À quel endroit un projet commence-t-il et où se termine-t-il ? Avec un promoteur de projet.
De la construction du Golden Gate Bridge à l'organisation d'une fête d'anniversaire, tout peut être considéré comme un projet. Quelle que soit la nature du projet, il implique de nombreuses parties prenantes tout au long de son cycle de vie.
Parmi elles, nous pensons que la plus importante est le commanditaire du projet. Voyons comment.
Qu'est-ce qu'un sponsor de projet ?
Un sponsor de projet initie le projet et approuve les produits livrables . Il s'agit d'une partie prenante de l'entreprise, responsable du forfait et de la réussite du projet. Ils font souvent partie de l'équipe de direction, avec une influence et un auteur importants, même s'ils n'ont pas de responsabilité de gestion directe pour le projet lui-même.
Dans le cas d'une organisation de services, le sponsor du projet peut appartenir à une entité externe, généralement le client. Dans le cas d'une organisation de produits, le sponsor du projet est une entité interne, parfois appelée le propriétaire du projet.
Sponsor de projet vs Gestion de projet
Le sponsor du projet et le chef de projet étant tous deux des rôles de direction, ils sont souvent confondus l'un avec l'autre. Clarifions d'abord les différences.
Différence entre un sponsor de projet et un gestionnaire de projet
Bien que le sponsor du projet diffère du gestionnaire du projet de différentes manières, leur collaboration est fondamentale pour la réussite du projet.
Le commanditaire définit les objectifs et la portée du projet, tandis que le gestionnaire de projet l'exécute. Ils suivent les indicateurs du projet tels que le délai de mise sur le marché ou la satisfaction du client.
D'autre part, le gestionnaire de projet suit les indicateurs au niveau du projet, tels que la productivité des développeurs et la qualité du code, qui contribuent aux indicateurs de haut niveau de l'entreprise.
Un sponsor approuve le budget, les échéanciers, etc., mais c'est le chef de projet qui décide s'il a besoin de ressources supplémentaires et qui en fait la demande.
Ensemble, le commanditaire et le gestionnaire sont responsables de la gestion du projet. La réussite d'un projet exige qu'ils travaillent ensemble pour comprendre les priorités de chacun.
Commanditaire du projet vs partie prenante du projet
le terme "partie prenante" est un terme générique utilisé pour désigner toute personne impliquée dans le projet. Il peut s'agir d'un membre de l'équipe, d'un superviseur, d'un manager, d'un partenaire, d'un fournisseur, d'un client, d'une autorité gouvernementale ou de tout autre intermédiaire.
En ce sens, un sponsor de projet est également une partie prenante du projet . Cependant, toutes les parties prenantes ne sont pas des sponsors.
Rôles d'un sponsor de projet
Direction de l'entreprise
Le parrainage d'un projet ne se limite pas à son financement. Le sponsor du projet assure la liaison entre l'entreprise et la technologie. Il offre des perspectives et des conseils du point de vue de l'entreprise. Il guide l'équipe d'exécution en ce qui concerne le client, l'organisation, la stratégie d'entreprise et les forfaits de mise sur le marché.
Supposons qu'une entreprise commerciale s'adresse à une entreprise technologique pour développer une solution de point de vente (POS). Le sponsor du projet, un cadre supérieur de l'entreprise de vente au détail, informera l'entreprise technologique sur les utilisateurs du produit, le flux de travail, les exigences en matière d'intégration, etc.
Même s'il ne spécifie pas les exigences techniques, il est chargé de veiller à ce que le produit réponde aux besoins de l'entreprise.
Permettre le flux d'informations
ClickUp Docs pour gérer les forfaits et les sondages de recherche auprès des utilisateurs
Tout au long du projet, ils assurent un flux continu d'informations entre les parties prenantes. Ils connectent les membres de l'équipe avec les ressources et les experts dont ils ont besoin.
Par exemple, ils peuvent mettre l'équipe de recherche utilisateur en relation avec la bonne cible pour mener des sondages ou surveiller les comportements.
Supervision du projet
Un parrain de projet est chargé de paramétrer les objectifs et d'identifier les indicateurs de réussite. Lorsque l'équipe de projet revient avec le forfait, il examine la portée et approuve le coup d'envoi.
De temps à autre, il procède à des examens et à des rétrospectives avec l'équipe du projet pour s'assurer qu'elle reste sur la bonne voie. Il s'efforce également d'éliminer les obstacles en cours de route. Ils sont comptables des performances du projet.
Prise de décision à haut niveau
Tableau blanc ClickUp pour faire un brainstorming sur l'arbre de décision
Ils prennent des décisions de haut niveau concernant les budgets et l'orientation du projet. Ils sont également chargés d'approuver les demandes importantes de l'équipe de projet concernant des ressources supplémentaires, des extensions de délai, etc.
Les gestionnaires de projet peuvent construire des arbres de décision pour aider les sponsors à prendre des décisions importantes, en soulignant les implications de ces décisions.
Validation finale
Un sponsor de projet détient l'auteur d'approuver les produits livrables du projet . Ils vérifient si le produit livrable répond aux exigences techniques et aux exigences de l'entreprise. Un projet a besoin de l'approbation de son sponsor pour la clôture du projet et les paiements.
Plusieurs de ces rôles et responsabilités peuvent se chevaucher avec ceux d'un gestionnaire de projet ou de toute autre partie prenante. Commençons donc par clarifier les différences.
Importance d'avoir un sponsor de projet
Le rôle d'un sponsor de projet n'est pas aussi commun que celui d'un gestionnaire de projet. Compte tenu de la nature stratégique du rôle du sponsor de projet, il est souvent négligé.
Dans certains cas, il est également mal défini. Le rôle de parrain de projet est superposé à celui d'un cadre supérieur qui assume déjà d'autres responsabilités, ce qui ne fait qu'entraver la réussite du projet. Cela ne peut que nuire à la réussite du projet. Voici comment.
Alignement sur les entreprises : Qu'il s'agisse de mettre au point une technologie ou de concevoir un nouveau logo, les parrains de projet sont importants pour s'assurer que le projet répond aux besoins de l'entreprise.
Gestion des relations : Un parrain de projet maintient des relations saines avec les parties prenantes clés telles que le client, les fournisseurs et les autorités gouvernementales. Il permet une gestion efficace des collaboration au sein du projet .
Approbations et financement : Ils sont chargés d'approuver les budgets, de débloquer les fonds et de négocier les demandes supplémentaires, le cas échéant.
Résolution des conflits : En cas de divergence d'opinion de haut niveau, un parrain de projet recherche un consensus et prend des décisions difficiles. Par exemple, en cas d'ambiguïté dans la définition d'une fonctionnalité, qui sème la confusion au sein des équipes techniques, le parrain du projet aide à clarifier la situation. Il joue un rôle crucial en veillant à ce que le projet ne s'enlise pas.
Défendre la cause : Il défend le projet et son objectif auprès de la direction générale et du Tableau, en apportant la visibilité et l'engagement des parties prenantes clés. Il veille à ce que le projet reçoive la reconnaissance qu'il mérite.
Responsabilités d'un sponsor de projet aux différentes étapes d'un projet
Maintenant que nous connaissons le rôle et l'objectif généraux d'un sponsor de projet, examinons ses responsabilités au cours des différentes étapes du projet : Le lancement, le forfait, l'exécution et le suivi clôture du projet .
Initiation du projet
Les responsabilités du commanditaire du projet dans le lancement du projet sont les suivantes :
- Définirles objets du projet et la portée du projet
- Approuver la charte du projet
- Expliquer les exigences de l'entreprise et les résultats attendus
- Transmettre à l'équipe de projet des informations de haut niveau sur l'entreprise et le client
Parfois, ils désignent le manager d'un projet et le guident dans le recrutement et l'intégration des membres de l'équipe.
Planification du projet
Permet au sponsor du projet d'afficher une vue claire et organisée du forfait du projet
Une fois le projet lancé, le sponsor joue le rôle de champion du projet. Il n'est plus impliqué dans les activités de détail. Il dirige le le forfait du projet la phase de planification du projet et la conduite de son exécution.
- Fournir les données nécessaires au forfait du projet
- Définir les paramètres de référence pour les indicateurs
- Veiller à ce que le forfait du projet soit conforme au plan d'entreprise
- Examiner les demandes et donner les approbations
Exécution du projet
Ici, le rôle du sponsor du projet est encore plus limité. Pourtant, il travaille en étroite collaboration avec le gestionnaire de projet pour garantir une exécution sans heurts.
- Contrôler la progression de temps à autre
- Suivre les indicateurs du projet et fournir un retour d'information
- S'assurer que le projet avance dans la bonne direction et au bon rythme
- Évaluer et approuver les demandes de ressources ou de budgets supplémentaires émanant de l'équipe de projet
- Résoudre les conflits entre les parties prenantes, le cas échéant
Clôture du projet
Un sponsor de projet ferme le projet. Il est responsable de :
- Évaluer les produits livrables du projet par rapport aux exigences de l'entreprise
- Mesurer les résultats du projet
- Approuver la livraison du projet
- Approuver la clôture formelle du projet et les paiements
Façons de travailler efficacement avec les promoteurs de projet
Tout gestionnaire de projet travaille régulièrement avec des sponsors, au moins une fois par mois, voire par semaine. Toutefois, leur relation n'est pas simple.
Le chef de projet collabore avec le sponsor du projet pour le partage des informations, la compréhension des besoins de l'entreprise et la résolution des problèmes. Le rôle des promoteurs de projet est de mettre le gestionnaire de projet sur la voie de la réussite.
Cependant, les parrains du projet sont des responsables de haut niveau qui ont plus d'autorité que le chef de projet. Le chef de projet présente la progression, les résultats et les données pour examen. Le chef de projet rend compte au sponsor à ce titre, même s'il ne s'agit pas d'une relation de chef à subordonné.
La navigation dans cette relation peut être complexe. Voici comment les gestionnaires de projet peuvent travailler efficacement avec les sponsors du projet.
Organiser le projet
Créez des tâches et des sous-tâches avec ClickUp
Avant tout, le commanditaire du projet a besoin de visibilité. Il doit savoir comment le projet sera exécuté. Utilisez un outil de gestion de projet complet logiciel de gestion de projet comme ClickUp pour organiser le projet. Avec ClickUp, vous pouvez :
- Découper le projet en tâches et sous-tâches
- Rédiger des descriptions pour chaque tâche afin de clarifier les exigences pour les membres de votre équipe ; le sponsor peut valider, si nécessaire
- Paramétrer des dates de début et de fin pour chaque tâche
- Inclure des priorités, des dépendances et des étiquettes
Si vous êtes une agence indépendante ou un freelance, votre client sera probablement le commanditaire de votre projet. Dans ce cas, essayez logiciel de gestion de projet pour les petites entreprises pour vous organiser.
Présentez vos forfaits
Utilisez ClickUp pour prévoir les besoins du projet . Présentez ensuite vos forfaits au commanditaire du projet et obtenez son approbation. Une fois le projet configuré sur ClickUp, utilisez la vue diagramme Gantt pour le visualiser dans le temps.
Utilisez le Tableau blanc ClickUp pour expliquer des sujets complexes. Utilisez les cartes mentales ClickUp pour créer des chemins logiques et démontrer les flux de travail.
Consolider les ressources
Un sponsor de projet s'attend à ce que les connaissances qu'il a partagées avec le manager d'équipe et l'équipe initiale soient soigneusement transférées à chaque membre de l'équipe/partie prenante. Pour s'en assurer :
- Mettre en place la charte du projet sur ClickUp Docs
- Paramétrez les objectifs du projet en tant queObjectifs ClickUp et connectez les tâches pour que tout le monde puisse y accéder
Faciliter la communication
Aucun responsable de projet ne souhaite que des informations passent à travers les mailles du filet. Utiliser Gestion de projet ClickUp pour renforcer la transparence et la clarté de la communication.
- Donnez au sponsor l'accès à l'environnement de travail ClickUp pour une visibilité achevée
- Utilisez les commentaires sous chaque tâche pour discuter des problèmes dans leur contexte
- Attribuez des éléments d'action au sponsor lorsque vous avez besoin d'éclaircissements sur un point quelconque
- Utilisez le fichierClickUp Discuter pour une collaboration en temps réel
Activez les notifications sur l'application ou par e-mail pour que le commanditaire du projet ne manque jamais une mise à jour.
Renforcer la documentation de la gestion de projet
Tout sponsor de projet aime une bonne documentation. Utilisez ClickUp Documents pour rédiger une documentation bien mise en forme pour chaque fonctionnalité. Connectez-les aux tâches, afin de ne jamais les perdre dans la botte de foin.
Automatisation des rapports
Tableau de bord ClickUp pour les rapports
Tenez votre sponsor de projet informé de votre progression avant même qu'il ne vous le demande. Utilisez les tableaux de bord ClickUp pour des rapports en temps réel avec des rapports pour :
- La progression du projet par rapport aux objectifs
- Diagrammes d'épuisement des ressources et d'épuisement des coûts
- Suivi du temps par rapport aux estimations
- Identification des goulots d'étranglement dans les flux de travail
- Charge de travail et allocation des ressources
Si votre commanditaire de projet demande des rapports spécifiques, créez des diagrammes personnalisés pour tout ce dont vous avez besoin, directement dans votre outil de gestion de projet.
En fonction du degré d'implication du sponsor du projet, il aura besoin de mises à jour régulières de divers détails. Personnalisez la granularité et la fréquence des mises à jour avec ClickUp. Donnez à leur compte invité l'accès pour qu'ils puissent ajuster eux-mêmes leurs mises à jour.
Collaborez en toute transparence avec votre sponsor de projet grâce à ClickUp
Un sponsor de projet vous accompagne du début à la fin. Utilisez ClickUp pour démarrer le projet en toute confiance, l'exécuter efficacement et le terminer avec fierté.
En général, les gestionnaires de projet passent un temps fou à rédiger des rapports mensuels pour les responsables de projet. Éliminez le travail en double. Gérez efficacement les projets et collaborez avec le sponsor en un seul endroit, sur ClickUp ! Essayez ClickUp gratuitement maintenant.