Imaginez que vous commencez votre journée avec une énorme pile de tâches en attente. Cela peut être accablant, n'est-ce pas ?
Alors, quelle est la meilleure façon de faire avancer les choses ? Commencez par dresser une liste de tâches, bien sûr.
Dresser une simple liste de tâches vous aide à mettre les choses en perspective et à planifier en conséquence.
Cependant, vous êtes maintenant confronté à un deuxième problème : quelles tâches devez-vous prioriser et lesquelles devez-vous reporter à plus tard ? Y a-t-il des éléments de cette liste que vous pouvez ignorer pour l'instant ?
Hiérarchiser les tâches peut être difficile. Une étude publiée en 2018 dans le Journal of Consumer Research a montré que la plupart des gens sont attirés par les tâches urgentes plutôt que par les tâches importantes qui leur offrent souvent de plus grandes récompenses.
Cela signifie que nous avons tendance à donner la priorité aux tâches assorties d'une échéance et à retarder celles qui n'en ont pas, quelle que soit leur importance.
En d'autres termes, lorsque nous sommes confrontés à des échéanciers, nous avons tendance à négliger ce qui est plus important au profit de ce qui est plus urgent, même si le résultat final de la tâche importante sera plus important.
La matrice d'Eisenhower vous aide à résoudre ces problèmes. C'est un excellent outil pour comprendre la valeur de certaines tâches tout en identifiant celles qui peuvent être supprimées de votre liste de tâches à faire. C'est un outil précieux pour une gestion efficace du temps (certains l'appellent aussi la matrice de gestion du temps).
Alors, qu'est-ce que la matrice d'Eisenhower ? Nous avons créé ce guide pratique pour vous aider à tout savoir à ce sujet.
C'est parti ! ⏳
Qu'est-ce que la matrice d'Eisenhower ?
La matrice d'Eisenhower est un outil de productivité et de gestion des tâches qui classe les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Elle vous demande de diviser les tâches en quatre quadrants :
| Urgent + Important | Non urgent + important |
| Urgent + Non important | Non urgent + Non important |
La matrice d'Eisenhower vous aide à trier vos tâches, à mettre de l'ordre dans vos affaires et à déterminer ce qu'il faut traiter en priorité, ce qui vous permet d'économiser du temps et des ressources.
Parfois, commencer par une tâche peut entraver la progression d'autres tâches. La matrice vous aide à clarifier les choses en séparant les tâches à l'aide de paramètres éprouvés.
Pourquoi l'appeler la matrice d'Eisenhower ?
Le concept de « matrice d'Eisenhower » tire son nom de Dwight D. Eisenhower, le 34e président des États-Unis.
Revenons à quelques étapes en arrière. ⏪
Avant de devenir président, Eisenhower a mené une brillante carrière militaire, servant comme général dans l'armée américaine et comme commandant suprême des forces alliées pendant la Seconde Guerre mondiale. Même en tant que président, il a participé à des actions très célèbres, notamment la création de la NASA et la fin de la guerre en Corée.
Il savait sans aucun doute comment hiérarchiser efficacement les tâches et obtenir des résultats positifs et durables.
En tant que haut responsable militaire, puis président, Eisenhower était constamment confronté à des tâches et des priorités contradictoires.
Il avait mis au point un cadre permettant de hiérarchiser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Cette idée a été développée et baptisée « matrice d'Eisenhower » ou « matrice décisionnelle d'Eisenhower » plus de trois décennies plus tard. Stephen Covey a intégré la sagesse d'Eisenhower dans cet outil de productivité très populaire dans son livre à succès, Les 7 habitudes des gens efficaces. *
La matrice d'Eisenhower est également connue sous d'autres noms : matrice de gestion du temps, matrice des priorités, Box d'Eisenhower, méthode d'Eisenhower et matrice urgent-important.
La méthodologie des quatre quadrants de la matrice d'Eisenhower : urgence vs importance
Les quatre quadrants ou divisions de la matrice d'Eisenhower permettent de classer les tâches. Ils sont divisés en fonction de deux paramètres : l'urgence et l'importance. L'intersection de ces deux paramètres nous donne quatre quadrants qui comprennent les tâches suivantes :
- À faire immédiatement
- À planifier pour plus tard
- Déléguer à quelqu'un
- À supprimer ou à suspendre
La matrice nous aide à comprendre ce qui rend les tâches importantes urgentes, car nous avons souvent du mal à considérer les choses objectivement en raison du stress constant lié au travail.
Mais qu'est-ce qui est urgent et qu'est-ce qui est important ?
Urgent
Ces questions urgentes vous imposent des délais stricts et exigent une attention immédiate. Elles comprennent les activités que vous devez achever rapidement sous peine de subir des conséquences inévitables. Vous ne pouvez pas les éviter, mais si vous vous concentrez trop sur elles, vous risquez de négliger des tâches essentielles qui vous apporteront davantage de bénéfices.
Exemples :
- Répondre aux e-mails ou aux appels téléphoniques des clients
- Achever un dossier de présentation pour un client
- Travailler sur les commentaires des clients
Important
L'importance est subjective et peut être définie par des valeurs et des objectifs personnels. Ces tâches contribuent à vos objectifs à long terme. Les mener à bien nécessite une planification minutieuse et des efforts délibérés.
Exemples :
- Élaborez une stratégie pour votre feuille de route produit
- Suivre une nouvelle formation
- Résolution d'un conflit avec un client
La matrice d'Eisenhower combine les facteurs urgents et importants d'une tâche et la classe dans l'un des quatre quadrants suivants :
- Passez à l'action : tâches urgentes et importantes
- Planifiez-le : Tâches non urgentes mais importantes
- Déléguez : les tâches urgentes mais non importantes
- Supprimez-les : les tâches non urgentes et non importantes
Voici à quoi ressemble la matrice. 👇
Examinons maintenant chaque quadrant individuellement.
Quadrant 1 : Faites-le simplement — Urgent et important
Les tâches urgentes et importantes exigent une action immédiate de votre part. Elles ont une échéance pressante et des conséquences importantes si elles ne sont pas achevées à temps. Dans les deux cas, une réponse en mode crise devient nécessaire.
Exemples :
- Finalisation des documents pour un lancement prévu demain
- Remplacer le travail d'un collègue en congé
- Résoudre un problème technique urgent qui empêche les clients d'utiliser votre produit
- Résoudre un conflit de dernière minute avec un client qui pourrait s'aggraver sur les réseaux sociaux s'il n'est pas traité
Les tâches du quadrant 1 sont inévitables. Même si vous planifiez votre journée à la perfection, certaines choses échapperont à votre contrôle.
Cependant, le problème est que lorsque vous vous concentrez trop sur ces tâches, vous négligez les objectifs à long terme qui sont importants pour vous.
Covey prévient que passer toute la journée en mode crise, à éteindre des incendies, finira par épuiser votre énergie et vous entraînera dans le quadrant 4.
Quadrant 2 : Planifiez-le — Ce n'est pas urgent, mais c'est important
Les tâches importantes mais non urgentes n'ont pas de date butoir, mais sont essentielles pour obtenir des résultats à long terme.
Comme ces tâches n'ont pas de délai immédiat, il est facile de les remettre à plus tard au profit de tâches plus urgentes.
Exemples :
- Élaborer un plan stratégique à long terme pour votre entreprise ou votre équipe
- Investir dans le développement professionnel et l'acquisition de nouvelles compétences
- Réalisez des études de marché pour identifier de nouvelles opportunités pour votre organisation
- Rédiger un forfait Business ou une proposition pour une nouvelle initiative
- Réviser et mettre à jour vos objectifs personnels ou professionnels
- Organisez et désencombrez votre environnement de travail pour améliorer votre productivité
Contrairement au premier trimestre, qui consiste davantage à éteindre les incendies, le deuxième trimestre est celui où vous planifiez patiemment et hiérarchisez vos objectifs significatifs.
Mais ces tâches sont bloquées indéfiniment, car elles n'ont pas de date limite précise.
Pour articuler le quadrant 2 dans le cadre de la gestion du temps personnel, Covey suggère de considérer ces tâches non pas comme des problèmes à résoudre, mais comme des opportunités de croissance professionnelle et personnelle.
Quadrant 3 : Déléguez-la — Urgente mais pas importante
Ce quadrant comprend toutes les tâches fastidieuses qui ne contribuent pas à vos objectifs à long terme. Ces tâches ne constituent pas la meilleure utilisation de votre temps et doivent être externalisées ou déléguées.
Exemples :
- Répondre aux e-mails des clients
- Faire défiler les réseaux sociaux à la recherche des dernières tendances
- Travailler sur les commentaires des clients
- Saisie de données clients ou analytiques dans des feuilles de calcul
- Quelques réunions aléatoires entre deux travaux importants
Les tâches de ce quadrant ne nécessitent pas nécessairement votre expertise ; elles sont simplement urgentes, mais ne vous concernent pas. Si vous passez trop de temps à travailler sur ce quadrant, vous risquez de perdre le contrôle de votre emploi du temps. C'est pourquoi vous devez déléguer cette activité à d'autres personnes.
Réfléchissez-y :
Avez-vous besoin d'assister à cette réunion ou quelqu'un d'autre peut-il vous envoyer le compte rendu ?
Devez-vous saisir les données manuellement ou pouvez-vous utiliser un système de gestion de projet autonome tel que ClickUp ? (Le plus simple 😉).
Une partie essentielle de ce quadrant consiste à apprendre à dire « non ». Cessez d'assumer des responsabilités qui ne devraient pas vous incomber. Faites ce que vous devez faire, pas ce que vous pouvez faire !
Bien sûr, il y aura des moments où vous ne pourrez pas déléguer certaines tâches de ce quadrant. Si tel est le cas, vous pouvez toujours vous assurer qu'elles ne prennent pas le dessus sur votre journée ou votre semaine. Par exemple, vous pouvez :
- Définissez clairement le temps ou l'effort maximaux que vous pouvez y consacrer.
- Planifiez vos tâches ayant une priorité élevée pendant les moments les plus productifs de votre journée, puis planifiez les tâches moins importantes autour de celles-ci.
- Discutez de votre charge de travail avec votre responsable
- Entraînez-vous à refuser les demandes de tâches qui ne correspondent pas à vos objectifs et à vos cibles.
À lire également : Comment éviter les pertes de temps au travail
Quadrant 4 : Supprimer — Non urgent et non important
Les tâches de ce quadrant doivent être jetées à la poubelle. Ces tâches inutiles vous font perdre du temps et ne contribuent en rien à votre développement personnel ou à celui de votre équipe. Mais si vous vous y adonnez, vous perdrez des heures, pour finalement le regretter.
Exemples :
- Participer à des réunions qui pourraient être faites par SMS
- Faire défiler les réseaux sociaux dans l'espoir de trouver des tendances
- Distractions inutiles de la part de vos collègues
Hé, cela ne signifie pas que vous devez sacrifier tout plaisir. Même Eisenhower équilibrait son travail chargé et stressant par des parties de golf pour se détendre et se déstresser.
Selon Covey, le secret réside dans l'équilibre. Vous devez gérer votre temps libre de manière réfléchie afin d'en tirer le meilleur parti.
Une étude publiée dans le Journal of Applied Psychology indique que la nature des loisirs auxquels vous vous adonnez influence indirectement votre productivité au travail. En d'autres termes, ce à quoi vous choisissez de consacrer votre temps libre peut avoir une incidence sur votre semaine de travail.
Par exemple, faire de l'exercice peut vous motiver, et le yoga et la méditation peuvent vous aider à vous détendre pendant votre journée de travail. De même, pratiquer un loisir, faire du bénévolat ou passer du temps avec votre famille et vos amis peut augmenter votre productivité.
Cela dit, voici quelques conseils pour utiliser efficacement la matrice.
Conseils pour hiérarchiser vos tâches à l'aide de la matrice d'Eisenhower
1. Ne surchargez pas un quadrant
En tant que chef de projet, vous avez peut-être beaucoup de tâches à faire. Veillez toutefois à ne pas surcharger les quadrants. Cela évitera que votre matrice ne devienne trop encombrée et ingérable.
Idéalement, nous vous suggérons de ne pas mettre plus de dix tâches ou activités dans chaque quadrant. Une longue liste de tâches ne mène qu'à une gestion inefficace du travail.
Nous sommes certains que vous pourrez exclure certaines tâches avant de noter vos tâches à faire dans les quadrants. Vous pouvez également essayer de créer plusieurs matrices ou de les combiner en une matrice principale afin de gérer de manière claire les projets et tâches ayant une priorité élevée mais qui sont complexes.
2. Utilisez des indicateurs visuels pour distinguer les tâches
La visualisation est une méthode éprouvée pour améliorer l'efficacité du flux de travail. Elle vous offre une vue d'ensemble du flux de travail en un coup d'œil.
La meilleure façon de visualiser les tâches conformément à la matrice d'Eisenhower est d'utiliser un code de couleur, simple mais efficace.
ClickUp Tasks utilise une méthode similaire pour vous aider à visualiser vos tâches. Vous pouvez attribuer des codes couleur aux tâches, leur attribuer des priorités, utiliser des étiquettes de nom et même filtrer les tâches par étiquettes.
Voici comment vous pouvez attribuer un code couleur à vos tâches :
- Rouge – Pour les tâches ayant une priorité élevée. Notre cerveau est programmé pour réagir et s'occuper des choses qui clignotent en rouge.
- Jaune – Tâches ayant la deuxième priorité la plus élevée
- Bleu – Tâches ayant la troisième priorité la plus élevée
- Vert – Tâches ayant la priorité la plus basse
Vous pouvez facilement transposer ces informations dans votre matrice d'Eisenhower comme bon vous semble. Les tâches rouges vont dans le quadrant 1, les jaunes dans le quadrant 2, etc.
3. Évitez la surgestion
Sur-gérer votre matrice d'Eisenhower est une forme de procrastination. Ne vous enlisez pas dans le tri minutieux de chaque tâche. Utilisez plutôt ClickUp Brain pour savoir rapidement sur quoi vous devez travailler ensuite, quelles tâches approchent de leur date d'échéance, lesquelles sont en retard, etc.
De plus, évitez de passer trop de temps à attribuer des tâches à un quadrant. Consacrez-y 30 à 50 minutes par mois/semaine (en fonction de la densité de vos tâches) et concevez votre matrice pendant cette période.
4. Éliminez d'abord
Éliminez de votre liste des éléments qui ne sont ni urgents ni importants. Déléguez-les au bon abîme : le quadrant 4.
En éliminant ces tâches, vous libérez du temps (et de l'espace mental) pour mieux gérer vos autres tâches. Passez en revue votre liste de tâches et supprimez ces éléments avant de hiérarchiser les trois autres quadrants.
5. Séparez votre vie personnelle de votre vie professionnelle
La première leçon que nous apprenons à l'école en matière d'entreprise est la suivante : « Traitez votre entreprise comme une entité distincte. » Ce principe s'applique également à l'optimisation de votre cadre Eisenhower.
Voici pourquoi.
Mélanger vos objectifs personnels et professionnels peut être accablant. Cela ne permet pas d'accorder la bonne importance aux tâches, certains privilégiant les tâches personnelles par rapport aux objectifs professionnels, tandis que d'autres font l'inverse.
Vous voyez, les tâches personnelles urgentes et importantes auront toujours plus d'importance que le travail professionnel (en raison d'une connexion émotionnelle).
Par ailleurs, votre travail et vos tâches personnelles ont des échéanciers, des ressources et des approches distincts, chacun exigeant un processus de réflexion unique.
Il n'est donc pas judicieux de les associer. Cela augmente le nombre de tâches dans chaque quadrant et peut parfois créer des conflits.
Cependant, si vous appréciez le concept d'Eisenhower et souhaitez l'utiliser dans les deux domaines, nous vous suggérons de créer des matrices différentes pour vos tâches personnelles et professionnelles. Séparez vos objectifs professionnels et personnels et abordez-les individuellement.
6. Surveillez le temps consacré aux tâches après la matrice
Suivez et évaluez votre utilisation hebdomadaire du temps à l'aide de la matrice. Enregistrez vos activités par intervalles de 30 minutes à l'aide d'un tableur ou d'une application dédiée à la gestion des tâches telle que ClickUp.
💡Astuce : ClickUp Time Tracker facilite le suivi du temps. Enregistrez le temps passé sur votre bureau, votre appareil mobile ou votre navigateur grâce à l'extension Chrome gratuite de ClickUp. Passez d'une tâche à l'autre et ajoutez du temps rétroactivement sans saisie manuelle ni suivi.
Triez ensuite les tâches achevées en quadrants en fonction de leur importance et de leur urgence, et assurez-vous qu'elles correspondent à vos objectifs.
Vérifiez comment les tâches sont réparties dans chaque quadrant et voyez si des ajustements sont nécessaires. Pour obtenir le meilleur équilibre possible, essayez de placer la plupart des tâches dans le quadrant 2.
7. Affinez votre matrice.
Ajustez la matrice en fonction de vos performances pendant la période d'essai d'une semaine.
Affinez-la en fonction du temps que vous consacrez à vos tâches et projets. Vous avez peut-être mal évalué certaines tâches lorsque vous les avez placées dans les quadrants. Utilisez cette expérience pour mieux comprendre vos projets et tâches afin de pouvoir les équilibrer avec plus d'efficacité.
Les meilleurs éléments utilisent la matrice d'Eisenhower
Des personnes de tous horizons utilisent la matrice d'Eisenhower. Qu'il s'agisse de pompiers courageux ou de PDG avisés, les preuves de ses avantages ne cessent d'affluer.
Vasyl Ivanov, fondateur et PDG de KeepSolid, vante les avantages de la matrice. Il a testé de nombreux outils de productivité et déclare : « En tant que PDG, j'ai d'abord essayé d'utiliser plusieurs outils de gestion des tâches différents... [qui] ne m'ont pas aidé à équilibrer mes priorités... J'ai constaté que le plus grand danger lié à l'utilisation de plusieurs plateformes de gestion des tâches était qu'elles me donnaient un faux sentiment de contrôle. »
Il a ensuite choisi la matrice d'Eisenhower.
En utilisant la matrice d'Eisenhower pour mieux comprendre ce que signifie réellement l'efficacité, j'ai pu conceptualiser de nouveaux outils...
En utilisant la matrice d'Eisenhower pour mieux comprendre ce que signifie réellement l'efficacité, j'ai pu conceptualiser de nouveaux outils...
D'innombrables applications du Play Store et de l'App Store font la promotion de la matrice d'Eisenhower pour aider les individus à hiérarchiser leurs tâches de manière judicieuse. De nombreuses entreprises technologiques ont également saisi cette opportunité pour améliorer la productivité de leurs employés.
La matrice d'Eisenhower est de plus en plus populaire en tant qu'outil de productivité. Essayez-la et voyez par vous-même !
Exemples et modèles de matrice d'Eisenhower
Avant de nous plonger dans les exemples, laissez-nous vous présenter le modèle de Tableau blanc entièrement personnalisable de ClickUp pour hiérarchiser vos tâches et gérer votre temps. Ce modèle vous aidera à organiser vos tâches et à noter vos idées avant de les convertir en éléments d’action.
Le modèle de matrice d'Eisenhower de ClickUp vous aide à classer les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance afin que vous puissiez vous concentrer en priorité sur les tâches les plus importantes. Ses avantages sont les suivants :
- Concentrez-vous sur les tâches les plus importantes
- Divisez les projets volumineux en parties plus faciles à gérer
- Réduisez votre stress et votre anxiété en organisant votre travail
- Vous permettant de réaliser votre travail plus efficacement en vous concentrant sur ce qui compte vraiment.
Maintenant que vous disposez d'un modèle, voyons comment l'utiliser dans différents scénarios.
Cas d'utilisation n° 1 : gérer efficacement des projets
La matrice d'Eisenhower simplifie la hiérarchisation des tâches en séparant l'urgence de l'importance. Elle est idéale pour gérer les ressources, respecter les délais et traiter plusieurs demandes.
Pour les chefs d'équipe, une allocation intelligente des ressources permet d'éviter la surcharge ou la sous-utilisation des employés.
Grâce à une vue claire de la charge de travail, les responsables peuvent facilement vérifier le niveau d'activité de chaque membre de l'équipe sur une semaine, deux semaines ou un mois, s'assurant ainsi que tout le monde est sur la même longueur d'onde et travaille vers un objectif commun.
L'utilisation de la matrice d'Eisenhower dans la gestion de projet vous aide à avoir une vue d'ensemble. Elle vous permet de rester informé de toutes les tâches et met en évidence celles qui sont urgentes afin que tout se déroule sans accroc.
Imaginez que vous utilisiez la matrice d'Eisenhower pour gérer un projet. Voici comment vous pourriez diviser les tâches du projet en quadrants :
- Premier quadrant : résoudre un bug critique, respecter le délai d'un client ou surmonter un obstacle dans un projet ; essentiellement des tâches urgentes.
- Deuxième quadrant : planification de projet, développement d'équipe ou évaluation des risques
- Troisième quadrant : e-mails non urgents ou réunions non critiques
- Quatrième quadrant : navigation excessive sur Internet ou activités sociales pendant les heures de travail, réunions de mise à jour ou tâches les moins urgentes sans rapport avec le projet principal.
Cas d'utilisation n° 2 : augmenter votre productivité personnelle
En classant les tâches selon une matrice d'urgence et d'importance, vous gérez efficacement votre temps et votre énergie, et vous vous concentrez sur ce qui compte vraiment.
Cette approche stratégique vous aide à rester organisé et à éviter le surmenage, tout en vous permettant de rester concentré et motivé pour atteindre vos objectifs.
En matière de productivité personnelle, la matrice de décision d'Eisenhower pourrait ressembler à ceci :
- Premier quadrant : payer les factures en retard, gérer une urgence familiale ou achever les tâches importantes et urgentes à réaliser aujourd'hui.
- Deuxième quadrant : faire régulièrement de l'exercice, passer du temps avec sa famille ou acquérir de nouvelles compétences.
- Troisième quadrant : assister à un évènement qui n'a pas votre intérêt ou faire des courses pour d'autres personnes
- Quatrième quadrant : tâches non essentielles, comme rattraper son retard dans une série télévisée
Cas d'utilisation n° 3 : améliorer la collaboration au sein de l'équipe
La matrice pour la collaboration en équipe améliore notre façon de travailler ensemble, ce qui facilite le bon déroulement des tâches au travail.
En classant les tâches par ordre d'urgence et d'importance, vous et votre équipe développez une compréhension commune des priorités, ce qui permet une meilleure coordination et une prise de décision plus efficace.
Il en résulte une équipe plus efficace et plus cohésive, qui avance à l'unisson, où les membres se soutiennent mutuellement et mènent les projets à bien.
Par exemple, dans un contexte de collaboration en équipe, votre matrice d'Eisenhower pourrait ressembler à ceci :
- Premier quadrant : résoudre un conflit entre les membres de l'équipe, soumettre une proposition de projet dans les délais ou assister à une réunion cruciale.
- Deuxième quadrant : participer à des activités de consolidation d'équipe, définir des objectifs à long terme pour l'équipe ou encadrer les membres juniors de l'équipe.
- Troisième quadrant : répondre à des e-mails non essentiels, assister à des réunions facultatives ou organiser une sortie d'équipe
- Quatrième quadrant : discuter de sujets non pertinents pendant les réunions ou travailler sur des tâches qui ne figurent pas sur votre liste de choses à faire.
Les défis liés à l'utilisation de la matrice d'Eisenhower
Si la matrice d'Eisenhower est l'un des meilleurs moyens de hiérarchiser vos tâches, elle laisse toutefois beaucoup de place à l'interprétation en ce qui concerne certains aspects de la hiérarchisation dans la gestion de projet. Examinons ces défis :
Certaines nuances restent sans réponse
Bien qu'utile, la matrice simplifie à l'extrême la complexité des projets à plusieurs niveaux. Cela conduit la matrice à mal interpréter certaines tâches pour certains facteurs. Certaines tâches peuvent présenter à la fois des éléments d'urgence et d'importance, mais la matrice ne vous aide pas à différencier ces nuances.
Par exemple, répondre à l'e-mail d'un client peut être urgent et important, selon la situation. Cependant, la matrice peut le considérer comme important mais non urgent.
Catégorisation subjective
Déterminer ce qui est « urgent » ou « important » est subjectif et peut varier d'une personne ou d'une équipe à l'autre. Cette subjectivité peut conduire à différentes interprétations et catégorisations.
Imaginons que vous ayez une réunion d'équipe qui est importante à vos yeux. Cependant, elle peut ne pas l'être pour certains membres de l'équipe. La matrice d'Eisenhower ne tient pas compte de cette subjectivité et est donc plus adaptée à un usage personnel.
ClickUp vous aide à relever ce défi et vous propose des outils, des flux de travail et une approche cohérente pour développer une matrice d'Eisenhower axée sur l'équipe.
Peu dynamique
La matrice peut ne pas tenir compte des changements dans la priorité des tâches au fil du temps. Une tâche considérée comme non urgente et non importante aujourd'hui peut devenir urgente et importante plus tard, et la matrice peut ne pas s'adapter de manière dynamique à ces changements.
Mais comment relever ces défis ? Nous connaissons quelques astuces pour pallier ces inconvénients :
- Méthode MoSCoW : ce cadre classe les tâches en quatre catégories : indispensables, souhaitables, facultatives et inutiles. Il permet de hiérarchiser les tâches en fonction de leur importance pour la réussite du projet et est donc idéal pour les chefs de projet et les chefs d'équipe.
- Tableaux Kanban : ces tableaux sont parfaits pour organiser visuellement les tâches. Les tâches passent par différentes étapes, reflétant leur statut, et peuvent être facilement reclassées par ordre de priorité. Elles peuvent être partagées entre tous les membres de votre équipe et sont souvent intégrées à certaines applications de gestion de projet. La vue Tableau Kanban de ClickUp et plus de 15 autres vues vous aident à hiérarchiser et à gérer facilement les tâches à l'aide d'aides visuelles.
- Principe de Pareto (règle des 80/20) : Ce principe suggère que 80 % de vos résultats proviennent de 20 % de vos efforts. Cette approche vous aide à hiérarchiser les tâches les plus importantes. Elle vous encourage à identifier les tâches qui contribuent le plus à vos objectifs et à vous concentrer sur celles-ci.
- Épopée, fonctionnalité, histoire utilisateur : cette méthode est particulièrement utile dans la gestion de projet. Les tâches sont classées en épopées (grands ensembles de travaux), fonctionnalités (groupes au sein d'une épopée) et histoires utilisateur (tâches individuelles au sein des fonctionnalités).
Comme vous pouvez le constater, bon nombre de ces défis peuvent être contournés en utilisant simplement un logiciel de gestion de projet performant tel que ClickUp. Voyons donc comment vous pouvez associer la matrice d'Eisenhower à ClickUp.
Comment mettre en œuvre la matrice d'Eisenhower dans ClickUp
ClickUp est un guichet unique pour tous vos besoins en matière de gestion de projet. Il n'est donc pas surprenant qu'il puisse également vous aider à y intégrer la matrice d'Eisenhower.
ClickUp Tableaux blancs offre une toile visuelle pour dessiner, créer et relier des idées. Utilisez-le pour dessiner la matrice d'Eisenhower et noter des tâches tout en collaborant avec votre équipe à mesure que vous ajoutez des tâches.
Ensuite, convertissez la liste des tâches en cartes interactives en un seul clic. Attribuez les cartes aux bons membres de l'équipe. Utilisez des indicateurs de priorité et des étiquettes pour déléguer efficacement, en garantissant une synchronisation complète tout au long du processus.
Vous pouvez également obtenir des résultats similaires avec ClickUp Docs, où plusieurs membres de l'équipe peuvent collaborer en commentant les suggestions et les idées. Cela vous permet de définir les priorités des tâches en équipe et d'obtenir l'adhésion de tous sur ce qui est fait et pourquoi.
Dans ClickUp Tasks, vous pouvez utiliser des étiquettes personnalisables pour libeller certaines tâches comme importantes ou urgentes. La fonctionnalité « Priorité des tâches » vous permet également d'attribuer un code couleur aux tâches en fonction de leur priorité. La vue Kanban de ClickUp est pratique pour la visualisation.
Et vous pouvez partager tout cela via ClickUp Chat ou d'autres moyens de communication.
Dans l'ensemble, la matrice d'Eisenhower est un excellent moyen de gérer les tâches qui pourraient entrer en conflit en termes d'urgence et d'importance. Bien que la matrice puisse présenter certains défauts, elle reste l'un des meilleurs moyens pour les équipes de hiérarchiser leurs responsabilités quotidiennes. Les plateformes de productivité telles que ClickUp peuvent aider à mettre en œuvre la matrice de manière efficace.
Essayez la matrice d'Eisenhower et constatez ses effets sur les performances de vos projets. Commencez dès aujourd'hui à établir vos priorités. Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp!
Quiz surprise sur la matrice d'Eisenhower
J'espère que vous avez bien suivi, car c'est l'heure du quiz. 🥁
Utilisons ceci comme rappel sur la matrice d'Eisenhower afin que vous puissiez facilement la mettre en œuvre dans vos opérations d'entreprise.
Si vous répondez correctement à toutes les questions, nous vous offrons une glace ! 🍦
Question 1 :
Elon Musk se réveille le matin. Voici ce qui figure à son agenda :
a) Travailler sur un nouveau logo pour X
b) Préparation d'un lancement SpaceX
c) Manger une pizza aux anchois avec Joe Rogan
d) Répondre aux investisseurs pour SpaceX
Essayez de classer ces tâches par ordre de priorité, de la plus importante à la moins importante.
Question 2 :
En tant que chef de projet chargé de concilier les besoins immédiats et les objectifs à long terme, quels quadrants de la matrice d'Eisenhower sont essentiels pour assurer une réussite durable ?
a) Quadrant 1 et quadrant 2
b) Quadrant 2 et quadrant 3
c) Quadrant 3 et quadrant 4
d) Quadrant 1 et quadrant 4
Question 3 :
Face à des demandes de dernière minute et à des délais serrés, quel quadrant de la matrice d'Eisenhower met l'accent sur une gestion efficace pour éviter de se sentir dépassé ?
a) Quadrant 1
b) Quadrant 2
c) Quadrant 3
d) Quadrant 4
Question 4 :
Vous organisez la « Procrastination Party », où les tâches sont invitées mais ont tendance à être achevées avec un retard élégant. En tant qu'hôte, vous vous rendez compte que vous repoussez sans cesse une tâche particulière : créer la liste des invités pour la fête.
Dans quel quadrant de la matrice d'Eisenhower se situe votre procrastination dans la création de la liste des invités ?
a) Quadrant 1 (tâches urgentes et importantes – les VIP)
b) Quadrant 2 (Tâches importantes, mais non urgentes – Les retardataires à la mode)
c) Quadrant 3 (Urgent, mais pas important – Les imposteurs)
d) Quadrant 4 (Non urgent et non important – Les absents)
Voici vos réponses, mais n'essayez pas de tricher. Liam Neeson vous trouvera, et... vous connaissez la suite.
Réponses :
- b, d, a, c
- $$$a
- $$$a
- b