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Le guide ultime de la gestion de projets par courriel
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Le guide ultime de la gestion de projets par courriel

Greg Swan
Greg SwanContent Manager
2 mars 2021
10 minutes de lecture

vous voulez en savoir plus sur la gestion de projet par e-mail ?

La gestion de projet par e-mail aide les gestionnaires de projet et les équipes à travailler plus efficacement en leur permettant de communiquer et de travailler dans leur boîte de réception.

Cependant, trier des tonnes d'e-mails pour votre gestion de projet semble être quelque chose qui vous donnerait envie de vous arracher les cheveux. 🤯

Si seulement il existait un outil capable de vous sortir de ce mauvais pas..

est-ce un oiseau ? Est-ce un avion ? Non, c'est un outil de gestion de projet de courrier électronique **CONSULTATION EN LIGNE transforment les boîtes de réception en environnements de travail collaboratifs, ce qui permet de gagner un temps précieux et d'améliorer l'efficacité des équipes.

Mais quel est le meilleur outil de gestion de projet par e-mail pour vous ?

Ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous aider. 🦸

Dans cet article, nous aborderons les points suivants ce qu'est la gestion de projet e-mail , l'équipe de le meilleur outil de gestion de projet pour Gmail et Outlook ainsi que les avantages de la gestion de projet par e-mail.

Nous y allons.

Qu'est-ce que la gestion de projet e-mail ?

La gestion de projet par e-mail consiste à utiliser votre boîte réception pour gérer des projets. Il s'agit notamment de l'utiliser pour créer et attribuer des tâches, gérer les échéances et la communication spécifique aux tâches.

il s'agit de créer des tâches, de gérer des échéances et de communiquer sur des tâches spécifiques clients e-mail _comme Gmail et Outlook ne sont pas conçus pour la gestion de projet, n'est-ce pas ?

Non, ils ne le sont pas. C'est pourquoi il existe des outils de gestion de projet basés sur l'e-mail !

Avec les outils de gestion de projet par e-mail logiciel de gestion de projet vous permet de suivre les tâches, de communiquer avec les membres de l'équipe et d'améliorer la qualité de l'information parties prenantes externes et même d'ajouter des listes à faire tout au long de votre e-mail.

vous pouvez même ajouter des listes de tâches par le biais de votre courrier électronique

homme disant "eh bien, pas loin" gif

Alors que nos bons amis Gmail et Outlook ne sont pas actuellement conçus pour la gestion de projet, les logiciels de gestion de projet par e-mail permettent de combler cette lacune.

Voyons comment..

A. Gestion de projet Gmail

Gmail peut vous permettre de transformer des e-mails en tâches, mais uniquement avec l'aide d'un logiciel dédié outil de gestion de projet qui s'intègre à Google Apps.

Voici ce que vous pouvez faire d'autre avec Gestion de projet Gmail :

  • Ajoutez les membres de l'équipe à une liste d'e-mails de Teams, afin que tous les membres de l'équipe reçoivent les mises à jour par le biais d'une seule adresse e-mail
  • Utiliserdes calendriers partagés pourles mises à jour du projet et les calendriers des réunions* Stockez vos documents sur un disque partagé sécurisé
  • Classez automatiquement les e-mails importants à l'aide de la boîte de réception prioritaire de Google
  • Utilisez le partage d'écran intégré à Google Meet
  • UtiliserGoogle Docs &Google Sheets pour collaborer en temps réel et discuter dans les fichiers
  • UtiliserFormulaire Google pour créer et partager des sondages et des formulaires en ligne
  • Utilisez le contrôle des versions pour revenir à des versions antérieures du document sans perdre d'informations
  • Suivez les tâches et collaborez-y en utilisant un fichierDiagramme de Gantt dans Google Sheets
  • Vous pouvez même connecter Alexa &Google Assistant et prononcer votre liste de choses à faire !

B. Gestion de projet Outlook

Grâce aux outils de gestion de projet intégrés à Outlook, votre équipe aura une meilleure vue de ses responsabilités. Microsoft Outlook vous permet de créer des tâches avec des rappels, des dates d'échéance et des listes à faire sans logiciel supplémentaire.

Cependant, avec un outil de gestion de projet Outlook dédié, vous pouvez aussi :

  • Ajouter les tâches du projet à un calendrier partagé pour le suivi des tâches
  • Utiliser la fonctionnalité de consolidation pour rassembler les e-mails, les informations de contact et les rendez-vous
  • Regrouper automatiquement les e-mails en fonction du projet auquel ils appartiennent
  • Utiliser le journal pour la planification du projet
  • Attribuer des tâches aux membres de l'équipe du projet
  • Suivi du temps facturable et du temps total passé sur un projet
  • Exporter les données dans différents formats de fichiers
  • Organiser des réunions de projet avecMicrosoft Teams En résumé, en tant qu'outil de gestion de projet autonome, Outlook fait à peine le poids.

c'est comme faire un gâteau avec un grille-pain. Vous pouvez essayer, mais ce n'est pas la meilleure façon, n'est-ce pas ?

Il est préférable d'opter pour un Outil de gestion de projet bénéficiant de l'assistance d'Outlook qui peut vous offrir bien plus de fonctions.

Bonus: Email Alternatives !

Que rechercher dans un outil de gestion de projet e-mail ?

Il existe de nombreux outils de gestion de projet par e-mail, mais pour trouver celui qui convient le mieux à votre équipe, réfléchissez aux fonctionnalités dont vous avez besoin et aux kPI de l'e-mail marketing que vous souhaitez suivre.

Certaines fonctionnalités essentielles d'une application de gestion de projet d'e-mail comprennent :

  1. Intégration des e-mails2. Le forfait et l'ordonnancement3. Collaboration au sein de l'équipe4. Création de tâches Vérifions rapidement ces fonctionnalités :

1. Intégration des e-mails

Impossible d'avoir un outil de gestion de projet par e-mail sans une intégration de l'e-mail, n'est-ce pas ?

L'outil que vous choisissez doit s'intégrer aux plateformes les plus courantes, comme Gmail ou Outlook.

L'intégration bidirectionnelle garantit également que les mises à jour de votre outil de gestion de projet s'affichent sur votre compte e-mail personnel.

Cela aidera votre équipe à être NSYNC (in sync, get it ?)

nsync dancing gif

2. Le forfait et la programmation

La gestion de projet par e-mail consiste principalement à planifier le projet. Il va donc de soi que l'outil que vous choisissez doit comporter des fonctionnalités de planification et de planification.

Il doit vous permettre d'assigner des tâches aux membres de l'équipe, de fixer des paramètres et d'organiser les tâches du projet par le biais d'e-mails.

Check out these Outils de productivité pour le courrier électronique !

3. Collaboration au sein de l'équipe

Le logiciel de gestion de projet par e-mail idéal devrait vous permettre d'ajouter des commentaires par e-mail à une tâche. Tout ce que vous tapez ou joignez dans l'e-mail est automatiquement ajouté en tant que commentaire pour cette tâche spécifique.

En outre, les espaces de discussion intégrés offrent à votre équipe un espace personnalisé pour discuter de tâches spécifiques. les @mentions sont également une fonctionnalité indispensable de tout outil de gestion de projet par e-mail, car elles vous permettent de notifier rapidement aux membres de votre équipe qu'ils doivent prendre des mesures.

Ne vous inquiétez pas, vous recevrez des e-mails d'alerte pour toutes ces mises à jour et bien plus encore !

**Pour des conseils utiles sur la collaboration d'équipe, vous pouvez consulter les sites suivants consultez cet article!

4. Création d'une tâche

L'application de gestion de projet par e-mail doit vous permettre de créer des tâches par le biais de votre e-mail. Vous devez pouvoir ajouter des pièces jointes, des dates d'échéance et des descriptions de tâches en une seule fois.

Oui, c'est vrai, dites adieu aux réponses "Je n'ai pas reçu votre courriel" et "J'ai oublié votre courriel" !

Le meilleur outil de gestion de projet par e-mail : ClickUp

La plupart des équipes commencent et terminent leurs journées par des e-mails, il n'est donc pas surprenant que les managers d'un projet aient besoin d'une excellente solution de gestion de projet par e-mail.

C'est pourquoi vous devriez utiliser ClickUp clickUp est le logiciel de gestion de projet par e-mail parfait pour toute équipe.

appareils ClickUp

ClickUp est le dispositif de l'outil de gestion de projet le plus utilisé au monde. De la création des projets illimités pour le suivi en interne ou d'une équipe à distance productivité, ClickUp fournit aux équipes tout ce dont elles ont besoin pour gérer les projets les plus complexes.

Voici pourquoi ClickUp est le meilleur logiciel de gestion de projet par e-mail

Imaginez ClickUp comme Robin et vos e-mails comme Batman.

Robin, alias ClickUp, empêche vos e-mails de s'aventurer du côté obscur :

(voix de Batman)

"le côté des e-mails perdus et de la _confusion d'équipe"

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Et voici comment cela se passe :

1. Envoyer et recevoir des e-mails directement à partir des tâches

Combien de temps gagneriez-vous si vous pouviez instantanément envoyer des e-mails ou y répondre à côté de votre travail, sans avoir à changer d'onglet ?

Avec L'e-mail dans ClickUp avec ClickUp, vous pouvez faire exactement cela !

e-mail dans ClickUp

Par exemple, vous pourriez attribuer des e-mails aux membres de l'équipe, collaborer sur les envois et les réponses, et déclencher des automatisations basées sur des champs personnalisés, des évènements clients, et même le suivi des bugs. Les possibilités sont presque illimitées !

L'intégration de vos e-mails avec ClickUp vous aide à :

  • Gagner du temps (plus d'allers-retours par onglets)
  • Organiser les communications
  • Maintenir la visibilité des discussions par e-mail

ClickUp apporte actuellement son assistance à Outlook, IMAP, Office 365 et Gmail. Tous les e-mails que vous envoyez depuis ClickUp auront l'air d'avoir été envoyés directement depuis votre e-mail - pas d'adresses de transfert bizarres !

2. Créer des tâches à partir d'un e-mail

L'interface de ClickUp fonctionnalités de gestion de projet par e-mail vous permettent créer des tâches en envoyant ou en transférant des e-mails à Listes dans ClickUp.

La tâche sera créée avec des détails comme :

  • Le nom de la tâche sera ajouté à l'objet de votre e-mail
  • Le corps de l'e-mail sera ajouté en tant que description de la tâche
  • Attribuez des tâches en utilisant des étiquettes telles que , , dans la ligne d'objet. Ajoutez autant d'assignés ou d'étiquettes que vous le souhaitez !
  • Les pièces jointes contenues dans l'e-mail (y compris les images) seront automatiquement incluses en tant que pièces jointes à la tâche
  • Utilisez l'étiquette dans la ligne d'objet pour ajouter tâche échéance

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3. Commenter et joindre des pièces jointes

vous souhaitez ajouter des informations supplémentaires ou une pièce jointe à une tâche existante ?

Envoyez ou transférez un e-mail à cette tâche et au fichier commentaire apparaîtra dans la tâche avec le commentaire pièce jointe .

Si vous vous interrogez sur les images et les dessins, ClickUp capture l'e-mail HTML dans son intégralité, de sorte que votre contenu aura l'air neuf.

vous n'avez pas à vous inquiéter, messieurs les graphistes, nous sommes là pour vous aider !

4. Répondre aux notifications

Le logiciel de gestion de projet par e-mail de ClickUp vous permet de répondre à notifications concernant les tâches ClickUp.

Il suffit de répondre à l'e-mail de notification avec l'e-mail identifiant associé à votre compte ClickUp et la réponse sera ajoutée en tant que commentaire avec toutes les pièces jointes.

c'est pratique, non ? 😉

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5. Automatisation de la redirection des e-mails

Si vous êtes Mr. Populaire et que vous recevez des tonnes d'e-mails, vous pouvez gérer plusieurs projets en créant un transfert d'e-mail automatisation règle.

Cette fonctionnalité crée automatiquement des tâches lorsqu'un nouvel e-mail arrive dans votre boîte de réception.

après tout, Batman a mieux à faire que de s'occuper d'innombrables e-mails, n'est-ce pas ?

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6. Intégrations Gmail et Outlook

N'oubliez pas que sans intégrations Gmail et Outlook, une application de gestion de projet par e-mail est tout simplement inutile.

c'est un peu comme si Batman et Robin ne pouvaient pas combattre les méchants sans leurs gadgets (et leurs costumes emblématiques, bien sûr)

C'est pourquoi ClickUp offre de puissantes fonctionnalités de gestion de projet Gmail et Outlook intégrations, faisant de la gestion de projet par e-mail un jeu d'enfant.

Vous pouvez :

  • Créer des tâches depuis votre compte Gmail ou Outlook
  • Transformer instantanément des e-mails en tâches
  • Joindre des e-mails aux tâches
  • Télécharger automatiquement les pièces jointes des e-mails vers la tâche

intégration de gmail

7. Ajouter des tâches en déplacement

ClickUp vous permet d'enregistrer facilement des tâches et des adresses de listes dans votre carnet de contacts. Ainsi, vous pouvez ajouter des tâches et des commentaires d'e-mails à votre liste de tâches d'un simple clic pendant votre pause café. 🍵

8. Une puissante extension Chrome

Want to take control of your inbox? (Vous voulez prendre le contrôle de votre boîte de réception ?)

Utilisez la puissante extension Chrome de ClickUp L'extension Chrome !

L'extension extension vous permet de créer des tâches à partir d'e-mails et même de joindre des e-mails entiers à des tâches.

Affichez, revenez en arrière ou téléchargez vos e-mails en toute simplicité !

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Pour la gestion les projets et les tâches efficacement, l'extension ClickUp Chrome vous permet également de :

  • Suivre la durée des tâches
  • Capturer, modifier et joindre des pièces jointes aux écrans
  • Clipsez des sites web et ajoutez-les aux tâches ClickUp ou à d'autres tâchesdocuments Mais ce n'est pas tout ce que ClickUp a en réserve pour vous !

En plus d'un un forfait Free impressionnant , ce logiciel de gestion de projet par e-mail offre également plusieurs autres fonctionnalités comme :

C'est comme être un enfant dans un magasin de bonbons ; il y a tellement de douceurs.. fonctionnalités à essayer !

Quels sont les avantages de la gestion de projet par e-mail ?

Outre le fait d'aider les équipes à communiquer et à travailler dans un espace centralisé, les logiciels de gestion de projet par e-mail présentent d'autres avantages :

1. Hub d'information centralisé

Les outils de gestion de projet par e-mail offrent aux équipes un espace où elles peuvent facilement accéder aux informations relatives au projet et les stocker. Membres de l'équipe, tâches du projet et cours... tout est stocké dans un espace centralisé.

vous savez ce que cela signifie ?

Vous n'avez plus à basculer entre un million d'onglets juste pour trouver ce dont vous avez besoin ! 😍

2. Courbe d'apprentissage minimale

Les outils de gestion de projet basés sur les e-mails sont faciles à utiliser car ils ajoutent une couche supplémentaire à votre boîte de réception d'origine.

Les membres de l'équipe peuvent s'adapter rapidement et il ne vous faudra pas longtemps pour intégrer l'outil dans votre flux de travail habituel.

_Vous voulez apprendre à mieux gérer les flux de travail ? Lisez notre guide détaillé ici .

3. Rationalise la communication

Avec un logiciel de gestion de projet par e-mail, tous les membres de l'équipe et le manager du projet disposent d'un moyen de communication rationalisé.

De plus, la plupart des outils de gestion de projet disposent d'espaces de discussion qui offrent aux équipes un espace plus personnalisé pour une communication efficace.

Les membres de l'équipe sont plus enclins à s'engager et à répondre dans cet environnement et qui n'aime pas les bonnes vieilles émoticônes pour faire passer son message ? 😁

4. Délégation efficace des tâches

Vous avez une tâche, vous avez une tâche, tout le monde a une tâche !

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Avec la création et l'attribution des tâches par e-mail, il y aura moins de confusion au sein de l'équipe car les tâches de chacun sont parfaitement disposées pour eux.

Plus besoin d'envoyer un e-mail à un membre de l'équipe et de demander à la moitié de l'entreprise des mises à jour sur une tâche.

Il suffit d'ouvrir votre application de gestion de projet pour voir la progression du projet !

5. Gain de temps

Avec un logiciel de gestion de projet par e-mail, vous n'avez plus besoin de canaliser le Dr. Evil qui sommeille en vous, en essayant de trouver des moyens de détruire cette longue chaîne d'e-mails !

comment ?

Les outils de gestion de projet vous aident à gagner du temps en se débarrassant des longues chaînes d'e-mails, des traces écrites et du tri des documents.

Comme tous les documents relatifs à l'entreprise et au projet sont stockés au même endroit, votre équipe de projet n'aura plus à passer des heures à achever des tâches administratives ; hourra ! 🥳

Conclusion

Vous pouvez toujours vous en tenir à votre boîte de réception traditionnelle, mais elle ne vous offre pas de hub de données centralisé ni la possibilité de suivre les tâches, la progression et les délais.

Cependant, avec le bon outil de gestion de projet par e-mail, vous serez en mesure de faire cela et bien plus encore.

Si vous êtes à la recherche de l'outil de gestion de projet par e-mail le plus performant pour prendre en main votre projet, nous vous invitons à le découvrir gestion des tâches à un niveau supérieur, ne cherchez pas plus loin que ClickUp.

Avec des fonctionnalités allant de l'intégration d'e-mails à la création de tâches automatisées, ClickUp aide les équipes à gérer facilement les projets les plus difficiles. Obtenez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui et exploitez la puissance de la gestion de projet par e-mail !

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