Imaginez que vous partiez pour une journée à la plage et que vous soyez pris dans une tempête inattendue.
N'aurait-il pas été préférable de connaître la météo à l'avance ?
De la même manière, lorsqu'on se lance dans un nouveau projet, une prévision claire des résultats potentiels peut faire la différence entre la réussite et l'échec. C'est là que la science de la prévision de projet entre en jeu.
Tout comme les météorologues utilisent des données et des modèles pour prévoir le temps, les gestionnaires de projet utilisent des outils de prévision de projet pour anticiper l'avenir de leurs tâches. Comprendre ces résultats prévus permet non seulement de forfaiter efficacement, mais aussi de développer des stratégies proactives pour faire face aux incertitudes qui surviennent inévitablement.
La prévision de projet ne consiste pas à avoir une boule de cristal pour voir l'avenir. Il s'agit plutôt de se doter, soi-même ou son équipe de projet, des connaissances et des outils nécessaires pour s'adapter et prospérer dans l'inconnu.
Plongeons donc dans cette science fascinante et découvrons comment elle peut devenir votre arme secrète pour la réussite de vos projets.
Qu'est-ce que la prévision de projet ?
Les prévisions de projet, ou prévisions de gestion de projet, consistent à faire des prédictions ou des hypothèses sur ce qui est susceptible de se produire, en se basant sur des données, des connaissances et de l'expertise. Vous prévoyez le(s) résultat(s) potentiel(s) de votre projet.
Trois éléments principaux sont à prendre en compte dans les prévisions de gestion de projet :
- La durée
- Le coût
- La qualité
Examinons ces domaines de prévision de projet un peu plus en détail.
Durée
Le premier facteur à prendre en compte est la durée du projet, c'est-à-dire le temps qu'il prendra. Connaître la durée d'un projet vous permet de forfaiter les ressources de manière efficace. En outre, vous pouvez donner à votre client ou à votre contact interne une bonne estimation de la date à laquelle le projet sera achevé. ⌚
Facilitez la compréhension de l'échéancier de votre projet grâce à un diagramme en réseau, au diagramme de Gantt de ClickUp ou à une autre méthode
Déterminez la durée du projet en vous basant sur les itérations précédentes, vos propres connaissances, l'expertise partagée ou en interrogeant les autres membres de l'équipe. À partir de là, décomposez le projet en éléments plus petits ou en groupes de tâches afin de pouvoir surveiller et gérer le temps plus efficacement et de créer un diagramme de Gantt précis échéancier du projet .
Une excellente façon de le faire est d'utiliser un outil de gestion de projet dédié. Cela vous aide à comprendre où vous en êtes par rapport à la réussite globale du projet que vous avez d'abord mis en œuvre.
Coût du projet
Une fois que vous avez établi une idée approximative de la durée de votre tâche ou de votre projet, vous devez penser au coût. En étant capable de prévoir ou de prédire avec précision le coût d'un projet, vous pouvez établir un budget plus efficace et éviter de devoir retourner voir votre client pour lui demander des fonds supplémentaires ou d'encaisser le coup et d'avoir un impact sur votre rentabilité. 💰
Il est simple d'ajouter des valeurs monétaires aux tâches pour maintenir les budgets des projets sur la bonne voie
Pensez à toutes les ressources dont votre projet a besoin et à leur coût réel. Cela inclut les employés, les entrepreneurs, les matériaux et les outils. Utilisez les données historiques dont vous disposez pour établir un budget précis budget du projet puis surveillez les dépenses afin de maintenir vos coûts aussi près que possible de votre budget prévisionnel.
Qualité
Le dernier point à prendre en considération est la qualité. Nous voulons tous que chaque projet que nous achevons soit le meilleur possible, mais il arrive que des contraintes telles que le calendrier, le budget ou les ressources nous obligent à faire des ajustements quelque part.
Comprendre la qualité probable de votre projet final vous permet d'être transparent avec vos clients en leur indiquant où se situent vos priorités dans l'objectif ultime de la réussite du projet. ✔️
Les gestionnaires de projet doivent se demander s'il s'agit d'un projet où la qualité doit être préservée à tout prix ou s'ils devront économiser de l'argent sur les matériaux ou les entrepreneurs pour donner la priorité à l'achèvement du projet dans un délai strict.
Pour faire cela, vous devez avoir une bonne idée de la variété des matériaux et des ressources auxquels vous pouvez avoir accès, de leur coût et du moment où ils seront disponibles.
Importance des prévisions de projet dans la gestion de projet
Les prévisions de projet vous donnent une idée plus précise des défis que vous pourriez rencontrer en cours de route, ce qui vous permet de forfaiter et de faire en sorte que la réussite du projet dans les délais et le budget impartis devienne une réalité.
Les autres avantages de l'utilisation des méthodes de prévision en gestion de projet sont les suivants :
- Une plus grande clarté pour les membres de l'équipe, les entrepreneurs et les clients
- Prévision de différents résultats potentiels en fonction de points de décision clés
- Prendre en compte le potentielrisques du projet et prendre des étapes pour les réduire
- Être en mesure de constituer la meilleure équipe possible
- Prévoir les défis ou les obstacles potentiels en se basant sur les expériences passées
- Répondre rapidement et avec confiance aux problèmes inattendus
- Réaliser des projets plus proches de vos objectifs initiauxl'étendue du projet* Augmenter les chances que votre projet respecte les délais et soit considéré comme une réussite
Le modèle ClickUp d'étendue du travail peut vous aider à définir tous les détails d'un projet
Les prévisions en matière de gestion de projet peuvent prendre un temps précieux, mais elles en valent vraiment la peine. Sans prévision de projet (ou plusieurs prévisions), vous n'avez aucune idée de la durée du projet, des ressources dont vous aurez besoin ou du résultat final.
Grâce à des prévisions précises, votre équipe et votre client final affichent clairement les exigences et les résultats attendus.
Exemple de gestion de projet prévisionnelle en pratique
Comprendre l'importance des prévisions de projet et savoir comment les mettre en pratique sont deux choses différentes. Voici un exemple de prévision de gestion de projet en action, pour que vous puissiez voir ce que cela implique.
Un client a contacté votre entreprise et vous a demandé de travailler avec lui sur un nouveau projet de construction commerciale. Vous avez déjà travaillé ensemble et vous savez que la qualité d'un projet est très importante pour lui - et qu'il est prêt à investir un budget plus important pour avoir la meilleure équipe possible sur le projet. 👷
Élaborer votre forfait de prévision
Une fois que vous avez rassemblé toutes les informations de base pour établir votre plan prévisionnel, vous devez vous concentrer sur les objectifs à atteindre contrôle du projet vous voudrez établir les prévisions de votre projet.
Pour faire cela, considérez :
- Ce que le projet implique: Demandez à votre client un briefing détaillé et travaillez sur une stratégie qui réponde à toutes ses attentes, y compris l'étude des sites potentiels, la recommandation de matériaux respectueux de l'environnement et la gestion des entrepreneurs sur le site
- Les membres de l'équipe que vous allez affecter au projet: Essayez de placer le manager d'équipe et l'équipe les plus favoris de votre client si vous le pouvez et complétez-les avec vos meilleurs éléments pour des tâches ou des rôles spécifiques.
- La durée de chaque étape du projet: Divisez votre projet en sections et utilisez l'expertise de votre équipe pour prévoir la durée de chacune d'entre elles. Utilisez ces données pour élaborer un plan d'actioncalendrier du projet qui vous affiche clairement l'ensemble du processus.
- **Sur la base de ce qui précède, discutez du budget du projet et des coûts probables avec le client. Présentez-lui les paramètres possibles et demandez-lui de se mettre d'accord sur un paramètre, en prévoyant une marge pour d'éventuels dépassements de budget
Établissez un ordre clair des opérations en ajoutant des dépendances de type "bloc" ou "attente sur" entre les tâches et gardez votre équipe sur la bonne voie pour savoir sur quoi travailler en premier
Il ne s'agit pas de toutes les étapes de la gestion réussie d'un projet, mais c'est ce dont vous avez besoin pour créer une prévision de projet précise. Une fois les prévisions achevées, vous pouvez les partager avec votre client afin de créer un processus plus transparent.
10 des meilleurs conseils en matière de prévisions pour les équipes de projet
Utilisez ces conseils d'experts en gestion de projet la prochaine fois que vous aurez besoin de comprendre l'itinéraire à suivre pour un projet.
1. Fixer les objectifs du projet
Dans le cadre du processus de planification du projet, fixez des objectifs SMART. Créez des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps. Non seulement vos objectifs seront mieux ciblés, mais vous saurez également quels indicateurs utiliser pour les suivre.
Suivez vos objectifs jusqu'aux KPI les plus essentiels et affichez automatiquement des vues détaillées de votre progression
Utilisez un application de suivi des objectifs comme Objectifs ClickUp pour définir, assigner, suivre et célébrer la réalisation de vos objets. Une fois que vous avez des objectifs précis, vous pouvez les utiliser pour guider le processus de prévision de votre projet. Le fait de savoir que vous voulez réaliser X à la date Y vous permet de travailler à rebours pour établir un calendrier réaliste, puis d'estimer la disponibilité probable des ressources et les coûts. 🎯
2. Examiner les données historiques
Pour des prévisions de projet précises, vous devez idéalement utiliser des données de projet réelles. Le meilleur endroit pour les trouver est caché dans votre travail précédent sur des projets similaires ou dans les données que l'entreprise en général détient sur les ressources, les tâches ou les coûts.
Avec les bonnes données, vos prévisions deviennent instantanément plus précises. S'il s'agit d'un projet entièrement nouveau, il se peut que vous n'ayez pas beaucoup de données à votre disposition pour établir vos prévisions. Dans ce cas, voyez si vous pouvez recueillir des idées auprès d'autres équipes ou des résultats d'autres projets dans votre créneau. 📈
3. Créer plusieurs prédictions
Il est tentant de vouloir livrer une seule prédiction véridique à laquelle on peut se fier de tout son cœur. En réalité, ce n'est souvent pas le cas, et le fait de fournir plusieurs prédictions est en fait un excellent moyen de démontrer votre expertise.
Créez plusieurs prévisions qui envisagent différents résultats possibles avec des estimations de coûts, des produits à livrer, des délais et des équipes de projet légèrement différents, en fonction de ce qui est disponible. Le fait d'avoir plus d'une solution potentielle vous offre des options lorsque vous rencontrez un obstacle et montre aux clients que vous pensez qu'il existe plus d'une façon de parvenir à une réussite. 📊
4. Suivez du temps
Pour être en mesure de proposer un échéancier réaliste pour vos projets, vous devez d'abord comprendre combien de temps prend chaque tâche. Il s'agit d'une étape cruciale dans la prévision des projets.
Utiliser Le suivi du temps du projet de ClickUp de ClickUp pour afficher une vue précise de la durée réelle de chaque tâche ou activité du projet. Suivez votre temps, définissez des paramètres d'estimation et consultez des rapports qui mettent en évidence la façon dont les membres de votre équipe passent leur temps.
Suivez le temps, définissez des estimations, ajoutez des notes et affichez des rapports sur votre temps depuis n'importe où avec le chronomètre global de ClickUp
Si vous cherchez à accroître la productivité de votre équipe, tirez parti de l'outil de suivi du temps de ClickUp techniques de gestion du temps et utilisez notre modèles de gestion du temps pour réduire les pertes de temps et travailler plus efficacement. ⏰
5. Laisser du temps pour que les tâches débordent
Bien que le suivi du temps vous affiche la durée réelle de chaque activité, vous ne pouvez pas fonder toutes vos décisions sur le fait que chaque itération de cette tâche prend le même temps. Au lieu de cela, prévoyez dans la durée de votre projet du temps pour que les activités se déroulent au-delà du temps prévu.
En donnant un peu d'espace à votre équipe, vous lui permettez de travailler à un rythme régulier et de donner le meilleur d'elle-même, sans qu'elle soit contrainte d'achever chaque tâche comme s'il n'y avait rien d'autre sur sa liste à faire. Ce temps supplémentaire signifie également que vous avez plus de chances de respecter l'échéancier de votre projet et de pouvoir rapporter un statut "à l'heure" à vos clients. ✅
6. Devenir un expert en gestion des ressources
Il est difficile de forfaiter les ressources de votre projet si vous ne maîtrisez pas la gestion des personnes et des ressources. Vous devez comprendre la disponibilité des ressources, les coûts, la planification et la gestion du personnel pour créer les prévisions de projet les plus précises.
L'affectation des ressources et les prévisions sont des éléments clés de la gestion des projets gestion des ressources il s'agit donc d'une compétence qui mérite d'être développée. Une fois que vous pouvez prendre en compte les forces, les compétences, les horaires, les vacances potentielles ou les périodes d'épuisement des membres de votre équipe, vous pouvez établir des prévisions qui reflètent l'impact réel de chaque talent unique au sein de votre équipe.
Utilisez l'affichage du Calendrier de ClickUp pour voir vos tâches par semaine et par mois
Utiliser Affichage du Calendrier de ClickUp pour visualiser la disponibilité et la charge de travail de votre équipe en un coup d'œil. Construisez des plannings prévisionnels robustes en fonction de leur disponibilité, et visualisez les tâches du projet, les échéanciers et l'espace potentiellement inutilisé sur une vue d'une semaine ou d'un mois. 📅
7. Réexaminez les prévisions de vos premiers projets
Les prévisions de votre projet ne sont pas immuables - en fait, il est judicieux de les revoir à mesure que votre projet progresse au-delà des paramètres initiaux. En vérifiant vos prévisions sur l'ensemble du projet, vous pourrez agir de manière proactive si vous constatez que vous déviez de votre trajectoire.
Repérez facilement les points critiques de votre projet avec ClickUp Milestones et utilisez des icônes en forme de diamant pour que tout le monde se concentre sur les cibles clés
Intégrez des jalons à votre processus de prévision et convenez de vérifier les points clés pour contrôler la progression. Déterminez si votre trajectoire actuelle correspond toujours à votre prévision la plus probable ou si elle a commencé à dévier vers une autre. 📝
8. Partager les prévisions de votre projet avec d'autres personnes
Il est toujours utile d'avoir une conscience interne des résultats probables de votre projet et des voies à suivre, mais ce qui a encore plus d'impact, c'est le partage de ces prévisions avec les autres. Ne gardez pas vos prévisions de projet secrètes ; partagez-les avec vos parties prenantes et l'ensemble de l'équipe de projet dans le cadre de votre projet d'entreprise rapports de projet afin qu'ils sachent ce qui se passe.
Créez de manière collaborative vos rapports de projet dans ClickUp Docs, puis partagez-les avec les parties prenantes internes et externes
Comme dans tous les domaines de la gestion de projet, l'ouverture et la transparence améliorent le travail de l'équipe et de ses collaborateurs la communication avec le client et la confiance. Partagez vos prévisions et vos prédictions avec les parties prenantes afin qu'elles se sentent plus confiantes dans votre capacité non seulement à fournir, mais aussi à suivre le changement et à prendre des mesures si nécessaire. 🙌
9. Utiliser des outils de prévision de projet
Toute équipe solide a besoin d'une équipe efficace logiciel de gestion de projet pour améliorer leurs compétences et rationaliser les tâches liées à la conduite de projets réussis. Investissez dans un logiciel qui vous permet non seulement de gérer des projets, mais aussi de les prévoir, comme ClickUp.
ClickUp est doté de fonctionnalités conçues pour les équipes de projet et les prévisions. Utiliser Tâches ClickUp pour gérer votre liste à faire et les activités du projet, et sur l'ensemble du projet du début à la fin avec Gestion de projet ClickUp .
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/08/Time-Estimate\_Ajouter-des-estimations-de-temps-dans-une-tâche.gif Prévisions de projet : suivi des estimations de durée dans les tâches ClickUp /$$$img/
Affichez et suivez facilement les estimations de durée dans les tâches ClickUp pour une meilleure gestion des ressources
Définissez des paramètres et comprenez combien de temps prend chaque tâche avec Estimation de la durée de ClickUp . Utiliser une modèle de gestion de programme ou le modèle Modèle de calendrier de projet par ClickUp pour créer un échéancier visuel permettant de suivre votre progression. Restez en contact avec les membres de l'équipe en temps réel grâce à ClickUp Discussion et utilisez Tableaux de bord ClickUp pour visualiser votre progression sur plusieurs projets à la fois. ⚒️
10. Évaluer la précision de vos prévisions
À l'achèvement du projet, la meilleure pratique consiste à comparer ce qui s'est réellement passé à vos estimations initiales. Cela donne à votre équipe et aux parties prenantes un point de référence et de comparaison utile et vous permet d'identifier les possibilités d'amélioration de vos prévisions ou de vos flux de travail pour l'avenir.
Évaluez les performances de votre projet et comparez-les à vos prévisions. Déterminez si vous avez atteint vos objectifs, si vos échéanciers ont été dépassés et si vous avez respecté le budget fixé.
Utilisez ces nouvelles données pour rationaliser les flux de travail, introduire des l'efficacité des processus et d'améliorer la précision de vos prévisions. 👀
Améliorez la réussite de votre projet grâce aux techniques de prévision en gestion de projet
Des prévisions de projet précises permettent à votre équipe de travailler au mieux sans pression inutile et à vos clients et parties prenantes de comprendre ce qui est susceptible de se produire tout au long de l'échéancier de votre projet. Utilisez les conseils ci-dessus pour améliorer votre approche des prévisions en matière de gestion de projet, afin de fournir des prévisions précises, étayées par des données et stratégiques pour les projets à venir.
Si vous êtes à la recherche d'un outil qui non seulement facilite la prévision des projets, mais aussi rationalise l'ensemble de votre processus de gestion de projet, n'hésitez pas à nous contacter, essayez ClickUp gratuitement . Notre plateforme offre aux équipes de projet une combinaison imbattable de fonctionnalités pour la gestion des projets, des tâches et des ressources. ✨