Essayez-vous de travailler sur votre présentation entre vos appels Zoom quotidiens ?
Pensez-vous pouvoir répondre à un appel d'un client tout en examinant un rapport en retard ?
Réfléchissez-y à deux fois. Jongler entre plusieurs tâches peut sembler être un moyen de gagner du temps, mais vous finirez très probablement par être épuisé, et votre flux de travail, ainsi que la qualité de votre travail, en pâtiront.
Des recherches montrent que le multitâche peut nuire à votre santé mentale et à votre productivité. Une étape pour réduire votre niveau de stress et augmenter votre productivité consiste à reconnaître que votre temps est précieux et à vous assurer que vous l'utilisez à bon escient pour les choses qui comptent. Les alertes professionnelles, les notifications, les e-mails et les invitations à des réunions peuvent sembler interminables, mais il est important de savoir comment la technologie pourrait occuper votre journée et comment mieux la gérer.
ClickUp a analysé des études et des ressources provenant des National Institutes of Health, de la Harvard Business Review et de reportages d'actualité afin de déterminer les 10 facteurs les plus courants qui font perdre du temps au bureau et ce qu'il faut faire pour y remédier.
Travaillez plus intelligemment, pas plus dur, grâce aux 22 astuces de productivité de ClickUp qui vous feront gagner du temps.
1. Télévision et podcasts
Avec l'accès à des services de streaming proposant des milliers d'émissions et des millions de podcasts, il ne fait aucun doute que les médias peuvent facilement occuper tout notre temps gratuit. Vous remarquez peut-être que vos podcasts s'accumulent et vous avez l'impression de les écouter en arrière-plan pendant que vous finalisez un rapport de recherche.
Mais pouvez-vous vraiment consacrer votre attention aux deux en même temps ?
Beaucoup de gens pensent pouvoir passer d'une tâche à l'autre sans perdre le rythme. En réalité, les adultes deviennent moins efficaces et surmènent leur cerveau en essayant de tout faire simultanément. Le multitâche peut faire gagner du temps et réduire le stress.
LES 13 MEILLEURES APPLICATIONS DE CHRONOMÈTRE POMODORO POUR ÉTUDIER ET SE CONCENTRER La technique de gestion du temps Pomodoro divise la journée en petits blocs de temps productifs. Trouvez les meilleures applications Pomodoro pour vous aider à rester sur la bonne voie.
2. Réunions
Avez-vous déjà eu envie de suggérer à votre collègue que la réunion qu'il organisait aurait pu être remplacée par un e-mail ? Vous n'êtes pas seul : de nombreux employés considèrent que les réunions peuvent être une énorme perte de temps.
Une étude réalisée en 2019 par le cabinet de conseil Korn Ferry a révélé que 67 % des travailleurs estiment que passer trop de temps en réunion les empêche de faire leur travail efficacement.
Pour convaincre votre patron de réduire le nombre de réunions hebdomadaires, créez un agenda concis, surveillez de près le temps et assurez-vous que chaque réunion a un objectif et des conclusions afin de réduire les multiples vérifications et de permettre aux membres de l'équipe de rester concentrés sur leurs tâches.
Proposer à votre patron de réaliser un audit des réunions pourrait contribuer à réduire les pertes de temps et même permettre à l'entreprise de réaliser des économies.
Bonus : Cadence des réunions pour les équipes à distance
3. Les patrons hélicoptères
Avoir un microgestionnaire comme patron peut être une expérience pénible et être considéré comme une forme d'intimidation. Être constamment surveillé ou interrogé donne aux employés le sentiment d'être impuissants.
Les patrons trop présents sapent le moral, ce qui entraîne des performances insuffisantes et une perte de temps. La mise en place d'un processus de gestion de projet qui définit les mêmes attentes pour toute l'équipe permet à chacun de rester sur la bonne voie et informé.
Les microgestionnaires n'ont pas toujours de mauvaises intentions ; envisagez de vous associer à eux dans le cadre d'un projet afin d'instaurer un climat de confiance.
4. Réseaux sociaux
Vérifiez le temps que vous passez sur les réseaux sociaux sur votre téléphone : vous serez peut-être surpris de constater combien de temps vous perdez à faire défiler vos fils d'actualité. Tout le monde adore les nouveaux défis de danse à la mode, mais une consommation excessive peut nuire considérablement à la productivité au travail.
Une étude réalisée en 2020 a révélé que l'utilisation des réseaux sociaux pouvait également entraîner dépression et anxiété. Envisagez de désactiver les notifications de vos réseaux sociaux ou de faire une pause en supprimant certaines applications de votre téléphone.
5. Problèmes informatiques
Les problèmes techniques peuvent entraîner une grande perte de temps tout au long de la journée de travail. Vous est-il déjà arrivé d'être en plein milieu d'une tâche importante lorsque le Wi-Fi s'est déconnecté ? Pendant que le service informatique s'occupe du problème, vous vous retrouvez à vous tourner les pouces.
Selon Robert Half Consulting, les employés perdent en moyenne près de deux semaines par an à résoudre des problèmes techniques. Avec l'essor du télétravail, ces problèmes se sont multipliés et les gens dépendent de leur équipement technologique à domicile sans avoir accès à un consultant informatique.
La mise à jour de vos logiciels et le redémarrage périodique de votre ordinateur peuvent faire des merveilles pour résoudre les petits problèmes techniques.
6. Surcharge décisionnelle
Occuper une position qui vous oblige à prendre plusieurs décisions chaque jour peut entraîner une surcharge décisionnelle, ce qui peut entraîner une baisse de la productivité et une augmentation correspondante du niveau de stress.
La paralysie analytique est une condition qui retarde le processus décisionnel et inhibe votre capacité à achever une tâche. Une façon de réduire ce fardeau consiste à éliminer les distractions, à consulter vos collègues si vous n'êtes pas sûr de la meilleure décision à prendre ou à déléguer le choix à un autre expert de votre réseau.
7. Jeux vidéo
Selon un sondage réalisé en février 2022 par Future Publishing, les adultes américains passent près d'une heure et demie par jour à jouer à des jeux sur leur téléphone portable. En mai 2020, 80 % des travailleurs à temps plein ont admis jouer à des jeux au travail, même pendant les réunions. 😮
Jouer à des jeux vidéo au travail peut être une énorme perte de temps. Comme pour les réseaux sociaux, limitez votre temps de jeu en supprimant temporairement les applications de jeux pendant les heures de travail et en fixant une limite de temps pour jouer chaque jour.
8. Le théâtre de la productivité
Combien de fois avez-vous dû prouver à votre patron que votre niveau de productivité était élevé ?
De la mise à jour de votre statut Slack tout au long de la journée à l'envoi de messages inutiles à votre patron pour montrer que vous êtes engagé, vous faites peut-être semblant d'être productif et perdez jusqu'à une heure par jour à jouer la comédie. Au lieu d'envoyer sans cesse des indices à votre patron pour lui montrer que vous travaillez, envisagez de faire le point quotidiennement sur votre progression via Slack avant de pointer.
9. Surmenage
Il est difficile d'être créatif lorsque l'on est surmené et épuisé. De nombreuses personnes dans le monde souffrent d'épuisement professionnel, ce qui peut sérieusement affecter notre bien-être.
Envisagez de vous fixer des limites au travail. Si vous travaillez dans un bureau, ne prenez pas l'habitude d'emporter votre ordinateur professionnel à la maison et désactivez les notifications Slack après les heures de travail. Faites une pause lorsque vous vous sentez stressé ou proche du burn-out.
De nombreuses entreprises se tournent vers les applications de bien-être pour aider leur personnel à éviter l'épuisement professionnel et la baisse de productivité.
LA GESTION DU TEMPS : UNE COMPÉTENCE ESSENTIELLE POUR CHAQUE RÔLE Quel que soit votre métier, acquérir certaines compétences de base en matière de gestion du temps peut vous aider à maintenir votre niveau de productivité tout en réduisant considérablement votre niveau de stress.
10. Désorganisation
Le désordre et la productivité vont rarement de pair. Garder votre environnement de travail bien rangé peut stimuler votre productivité et réduire votre stress.
Nous passons beaucoup de temps à notre bureau, alors pourquoi ne pas en faire un environnement agréable ? Prenez le temps de réorganiser votre espace en installant quelques étagères flottantes au-dessus de votre bureau afin d'éliminer les distractions visuelles.
Envisagez de jeter les éléments inutiles que vous conservez. Votre environnement de travail nouvellement nettoyé peut vous permettre de commencer la journée du bon pied.
Identifiez vos pertes de temps et commencez dès aujourd'hui à adopter de meilleures habitudes de travail.
Vous n'avez pas à vivre dans le chaos, à être constamment en retard et à vous sentir dépassé.
En identifiant les facteurs qui vous font perdre du temps au bureau, en prenant des mesures concrètes pour les réduire et en élaborant un plan d'action, vous pouvez augmenter votre productivité et retrouver un équilibre dans votre vie.
Et l'un des moyens de vous aider à adopter de meilleures habitudes de travail et à rester sur la bonne voie consiste à utiliser un outil de gestion de projet tout-en-un comme ClickUp. Il offre des fonctionnalités de suivi du temps, de définition et de suivi des objectifs, ainsi que des centaines d'autres fonctionnalités personnalisables, le tout sur une seule plateforme, afin d'éliminer les distractions, d'augmenter votre productivité et de vous aider à rester concentré au travail.
Utilisez cet outil puissant pour retrouver un nouveau sentiment de contrôle, récupérer votre temps précieux et commencer à profiter de l'équilibre entre travail et vie privée auquel vous aspirez. Essayez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui !
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