Vous venez d'envoyer une invitation à une réunion, mais au moment d'appuyer sur "envoyer", une pensée vous traverse l'esprit : _Est-ce que cela aurait pu être un e-mail à la place ?
Il y a aussi le revers de la médaille : votre boîte de réception déborde de messages qui auraient pu être effacés en discutant rapidement.
C'est un dilemme auquel nous avons tous été confrontés : quand planifier une réunion et quand envoyer un e-mail.
L'équilibre entre les besoins de clarté, de collaboration et d'efficacité se résume souvent au choix de la bonne méthode de communication. Si vous vous trompez, vous risquez de perdre un temps précieux ou de provoquer une mauvaise communication.
Dans ce blog, nous allons nous pencher sur l'éternel débat entre la réunion et l'e-mail. Nous allons vous aider à prendre des décisions plus intelligentes qui vous feront gagner du temps et amélioreront la collaboration au sein de l'équipe. 👥
⏰ Résumé en 60 secondes
- Les réunions font souvent perdre du temps et peuvent conduire à l'épuisement professionnel en raison de leur inefficacité
- Certains scénarios sont mieux adaptés à l'e-mail : pas d'objectif clair, des mises à jour informatives, un simple retour d'information et des vérifications de routine
- Les réunions sont nécessaires lorsqu'il y a un agenda précis ou qu'il faut renforcer l'esprit d'équipe, prendre des décisions rapides, mener des discussions complexes ou collaborer
- L'adoption d'une culture axée sur l'e-mail réduit la charge cognitive et augmente l'efficacité en fournissant une flexibilité et une traçabilité asynchrones
- Les stratégies pour une approche privilégiant l'e-mail comprennent la redéfinition des politiques de réunion, la formation des employés à la rédaction d'e-mails efficaces et l'utilisation de modèles
- Des outils tels que ClickUp améliorent la communication en intégrant l'e-mail et la gestion des tâches, réduisant ainsi le besoin de réunions inutiles
Évaluer quand une réunion pourrait être un e-mail
Les réunions sont souvent la méthode de communication privilégiée, mais elles ne devraient pas être le choix par défaut. Des réunions excessives ou mal forfaitées peuvent nuire à la productivité et perturber les flux de travail, contribuant ainsi à l'épuisement professionnel.
Les études montrent que les réunions sont inefficaces 72% du temps , et 78% des personnes sondées se sentent dépassées par le nombre de réunions auxquelles elles doivent assister.
Inévitablement, cela entraîne une perte de temps considérable qui pourrait être mieux employée à un travail plus approfondi.
Obliger les employés à assister à des réunions inutiles fait perdre de précieuses heures de travail et démotive les membres de l'équipe qui ont l'impression que leur présence n'apporte pas de valeur ajoutée.
Signes qu'une réunion pourrait être un e-mail
Toutes les raisons de convoquer une réunion n'en valent pas la peine : un e-mail clair et bien rédigé peut souvent faire le travail tout aussi efficacement.
Voici des scénarios qui peuvent ne pas nécessiter de réunion :
💌 Lorsque la réunion manque d'un objectif défini: Les réunions sans ordre du jour spécifique conduisent souvent à des discussions sans but et à un manque d'intérêt pour le sujet le syndrome de récupération des réunions . S'il n'y a pas d'objectifs réalisables, un e-mail est préférable
les mises à jour de projets ou les tâches achevées peuvent être partagées plus efficacement grâce à des résumés concis envoyés par e-mail que les membres de l'équipe peuvent consulter quand ils le souhaitent
lorsque le retour d'information ne nécessite pas de discussion: Le retour d'information écrit permet aux destinataires de traiter les suggestions à leur propre rythme. À moins que le retour d'information ne soit complexe ou sensible, un e-mail détaillé peut être tout aussi efficace
Lorsque les réunions récurrentes semblent redondantes: Les réunions hebdomadaires ou quotidiennes avec peu de choses à discuter peuvent faire perdre du temps. Les mises à jour de routine sont souvent mieux adaptées à l'e-mail
🧠 Fun Fact: Le concept de réunion formelle remonte à la Grèce antique, où des forums étaient organisés pour discuter de questions publiques et partager des idées.
Quand une réunion est nécessaire
Bien que les e-mails puissent gérer de nombreuses communication au sein d'une équipe certaines situations nécessitent véritablement une réunion en face-à-face afin de clarifier les choses et d'agir rapidement.
Voici les circonstances clés qui justifient de réunir votre équipe :
- Lorsque vous avez un agenda précis: Les réunions ayant des objectifs clairs et des résultats définis, comme la finalisation d'une stratégie de marketing ou l'établissement d'un échéancier pour un projet, bénéficient de discussions en temps réel
- Quand il s'agit de favoriser la camaraderie au sein de l'équipe: Pour renforcer les relations et le moral, il faut davantage d'interactions en personne ou virtuelles. Des réunions quotidiennes, des célébrations ou des visites de contrôle favorisent l'établissement de relations de travail plus solides
- Lorsque vous avez besoin d'une prise de décision rapide: Les décisions urgentes sont mieux gérées lors des réunions, où les parties prenantes peuvent évaluer les options, peser les risques et parvenir rapidement à un accord
- Lorsque la discussion est complexe: Les sujets nuancés avec des points de vue contradictoires ou des pivots stratégiques sont mieux traités en réunion, où l'on peut répondre aux questions, clarifier les préoccupations et aligner les étapes suivantes
- Lorsque la collaboration et les sessions de brainstorming sont nécessaires: La résolution créative de problèmes et la génération d'idées se développent dans des paramètres interactifs, permettant des contributions spontanées qui sont difficiles à obtenir par e-mail
À faire? En 2022, on estime qu'un million d'euros seront consacrés à l'éducation et à la formation des adultes 333 milliards d'e-mails ont été envoyés et reçus quotidiennement dans le monde. Ce chiffre devrait passer à 392,5 milliards d'e-mails quotidiens d'ici 2026.
Transformation vers une culture axée sur l'e-mail
L'adoption d'une culture axée sur l'e-mail ne signifie pas simplement que vous éliminez les réunions. Elle contribue à créer un écosystème de travail où la communication est utile et ciblée.
Avantages des e-mails par rapport aux réunions
🤝 Flexibilité asynchrone
Les e-mails permettent aux membres de l'équipe de répondre quand cela convient à leur flux de travail, réduisant ainsi la pression de l'interaction en temps réel
Cette souplesse est particulièrement précieuse pour les équipes internationales travaillant sur différents fuseaux horaires.
📝 Documentation et traçabilité
Les e-mails servent de document écrit pour référence ultérieure, apportant une clarté sur les tâches, les décisions et les validations.
Contrairement aux réunions, où des points clés peuvent être oubliés ou mal interprétés, les e-mails garantissent la responsabilité grâce à une trace écrite. Vous pouvez également utiliser des outils de rédaction d'e-mail pour réduire votre charge de travail.
⏰ Efficacité temporelle
Un e-mail bien conçu prend souvent quelques minutes à rédiger mais permet d'économiser des heures de temps collectif qui seraient consacrées à la coordination et à la participation à une réunion.
De plus, les équipes peuvent se concentrer sur un travail en profondeur plutôt que sur des discussions inutiles.
🧘🏾♀️ Réduction de la charge cognitive
Passage fréquent d'un contexte à l'autre trop de réunions perturbe la concentration.
Une approche privilégiant l'e-mail minimise les perturbations et permet aux membres de l'équipe de consacrer leur énergie mentale à l'achèvement des tâches.
Stratégies pour adopter une approche basée sur l'e-mail d'abord et les réunions ensuite
Voyons maintenant comment vous pouvez adopter cette approche. 👇
- Redéfinir les politiques de réunion: Établir des lignes directrices claires sur les cas où les réunions sont nécessaires et les cas où l'e-mail est le canal de communication privilégié. Par exemple, imposez des ordres du jour et des documents préalables aux réunions afin de décourager les discussions inutiles
- Former les employés à la rédaction d'e-mails efficaces: Pauvresgestion de projet e-mail et la communication sont souvent à l'origine de réunions inutiles. Aidez les membres de l'équipe à rédiger des e-mails concis et exploitables avec des lignes d'objet claires afin de réduire les clarifications en amont et en aval
- Utilisez des modèles et l'automatisation: Standardisez la communication de routine avec des modèles d'e-mail pour les mises à jour de statut ou les récapitulatifs de réunion. De plus, automatisez les rappels pour éviter les abonnements aux réunions
- Adoptez une "règle des 24 heures" pour les demandes de réunion: Demandez aux membres de l'équipe de tenter de résoudre les problèmes par e-mail ou par des outils asynchrones pendant au moins 24 heures avant de demander une réunion. Cela encourage une communication réfléchie et proactive
- Suivre les résultats de la communication: Évaluer régulièrement si les tâches sont achevées efficacement en utilisant d'abord l'e-mail. En cas de problème, déterminez si une réunion aurait permis d'améliorer la clarté ou l'alignement
🔍 Did You Know? Les lignes directrices pour les réunions à deux pizzas stipulent que des réunions productives ne devraient pas compter plus de participants que deux pizzas ne peuvent en nourrir. Et oui, cette règle est souvent attribuée à Jeff Bezos, fondateur d'Amazon.
Outils pour améliorer la communication
Pour trouver le bon équilibre entre le travail d'équipe et l'efficacité, il faut d'outils de communication sur le lieu de travail qui facilitent la communication et la rendent efficace. L'objectif est de trouver une plateforme qui vous aide à mieux gérer les e-mails tout en limitant les réunions au minimum.
L'un de ces outils est ClickUp mon travail, l'application tout pour le travail.
Considérez-la comme votre hub tout-en-un où les tâches, les e-mails et les discussions d'équipe se rejoignent.
Besoin d'assigner des tâches ? Terminé. Vous souhaitez suivre la progression d'un projet ? Rien de plus simple. Vous souhaitez que la communication écrite soit claire, sans fil d'e-mails ou réunions interminables ? ClickUp vous couvre.
Examinons de plus près les fonctionnalités de ClickUp. ✅
ClickUp Gestion de projet e-mail
Utilisez ClickUp Email Project Management pour créer et gérer des flux de travail d'automatisation des e-mails Gestion de projet d'e-mail ClickUp facilite grandement la gestion de la communication et des tâches.
Au lieu de passer constamment de votre client e-mail à ClickUp, vous pouvez envoyer, recevoir et suivre les e-mails directement à partir de votre espace de travail ClickUp. Cela convient parfaitement à une approche axée sur l'e-mail, où vous voulez garder les choses efficaces et organisées sans dépendre des réunions pour chaque petite mise à jour.
Par exemple, si vous avez besoin d'envoyer une mise à jour à un client, de demander un retour d'information ou de poser une question rapide sur un projet, vous pouvez le faire à partir de la tâche elle-même.
Tout est simplifié et il suffit d'appuyer sur un bouton ou de sélectionner une option pour que tous les processus nécessaires soient faits, ce qui simplifie même les tâches les plus ardues
Barnie Pretorius, administrateur de domaine chez Jasper Consulting
Plus besoin d'aller dans votre boîte de réception, de rédiger un e-mail, puis de revenir sur ClickUp pour mettre à jour la tâche. Tout est centralisé.
L'une des fonctionnalités les plus utiles consiste à transformer les e-mails entrants en Tâches ClickUp . Lorsque vous recevez une mise à jour du projet ou un élément d'action qui nécessite une attention immédiate, vous n'avez pas à vous soucier de copier et coller les détails.
Il vous suffit de convertir l'e-mail en tâche, de l'attribuer à la bonne personne et de paramétrer une date limite, directement à partir de l'e-mail.
🧠 Fun Fact: Le premier e-mail a été envoyé en 1971 par Ray Tomlinson à lui-même. Il se lisait quelque chose comme "QWERTYUIOP"
ClickUp Integrations
Assemblez vos réunions et vos e-mails en utilisant les intégrations ClickUp
Ensuite, intégrez tous les outils tiers existants à l'aide de Intégrations ClickUp . Il existe plus de 1 000 intégrations, y compris Zoom, Gmail, Outlook, Calendly, et plus encore.
Les intégrations vous permettent d'intégrer les données des outils utilisés par votre équipe sans effort supplémentaire.
Nous avons mis en place une intégration Outlook pour tous les membres de l'équipe afin qu'ils puissent transférer des tâches d'Outlook directement dans ClickUp, ce qui a amélioré la visibilité au sein des équipes et réduit les tâches perdues ou oubliées qui tombent au fond de la boîte de réception des e-mails
Marc Bonney, titre de l'engagement et de l'innovation Business chez LiveBetter Community Services
📖 A lire aussi: Comment choisir la bonne cadence de réunion pour votre équipe ?
ClickUp Réunions
Les réunions sont parfois inévitables. Mais si vous devez en organiser une, Réunions ClickUp contribue à rendre le processus aussi fluide et efficace que possible.
Lorsque vous planifiez une réunion, celle-ci est synchronisée avec l'application Affichage du Calendrier ClickUp vous pouvez également liener la réunion à des tâches ou des projets spécifiques, afin de clarifier ce qui doit être discuté et de vous assurer que vous restez sur la bonne voie. Vous pouvez également lier la réunion à des tâches ou projets spécifiques, en clarifiant ce qui doit être discuté et en veillant à ce que vous restiez sur la bonne voie.
Organisez vos réunions, vos tâches et vos échéances en un seul endroit grâce à l'affichage du calendrier ClickUp
L'affichage du Calendrier vous permet également de visualiser rapidement le calendrier de votre équipe - réunions, tâches et échéances - en un seul endroit.
Vous pouvez facilement ajuster les réunions ou les échéances par un simple glisser-déposer et repérer rapidement tout conflit de calendrier potentiel. Il est ainsi plus facile d'équilibrer votre charge de travail et d'aligner vos réunions sur les priorités de votre équipe
Ajustez les réunions et les échéances grâce à la fonctionnalité "glisser-déposer" de l'affichage du calendrier ClickUp
La préparation de la réunion est également facile.
Vous pouvez établir un agenda dans la rubrique Documents ClickUp afin que votre équipe sache à quoi s'attendre et puisse se préparer. Pendant la réunion, vous pouvez prendre des notes, assigner des tâches et enregistrer les décisions en un seul endroit.
Préparer, collaborer et capturer les décisions clés en un seul endroit avec ClickUp Docs
💡 Pro Tip: Pendant les réunions, asseyez-vous bien droit, les épaules en arrière, pour paraître confiant et engagé. Ce langage corporel montre que vous participez activement à la discussion, ce qui vous fait paraître plus accessible et investi.
ClickUp Discuter
Rassemblez les discussions, les tâches et les projets en un seul endroit avec ClickUp Chat
Il y a des moments où vous n'avez pas besoin d'une réunion ou d'un e-mail, en particulier lorsque ClickUp Discuter réunit la communication et la gestion du travail.
Dans Chat, vous pouvez @mentionner des coéquipiers, joindre des pièces jointes et lier des discussions directement à des tâches liées. Vous pouvez également créer des fils de discussion au sein d'une conversation afin de regrouper les discussions connexes, ce qui garantit que tout reste organisé et facile à suivre.
Pour les discussions plus complexes, vous pouvez convertir un message de discussion en tâche ou en commentaire sur une tâche en un seul clic.
Ici, les discussions, les tâches et les projets ne se contentent pas d'être connectés, ils convergent.
Modèles
Outre les fonctionnalités susmentionnées, ClickUp offre une pléthore de modèles de plans de communication .
Par exemple, le modèle Modèle de matrice de communication et de réunion d'équipe ClickUp simplifie la répartition des tâches liées à des projets spécifiques et établit clairement des lignes directrices pour l'achevé des tâches ou les pratiques d'abonné. Le plus beau, c'est que vous pouvez organiser les discussions et repérer rapidement les inefficacités non traitées ou les points de discussion manqués.
En outre, l'outil Modèle de plan de communication ClickUp élabore un guide facile à comprendre qui décrit le style de communication et l'étiquette de votre marque, tant en interne qu'en externe.
Il est phénoménal de voir le temps que nous avons gagné en réunions depuis que nous avons adopté ClickUp. Ce qui nous prenait trois heures par semaine pour la planification et la mise à jour des évènements nous prend maintenant un peu plus d'une heure. Les équipes concernées ont désormais plus de temps pour se concentrer sur des priorités marketing plus importantes
Alaina Maracotta, Marketing d'évènements chez Vida Health
Bonnes pratiques pour minimiser les réunions
Ne nous voilons pas la face : les réunions peuvent parfois donner l'impression d'une perte de temps. Bien qu'elles soient essentielles pour certaines tâches, toutes les discussions n'ont pas besoin d'être en face à face (ou virtuelles).
Réduire le nombre de réunions permet de libérer du temps pour un travail plus ciblé et plus productif. Mais comment faire pour trouver le bon équilibre ?
Explorons les bonnes pratiques pour réduire la fatigue des réunions tout en restant connecté et aligné avec votre équipe. 📅
🚫 Encourager l'annulation des réunions inutiles
Parfois, il est préférable d'annuler les réunions qui n'apportent pas de valeur.
Si la réunion n'a pas d'objectif clair ou de résultat souhaité, pourquoi la programmer ?
Au lieu de convoquer tout le monde pour une longue discussion, concentrez-vous sur ce qui est vraiment important. S'il s'agit d'un appel rapide ou d'une mise à jour qui pourrait facilement être partagée par l'intermédiaire de discussion en ligne ou par e-mail annulez la réunion et faites gagner du temps à tout le monde. En évitant les réunions inutiles, votre équipe reste sur la même page, ce qui l'aide à rester productive et à se concentrer sur ses tâches principales.
📫 Prônez les outils de communication asynchrones
Il n'est pas nécessaire de prévoir une réunion pour obtenir un retour d'information immédiat ou faire avancer les choses.
Les outils asynchrones comme l'e-mail, les logiciels de gestion de projet, les plates-formes de réunion virtuelle et les applications de messagerie permettent à votre équipe de collaborer et de répondre à son propre rythme, garantissant que tout le monde reste informé sans prendre le temps de participer à des réunions
ClickUp, l'application Tout pour le travail, rassemble toutes ces fonctions en un seul endroit. Vous pouvez suivre la progression, communiquer et gérer les tâches sans le va-et-vient des invitations à programmer. Cette installation fonctionne parfaitement pour les mises à jour rapides ou les questions de suivi qui ne nécessitent pas de longues discussions.
📓Utiliser la documentation en libre-service
La documentation en libre-service permet aux équipes de gagner énormément de temps.
Lorsque toutes les informations nécessaires sont facilement accessibles, il n'est pas nécessaire de prévoir une réunion pour répondre à des questions élémentaires. Donnez à votre équipe les moyens de résoudre les problèmes de manière autonome et de trouver ce dont elle a besoin sans attendre une réponse ou une réunion de suivi.
De plus, une documentation claire et actualisée permet à tous les membres de l'équipe de rester en phase, ce qui réduit les risques de confusion et évite les retours en arrière inutiles.
👍🏾 Donnez à votre équipe les moyens de refuser les invitations inutiles
Il est important de donner à votre équipe la liberté de refuser les invitations à des réunions qui ne requièrent pas sa participation ou qui ont peu de chances d'aboutir au résultat souhaité.
Encouragez-les à évaluer si la réunion correspond à leurs priorités avant d'accepter l'invitation. Un e-mail peut s'avérer plus efficace si la réunion n'a pour but que de faire le point ou de répondre à quelques questions.
Lorsque les membres de l'équipe se sentent autorisés à refuser les réunions inutiles, ils restent concentrés sur leurs propres tâches et contribuent plus efficacement aux objectifs de l'équipe.
👀 Bonus: Découvrez les l'impact des jours sans réunion sur la productivité de votre équipe.
Intégrer ClickUp en tant que gestionnaire de bout en bout des réunions et des e-mails
Pour conclure, vous avez besoin d'un système qui respecte le temps et favorise la clarté. Avant tout, vous devez veiller à ce que chaque chaîne de communication ait un but précis.
Avec ClickUp, les équipes du monde entier passent de mises à jour asynchrones à des collaborations en temps réel. Ses fonctionnalités complètes de communication interne vous permettent de tout centraliser, de la gestion de projet par e-mail aux tâches, en passant par la documentation et la planification.
Prêt à réduire le bruit et à améliorer la productivité ? Inscrivez-vous à ClickUp gratuitement dès aujourd'hui !