La gestion budgétaire a mauvaise presse : Les gens l'associent à des feuilles de calcul ennuyeuses et à de longues discussions rapports de dépenses . Mais la gestion des budgets de projet est en réalité un formulaire - et, pour ceux qui travaillent dans des agences, un élément essentiel du modèle d'entreprise.
Un bon budget de projet, c'est plus que des dollars et des cents : c'est un contexte. C'est un outil qui permet d'expliquer ce que fait votre équipe et dans quelle mesure elle le fait bien.
Cette approche de la gestion de projet vous permet de voir, en temps réel, ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Elle vous permet également de disposer de nombres précis pour évaluer votre processus et améliorer vos compétences en matière de budgétisation au fil du temps. Voici les étapes à suivre pour définir et suivre le budget de chaque projet dont vous avez la charge.
Qu'est-ce qu'un budget de projet ?
Un budget de projet est un forfait financier qui présente les coûts estimés de toutes les activités nécessaires pour achever un projet spécifique. Il inclut toutes les ressources nécessaires pour achever un projet, telles que les matériaux, l'équipement, la main-d'œuvre et les autres dépenses.
Un budget de projet ne se résume pas à "$$$a" C'est une ventilation claire de la manière dont vous allez dépenser ces $$$a et des raisons pour lesquelles vous allez les dépenser de cette manière.
En théorie, un nouvel employé devrait être en mesure d'entrer dans votre agence et d'exécuter le budget que vous avez créé sans autre forme de procès. Malheureusement, ce n'est pas vraiment facile sans la bonne approche et les bons outils.
Qu'est-ce qui doit être inclus dans le budget d'un projet ?
Création de rapports budgétaires avec les tableaux de bord dans ClickUp
Pour commencer, votre budget devrait comprendre trois éléments :
- Coût total du projet : La main d'œuvre, les matériaux et l'équipement
- Commentles ressources seront allouées: Les allocations budgétaires d'un projet sont généralement réparties en fonction des produits livrables
- L'échéancier d'un projet : Ce calendrier indique la date à laquelle vous prévoyez de dépenser l'argent associé à chaque projetlivrable du projet Nous verrons bientôt plus en détail comment intégrer chacun de ces éléments dans votre budget.
Pourquoi la gestion d'un budget de projet est-elle importante ?
Parce que votre budget inclut le contexte de votre projet, il peut être utilisé pour guider et suivre votre équipe. Une bonne gestion du budget peut vous aider à
- /href/ /blog?p=9436 L'étendue du projet* */href/* !
2. Liste de toutes les ressources nécessaires
Le temps, c'est de l'argent, tout comme les ressources telles que les travailleurs indépendants, la formation et la recherche. Chaque étape franchie par votre équipe nécessitera au moins l'une de ces ressources.
Pour chaque sous-tâche, dressez une liste de toutes les ressources nécessaires. Voici quelques ressources courantes pour les projets :
- Membres de l'équipe: Combien d'employés internes travailleront sur le projet et pendant combien de temps ? Devrez-vous également faire appel à des travailleurs indépendants ?
- Matériel et licences: Aurez-vous besoin d'accéder à du matériel physique ou à des outils en ligne ? Allez-vous les acheter directement ou payer des frais de licence et, dans ce dernier cas, pour combien de temps ?
- Formation: Quelles sont les compétences que vos employés devront acquérir et qu'ils ne possèdent pas déjà ? Quelles ressources utiliseront-ils pour acquérir ces compétences et combien de temps cela prendra-t-il ?
- Recherche: Devrez-vous acheter des études sectorielles ou des études pilotes pour savoir à quoi votre cible répondra ?
- Voyages et hospitalité: Quelqu'un prévoit-il de se rendre à l'emplacement d'un client, d'organiser des déjeuners d'affaires ou de faire appel à un service de covoiturage pour s'acquitter de tâches liées au projet ?
- Services professionnels: Allez-vous faire appel à des professionnels de la santé ?des consultants ou d'autres experts pour guider votre projet ?
Utilisez la vue Charge de travail de ClickUp pour savoir qui est en avance ou en retard et faites facilement glisser les tâches pour réaffecter les ressources
Processus 3 : Analogique
Trouvez un projet antérieur similaire à celui que vous budgétisez actuellement et utilisez les coûts réels de ce projet pour estimer ce dont vous aurez besoin pour ce projet. Cette méthode ne fonctionne que si 1) les coûts de votre projet antérieur comprennent des comparaisons entre les coûts estimés et les coûts réels ainsi que des notes sur les dépenses imprévues et 2) les deux projets sont pratiquement identiques en termes de portée.
Processus 4 : L'approche en trois points
Cette méthode vous demande d'établir trois budgets différents, puis d'en faire la moyenne. Vous devrez calculer
- Un budget dans le meilleur des cas : Chaque étape est achevée dans le temps le plus court possible, et toutes les ressources nécessaires peuvent être trouvées au tarif le plus bas possible.
- Un budget dans le pire des cas : Vous prenez du retard et devez payer des heures supplémentaires ou des frais d'urgence, vous devez acheter du matériel plus cher, etc.
- Un budget fondé sur le scénario le plus probable : Les délais sont respectés dans l'ensemble, même si certaines étapes prennent un peu plus de temps que prévu. Vous n'obtenez pas les prix les plus bas, mais vous ne payez pas non plus de frais excessifs.
Prenez ces trois nombres et faites-en la moyenne pour calculer votre budget total. Envisagez d'en pondérer un plus que les autres, en fonction du scénario qui vous semble le plus probable.
Si vous êtes partagé entre deux méthodes d'estimation du budget d'un projet, ne vous inquiétez pas ! Vous pouvez toujours les combiner. Par exemple, vous pouvez utiliser des estimations ascendantes pour établir le budget de votre projet dans le cadre de la méthode en trois points.
Bonus: Modèles de proposition de budget !
4. Ajouter une éventualité
Les réserves sont le fonds "oh non" au cas où vous feriez vraiment partie du budget le plus défavorable. C'est un élément essentiel de votre plan de gestion des risques liés aux coûts .
En règle générale, votre fonds de prévoyance représente 5 à 10 % du budget total de votre projet. Il se peut que vous n'ayez pas besoin de puiser souvent dans votre fonds de réserve, ce qui est une bonne chose !
Mais chaque budget de projet devrait en comporter, juste au cas où.
Bonus: Modèle de canevas de modèle d'entreprise
5. Documentez votre budget
Une fois que vous avez tous vos livrables et les nombres qui y sont joints, il est temps de faire un document budgétaire officiel. Nous adorons utiliser ClickUp pour la budgétisation des projets (et nous avons partagé quelques modèles utiles ci-dessous !).
Si vous n'utilisez pas ClickUp (pour l'instant), nous vous recommandons d'utiliser un logiciel de gestion de projet gratuit plutôt qu'une feuille de calcul. Une bonne application facilite l'organisation et la mise à jour de toutes les informations que vous devez inclure.
Et en parlant de, votre document de budget de projet devrait inclure :
- Chaque livrable (et toutes les sous-tâches pour chacun), ainsi que les dates d'échéance finales plus les échéances internes.
- Des éléments sous chaque sous-tâche avec toutes les ressources nécessaires et leur coût prévu.
- La date à laquelle vous prévoyez de dépenser l'argent pour chaque ressource en fonction du calendrier de votre projet.
- Un espace pour dresser la liste des coûts réels et des dates de dépenses, afin que vous puissiez mettre à jour votre budget au fur et à mesure du déroulement du projet.
- La personne responsable de chaque élément : Qui rassemblera les reçus de voyage ? Qui supervisera les factures des freelances ?
Une fois que vous disposez de toutes ces informations, additionnez les coûts totaux de chaque prestation ou jalon pour calculer le budget prévisionnel de votre projet.
Tirez instantanément la progression en fonction des jalons, des tâches, du temps, de l'activité, et plus encore.
Dernière étape : demandez aux membres de votre équipe travaillant sur le projet de revoir le budget (encore une fois) pour vous assurer que vous n'avez rien oublié. Il est préférable de détecter une erreur à cette étape plutôt qu'à mi-parcours du processus de budgétisation du projet.
6. Faites approuver le budget de votre projet
Vous pouvez présenter votre budget à un client ou simplement le soumettre à votre patron ou à d'autres parties prenantes. Adaptez votre demande au public visé.
Veillez toutefois à inclure des détails qui montrent comment votre budget permettra d'obtenir les résultats souhaités pour le projet - et comment toute diminution du financement nécessitera des modifications de l'étendue du projet. Le travail que vous avez fait dans les étapes précédentes vous permettra de justifier facilement votre demande de budget de projet.
Il est facile d'ajouter des valeurs monétaires aux tâches afin de maintenir les budgets des projets sur la bonne voie
Chaque fois que vous identifiez une erreur, vérifiez si elle a été reproduite à d'autres étapes et dans d'autres produits livrables. Enfin, vérifiez si votre plan d'urgence couvrira le dépassement inattendu. Si ce n'est pas le cas, pouvez-vous réaffecter des ressources ou trouver un moyen d'utiliser moins de ressources pour d'autres sous-tâches que votre équipe n'a pas encore commencées ?
À faire discuter d'autres options ?
Ces discussions peuvent impliquer vos supérieurs ou le client, et elles ne sont pas agréables à mener. Mais plus tôt vous les aurez, plus vous aurez de chances de trouver une solution qui fonctionnera au moins pour tout le monde, même si elle n'est pas idéale.
Veillez à ce que tout changement soit consigné dans le budget de votre projet, accompagné de notes, afin que vous puissiez vous souvenir de ce qui n'a pas fonctionné et prévoir de dépenser avec précision à l'avenir.
Check out these Modèles de grand livre_* !
5 modèles pour la gestion des budgets de projet
À ce stade, vous savez que les budgets sont complexes - alors pourquoi ne pas vous faciliter la vie avec un modèle ? Vous gagner du temps pour toutes vos installations et avoir accès à Les excellents tableaux de bord de ClickUp pour vous aider à visualiser la budgétisation et la progression de votre projet.
Voici cinq de nos modèles ClickUp gratuits favoris qui feront de vous un pro de la gestion budgétaire en un rien de temps :
1. Modèle de plan de projet ClickUp
Ce modèle de document ClickUp facilite la présentation des projets du début à la fin
Puisque le processus budgétaire commence par une esquisse complète du projet, pourquoi ne pas commencer votre processus par Le modèle d'esquisse de projet de ClickUp ? Il comporte un espace pour que vous puissiez ajouter tout ce dont vous avez besoin pour la planification pré-budgétaire :
- Contexte du projet
- Introduction du projet
- Objectifs
- Contraintes et hypothèses
- Échéancier
- Produits clés
- Budget et investissements
Ce modèle n'est pas le seul que vous devrez utiliser pour établir le budget d'un projet, mais c'est le premier que vous utiliserez au cours du processus d'établissement du budget.
Télécharger ce modèle
2. Modèle de matrice des ressources du projet ClickUp
Restez dans les limites de votre budget grâce à ce modèle de matrice des ressources du projet de ClickUp
Les estimations de coûts nécessitent des calculs... beaucoup de calculs. Modèle de matrice des ressources du projet de ClickUp vous guide dans ces calculs en vous indiquant où placer les nombres et en calculant les montants finaux à l'aide de la fonction champs de formule .
Utilisez-le pour estimer les coûts de tous les types de ressources (main-d'œuvre, équipement, frais généraux, outils SaaS et matières premières), alors n'ayez pas peur de l'utiliser même pour les projets les plus improbables. Les affichages de ce modèle comprennent :
- Guide de démarrage
- Tableau Kanban
- Formulaire de saisie des ressources
- Liste des ressources
- Tableau des coûts
- Échéancier
Ces fonctionnalités facilitent la saisie d'estimations de coûts, la planification de votre projet et l'établissement d'un calendrier la gestion des ressources et de voir où vous devriez vous situer en termes de budget à n'importe quel moment de l'échéancier budgétaire.
Télécharger ce modèle
3. Modèle de livrables de projet ClickUp
Affichez une vue d'ensemble de tous vos produits livrables, des propriétaires assignés, des échéanciers et du budget pour rester sur la bonne voie
À ce stade, vous savez à quel point il est important de ventiler le budget de votre projet par livrable (puis par sous-tâche). Modèle de livrables de projet de ClickUp comprend des champs personnalisés pour le budget, le budget restant et les dépenses effectuées jusqu'à présent.
Il offre six vues - dont une vue Gantt et une liste de budgétisation du projet - et une automatisation qui affiche un commentaire lorsqu'un champ personnalisé est modifié par un chef d'équipe ou un gestionnaire de projet.
En d'autres termes, ce modèle est un traqueur de budget en direct prêt pour l'agence. La gestion des budgets sera un jeu d'enfant avec ce modèle à vos côtés.
Télécharger ce modèle
4. Modèle de demande et d'approbation de projet ClickUp
Ce modèle de ClickUp permet de décomposer le processus d'approbation en phases dédiées
Si vous souhaitez disposer d'un outil de suivi plus avancé et plus approfondi que le modèle "Livrables du projet", vous pouvez consulter le site suivant Modèle de demande et d'approbation de projet de ClickUp .
- Il est livré avec des vues Liste, Kanban et Gantt prédéfinies afin que vous puissiez organiser votre liste à faire et voir votre échéancier d'un seul coup d'œil.
- La liste préenregistrée ne nécessite que l'ajout de détails, de sorte que vous n'avez pas à créer votre projet à partir de zéro.
- Il existe sixChamps personnalisés dans ClickUpdont le budget, les dépenses et le budget restant.
Vous pouvez paramétrer des dates d'échéance et des priorités - ce qui peut aider à orienter les paramètres du budget s'ils s'avèrent nécessaires.
Télécharger ce modèle
5. Modèle de gestion des coûts de projet ClickUp
Affichez l'ensemble de votre budget et gérez-le grâce à ce modèle ClickUp
Si vous avez beaucoup de budgets de projet à gérer, utilisez Le modèle de gestion des coûts de projet de ClickUp pour afficher une vue d'ensemble de Tout. Ce modèle comporte six statuts (pour couvrir tout, des nouveaux projets aux projets achevés en passant par les budgets en évolution) et six vues :
- Liste des projets
- Tableau des coûts du projet
- Tableau du processus d'approbation
- Guide de démarrage
- Calendrier
- Formulaire de demande de coûts de projet
C'est le modèle de gestion de projet le plus complet et il vous permettra d'être ridiculement organisé.
Télécharger ce modèle
La gestion des budgets de projet : Les bonnes pratiques pour réussir
Une fois que tout a été livré et que toutes les factures ont été payées, il est temps pour vous de revoir le budget et de prendre des notes sur les modifications apportées au cours du projet. Vous pouvez vous attendre à ce que les leçons que vous tirez s'appliquent à des projets similaires à l'avenir.
Nous avons évoqué le fait que chaque budget raconte l'histoire du travail de votre équipe. Un budget clair et détaillé vous aide à vous souvenir des détails d'un projet, même si vous ne passez pas tout de suite à l'examen.
Vous verrez les éléments complémentaires que vous avez ajoutés après coup, les tâches du projet qui ont nécessité plus de ressources que prévu et les ajustements que vous avez apportés à mi-parcours pour que tout le monde respecte le budget. Créez un document (ou utilisez des Le modèle de bilan de projet de ClickUp) ) pour garder une trace de vos observations.
Passez en revue ces informations avant de commencer chaque budget afin de ne pas commettre deux fois la même erreur. La réussite de la gestion du budget est synonyme de réussite du projet... prenez donc le temps de mettre en place un processus de budgétisation du projet complet et réfléchi.
Combinez vos connaissances avec les outils de multiple points de prix pratiques pour établir des budgets qui mèneront à des projets réussis Commencez avec ClickUp aujourd'hui!