Dans le monde dynamique des entreprises d'aujourd'hui, la collaboration entre les équipes joue un rôle essentiel dans la réussite. Elle alimente l'innovation, favorise la diversité dans la résolution des problèmes et encourage le partage des connaissances et des compétences.
Chez ClickUp, nous pensons que le travail d'équipe n'est pas qu'une question d'efficacité le travail en commun la collaboration, c'est utiliser les différents atouts de chaque membre de l'équipe pour atteindre des objectifs partagés. Dans ce blog, nous allons nous pencher sur les nuances de la collaboration en équipe, en explorant son impact sur la productivité et en proposant des idées pour optimiser vos efforts de collaboration.
Que vous soyez une start-up ou une organisation bien établie, comprendre l'importance des équipes collaboratives peut vous donner un avantage compétitif sur vos concurrents.
C'est parti !
Qu'est-ce que la collaboration au sein d'une équipe ?
Une collaboration d'équipe réussie se produit lorsque des équipes de deux personnes ou plus travaillent ensemble pour atteindre un objectif commun. Ce processus nécessite un niveau élevé de communication, de confiance et de respect entre chaque membre de l'équipe. Et lorsqu'il est bien fait, il permet d'obtenir des résultats tout à fait étonnants.
Avantages d'une collaboration efficace au sein d'une équipe
Un sondage de l'université de Queens a révélé que 75 % des employés pensent que la collaboration est essentielle sur le lieu de travail. Mais seulement 39 % d'entre eux pensent que leur entreprise ne collabore pas suffisamment.
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Types de collaboration d'équipe
- Collaboration asynchrone : Dans ce type de collaboration d'équipe, les membres travaillent sur des tâches différentes et communiquent à des moments différents, soit par e-mail, soit par des systèmes de discussion ou d'autres plateformes de messagerie. La collaboration asynchrone permet d'obtenir des résultats plus efficaces tout en offrant une plus grande flexibilité pour s'adapter aux différents horaires de travail.
- Collaboration synchrone : On parle de collaboration synchrone lorsque les membres de l'équipe travaillent ensemble en temps réel et communiquent virtuellement en direct. Il faut que tout le monde soit en ligne en même temps pour discuter de sujets, partager des idées ou achever un projet. Ce type de collaboration permet une prise de décision plus efficace et peut également contribuer à créer des relations entre les membres de l'équipe.
- Collaboration transversale : La collaboration interfonctionnelle consiste à faire travailler ensemble des membres de l'équipe issus de différents secteurs de l'organisation pour atteindre un objectif. Ce type de collaboration permet d'utiliser des perspectives et des compétences différentes, ce qui peut conduire à des solutions plus innovantes et créatives.
- Collaboration parallèle : On parle de collaboration parallèle lorsque deux équipes ou plus travaillent sur des tâches qui sont liées mais qui requièrent des compétences distinctes ou qui ont des objectifs différents. Ce type de collaboration peut contribuer à diviser la charge de travail et à rendre une tâche plus facile à achever pour les équipes.
- Collaboration hybride : La collaboration hybride combine des éléments de la collaboration asynchrone et de la collaboration synchrone, ce qui permet aux équipes de travailler ensemble en temps réel tout en laissant aux membres la liberté de gérer leur propre emploi du temps. Il s'agit d'une approche efficace lorsque les équipes ont besoin de collaborer sur des tâches tout en étant flexibles au niveau de leur emploi du temps.
- Collaboration hors ligne : On parle de collaboration hors ligne lorsque les équipes travaillent ensemble sans recourir à la technologie, en s'appuyant plutôt sur des réunions physiques et des ateliers pour développer des idées et trouver des solutions. Ce type de collaboration peut contribuer à créer une expérience collective au sein de l'équipe tout en favorisant l'établissement de relations solides entre les membres.
10 Stratégies de collaboration d'équipe
1. Utiliser un logiciel de collaboration d'équipe
Vous aurez besoin d'un logiciel de outil de collaboration d'équipe de premier ordre pour passer à la vitesse supérieure. Heureusement, ClickUp est l'outil qu'il vous faut pour le faire. Découvrez ces ressources et fonctionnalités pour gérer votre travail d'équipe .
Pour commencer, consultez ce document pratique Didacticiel de démarrage qui présente tout ce que vous devez savoir sur ClickUp.
Voici un bref aperçu des fonctionnalités clés de ClickUp en matière de collaboration :
- Hiérarchie **La façon dont vous créez vos Espaces, Dossiers et Listes est la première étape pour stimuler la collaboration au sein de l'équipe
- Projets et listes : Les autres plateformes n'offrent pas l'organisation nécessaire à un travail de qualité. Bien sûr, vous pouvez commencer dans un bon endroit, mais au fur et à mesure que vos tâches augmentent, les choses deviennent incontrôlables. Les Projets et les Listes vous donnent plus de flexibilité et de contrôle sur la façon de faire votre travail
- Checklists and Templates (listes de contrôle et modèles) : Ne manquez jamais une étape d'une tâche et accomplissez-la une par une. Cette méthode fonctionne bien pour les tâches comportant plusieurs étapes qui doivent être faites par différentes personnes de votre équipe. Vous pouvez également enregistrer les checklists en tant que modèles pour les réutiliser à l'infini
- Assignés multiples : La collaboration est synonyme de travail en commun ! Et parfois, il faut plus d'une personne pour terminer une tâche. Avec ClickUp, vous pouvez toujours assigner une tâche à plus d'une personne, et mêmeassigner des commentaires *ClickUp Bloc-notes : Jot down reminders andéléments d'action que vous souhaitez partager avec d'autres plus tard
2. Constituer des équipes interfonctionnelles
Traditionnellement, la plupart des équipes adoptent une approche de chaîne de montage, chaque travailleur contribuant aux tâches qui lui sont assignées dans la chaîne de production.
Mais il y a une autre façon de procéder : Combiner les membres de l'équipe ayant des compétences, des talents et des intérêts différents afin qu'ils puissent travailler ensemble pour créer un produit plus rapidement.
La beauté de les équipes interfonctionnelles est qu'elles peuvent s'attaquer à un problème particulier avec plus d'efficacité et moins d'étapes intermédiaires. Si l'on ajoute à cela l'automatisation, des fonctionnalités telles que le Suivi des objectifs dans ClickUp et vous êtes prêt pour les courses.
3. Se concentrer sur l'efficacité de l'équipe
Qu'est-ce qui fait une équipe efficace ? Que vous pensiez qu'il s'agit d'une question de culture ou de la définition de meilleurs objectifs, voici quelques moyens rapides d'améliorer l'efficacité de votre équipe :
- Envoyez une note d'encouragement si quelque chose ne se passe pas comme prévu
- Soulignez ce qui va bien plutôt que les échecs de l'équipe
- Planifiez une réunion d'équipesession de brainstorming pour ce problème persistant
- Utilisez votreoutil de gestion de projet* Demandez à vos chefs d'équipe de vous faire part de leurs commentaires
- Fixer des objectifs personnels et de travail clairs
4. Organiser des réunions ciblées
Nous avons tous assisté à des réunions qui ne semblaient pas en valoir la peine et dont on ne voyait pas la fin. En fait, il se peut que vous ne sachiez même pas quel était le but de la réunion.
Cela se produit plus souvent que la plupart d'entre nous ne le souhaiteraient, ce qui érode l'efficacité des réunions le moral de l'équipe et les niveaux d'énergie. En bref : ne gaspillez pas l'énergie de votre équipe avec des propos inutiles. Optimisez vos réunions.
Ressources connexes :
- 12 conseils pour le forfait d'une réunion
- Gérez vos réunions avec ClickUp
- Comment utiliser ClickUp pour les agendas
- Comment organiser de bonnes réunions de lancement ?
5. Donner la priorité à l'inspiration de l'équipe
Alors que votre équipe peut être impatiente de rayer des tâches de sa liste et d'écouter les commentaires de ses managers un jour, elle peut très bien arriver au travail sans aucune inspiration le lendemain.
À faire ? Envisagez d'utiliser la gamification comme moyen de maintenir la motivation des membres de l'équipe. Par exemple, en récompensant les points de karma aux membres de l'équipe, qu'ils peuvent cumuler et échanger contre des prix intéressants.
Si vous voulez aller plus loin, trouvez des moyens créatifs d'encourager le repos pour réduire l'épuisement professionnel. Votre équipe vous remerciera et sera mieux armée pour collaborer à long terme.
6. Définir des paramètres d'équipe pour améliorer les performances de l'équipe
À quelles normes votre équipe doit-elle se conformer pour créer une meilleure culture de collaboration ?
Quelles règles d'engagement vos dirigeants devraient-ils utiliser avec vos employés ? Normes d'équipe ne sont que le premier ensemble de paramètres pour les la bienséance sur le lieu de travail .
Cela permet à chaque membre de l'équipe de faire avancer les projets lorsque les choses ne se passent pas comme prévu.
7. Utiliser la bonne combinaison d'outils de collaboration d'équipe
Ne passez pas à côté des tonnes d'outils logiciels étonnants spécialement conçus pour rendre le travail plus rapide et plus facile. Pour commencer, ce outils de collaboration la liste des outils de collaboration vous sera utile. Elle contient tout ce dont une équipe de collaboration peut avoir besoin. Même si votre équipe a déjà une longueur d'avance, vous trouverez certainement quelque chose pour vous aider.
Vous en voulez encore plus ? Consultez ces outils numériques et analogiques pour vous aider à vous organiser.
Bonus: Best Buddy Movies for Teamwork_ (Les meilleurs films de copains pour le travail d'équipe)
8. Ajouter des modèles réutilisables à votre flux de travail
Si vous demandez à votre équipe de faire des tâches similaires tous les jours, toutes les semaines ou tous les mois, il est temps de stocker les détails, les informations et les checklists dans un modèle réutilisable . Heureusement, il existe un modèle Modèle ClickUp pour chaque type de cas d'utilisation !
Poussez vos modèles un peu plus loin et connectez vos tâches à des dates d'échéance récurrentes et vous obtiendrez également un rappel. Sans conteste, les modèles font gagner du temps et épargnez à votre équipe l'inévitable travail qui accompagne la collaboration.
9. Améliorez la communication au sein de votre équipe
Il n'est jamais mauvais d'être préparé avec des moyens de communiquer avec votre équipe plus efficacement.
Sans la mise en œuvre d'une meilleure stratégies de communication vous serez forcément confronté à des problèmes qui se répercuteront sur d'autres domaines de travail :
- Non-respect des délais
- L'abandon de tâches
- Demander du temps supplémentaire
- Demander des congés
Pensez à être constant dans vos réunions avec votre équipe, qu'elles soient communes ou individuelles. C'est un moyen de rester au courant de ce qui se passe d'un point de vue individuel et collectif.
10. Cassez vos plus gros silos
Le cloisonnement est le plus grand obstacle auquel se heurte une équipe collaborative.
À moins que vous ne souhaitiez encourager la prise de mauvaises décisions, réduire la visibilité des projets et rendre le travail plus pénible qu'il ne devrait l'être, il est essentiel de faire le travail de décloisonnement de la productivité de l'équipe pour que celle-ci soit durablement productive.
Voici ce que vous pouvez faire :
- Définir des objectifs partagés et les rendre super visibles pour chaque membre de votre équipe
- Définir des modèles de processus et de systèmes qui sont utilisés en permanence
- Renforcer la responsabilité de l'équipe en ce qui concerne le partage de la progression et des données
- Unifiez toutes les données et l'historique de vos projets sur une seule plateforme accessible
- Encouragez la visibilité à l'aide d'outils orientés vers les groupes
Outils de collaboration d'équipe
La première étape pour créer un environnement de travail collaboratif ? S'assurer que l'on dispose des bons outils de collaboration.
Voici quelques-uns des outils indispensables : Outil de gestion de projet collaboratif : A outil de gestion de projet comme ClickUp aide votre équipe à suivre les tâches, les délais et la progression tout en centralisant tout ce dont elle a besoin pour faire avancer un projet.
Outil de discussion d'équipe: Les outils de discussion comme Slack sont essentiels pour garder les membres individuels de l'équipe connectés et faciliter la communication. Bien qu'un chef d'équipe puisse également utiliser les fonctionnalités de discussion intégrées que de nombreux outils comme ClickUp fournissent.
Outil de partage de fichiers: A outil de partage de fichiers comme Google Drive permet à toute votre équipe de partager rapidement et facilement des documents clés, des images et d'autres fichiers. C'est pourquoi ClickUp Documents est une fonctionnalité géniale qui permet de centraliser les documents, d'y assigner des tâches et de les partager facilement avec les membres de votre équipe.
Outil de vidéoconférence: Un outil de vidéoconférence tel que Zoom permet à votre équipe de rester connectée même lorsqu'elle travaille à distance et dans des fuseaux horaires différents.
Tableau blanc numérique: Le Tableau blanc ClickUp permet aux équipes de disposer de toutes les informations nécessaires à l'élaboration d'un plan d'action outils de collaboration visuelle qu'ils utiliseraient pour faire du brainstorming, affiner leurs projets et trouver leurs meilleures idées.
Créez la toile parfaite pour les idées et les flux de travail de l'équipe avec ClickUp Tableaux blancs
Collaboration d'équipe sur site ou à distance
Collaboration d'équipe sur site
La collaboration sur site se déroule différemment de la collaboration à distance collaboration à distance même si l'objectif reste le même. Voici quelques conseils qui vous aideront à améliorer vos sessions de collaboration sur site.
Éliminez les obstacles
Si l'objectif est d'améliorer la collaboration au sein de l'équipe, vous ne pourrez pas aller trop loin sans prendre le temps d'éliminer les obstacles qui pourraient se dresser sur votre route. Cela signifie que vous devez fournir à votre équipe le meilleur logiciel de collaboration d'équipe afin qu'elle puisse se connecter, modifier, questionner et enregistrer des idées.
Par exemple, les fonctionnalités qui éliminent les obstacles dans un outil de collaboration comme ClickUp sont les suivantes :
- Des outils de création de documents intégrés pour mapper les processus et les échéanciers
- Des rappels automatisés pour s'assurer que les équipes communiquent dans les délais impartis
- Des fonctionnalités de suivi du temps pour obtenir un aperçu général du temps passé par votre équipe
- Des outils de création de formulaires personnalisés pour la collecte et l'organisation des idées
Créer des formulaires personnalisés Formulaires dans ClickUp pour recueillir des commentaires et transformer les réponses aux sondages en tâches exploitables
Créer une culture de collaboration
Pour favoriser un environnement dans lequel les gens se sentent à l'aise pour travailler ensemble et partager leurs idées, il faut donner le paramètre. Une façon de le faire est d'organiser régulièrement des réunions d'équipe auxquelles les responsables encouragent tout le monde à participer.
Vous pouvez également créer un canal de discussion d'équipe où les gens peuvent librement poser des questions et partager des idées pendant leur temps libre.
Bonus: Activités de construction d'équipe !
Renforcer la communication ouverte
Il s'agit de créer un environnement dans lequel les gens se sentent à l'aise pour exprimer leurs opinions, leurs idées, leurs réfutations et leurs doutes sur tout ce qui doit être discuté.
Les discussions, les documents, l'attribution des rôles, les tâches, l'historique des annotations et les formulaires contribuent tous à créer un environnement de communication ouvert processus de communication continu .
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Rationalisez la communication au sein de l'équipe grâce à des canaux de discussion en temps réel dans ClickUp
Collaboration d'équipe à distance
La collaboration sur site était le moyen traditionnel de faire avancer les projets et de prendre de meilleures décisions. Mais aujourd'hui, le travail télétravail est aujourd'hui la nouvelle norme pour de nombreuses équipes.
C'est pourquoi il est important de trouver des solutions fiables pour le travail à distance fiables pour que les équipes à distance puissent communiquer aussi efficacement que si elles se trouvaient au bureau pour échanger des idées en face à face.
Voici comment encourager les membres de l'équipe à collaborer de manière productive.
Mettez tous les membres de l'équipe au courant
Lorsque tous les membres de l'équipe sont au courant de la les objectifs de l'équipe il y a plus de chances qu'ils restent alignés et qu'ils atteignent leurs jalons dans les délais prévus. Assurez-vous que tout le monde est sur la même page en organisant régulièrement des réunions d'équipe (virtuelles, bien sûr) et en maintenant la communication ouverte.
Promouvoir la transparence
Encouragez la transparence en paramétrant une "fontaine à eau" virtuelle où les membres de l'équipe peuvent discuter en toute décontraction. Vous pouvez également organiser des réunions régulières au cours desquelles chacun peut partager son travail par le biais d'une discussion en direct sur Zoom. Les questions de cadence ici. Bien qu'il ne soit pas nécessaire d'encombrer votre équipe avec des tonnes de réunions Zoom, vous pouvez programmer une réunion récurrente toutes les quelques semaines, au cours de laquelle les équipes peuvent partager leurs commentaires de manière constructive.
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Centraliser, centraliser, centraliser
Le cloisonnement des ressources d'une équipe est la pire des choses. Les informations se perdent dans la masse et la visibilité est introuvable. Mais il existe un certain nombre d'outils formidables, comme ClickUp, qui aident les équipes à distance à rester connectées et qui centralisent à la fois les outils et les ressources dont les équipes à distance ont besoin pour mener à bien leurs projets.
Encourager l'interaction sociale
Ce n'est pas parce que votre équipe est à distance qu'elle ne peut pas avoir de contacts sociaux. En fait, l'interaction sociale peut être un excellent moyen d'encourager la collaboration.
Organisez des happy hours ou des pauses café virtuelles, ou mettez en place un club de lecture virtuel où les membres de l'équipe peuvent discuter de ce qu'ils lisent.
Célébrez les réussites en commun
Lorsque votre équipe atteint un objectif, veillez à le célébrer ensemble. Les membres de l'équipe auront ainsi l'impression de faire partie d'une unité cohérente et seront encouragés à travailler ensemble en vue de futures réussites.
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ClickUp : Le meilleur outil pour les équipes collaboratives
Celui qui a dit qu'une collaboration réussie entre équipes était difficile n'a probablement pas lu ce guide. Je plaisante, en grande partie. Mais le verdict est tombé : La collaboration en équipe est possible et peut être productive. D'autant plus si vous disposez des bons outils.
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