Une contrainte est une limite, un ensemble de paramètres à l'intérieur desquels vous devez travailler. La plupart des gens considèrent que les contraintes sont négatives, qu'elles limitent ce que vous pouvez accomplir.
Dans le cadre de la gestion de projet, le contraire peut être vrai. Imaginez que vous disposiez d'un temps infini pour développer une fonctionnalité. Vous ne l'achèveriez jamais !
En l'absence de contraintes sur le la portée du projet vous serez poussé et tiré dans toutes les directions, ce qui affectera considérablement votre concentration. Sans contraintes de ressources vos flux de travail risquent de ne pas être optimisés en termes d'efficacité ou de productivité.
Les contraintes liées aux projets favorisent l'efficacité et l'efficience, en aidant les équipes à fournir des logiciels par petites étapes. Les différents types de contraintes ont des impacts différents sur les résultats du projet. Examinons-les une à une.
Les triples contraintes de la gestion de projet
Un projet typique peut être confronté à trois types de contraintes : Le temps, le coût et la portée. C'est ce que l'on appelle communément les triples contraintes. Elles sont également connues sous le nom de triangle de la gestion de projet, triangle de fer ou triangle du projet.
Contrainte de portée
La portée fait référence aux fonctionnalités ou fonctions d'un produit que l'équipe a accepté de livrer ou aux tâches que l'équipe de projet a accepté d'achever.
Elle décrit ce qui doit être fait et avec quelle qualité. En règle générale, la portée du projet détermine également le temps et le coût.
Une bonne portée de projet donne aux équipes de développement la clarté et la liberté de construire des logiciels. Un mauvais cahier des charges permet à l'équipe de s'écarter de son objectif et de s'écarter de son chemin.
Contrainte de coût
La contrainte de coût est le budget, qui impose des limites aux ressources financières. Il peut s'agir de plusieurs choses. Par exemple, une équipe de développement logiciel agile peut avoir des contraintes sur les coûts de projet suivants.
- Salaires de l'équipe
- Équipements tels que les ordinateurs portables, les serveurs, etc.
- Indemnités et frais de déplacement
- Tout logiciel ou outil d'automatisation nécessaire à l'achèvement du projet
Des contraintes de coûts efficaces garantissent le retour sur investissement (ROI) et les résultats de l'entreprise. Une mauvaise contrainte démotive et freine tout le monde.
Contrainte de temps
Les limites de temps applicables à un projet. En d'autres termes, les délais. La contrainte de temps est appliquée sous le formulaire des échéances pour chaque tâche, chaque jalon et l'ensemble du projet.
Une contrainte de temps raisonnable permet à l'équipe de construire de bons produits qui répondent à tous les critères d'acceptation. Une contrainte de temps déraisonnable ou un délai serré obligera l'équipe à faire des économies et à construire un produit de qualité médiocre, accumulant ainsi de la dette technique.
Parmi les trois types de contraintes qui empêchent un gestionnaire de projet de dormir, nous nous concentrons aujourd'hui sur les contraintes temporelles. Nous verrons pourquoi elles sont importantes et ce que vous pouvez faire pour éviter qu'elles ne fassent dérailler votre projet.
Que sont les contraintes de temps ?
Les contraintes de temps sont les limites de durée qui vous sont imposées dans le cadre du projet de cours. Selon le moment où vous devez terminer le projet, le moment où vous devez pousser les fonctionnalités en production, le nombre d'heures-personnes que vous pouvez consacrer à une fonctionnalité, etc.
Les contraintes de temps sont souvent représentées sous la forme d'un calendrier. Par exemple, vous pouvez programmer un projet avec des échéances pour la phase de planification, le développement, les tests, l'examen final, la mise en production et le transfert.
Tout retard dans l'une de ces phases peut avoir un effet boule de neige et retarder l'ensemble du projet de quelques jours/semaines. Ces retards créent des contraintes inutiles et artificielles pour la réalisation du projet.
Un gestionnaire de projet s'efforce d'éviter les contraintes artificielles qui surviennent au milieu du projet. Voici quelques moyens d'y parvenir.
10 stratégies pour éviter les contraintes de temps
Éviter les contraintes de temps n'est pas une activité ponctuelle mais un processus continu. Les équipes de projet mettent en place des structures et des paramètres pour éviter de se mettre la pression. Certains des plus efficaces utilisent une outil de gestion de projet comme ClickUp. Voici comment.
1. Le forfait du projet
Un forfait solide permet d'éviter la moitié des contraintes. Créez un plan complet forfait du projet décrivant les tâches, les résultats attendus et les échéances. Utilisez le logiciel ClickUp Afficher le Calendrier pour voir comment vos tâches se mappent.
l'affichage du Calendrier de ClickUp pour montrer les sous-tâches_
Prêtez une attention particulière aux dépendances. Si une tâche dépend d'une autre, l'exécution de cette dernière risque de faire dérailler la première. Vue diagramme Gantt peut aider au suivi des tâches qui se chevauchent et à l'évaluation de l'efficacité du projet dépendances .
Cette étape du projet permet d'évaluer les ressources financières nécessaires pour achever le projet dans les délais.
Vous planifiez un projet pour la première fois ? Voici quelques excellents modèles de planification de projet pour vous aider à partir du bon pied.
2. Hiérarchisation des tâches
Il existe une limite naturelle à la quantité de travail que vous pouvez faire dans une période donnée. Pour une gestion efficace du temps, il est essentiel de classer les tâches par ordre de priorité.
Si vous empilez trop de tâches, vous risquez de ne pas respecter les délais. Si vous planifiez trop peu, vous risquez d'avoir des ressources inutilisées, ce qui constitue une perte de temps. Il convient donc d'établir des priorités et de planifier pour optimiser les résultats.
Utilisez un liste de priorités pour guider vos décisions. Essayez nivellement des ressources en allouant davantage de ressources pour les tâches complexes et en permettant à l'équipe de rester sur la bonne voie.
la vue Charge de travail de ClickUp permet d'estimer la capacité disponible et d'effectuer un nivellement des ressources
3. Estimation de durée réaliste
Un calendrier de projet est créé en fonction du temps que les membres de l'équipe pensent nécessaire pour achever chaque tâche. Ce processus, appelé "estimation de la durée", est un élément essentiel de la planification d'un projet gestion de projet .
Les gestionnaires de projet et les membres de l'équipe fondent généralement leur la prévision du projet sur la base des performances passées. Si la mise en conformité avec le GDPR a pris 20 heures la dernière fois, il est probable qu'il en sera de même aujourd'hui.
Toutefois, les estimations ne sont que des suppositions. Pour vous assurer que vos estimations sont aussi précises que possible, comparez-les aux données réelles. Estimation de la durée de ClickUp et les fonctionnalités de suivi du temps de ClickUp sont conçues dans ce but précis.
4. Suivi du temps
Enregistrez des heures pour chaque tâche sur l'échéancier de votre projet. Il existe plusieurs applications de gestion du temps qui vous permettront de faire cela. Le suivi du temps de ClickUp est intégré à la plateforme de gestion de projet, ce qui vous permet de démarrer et d'arrêter un chronomètre ou d'ajouter des temps manuels pour chaque tâche sur laquelle vous travaillez. Utilisez ces informations pour rendre vos estimations plus précises.
suivi du temps sur ClickUp
Au fil du temps, votre capacité à estimer et à forfaiter se renforcera, réduisant ainsi les contraintes de temps.
Si vous constituez une nouvelle équipe ou si vous venez d'adopter ClickUp, en voici dix modèles de gestion du temps pour vous aider à tirer parti du suivi du temps afin d'éviter les contraintes futures.
5. Suivi régulier de la progression
Si vous lancez un projet et le laissez se dérouler sans surveillance, vous serez probablement surpris de voir que les tâches ne sont pas terminées à temps. La gestion des contraintes de temps nécessite donc un suivi régulier.
aperçu du projet ClickUp
Utiliser n'importe quel logiciel gratuit de diagramme de Gantt pour suivre si les échéanciers sont conformes aux forfaits. Personnalisez le Tableaux de bord ClickUp pour consulter les rapports dont vous avez besoin pour suivre votre progression. Utilisez les diagrammes d'épuisement et de réduction pour savoir comment le projet pourrait se dérouler. Identifiez les retards et prenez d'autres dispositions.
6. Identification et atténuation des risques
Quelle est la probabilité que vous ne respectiez pas la réunion ? Quelles en sont les raisons potentielles ?
Répondre à ces deux questions vous aidera à identifier les risques auxquels vous êtes confronté et à mesurer leur impact sur le projet. Ces risques peuvent être financiers, opérationnels ou même comportementaux. Leur impact peut aller d'un retard de quelques jours à une incapacité totale à achever le projet.
Avant de commencer le projet, réunissez l'équipe pour discuter des risques. Identifiez et atténuez ces risques afin de vous assurer que les contraintes de temps ne sont pas exacerbées.
7. Une communication rationalisée
Ce que les membres de votre équipe ne savent pas, ils ne peuvent pas le faire. Par exemple, imaginons une situation où les critères d'acceptation d'une fonctionnalité spécifique ne sont pas communiqués clairement. Le développeur peut penser qu'il a livré la fonctionnalité, alors que l'analyste de la qualité n'est pas d'accord. Il renverrait la fonctionnalité au développeur, ce qui ajouterait un temps de retravail inutile.
ClickUp Docs pour documenter et partager des informations importantes avec l'équipe
Évitez cela en rationalisant toute la communication du projet.
- Documentez les notes de réunion, les exigences et les autres discussions surDocuments ClickUp* Rédiger des descriptions détaillées pour chaque fonctionnalité ou histoire d'utilisateur dans la tâche
- Permettez aux membres de l'équipe de clarifier tout ce dont ils ont besoin dans la section des commentaires de la tâche
- Ajoutez des checklists/éléments d'action pour vous assurer que les critères d'acceptation de chaque fonctionnalité sont toujours à portée de main
- En plus des personnes qui travaillent sur les fonctionnalités, ajoutez des "observateurs" au fichierTâches ClickUp afin qu'ils puissent intervenir si nécessaire
8. Gestion de projet agile
Il arrive que le projet ne se déroule pas comme prévu. Les parties prenantes de l'entreprise peuvent apporter des modifications aux exigences. Les membres de l'équipe peuvent tomber malades et avoir besoin de jours de congé prolongés. Les organisations peuvent manquer de liquidités. Tout cela arrive. En conséquence, vous serez inévitablement confronté à des contraintes de temps.
La gestion de projet agile est conçue pour répondre précisément à de telles éventualités. On attend des gestionnaires de projet agiles qu'ils prévoient les problèmes potentiels et qu'ils élaborent des forfaits d'urgence. Ou, à tout le moins, ils doivent alerter les dirigeants et gérer les attentes.
9. Gestion des réunions
"Cela aurait pu être un e-mail" est un mème internet pour une bonne raison. Les réunions, souvent inutiles et inefficaces, sont l'une des plus grandes pertes de temps pour l'équipe de développement.
Pour prévenir systématiquement les contraintes de temps imprévues, gérez mieux les réunions. Passez en revue vos outils de gestion du temps pour savoir combien de temps sont consacrés aux réunions. Sur cette base, optimisez vos processus.
Organisez des réunions uniquement pour les activités qui nécessitent une discussion active. Fixez un délai pour les réunions et privilégiez les éléments d'action. Documentez les idées et les décisions clés afin de ne pas avoir à réinventer la roue lors de la prochaine réunion.
Pour tout le reste, utilisez un bon outil de collaboration. Les commentaires à l'intérieur des tâches ClickUp permettent des discussions imbriquées. L'affiche de discussion de ClickUp vous permet de voir tous les messages en un seul endroit et de prendre des mesures à partir de là.
affichez toutes les discussions au même endroit en cliquant sur le bouton "chat"
10. Amélioration continue
Les équipes agiles sont très attachées à l'amélioration continue, et ce pour de bonnes raisons. Une équipe qui s'améliore en permanence peut offrir une plus grande efficacité et une plus grande valeur à long terme. Par instance, vous avez optimisé le processus de conteneurisation pour chaque fonctionnalité grâce à l'amélioration continue.
Vous pouvez alors l'automatiser en totalité ou en partie, ce qui vous permet d'économiser encore plus de temps et d'efforts. C'est un moyen crucial d'éviter durablement les contraintes de temps.
Conquérir les contraintes de votre projet avec ClickUp
Les contraintes sont inévitables dans tout projet. Nous irions même jusqu'à affirmer que les contraintes sont nécessaires.
Cependant, des contraintes inattendues et déraisonnables peuvent faire dérailler complètement le projet. Une bonne gestion de projet devrait permettre d'éviter cela. ClickUp est conçu dans cette optique.
Avec ClickUp, vous pouvez suivre les bonnes pratiques pour éviter les contraintes de temps. Les tâches ClickUp, les sous-tâches et les checklists garantissent la clarté des exigences. Les vues Calendrier et Gantt permettent d'afficher une vue d'ensemble du travail en cours.
Le tableau de bord ClickUp offre une visibilité sur la progression du projet. Avec toutes les ressources dont vous avez besoin, vous êtes prêt à conquérir les contraintes de votre projet avec ClickUp. Essayez ClickUp maintenant gratuitement .