La gestion budgétaire a mauvaise presse : Les gens l'associent à des feuilles de calcul ennuyeuses et à de longues discussions rapports de dépenses . Mais la gestion des budgets de projet est en réalité un formulaire - et, pour ceux qui travaillent dans des agences, un élément essentiel du modèle d'entreprise.
Un bon budget de projet, c'est plus que des dollars et des cents : c'est un contexte. C'est un outil qui permet d'expliquer ce que fait votre équipe et dans quelle mesure elle le fait bien.
Cette approche de la gestion de projet vous permet de voir, en temps réel, ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Elle vous permet également de disposer de nombres précis pour évaluer votre processus et améliorer vos compétences en matière de budgétisation au fil du temps. Voici les étapes à suivre pour définir et suivre le budget de chaque projet dont vous avez la charge.
Qu'est-ce qu'un budget de projet ?
Un budget de projet est un forfait financier qui présente les coûts estimés de toutes les activités nécessaires pour achever un projet spécifique. Il inclut toutes les ressources nécessaires pour achever un projet, telles que les matériaux, l'équipement, la main-d'œuvre et les autres dépenses.
Un budget de projet ne se résume pas à "$$$a" C'est une ventilation claire de la manière dont vous allez dépenser ces $$$a et des raisons pour lesquelles vous allez les dépenser de cette manière.
En théorie, un nouvel employé devrait être en mesure d'entrer dans votre agence et d'exécuter le budget que vous avez créé sans autre forme de procès. Malheureusement, ce n'est pas vraiment facile sans la bonne approche et les bons outils.
Qu'est-ce qui doit être inclus dans le budget d'un projet ?
Création de rapports budgétaires avec les tableaux de bord dans ClickUp
Pour commencer, votre budget devrait comprendre trois éléments :
- Coût total du projet : La main d'œuvre, les matériaux et l'équipement
- Commentles ressources seront allouées: Les allocations budgétaires d'un projet sont généralement réparties en fonction des produits livrables
- L'échéancier d'un projet : Ce calendrier indique la date à laquelle vous prévoyez de dépenser l'argent associé à chaque projetlivrable du projet Nous verrons bientôt plus en détail comment intégrer chacun de ces éléments dans votre budget.
Pourquoi la gestion d'un budget de projet est-elle importante ?
Parce que votre budget inclut le contexte de votre projet, il peut être utilisé pour guider et suivre votre équipe. Une bonne gestion du budget peut vous aider à
- L'étendue du projet Contrôle *Contrôle: Tous les gestionnaires de projet d'agence ont eu affaire à ce client qui modifie sans cesse ses attentes. La gestion active du budget vous permet de voir si ces modifications s'inscrivent dans le cadre du budget initial de l'agencel'étendue du projet ou s'il est nécessaire d'avoir une discussion pour redéfinir les attentes.
- Contrôle des coûts du projet :Suivi de vos dépenses au fur et à mesure que vous avancez, vous pourrez détecter les dépassements de coûts avant d'arriver à un point où vous n'aurez plus assez d'argent pour terminer le projet. Les variations de coûts sont souvent hors de votre contrôle (ou de celui de votre équipe), mais la façon dont vous les abordez est sous votre contrôle - si vous les détectez à temps.
- Suivi de la progression: Lorsque les éléments du budget du projet sont liés aux résultats attendus, il est facile de voir où vous en êtes pour chaque tâche. Si vous n'avez pas encore dépensé l'argent nécessaire, par exemple, pour les polices de caractères dont vous avez besoin pour la page Web, vous saurez que l'étape de la conception n'est pas achevée.
- Planification des projets futurs: Le fait de suivre la progression du budget de votre projet vous aidera à établir une estimation plus solide pour votre prochain projet. Vous pouvez voir où vos projections ne correspondent pas à la réalité et améliorer vos compétences en matière de prévision.
Comment gérer le budget d'un projet en 7 étapes
Maintenant que vous savez à quel point la gestion d'un budget de projet est complexe, vous vous sentez peut-être un peu intimidé. Ne vous inquiétez pas ! Avec un peu de forfait, tout le monde peut établir et gérer un budget de projet. Voyons comment établir et gérer un budget étape par étape.
1. Faire un budget étape par étape projet étape par étapeVous voudrez commencer par un
un forfait de projet complet élaboré en collaboration avec votre équipe de projet et toutes les parties prenantes. À ce stade, vous ne disposerez même pas de nombres pour travailler - et ce n'est pas grave ! Pour établir un bon budget de projet, vous devez connaître l'ensemble de la portée du projet et tous les produits livrables dont votre équipe sera comptable.
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L'affichage de l'échéancier dans ClickUp
Ce n'est pas parce qu'il s'agit d'une "esquisse" qu'elle est squelettique. Vous devrez décomposer chaque produit livrable en une progression étape par étape afin de pouvoir visualiser toutes les ressources qui seront nécessaires.
Supposons que votre projet consiste en un kit de publicité sur les médias sociaux. Vous aurez besoin de membres de l'équipe pour :
- Concevoir la campagne
- Rédiger et modifier en cours le texte de la campagne
- Sélectionner et acheter des images de référence
- Exécuter la campagne
- Suivi et rapports de performance
Faites appel aux membres de votre équipe pour vérifier les sous-tâches de chaque produit livrable. Ce sont eux qui créent régulièrement ces livrables, ils savent donc tout ce qui entre dans la composition du produit final.
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2. Liste de toutes les ressources nécessaires
Le temps, c'est de l'argent, tout comme les ressources telles que les travailleurs indépendants, la formation et la recherche. Chaque étape franchie par votre équipe nécessitera au moins l'une de ces ressources.
Pour chaque sous-tâche, dressez une liste de toutes les ressources nécessaires. Voici quelques ressources courantes pour les projets :
- Membres de l'équipe: Combien d'employés internes travailleront sur le projet et pendant combien de temps ? Devrez-vous également faire appel à des travailleurs indépendants ?
- Matériel et licences: Aurez-vous besoin d'accéder à du matériel physique ou à des outils en ligne ? Allez-vous les acheter directement ou payer des frais de licence et, dans ce dernier cas, pour combien de temps ?
- Formation: Quelles sont les compétences que vos employés devront acquérir et qu'ils ne possèdent pas déjà ? Quelles ressources utiliseront-ils pour acquérir ces compétences et combien de temps cela prendra-t-il ?
- Recherche: Devrez-vous acheter des études sectorielles ou des études pilotes pour savoir à quoi votre cible répondra ?
- Voyages et hospitalité: Quelqu'un prévoit-il de prendre l'avion pour se rendre à l'emplacement d'un client, d'organiser des déjeuners d'affaires ou de faire appel à un service de covoiturage pour s'acquitter de tâches liées au projet ?
- Services professionnels: Allez-vous faire appel à des professionnels de la santé ?des consultants ou d'autres experts pour guider votre projet ?
Utilisez le journal des risques de ClickUp pour voir quelles tâches ou sous-tâches risquent d'être en retard ou incomplètes
Vous avez peut-être d'autres dépenses, comme l'approvisionnement et l'informatique, en fonction du budget de votre projet, mais la liste ci-dessus couvre les ressources les plus courantes nécessaires à des équipes comme la vôtre.
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3. Attribuer un coût à chaque ressource
Une fois que vous avez décomposé votre projet en toutes les ressources dont vous aurez besoin, il est temps de déterminer le coût de chacune d'entre elles.
Il existe quatre façons d'estimer le budget d'un projet. Lisez les descriptions des méthodes ci-dessous et choisissez-en une en fonction de la structure de votre agence et des outils disponibles.
Processus 1 : L'approche descendante
Si vous disposez déjà du montant alloué au projet, votre tâche consiste à déterminer ce que vous pouvez réaliser avec l'argent dont vous disposez. Attribuez un certain montant à chaque produit livrable en fonction de l'importance des ressources nécessaires à chaque étape. Ensuite, les gestionnaires de projet doivent répartir toutes les sous-tâches.
L'établissement d'un budget selon une approche descendante peut vous obliger à réduire le nombre de tâches secondaires la portée du projet et réfléchissez à des moyens plus rentables d'atteindre vos objectifs.
Processus 2 : L'approche ascendante
Attribuez un montant à chaque ressource que vous avez listée à la dernière étape, puis additionnez le tout pour obtenir le budget final du projet. Pour obtenir un nombre précis, vous devrez estimer le nombre d'heures de travail, les évaluations des freelances et le coût des outils. Demandez de l'aide à votre équipe (ou aux gestionnaires de projet) si vous n'êtes pas sûr de ce qui est raisonnable pour un élément donné.
Utilisez la vue Charge de travail de ClickUp pour savoir qui est en avance ou en retard et faites facilement glisser les tâches pour réaffecter les ressources
Processus 3 : Analogique
Trouvez un projet antérieur similaire à celui que vous budgétisez actuellement et utilisez les coûts réels de ce projet pour estimer ce dont vous aurez besoin pour ce projet. Cette méthode ne fonctionne que si 1) les coûts de votre projet antérieur comprennent des comparaisons entre les coûts estimés et les coûts réels ainsi que des notes sur les dépenses imprévues et 2) les deux projets sont pratiquement identiques en termes de portée.
Processus 4 : L'approche en trois points
Cette méthode vous demande d'établir trois budgets différents, puis d'en faire la moyenne. Vous devrez calculer
- Un budget dans le meilleur des cas : Chaque étape est achevée dans le temps le plus court possible, et toutes les ressources nécessaires peuvent être trouvées au tarif le plus bas possible.
- Un budget dans le pire des cas : Vous prenez du retard et devez payer des heures supplémentaires ou des frais d'urgence, vous devez acheter du matériel plus cher, etc.
- Un budget fondé sur le scénario le plus probable : Les délais sont respectés dans l'ensemble, même si certaines étapes prennent un peu plus de temps que prévu. Vous n'obtenez pas les prix les plus bas, mais vous ne payez pas non plus de frais excessifs.
Prenez ces trois nombres et faites-en la moyenne pour calculer votre budget total. Envisagez d'en pondérer un plus que les autres, en fonction du scénario qui vous semble le plus probable.
Si vous êtes partagé entre deux méthodes d'estimation du budget d'un projet, ne vous inquiétez pas ! Vous pouvez toujours les combiner. Par exemple, vous pouvez utiliser des estimations ascendantes pour établir le budget de votre projet dans le cadre de la méthode en trois points.
Bonus: Modèles de propositions budgétaires !
4. Ajouter une éventualité
Les réserves sont le fonds "oh non" au cas où vous feriez vraiment partie du budget le plus défavorable. C'est un élément essentiel de votre plan de gestion des risques liés aux coûts .
En règle générale, votre fonds de prévoyance représente 5 à 10 % du budget total de votre projet. Il se peut que vous n'ayez pas besoin de puiser souvent dans votre fonds de réserve, ce qui est une bonne chose !
Mais chaque budget de projet devrait en comporter, juste au cas où.
Bonus: Business model canvas template_* (modèle de canevas de modèle d'entreprise)
5. Documentez votre budget
Une fois que vous avez tous vos livrables et les nombres qui y sont joints, il est temps de faire un document budgétaire officiel. Nous adorons utiliser ClickUp pour la budgétisation des projets (et nous avons partagé quelques modèles utiles ci-dessous !).
Si vous n'utilisez pas ClickUp (pour l'instant), nous vous recommandons d'utiliser un logiciel de gestion de projet gratuit plutôt qu'une feuille de calcul. Une bonne application facilite l'organisation et la mise à jour de toutes les informations que vous devez inclure.
Et en parlant de, votre document de budget de projet devrait inclure :
- Chaque livrable (et toutes les sous-tâches pour chacun), ainsi que les dates d'échéance finales plus les échéances internes.
- Des éléments sous chaque sous-tâche avec toutes les ressources nécessaires et leur coût prévu.
- La date à laquelle vous prévoyez de dépenser l'argent pour chaque ressource en fonction du calendrier de votre projet.
- Un espace pour dresser la liste des coûts réels et des dates de dépenses, afin que vous puissiez mettre à jour votre budget au fur et à mesure du déroulement du projet.
- La personne responsable de chaque élément : Qui rassemblera les reçus de voyage ? Qui supervisera les factures des freelances ?
Une fois que vous disposez de toutes ces informations, additionnez les coûts totaux de chaque prestation ou jalon pour calculer le budget prévisionnel de votre projet.
Tirez instantanément la progression en fonction des jalons, des tâches, du temps, de l'activité, et plus encore.
En guise de dernière étape, demandez aux membres de votre équipe travaillant sur le projet de revoir le budget (une nouvelle fois) pour vous assurer que vous n'avez rien oublié. Il est préférable de détecter une erreur à cette étape plutôt qu'à mi-parcours du processus de budgétisation du projet.
6. Faites approuver le budget de votre projet
Vous pouvez présenter votre budget à un client ou simplement le soumettre à votre patron ou à d'autres parties prenantes. Adaptez votre demande au public visé.
Veillez toutefois à inclure des détails qui montrent comment votre budget permettra d'obtenir les résultats souhaités pour le projet - et comment toute diminution du financement nécessitera des modifications de l'étendue du projet. Le travail que vous avez fait dans les étapes précédentes vous permettra de justifier facilement votre demande de budget de projet.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/03/Assign-Comments\_Task\_2021.gif Convertir les commentaires en tâches ClickUp ou les attribuer à l'équipe /$$$img/
Convertir les commentaires en tâches ClickUp ou les assigner pour transformer instantanément les pensées en éléments d'action
7. Surveillez (et ajustez) votre budget
Votre budget ne peut vous aider à suivre votre progression et à contrôler les coûts et le champ d'application que si vous le tenez à jour. Il n'est pas nécessaire d'actualiser votre budget après chaque achat, mais vous devez vous réserver du temps pour ajouter des paramètres et évaluer si vous vous éloignez trop des coûts estimés.
La fréquence optimale de mise à jour variera en fonction de la durée de chaque étape et/ou du temps écoulé entre chaque produit livrable. Un budget qui comprend beaucoup de dépenses publicitaires sur les médias sociaux peut nécessiter une mise à jour tous les quelques jours ; un budget de projet pour un site web de 200 pages peut se contenter d'une vérification hebdomadaire ou bihebdomadaire.
À faire des écarts importants entre les dépenses budgétées et les dépenses réelles, il faut passer à l'étape de l'atténuation. Commencez par déterminer ce qui n'a pas fonctionné. Avez-vous omis une sous-tâche que votre free-lance a mis une journée entière à achever ? À fait que le client a déchiré son forfait de projet à mi-parcours du produit livrable, vous avez dû faire marche arrière ?
Il est facile d'ajouter des valeurs monétaires aux tâches afin de maintenir les budgets des projets sur la bonne voie
Chaque fois que vous identifiez une erreur, vérifiez si elle a été reproduite à d'autres étapes et dans d'autres produits livrables. Enfin, vérifiez si votre plan d'urgence couvrira le dépassement inattendu. Si ce n'est pas le cas, pouvez-vous réaffecter les ressources ou trouver un moyen d'utiliser moins de ressources pour d'autres sous-tâches que votre équipe n'a pas encore commencées ?
À faire discuter d'autres options ?
Ces discussions peuvent impliquer vos supérieurs ou le client, et elles ne sont pas agréables à mener. Mais plus tôt vous les aurez, plus vous aurez de chances de trouver une solution qui fonctionnera au moins pour tout le monde, même si elle n'est pas idéale.
Veillez à ce que tout changement soit consigné dans le budget de votre projet, accompagné de notes, afin que vous puissiez vous souvenir de ce qui n'a pas fonctionné et prévoir de dépenser avec précision à l'avenir.
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5 modèles pour la gestion des budgets de projet
À ce stade, vous savez que les budgets sont complexes - alors pourquoi ne pas vous faciliter la vie avec un modèle ? Vous gagner du temps avec toutes vos installations et avoir accès à Les excellents tableaux de bord de ClickUp pour vous aider à visualiser la budgétisation et la progression de votre projet.
Voici cinq de nos modèles ClickUp gratuits favoris qui feront de vous un pro de la gestion budgétaire en un rien de temps :
1. Modèle de plan de projet ClickUp
Ce modèle de document ClickUp facilite la présentation des projets du début à la fin
Puisque le processus budgétaire commence par une esquisse complète du projet, pourquoi ne pas commencer votre processus par Le modèle d'esquisse de projet de ClickUp ? Il comporte un espace pour que vous puissiez ajouter tout ce dont vous avez besoin pour la planification pré-budgétaire :
- Contexte du projet
- Introduction du projet
- Objectifs
- Contraintes et hypothèses
- Échéancier
- Produits clés
- Budget et investissements
Ce modèle n'est pas le seul que vous devrez utiliser pour établir le budget d'un projet, mais c'est le premier que vous utiliserez au cours du processus d'établissement du budget. Télécharger ce modèle
2. Modèle de matrice des ressources du projet ClickUp
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/ClickUp-Project-Resource-Matrix-Template.png Modèle de matrice des ressources du projet ClickUp /$$$img/
Respectez votre budget grâce à ce modèle de matrice des ressources du projet de ClickUp
Les estimations de coûts nécessitent des calculs... beaucoup de calculs. Modèle de matrice des ressources du projet de ClickUp vous guide dans ces calculs en vous indiquant où placer les nombres et en calculant les montants finaux à l'aide de la fonction champs de formule .
Utilisez-le pour estimer les coûts de tous les types de ressources (main-d'œuvre, équipement, frais généraux, outils SaaS et matières premières), alors n'ayez pas peur de l'utiliser même pour les projets les plus improbables. Les affichages de ce modèle comprennent :
- Guide de démarrage
- Tableau Kanban
- Formulaire de saisie des ressources
- Liste des ressources
- Tableau des coûts
- Échéancier
Ces fonctionnalités facilitent la saisie d'estimations de coûts, la planification de votre projet et l'établissement d'un calendrier la gestion des ressources et de voir où vous devriez vous situer en termes de budget à n'importe quel moment de l'échéancier budgétaire. Téléchargez ce modèle
3. Modèle de livrables de projet ClickUp
Affichez une vue d'ensemble de tous vos produits livrables, des propriétaires assignés, des échéanciers et du budget pour rester sur la bonne voie
À ce stade, vous savez à quel point il est important de ventiler le budget de votre projet par livrable (puis par sous-tâche). Modèle de livrables de projet de ClickUp comprend des champs personnalisés pour le budget, le budget restant et les dépenses effectuées jusqu'à présent.
Il offre six vues, dont une vue Gantt et une liste de budgétisation du projet, ainsi qu'une automatisation qui affiche un commentaire lorsqu'un champ personnalisé est modifié par un chef d'équipe ou un gestionnaire de projet.
En d'autres termes, ce modèle est un traqueur de budget en direct prêt pour l'agence. La gestion des budgets sera un jeu d'enfant avec ce modèle à vos côtés. Télécharger ce modèle
4. Modèle de demande et d'approbation de projet ClickUp
Ce modèle de ClickUp permet de décomposer le processus d'approbation en phases dédiées
Si vous souhaitez disposer d'un outil de suivi plus avancé et plus approfondi que le modèle "Livrables du projet", vous pouvez consulter le site suivant Modèle de demande et d'approbation de projet de ClickUp .
- Il est livré avec des vues Liste, Kanban et Gantt prédéfinies afin que vous puissiez organiser votre liste à faire et voir votre échéancier d'un seul coup d'œil.
- La liste préenregistrée ne nécessite que l'ajout de détails, de sorte que vous n'avez pas à créer votre projet à partir de zéro.
- Il existe sixChamps personnalisés dans ClickUpdont le budget, les dépenses et le budget restant.
Vous pouvez paramétrer des dates d'échéance et des priorités - ce qui peut aider à orienter les paramètres du budget s'ils s'avèrent nécessaires. Télécharger ce modèle
5. ClickUp Modèle de gestion des coûts de projet
Affichez une vue d'ensemble de votre budget et gérez-le grâce à ce modèle ClickUp
Si vous avez beaucoup de budgets de projet à gérer, utilisez Le modèle de gestion des coûts de projet de ClickUp pour afficher une vue d'ensemble de Tout. Ce modèle comporte six statuts (qui couvrent tout, des nouveaux projets aux projets achevés en passant par les budgets en évolution) et six vues :
- Liste des projets
- Tableau des coûts du projet
- Tableau du processus d'approbation
- Guide de démarrage
- Calendrier
- Formulaire de demande de coûts de projet
C'est le modèle de gestion de projet le plus complet et il vous permettra d'être ridiculement organisé. Télécharger ce modèle
Gestion de projet Budgets : Les bonnes pratiques pour réussir
Une fois que tout a été livré et que toutes les factures ont été payées, il est temps pour vous de revoir le budget et de prendre des notes sur les modifications apportées au cours du projet. Vous pouvez vous attendre à ce que les leçons que vous tirez s'appliquent à des projets similaires à l'avenir.
Nous avons évoqué le fait que chaque budget raconte l'histoire du travail de votre équipe. Un budget clair et détaillé vous aide à vous souvenir des détails d'un projet, même si vous ne passez pas tout de suite à l'examen.
Vous verrez les éléments complémentaires que vous avez ajoutés après coup, les tâches du projet qui ont nécessité plus de ressources que prévu et les ajustements que vous avez apportés à mi-parcours pour que tout le monde respecte le budget. Créez un document (ou utilisez des Le modèle d'analyse rétrospective de projet de ClickUp ) pour garder une trace de vos observations.
Examinez ces informations avant de commencer chaque budget afin de ne pas commettre deux fois la même erreur. La réussite de la gestion du budget est synonyme de réussite du projet... prenez donc le temps de mettre en place un processus de budgétisation du projet qui soit approfondi et réfléchi.
Combinez vos connaissances avec nos excellents outils pour établir des budgets qui mèneront à des projets réussis Commencez avec ClickUp dès aujourd'hui!