Les processus prennent vie grâce aux flux de travail. Mais parfois, ces processus sont si complexes ou d'une telle ampleur que leur gestion n'est pas une mince affaire.
Parfois, les chefs de projet manquent d'expérience pour mener à bien une multitude de tâches. Ils ne savent pas quoi faire ensuite et bloquent ou prennent des décisions précipitées et peu judicieuses.
C'est pourquoi la gestion des processus et des projets est à la fois essentielle et très difficile ! Heureusement, vous pouvez compter sur la gestion des flux de travail pour éviter le chaos total.
Ce blog est notre partage de contribution à votre parcours dans la gestion des flux de travail. Vous apprendrez ce qu'est la gestion des flux de travail, les outils dont vous avez besoin et les modèles pour créer vos propres flux de travail personnalisés.
C'est parti !
Qu'est-ce que la gestion des flux de travail ?
La gestion des flux de travail consiste à créer et à optimiser les flux de travail. Elle aide à coordonner le travail dans le but ultime d'améliorer l'efficacité des équipes.
Un flux de travail représente un processus (ou une partie d'un processus), qui est une séquence de tâches. Ces tâches sont effectuées par un ou plusieurs rôles afin de produire un résultat et d'atteindre ainsi un objectif, tel que la réalisation d'un jalon important d'un projet.
Visuellement, la gestion des flux de travail ressemble à un diagramme ou à un organigramme en termes de méthode de gestion de projet. Mais voici un extrait d'une description textuelle concise d'un flux de travail :
- Processus : recrutement des employés
- Objectif : recruter des employés qui répondent à un besoin spécifique.
- Tâches : rédiger une description de poste, rechercher des talents, effectuer le suivi des candidatures, mener des entretiens.
Après avoir créé des flux de travail, nous vous recommandons de les mettre en œuvre à l'aide d'un logiciel de gestion des flux de travail. Il existe différents types de logiciels de gestion de projet qui permettent d'automatiser les flux de travail et, par conséquent, de les gérer plus facilement.
C'est ce qui vous permet de surveiller les performances de vos processus métier. Mais ne vous méprenez pas : la gestion des flux de travail et la gestion des processus métier ne sont pas identiques. Voici la différence entre les flux de travail et les processus métier :
- La gestion des flux de travail est un sous-ensemble de la gestion des processus d'entreprise. Elle organise le comportement des personnes en définissant les instructions qu'elles doivent suivre pour exécuter leurs tâches.
- La gestion des processus métier est une approche de haut niveau visant à orchestrer les processus métier d'une entreprise afin d'améliorer son efficacité opérationnelle.
Types de gestion des flux de travail
Les flux de travail appartiennent à l'une des catégories suivantes :
Flux de travail séquentiel
Comme son nom l'indique, un flux de travail séquentiel est un diagramme représentant une séquence de tâches. Le processus passe d'une tâche à l'autre. La fonctionnalité de ce flux de travail réside toutefois dans la dépendance des tâches. Cela signifie que le processus ne passe pas d'une tâche à l'autre tant que la tâche en cours n'est pas achevée. Il n'y a donc pas d'allers-retours.
EXEMPLE DE CE FLUX DE TRAVAIL Prenons l'exemple des processus de fabrication en chaîne de production, car ils ne permettent pas au produit de revenir aux étapes précédentes. Cela fonctionne comme un fleuve à sens unique.
Flux de travail à états finis
Contrairement aux flux de travail séquentiels, les flux de travail à machine à états peuvent aller et venir. Ils s'articulent autour du concept d'« état » plutôt que de « tâche ». En d'autres termes, le processus passe d'un état à un autre, et non d'une tâche à une autre. Il s'agit de processus événementiels, ce qui signifie qu'ils passent à un état lorsque quelque chose se produit, sans nécessairement être l'achèvement d'une tâche.
EXEMPLE DE CE FLUX DE TRAVAIL Prenons l'exemple d'un flux de travail sur les réseaux sociaux. Il comprend des tâches de révision de contenu dont le résultat peut être le renvoi de contenus aux auteurs pour modification. Un autre exemple est celui d'un flux de travail agile. Par exemple, un projet de développement logiciel basé sur Scrum nécessite l'acceptation du produit par l'utilisateur à un certain stade. Cela peut empêcher le processus d'avancer à ce stade.
Flux de travail basé sur des règles
À l'instar d'un processus séquentiel, ce flux de travail s'accompagne d'un ensemble de règles qui dictent l'exécution du processus, et voilà ! Vous avez créé un système de gestion des flux de travail basé sur des règles.
Ces règles sont des conditions « si, alors », qui peuvent être automatisées dans les flux de travail. Elles expriment des alternatives qui configurent le déroulement du processus. Par conséquent, le processus avance non seulement en fonction de l'achevement des tâches, mais aussi en fonction de la sélection des alternatives.
EXEMPLE DE CE FLUX DE TRAVAIL Imaginez que vous préparez un plat dans un food truck, en tenant compte du fait que le client peut choisir la viande, la sauce et la garniture qu'il souhaite.
Découvrez quelques exemples de flux de travail dans ce blog et voyez quels outils de gestion des flux de travail pourraient vous convenir le mieux !
Pourquoi la gestion des flux de travail est-elle importante ?
Vous savez déjà que la gestion des flux de travail améliore l'efficacité des équipes. Mais si nous devions détailler les avantages de la gestion des flux de travail, voici la liste que nous pourrions énumérer :
Processus rationalisés
En représentant (ou en modélisant) les processus à l'aide de flux de travail, vous serez en mesure d'identifier :
- Les tâches inutiles que vous devez éliminer
- Tâches répétitives que vous devez réduire à une seule tâche
Sinon, ils feront perdre du temps et des efforts à votre équipe et, au final, nuiront à votre productivité.
C'est pourquoi vous ne pouvez pas vous permettre d'avoir des allers-retours inutiles qui créent des processus répétitifs. La gestion des flux de travail est optimale lorsque vous rationalisez le processus ou mettez en œuvre l'automatisation des flux de travail.
Réduction du travail manuel et des erreurs humaines
Avec les processus manuels, en particulier ceux conservés dans un tableur, tout est constamment mis à jour, ce qui laisse beaucoup de place aux erreurs ou aux entrées doublées. Une bonne gestion des flux de travail permet d'éviter les pertes de temps !
Le meilleur processus de gestion des flux de travail est celui qui utilise des flux de travail automatisés. Au lieu d'utiliser des feuilles de calcul, restez automatiquement au courant des tâches de vos équipes grâce à des déclencheurs d'automatisation des flux de travail qui permettent d'assigner une personne, de modifier la priorité ou de laisser un commentaire, éliminant ainsi les processus manuels.
Meilleure transparence et responsabilité
S'il y a bien une chose que les logiciels de gestion des flux de travail apportent, c'est une multitude de données sur les processus. C'est formidable pour vous, car cela vous permet de connaître le statut des tâches de vos équipes et de voir qui est à la traîne, qui est dans les temps ou qui travaillera sur quoi ensuite dans votre flux de travail.
Grâce aux données de processus ci-dessus, le responsable est en mesure de vérifier la progression du travail de son équipe. Et grâce à ces informations, il peut identifier les éventuels obstacles dans le flux de travail.
De plus, comme chaque tâche est attribuée à une personne, votre système de gestion des flux de travail permet au chef de projet de responsabiliser chaque membre de l'équipe quant à ses livrables.
Une communication efficace
Grâce à une visibilité sur le travail de chacun, les membres de l'équipe comprennent mieux et plus rapidement les préoccupations de leurs collègues. Cela constitue une étape énorme vers une communication et une gestion des flux de travail efficaces.
De plus, les membres de l'équipe ne se sentent pas anxieux quant à ce qu'ils doivent faire ensuite lorsqu'ils peuvent le voir dans un outil de gestion de projet. Évitez à votre équipe d'avoir à deviner les tâches suivantes ou les bugs à traiter. Les attributions de tâches sont dans le système de gestion des flux de travail pour qu'ils puissent les vérifier.
Évolutivité facile et disponibilité accrue des ressources
Imaginez un processus générique d'intégration des employés automatisé à l'aide d'un système de gestion des flux de travail. Chaque fois qu'un nouvel employé achève une tâche d'intégration, le système le guide automatiquement vers la tâche suivante du processus.
Imaginez maintenant le casse-tête que cela représenterait pour le chef de projet de devoir effectuer cette tâche manuellement pour chaque nouvelle recrue. Et imaginez ce que cela donnerait si l'entreprise embauchait des dizaines d'employés chaque mois. C'est ainsi que la gestion des flux de travail favorise l'évolutivité.
De plus, dans les flux de travail automatisés, les tâches ne dépendent pas entièrement d'un individu. Par exemple, le chef de projet n'a pas besoin de compter sur son responsable RH pour intégrer chaque employé. Au lieu de cela, le logiciel d'automatisation des flux de travail se charge de cette tâche, libérant ainsi le personnel et d'autres ressources pour des tâches qui dépendent réellement de leur contribution.
5 conseils pour la gestion des flux de travail
Si nous devions vous révéler nos secrets en matière de gestion des flux de travail, voici ceux que nous partagerions avec vous :
1. Utilisez un logiciel de gestion des flux de travail
Les systèmes de gestion des flux de travail permettent d'automatiser et de gérer plusieurs flux de travail sans effort. Mais il existe tellement d'applications de gestion des flux de travail que vous devez savoir ce qu'il faut rechercher dans un outil de gestion des flux de travail. C'est pourquoi nous avons dressé pour vous cette liste des fonctionnalités indispensables :
- Automatisation des flux de travail : pour exécuter automatiquement des tâches répétitives, car quel serait l'intérêt de mettre en œuvre des flux de travail avec un logiciel autre que celui-ci ? Exemple : effectuer un rappel automatique à un destinataire concernant la date d'échéance d'une tâche qui approche.
- Suivi des échéances : pour contrôler les livrables du projet et effectuer des actions aux dates d'échéance, telles que filtrer les tâches par date de livraison ou glisser-déposer des tâches dans un échéancier pour ajuster les échéances.
- Gestion des performances : pour surveiller la productivité de votre équipe et l'efficacité des processus. Cela est possible grâce à des rapports et des données de processus, telles que les tâches achevées ou le nombre total de tâches effectuées par les membres de l'équipe.
- Statuts de tâches personnalisés : vous pouvez les créer et les configurer selon vos besoins. Par exemple, un statut « Test » n'a pas de sens dans le cadre d'une opération de gestion des flux de travail liés au recrutement, mais il est tout à fait pertinent dans le domaine du développement logiciel.
- Intégrations : pour gérer le travail sur différentes plateformes, telles que des logiciels tiers pour la communication, le partage et le stockage de fichiers, la gestion des plannings, le suivi du temps et la visioconférence. Exemple : organisez une conférence téléphonique à partir d'un outil de gestion des flux de travail pour discuter des détails d'un projet avec des équipes à distance.
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2. Utilisez des modèles de tâches et de flux de travail
Imaginez à quel point il serait fastidieux et inefficace de créer et d'attribuer sans cesse la même tâche. Vous devez plutôt effectuer une sélection de logiciels de gestion des flux de travail qui vous permettent :
- Créer une tâche à partir d'un modèle
- Charger une tâche à partir d'un modèle
- Ajouter des étapes à une tâche à partir d'un modèle
- Enregistrez une tâche comme modèle (ou créez vos propres modèles de tâches).
Mais ce n'est pas tout ce que vous devez faire avec les modèles dans un logiciel de gestion des flux de travail. Vous devez avoir la possibilité de créer votre propre modèle de flux de travail. Voici un exemple de modèle de diagramme de flux de processus de ClickUp.
Il s'agit d'un modèle d'organigramme contenant les éléments graphiques dont vous avez besoin pour représenter n'importe quel processus. Sur la droite, vous pouvez voir un processus de recrutement. Remarquez comment le processus suit un flux d'un couloir à l'autre. Chaque couloir symbolise un intervenant et ses responsabilités dans le processus.
3. Définissez les dépendances du projet
Les logiciels de gestion des flux de travail ne sont pas efficaces sans les dépendances de projet. Par exemple, les tâches peuvent dépendre les unes des autres et des documents. Assurez-vous que l'outil que vous sélectionnez peut relier les tâches qui sont liées d'une manière ou d'une autre.
Sinon, vous ne pourrez pas lier les commandes aux clients ou les rapports de bogues aux utilisateurs. Votre logiciel de gestion des flux de travail doit définir l'ordre correct entre les tâches. Les dépendances de la gestion des flux de travail comprennent :
- Attente des dépendances : indique les tâches qui doivent être achevées avant que la tâche en cours ne puisse être lancée.
- Dépendances bloquantes : pour les tâches qui ne peuvent pas démarrer tant que la tâche en cours n'est pas terminée.
- Liens de dépendance : pour relier des tâches qui sont liées entre elles mais qui ne dépendent pas les unes des autres.
4. Vérifiez l'avancement à l'aide d'un diagramme de Gantt
Pour suivre avec précision les progrès des systèmes de gestion des flux de travail, rien ne vaut un bon vieux diagramme de Gantt. Il s'agit d'un outil qui permet de visualiser votre plan de production dans un échéancier de projet. Il est si polyvalent que vous pouvez faire tout cela à l'aide d' un diagramme de Gantt dans votre logiciel de gestion des flux de travail, comme :
- Planifiez des tâches et reprogrammez-les automatiquement par glisser-déposer.
- Reliez les tâches entre elles grâce aux dépendances
- Trier et hiérarchiser les tâches
- Mettez en évidence les goulots d'étranglement potentiels dans le flux de travail.
- Obtenez des pourcentages de progression
5. Assistance pour la planification des sprints
Cette dernière astuce met en avant un modèle de flux de travail qui pourrait vous être utile. Il s'agit du modèle ClickUp Agile Scrum Management. Et les logiciels de gestion des flux de travail qui incluent un tel modèle ont une longueur d'avance sur les autres.
Le fait de commencer vos réunions de planification printanière en créant des sprints à partir d'un modèle vous enlève un poids des épaules. De plus, comme le diagramme de Gantt est une vue du flux de travail, il contient des données provenant du flux de travail lui-même, telles que les tâches.
C'est pourquoi il est important d'utiliser le meilleur logiciel de gestion des flux de travail, avec des vues Gantt personnalisées faciles à lire et à modifier.
Modèles bonus pour la gestion des flux de travail
Optimisez votre gestion des flux de travail
La gestion des flux de travail est très efficace pour permettre à votre équipe d'atteindre des niveaux de productivité incroyables. Mais sans logiciel de gestion des flux de travail, les processus de gestion de projet pour les tâches, les ressources de l'équipe et les disponibilités actuelles deviennent encore plus difficiles.
Si vous utilisez le bon outil de gestion des flux de travail, la gestion de projet devient beaucoup plus facile. Heureusement, ClickUp propose une multitude de personnalisations et de modèles d'automatisation pour faciliter la gestion de vos flux de travail.
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