Une journée sans réunion est un concept dans lequel l'équipe accepte collectivement de suspendre les réunions pendant une journée. Cela peut améliorer la productivité de votre équipe, stimuler l'innovation et libérer de précieuses heures pour un travail approfondi, des sessions de brainstorming ou une respiration bien méritée.
Comment une journée sans réunion peut-elle améliorer la productivité alors que les réunions sont censées mettre tout le monde sur la même page et favoriser la productivité ?
Nous avons la réponse à cette question. Zippia a constaté que les organisations dépensent 15% de leur temps aux réunions, 71% sont improductives.
Ce blog explore les avantages, les défis et la mise en œuvre d'une journée sans réunion. Nous parlerons également d'une technologie qui change la donne et qui permet de mettre en œuvre vos journées sans réunion sans le moindre accroc.
**Qu'est-ce qu'une journée sans réunion ?
Une journée sans réunion est une journée sans réunion pour un groupe, une équipe ou une entreprise. Cela signifie qu'il n'y a pas de réunions d'équipe, d'appels de clients, de sessions individuelles, de réunions internes ou toute autre réunion type de réunion . Vous pouvez identifier un jour (ou plusieurs) dans la semaine où vous et les membres de votre équipe décidez de ne pas organiser de réunion.
Ces jours-là, chacun peut se concentrer sur son travail sans être interrompu par des réunions. Même une seule journée sans réunion peut améliorer la communication et la productivité.
Avantages des journées sans réunion
Des entreprises comme Google, Facebook et Atlassian ont réussi à mettre en place des journées sans réunion, après quoi le concept a gagné en popularité. Examinons les avantages d'une journée sans réunion qui en ont fait la réussite et les raisons pour lesquelles vous devriez envisager de la mettre en œuvre dans votre organisation.
Augmente la concentration et la productivité
Pour comprendre comment une journée sans réunion améliore la concentration et la productivité, il faut comprendre comment les réunions régulières les réduisent. Imaginez que vous devez assister à une réunion de 40 minutes dans l'après-midi.
Certes, la réunion dure environ 40 minutes, mais vous devez passer un certain temps à la préparer, à terminer les tâches que vous faisiez avant, à conclure la réunion et à retourner à votre travail précédent.
Cela signifie qu'une réunion qui n'était censée durer que 40 minutes prend beaucoup plus de temps. Une journée sans aucune réunion vous permet d'économiser ce temps et permet aux membres de votre équipe d'atteindre leurs objectifs objectifs de productivité sans se laisser distraire.
Réduit les changements de contexte et les pertes de temps
En raison des réunions incessantes, nous passons constamment d'une tâche à l'autre tout au long de la journée. C'est ce qu'on appelle le changement de contexte, qui est le tueur silencieux de notre productivité. Une étude réalisée par Qatalog et le laboratoire d'idées de l'université de Cornell a révélé que 45 % des personnes interrogées estiment que le fait de changer de contexte réduit leur productivité. Il faut environ 10 minutes pour retrouver sa concentration.
Avec une journée sans réunion, vous pouvez réduire ce changement de contexte, ce qui réduit également la perte de temps et améliore la concentration et la productivité.
Promouvoir l'autonomie et la coopération entre les membres de l'équipe
le multitâche pendant les réunions virtuelles via_
le travail en multitâche pendant les réunions virtuelles par l'intermédiaire de l'Internet est une activité très importante pour la société Zippia
A Sondage Zippia a révélé que la plupart des gens passent leurs réunions virtuelles à faire du multitâche. Ils consultent leurs e-mails, envoient des textes, prennent des collations ou utilisent les médias sociaux, entre autres. Une journée sans réunion favorise l'autonomie et offre aux membres de l'équipe un plus grand contrôle sur leur emploi du temps quotidien.
Une journée sans réunion peut améliorer considérablement l'autonomie et la coopération. En effet, les employés passent plus de temps à faire leur travail, équilibrent leurs validations professionnelles avec leurs validations personnelles et tirent le meilleur parti de leurs réunions les autres jours.
Améliore le moral et l'efficacité de l'équipe 45% des employés se sentent dépassés par les réunions auxquelles ils doivent assister. Ce chiffre montre clairement qu'un trop grand nombre de réunions nuit au moral et à l'efficacité de votre équipe.
La mise en place d'une journée sans réunion dans votre entreprise peut améliorer le moral, réduire le stress et donner aux employés le temps de mettre en œuvre leurs projets forfait de productivité et se sentir accompli.
Mettre en place une journée sans réunion
Voici un guide étape par étape pour mettre en place une journée sans réunion :
Construire un dossier
La mise en œuvre d'une journée sans réunion ne sera pas chose aisée, car la tenue de réunions régulières est une pratique ancienne qui présente de nombreux avantages. Vous risquez donc d'être confronté à des réticences de la part de la direction et des employés.
C'est là qu'une bonne préparation vous sera utile. Faites valoir vos arguments à l'aide de données qui montrent les avantages d'une journée sans réunion.
Demandez à votre équipe de vous faire part de son opinion et de la manière dont elle bénéficiera d'une journée sans réunion. Avec leur assistance et leurs commentaires, vous pourrez élaborer un forfait solide.
En outre, si vous êtes un dirigeant, vous devriez envisager de consulter vos employés et vos cadres avant de mettre en œuvre la politique. Expliquez les raisons et répondez aux objets.
Choisir le meilleur jour
Une fois que vous avez convaincu l'équipe, il est temps de choisir un jour. Demandez à votre équipe de vous donner son avis. Tenez compte de facteurs tels que les jours où il y a le plus de travail ou le plus grand nombre de réunions. Demandez s'il y a un jour particulier où la plupart des membres de l'équipe seraient heureux de n'avoir aucune réunion.
Le mercredi et le vendredi sont les jours les plus populaires pour ne pas avoir de réunions. L'absence de réunion le mercredi permet à votre équipe de rattraper son travail en milieu de semaine. En ne prévoyant aucune réunion le vendredi, vous permettez à votre équipe de terminer la semaine avec un sentiment d'accomplissement et d'aborder le week-end en toute décontraction, réduisant ainsi la déprime du lundi.
Mais en fin de compte, la décision dépend des besoins et des exigences propres à votre équipe.
Établir des paramètres clairs
Il est essentiel de fixer des paramètres clairs pour une journée sans réunion. Toute ambiguïté est source de confusion et de malentendus.
Voici les paramètres sur lesquels vous devez fixer des règles claires :
- Canaux et plateformes utilisés pour la communication asynchrone
- Indiquez si les réunions internes ou les réunions avec les clients sont maintenues ou si elles doivent être reprogrammées
- Préciser quels types de réunions seront pris en compte pour les journées sans réunion
Une fois les nouvelles règles mises en place, il est essentiel de les respecter. Cela signifie également qu'il faut apprendre à dire non aux réunions d'équipe qui ne sont pas urgentes. Ne prenez les réunions urgentes que le jour où il n'y a pas de réunion. Toutefois, dans le même temps, faites preuve de souplesse en matière de programmation, car il y aura toujours des exceptions à la règle.
Mettre en œuvre le changement
Vous êtes maintenant prêt à mettre en œuvre votre politique d'absence de réunion. Vous pouvez utiliser des outils intelligents et des logiciels de gestion des tâches pour mettre en œuvre la politique, classer les travaux essentiels par ordre de priorité et les ajouter directement à votre calendrier.
communiquez avec votre équipe instantanément en utilisant ClickUp Chat_
Vous pouvez spécifier des canaux de communication ou des procédures d'escalade pour les questions urgentes ou utiliser des étiquettes de haute priorité sur des tâches spécifiques pour communiquer l'urgence.
La communication asynchrone doit être encouragée, en particulier les jours où il n'y a pas de réunion, car elle a pour résultat des journées de travail plus longues et ininterrompues et un rendement plus élevé. Pour les équipes de travail télétravail, la communication asynchrone s'avère extrêmement utile.
Pour les équipes de travail à distance, la communication asynchrone s'avère extrêmement utile outils de communication asynchrone comme ClickUp, les équipes peuvent travailler ensemble et communiquer efficacement. Sautez les réunions de feedback ou d'instruction grâce à l'application d'enregistrement d'écran intégrée à ClickUp. ClickUp Clip vous permet d'enregistrer l'écran et de partager vos idées de manière exhaustive en quelques clics.
utilisez la fonctionnalité Clip de ClickUp pour partager des captures d'écran qui communiquent efficacement votre message_
Utilisez un audit de calendrier
Il faudra peut-être plus que des jours sans réunion pour résoudre le problème des réunions improductives ; cela pourrait même les repousser à d'autres jours.
Par conséquent, combinez-les avec un audit du calendrier. Passez en revue chacune de vos réunions pour identifier les réunions récurrentes qui sont peut-être inutiles ou qui pourraient être remplacées par d'autres formulaires de communication.
Faites de même avec les emplois du temps de votre équipe. Demandez à vos collaborateurs d'évaluer l'importance de chaque réunion et de hiérarchiser leur temps. Encouragez-les à utiliser des cadres tels que modèles de priorisation pour organiser les tâches et les affectations en fonction de l'urgence.
N'oubliez pas d'obtenir un retour d'information sur les réunions qui semblent les plus chronophages ou redondantes. Utilisez l'outil entièrement personnalisable Modèle de rétroaction des employés ClickUp pour recueillir rapidement des commentaires.
Télécharger ce modèle
Améliorez vos réunions
Pour que la journée sans réunion soit efficace, travaillez à l'amélioration des réunions que vous faites. Veillez à ce que chaque réunion ait un agenda précis et des résultats concrets. En outre, vous pouvez envoyer des e-mails de suivi récapitulant les discussions qui ont eu lieu lors des réunions.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/ClickUp-Notepad-feature-to-Capture-Ideas.gif Fonctionnalité ClickUp Bloc-notes pour capturer les idées /$$img/
Faites des notes de réunion et partagez-les avec ClickUp Notepad
Vous pouvez également utiliser ClickUp Bloc-notes pour partager des notes avec votre équipe. Pour cela, créez une note et convertissez-la en tâche ou en document, que vous pouvez partager avec les membres de votre équipe. Ainsi, tout le monde est sur la même page en ce qui concerne les résultats de la réunion et ce qu'il faut faire.
Rôle de la technologie dans la mise en œuvre d'une journée sans réunion
Si la mise en œuvre manuelle d'une journée sans réunion est possible, elle peut entraîner diverses complications et défis. Par exemple, l'application de la politique peut être incohérente sans rappels automatisés, la coordination manuelle des horaires peut prendre du temps et l'erreur humaine est toujours possible.
En utilisant un outil de gestion du travail et des projets comme ClickUp, vous pouvez mettre en œuvre la politique de manière cohérente, efficace et flexible. Utilisez les données pour améliorer la politique, les modèles de productivité pour atteindre plus rapidement vos objectifs, et l'IA pour obtenir des réponses à toutes vos questions.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-3.0-Dashboard-Bundle-With-Team-Objectifs.png ClickUp 3.0 Dashboard Bundle With Team Objectifs (en anglais) /$$img/
visualisez les objectifs de l'équipe et le statut des tâches sur une seule plateforme ClickUp pour les équipes de gestion d'un projet peut vous aider à automatiser le processus de mise en œuvre sans réunion et à faire en sorte que tout le monde reste sur la bonne voie malgré l'absence d'interaction en face à face. Vous trouverez toute la communication relative à vos tâches et processus dans les bases de données ClickUp, de sorte que les membres de votre équipe auront accès à tout ce dont ils ont besoin.
Utilisation de Réunions ClickUp clickUp Meetings vous permet de gérer l'agenda des réunions et de paramétrer les éléments d'action. Créez des tâches récurrentes et des checklists et attribuez des commentaires pour améliorer la productivité des réunions.
Affichage du Calendrier ClickUp
affichez le Calendrier pour organiser vos journées
Organisez les tâches, gérez les échéanciers et partagez-les à l'aide de Affichage du Calendrier de ClickUp . Le calendrier flexible permet une synchronisation bidirectionnelle avec le Calendrier Google, de sorte que vous n'avez pas à le mettre à jour manuellement.
Tâches ClickUp
définissez des dates d'échéance et tenez tout le monde au courant avec ClickUp Tasks_
Collaborez de manière transparente en l'absence de réunions grâce à Tâches ClickUp . Vous pouvez planifier et organiser n'importe quelle tâche, assigner plusieurs personnes, visualiser votre travail dans plusieurs affichages, et bien plus encore.
ClickUp Chat
Avec ClickUp Chat, vous pouvez partager des mises à jour, lier des ressources et assurer la communication au sein de l'équipe dans le même outil. Vous pouvez également intégrer des pages web, des vidéos et des feuilles de calcul pour une accessibilité facile et rapide.
Avec ClickUp Chat, les membres de votre équipe peuvent facilement trouver les conversations et les pièces jointes essentielles
ClickUp Brain
obtenez les réponses à toutes vos questions avec ClickUp Brain [ClickUp Brain](https://clickup.com/ai_RÉPONDSÀTOUTESTESQUESTIONSAVECCLICKUPAI/HREF/) peut encore accroître votre efficacité les jours où il n'y a pas de réunion. Posez à Mon travail n'importe quelle question ; il vous donnera les meilleures réponses possibles à partir de vos documents, de vos collaborateurs et de vos tâches.
Considérez-le comme votre assistant : demandez à Brain de résumer les tâches, les projets et les longs documents.
ClickUp Documents
éditer en temps réel en utilisant ClickUp Docs_
En utilisant ClickUp Docs, vous pouvez collaborer sur des idées en temps réel. Vous pouvez également attribuer directement des commentaires et des tâches à votre équipe, modifier le statut du projet et lier des documents et des tâches entre eux.
Notifications granulaires
Personnalisez les notifications, en définissant par exemple des alertes sonores, pour vous assurer de recevoir des communications instantanées sur les paramètres prioritaires, même les jours où il n'y a pas de réunion, à l'aide de la fonction de notification granulaire Notifications granulaires ClickUp fonctionnalité.
Suivre la réussite de la mise en œuvre
Comme pour toute autre pratique ou tâche, vous devez contrôler la réussite de la politique du jour sans réunion. La meilleure façon de le faire est de recueillir les réactions de votre équipe. La méthode la plus efficace consiste à faire circuler un formulaire parmi les membres de l'équipe.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-3.0-Form-Bundle-with-Custom-Fields.png ClickUp 3.0 Form view Bundle with Custom Fields (Offre groupée de formulaires ClickUp 3.0 avec champs personnalisés) /$$img/
développez des formulaires de retour d'information facilement personnalisables
Vous pouvez utiliser Formulaires ClickUp pour créer des formulaires facilement personnalisables. ClickUp vous permet de capturer et de convertir les réponses en tâches traçables pour une action rapide. Ainsi, les suggestions des membres de votre équipe peuvent être reconnues et gérées efficacement.
Outre les commentaires, vous devez établir des indicateurs clés de performance (ICP) pour évaluer l'impact de la politique. Vérifiez la productivité, la satisfaction des employés, l'engagement, l'autonomie et l'impact sur les objectifs de l'organisation.
Enfin, procédez à des examens et à des retours d'information réguliers pour vous assurer que votre politique continue à porter ses fruits. Identifiez les domaines susceptibles d'être améliorés et modifiez la politique si nécessaire.
Pas de jours de réunion et travail télétravail
Une journée sans réunion est particulièrement bénéfique pour les équipes virtuelles, où la fatigue des réunions (ou fatigue du Zoom, comme on l'appelle communément) est réelle. Un jour ou deux de répit par rapport aux réunions peut améliorer la productivité et favoriser l'équilibre entre le travail et la vie privée.
La mise en œuvre de journées sans réunion avec des équipes à distance suit les mêmes étapes. Cependant, les équipes à distance sont confrontées à des défis uniques dont vous devez tenir compte lors de la mise en œuvre.
Considération des fuseaux horaires
Dans une équipe télétravail, les employés travaillent généralement dans des fuseaux horaires différents. Coordonnez les jours d'absence de réunion pour tenir compte de ces fuseaux horaires au sein de l'équipe, afin que chacun puisse bénéficier d'un temps de travail ininterrompu.
Communiquer efficacement
Étant donné que les équipes à distance dépendent fortement des réunions virtuelles pour faire ce qu'elles ont à faire, il est essentiel de donner à chacun suffisamment de temps pour sa première journée sans réunion. Prévenez-les suffisamment à l'avance et faites-leur des rappels par e-mail, sur les canaux de discussion ou dans les bulletins d'information de l'équipe afin de vous assurer que tout le monde est informé et préparé. Utilisez le Tableaux Kanban ClickUp pour les équipes à distance pour gérer efficacement les projets et rester organisé.
Télécharger ce modèle
Sentiment d'isolement
Les travailleurs à distance ont tendance à se sentir plus isolés car il n'y a pas d'interactions en face à face. Par conséquent, donnez à l'équipe la possibilité d'organiser des activités sociales virtuelles ou des rencontres informelles les jours où il n'y a pas de réunion, afin de maintenir la cohésion de l'équipe et de lutter contre le sentiment d'isolement.
Surcharge de communication
Les équipes à distance s'appuient fortement sur la communication numérique, ce qui peut entraîner une surcharge d'informations. Utilisez une journée sans réunion pour encourager la communication asynchrone et réduire le besoin d'une interaction constante en temps réel.
Reconnaissez toutefois que certaines tâches ne peuvent être achevées que lorsque l'équipe se réunit et discute de la marche à suivre lors d'une réunion. Lors des journées sans réunion, prévoyez une certaine souplesse pour les réunions urgentes ou essentielles, tout en donnant la priorité à un temps de travail ininterrompu.
Harness ClickUp for a Successful No-Meeting Day (Exploiter ClickUp pour une journée sans réunion réussie)
L'impact d'une journée sans réunion est indéniable. Il peut améliorer la santé mentale de vos employés, augmenter la productivité, remonter le moral et leur permettre de faire un travail en profondeur.
Toutefois, dans votre quête d'amélioration de la productivité, il est crucial de comprendre qu'il existe de nombreuses autres raisons pour lesquelles la productivité est faible. Si une journée sans réunion peut résoudre certaines d'entre elles, elle ne peut pas résoudre les problèmes sous-jacents. Par conséquent, il convient de procéder à une analyse des causes profondes afin d'identifier les principales causes avant de mettre en œuvre la politique.
Utiliser trucs et astuces de productivité pour améliorer les performances de votre équipe. L'utilisation d'un outil de productivité tout-en-un comme ClickUp est un excellent moyen d'améliorer la productivité de votre équipe. Et le plus beau, c'est que son utilisation est gratuite ! S'inscrire aujourd'hui !
Foire aux questions courantes
1. Quelles sont les entreprises qui n'ont pas de jours de réunion ?
Des entreprises telles que Facebook, Atlassian et Google ont mis en place des journées sans réunion.
2. Quels sont les noms d'une journée sans réunion ?
Une journée sans réunion est également appelée "journée sans réunion" ou "journée de concentration"
**3. Comment faites-vous pour mettre en place des journées sans réunion ?
Les journées sans réunion sont mises en œuvre en fixant des jours précis dans le Calendrier, en communiquant des lignes directrices et des attentes claires à l'équipe, en utilisant efficacement les outils de communication et en faisant preuve de souplesse pour tenir compte des réunions urgentes ou essentielles, le cas échéant.