Le guide ultime de la collaboration pratique dans le cadre d'un projet [avec des conseils et des modèles gratuits]

Si vous lisez ces lignes, vous savez probablement déjà qu'une collaboration efficace joue un rôle clé dans l'achèvement des projets dans les délais impartis. Sans elle, vous risquez d'être confronté à des goulets d'étranglement et à des erreurs de communication qui peuvent entraîner l'arrêt brutal de votre projet. Cet article explorera comment vous pouvez optimiser les flux de travail collaboratifs pour propulser votre projet vers l'avant. ⏩

Mais ce n'est pas tout - nous avons un cadeau spécial pour vous ! Pour vous aider à mettre la théorie en pratique, nous partageons trois modèles gratuits pour rendre la collaboration sur les projets plus fluide et plus structurée. Poursuivez votre lecture pour booster la réussite de votre projet !

Qu'est-ce que la collaboration au sein d'un projet ?

La collaboration dans le cadre d'un projet est un effort partagé pour atteindre un objectif commun.

S'agit-il d'un autre terme pour désigner le travail d'équipe ou la gestion de projet ? Pas vraiment. Examinons les différences clés entre ces concepts.

Qu'est-ce qui différencie la collaboration dans le cadre d'un projet ?

Imaginez que vous jouez au basket avec des amis et que vous êtes le capitaine officieux. Chaque joueur connaît son rôle à un moment donné, qu'il s'agisse de tirer, de passer le ballon ou de défendre. Tout le monde fait sa part pour atteindre un objectif commun. C'est ça le travail d'équipe. 🏀

Mais si vous voulez vraiment gagner, vous ne vous concentrez pas uniquement sur vos propres tâches : vous vous réunissez également pour réfléchir à des stratégies, suggérer des améliorations aux techniques de chacun et peut-être même changer de rôle pour mieux contrer l'équipe adverse. Tout ce partage d'idées, de ressources et de responsabilités est la collaboration, et c'est plus intuitif que le travail d'équipe.

La responsabilité de la réussite de la collaboration au sein d'un projet incombe généralement au manager d'équipe. Il veille à ce que chacun soit là où il doit être, dispose de ce dont il a besoin et s'en tienne à la stratégie. L'allocation des ressources, le suivi des conflits et le contrôle de l'état d'avancement du projet sont autant de tâches qui incombent au gestionnaire de projet des produits à livrer font également partie du travail.

En résumé :

• Le travail d'équipe consiste à faire sa part pour atteindre un objectif commun
• **La collaboration dans le cadre d'un projet consiste à jongler avec des points de vue différents, à résoudre des problèmes et à partager des responsabilités

La formule triple P de la collaboration au sein d'un projet

Une collaboration réussie dans le cadre d'un projet nécessite généralement de se concentrer sur les trois P : les personnes, les processus et la plateforme. Voici ce qu'ils impliquent :

1. Les personnes sont le cœur et l'âme de tout projet. Une communication ouverte et honnête entre les membres de l'équipe est cruciale. Lorsque chacun s'exprime librement et écoute activement, vous bénéficiez d'une force cérébrale collective pour résoudre les problèmes
2. Des processus bien conçus garantissent que tout le monde est sur la même page en ce qui concerne le quoi, le quand et le comment de l'achèvement des tâches
3. Un bonplateforme de collaboration numérique centralise votre travail, ce qui permet à chacun de trouver plus facilement ce dont il a besoin et ce qu'il doit faire. Choisissez une plateforme, commeClickUpqui comprend tous les outils et systèmes dont vous avez besoin pour faire Terminé, et votre équipe vous en remerciera

Améliorer la collaboration et accélérer l'exécution des projets en utilisant la plateforme de travail complète de ClickUp

9 conseils d'experts pour améliorer la collaboration autour d'un projet, quelle que soit son échelle

La collaboration de projet fait partie de ces choses qui ne semblent pas trop difficiles en apparence, mais qui peuvent être incroyablement difficiles à mettre en œuvre au sein d'une équipe. En effet, 86% des employés et des cadres considèrent qu'une mauvaise collaboration est l'une des principales raisons des échecs sur le lieu de travail.

Nous avons étudié des dizaines de bonnes pratiques d'équipe et avons retenu les neuf conseils suivants qui vous aideront à promouvoir les efforts de collaboration tout en évitant les pièges les plus courants.

1. Commencer par une feuille de route

Albert Einstein a déclaré si on me donnait une heure pour faire un problème dont ma vie dépend, je passerais 40 minutes à l'étudier, 15 minutes à le réviser et 5 minutes à le résoudre

C'est pratiquement l'essence même d'une collaboration efficace dans le cadre d'un projet : vous êtes censé passer une bonne partie de votre temps à étudier le problème et à le résoudre à créer une feuille de route pour la réussite du projet avant de se lancer dans le projet.

La création d'une feuille de route nécessite la définition des éléments suivants des jalon clés les étapes clés, les produits livrables et les résultats souhaités sont indiqués dans la feuille de route, ce qui donne à chacun un aperçu rapide de ce qui doit être accompli. Une fois votre projet lancé, la feuille de route vous aidera également à :

• Priorisation: Faciliter la prise de décision des collaborateurs sur les priorités à respecterl'allocation des ressources et la gestion du temps
• Responsabilisation: Les membres de l'équipe peuvent se responsabiliser les uns les autres car chacun sait ce qui est attendu et à quel moment
• Résolution des problèmes: Lorsque des problèmes surviennent, une feuille de route fournit à l'équipe un guide commun pour trouver des solutions

Visualisez les feuilles de route des projets avec des détails précis en utilisant la vue Gantt dans ClickUp

Vous ne savez pas comment commencer avec une feuille de route ? ClickUp propose de nombreuses modèles de feuilles de route pour les projets pour vous aider à préparer une plan d'action stratégique pour votre équipe rapidement. Ils vous permettent de visualiser et de prévoir les échéanciers de livraison les dépendances des tâches et les goulets d'étranglement, tous ajustables pour s'adapter à votre situation unique exigences en matière de flux de travail .

2. Fixer des objectifs partagés

Un objectif bien défini et partagé peut motiver les membres de l'équipe à donner le meilleur d'eux-mêmes. Si tous les membres de l'équipe comprennent les objectifs du projet et y adhèrent, les conflits et les malentendus seront naturellement réduits au minimum et il sera plus facile de discuter de la progression, des défis et des solutions.

Faites l'expérience d'une méthode transparente pour fixer des objectifs et en assurer le suivi en utilisant l'application Objectifs dans ClickUp . Paramétrez des cibles mesurables pour chaque collaborateur et bénéficiez d'une progression automatique et de suivi des objectifs !

Concentration unifiée, réussite partagée : ClickUp Objectifs aligne l'ensemble de votre équipe sur des objectifs communs

ClickUp vous paramètre également avec de multiples modèles de suivi de projet qui servent de modèles pour les projets de les flux de travail de surveillance et de rester en phase avec les objectifs du projet.

3. Définir clairement les rôles et les responsabilités

Le fait de savoir qui est responsable de quoi peut contribuer à éviter les guerres intestines, ce qui permet aux gestionnaires de projet et aux chefs d'équipe de déléguer plus facilement les tâches de manière appropriée.

Lors du forfait de projets collaboratifs, assurez-vous que chacun sait ce que l'on attend de lui et essayez d'utiliser au mieux les compétences et l'expertise de chaque membre de l'équipe. Cela permet de minimiser les chevauchements, de réduire la confusion et de s'assurer que tous les aspects du projet sont couverts.

Les outils de collaboration de projet tels que ClickUp offrent diverses fonctions pour clarifier les points suivants les rôles et les responsabilités de l'équipe . Par instance, vous pouvez utiliser Tableaux blancs dans ClickUp pour créer un cadre RACI (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed) pour vos coéquipiers, en supprimant les silos de travail pour une meilleure transparence et une plus grande clarté des rôles.

Visualisez les rôles RACI dans le Tableau blanc de ClickUp pour la gestion des responsabilités

4. Prévoir des flux de travail complets pour l'équipe

Après la planification des objectifs et le diagramme RACI, vous devriez consacrer du temps à mapper des flux de travail détaillés pour votre équipe, afin de garantir une collaboration plus fluide et un achèvement dans les délais.

La plupart des dirigeants utilisent des logiciels de gestion de projet pour concevoir des flux de travail d'équipe à partir de zéro, ce qui permet aux employés d'accéder aux documents depuis n'importe où. Si votre est à distance ou décentralisée, il est important de choisir une plateforme avec des la gestion des tâches et collaboration en temps réel fonctionnalités. En outre, lorsque les projets prennent de l'ampleur, il est beaucoup plus facile d'intensifier les efforts en utilisant un logiciel de gestion de projet collaboratif qu'en s'appuyant sur des méthodes manuelles. Tableaux Kanban dans ClickUp sont un excellent moyen de planifier des tâches complexes. Vous pouvez représenter chaque tâche sous forme de carte, assigner le(s) collaborateur(s) et spécifier des détails contextuels à l'aide de notes ou de liens, ce qui garantit une exécution des tâches sans encombre.

La vue Tableau Kanban de ClickUp affiche les responsabilités et rationalise les tâches

Si vous n'arrivez pas à mapper les processus de tâches dans les dépendances, essayez de Cartes mentales ClickUp pour établir des connexions entre les tâches et les objets et favoriser des flux de travail logiques.

5. Améliorez votre gestion du temps

Achevez des délais réalistes afin de vous assurer que l'équipe dispose de suffisamment de temps pour achever les tâches sans sacrifier la qualité. Des réunions régulières permettent de s'assurer que tout le monde est sur la même page et peuvent aider à identifier les activités susceptibles de faire perdre du temps ou les goulets d'étranglement.

Utilisez Calendriers et des outils de suivi du temps natifs dans ClickUp pour aider les membres de l'équipe à mieux gérer leur temps. Vous pouvez également utiliser le blocage du temps pour réserver des paramètres de temps pour des activités importantes. Cela permet de structurer la journée et de s'assurer que les tâches essentielles ne sont pas négligées. ⏱️

Créer des Relevés de temps et suivre le temps dans ClickUp

6. Revoir régulièrement les processus et aider les équipes à s'adapter aux changements

Les projets sont rarement statiques - ils changent et évoluent. Mettez régulièrement à jour et partagez les rapports sur le statut du projet avec votre équipe. Cela permet d'afficher une vue d'ensemble de tous les jalons et d'évaluer dans quelle mesure le projet s'aligne sur le forfait initial.

Prenez l'habitude de revoir le statut du projet en équipe, en discutant de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas. Lorsque les membres de l'équipe constatent que leurs commentaires lors des révisions aboutissent à des changements concrets, l'engagement et le sentiment de propriété à l'égard du projet s'en trouvent renforcés. Soyez prêt à ajuster les rôles, les échéanciers ou même les objets en fonction des besoins. Des examens fréquents permettent d'identifier les risques potentiels ou les goulets d'étranglement avant qu'ils ne deviennent des problèmes critiques. ⚠️

Les modèles de rapports de statut de ClickUp vous aident à avoir une vue d'ensemble et à adapter vos flux de travail au fur et à mesure

7. La communication est clé

Utilisez des outils de communication qui s'adaptent à la fois au travail en cabinet et au travail à l'extérieur télétravail . Cela permet de s'assurer que tous les membres de l'équipe du projet, quel que soit leur emplacement, sont dans le coup.

Avec ClickUp, vous pouvez apporter un soin particulier à vos tâches collaboratives grâce à une variété de capacités intégrées, telles que :

• Tableaux blancs virtuels : Canevas numérique sur lequel les membres d'une équipe peuvent réfléchir, annoter et organiser leurs idées collectivement, même s'ils ne se trouvent pas dans la même pièce
• Affiche de discussion : Collaborer et partager des ressources communes par le biais de fils de messages centralisés
• Commentaires et Mentions : Vous vous sentez bloqué par une tâche ? Étiquettez vos coéquipiers dans les commentaires et obtenez leur attention immédiate
• Révision : Demandez à vos pairs un retour précis sur le travail terminé dans un fichier PNG, GIF, JPEG, WEBP, vidéo ou PDF
• Collaboration en direct et instantanée : Travaillez avec vos collaborateurs sur des documents et des tâches en temps réel, grâce aux curseurs multiples. Cette fonctionnalité permet également d'éviter la duplication des efforts, car vous pouvez toujours voir en direct avec qui vous travaillez ❣️

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/02/Tableau blanc-gif.gif Tableaux blancs ClickUp avec fonctionnalités collaboratives /$$img/

Les Tableaux blancs ClickUp donnent vie aux idées de votre équipe dans un espace partagé

8. Partagez efficacement vos ressources

Un système centralisé où tous les membres de l'équipe peuvent facilement accéder aux fichiers, documents et outils nécessaires fait gagner du temps et réduit les erreurs et les incohérences. La transmission d'informations importantes par le bouche-à-oreille, ou même simplement par e-mail, entraîne inévitablement une certaine confusion et laisse certains membres de l'équipe dans l'ignorance.

Pour les nouveaux membres de l'équipe un système centralisé leur permet de se mettre rapidement à niveau en accédant à toutes les ressources dont ils ont besoin à partir d'un seul endroit.

Un bon hub de ressources centralisées peut ressembler à quelque chose comme Documents ClickUp qui :

1. Vous permet de mettre à jour facilement des ressources et de les partager de manière publique ou privée
2. Vous permet de personnaliser l'autorisation et le niveau d'accès pour chaque collaborateur
3. Peut avoir des limites de taille de fichier généreuses
4. Fournit une sécurité de premier ordre pour les informations importantes de votre entreprise

Partager les connaissances et mettre en commun les ressources avec ClickUp Docs

9. Favoriser l'unité et la cohésion de l'équipe Reconnaître et célébrer les réalisations de l'équipe, même les plus modestes, peuvent remonter le moral des troupes et promouvoir une culture de la collaboration. S'engager dans

des activités de renforcement de l'esprit d'équipe et impliquer toutes les parties prenantes dans les processus de prise de décision.

Les employés impliqués sont généralement plus productifs et plus validés par rapport aux objectifs du projet. Lorsque les membres d'une équipe se connaissent et se font confiance, ils sont plus enclins à partager ouvertement leurs idées, à donner un retour d'information constructif et à travailler de manière cohérente.

3 modèles gratuits pour aider les équipes à collaborer sur les projets

Après avoir appris les tenants et les aboutissants de la collaboration dans le cadre d'un projet et recueilli des conseils sur la manière de l'améliorer, vous vous demandez peut-être "Comment faire pour mettre ces connaissances en pratique ?"

Bonne nouvelle ! Vous n'avez pas besoin de recommencer à zéro : nous avons trois modèles ClickUp gratuits et polyvalents qui s'adaptent aux différents types de projets et à la dynamique du travail d'équipe. Plongeons-y et voyons comment ils peuvent stimuler la synergie de votre équipe !

1. Modèle de collaboration ClickUp pour la réussite des clients

Améliorez vos relations avec vos clients, du premier contact à l'approbation totale, grâce au modèle de collaboration pour la réussite des clients de ClickUp

Les projets axés sur les clients peuvent être difficiles, car vous devez passer beaucoup de temps à comprendre les objectifs, les besoins et les points faibles de chaque client. Y répondre efficacement nécessite un effort d'équipe, et c'est là que le modèle de collaboration pour la réussite des clients de ClickUp peut être utile Modèle de collaboration ClickUp pour la réussite des clients brille ! ⭐

Ce modèle fournit un ensemble d'outils intégrés pour guider votre équipe dans un parcours sans heurts, du contact initial à l'approbation complète. Par instance, vous obtenez :

• Formulaire d'approbation du nouveau client: Capturesnouveau client et sert de point de contact initial pour l'équipe commerciale
• Document d'endossement: Questionnaire structuré utilisé au cours du processus d'endossementl'accueil du client pour collecter des informations pertinentes
• Endorsement Pipeline: Une vue Tableau qui représente visuellement les différentes étapes du processus d'engagement du client

Votre équipe peut modifier en collaboration le document d'approbation pour chaque client dans ClickUp Teams au fur et à mesure qu'elle en sait plus sur le client. Par exemple, l'équipe commerciale recueille les objectifs et les défis du client, tandis que l'équipe de production identifie les fonctionnalités bénéfiques du produit et les possibilités de personnalisation pour répondre aux objectifs de l'entreprise du client.

La disposition en tableau Kanban de l'Endorsement Pipeline est particulièrement efficace pour la gestion des tâches, car elle offre un aperçu intuitif du statut actuel de chaque client : Nouveau client, Planification, Réunion, et Autorisé.

Ces statuts peuvent être mis à jour facilement en faisant glisser les cartes sur le Tableau. les Tâches secondaires peuvent être utilisées pour définir des éléments plus petits et réalisables nécessaires pour faire passer un client d'une étape à l'autre et obtenir son approbation et sa sécurité.

2. Modèle ClickUp de planification d'évènements et de collaboration

Forfait et exécution d'évènements sans faille avec le modèle de planification d'évènements et de collaboration de ClickUp

Naviguer dans le labyrinthe de la planification d'évènements n'est pas une mince affaire, mais le modèle de planification d'évènements et de collaboration de ClickUp est un outil précieux Modèle de planification d'évènements et de collaboration ClickUp vous soutient ! C'est un modèle de dossier qui vous guide de la germination d'une idée d'évènement jusqu'à sa grande finale. 🎉

Commencez par afficher la Demande de nouveau programme pour décrire les principaux objets et exigences de votre évènement. Ici, vous pouvez également attribuer des rôles à votre équipe ainsi qu'aux parties prenantes externes telles que les fournisseurs et les sponsors.

Votre évènement est ensuite proprement déplacé dans la liste Barrière-plan de l'évènement, un espace de stockage pour les évènements qui ne sont pas encore confirmés. Vous pourrez plus tard y revenir et le déplacer vers la liste des Événements confirmés. Et n'oublions pas les questions financières : la liste Facturation de l'évènement permet de s'assurer que votre budget est respecté et que les délais de paiement sont respectés.

Outre la vue Liste, qui facilite la numérisation et l'accès rapide aux informations détaillées, ce modèle affiche également les fonctionnalités suivantes :

1. L'affichage de l'échéancier pour visualiser la feuille de route de votre évènement
2. Vue Tableau pour rationaliser la gestion des tâches avec 19 statuts personnalisés
3. Vue Discussions de l'évènement pour les réunions quotidiennes de l'équipe et le brainstorming en temps réel
4. Vue Plan pour fournir des fournisseurs prestataires aux emplacements de l'évènement et assurer la réussite logistique

3. Modèle de projet transversal par départements ClickUp

Réunir des équipes interfonctionnelles n'a jamais été aussi facile grâce au modèle de projet interfonctionnel par départements de ClickUp

Des personnes ayant des rôles différents, des départements différents ou même des entreprises différentes peuvent former des équipes transversales des équipes interfonctionnelles pour travailler ensemble sur un même projet, et Modèle ClickUp de projet interfonctionnel par départements fournit un environnement de travail unifié pour rationaliser cette collaboration.

Le modèle vous permet de voir à la fois la situation dans son ensemble et les détails les plus fins. Pour une gestion de projet efficace, commencez par consulter la liste Aperçu du projet dans le modèle. Il s'agit du tableau de bord de tout ce qui se passe dans vos quatre principaux départements :

1. Marketing
2. Les services
3. Gestion de projet
4. Assistance client

Les tâches et sous-tâches sont classées par date d'échéance, ce qui vous permet de savoir ce qui doit être fait en priorité. C'est comme si vous aviez une vue d'ensemble de votre projet.

Passez ensuite à la vue Équipe Box des membres de l'équipe. Vous pouvez y voir qui est débordé et qui est gratuit pour prendre en charge d'autres tâches. C'est un moyen rapide de s'assurer que tout le monde dispose d'une une liste de choses à faire gérable mon travail permet à votre équipe de travailler plus efficacement.

Enfin, la vue Gantt transversale regroupe les tâches de tous les services dans un diagramme unique, en affichant leur connexion. Elle vous aide à éviter les goulets d'étranglement et à synchroniser tout le monde, pour que votre projet se déroule sans accroc du début à la fin.

Avantages d'une collaboration efficace dans le cadre d'un projet

Disposer des bonnes personnes, de processus optimisés et d'une plateforme soigneusement choisie peut vous aider à tirer le meilleur parti des efforts de collaboration de l'équipe. Voici une liste des avantages les plus notables :

• Une communication simplifiée: Toutes les discussions de l'équipe, les commentaires et les mises à jour se font en un seul endroit, ce qui permet à tout le monde de rester dans le coup
• Prise de décision rapide: Chaque membre de l'équipe met en commun ses connaissances et ses idées, ce qui permet de faire des choix plus rapides et plus judicieux, sans avoir à se fier aux apparences
• Une exécution efficace des tâches: Une compréhension claire des rôles et des responsabilités signifie que les tâches sont achevées plus rapidement et que les délais sont respectés sans compromettre la qualité
• Stimulation de l'innovation: La diversité des points de vue au sein de l'équipe peut faire naître de nouvelles idées auxquelles vous n'auriez pas pensé seul
• Le moral et la satisfaction de l'équipe: Lorsque les gens sentent que leur voix est entendue et que leur contribution est importante, l'esprit d'équipe et la productivité s'en trouvent renforcés
• **Retombées pour les entreprises : une bonne collaboration se traduit par des économies de temps et d'argent et par des clients plus satisfaits, ce qui se traduit par des économies de temps et d'argentdes rendements plus élevés ## Relever les défis de la gestion de projet collaborative

Si la collaboration dans le cadre d'un projet peut changer la donne, elle n'est pas exempte d'obstacles. Par exemple, les équipes qui ne disposent pas d'un chef de projet capable d'assurer la coordination du projet peuvent être confrontées à de nombreux obstacles outil de gestion de projet performant peut souvent être ralentie en raison d'efforts redondants et d'un suivi incompétent des objectifs.

Les dépendances d'un projet peuvent également nuire à la collaboration au sein de l'équipe des retards dans l'échéancier des projets . Les lieux de travail modernes avec des équipes distribuées et asynchrones peuvent également avoir du mal à collaborer à un projet dans une certaine mesure.

Heureusement, la plupart de ces problèmes peuvent être facilement résolus en choisissant le bon projet logiciel de collaboration pour votre équipe. 🥰

Améliorer la collaboration au sein d'un projet avec ClickUp

Les fonctionnalités de ClickUp Suite de gestion de projet est conçue pour aider les équipes à rester compétitives et axées sur les résultats, en créant un terrain fertile pour l'innovation et la résolution de problèmes. Vous bénéficiez de fonctionnalités et de cadres pratiques pour aider les équipes à collaborer de manière productive, quel que soit leur lieu de travail ! S'inscrire maintenant pour un compte gratuit et accédez à vos fonctions ClickUp favorites pour mener à bien vos projets ! 🍀