En tant que gestionnaire de projet, il est facile de se sentir comme le meneur d'un cirque endiablé. 🎪
Un flux de travail optimisé nécessite une combinaison saine de précision, de structure et d'organisation pour jongler avec ce qui, autrement, ressemblerait à des.. trop de tâches à gérer .
Disposer d'un flux de travail est une chose, mais l'optimiser pour qu'il soit efficace en est une autre. Les flux de travail ne sont jamais uniques et terminés : ce sont des processus vivants qui évoluent au fur et à mesure que vous en savez plus sur les membres de votre équipe, votre projet, votre public ou votre client.
Il n'est pas nécessaire de maîtriser les techniques d'optimisation des flux de travail de l'École des hautes études. Consultez ce guide pour découvrir les tenants et les aboutissants de l'optimisation de votre flux de travail existant, les raisons de son efficacité et les stratégies éprouvées pour le remettre en forme. ✨
Qu'est-ce que l'optimisation du flux de travail ?
L'optimisation du flux de travail est le processus d'analyse, de refonte et de mise en œuvre de nouveaux flux de travail afin d'améliorer l'efficacité de votre entreprise. Il s'agit d'une approche systématique visant à détecter les inefficacités de vos processus de gestion de projet et à les améliorer jusqu'à ce que vous disposiez de processus plus performants.
Utilisez la vue Gantt dans ClickUp pour planifier des tâches, suivre la progression d'un projet, gérer les délais et les goulots d'étranglement.
L'objectif final de l'optimisation du flux de travail est de rendre votre équipe plus efficace, plus productive et plus rentable. Même si vous pensez que votre flux de travail actuel intègre les meilleurs processus du secteur, il est toujours possible de l'améliorer et de progresser.
Vous ne savez pas à quoi cela ressemble ? Voici quelques exemples d'optimisation du flux de travail en action :
Automatisation de l'entrée des données
Vos employés font-ils de l'entrée manuelle de données ? Les feuilles de calcul Excel peuvent sembler trop répétitives, prendre beaucoup de temps et introduire davantage d'erreurs dans votre travail. Avec l'automatisation du flux de travail vous donnez aux membres de votre équipe plus de capacité pour se concentrer sur les tâches critiques qu'ils apprécient.
Traitement des factures
Si votre équipe comptable reçoit les paiements par courrier et les saisit manuellement dans le système comptable, cela représente beaucoup d'efforts. L'optimisation des flux de travail offre à votre personnel financier des outils de saisie numérique des factures pour automatiser les mises à jour, envoyer des notifications et stocker des signatures numériques.
Suivi du temps
Combien de fois avez-vous harcelé votre équipe pour qu'elle remplisse ses Relevés de temps ? Heureusement, l'optimisation du flux de travail facilite le suivi du temps. Basé sur le cloud outils de suivi du temps basés sur le cloud, tels que ClickUp vous permettent de ne plus jamais avoir à remplir manuellement des Relevés de temps.
Les fonctions de suivi du temps de ClickUp facilitent l'enregistrement et le suivi du temps de manière plus efficace
Vous voyez à quel point les choses fonctionnent mieux avec des flux de travail optimisés ? Avec un peu d'attention, de meilleurs flux de travail assisteront un travail de meilleure qualité tout en assurant la satisfaction de votre équipe.
L'optimisation des flux de travail vous aide à comprendre les flux de travail existants et à identifier les domaines qui ont besoin d'un peu d'amour. Si vous restez ouvert aux possibilités de faire les choses différemment, votre entreprise sera plus productive et plus rentable.
Avantages d'une optimisation efficace du flux de travail
Nous savons que vous êtes très occupé. Il est parfois difficile de gérer tous les projets en cours et de trouver le temps d'intégrer des outils entièrement nouveaux dans vos processus. 🛠️
Mais si vous voulez avoir plus de marge de manœuvre, et des projets de meilleure qualité qui séduisent toutes les parties prenantes, l'optimisation du flux de travail est ce qu'il vous faut. La bonne nouvelle, c'est qu'une optimisation réussie du flux de travail s'accompagne d'une foule d'avantages.
Augmentation de la rentabilité
Qui ne veut pas gagner plus d'argent ? Grâce à l'optimisation du flux de travail, vous suivez les indicateurs qui comptent, ce qui a un impact direct sur la qualité de vos compétences décisionnelles. Cela permet également de réduire les erreurs et d'augmenter la productivité, ce qui se traduit par plus d'argent sur votre compte en banque.
Améliorer les relations avec les clients
Les clients attendent beaucoup de vous. Quatre-vingt-dix-sept pour cent des consommateurs affirment que les interactions avec le service client auront une incidence sur leur fidélité à votre marque - pas de pression donc.
De meilleures relations sont synonymes d'une plus grande fidélité de la part des clients. L'optimisation du flux de travail est le ciment qui relie les attentes des clients à de meilleurs processus d'entreprise.
Avec des flux de travail efficaces, votre équipe a la capacité d'aider plus de clients en moins de temps. Les demandes de service client qui prenaient des jours peuvent être résolues en quelques heures grâce à de meilleurs flux de travail, ce qui se traduit par des clients satisfaits.
Supprimer les silos et les goulets d'étranglement
Saviez-vous que les silos de données font perdre aux employés.. 12 heures par semaine ? Il n'est pas utile que 22% de tous les goulets d'étranglement se produisent également dans le marketing et la gestion de projet.
Gérez facilement les tâches au sein de l'équipe et utilisez des vues Tableau personnalisées pour déléguer le travail plus efficacement avec le logiciel de gestion de projet ClickUp
Vous connaissez probablement déjà ce modèle, mais au cas où vous n'auriez pas ajouté un tableau dynamique de gestion des tâches logiciel de gestion de projet si vous n'avez pas encore intégré un logiciel de gestion de projet à votre pile technologique, c'est le signe qu'il faut vous en procurer un, sans tarder. Non seulement il fait le suivi des tâches, de la communication et des membres de l'équipe en un seul endroit, mais les logiciels de gestion de projet facilitent la conduite des projets l'analyse du flux de travail .
La plupart des outil de gestion de projet ont également une fonction de flux de travail . Cela signifie que vous pouvez non seulement profiter des avantages de la gestion de projets dans une seule plateforme intuitive, mais vous pouvez également effectuer une analyse du flux de travail à un niveau plus élevé avec des fonctionnalités de rapports telles que les tableaux de bord et les analyses. C'est la meilleure façon d'examiner vos flux de travail à la fois au niveau macro et micro.
2. Adopter les modèles
Votre équipe crée-t-elle des une documentation sur les processus , organigrammes et tableaux de bord de la gestion de projet à partir de zéro à chaque fois ? Cela représente des heures d'efforts gaspillés chaque semaine, surtout si vous utilisez toujours les mêmes types de documents. 📚
Des solutions comme Modèles ClickUp faites gagner beaucoup de temps à votre équipe dans cet effort. Même si vous n'économisez qu'une heure par semaine et par personne, cela représente des centaines d'heures de travail heures économisées au cours d'une année.
3. Automatiser ce qui peut l'être
Les processus manuels prennent beaucoup trop de temps et entraînent des goulets d'étranglement dans les projets. Le meilleur cadeau que vous puissiez faire à votre équipe est l'automatisation. Il y a tellement de d'exemples d'automatisation pour l'optimisation du flux de travail, notamment :
- La rationalisation de l'intégration des employés avec un flux de travail d'intégration automatisé
- Pré-planification des messages sur les médias sociaux
- Automatisation de la gestion des prospects grâce à des règles automatisées dans votre site webplateforme de gestion de la relation client (CRM) La clé est de choisir un logiciel de flux de travail sans code avec automatisation. De cette façon, votre équipe peut ajouter n'importe quelle automatisation de flux de travail à sa guise sans avoir à demander de l'aide à l'équipe informatique.
4. Visualisez votre flux de travail
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/12/Views\_Animation\_1.gif Optimisation du flux de travail : différents affichages dans ClickUp /$$$img/
Visualisez vos tâches avec plus de 15 vues dans ClickUp, notamment Liste, Tableau et Calendrier
Il est parfois utile d'avoir des yeux supplémentaires sur votre flux de travail. Au lieu de gérer les projets exclusivement en vue Liste, utilisez votre logiciel de flux de travail pour visualiser votre travail sous tous les angles à l'aide de méthodologies telles que Diagrammes de Gantt ou d'un Tableau Kanban . 👀 Visualisation est indispensable à l'optimisation du flux de travail, car elle met en évidence toutes les étapes de vos processus de travail. L'amélioration des processus est beaucoup plus facile lorsque vous pouvez voir exactement ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, après tout.
De plus, les logiciels de gestion de projet permettent de jouer facilement avec des flux de travail différents ou multiples jusqu'à ce que vous trouviez les façons les plus productives de faire les choses.
5. Essayer une nouvelle méthode de travail
Créer le parfait Flux de travail agile et construisez un système Kanban flexible pour visualiser votre travail et améliorer la gestion du projet avec la vue Tableau dans ClickUp
Nous ne voulons pas bouleverser tout votre monde, mais si vous pensez que vos flux de travail actuels ne sont pas efficaces, il est peut-être temps d'essayer quelque chose de totalement nouveau. Toutes les entreprises ne bénéficieront pas des mêmes techniques, mais voici quelques-unes des méthodologies les plus courantes pour l'optimisation des flux de travail :
- Lean: Cette méthode est plus courante dans l'industrie manufacturière, mais les principes de Lean peuvent être appliqués à presque tous les domaines. Avec la méthode Lean, vous cherchez à éliminer le gaspillage et à tirer le plus de valeur possible de ressources limitées. Par exemple, un hôpital peut supprimer les étapes inutiles du processus d'admission des patients afin d'accélérer les choses tout en réduisant les coûts
- Agile:L'approche agile est une approche itérative du travail qui permet des améliorations et des ajustements constants. Cette méthodologie est populaire auprès des programmeurs parce qu'elle est très axée sur la collaboration. Mais le marketing, les ventes et d'autres départements basés sur des projets en bénéficient également
- SIX SIGMA : Si vous êtes un passionné de statistiques, vous allez adorer Six Sigma. Cette méthodologie consiste à utiliser les statistiques pour réduire la variabilité des performances. Elle est personnalisée dans le secteur de la fabrication, mais les entreprises axées sur la performance, comme les centres d'appel, l'utilisent également pour repérer les lacunes dans le service à la clientèle
6. Mobilisez vos données grâce à l'analyse
Voyez en un coup d'œil quelles tâches ont été accomplies et qui a besoin d'une motivation supplémentaire grâce aux fonctionnalités des rapports ClickUp
Les gestionnaires de projet disposent d'une multitude de données. Le problème est que la plupart des gestionnaires de projet ont trop de données entre les mains, de sorte qu'il est difficile de savoir quelles sont les informations importantes et celles qui ne sont qu'un bruit de fond.
L'analyse permet de transformer vos données brutes en informations exploitables qui permettront (avec un peu de chance) de repérer les inefficacités dans vos flux de travail. Utilisez un outil tel que Rapports ClickUp pour suivre les indicateurs de votre équipe et maintenir les projets sur la bonne voie.
Comment optimiser votre flux de travail avec ClickUp
Vous êtes libre d'utiliser l'outil de gestion de projet de votre choix, mais si vous souhaitez une plateforme qui combine modèles, collaboration, indicateurs, projets, tâches, et même Outils d'écriture IA en un seul endroit, optez pour ClickUp. C'est le seul outil de gestion de projet suffisamment puissant pour centraliser tout votre travail à travers les applications et optimiser les flux de travail pour les équipes de tous les secteurs d'activité.
De plus, ClickUp a les résultats pour le prouver.
ClickUp a travaillé avec l'entreprise de matériaux de construction CEMEX pour réduire les délais de mise sur le marché de 15 %. CEMEX a réuni 50 membres de son équipe dans un même espace et a réduit les délais de transfert de plusieurs heures à quelques secondes seulement.
Oui, des secondes. 🤩
Curieux de savoir comment ClickUp a fait ? Gagnez du temps, faites un meilleur travail et créez une équipe plus soudée grâce à ces fonctionnalités flexibles de ClickUp. ⬇️
flux de travail ### Statuts
Curieux de savoir à quelle étape en sont vos projets ? Nous avons ce qu'il vous faut. Les statuts de flux de travail ClickUp définissent toutes vos tâches et leurs statuts en un seul endroit. Affichez-les en vue Tableau ou visualisez tout dans un tableau Kanban pour garder toutes les tâches de votre projet sur la bonne voie.
ClickUp est livré avec des statuts standard tels que À faire et Terminé, mais n'hésitez pas à les personnaliser autant que vous le souhaitez. Créez un nouveau type de statut, attribuez-lui une couleur différente et ajoutez-le à n'importe quelle liste, espace ou dossier de votre site Web Environnement de travail ClickUp .
Pour gagner du temps, nous vous recommandons de standardiser les statuts au niveau du Dossier ou de l'Espace. Votre équipe utilisera les mêmes étapes de flux de travail pour tous les projets, ce qui minimisera les échanges d'e-mails.
Automatisations ClickUp
Utilisez les recettes d'automatisation préconstruites dans ClickUp ou personnalisez-les en fonction de vos besoins, afin que votre équipe puisse se concentrer là où c'est le plus important
L'automatisation est l'as dans le trou pour l'optimisation du flux de travail. Choisissez parmi plus de 100 recettes d'automatisation Automatisations ClickUp pour rationaliser le flux de travail de votre équipe et éliminer les tâches répétitives afin de faire plus en moins de temps.
Certaines de nos Automatisations favorites pour l'optimisation du flux de travail comprennent :
- L'attribution automatique de tâches
- Déplacer les statuts des tâches
- L'application d'un modèle lorsque vous créez une tâche dans un Espace ou pour un projet spécifique
Si vous ne voyez pas l'automatisation exacte que vous souhaitez, ne vous inquiétez pas. La plateforme sans code de ClickUp est livrée avec des flux logiques utilisant des déclencheurs et des conditions.
Traduction : Utilisez notre interface drag-and-drop pour construire vos propres Automatisations - aucun code n'est nécessaire.
Vous cherchez un outil IA pour automatiser votre charge de travail ? Nous avons aussi quelque chose pour cela. ClickUp IA est un assistant IA adapté spécifiquement à votre travail ou à votre rôle. Utilisez ClickUp AI pour résumer un texte, générer des éléments d'action, accélérer la mise en forme, et bien plus encore.
Modèles ClickUp
Les gestionnaires de projet utilisent souvent les mêmes rapports et les mêmes tableaux de bord du projet encore et encore. Cependant, personne n'a le temps de créer et de mettre en forme ces documents à partir de zéro à chaque nouvelle initiative. Au lieu de cela, utilisez un outil personnalisable et permettant de gagner du temps, le Bibliothèque de modèles ClickUp .
Il existe d'innombrables modèles de gestion de projet pour ses tableaux blancs intégrés, ses agendas, ses audits, sa budgétisation, sa gestion du changement, ses cadres OKR, et bien plus encore.
ClickUp : Votre système de gestion de flux de travail tout-en-un
Les flux de travail ne sont jamais paramétrés. La technologie, les projets et les personnes évoluent au fil du temps. L'optimisation du flux de travail doit donc faire partie intégrante de votre rôle en tant que gestionnaire de projet.
Nous savons que l'optimisation du flux de travail n'est pas toujours facile, surtout si vous avez beaucoup de projets en cours. Gagnez du temps et améliorez la collaboration en amenant tout votre travail - et nous disons bien tout votre travail - dans ClickUp. Créer un environnement de travail ClickUp pour commencer gratuitement et pour toujours - aucune carte de crédit n'est requise.