En tant que manager d'un projet, il vous incombe de diriger des équipes, de gérer les délais et de garder un œil attentif sur votre budget. La bonne nouvelle, c'est que une communication efficace au sein de l'équipe peut vous faciliter la tâche et vous permettre d'obtenir un meilleur travail.
Mais la plupart des malentendus au travail sont dus à une mauvaise communication. D'une manière ou d'une autre, les fils se croisent et il est facile pour votre équipe de perdre le fil.
C'est pourquoi il est si important que les gestionnaires de projet élaborent un forfait de communication documenté dès le début d'un projet d'envergure. Cela peut sembler une étape supplémentaire, mais cette stratégie est indispensable pour éviter la confusion, renforcer la cohésion de l'équipe et améliorer la qualité du travail.
Si vous n'avez jamais élaboré un forfait de communication efficace, ne vous inquiétez pas. Consultez ce guide pour savoir ce qu'est un forfait de communication pour un projet, pourquoi il est si important et comment en créer un.
Nous vous proposons même quelques exemples, ainsi que des modèles de plans de communication de projet, afin d'accélérer votre stratégie de communication.
(en anglais)
Qu'est-ce qu'un forfait de communication de projet ?
Un plan de communication de projet est un document qui explique comment les parties prenantes du projet partageront des informations entre eux. Considérez-le comme le GPS de votre projet.
Il s'agit d'un document stratégique qui sert de plan directeur pour s'assurer que les bonnes informations parviennent aux bonnes personnes au bon moment, afin que tout le monde soit informé, aligné et engagé.
Un forfait de communication structuré permet une collaboration efficace, aidant les parties prenantes à prendre des décisions en temps voulu, à résoudre les problèmes rapidement et à maintenir la transparence. En l'absence d'un tel forfait, les projets peuvent souffrir de confusion, de retards et de désalignement des attentes.
La communication peut sembler relever du bon sens, mais honnêtement ? Ce n'est pas le cas.
Personne ne nous apprend à communiquer, et le fait de mettre les choses par écrit permet à votre équipe d'éviter des erreurs stupides qui pourraient être évitées.
Par exemple, si un membre de l'équipe préfère envoyer des par l'intermédiaire de Slack mais qu'un autre ne pense qu'à envoyer des e-mails rapides, il y a de fortes chances que l'un d'eux manque une mise à jour importante de l'autre. La création d'un plan de communication de projet avant de travailler ensemble met tout le monde sur la même page et crée des normes convenues pour la façon dont vous allez collaborer à l'avenir.
Avantages d'un plan de communication de projet efficace
Bien sûr, la qualité du travail et les échéanciers sont importants, mais la réussite d'un projet dépend souvent d'une bonne communication. Une mauvaise communication, en revanche, entraîne des retouches, de la frustration et des dépassements de budget.
Cela n'a rien d'amusant, à faire ?
Les forfaits de communication de projet aident votre équipe à éviter les problèmes de communication courants, mais ils vous aident aussi à accomplir bien plus que cela.
Rationaliser les flux de travail et les échéanciers
Les forfaits de communication fournissent des orientations et des attentes claires afin que chacun sache ce qu'il a à faire. Cela permet de rationaliser le flux de travail et de respecter les délais du projet.
Améliorer la collaboration au sein de l'équipe
La détection de collaboration permet aux équipes de travailler et de modifier simultanément dans les Tableaux blancs ClickUp Faciliter le travail d'équipe en donnant à chacun une idée claire de son rôle et de ses responsabilités. La clarté stimule également l'engagement en tenant l'équipe informée de la progression du projet et des changements.
Arrêter les mauvaises communications
Les erreurs de communication peuvent transformer un projet apparemment simple en une tragédie shakespearienne. Mais un solide forfait de communication de projet permet de réduire considérablement les malentendus et la confusion, ce qui empêche les retards et les erreurs de projet de mettre votre équipe sur la touche.
Gardez toutes vos discussions ensemble au sein de la tâche directement et attribuez des commentaires pour transformer facilement vos pensées en éléments d'action
Instaurer la confiance
La communication est le fondement de la confiance. Transparence du projet et une communication ouverte donnent à chacun le sentiment de faire partie de l'équipe. Et lorsque votre équipe se fait confiance, une communication saine se met en place plus naturellement.
Minimiser les conflits
En tant que gestionnaire de projet, vous savez à quel point les projets peuvent être stressants. Un forfait de communication comprend un cadre intégré pour la résolution des conflits, de sorte que vous disposez d'un guide pour résoudre les problèmes qui surgissent au cours du projet.
Gérer les risques
Les responsabilités juridiques et financières sont toujours un sujet de préoccupation. Après tout, personne ne souhaite recevoir une lettre du service juridique. Heureusement, les forfaits de communication travaillent main dans la main avec la gestion des risques afin d'identifier et de résoudre les problèmes potentiels le plus rapidement possible.
Il est facile d'afficher les dépendances de vos tâches dans la Vue Liste de ClickUp et de savoir rapidement ce qui nécessite votre attention en premier
En fin de compte, un forfait de communication de projet bien exécuté est indispensable à la réussite du projet. Si vous voulez que tout le monde rame dans la même ligne, un forfait de communication permet d'aligner tout le monde sur les mêmes objectifs du projet.
Composantes d'un plan de communication de projet efficace
Avant de vous lancer dans l'élaboration de votre forfait de communication, faisons le point sur tout ce que vous devez y inclure. Voici les éléments essentiels à inclure dans un forfait de communication de projet :
- L'aperçu du projet: Les objectifs du projet, la portée de la communication et la manière dont elle assistera le projet
- Identification des parties prenantes: Une liste de toutes les parties prenantes clés (par exemple, l'équipe du projet, les sponsors, les clients, les fournisseurs) et de leurs besoins et préférences en matière de communication
- Objectifs de communication: Ce que le forfait de communication vise à atteindre
- Rôles et responsabilités: Identifier les propriétaires des différentes activités et responsabilités, tels que le propriétaire du produit, le chef de projet, les parties prenantes, etc.
- Méthodes et canaux de communication: Les canaux à utiliser pour les différents types de communication, tels que les réunions, les e-mails, les présentations, etc
- Fréquence de la communication: Fréquence de la communication pour chaque type, c'est-à-dire hebdomadaire, bimensuelle, quotidienne, etc.
- Contenu du message: Aperçu du contenu de chaque communication
- Procédures d'escalade: Comment traiter les ruptures de communication ou les problèmes liés au projet, qui contacter pour les problèmes spécifiques et les délais de résolution
- Mécanismes de retour d'information: Comment le retour d'information sera recueilli, examiné et pris en compte
- Calendrier de communication: Les évènements et les jalons clés de la communication, leurs résultats et leurs échéances
- Suivi et ajustements: Comment vous évaluerez l'efficacité du forfait de communication et apporterez les modifications nécessaires
- Processus d'approbation: Nom des personnes chargées d'approuver le forfait et toute modification ou mise à jour de celui-ci
- Référentiel de documents: Où tous les documents liés à la communication seront stockés pour un accès facile (par exemple, Google Drive, ClickUp Docs)
Comment créer un forfait de communication pour un projet ?
Vous êtes novice en matière de plans de communication pour la gestion de projet ? Ne vous inquiétez pas. Suivez ce guide étape par étape pour créer un solide forfait de communication de projet pour votre équipe.
$$$a Décidez d'abord d'une stratégie de communication générale
Avant toute chose, décidez d'une approche générale pour votre forfait de communication de projet. Prenez des décisions sur les points suivants
- Lestratégies de communication de l'équipe seront abonnées
- Quels membres de l'équipe travailleront sur le projet ?
- La fréquence des réunions de l'équipe et la personne qui les dirigera
- Comment programmer les réunions ?
Au cours de cette première étape, vous devez décider du type et de la fréquence de la communication. À titre d'exemple, faites-vous des mises à jour quotidiennes ou hebdomadaires du statut ? Allez-vous fournir des des mises à jour sur le projet verbalement, ou l'équipe attend-elle des rapports de statut formels ?
En tant que gestionnaire de projet, vous avez le dernier mot sur le forfait de communication, mais cela ne signifie pas que vous devez l'élaborer seul. Organisez un réunion de lancement avec l'équipe pour obtenir l'adhésion de tous.
Bonus: 10 modèles de lancement de projet pour les réunions dans Docs & PPT Pendant la réunion, fixez des objectifs de communication et recueillir les réactions de l'équipe. Par exemple, vous pourriez vous fixer comme objectif de rencontrer votre équipe de projet tous les lundis matin pour examiner les tâches de la semaine, et d'effectuer une réunion de suivi le vendredi pour suivre votre progression.
Prévoir des canaux de communication synchrones et asynchrones
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/09/Docs\_Chat-view\_List-view\_Homepage-9-1400x1055.png ClickUp Document, vue Discussion, vue Liste et page d'accueil /$$img/
ClickUp offre une multitude d'options de communication : Étiquette discutez en temps réel dans la vue Document, laissez des commentaires sur les documents, étiquettez les membres de l'équipe sur des tâches spécifiques, et plus encore
Ensuite, décidez des formulaires de communication que vous utiliserez pour ce projet. D'une manière générale, votre forfait doit tenir compte des communications synchrones (qui se déroulent en temps réel, comme les discussions en ligne) et des communications en temps réel (qui se déroulent en temps réel, comme les discussions en ligne) la communication asynchrone (qui est plus tardive, comme l'e-mail).
À moins que vous ne travailliez dans un champ où les situations d'urgence se produisent 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, votre équipe utilisera un mélange de méthodes de communication immédiates et différées.
Le forfait de communication de votre projet doit spécifier tous les canaux potentiels que votre équipe peut utiliser et quand il est approprié d'utiliser chaque canal. Chaque équipe est différente, mais votre forfait pourrait inclure :
- Réunions en personne : Cela dépend si votre équipe travaille à distance ou au bureau. Précisez quand il convient de convoquer une réunion en personne. Pour certaines équipes, il peut s'agir uniquement d'appels formels à des clients, pour d'autres, d'une pratique courante
- **Appels téléphoniquesDépartements: Les départements, quelle que soit leur taille, peuvent bénéficier de la mise en place d'un forfait de communication de projet. Cela permet aux membres de l'équipe de rester au courant des derniers changements et de recevoir à temps les informations pertinentes dont ils ont besoin.
- Ressources humaines
- TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION
- Évènement
- PR
- Marketing
- Équipe commerciale ## Partager des informations sur un projet en moins de temps avec des modèles
- Marketing
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- Ressources humaines
La communication au sein d'une équipe a un impact direct sur la réussite de la gestion d'un projet. Une communication solide est indispensable, que vous travailliez au sein de votre propre service, dans une équipe télétravail ou dans une équipe interfonctionnelle.
Avant d'envoyer ne serait-ce qu'un e-mail sur un projet, élaborez d'abord un forfait de communication sur le projet afin que votre équipe soit sur la même page. Heureusement, vous n'avez pas besoin de passer des heures à créer le forfait de communication parfait.
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