Les processus prennent vie grâce aux flux de travail. Mais parfois, ces processus sont si complexes ou ont une telle ampleur que leur gestion n'est pas une mince affaire.
D'autres fois, les gestionnaires de projet manquent d'expérience pour voir à travers un océan de tâches. Ils ne savent plus très bien ce que les équipes doivent faire et bloquent ou s'empressent de prendre les décisions les moins favorables.
C'est pourquoi la gestion des processus - et des projets - est essentielle et plutôt difficile à la fois ! Heureusement, vous pouvez compter sur la gestion du flux de travail pour éviter le chaos absolu.
Ce blog est notre part de contribution à votre voyage de flux de travail de la gestion des flux de travail. Vous apprendrez ce qu'est la gestion du flux de travail, les outils dont vous avez besoin et les modèles pour créer vos propres flux de travail personnalisés.
C'est parti !
(en anglais)
Qu'est-ce que la gestion du flux de travail ?
La gestion du flux de travail est le processus de création et d'optimisation des flux de travail et aide à coordonner le travail dans le but ultime d'augmenter la productivité de l'entreprise l'efficacité des équipes .
Maintenant, un flux de travail représente un processus (ou une partie d'un processus), qui est une séquence de tâches. Ces tâches sont exécutées par un ou plusieurs rôles afin de produire un résultat et d'atteindre ainsi un objectif, tel que la réalisation d'une jalon du projet .
Visuellement, la gestion du flux de travail ressemble à un diagramme ou à un organigramme en termes de méthode de gestion de projet. Mais voici un extrait d'une description textuelle concise d'un flux de travail :
- Processus: recrutement des employés
- Objectif: engager des employés qui répondent à un besoin spécifique
- Tâches: Créer une description de poste, rechercher des talents,suivre les candidatsentretiens
Après avoir créé des flux de travail, nous vous recommandons de les mettre en œuvre avec l'assistance de d'un logiciel de gestion des flux de travail . Différents types de logiciels de gestion de projet aide automatisation des flux de travail et donc de les gérer plus facilement.
Et c'est ce qui vous permet de contrôler les performances de vos processus d'entreprise. Mais ne vous y trompez pas : La gestion des flux de travail et les la gestion des processus d'entreprise ne sont pas les mêmes. Voici la différence entre les flux de travail et les processus d'entreprise :
- La gestion des flux de travail est un sous-ensemble de la gestion des processus d'entreprise. Elle organise le comportement des personnes en établissant des instructions qu'elles doivent suivre pour exécuter des tâches.
- Gestion des processus d'entreprise est une approche de plus haut niveau qui permet d'orchestrer les processus d'une entrepriseprocessus d'entreprise àaméliorer l'efficacité opérationnelle.
Types de gestion du flux de travail
Les flux de travail appartiennent à l'une de ces catégories :
Flux de travail séquentiels
Comme son nom l'indique, un flux de travail séquentiel est un diagramme comportant une séquence de tâches. Le processus avance d'une tâche à l'autre. La fonctionnalité distinctive de ce flux de travail est toutefois la dépendance des tâches. Cela signifie que le processus ne passe pas d'une tâche à l'autre avant que la tâche en cours ne soit achevée. Il n'y a donc pas de va-et-vient.
EXEMPLE DE CE FLUX DE TRAVAIL Prenons l'exemple d'une chaîne de production les processus de fabrication car ils ne permettent pas au produit de revenir aux stations précédentes. Le travail se fait comme une rivière à sens unique.
Flux de travail par machine d'État
Contrairement aux flux de travail séquentiels, les flux de travail par machine à états peuvent circuler dans les deux sens. Ils s'articulent autour du concept d'"état" plutôt que de "tâche" En d'autres termes, le processus passe d'un état à un autre, et non d'une tâche à la suivante. Il s'agit de processus pilotés par des évènements, ce qui signifie qu'ils passent à un état lorsque quelque chose - pas nécessairement l'achèvement d'une tâche - se produit.
EXEMPLE DE CE FLUX DE TRAVAIL Pensez à un flux de travail pour les médias sociaux . Il contient des tâches d'examen du contenu dont le résultat peut être l'envoi de contenu aux auteurs pour qu'ils les modifient. Un autre exemple est un flux de travail agile . Par exemple, un logiciel basé sur Scrum.. projet de développement logiciel basé sur Scrum exige l'acceptation du produit par l'utilisateur à un certain moment. Et cela pourrait empêcher le processus d'avancer à ce moment-là.
Flux de travail basés sur des règles
À l'instar d'un processus séquentiel, ce flux de travail est associé à un ensemble de règles qui dictent l'exécution du processus, et voilà ! Vous avez créé un système de gestion de flux de travail basé sur des règles.
Ces règles sont des conditions "si, alors", qui ont le potentiel d'être des flux de travail automatisés. Elles expriment des alternatives qui configurent le flux du processus. Par conséquent, le processus progresse non seulement en achevant des tâches, mais aussi en sélectionnant des alternatives.
EXEMPLE DE CE FLUX DE TRAVAIL Imaginez que vous prépariez un plat dans un food truck, en considérant que le client peut choisir la viande, la sauce et la garniture qu'il souhaite.
Find a few exemples de flux de travail dans ce blog et voyez quels sont les meilleurs outils de gestion de flux de travail qui pourraient vous convenir!
Pourquoi la gestion du flux de travail est-elle importante ?
Vous savez déjà que la gestion des flux de travail augmente l'efficacité des équipes. Mais si nous devions décomposer les avantages de la gestion des flux de travail, voici notre liste :
Processus rationalisés
En représentant - ou en modélisant - les processus par des flux de travail, vous devenez capable de les repérer :
- les tâches inutiles que vous devez éliminer
- les tâches répétables que vous devez réduire à une seule tâche
Sinon, elles gaspilleront le temps et les efforts de votre équipe et, en fin de compte, votre productivité.
C'est pourquoi vous ne pouvez pas vous permettre les allers-retours inutiles qui créent des processus répétitifs. La gestion du flux de travail est optimale lorsque vous rationaliser le processus ou mettre en œuvre l'automatisation du flux de travail .
Réduction du travail manuel et des erreurs humaines
Avec les processus manuels, en particulier ceux qui sont conservés dans une feuille de calcul, tout est constamment mis à jour, ce qui laisse beaucoup de place à l'erreur ou aux entrées en double. Une bonne gestion du flux de travail permet d'éviter les pertes de temps !
Le meilleur processus de gestion du flux de travail est résolu par des flux de travail automatisés. Au lieu d'utiliser des feuilles de calcul, gardez automatiquement le contrôle des tâches de vos équipes grâce à des déclencheurs d'automatisation de flux de travail permettant d'affecter une personne, de modifier la priorité ou de laisser un commentaire, en supprimant vos processus manuels.
Déclencher automatiquement des résultats lorsqu'une action a lieu comme "lorsque le statut change", un modèle est appliqué à une tâche afin qu'aucune information ne soit perdue lors des transferts de clients
Meilleure transparence et responsabilité
S'il est une chose que les logiciels de gestion du flux de travail apportent à la Tableur, c'est bien toute une série de données sur les processus. Vous pouvez ainsi savoir qui est en retard, qui respecte le rythme ou qui travaillera sur la tâche suivante dans le cadre de votre flux de travail.
Grâce aux données de processus ci-dessus, le manager est en mesure de vérifier la progression du travail de son équipe. Grâce à ces informations, il peut identifier les éventuels obstacles dans le flux de travail.
En outre, comme chaque tâche a des assignés, votre système de gestion du flux de travail permet au gestionnaire de projet de tenir chaque membre de l'équipe compte des résultats obtenus.
La vue Charge de travail de ClickUp donne un aperçu des indicateurs de votre projet afin d'avoir une étape d'avance
Communication efficace
Grâce à la visibilité sur le travail de chacun, les membres de l'équipe comprennent mieux et plus rapidement les préoccupations des autres. Il s'agit là d'une étape importante vers une communication et une gestion du flux de travail efficaces.
De plus, les membres de l'équipe ne se sentent pas anxieux de savoir ce qu'ils sont censés faire ensuite lorsqu'ils peuvent le voir dans un outil de gestion de projet. Évitez à votre équipe de se perdre en conjectures sur les tâches ou les bugs abonnés à traiter. Les attributions de tâches se trouvent dans le système de gestion du flux de travail pour qu'ils puissent les vérifier.
Dessinez des connexions et reliez des objets entre eux pour créer des feuilles de route ou des flux de travail à partir de vos idées avec votre équipe dans ClickUp Tableaux blancs
Évolutivité facile et disponibilité accrue des ressources
Imaginez un processus générique d'intégration des employés automatisé par un système de gestion des flux de travail. Chaque fois qu'un nouvel employé achève une tâche d'intégration, le système le guide automatiquement vers la tâche suivante du processus.
À présent, imaginez le casse-tête que représenterait pour le gestionnaire de projet le fait de faire cela manuellement pour chaque nouvel employé. Et imaginez à quoi cela ressemblerait si l'entreprise devait intégrer des dizaines d'employés chaque mois. Voilà comment la gestion du flux de travail assiste l'évolutivité.
En outre, dans les flux de travail automatisés, les tâches ne dépendent pas entièrement d'une personne en particulier. Par exemple, le gestionnaire de projet n'a pas besoin de faire appel à son responsable des ressources humaines pour l'intégration de chaque employé. Au lieu de cela, le flux de travail logiciel d'automatisation fera le travail, libérant le personnel et d'autres ressources pour des tâches qui dépendent de leur contribution.
Le logiciel de flux de travail de ClickUp facilite la gestion de projet pour traiter des quantités massives de tâches répétitives
5 conseils pour la gestion du flux de travail
Si nous devions partager avec vous nos secrets pour gérer les flux de travail, voici ceux que nous partagerions :
1. Utiliser un logiciel de gestion du flux de travail
Les systèmes de gestion des flux de travail permettent d'automatiser et de gérer plusieurs flux de travail sans effort. Mais il y a tellement de applications de flux de travail que vous devez savoir ce qu'il faut rechercher dans un outil de flux de travail. Et c'est pourquoi nous avons mis en place cette liste de fonctionnalités incontournables pour vous :
- Flux de travail automatisation: pour exécuter des tâches répétitives automatiquement car quel serait l'intérêt de mettre en place des flux de travail avec un logiciel autre que celui-là ? Exemple : rappeler automatiquement à un assigné la date d'échéance d'une tâche en approche
- Suivi des échéances: pour contrôler les échéancesles livrables d'un projet et d'effectuer des actions sur les dates d'échéance, comme filtrer les tâches en fonction de leur date de livraison, ou glisser-déposer des tâches dans un échéancier pour ajuster les échéances
- Gestion de la performance: pour surveiller la productivité de votre équipe et la qualité de votre travaill'efficacité des processus. Mon travail consiste à créer des rapports et des données sur les processus, comme les tâches achevées ou le nombre total de tâches travaillées par membre de l'équipe
- Statuts de tâche personnalisés: que vous pouvez créer et configurer pour répondre à vos besoins. Par instance, un statut "Test" n'a pas de sens dans une opération de gestion de flux de travail d'embauche, mais il en a un dans une opération de gestion de flux de travail d'embauchele développement de logiciels.
- Intégrations : pour gérer le travail sur diverses plates-formes, comme des logiciels tiers pour la communication,le partage de fichiers et le stockagela gestion des horaires,suivi du tempset la vidéo conférence. Exemple : organiser une conférence téléphonique à partir d'un outil de gestion du flux de travail pour discuter des détails d'un projet avecdes équipes à distance
Utilisez la vue Gantt Chart dans ClickUp pour planifier des tâches en cours, suivre la progression du projet, gérer les délais et les goulets d'étranglement
Check out ClickUp , notre outil de gestion de projet qui excelle dans l'automatisation des flux de travail!
2. Employer des modèles de tâches et de flux de travail
Imaginez à quel point il serait fastidieux et inefficace de créer et d'assigner la même tâche encore et encore. Au lieu de cela, vous devez sélectionner un logiciel de gestion du flux de travail qui vous permet de :
- Créer une tâche à partir d'un modèle
- Charger une tâche à partir d'un modèle
- D'ajouter des étapes à une tâche à partir d'un modèle
- D'enregistrer une tâche en tant que modèle (ou de créer vos propres modèles de tâches)
Mais ce n'est pas tout ce que vous aurez à faire avec les modèles dans un logiciel de gestion du flux de travail. Vous devez avoir la possibilité de créer votre propre modèle de flux de travail. Voici un exemple de Modèle de diagramme de flux de ClickUp. /$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/08/ClickUp-Process-Flow-Chart-Template.png Modèle de diagramme de flux du processus ClickUp /$$img/
Utilisez le Tableau blanc ClickUp pour construire, lier, assigner des tâches ou laisser des commentaires dans votre flux de travail
C'est un modèle d'organigramme contenant les éléments graphiques dont vous avez besoin pour représenter n'importe quel processus. À droite, vous pouvez voir un processus d'embauche. Notez le flux du processus d'un couloir à l'autre . Chaque couloir symbolise un intervenant et ses responsabilités dans le processus.
Télécharger le modèle
3. Paramétrer les dépendances du projet
Un logiciel de gestion du flux de travail n'est pas efficace sans les dépendances du projet . Par instance, les tâches peuvent dépendre les unes des autres et des documents. Assurez-vous que l'outil que vous sélectionnez peut relier des tâches liées d'une manière ou d'une autre.
Dans le cas contraire, vous ne pourrez pas relier les commandes aux clients ou aux documents rapports de bug aux utilisateurs. Votre logiciel de gestion du flux de travail doit définir la commande correcte entre les tâches. Les dépendances de la gestion du flux de travail comprennent :
- Dépendances d'attente : pointant vers les tâches qui doivent être achevées avant que la tâche en cours ne démarre
- Les dépendances de blocage : pour les tâches qui ne peuvent pas démarrer tant que la tâche en cours n'est pas terminée
- Dépendances de liaison : pour connecter les tâches qui sont liées les unes aux autres mais qui ne dépendent pas les unes des autres
Reprogrammer les dépendances pour visualiser l'impact des changements de date d'échéance sur les tâches dans la vue Gantt de ClickUp
4. Vérifier la progression avec un diagramme de Gantt
Pour suivre avec précision la progression des systèmes de gestion du flux de travail, rien de tel qu'un bon vieux diagramme de Gantt. Il s'agit d'un instrument qui présente visuellement le forfait de votre produit sous la forme d'un échéancier du projet . Et c'est un outil tellement polyvalent que vous pouvez faire tout cela avec un simple Vue diagramme Gantt dans votre logiciel de gestion du flux de travail comme :
- Planifier des tâches et les replanifier automatiquement par glisser-déposer
- Lier les tâches par le biais de dépendances
- Trier etclasser les tâches par ordre de priorité* Mettre en évidence les goulets d'étranglement potentiels dans le flux de travail
- Obtenir des pourcentages de progression
5. Assistance à la planification du sprint
Créez un backlog détaillé avec ce modèle Agile Scrum simple et démarrez immédiatement
Ce dernier conseil met en lumière un modèle de flux de travail qui pourrait vous être utile. Il s'agit du modèle Modèle de gestion ClickUp Agile Scrum . Et les logiciels de gestion du flux de travail qui intègrent un tel modèle ont une grande étape d'avance sur les autres.
Parce que vous commencez votre le forfait de printemps réunions en créant des sprints à partir d'un modèle est un poids en moins sur vos épaules. En outre, comme le diagramme Gantt est une vue du flux de travail, il contient des données provenant du flux de travail lui-même, telles que les tâches.
C'est pourquoi il est important d'utiliser le meilleur logiciel de gestion de flux de travail avec des vues Gantt personnalisées, faciles à lire et à modifier.
Télécharger ce modèle
Modèles de gestion du flux de travail en prime
- Modèle de carte mentale de ClickUp
- Modèles de flux de travail
- Modèles de feuilles de route de projet
- Modèles de flux de travail agile
Mon travail avec la gestion du flux de travail
La gestion du flux de travail est très efficace pour permettre à votre équipe d'atteindre des niveaux de productivité insensés. Mais sans le logiciel de flux de travail, les processus de gestion de projet pour les tâches, les ressources de l'équipe et les disponibilités actuelles deviennent encore plus difficiles.
Si vous utilisez le bon outil de gestion de flux de travail, la gestion de projet devient beaucoup plus facile. Heureusement, ClickUp fournit une tonne de personnalisations et de modèles d'automatisation pour faciliter la gestion de votre flux de travail.
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