La matrice d'Eisenhower pour la hiérarchisation des priorités & ; la productivité : Un guide

Imaginez que vous commenciez votre journée avec une énorme pile de tâches en attente. Cela peut être accablant, n'est-ce pas ?

Quelle est la meilleure façon de faire avancer les choses ? Commencez par dresser une liste des choses à faire, bien sûr.

Dresser une simple liste de tâches permet de mettre les choses en perspective et de planifier en conséquence.

Cependant, vous êtes maintenant confronté à un deuxième problème : quelles sont les tâches à effectuer en priorité et quelles sont celles que vous devez remettre à plus tard ? Y a-t-il des tâches sur cette liste que vous pouvez ignorer pour l'instant ?

Il n'est pas toujours facile de hiérarchiser les tâches. A 2018 Journal of Consumer Research (en anglais) a montré que la plupart des gens sont attirés par les tâches urgentes plutôt que par les tâches importantes qui offrent souvent de plus grandes récompenses.

Cela signifie que nous sommes plus susceptibles de donner la priorité aux tâches assorties d'une date limite et de retarder celles qui n'en ont pas, quelle que soit leur importance.

En d'autres termes, lorsque nous sommes confrontés à des délais, nous avons tendance à négliger ce qui est le plus important au profit de ce qui est le plus urgent, même si le résultat final de la tâche importante sera plus important.

La matrice d'Eisenhower vous aide à résoudre ces problèmes. C'est un excellent outil pour comprendre la valeur de certaines tâches tout en identifiant celles qui peuvent être retirées de votre liste de choses à faire. C'est un outil précieux pour une gestion efficace du temps (certains l'appellent aussi la matrice de gestion du temps).

Qu'est-ce que la matrice d'Eisenhower ? Nous avons créé ce guide pratique pour vous aider à en savoir plus.

C'est parti ! ⏳

Qu'est-ce que la matrice d'Eisenhower?

La matrice d'Eisenhower est un outil de productivité et de gestion des tâches qui permet de classer les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Elle vous demande de diviser les tâches en quatre quadrants :

La matrice d'Eisenhower vous aide à trier vos tâches, à mettre de l'ordre et à savoir à quoi vous attaquer en premier, ce qui vous permet de gagner du temps et d'économiser des ressources.

Parfois, le fait de commencer par une tâche peut entraver l'avancement d'autres tâches. La matrice vous aide à clarifier les choses en séparant les tâches à l'aide de paramètres éprouvés.

Pourquoi l'appeler la Matrice d'Eisenhower ?

Le concept de "matrice d'Eisenhower" porte le nom de Dwight D. Eisenhower, le 34e président des États-Unis.

Remontons un peu dans le temps. ⏪

Avant de devenir président, Eisenhower a mené une brillante carrière militaire, en tant que général de l'armée américaine et commandant suprême des forces alliées pendant la Seconde Guerre mondiale. Même en tant que président, il a participé à des actions très célèbres, notamment la création de la NASA et la fin de la guerre de Corée.

Il ne fait aucun doute qu'il savait comment hiérarchiser efficacement les tâches et créer des résultats durables et positifs.

En tant que chef militaire de haut rang, puis en tant que président, Eisenhower était constamment confronté à des tâches et des priorités contradictoires.

Il disposait d'un cadre permettant de hiérarchiser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Cette idée a été développée et baptisée "matrice d'Eisenhower" ou "matrice de décision d'Eisenhower" plus de trois décennies plus tard. Stephen Covey a intégré la sagesse d'Eisenhower dans cet outil de productivité largement popularisé dans son best-seller, Les 7 habitudes des gens très efficaces

La matrice d'Eisenhower porte également d'autres noms, à savoir Matrice de gestion du temps la matrice de gestion du temps est composée de plusieurs éléments : la matrice des priorités, la boîte d'Eisenhower, la méthode d'Eisenhower et la matrice urgent-important.

La méthodologie des quatre quadrants de la matrice d'Eisenhower : Urgence vs. Importance

Les quatre quadrants ou divisions de la matrice d'Eisenhower permettent de séparer les tâches. Ils sont divisés en fonction de deux paramètres : l'urgence et l'importance. L'intersection de ces deux paramètres nous donne quatre quadrants qui comprennent des tâches :

• À accomplir immédiatement
• À planifier pour plus tard
• À déléguer à quelqu'un
• À supprimer ou à bloquer

La matrice nous aide à comprendre ce qui rend les tâches importantes urgentes, car nous ne parvenons souvent pas à regarder les choses objectivement en raison d'un stress professionnel constant.

mais qu'est-ce qui est urgent et qu'est-ce qui est important ?

Urgent

Ces questions urgentes vous imposent un délai strict et exigent une attention immédiate. Il s'agit d'activités que vous devez mener à bien dans les plus brefs délais, sous peine de subir des conséquences inévitables. Vous ne pouvez pas les éviter, mais si vous vous y concentrez trop, vous risquez de négliger des tâches essentielles dont les retombées sont plus importantes

Exemples:

• Répondre aux courriels ou aux appels téléphoniques des clients
• Compléter un dossier de présentation pour un client
• Travailler sur le retour d'information des clients

Important

L'importance est subjective et peut être définie par des valeurs et des objectifs personnels. Ces tâches contribuent à la réalisation de vos objectifs à long terme. Leur prise en charge nécessite une planification minutieuse et des efforts intentionnels.

Exemples:

• Élaboration de la feuille de route de votre produit
• Suivre un nouveau cours de formation
• Résoudre un conflit avec un client

La matrice d'Eisenhower combine les facteurs d'urgence et d'importance d'une tâche et la classe en quatre quadrants :

• Just Do It: Tâches urgentes et importantes
• Planifiez-la : Tâches non urgentes mais importantes
• **Déléguer : tâches urgentes mais pas importantes
• **Supprimer : tâches non urgentes et non importantes

Voici à quoi ressemble la matrice. 👇

Examinons maintenant les quadrants individuellement.

Quadrant 1 : Faites-le - c'est urgent et important

les tâches urgentes et importantes exigent une action immédiate de votre part. Elles ont une échéance pressante et des conséquences importantes si elles ne sont pas accomplies à temps. Dans les deux cas, il est nécessaire de réagir en mode crise.

Exemples:

• Finaliser le matériel pour un lancement qui aura lieu demain
• Assurer le travail d'un collègue en congé
• Résolution d'un problème technique urgent qui empêche les clients d'utiliser votre produit
• Résoudre un conflit de dernière minute avec un client qui risque de se propager sur les médias sociaux s'il n'est pas résolu

Les tâches du quadrant 1 sont inévitables. Quelle que soit la qualité de la planification de votre journée, certaines choses échapperont à votre contrôle.

Cependant, le problème est que lorsque vous vous concentrez trop sur ces tâches, vous négligez les objectifs à long terme qui sont importants pour vous.

covey met en garde contre le fait que passer toute la journée en mode crise, à éteindre des incendies, finira par épuiser votre énergie et vous attirera dans le quadrant 4

Quadrant 2 : Planifiez-le - Pas urgent mais important

Les tâches importantes mais non urgentes n'ont pas de jour J mais sont essentielles pour obtenir des résultats à long terme.

Comme ces tâches n'ont pas d'échéance immédiate, il est facile de les remettre à plus tard au profit de tâches plus urgentes.

Exemples :

• Élaborer un plan stratégique à long terme pour votre entreprise ou votre équipe
• Investir dans le développement professionnel et acquérir de nouvelles compétences
• Réaliser une étude de marché pour identifier de nouvelles opportunités pour votre organisation
• Rédiger un plan d'affaires ou une proposition pour une nouvelle initiative
• Revoir et actualiser vos objectifs personnels ou professionnels
• Organiser et désencombrer votre espace de travail pour augmenter votre productivité

Contrairement au premier trimestre, qui consiste plutôt à éteindre les incendies, le deuxième trimestre est l'occasion de planifier patiemment des objectifs significatifs et de les classer par ordre de priorité.

Cependant, ces tâches restent bloquées à jamais car elles n'ont pas d'échéance précise.

en formulant le quadrant 2 pour la gestion du temps personnel, Covey suggère de considérer ces tâches non pas comme des problèmes à résoudre, mais comme des opportunités d'évoluer professionnellement et en tant qu'individu

Quadrant 3 : Déléguez ce qui est urgent mais pas important

Ce quadrant comprend toutes les tâches qui ne contribuent pas à la réalisation de vos objectifs à long terme. Ces tâches ne constituent pas la meilleure utilisation de votre temps et doivent être externalisées ou déléguées.

Exemples:

• Répondre aux courriels des clients
• Parcourir les médias sociaux à la recherche des dernières tendances
• Travailler sur le retour d'information des clients
• Saisir des données sur les clients ou des données analytiques dans des feuilles de calcul
• Réunions aléatoires entre les travaux importants

Les tâches de ce quadrant ne requièrent pas nécessairement votre expertise ; elles sont simplement urgentes mais ne vous concernent pas. lorsque vous consacrez trop de temps à ce quadrant, vous risquez de perdre le contrôle de votre emploi du temps. C'est pourquoi vous devez déléguer cette activité à d'autres personnes

Pensez-y :

est-ce que vous devez assister à cette réunion ou est-ce que quelqu'un d'autre peut vous envoyer le compte-rendu ?

avez-vous besoin de saisir les données manuellement ou pouvez-vous utiliser un système de gestion de projet autonome comme ClickUp ? (Le plug le plus doux_ 😉 )

Une partie essentielle de ce quadrant est d'apprendre à dire No. Arrêtez de prendre des responsabilités qui ne devraient pas vous tomber dessus. Faites ce que vous devez faire, pas ce que vous pouvez faire !

Déléguer des tâches est facile dans ClickUp ; assignez-les directement à l'équipe ou @mentionnez-les dans un commentaire

Bien sûr, il peut arriver que vous ne puissiez pas déléguer certaines tâches dans ce quadrant. Dans ce cas, vous pouvez toujours faire en sorte qu'elles ne prennent pas le dessus sur votre journée ou votre semaine. Par exemple, vous pouvez

• Fixer des attentes claires quant au temps ou à l'effort maximum que vous pouvez y consacrer
• Programmer vos tâches prioritaires au moment de la journée où vous êtes le plus productif, puis programmer les tâches non importantes en fonction de ces dernières
• Discuter de votre charge de travail avec votre supérieur hiérarchique
• Vous entraîner à refuser les demandes de tâches qui ne correspondent pas à vos objectifs

A lire également : Comment éviter d'être pris au dépourvu *Les pertes de temps au travail*

Quadrant 4 : Supprimer ce qui n'est ni urgent ni important

Les tâches de ce quadrant sont à jeter à la poubelle. Ces tâches inutiles vous font perdre du temps et ne contribuent en rien à votre développement personnel ou à celui de votre équipe. Mais si vous vous y adonnez, vous perdrez des heures, pour ensuite avoir des regrets.

Exemples:

• Participer à des réunions qui pourraient se faire par texto
• Faire défiler les médias sociaux dans l'espoir de trouver des tendances
• Distractions inutiles de la part des collègues de travail

Cela ne signifie pas qu'il faille sacrifier le moindre plaisir. Même Eisenhower a équilibré sa routine de travail chargée et stressante avec des voyages de golf pour se détendre et déstresser.

selon Covey, l'astuce réside dans l'équilibre. Vous devez être conscient de votre temps libre pour en tirer le meilleur parti

A Journal of Applied Psychology research indique que la nature du temps libre que vous vous accordez influence indirectement votre productivité au travail. En d'autres termes, ce que vous choisissez de faire pendant votre temps libre peut influencer votre semaine de travail.

Par exemple, faire de l'exercice peut vous motiver, et le yoga et la méditation peuvent vous aider à vous détendre pendant votre journée de travail. De même, la pratique d'un hobby, le bénévolat ou le fait de passer du temps avec sa famille et ses amis peuvent accroître la productivité.

Ceci dit, voici quelques conseils pour utiliser efficacement la matrice.

Tips for Prioritizing Your Tasks With the Eisenhower Matrix (Conseils pour hiérarchiser vos tâches à l'aide de la matrice d'Eisenhower)

1. Ne sursaturez pas un quadrant

En tant que chef de projet, il se peut que votre liste de tâches soit très longue. Mais veillez à ne pas surcharger les quadrants. Vous éviterez ainsi que votre matrice ne devienne trop encombrée et ingérable.

Idéalement, nous suggérons de ne pas placer plus de dix tâches ou activités dans chaque quadrant. Une longue liste de tâches ne peut qu'entraîner une gestion inefficace du travail.

Nous sommes certains que vous pourrez exclure certaines tâches avant de les inscrire dans les quadrants. Vous pouvez également essayer de créer plusieurs matrices ou de les combiner dans une matrice principale pour gérer proprement les projets et les tâches prioritaires mais désordonnés.

2. Utiliser des éléments visuels pour distinguer les tâches

La visualisation est une méthode éprouvée pour améliorer l'efficacité du flux de travail. Elle vous permet d'avoir une vue d'ensemble de l'ensemble du flux de travail en un coup d'œil.

La meilleure façon de visualiser les tâches conformément à la matrice d'Eisenhower est d'utiliser un code couleur, simple mais efficace. Tâches ClickUp utilise une méthode similaire pour vous aider à visualiser vos tâches. Vous pouvez coder les tâches par couleur, attribuer des priorités, utiliser des étiquettes de nom et même filtrer les tâches par étiquette.

Catégoriser les tâches en fonction des priorités urgentes, élevées, normales et faibles avec ClickUp Task Priorities

Voici comment vous pouvez coder vos tâches en couleur :

• Rouge
  • Pour les tâches hautement prioritaires. Notre cerveau est programmé pour répondre et s'occuper des choses qui clignotent en rouge
• Jaune
  • Tâches de deuxième priorité
• Bleu
  • Tâches de troisième priorité
• Vert
  • Tâches de moindre priorité

En attendant, vous pouvez facilement traduire ces éléments dans votre matrice d'Eisenhower comme vous l'entendez. Les tâches rouges vont dans le quadrant 1, les jaunes dans le quadrant 2, etc.

3. Éviter la gestion excessive

La gestion excessive de votre matrice d'Eisenhower est une forme de procrastination. Ne restez pas bloqué à passer au crible chaque tâche en détail. Au lieu de cela, utilisez Cerveau ClickUp pour vous indiquer rapidement sur quoi vous devez travailler ensuite, quelles tâches approchent de leur date d'échéance, lesquelles sont en retard, etc.

ClickUp Brain vous aide à hiérarchiser et à simplifier vos tâches quotidiennes

En outre, évitez de consacrer trop de temps à l'attribution des tâches à un quadrant. Accordez-vous 30 à 50 minutes par mois/semaine (en fonction de la densité de vos tâches) et concevez votre matrice pendant cette période.

4. Éliminer d'abord

Débarrassez-vous des éléments de votre liste de tâches qui ne sont ni urgents ni importants. Déléguez-les dans le bon abîme - quadrant 4.

L'élimination de ces tâches libère du temps (et de la bande passante) pour mieux gérer les autres tâches. Passez en revue votre liste de tâches et supprimez ces éléments avant de donner la priorité aux trois autres quadrants.

5. Séparer le personnel du professionnel

La première leçon que nous avons apprise à l'école est la suivante : "Traitez votre entreprise comme une entité distincte" Ce principe s'applique également à l'optimisation de votre cadre Eisenhower.

Voici pourquoi.

Mélanger vos objectifs personnels et professionnels peut être accablant. Les tâches ne sont pas correctement pondérées, certains privilégiant les tâches personnelles au détriment des objectifs professionnels, tandis que d'autres font l'inverse.

En effet, la composante urgente et importante des tâches personnelles sera toujours plus élevée que celle du travail professionnel (en raison d'un lien émotionnel).

Par ailleurs, vos tâches professionnelles et personnelles ont des échéances, des ressources et des approches distinctes, chacune exigeant un processus de réflexion unique.

Les coupler n'est donc pas une bonne idée. Cela augmente le nombre de tâches dans chaque quadrant et provoque parfois des conflits.

Toutefois, si vous avez aimé le concept d'Eisenhower et que vous souhaitez l'utiliser sur les deux fronts, nous vous suggérons de créer des matrices différentes pour vos tâches personnelles et professionnelles. Séparez vos objectifs professionnels et personnels et abordez-les individuellement.

6. Contrôler le temps de travail après la matrice

Suivez et évaluez votre utilisation hebdomadaire du temps à l'aide de la matrice. Enregistrez les activités par intervalles de 30 minutes à l'aide d'une feuille de calcul ou d'une application dédiée à la gestion des tâches telle que ClickUp.

💡Tip: ClickUp Time Tracker clickUp Time Tracker facilite le suivi des heures de travail. Enregistrez vos heures de travail depuis votre ordinateur, votre appareil mobile ou votre navigateur Web grâce au logiciel gratuit de ClickUp Time Tracker

il s'agit d'un outil gratuit de gestion des temps de travail https://chrome.google.com/webstore/detail/clickup-tasks-screenshots/pliibjocnfmkagafnbkfcimonlnlpghj l'extension Chrome de ClickUp est gratuite /%href/

_. Sautez d'une tâche à l'autre et ajoutez du temps rétroactivement sans saisie manuelle ni suivi

Ensuite, classez les tâches terminées dans des quadrants en fonction de leur importance et de leur urgence et assurez-vous qu'elles correspondent à vos objectifs.

Vérifiez la répartition des tâches dans chaque quadrant et voyez si des ajustements sont nécessaires. Pour un meilleur équilibre, essayez de placer la plupart des tâches dans le quadrant 2.

7. Affinez votre matrice

Ajustez la matrice en fonction de vos performances au cours de la semaine de test de la matrice.

Affinez-la en fonction du temps que vous consacrez à vos tâches et à vos projets. Vous avez peut-être mal évalué certaines tâches lorsque vous les avez placées dans les quadrants. Servez-vous de cette expérience pour mieux comprendre vos projets et vos tâches afin de les équilibrer avec plus d'efficacité.

Les personnes les plus performantes utilisent la matrice d'Eisenhower

Des personnes de tous horizons utilisent la matrice d'Eisenhower. Qu'il s'agisse de pompiers courageux ou de PDG avisés, les preuves de ses avantages ne cessent d'affluer.

Vasyl Ivanov, fondateur et PDG de KeepSolid, se porte garant des avantages de la matrice . Il a testé de nombreux outils de productivité, déclarant : "_En tant que PDG, j'ai d'abord essayé d'utiliser plusieurs outils de gestion des tâches différents... [qui] ne m'ont pas aidé à équilibrer les priorités... J'ai découvert que le plus grand danger de l'utilisation de plusieurs plateformes de gestion des tâches était qu'elles me donnaient un faux sentiment de contrôle..."

Il a ensuite choisi la matrice d'Eisenhower.

En utilisant la matrice d'Eisenhower pour mieux comprendre ce que signifie vraiment l'efficacité, j'ai pu conceptualiser de nouveaux outils..

Vasyl Ivanov, PDG de KeepSolid

D'innombrables applications Play Store et App Store font la promotion de la matrice d'Eisenhower pour aider les individus à hiérarchiser leurs tâches. De nombreuses entreprises technologiques ont également saisi l'opportunité d'améliorer la productivité de leurs employés.

La matrice d'Eisenhower devient un outil de productivité de plus en plus populaire. Essayez-la et constatez par vous-même !

Exemples et modèles de matrice d'Eisenhower

Avant de nous plonger dans les exemples, laissez-nous vous présenter le modèle de tableau blanc entièrement personnalisable de ClickUp pour hiérarchiser les tâches et gérer votre temps. Ce modèle vous aidera à organiser vos tâches et à noter vos idées avant de les convertir en actions.

Télécharger ce modèle

Le modèle de matrice d'Eisenhower de ClickUp est conçu pour vous aider à prendre de meilleures décisions en hiérarchisant les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence.

Modèle de matrice ClickUp Eisenhower vous aide à classer les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance afin que vous puissiez vous concentrer d'abord sur les choses les plus importantes. Ses avantages sont les suivants

• Concentrer votre attention sur les tâches les plus importantes
• Décomposer des projets de grande envergure en éléments gérables
• Réduire le stress et l'anxiété en organisant votre travail
• Vous permettre de travailler plus efficacement en vous concentrant sur ce qui est important Télécharger ce modèle Maintenant que vous disposez d'un modèle, voyons comment l'utiliser dans différents scénarios.

Cas d'utilisation 1 : Gérer des projets de manière efficace

La matrice d'Eisenhower simplifie la hiérarchisation des tâches en séparant l'urgence de l'importance. Elle est très utile pour gérer les ressources, respecter les délais et répondre à des demandes multiples.

Pour les chefs d'équipe, une allocation intelligente des ressources permet d'éviter de surcharger ou de sous-utiliser les employés.

Grâce à une vue claire de la charge de travail, les responsables peuvent facilement vérifier le degré d'occupation de chaque membre de l'équipe sur une semaine, deux semaines ou un mois, s'assurant ainsi que tout le monde est sur la même longueur d'onde et tend vers un objectif commun.

L'utilisation de la matrice d'Eisenhower dans la gestion de projet permet d'avoir une vue d'ensemble. Elle vous permet de rester au courant de toutes les tâches et de mettre en évidence celles qui sont urgentes pour que tout se passe bien.

Imaginez que vous utilisiez la matrice d'Eisenhower pour gérer un projet. Voici comment vous pourriez diviser les tâches du projet en quadrants :

• Premier quadrant: Traiter un bogue critique, respecter une date limite fixée par le client ou résoudre un obstacle au projet ; il s'agit essentiellement de tâches sensibles au facteur temps
• **Deuxième quadrant : planification du projet, développement de l'équipe ou évaluation des risques
• Troisième quadrant: Courriels non urgents ou réunions non critiques
• **Quatrième quadrant : navigation excessive en ligne ou socialisation pendant les heures de travail, réunions de mise à jour ou tâches les moins urgentes sans rapport avec le projet principal

Cas d'utilisation 2 : Augmentation de la productivité personnelle

En classant les tâches sur la base d'une matrice d'urgence et d'importance, vous pouvez efficacement gérer votre temps et de l'énergie, en s'attaquant à ce qui compte vraiment.

Cette approche stratégique vous aide à rester organisé et à éviter l'épuisement, en vous permettant de rester concentré et motivé pour atteindre vos objectifs.

Consultez les tâches qui vous sont assignées, les tâches quotidiennes accomplies, les chats et l'état de la charge de travail dans votre tableau de bord ClickUp Personal Productivity Dashboard

En matière de productivité personnelle, la matrice de décision d'Eisenhower pourrait ressembler à ceci :

• Premier quadrant: Payer des factures en retard, répondre à une urgence familiale ou accomplir des tâches importantes et urgentes à effectuer aujourd'hui
• Deuxième quadrant: Faire de l'exercice régulièrement, passer du temps de qualité avec sa famille ou acquérir de nouvelles compétences
• Troisième quadrant: Assister à un événement qui ne vous intéresse pas ou faire des courses pour d'autres personnes
• Quatrième quadrant: Tâches non essentielles telles que le rattrapage d'une émission de télévision

Cas d'utilisation 3 : Améliorer la collaboration au sein d'une équipe

La matrice de collaboration en équipe permet d'améliorer la façon dont nous travaillons ensemble, ce qui facilite les choses au travail.

En classant les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance, vous et votre équipe parvenez à une compréhension commune des priorités, ce qui améliore l'alignement et la prise de décision.

Il en résulte une équipe plus efficace et plus soudée, où les membres se soutiennent mutuellement et mènent les projets à leur terme.

Par exemple, dans le cadre d'une collaboration d'équipe, votre matrice d'Eisenhower pourrait ressembler à ceci :

• Premier quadrant: Résoudre un conflit entre les membres de l'équipe, soumettre une proposition de projet dans les délais ou assister à une réunion cruciale
• Deuxième quadrant: Participer à des activités de renforcement de l'esprit d'équipe, fixer des objectifs à long terme pour l'équipe ou encadrer des membres débutants de l'équipe
• Troisième quadrant: Répondre à des courriels non essentiels, assister à des réunions facultatives ou organiser une réunion d'équipe hors site
• Quatrième quadrant: Discuter de sujets non pertinents pendant les réunions ou travailler sur des tâches qui ne figurent pas sur la liste des choses à faire

Défis liés à l'utilisation de la matrice d'Eisenhower

Bien que la Matrice d'Eisenhower soit l'une des meilleurs moyens de hiérarchiser vos tâches il laisse beaucoup de place à certains aspects de la priorisation dans la gestion de projet. Examinons ces défis :

Les nuisances ne sont pas prises en compte

Bien que bénéfique, la matrice simplifie à l'excès la complexité des projets à plusieurs niveaux, ce qui fait qu'elle interprète mal certaines tâches comme des facteurs. Certaines tâches peuvent comporter à la fois des éléments d'urgence et d'importance - la matrice ne peut pas vous aider à différencier ces nuances.

Par exemple, répondre au courrier électronique d'un client peut être urgent et important, selon la situation. Cependant, la matrice peut la considérer comme importante mais pas urgente.

Catégorisation subjective

La détermination de ce qui est "urgent" ou "important" est subjective et peut varier d'un individu ou d'une équipe à l'autre. Cette subjectivité peut conduire à des interprétations et des catégorisations différentes.

Supposons que vous ayez une réunion d'équipe, ce qui est important de votre point de vue. Cependant, elle peut ne pas être importante pour certains membres de l'équipe. La matrice d'Eisenhower est dépourvue de cette subjectivité et convient donc mieux à un usage personnel.

ClickUp vous aide à relever ce défi et vous propose des outils, des flux de travail et une approche cohérente pour développer une matrice d'Eisenhower orientée vers l'équipe.

Pas très dynamique

La matrice peut ne pas tenir compte des changements de priorité des tâches au fil du temps. Une tâche considérée comme non urgente et non importante aujourd'hui peut devenir urgente et importante plus tard, et la matrice peut ne pas s'adapter dynamiquement à ces changements

Mais comment relever ces défis ? Nous connaissons quelques astuces pour pallier ces insuffisances :

• Méthode MoSCoW: Ce cadre classe les tâches en trois catégories : Must-haves, Should-haves, Could-haves et Won't-haves. Elle permet de hiérarchiser les tâches en fonction de leur importance pour la réussite du projet et est donc très utile pour les chefs de projet et les chefs d'équipe
• Les tableaux Kanban: Ces tableaux sont parfaits pour organiser visuellement les tâches. Les tâches se déplacent par étapes, reflétant leur statut, et peuvent être facilement redéfinies en fonction des priorités. Ils peuvent être partagés par tous les membres de l'équipe et sont souvent intégrés dans certaines applications de gestion de projet. La vue Kanban de ClickUp et plus de 15 autres vues vous aident à prioriser et à gérer les tâches avec des aides visuelles.

Visualisez vos flux de travail avec ClickUp's Board View

• Principe de Pareto (règle des 80/20): Ce principe suggère que 80 % de vos résultats proviennent de 20 % de vos efforts. Cette approche vous aide à hiérarchiser les tâches les plus importantes. Elle vous encourage à identifier les tâches qui contribuent le plus à vos objectifs et à vous concentrer sur elles. ,
• **Cette méthode est particulièrement utile dans la gestion de projet. Les tâches sont classées en Epics (grands corpus de travail), Features (groupements au sein d'un Epic) et User Stories (tâches individuelles au sein des Features).

Comme vous pouvez le constater, bon nombre de ces défis peuvent être contournés en utilisant simplement un logiciel de gestion de projet compétent tel que ClickUp. Examinons donc comment vous pouvez intégrer la matrice d'Eisenhower à ClickUp.

Comment implémenter la Matrice d'Eisenhower dans ClickUp

ClickUp est un guichet unique pour tous vos besoins en matière de gestion de projet, il n'est donc pas surprenant qu'il puisse également vous aider à y intégrer la Matrice d'Eisenhower. Tableaux blancs ClickUp offre une toile visuelle pour dessiner, créer et relier des idées. Utilisez-le pour dessiner la matrice d'Eisenhower et noter des tâches tout en collaborant avec votre équipe au fur et à mesure que vous ajoutez des tâches.

Ensuite, convertissez la liste des tâches en cartes de tâches interactives d'un simple clic. Attribuez les cartes aux bons membres de l'équipe. Utilisez les drapeaux de priorité et les étiquettes pour déléguer efficacement, en assurant une synchronisation complète tout au long du processus.

Incorporez des documents, dessinez des illustrations, ajoutez des liens avec des points connexes grâce aux tableaux blancs ClickUp

Vous pouvez également obtenir des résultats similaires avec Docs ClickUp où plusieurs membres de l'équipe peuvent collaborer en commentant les suggestions et les idées. Cela permet de fixer les priorités des tâches en équipe et d'obtenir l'adhésion de tous sur ce qui est fait et pourquoi.

Collaborez avec votre équipe pour dresser la liste des activités et les classer par ordre de priorité avec ClickUp Docs

En Tâches ClickUp avec la fonction Priorité des tâches, vous pouvez utiliser des balises personnalisables pour qualifier certaines tâches d'importantes ou d'urgentes. La fonction Priorité des tâches vous permet également d'attribuer un code couleur aux tâches en fonction de leur priorité. La vue Kanban de ClickUp est pratique pour la visualisation.

Et vous pouvez partager tout cela sur Chat ClickUp ou d'autres supports.

Dans l'ensemble, la matrice d'Eisenhower est un excellent moyen de traiter les tâches susceptibles d'entrer en conflit sur le plan de l'urgence et de l'importance. Bien que la matrice puisse présenter certains défauts, elle reste l'un des meilleurs moyens pour les équipes de hiérarchiser les responsabilités quotidiennes. Les plateformes de productivité telles que ClickUp peuvent aider à exécuter la matrice de manière efficace.

Essayez la matrice d'Eisenhower et constatez ses effets sur la performance de votre projet. Commencez à établir des priorités dès aujourd'hui. Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp !

Pop Quiz sur la matrice Eisenhower

J'espère que vous avez été attentifs parce que maintenant c'est l'heure du quiz. 🥁

Il s'agit d'une mise à jour des connaissances sur la matrice d'Eisenhower afin que vous puissiez facilement la mettre en œuvre dans vos activités professionnelles.

Si vous répondez correctement à toutes les questions, la glace est offerte ! 🍦

*Question 1:

Elon Musk se réveille le matin. Voici ce qu'il a à son agenda :

a) Travailler sur un nouveau logo pour X

b) Préparer un lancement de SpaceX

c) Manger une pizza aux anchois avec Joe Rogan

d) Répondre aux investisseurs de SpaceX

Essayez de classer ces tâches par ordre de priorité de de la plus haute à la plus basse priorité .

Question 2:

En tant que chef de projet équilibrant les besoins immédiats et les objectifs à long terme, quels quadrants de la matrice d'Eisenhower sont cruciaux pour un succès durable dans le temps ?

a) Les quadrants 1 et 2

b) Le quadrant 2 et le quadrant 3

c) Quadrant 3 et Quadrant 4

d) Quadrant 1 et Quadrant 4

Question 3:

Quel quadrant de la matrice d'Eisenhower met l'accent sur une gestion efficace des demandes de dernière minute et des délais serrés afin d'éviter de se sentir débordé ?

a) Quadrant 1

b) Quadrant 2

c) Quadrant 3

d) Quadrant 4

Question 4:

Vous organisez une "fête de la procrastination", où les tâches sont invitées mais en retard. Vous, l'hôte, vous rendez compte que vous repoussez sans cesse une tâche particulière, celle de dresser une liste d'invités pour la fête.

Dans quel quadrant de la matrice d'Eisenhower se situe votre procrastination dans l'établissement de la liste des invités ?

a) Quadrant 1 (Tâches urgentes et importantes - les VIP)

b) Quadrant 2 (Tâches importantes mais non urgentes - Les retardataires à la mode)

c) Quadrant 3 (tâches urgentes mais pas importantes - les imitateurs)

d) Quadrant 4 (tâches non urgentes et non importantes - les absents)

Voici vos réponses, mais ne vous avisez pas de tricher. Liam Neeson vous trouvera, et... vous connaissez la suite.

Answers:

1. b, d, a, c
2. a
3. a
4. b