pour commencer votre e-mail, puis modifiez les détails ou remplissez les blancs.
Exemple n° 1 : La réunion vidéo de groupe
Les réunions de groupe sont courantes, surtout dans le cadre du travail télétravail et hybride. Envoyez un e-mail d'invitation à une réunion d'équipe avec un objet concis qui indique clairement l'objectif et l'ordre du jour de la réunion :
bon après-midi [Nom], [Nom], [Nom], [Nom], [Nom], [Nom], [Nom], [Nom], [Nom]
j'espère que cet e-mail vous trouvera en bonne santé ! Nous nous réunissons le [date] pour discuter de [sujet]. Rejoignez-moi à [heure avec fuseau horaire] pour que nous puissions [objectif]
au cours de cette réunion, nous allons discuter de :
- Point 1
- Point 2
- Point 2 Point 3
avant notre réunion, veuillez me faire savoir si vous avez des questions ou si vous pensez que quelque chose devrait être ajouté à l'ordre du jour de la réunion
je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées
_\N- [Votre nom\N]
Dans l'idéal, envoyez ce message par le biais de la demande de réunion elle-même, afin d'inclure automatiquement l'URL de la réunion et de la synchroniser avec l'agenda Google du participant.
Exemple 2 : Réunions d'équipe récurrentes
Notes de réunion récurrentes dans ClickUp Docs
Si vous gérez une équipe, vous savez à quel point il est important de réunir régulièrement tout le monde pour faire le point. La communication au sein de l'équipe par le biais d'outils textuels et de messages instantanés permet d'accomplir 90 % du travail, mais les réunions récurrentes fournissent les 10 % restants. L'e-mail d'invitation à une réunion récurrente peut être un peu informel, mais il doit toujours contenir une grande quantité d'informations.
bonjour [Nom], [Nom], [Nom], [Nom], [Nom], [Nom], [Nom], [Nom], [Nom]
c'est l'heure de notre prochaine réunion ! Ce jour-là, nous discuterons de [sujet(s)]. Notre agenda portera sur :
- le point 1
- Point 2
- Point 3
nous aurons également du temps pour les questions générales et les situations que vous souhaitez aborder avec l'équipe. Je vous invite à prendre connaissance de notre agenda et à me faire part de toute question que vous pourriez avoir entre-temps
Talk soon, (à bientôt)
_\N- [Votre nom\N]
Comme ces réunions ont lieu régulièrement, c'est l'occasion d'enregistrer un modèle que vous n'aurez plus qu'à taper et à envoyer.
Exemple #3 : Réunion en tête-à-tête
Parfois, les réunions en tête-à-tête entre les managers et les membres de l'équipe peuvent être extrêmement stressantes pour vos subordonnés directs. Aussi, avant toute chose, précisez l'objet de la réunion et ne les laissez jamais dans l'expectative. Si la réunion est soudaine ou inattendue, rassurez-les ou faites-leur savoir qu'il s'agit d'une bonne nouvelle (si vous le pouvez).
je vous remercie de votre attention
j'ai inscrit notre prochain tête-à-tête sur le Calendrier afin que nous puissions discuter de \N[topic] et prendre des nouvelles l'un de l'autre. Veuillez apporter une liste de toutes les questions que vous vous posez sur \Nle sujet ou sur votre travail
See you then,
[Votre nom]
Exemple #4 : Réunions avec un grand groupe ou réunions de présentation
Les grandes réunions gagnent à ajouter les documents et ressources de la réunion à l'e-mail d'invitation, ce à quoi les nombreux modèles prêts à l'emploi de ClickUp peuvent vous aider
À mesure que la taille du groupe augmente, le besoin d'une structure stricte et d'un hôte bien organisé fait de même. Vous pouvez vous appuyer sur le premier exemple d'e-mail en ajoutant plus de détails et en supprimant la possibilité pour les participants d'ajouter des éléments à l'ordre du jour à leur guise. Une réunion de présentation bénéficie tout particulièrement d'un itinéraire clair et bloqué dans le temps.
bonjour à tous
notre réunion pour discuter de [sujet] est prévue le [jour, date] à [heure avec fuseau horaire]. Merci de répondre à notre invitation, car nous enregistrerons la réunion si vous ne pouvez pas y assister
nous avons prévu un agenda complet pour cette réunion afin d'atteindre l'objectif fixé, et l'horaire de la réunion est le suivant :
- : Point 1
- [Heure] : Point 2
- \N- [Time\N] : Point 1 \N- [Time\N] : Point 2 Point 3_
- \N- [Time\N] : Point 3 : Point X..._
veuillez consulter l'agenda/le diaporama joint(e) et vous préparer à toute question concernant le [sujet]
Thank you, _Thank you, _Thank you, _Thank you, _Thank you, _Thank you
[Votre nom]
Exemple #5 : Une réunion dont tout le monde a déjà discuté
De nombreuses réunions se déroulent de manière organique : un nouveau sujet est abordé lors d'une réunion d'équipe précédente, ou tout le monde s'accorde sur une application de communication d'équipe qu'une réunion fonctionnerait mieux. L'utilisation de l'un des autres exemples pourrait ne pas vous sembler tout à fait appropriée, alors essayez plutôt celui-ci.
Hi \N- [Name\N], Hi \N- [Name\N], _Hi
notre réunion pour discuter plus en profondeur de \N-[sujet] est prévue pour \N-[date]. Nous discuterons de l'impact sur l'équipe et nous aurons le temps de répondre aux questions. Nous vous invitons à prendre connaissance de cette ressource rapide avant de nous attendre, et à apporter vos questions ou commentaires à la réunion
je vous en prie, je vous en prie
_\N- [Votre nom\N]
Invitations à des réunions externes Exemples
Utilisation de ClickUp AI pour affiner les e-mails d'invitation adressés aux clients potentiels
Les invitations à des réunions externes sont beaucoup plus variées - et elles font beaucoup de poids dans la relation. Différents départements gagneront à disposer de différents modèles d'invitations à des réunions - et de différentes ressources à joindre aux invitations.
Lorsque vous planifiez des réunions externes, en particulier avec des clients, offrez plus de flexibilité dans l'e-mail en ce qui concerne l'heure de la réunion. Si vous utilisez ces exemples d'invitations à des réunions, ajoutez un bouton ou un lien vers un outil de planification de réunions afin que vous puissiez tous deux fixer une heure de réunion qui vous convienne.
Exemple n° 1 : Réunion de rattrapage avec un client
Vous êtes dans votre logiciel de collaboration client et vous réalisez qu'une minute s'est écoulée depuis votre dernière réunion client. Mais il est facile d'y remédier avec une invitation bien conçue. Ces e-mails fonctionnent mieux lorsqu'ils sont amicaux et accessibles, mais aussi un peu formels (mais juste un peu).
Hi \N-[Name\N], Salut [Name\N]
j'espère que cet e-mail te conviendra !
votre compte est $$$a, et c'est l'occasion de commencer à penser à $$$a [objectif à long terme précédemment établi] pour les semaines à venir. Êtes-vous gratuit cette semaine pour prendre de vos nouvelles et discuter de [projet en cours] ? Faites-moi savoir quelle heure vous convient le mieux ou fixez une réunion sur mon calendrier au moment qui vous convient le mieux
j'ai hâte de discuter de [l'avantage client reçoit] !
tous mes vœux de réussite
[Votre nom]
Exemple #2 : Rattraper un ancien client
Un ancien client de votre réseau a peut-être changé d'emploi ou vous l'avez peut-être croisé lors d'un évènement du secteur. Saisissez l'occasion de renforcer cette relation.
bonjour [Nom],
j'ai été ravi de vous revoir à l'occasion de [événement] et de discuter de [détail pertinent]
OU
j'ai vu que vous travaillez désormais pour / sur \N[nouvelle entreprise ou nouveau projet]. Félicitations ! C'est un changement passionnant et ils ont de la chance de vous avoir
j'aimerais beaucoup discuter avec vous de votre travail actuel. Mon équipe a aidé des personnes à obtenir [un avantage pertinent], et ce serait formidable si nous pouvions vous aider à obtenir [un objectif probable pour le destinataire]
si vous avez un peu de temps la semaine prochaine, rencontrons-nous ! Voici un lien vers mon calendrier
discutons bientôt !
_\N-[Votre nom\N]
Exemple #3 : Invitation à une réunion de sensibilisation chaleureuse
Les spécialistes du marketing et les vendeurs peuvent créer des tâches pour gérer les invitations par e-mail et les réunions
Ceci est destiné aux spécialistes du marketing et aux vendeurs qui veulent combler le fossé entre un point de contact et un contact direct. Commencez par une invitation modèle, mais personnalisez, personnalisez, personnalisez !
bonjour [Nom], [Nom], [Nom], [Nom], [Nom], [Nom], [Nom], [Nom], [Nom]
c'est le moment idéal pour commencer à discuter de $$$a [un avantage qu'ils valoriseront grâce à votre entreprise/vos services]. Merci pour ce [type d'interaction spécifique avec votre entreprise], et nous espérons que vous êtes toujours intéressé par la façon dont [sujet] peut [reformulation de l'avantage]
je veux vous aider à explorer toutes les façons dont vous pouvez obtenir des résultats avec \N-[service \N]. À faire pour une brève démonstration ou pour discuter ? Entrons dans les détails - il vous suffit de programmer ici une réunion de 15 minutes qui correspond à votre emploi du temps
en attendant, voici un petit aperçu de ce que nous avons fait pour \N-[reformuler la prestation]
nous en reparlerons bientôt !
\N- Votre nom _
Exemple #4 : Démarche commerciale à l'aide d'une recommandation
À mi-chemin entre la prospection à chaud et la prospection à froid, la prospection basée sur une recommandation peut éliminer une partie des frictions et des maladresses initiales. Essayez cet exemple de modèle pour commencer.
bonjour [Nom], [Nom], [Nom], [Nom], [Nom], [Nom], [Nom], [Nom], [Nom]
je vous contacte parce que j'ai récemment discuté avec \N[contact mutuel/référent], et qu'il m'a suggéré de vous aider avec \N[point de douleur pertinent du destinataire]. Je m'appelle [titre de l'entreprise] et nous pouvons vous aider pour [tâche ou problème clé du destinataire]
je serais ravi de discuter plus en détail de \N-[objectif de la réunion] et de vous faire une démonstration rapide. Faites-moi savoir quelle heure vous convient le mieux !
_En attendant, voici un bref aperçu de la manière dont nous nous occupons des prestations
dans l'attente d'une réunion avec vous, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées
[Votre nom ]
Exemple #5 : L'e-mail de prise de contact à froid
Il s'agit souvent du type de demande de réunion le plus délicat. Vous voulez partager des informations clés, mais elles doivent être faciles à lire. Avant tout, offrez une valeur claire. En commençant par une ligne d'objet concise, établissez ce que vous offrez et pourquoi ils devraient vous rencontrer en aussi peu de mots que possible.
bonjour [Nom], je vous remercie de m'avoir envoyé ce message
je m'adresse à vous parce que j'ai besoin de savoir ce que vous pouvez m'apporter. Il peut s'agir de [l'avantage ou de la valeur pour le destinataire]. \Facultatif : À ce stade, expliquez qui vous êtes et pourquoi vous avez leurs informations
rencontrons-nous pour discuter des détails. Faites-vous 15 minutes à \N[date et heure de la réunion \N] pour discuter de \N[l'avantage] ? Voici mon Calendrier si un autre moment vous convient mieux
merci pour votre temps
[Votre nom]
Ce qu'il faut inclure dans un e-mail d'invitation à une réunion
Le message que vous incluez dans vos e-mails d'invitation est souvent la partie la plus difficile à réaliser, mais ce n'est pas la seule chose que vous devez inclure. Essayez d'inclure tout ce dont vos destinataires ont besoin pour tirer le plus de valeur possible de la réunion. Voici quelques éléments indispensables :
- Une ligne d'objet claire: Allez directement à l'essentiel de l'objet de la réunion dans la première partie du titre. S'il s'agit également du nom de la réunion dans leur Calendrier, ils risquent de ne voir que les quelque 40 premiers caractères lorsqu'ils parcourront leur agenda. Dans la deuxième partie, mentionnez brièvement les tâches à accomplir ou les avantages, à titre de rappel utile
- Une pièce jointe à l'agenda: Même si l'agenda n'est pas encore figé, donnez à chacun un lien vers le document. Vous pourrez ainsi le compléter au fur et à mesure sans avoir à envoyer un e-mail supplémentaire à tout le monde
- Un document vide pour les notes de la réunion: Intégrez-le dès le départ, complétez-le avec un lienmodèle de notes de réunionet ajoutez les détails au cours de la réunion. Toute personne cherchant des informations importantes saura exactement où aller pour les trouver
- Un lien vers la réunion: Si l'heure de la réunion est paramétrée, ajoutez un lien pour que tout le monde puisse se joindre rapidement à la réunion. Dans l'idéal, le message et l'invitation au calendrier sont regroupés dans un seul e-mail. Mais si vous envoyez un rappel ou un e-mail distinct, veillez à inclure à nouveau le lien
- **Appel à l'action : si les participants doivent répondre à l'invitation, dites-le-leur (et donnez-leur une date limite). S'ils doivent réviser ou achever quelque chose, incluez un rappel et un lien vers la tâche.
- Pièce jointe marketing utile: Pour les e-mails externes, réfléchissez à l'opportunité d'inclure un PDF gratuit ou un autre cadeau
Au fil du temps, vous serez en mesure d'établir une checklist spécifique des éléments à inclure dans chaque type d'invitation par e-mail. Vous éviterez ainsi le redoutable double envoi et vous pourrez vraiment vous concentrer sur votre objectif optimiser votre flux de travail .
Comment rédiger l'invitation à une réunion parfaite pour votre équipe
Ces exemples d'e-mails d'invitation vous permettront d'organiser des réunions internes et externes bien structurées. Mais si vous devez peaufiner les e-mails ou adapter le message à des évènements particuliers, ne retournez pas à la table à dessin pour créer un e-mail d'invitation à une réunion réussie.
L'équipe de ClickUp a conçu un large éventail de modèles, d'outils et de fonctions de gestion de réunion utiles, afin que vous disposiez de tout ce dont vous avez besoin pour créer l'invitation à la réunion parfaite pour votre équipe.
Utilisez ClickUp Docs pour créer (et modeler !) vos invitations
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-Docs.gif Formatage riche et commandes slash dans ClickUp Docs /$$img/
Créez, révisez et développez vos e-mails d'invitation grâce aux fonctionnalités conviviales de ClickUp Doc
En Documents ClickUp avec ClickUp Docs, vous pouvez rédiger, affiner et réviser le texte des e-mails d'invitation que vous et votre équipe avez déjà collés par le passé. Créez une bibliothèque de messages réussis, préparez-vous à effectuer des tests A/B sur des formulations spécifiques et obtenez un retour d'information lorsque la formulation est vraiment importante. (Il nous est tous arrivé de demander à un collègue de bureau de lire un e-mail par-dessus notre épaule pour nous aider à le rédiger correctement. À présent, vous pouvez le faire sans avoir à vous déplacer)
ClickUp Docs vous permet d'élaborer et d'héberger des documents, de créer des wikis avec des checklists et des rappels utiles, et de créer des liens vers toutes les ressources de guides de style dont vous avez besoin. Vous pouvez même lier des documents à des tâches en tant que documentation.
Envoyez des invitations vidéo avec ClickUp Clip
Partagez de nombreux détails et créez des invitations plus dynamiques avec ClickUp Clip
Vous voulez donner un coup de jeune à votre e-mail d'invitation à une réunion ? Envoyez un message vidéo pour inviter les gens. ClickUp Clip est un outil simple d'enregistrement d'écran qui vous permet de capturer votre écran ou une vidéo de vous. Il est parfait pour inclure un bref mode d'emploi ou une accroche pour la réunion. Il permet également d'ajouter une touche personnelle. Vous pouvez présenter l'agenda, vous présenter ou informer vos collègues d'un changement dans la manière de se connecter à la visioconférence.
Obtenez une formulation et des détails parfaits avec ClickUp AI
Utilisez ClickUp AI pour créer des modèles d'invitation à une réunion - et toutes les autres ressources dont vous avez besoin pour votre prochaine réunion
Allez encore plus loin dans la création de vos documents ClickUp et dans la réussite de vos e-mails d'invitation à une réunion grâce à ClickUp AI . Maintenant, notre Outils d'IA sont intégrés dans les documents pour faciliter le brainstorming sur les invitations aux réunions, suggérer des formulations exactes pour les invitations aux réunions et gérer les réunions.
Utiliser Outils d'IA pour les réunions avant même le début de la réunion - pour étoffer l'agenda, renseigner tous les détails de la réunion et résumer les notes de la réunion ou créer des éléments d'action. Nos outils d'IA préconstruits Outils d'écriture IA disposent également d'un savoir-faire propre à chaque service pour constituer une bibliothèque complète d'invitations par e-mail personnalisées pour toutes les étapes du marketing, des ventes, de l'embauche et de la gestion de projet interne.
Envoyer un récapitulatif post-réunion avec des notes et des ressources
Il s'agit d'un conseil supplémentaire. Une fois la réunion terminée, envoyez un autre message pour remercier tout le monde d'avoir pris le temps de participer. Discutez des enseignements tirés de la réunion et de la valeur spécifique qu'elle a apportée. Avec ClickUp AI, vous pouvez également envoyer des liens vers des documents fraîchement rédigés notes du compte-rendu de la réunion un résumé de la réunion et les tâches à accomplir pour chaque participant.
Laissez ClickUp faire le gros du travail pour l'envoi par e-mail d'invitations à des réunions à votre équipe
Se préoccuper de la formulation précise et hésiter avec sa souris sur le bouton d'envoi, c'est du passé. Avec la collaboration, la créativité et la outils de documentation de ClickUp, vous pouvez envoyer une invitation à une réunion par e-mail parfaite à chaque fois. Mieux encore, vous et votre équipe n'avez même pas à payer pour cela. Inscrivez-vous dès aujourd'hui pour obtenir un compte gratuit qui vous permettra de gérer chaque réunion comme un pro, avant, pendant et après.