Vous souhaitez en savoir plus sur la gestion de projet par e-mail ?
La gestion de projet par e-mail aide les chefs de projet et les équipes à travailler plus efficacement en leur permettant de communiquer et de travailler depuis leur boîte de réception.
Cependant, trier des tonnes d'e-mails pour la gestion de projet peut sembler une tâche fastidieuse. 🤯
Si seulement il existait un outil capable de vous débarrasser de ce fardeau...
Est-ce un oiseau ? Est-ce un avion ? Non, c'est un outil de gestion de projet par e-mail !
Les outils de gestion de projet par e-mail transforment les boîtes de réception en environnements de travail collaboratifs, ce qui permet de gagner un temps précieux et d'améliorer l'efficacité de l'équipe.
Mais quel est le meilleur outil de gestion de projet par e-mail pour vous ?
Ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous aider. 🦸
Dans cet article, nous aborderons ce qu'est la gestion de projet par e-mail, le meilleur outil pour la gestion de projet dans Gmail et Outlook, ainsi que les avantages de la gestion de projet par e-mail.
C'est parti.
Qu'est-ce que la gestion de projet par e-mail ?
La gestion de projet par e-mail consiste à utiliser votre boîte de réception pour gérer des projets. Cela inclut la création et l'attribution de tâches, la gestion des échéances et la communication spécifique aux tâches.
Mais les clients de e-mail comme Gmail et Outlook ne sont pas conçus pour la gestion de projet, n'est-ce pas ?
Non, ce n'est pas le cas. C'est pourquoi vous disposez d'outils de gestion de projet par e-mail !
Grâce à un logiciel de gestion de projet par e-mail, vous pouvez suivre les tâches, communiquer avec les membres de votre équipe et les parties prenantes externes, et même ajouter des listes de tâches à faire, le tout via votre messagerie électronique.
Après tout, jusqu'où le courrier postal peut-il vous mener ?
Et même si nos bons amis Gmail et Outlook ne sont pas réellement conçus pour la gestion de projet, les logiciels de gestion de projet par e-mail permettent de combler cette lacune.
Découvrons comment...
A. Gestion de projet avec Gmail
Gmail vous permet de transformer vos e-mails en tâches, mais uniquement à l'aide d'un outil de gestion de projet dédié qui s'intègre à Google Apps.
Voici ce que vous pouvez faire d'autre avec la gestion de projet Gmail :
- Ajoutez les membres de votre équipe à une liste de diffusion Groupes afin que tous les membres de l'équipe reçoivent les mises à jour via une seule adresse e-mail.
- Utilisez des calendriers partagés pour les mises à jour de projet et les horaires de réunion.
- Stockez vos documents dans un disque partagé sécurisé
- Classez automatiquement les e-mails importants à l'aide de la boîte de réception avec priorité de Google.
- Utilisez le partage d'écran intégré à Google Meet lors des réunions.
- Utilisez Google Docs et Google Sheets pour collaborer en temps réel et discuter dans les fichiers.
- Utilisez Google Forms pour créer et partager des sondages et des formulaires en ligne.
- Utilisez le contrôle de version pour revenir aux versions précédentes d'un document sans perdre d'informations.
- Suivez et collaborez sur des tâches à l'aide d'un diagramme de Gantt dans Google Sheets.
- Vous pouvez même effectuer la connexion entre Alexa et Google Assistant et dicter votre liste de choses à faire !
B. Gestion de projet dans Outlook
Grâce aux outils de gestion de projet intégrés à Outlook, votre équipe aura une meilleure vision de ses responsabilités. Microsoft Outlook vous permet de créer des tâches avec des rappels, des dates d'échéance et des listes de tâches sans logiciel supplémentaire.
Cependant, avec un outil de gestion de projet Outlook dédié, vous pouvez également :
- Ajoutez les tâches du projet à un calendrier partagé pour en assurer le suivi.
- Utilisez la fonctionnalité de consolidation pour regrouper les e-mails, l'information sur les contacts et les rendez-vous.
- Regroupez automatiquement les e-mails en fonction du projet auquel ils appartiennent.
- Utilisez le journal pour planifier vos projets
- Attribuez des tâches aux membres de l'équipe du projet
- Suivez le temps facturable et le temps total passé sur un projet.
- Exportez les données vers différents formats de fichiers
- Organisez des réunions de projet avec Microsoft Teams
En résumé, en tant qu'outil de gestion de projet autonome, Outlook est loin d'être à la hauteur.
Ce serait comme faire un gâteau avec un grille-pain. Vous pourriez essayer, mais ce n'est pas la meilleure solution, n'est-ce pas ?
Il est préférable d'opter pour un outil de gestion de projet compatible avec Outlook, qui vous offrira beaucoup plus de fonctions.
Bonus : alternatives aux e-mails!
Que rechercher dans un outil de gestion de projet par e-mail ?
Il existe de nombreux outils de gestion de projet par e-mail, mais pour trouver celui qui convient le mieux à votre équipe, réfléchissez aux fonctionnalités dont vous avez besoin et aux indicateurs clés de performance (KPI) que vous souhaitez suivre en matière de marketing par e-mail.
Voici quelques fonctionnalités essentielles d'une application de gestion de projet par e-mail :
Découvrons rapidement ces fonctionnalités :
1. Intégration des e-mails
Vous ne pouvez pas disposer d'un outil de gestion de projet par e-mail sans intégration des e-mails, n'est-ce pas ?
L'outil que vous choisissez doit s'intégrer aux plateformes populaires, telles que Gmail ou Outlook.
L'intégration bidirectionnelle garantit également que les mises à jour de votre outil de gestion de projet s'affichent sur votre compte de e-mail personnel.
Il aidera votre équipe à être synchronisée (vous comprenez ?).
2. Planification et programmation
La gestion de projet par e-mail concerne principalement la planification de projet. Il va donc sans dire que l'outil que vous choisissez doit disposer de fonctionnalités de planification et de programmation.
Il devrait vous permettre d'attribuer des tâches aux membres de votre équipe, de fixer des délais et d'organiser les tâches du projet par e-mail.
Découvrez ces outils pour améliorer votre productivité par e-mail!
3. Collaboration en équipe
Le logiciel idéal de gestion de projet par e-mail devrait vous permettre d'ajouter des commentaires par e-mail à une tâche. Tout ce que vous tapez ou joignez en pièce jointe à l'e-mail est automatiquement ajouté en tant que commentaire pour cette tâche spécifique.
De plus, les salles de discussion intégrées offrent à votre équipe un espace personnalisé pour discuter de tâches spécifiques. Les @mentions sont également une fonctionnalité indispensable dans tout outil de gestion de projet par e-mail, car elles vous permettent d'alerter rapidement certains membres de l'équipe afin qu'ils prennent les mesures nécessaires.
Ne vous inquiétez pas, vous recevrez des alertes par e-mail pour toutes ces mises à jour et bien plus encore !
Pour obtenir des conseils utiles sur la collaboration en équipe, consultez cet article !
4. Création de tâches
L'application de gestion de projet par e-mail doit vous permettre de créer des tâches via votre messagerie électronique. Vous devez pouvoir ajouter des pièces jointes, des dates d'échéance et des descriptions de tâches en une seule fois.
Oui, vous avez bien lu, dites adieu aux réponses du type « Je n'ai pas reçu votre e-mail » ou « J'ai oublié votre e-mail » !
Le meilleur outil de gestion de projet par e-mail : ClickUp
La plupart des équipes commencent et terminent leurs journées par des e-mails. Il n'est donc pas surprenant que les chefs de projet aient besoin d'une excellente solution de gestion de projet par e-mail.
C'est pourquoi vous devriez utiliser ClickUp, le logiciel de gestion de projet par e-mail idéal pour toutes les équipes.
ClickUp est le leader mondial des outils de gestion de projet.
De la création d'un nombre illimité de projets au suivi de la productivité des équipes internes ou à distance, ClickUp fournit aux équipes tout ce dont elles ont besoin pour gérer même les projets les plus complexes.
Voici pourquoi ClickUp est le meilleur logiciel de gestion de projet par e-mail.
Imaginez ClickUp comme Robin et vos e-mails comme Batman.
Robin, alias ClickUp, empêche vos e-mails de basculer du côté obscur :
(voix de Batman)
« Le côté des e-mails perdus et la confusion au sein de l'équipe . »
Voici comment procéder :
1. Envoyez et recevez des e-mails directement à partir des tâches
Combien de temps gagneriez-vous si vous pouviez envoyer ou répondre instantanément à des e-mails tout en effectuant du travail, sans jamais avoir à changer d'onglet ?
Avec l'e-mail dans ClickUp, vous pouvez faire exactement ce que vous voulez !
- Envoyez et recevez des e-mails directement depuis les tâches ClickUp.
- Ajoutez des pièces jointes, des formulaires, des modèles de réponses, etc.
- Organisez vos discussions par e-mail sous forme de commentaires ou de fils de discussion.
- Configurez des automatisations d'e-mails pour les campagnes de marketing goutte à goutte et les newsletters en fonction des évènements dans ClickUp.
Vous pouvez par exemple attribuer des e-mails à des membres de votre équipe, collaborer sur les envois et les réponses, et déclencher des automatisations basées sur des champs personnalisés, des évènements clients et même le suivi des bogues. Les possibilités sont presque illimitées !
L'intégration de vos e-mails à ClickUp vous aide à :
- Gagnez du temps (plus besoin de passer d'un onglet à l'autre)
- Organisez vos communications
- Gardez une bonne visibilité sur vos discussions par e-mail
ClickUp prend actuellement en charge Outlook, IMAP, Office 365 et Gmail. Tous les e-mails que vous envoyez depuis ClickUp auront l'air d'avoir été envoyés directement depuis votre messagerie, sans adresse de transfert bizarre !
2. Créer des tâches à partir d'e-mails
Les fonctionnalités de gestion de projet par e-mail de ClickUp vous permettent de créer des tâches en envoyant ou en transférant des e-mails vers des listes dans ClickUp.
La tâche sera créée avec des détails tels que :
- Le nom de la tâche sera ajouté comme objet de votre e-mail.
- Le corps de l'e-mail sera ajouté en tant que description de la tâche.
- Attribuez des tâches à l'aide de balises telles que
, dans la ligne d'objet. Ajoutez autant de destinataires ou d'étiquettes que vous le souhaitez !, - Les pièces jointes contenues dans l'e-mail (y compris les images) seront automatiquement incluses en tant que pièces jointes à la tâche.
- Utilisez l'étiquette
dans la ligne d'objet pour ajouter tâche date limite
3. Commentez et joignez des pièces jointes
Vous souhaitez ajouter des informations supplémentaires ou une pièce jointe à une tâche existante ?
Envoyez ou transférez un e-mail vers cette tâche et le commentaire apparaîtra dans la tâche avec la pièce jointe.
Si vous vous posez des questions sur les images et les designs, ClickUp capture l'intégralité de l'e-mail HTML, afin que votre contenu soit aussi beau qu'à l'origine.
Ne vous inquiétez pas, graphistes, nous sommes là pour vous aider !
4. Répondre aux notifications
Le logiciel de gestion de projet par e-mail ClickUp vous permet de répondre aux notifications concernant les tâches ClickUp.
Il vous suffit de répondre à l'e-mail de notification avec l'identifiant associé à votre compte ClickUp et votre réponse sera ajoutée en tant que commentaire, accompagnée de toutes les pièces jointes.
N'est-ce pas pratique ? 😉
5. Automatisation du transfert d'e-mails
Si vous êtes très populaire et recevez des tonnes d'e-mails, vous pouvez gérer plusieurs projets en créant une règle d'automatisation du transfert d'e-mails.
Cette fonctionnalité crée automatiquement des tâches pour vous lorsqu'un nouvel e-mail arrive dans votre boîte de réception.
Après tout, Batman a mieux à faire que de traiter d'innombrables e-mails, n'est-ce pas ?
6. Intégrations Gmail et Outlook
N'oubliez pas que sans intégration à Gmail et Outlook, une application de gestion de projet par e-mail est tout simplement inutile.
Un peu comme Batman et Robin qui ne peuvent pas combattre les méchants sans leurs gadgets (et leurs costumes emblématiques, bien sûr).
C'est pourquoi ClickUp propose de puissantes intégrations Gmail et Outlook, qui facilitent grandement la gestion de projet par e-mail.
Vous pouvez :
- Créez des tâches depuis votre compte Gmail ou Outlook.
- Transformez instantanément vos e-mails en tâches
- Joindre des e-mails à des tâches
- Téléchargez automatiquement les pièces jointes des e-mails vers la tâche
7. Ajoutez des tâches où que vous soyez
ClickUp vous permet d'enregistrer facilement des tâches et des listes d'adresses dans votre carnet d'adresses. Ainsi, vous pouvez ajouter des tâches et des commentaires provenant d'e-mails à votre liste de tâches en un seul clic pendant votre pause café. 🍵
8. Une extension Chrome puissante
Vous souhaitez prendre le contrôle de votre boîte de réception ?
Utilisez la puissante extension Chrome de ClickUp !
L'extension vous permet de créer des tâches à partir d'e-mails et même de joindre des e-mails entiers en pièces jointes à des tâches.
Affichez, revenez en arrière ou téléchargez vos e-mails en toute simplicité !
Pour gérer efficacement vos projets et vos tâches, l'extension Chrome ClickUp vous permet également de :
- Suivez la durée des tâches
- Capturez, effectuez la modification en cours et joignez des captures d'écran en pièce jointe
- Capturez des sites Web et ajoutez-les aux tâches ou aux documents ClickUp.
Mais ce n'est pas tout ce que ClickUp vous réserve !
Outre un formidable forfait Free, ce logiciel de gestion de projet par e-mail offre également plusieurs autres fonctionnalités telles que :
- Plus de 50 automatisations de tâches: automatisez les tâches récurrentes et rationalisez votre flux de travail.
- Tableau de bord : créez votre propre tableau de bord de projet avec des personnalisations telles que des diagrammes de vélocité, de burnup, de burndown et de flux cumulatif, et partagez-le avec toute votre équipe.
- Cartes mentales: visualisez vos tâches et planifiez vos projets et vos idées en toute simplicité.
- Champs personnalisés : créez un champ personnalisé pour la création de contenu, le recrutement, l’équipe commerciale, etc.
- Modèles : utilisez un modèle prêt à l'emploi pour prendre de l'avance sur n'importe quel projet spécifique.
- Plusieurs vues: choisissez comment vous souhaitez afficher les projets à l'aide de vues telles que l'échéancier, la charge de travail, le tableau Kanban, etc.
- Statuts de tâches personnalisés : créez un statut de projet en fonction de vos besoins.
- Priorités des tâches : créez des priorités pour les tâches en fonction de leur urgence.
- Dépendances entre les tâches : aidez votre équipe à achever les tâches dans le bon ordre.
- Droits d'accès personnalisés: partagez votre environnement de travail ClickUp avec une partie prenante sans compromettre la confidentialité.
C'est comme être un enfant dans un magasin de bonbons : il y a tellement de fonctionnalités intéressantes à essayer !
Quels sont les avantages de la gestion de projet par e-mail ?
Outre le fait d'aider les équipes à communiquer et à travailler dans un espace centralisé, les logiciels de gestion de projet par e-mail présentent d'autres avantages, notamment :
1. Hub d'information centralisé
Les outils de gestion de projet par e-mail offrent aux équipes un espace où elles peuvent facilement accéder aux informations relatives aux projets et les stocker. Les membres de l'équipe, les tâches du projet et l'avancement... tout est stocké dans un espace centralisé.
Vous savez ce que cela signifie ?
Vous n'avez plus besoin de passer d'un million d'onglets à l'autre pour trouver ce dont vous avez besoin ! 😍
2. Courbe d'apprentissage minimale
Les outils de gestion de projet par e-mail sont faciles à utiliser, car ils ajoutent simplement une couche supplémentaire à votre boîte de réception d'origine.
Les membres de l'équipe peuvent s'adapter rapidement et l'intégration de l'outil dans votre flux de travail habituel ne prendra pas longtemps.
Vous souhaitez apprendre à mieux gérer vos flux de travail ? Consultez notre guide détaillé ici .
3. Simplifie la communication
Grâce à un logiciel de gestion de projet par e-mail, tous les membres de l'équipe et les chefs de projet bénéficieront d'un moyen de communication simplifié.
De plus, la plupart des outils de gestion de projet disposent de salles de discussion qui offrent aux équipes un espace plus personnalisé pour une communication efficace.
Les membres de l'équipe sont plus enclins à s'impliquer et à réagir dans cet environnement, et qui n'apprécie pas les bonnes vieilles émoticônes pour aider à faire passer son message ? 😁
4. Délégation efficace des tâches
Vous avez une tâche, vous avez une tâche, tout le monde a une tâche !
Grâce à la création et à l'attribution de tâches par e-mail, il y aura moins de confusion au sein de l'équipe, car les tâches de chacun seront parfaitement définies.
Plus besoin d'envoyer un e-mail à un membre de l'équipe et de mettre en copie la moitié de l'entreprise pour obtenir des informations sur l'avancement d'une tâche.
Il vous suffit d'ouvrir votre application de gestion de projet pour suivre la progression de vos projets !
5. Gain de temps
Grâce aux logiciels de gestion de projet par e-mail, vous n'avez plus besoin de faire appel à votre Dr Evil intérieur pour trouver des moyens de détruire cette longue chaîne d'e-mails !
Comment ?
Les outils de gestion de projet vous font gagner du temps en vous évitant les longues chaînes d'e-mails, les traces papier et le tri des documents.
Comme tous les documents liés à l'entreprise et aux projets sont stockés au même endroit, votre équipe projet n'aura plus à passer des heures à effectuer des tâches administratives ; youpi ! 🥳
Conclusion
Vous pouvez bien sûr continuer à utiliser votre boîte de réception traditionnelle, mais celle-ci ne vous offre pas de hub de données centralisé ni la possibilité de suivre les tâches, la progression et les échéances.
Cependant, avec le bon outil de gestion de projet par e-mail, vous pourrez faire cela et bien plus encore.
Si vous recherchez l'outil de gestion de projet par e-mail ultime pour faire passer votre gestion des tâches au niveau supérieur, ne cherchez pas plus loin que ClickUp.
Grâce à des fonctionnalités allant de l'intégration des e-mails à la création automatisée de tâches, ClickUp aide les équipes à gérer facilement même les projets les plus difficiles.
Obtenez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui et exploitez toute la puissance de la gestion de projet par e-mail !
