![Le guide ultime de la collaboration de projet pratique [avec des conseils et des modèles gratuits]](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/Project-Collaboration-Blog-Feature.png)
Si vous lisez ces lignes, vous savez probablement déjà qu'une collaboration efficace joue un rôle clé dans l'achèvement des projets dans les délais impartis. Sans elle, vous risquez d'être confronté à des goulets d'étranglement et à des erreurs de communication qui peuvent entraîner l'arrêt brutal de votre projet. Cet article explore la manière dont vous pouvez optimiser les flux de travail collaboratifs pour propulser votre projet vers l'avant. ⏩
Mais ce n'est pas tout - nous avons un cadeau spécial pour vous ! Pour vous aider à mettre la théorie en pratique, nous partageons trois modèles gratuits pour rendre la collaboration de projet plus fluide et plus structurée. Poursuivez votre lecture pour booster la réussite de votre projet !
Qu'est-ce que la collaboration dans le cadre d'un projet ?
La collaboration dans le cadre d'un projet est l'effort partagé pour atteindre un objectif commun.
S'agit-il simplement d'un autre terme pour désigner le travail d'équipe ou la gestion de projet ? Pas vraiment. Examinons les principales différences entre ces concepts.
Qu'est-ce qui distingue la collaboration dans le cadre d'un projet ?
Imaginez que vous jouez au basket avec des amis et que vous êtes le capitaine officieux. Chaque joueur connaît son rôle à un moment donné, qu'il s'agisse de tirer, de passer le ballon ou de défendre. Tout le monde fait sa part pour atteindre un objectif commun. C'est ça le travail d'équipe. 🏀
Mais si vous voulez vraiment gagner, vous ne vous concentrez pas uniquement sur vos propres tâches, vous vous réunissez également pour réfléchir à des stratégies, suggérer des améliorations à vos techniques respectives et peut-être même changer de rôle pour mieux contrer l'équipe adverse. Tout ce partage d'idées, de ressources et de responsabilités est la collaboration, et c'est plus intuitif que le travail d'équipe.
C'est généralement au chef de projet de l'équipe qu'il incombe de veiller à la réussite de la collaboration dans le cadre d'un projet. Il veille à ce que chacun soit là où il doit être, dispose de ce dont il a besoin et s'en tienne à la stratégie. Il alloue les ressources, gère les conflits et suit l'évolution du projet
font également partie du travail.
En résumé :
- Le travail d'équipe consiste à faire sa part pour atteindre un objectif commun
- **La collaboration dans le cadre d'un projet consiste à jongler avec différentes perspectives, à résoudre des problèmes et à partager les responsabilités
La formule triple P de la collaboration dans le cadre d'un projet
Une collaboration réussie dans le cadre d'un projet nécessite généralement de se concentrer sur les trois P : les personnes, les processus et la plateforme. Voici ce qu'ils impliquent :
- Les personnes sont le cœur et l'âme de tout projet.
Une communication ouverte et honnête entre les membres de l'équipe est cruciale. Lorsque chacun s'exprime librement et écoute activement, vous disposez d'une force cérébrale collective pour résoudre les problèmes - Des processus bien conçus garantissent que tout le monde est sur la même longueur d'onde en ce qui concerne le quoi, le quand et le comment de l'accomplissement des tâches
- Un bon plateforme de collaboration numérique centralise votre travail, ce qui permet à chacun de trouver plus facilement ce dont il a besoin et ce qu'il doit faire. Choisissez une plateforme, comme ClickUp qui comprend tous les outils et systèmes dont vous avez besoin pour accomplir votre travail, et votre équipe vous en remerciera
Améliorer la collaboration et accélérer
en utilisant la plateforme de travail complète de ClickUp
9 conseils d'experts pour améliorer la collaboration sur les projets à toutes les échelles
La collaboration dans le cadre d'un projet est l'une de ces choses qui ne semblent pas trop difficiles à première vue, mais qui peuvent être incroyablement difficiles à mettre en œuvre au sein d'une équipe. En effet,
86% des employés et des cadres
considèrent qu'une mauvaise collaboration est l'une des principales raisons des échecs sur le lieu de travail.
Nous avons étudié des dizaines de meilleures pratiques d'équipe et avons sélectionné les neuf conseils suivants qui vous aideront à promouvoir les efforts de collaboration tout en évitant les pièges les plus courants.
1. Commencer par une feuille de route
Albert Einstein
si on me donnait une heure pour résoudre un problème dont ma vie dépend, je passerais 40 minutes à l'étudier, 15 minutes à le réviser et 5 minutes à le résoudre
C'est pratiquement l'essence même d'une collaboration efficace dans le cadre d'un projet : vous êtes censé passer une bonne partie de votre temps à étudier le problème, à le réviser et à le résoudre
à créer une feuille de route vers le succès
avant de se lancer dans le projet.
La création d'une feuille de route nécessite de définir
les étapes clés
la feuille de route comprend les étapes clés, les produits livrables et les résultats souhaités, ce qui permet à chacun d'avoir une vue d'ensemble de ce qui doit être accompli. Une fois votre projet lancé, la feuille de route vous aidera également à.. :
- Priorisation: Faciliter la prise de décision des collaborateurs sur les priorités à respecter l'allocation des ressources et la gestion du temps
- **Les membres de l'équipe peuvent se responsabiliser les uns les autres car chacun sait ce qu'on attend de lui et à quel moment
- Résolution des problèmes: Lorsque des problèmes surviennent, une feuille de route fournit à l'équipe un guide commun pour trouver des solutions
Visualisez les feuilles de route des projets avec des détails précis en utilisant la vue Gantt dans ClickUp
Vous ne savez pas comment commencer avec une feuille de route ? ClickUp offre de nombreuses
pour vous aider à préparer une
pour votre équipe. Ils vous permettent de visualiser et de prévoir
les délais de livraison
les dépendances des tâches et les goulots d'étranglement, tous ajustables pour s'adapter à votre situation unique
exigences en matière de flux de travail
.
2. Fixer des objectifs communs
Un objectif bien défini et partagé peut motiver les membres de l'équipe à donner le meilleur d'eux-mêmes. Si tous les membres de l'équipe comprennent les objectifs du projet et y adhèrent, les conflits et les malentendus seront naturellement réduits au minimum et il sera plus facile de discuter des progrès, des défis et des solutions.
Faites l'expérience d'une méthode transparente de définition et de suivi des objectifs grâce à l'outil
. Définissez des objectifs mesurables pour chaque collaborateur et bénéficiez d'un suivi automatique des progrès et des résultats
suivi des objectifs
!
Concentration unifiée, succès partagé : ClickUp Goals aligne l'ensemble de votre équipe sur des objectifs communs
ClickUp vous permet également de disposer de plusieurs
qui servent de modèles pour les
et de rester en phase avec les objectifs du projet.
3. Définir clairement les rôles et les responsabilités
Le fait de savoir qui est responsable de quoi peut contribuer à éviter les guerres intestines, ce qui permet aux chefs de projet et aux chefs d'équipe de déléguer plus facilement les tâches de manière appropriée.
Lors de la planification de projets collaboratifs, il faut s'assurer que chacun sait ce qu'on attend de lui et viser une utilisation optimale des compétences et de l'expertise de chaque membre de l'équipe. Cela permet de minimiser les chevauchements, de réduire la confusion et de s'assurer que tous les aspects du projet sont couverts.
Les outils de collaboration de projet tels que ClickUp offrent diverses fonctionnalités pour clarifier les points suivants
les rôles et les responsabilités de l'équipe
. Par exemple, vous pouvez utiliser
Tableaux blancs dans ClickUp
pour créer un cadre RACI (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed) pour vos coéquipiers, en supprimant les silos de travail pour une meilleure transparence et une plus grande clarté des rôles.
Visualisez les rôles RACI dans ClickUp's Whiteboard View pour la gestion des responsabilités
4. Planifier des flux de travail d'équipe complets
Après la planification des objectifs et la représentation graphique des rôles RACI, vous devez consacrer du temps à l'élaboration de flux de travail détaillés pour votre équipe, afin de garantir une collaboration plus harmonieuse et le respect des délais.
La plupart des dirigeants utilisent
un logiciel de gestion de projet
pour concevoir des flux de travail d'équipe à partir de zéro, permettant aux employés d'accéder aux dossiers de n'importe où. Si votre
ou décentralisée, il est important de choisir une plateforme avec
et
fonctionnalités. En outre, lorsque les projets prennent de l'ampleur, il est beaucoup plus facile de faire évoluer les efforts en utilisant un logiciel de gestion de projet collaboratif qu'en s'appuyant sur des méthodes manuelles.
dans ClickUp sont un excellent moyen de planifier des tâches complexes. Vous pouvez représenter chaque tâche sous forme de carte, assigner le(s) collaborateur(s) et spécifier des détails contextuels avec des notes ou des liens, garantissant ainsi une exécution des tâches en toute simplicité.
La vue du tableau Kanban dans ClickUp souligne les responsabilités et rationalise les tâches
Si vous n'arrivez pas à définir les processus de tâches dans le cadre des dépendances, essayez de
pour établir des liens entre les tâches et les objectifs et favoriser des flux de travail logiques.
5. Améliorez votre gestion du temps
Fixez des délais réalistes afin de vous assurer que l'équipe dispose de suffisamment de temps pour accomplir les tâches sans sacrifier la qualité. Des réunions régulières permettent de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et peuvent aider à identifier les activités susceptibles de faire perdre du temps ou les goulets d'étranglement.
Utilisez Calendriers et
des outils natifs de suivi du temps
dans Clickup pour aider les membres de l'équipe à mieux gérer leur temps. Vous pouvez également utiliser
pour réserver des tranches de temps à des activités importantes. Cela permet de structurer la journée et de s'assurer que les tâches essentielles ne sont pas négligées. ⏱️
Créer des feuilles de temps et suivre le temps dans ClickUp
6. Réviser régulièrement les processus et aider les équipes à s'adapter aux changements
Les projets sont rarement statiques - ils changent et évoluent. Mettre à jour et partager régulièrement
les rapports sur l'état d'avancement du projet
avec votre équipe. Cela permet d'avoir une vue d'ensemble de toutes les étapes et d'évaluer dans quelle mesure le projet s'aligne sur le plan initial.
Prenez l'habitude de revoir l'état d'avancement du projet en équipe, en discutant de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas. Lorsque les membres de l'équipe constatent que leur contribution aux révisions débouche sur des changements concrets, ils s'engagent davantage et se sentent plus concernés par le projet. Soyez prêt à ajuster les rôles, les délais de livraison ou même les objectifs si nécessaire. Des examens fréquents permettent d'identifier les risques potentiels ou les goulets d'étranglement avant qu'ils ne deviennent des problèmes critiques. ⚠️
Les modèles de rapport d'état de ClickUp vous aident à avoir une vue d'ensemble et à adapter vos flux de travail au fur et à mesure
7. La communication est essentielle
Utilisez des outils de communication qui s'adaptent à la fois au travail en cabinet et au travail à l'extérieur
environnements de travail à distance
. Cela permet de s'assurer que tous les membres de l'équipe du projet, où qu'ils se trouvent, sont au courant.
Avec ClickUp, vous pouvez prendre soin de vos tâches collaboratives grâce à une variété de capacités intégrées, telles que :
- Tableaux blancs virtuels : Une toile numérique sur laquelle les membres d'une équipe peuvent faire du brainstorming, annoter et organiser leurs idées collectivement, même s'ils ne sont pas dans la même pièce
- Vue du chat : Collaborer et partager des ressources communes par le biais de fils de messages centralisés
- Commentaires et mentions : Vous vous sentez bloqué par une tâche ? Marquez vos coéquipiers dans les commentaires et obtenez leur attention immédiate
- Épreuves **Demandez à vos pairs un retour d'information précis sur le travail effectué dans un fichier PNG, GIF, JPEG, WEBP, vidéo ou PDF
- Collaboration en direct et instantanée : Travaillez avec vos collaborateurs sur des documents et des tâches en temps réel, grâce à des curseurs multiples. Cette fonction permet également d'éviter la duplication des efforts, car vous pouvez toujours voir avec qui vous travaillez en direct ❣️
Les tableaux blancs ClickUp donnent vie aux idées de votre équipe dans un espace partagé
8. Partager efficacement les ressources
Un système centralisé où tous les membres de l'équipe peuvent facilement accéder aux fichiers, documents et outils nécessaires permet de gagner du temps et de réduire les erreurs et les incohérences. La transmission d'informations importantes par le bouche-à-oreille, ou même simplement par courrier électronique, entraîne inévitablement une certaine confusion et laisse certains membres de l'équipe dans l'ignorance.
Pour
un système centralisé leur permet de se mettre rapidement à niveau en accédant à toutes les ressources dont ils ont besoin à partir d'un seul endroit.
Un bon centre de ressources centralisé peut ressembler à quelque chose comme
qui :
- Vous permet de mettre à jour facilement des ressources et de les partager publiquement ou en privé
- Vous permet de personnaliser l'autorisation et le niveau d'accès pour chaque collaborateur
- Peut avoir des limites de taille de fichier généreuses
- Fournit une sécurité de premier ordre pour les informations importantes de votre entreprise
Partager les connaissances et mettre en commun les ressources avec ClickUp Docs
9. Favoriser l'unité et la cohésion de l'équipe
les réalisations de l'équipe, même les plus modestes, peuvent remonter le moral des troupes et promouvoir une culture de la collaboration. S'engager dans
des activités de renforcement de l'esprit d'équipe
et impliquer toutes les parties prenantes dans les processus de prise de décision.
Les employés engagés sont généralement plus productifs et s'engagent à atteindre les objectifs du projet. Lorsque les membres d'une équipe se connaissent et se font confiance, ils sont plus enclins à partager ouvertement leurs idées, à donner un retour d'information constructif et à travailler de manière cohérente.
3 modèles gratuits pour aider les équipes à collaborer sur des projets
Après avoir appris les tenants et les aboutissants de la collaboration dans le cadre d'un projet et recueilli des conseils sur la manière de l'améliorer, vous vous demandez peut-être : "Comment mettre ces connaissances en pratique ?
Bonne nouvelle ! Vous n'avez pas besoin de recommencer à zéro : nous avons trois modèles ClickUp gratuits et polyvalents qui s'adaptent aux différents types de projets et à la dynamique du travail d'équipe. Plongeons-y et voyons comment ils peuvent renforcer la synergie de votre équipe !
1. Modèle de collaboration ClickUp pour la réussite du client
Améliorez vos relations avec vos clients, du premier contact à l'approbation totale, grâce au modèle de collaboration pour la réussite des clients de ClickUp
Les projets axés sur les clients peuvent être difficiles, car il faut passer beaucoup de temps à comprendre les objectifs, les besoins et les points faibles de chaque client. Pour y répondre efficacement, il faut un travail d'équipe, et c'est là que le modèle de collaboration pour la réussite des clients de ClickUp est le plus utile
Modèle de collaboration ClickUp pour la réussite des clients
brille ! ⭐
Ce modèle fournit un ensemble d'outils intégrés pour guider votre équipe tout au long d'un parcours sans heurts, du contact initial à l'approbation complète. Par exemple, vous obtenez :
- Formulaire d'approbation du nouveau client: Captures nouveau client et sert de point de contact initial pour l'équipe de vente
- Document d'endossement: Questionnaire structuré utilisé au cours de la phase d'endossement l'accueil du client pour collecter des informations pertinentes
- Endorsement Pipeline: Vue du conseil d'administration qui représente visuellement les différentes étapes du processus d'engagement du client
Votre équipe peut éditer en collaboration le document d'approbation pour chaque client dans ClickUp Docs au fur et à mesure qu'elle en apprend plus sur le client. Par exemple, l'équipe des ventes recueille les objectifs et les défis du client, tandis que l'équipe de production identifie les caractéristiques bénéfiques du produit et les possibilités de personnalisation pour répondre aux objectifs commerciaux du client.
Le tableau Kanban de l'Endorsement Pipeline est particulièrement efficace pour la gestion des tâches, car il offre un aperçu intuitif de l'état actuel de chaque client : nouveau client, Planification, Réunion, et Approuvé
Ces statuts peuvent être mis à jour facilement en faisant glisser les cartes sur le tableau. les sous-tâches peuvent être utilisées pour définir des éléments plus petits et réalisables nécessaires pour faire passer un client d'une étape à l'autre, afin de s'assurer de son entière approbation et de sa satisfaction.
2. Modèle de planification d'événements et de collaboration ClickUp
Planifiez et exécutez des événements sans faille avec le modèle de collaboration et de planification d'événements de ClickUp
Naviguer dans le labyrinthe de la planification d'événements n'est pas une mince affaire, mais le modèle de planification d'événements et de collaboration de ClickUp est un outil précieux
Modèle de planification d'événements et de collaboration ClickUp
vous soutient ! Il s'agit d'un modèle de dossier qui vous guide de la germination d'une idée d'événement jusqu'à sa grande finale. 🎉
Commencez par la Vue nouvelle demande de programme pour définir les principaux objectifs et exigences de votre événement. Ici, vous pouvez également attribuer des rôles à votre équipe ainsi qu'aux parties prenantes externes telles que les fournisseurs et les sponsors.
Votre événement est alors proprement déplacé dans la liste Barrière-plan de l'événement, un espace de stockage pour les idées d'événements qui ne sont pas encore confirmées. Vous pourrez plus tard y revenir et le déplacer dans la liste des Événements confirmés. Sans oublier les questions financières : la liste Facturation de l'événement permet de s'assurer que votre budget est respecté et que les délais de paiement sont respectés.
Outre l'affichage sous forme de liste, qui facilite le balayage et l'accès rapide aux informations détaillées, ce modèle présente également les caractéristiques suivantes
- Une vue chronologique pour visualiser la feuille de route de votre événement
- Vue tableau pour rationaliser la gestion des tâches avec 19 statuts personnalisés
- Vue Chat de l'événement pour les réunions d'équipe et le brainstorming en temps réel
- Vue carte pour fournir des indications sur les lieux de l'événement et assurer la réussite logistique
3. ClickUp Modèle de projet transversal par départements
Réunir des équipes transversales n'a jamais été aussi facile grâce au modèle de projet transversal par départements de ClickUp
Des personnes ayant des rôles différents, des départements différents ou même des entreprises différentes peuvent former des équipes transversales
des équipes interfonctionnelles
pour travailler ensemble sur le même projet, et
Modèle ClickUp de projet transversal par département
fournit un espace de travail unifié pour rationaliser cette collaboration.
Le modèle vous permet de voir à la fois la situation dans son ensemble et les détails les plus fins. Pour une gestion de projet efficace, commencez par consulter la liste Aperçu du projet dans le modèle. Il s'agit de votre tableau de bord pour tout ce qui se passe dans vos quatre principaux départements :
- Marketing
- Les services
- Gestion de projet
- Soutien à la clientèle
Les tâches et sous-tâches sont classées par date d'échéance, ce qui vous permet de savoir ce qui doit être fait en priorité. C'est comme si vous aviez une vue d'ensemble de votre projet.
Passez ensuite à la vue Boîte des membres de l'équipe. Vous pouvez y voir qui est débordé et qui est libre d'assumer d'autres tâches. C'est un moyen rapide de s'assurer que tout le monde a un rôle à jouer
liste de tâches gérable
pour aider votre équipe à travailler plus efficacement.
Enfin, la Vue Gantt transversale combine les tâches de tous les départements en un seul graphique, montrant comment elles sont liées. Elle vous permet d'éviter les goulets d'étranglement et de synchroniser tout le monde, garantissant ainsi le bon déroulement de votre projet du début à la fin.
Avantages d'une collaboration efficace dans le cadre d'un projet
Le fait de disposer des bonnes personnes, de processus optimisés et d'une plateforme soigneusement choisie peut vous aider à tirer le meilleur parti des efforts de collaboration de l'équipe. Voici une liste des avantages les plus notables :
- Une communication simplifiée: Toutes les discussions de l'équipe, les commentaires et les mises à jour se font en un seul endroit, ce qui permet à tout le monde de rester dans le coup
- Prise de décision rapide: Chaque membre de l'équipe met en commun ses connaissances et ses idées, ce qui permet de faire des choix plus rapides et plus judicieux, sans avoir à se poser de questions
- Exécution efficace des tâches: Une compréhension claire des rôles et des responsabilités signifie que les tâches sont accomplies plus rapidement et que les délais sont respectés sans compromettre la qualité
- Stimulation de l'innovation: La diversité des points de vue au sein de l'équipe peut faire naître de nouvelles idées auxquelles vous n'auriez pas pensé seul
- Le moral et la satisfaction de l'équipe: Lorsque les gens sentent que leur voix est entendue et que leur contribution compte, l'esprit d'équipe et la productivité s'en trouvent renforcés
- **Une bonne collaboration se traduit par des économies de temps et d'argent et par des clients plus satisfaits, ce qui se traduit par des économies d'argent et des clients plus satisfaits des rendements plus élevés
Relever les défis de la gestion collaborative des projets
Si la collaboration dans le cadre d'un projet peut changer la donne, elle n'est pas exempte d'obstacles. Par exemple, les équipes qui ne disposent pas d'un
outil de gestion de projet
peut souvent être ralentie en raison d'efforts redondants et d'un suivi incompétent des objectifs.
Les dépendances d'un projet peuvent également nuire à la collaboration au sein de l'équipe - si elles sont mal gérées, elles peuvent entraîner des conflits et des problèmes de sécurité
des retards dans le calendrier du projet
. Les lieux de travail modernes avec des équipes distribuées et asynchrones peuvent également avoir des difficultés à collaborer à un projet dans une certaine mesure.
Heureusement, la plupart de ces problèmes peuvent être facilement résolus en choisissant le bon projet
logiciel de collaboration
pour votre équipe. 🥰
Améliorer la collaboration au sein d'un projet avec ClickUp
Le système de
est conçu pour aider les équipes à rester compétitives et orientées vers les résultats, en créant un terrain fertile pour l'innovation et la résolution de problèmes. Vous bénéficiez de fonctionnalités et de cadres pratiques pour aider les équipes à collaborer de manière productive, quel que soit l'endroit où elles travaillent !
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