En tant que manager d'un projet, il vous incombe de diriger des équipes, de gérer les délais et de garder un œil attentif sur votre budget. La bonne nouvelle, c'est que une communication efficace au sein de l'équipe peut vous faciliter la tâche et vous permettre d'obtenir un meilleur travail.

Mais la plupart des malentendus au travail sont dus à une mauvaise communication. Quelque part, les fils se croisent et il est facile pour votre équipe de perdre le fil.

C'est pourquoi il est si important que les gestionnaires de projet élaborent un forfait de communication documenté dès le début d'un projet d'envergure. Cela peut sembler une étape supplémentaire, mais cette stratégie est indispensable pour éviter la confusion, renforcer la cohésion de l'équipe et améliorer la qualité du travail.

Si vous n'avez jamais élaboré un forfait de communication efficace, ne vous inquiétez pas. Consultez ce guide pour savoir ce qu'est un forfait de communication pour un projet, pourquoi il est si important et comment en créer un.

Nous vous proposons même quelques exemples, ainsi que des modèles de plans de communication de projet, afin d'accélérer votre stratégie de communication.

(en anglais)

Qu'est-ce qu'un forfait de communication de projet ?

Un plan de communication de projet est un document qui explique comment les parties prenantes du projet partageront des informations les uns avec les autres. Le forfait de communication d'un projet doit comprendre les éléments suivants :

• Une liste des membres de l'équipe du projet ou des parties prenantes clés
• Le type d'informations que vous allez partager, et avec quels membres de l'équipe
• Les méthodes de communication, y compris des scénarios indiquant quand utiliser chaque méthode
• La fréquence de la communication
• Les coordonnées de chaque membre de l'équipe

La communication peut sembler relever du bon sens, mais honnêtement ? Ce n'est pas le cas.

Personne ne nous apprend à communiquer, et le fait de mettre les choses par écrit permet à votre équipe d'éviter des erreurs stupides qui pourraient être évitées.

Par exemple, si un membre de l'équipe préfère envoyer des par l'intermédiaire de Slack mais qu'un autre se contente d'envoyer des e-mails rapides, il y a de fortes chances que l'un d'eux manque une mise à jour importante de l'autre. La création d'un plan de communication de projet avant de travailler ensemble met tout le monde sur la même page et crée des normes convenues pour la façon dont vous allez collaborer à l'avenir.

Avantages d'un plan de communication de projet efficace

Bien sûr, la qualité du travail et les échéanciers sont importants, mais la réussite d'un projet dépend souvent d'une bonne communication. Une mauvaise communication, en revanche, entraîne des retouches, de la frustration et des dépassements de budget.

Cela n'a rien d'amusant, à faire ?

Les forfaits de communication de projet aident votre équipe à éviter les problèmes de communication courants, mais ils vous aident aussi à accomplir bien plus que cela.

Rationaliser les flux de travail et les échéanciers

Les forfaits de communication fournissent des orientations et des attentes claires afin que chacun sache ce qu'il a à faire. Cela permet de rationaliser le flux de travail et de respecter les délais du projet.

Améliorer la collaboration au sein de l'équipe

La détection de collaboration permet aux équipes de travailler et de modifier simultanément dans les Tableaux blancs ClickUp Faciliter le travail d'équipe en donnant à chacun une idée claire de son rôle et de ses responsabilités. La clarté stimule également l'engagement en tenant l'équipe informée de la progression du projet et des changements.

Arrêter les mauvaises communications

Les erreurs de communication peuvent transformer un projet apparemment simple en une tragédie shakespearienne. Mais un forfait de communication de projet solide réduit considérablement les malentendus et la confusion, ce qui empêche les retards et les erreurs de projet de mettre votre équipe sur la touche.

Gardez toutes vos discussions ensemble au sein de la tâche directement et attribuez des commentaires pour transformer facilement vos pensées en éléments d'action

Instaurer la confiance

La communication est le fondement de la confiance. Transparence du projet et une communication ouverte donnent à chacun le sentiment de faire partie de l'équipe. Et lorsque votre équipe se fait confiance, une communication saine s'instaure plus naturellement.

Minimiser les conflits

En tant que gestionnaire de projet, vous savez à quel point les projets peuvent être stressants. Un forfait de communication comprend un cadre intégré pour la résolution des conflits, de sorte que vous disposez d'un guide pour résoudre les problèmes qui surgissent au cours du projet.

Gérer les risques

Les responsabilités juridiques et financières sont toujours un sujet de préoccupation. Après tout, personne ne souhaite recevoir une lettre du service juridique. Heureusement, les forfaits de communication travaillent main dans la main avec la gestion des risques afin d'identifier et de résoudre les problèmes potentiels le plus rapidement possible.

Il est facile d'afficher les dépendances de vos tâches dans la Vue Liste de ClickUp et de savoir rapidement ce qui nécessite votre attention en premier

En fin de compte, un forfait de communication de projet bien exécuté est indispensable à la réussite du projet. Si vous voulez que tout le monde rame dans la même ligne, un forfait de communication permet d'aligner tout le monde sur les mêmes objectifs du projet.

$$a$ Comment créer un forfait de communication pour un projet ?

Vous êtes novice en matière de plans de communication pour la gestion de projet ? Ne vous inquiétez pas. Suivez ce guide étape par étape pour créer un solide forfait de communication de projet pour votre équipe.

$$$a Décidez d'abord d'une stratégie de communication générale

Avant toute chose, décidez d'une approche générale pour votre forfait de communication de projet. Prenez des décisions sur les points suivants

• Lestratégies de communication que l'équipe suivra
• Quels membres de l'équipe travailleront sur le projet ?
• La fréquence des réunions de l'équipe et la personne qui les dirigera
• Comment programmer les réunions ?

Au cours de cette première étape, vous devez décider du type et de la fréquence de la communication. À titre d'exemple, faites-vous des mises à jour quotidiennes ou hebdomadaires du statut ? Allez-vous fournir des des mises à jour sur le projet verbalement, ou l'équipe attend-elle des rapports de statut formels ?

En tant que gestionnaire de projet, vous avez le dernier mot sur le forfait de communication, mais cela ne signifie pas que vous devez l'élaborer seul. Organisez un réunion de lancement avec l'équipe pour obtenir l'adhésion de tous.

Bonus : Check out 10 modèles de lancement de projet pour les réunions dans Docs & PPT* !

Spécifier des normes pour les différents types de communication

Il y a une grande différence entre les informations partagées lors d'une réunion d'équipe et celles que vous partagez avec la suite C ou vos clients.

Par exemple, il se peut que vous ne souhaitiez pas partager avec un client les détails d'un projet - ou les événements qui se déroulent en coulisses. Dans ce cas, vous pouvez réserver les détails minutieux aux communications internes.

Un bon forfait de communication détaille le type de communication que vous avez avec certains publics. Il doit comprendre

• Le nom de la partie prenante
• Le message clé
• Le canal de communication
• La mise en forme du fichierlivrables (Excel, PDF, etc.)

Dans votre forfait de communication, créez des sections distinctes pour les communications avec les clients, les vérifications des responsables et la communication interne afin que tout le monde soit d'accord sur les informations que vous partagerez, y compris où et comment vous les partagerez.

Choisissez vos outils et logiciels favoris

Intégrez les outils dont vous avez besoin dans ClickUp afin de disposer d'un emplacement central pour toute la communication de votre projet

Une fois que vous avez spécifié les canaux que vous utiliserez et qui les utilisera, il est temps de spécifier les éléments suivants les outils de communication que votre équipe utilisera . Voici quelques-unes des options les plus courantes :

• Réunions en personne : Les réunions en personne sont assez simples, mais vous avez toujours besoin d'un logiciel pour trouver un moment pour vous rencontrer. Utilisez des options telles queEnvironnements de travail de Google etCalendly pour trouver rapidement une heure de réunion pour tout le monde
• Réunions virtuelles:Zoom est évidemment un pilier de nos #COVIDdays, maisTeams de Microsoft est également une option solide pour les discussions vidéo
• Appels téléphoniques : Il n'est pas nécessaire de partager le numéro de téléphone portable personnel de chacun. Utilisez des outils tels queRingCentral pour attribuer à chacun un nombre travail qu'il pourra utiliser à partir de son smartphone personnel
• Chat:Slackgoogle Workspace, Pumble et Troop Messenger sont idéaux pour les discussions synchrones entre équipes
• Email: Cela dépend du type d'organisation dans laquelle vous travaillez. Si vous êtes un adepte de Google, optez pour Google Workspace. Si vous êtes un inconditionnel de Microsoft, optez pour Microsoft Teams

Mais ce n'est que la partie émergée de l'iceberg. Vous avez également besoin de solides outils de flux de travail qui enregistrent toutes vos tâches, projets, discussions et notes de réunion en un seul endroit.

Sans vouloir me vanter, ClickUp fait tout cela et bien plus encore. Le logiciel de gestion de projet de ClickUp vous offre un tableau de bord intuitif pour suivre la progression du projet, ainsi que des modèles de projet qui vous font gagner du temps, plus de 1 000 intégrations avec d'autres applications, et bien plus encore.

Assistance à la collaboration entre les équipes

Aussi soudée que soit votre équipe, vous avez besoin de collaborer avec d'autres équipes à l'intérieur et à l'extérieur de votre entreprise. Si votre projet a une grande portée, vous êtes susceptible de travailler avec une équipe interfonctionnelle qui comprend des personnes issues de l'informatique, du compte, du marketing, etc.

La fonctionnalité Tâches dans des listes multiples (TIML) de ClickUp permet aux développeurs de connecter des tâches avec d'autres équipes au sein de l'organisation

Le forfait de communication de votre projet doit préciser, sans ambiguïté, comment votre équipe interagira avec les autres, ainsi qu'avec les autres départements. Par exemple, les normes de votre équipe peuvent être de communiquer par Zoom, mais il se peut que les responsables de la comptabilité n'acceptent que des documents écrits.

C'est pourquoi il est si important d'impliquer toutes les parties prenantes dès le début du processus de rédaction du forfait de communication. Lorsque vous comprenez les nuances - et, soyons réalistes, les "bizarreries" - de toutes les équipes avec lesquelles vous allez collaborer, vous pouvez en tenir compte dans le forfait de communication.

Le résultat ? Une équipe soudée et moins de goulets d'étranglement.

Attribuer des indicateurs clés de performance (ICP)

Comme tout autre plan, le plan de communication de votre projet doit également inclure les indicateurs et les KPI pour mesurer la réussite . Les indicateurs sont le seul moyen de savoir avec certitude si votre forfait de communication fonctionne réellement.

Utilisez la fonctionnalité Objectifs de ClickUp pour suivre la progression vers plusieurs ICP liés en les regroupant dans des Dossiers, où vous pouvez visualiser les pourcentages de progression

Avant de finaliser le forfait, choisissez des indicateurs quantitatifs pour évaluer la qualité de la communication de votre équipe. Il peut s'agir d'indicateurs tels que :

• Temps de réponse moyen
• Taux d'utilisation des téléphones portables
• Taux d'engagement des employés
• Taux d'ouverture
• Reçus de lecture

Nous savons que vous pouvez avoir l'impression d'avoir d'autres chats à fouetter, mais le fait de vérifier de temps à autre les indicateurs clés de performance de votre plan de communication vous en dira long sur la façon dont votre équipe travaille ensemble. C'est le meilleur moyen de savoir, noir sur blanc, si la communication de votre projet est un succès ou un échec.

Exemple et modèles de plan de communication de projet

L'avantage des plans de communication de projet est qu'il n'y a pas de bonne ou de mauvaise façon de rédiger un forfait pour votre équipe. Néanmoins, nous savons qu'il est beaucoup plus facile de rédiger un plan de communication pour la gestion de projet lorsque vous pouvez vous inspirer d'un exemple.

Pour démarrer vos recherches, prenez un exemple de plan de communication de projet dont vous pourrez vous inspirer et que vous pourrez copier-coller pour votre propre projet. Modèles de plans de communication de projet de ClickUp comprennent des sections utiles pour :

• Objectifs du projet
• Jalons
• Le statut du projet
• Gestion des produits livrables
• Calendrier des réunions
• Paramètres de notifications

1. Modèle de plan de communication ClickUp

Utilisez les nombreux outils de mise en forme de ClickUp pour créer des visuels de plan et organiser rapidement l'information

Utilisez le formulaire gratuit de ClickUp pour remplir les cases Modèle de plan de communication pour lancer le forfait de communication de votre projet. Insérez facilement la hiérarchie de votre entreprise, réalisez un Analyse PEST et l'analyse SWOT, et dressez la liste des outils de votre équipe dans ce modèle facile à utiliser. Il comprend même une section d'évaluation pour recueillir les commentaires de votre équipe et améliorer votre forfait de communication au fil du temps.

Bien que le modèle soit un bon point de départ, ClickUp vous donne la liberté de l'adapter aux canaux de communication de votre équipe, à ses objectifs et à bien d'autres choses encore. Il s'agit d'un outil gratuit permettant d'accélérer la mise en forme afin que vous puissiez vous concentrer sur les éléments essentiels de votre plan de communication en matière de gestion de projet.

Télécharger ce modèle

2. ClickUp Modèle de rapport sur la matrice de communication

La fonctionnalité de tableau de ClickUp vous permet de créer une matrice de communication sans quitter le tableau de bord

Si vous cherchez un moyen facile de rester sur la même page avec votre équipe, Modèle de rapport de la matrice de communication de ClickUp est un excellent forfait de communication pour tenir vos parties prenantes clés informées.

Ce rapport détaillé vous aide à cartographier qui est responsable des rapports avec quelles parties et à vous assurer que chacun connaît son rôle. Le modèle comprend des sections pour noter l'activité, l'objectif et le contexte de la communication utile pour les équipes virtuelles .

Télécharger ce modèle

3. ClickUp Modèle de checklist de plan de lancement de produit

Gérer les tâches, suivre les statuts des projets et assigner des dates d'échéance

Les Modèle de plan de checklist de lancement de produit ClickUp est conçu pour assurer un forfait de communication sans faille, sans jamais manquer une étape. Compte tenu de la nature complexe du processus de lancement d'un produit, un suivi constant est crucial.

Si votre équipe fonctionne de manière asynchrone et ne collabore pas toujours en temps réel, cette checklist, qui regroupe les tâches essentielles en un seul emplacement, peut éliminer toute ambiguïté pour tous les membres de l'équipe.

Qui bénéficie de l'utilisation d'un forfait de communication de projet ?

1. Les agences: Les agences sont souvent chargées de la gestion de plusieurs projets et doivent s'assurer que toutes les personnes impliquées dans le projet sont sur la même page. Un forfait de communication de projet permet aux agences de coordonner leurs efforts et de s'assurer que toutes les parties prenantes ont accès aux mêmes informations.
   
   • Agence créative
     • Agence de publicité
       • Agence de marketing numérique
         • Agence de référencement2. Départements: Les départements, quelle que soit leur taille, peuvent bénéficier de la mise en place d'un forfait de communication de projet. Cela permet aux membres de l'équipe de rester au courant des derniers changements et de recevoir à temps les informations pertinentes dont ils ont besoin.
   • Ressources humaines
     • TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION
       • Évènement
         • PR
           • Marketing
             • Équipe commerciale ## Partager des informations sur un projet en moins de temps avec des modèles

La communication au sein d'une équipe a un impact direct sur la réussite de la gestion d'un projet. Une communication solide est indispensable, que vous travailliez au sein de votre propre service, dans une équipe télétravail ou dans une équipe interfonctionnelle.

Avant d'envoyer ne serait-ce qu'un e-mail sur un projet, élaborez d'abord un forfait de communication sur le projet afin que votre équipe soit sur la même page. Heureusement, vous n'avez pas besoin de passer des heures à créer le forfait de communication parfait.

ClickUp rassemble votre plan de communication, vos tâches, vos discussions et vos équipes au sein d'une plateforme unique et intuitive. Gagnez du temps, accélérez vos flux de travail et rationalisez la communication au sein de votre équipe grâce à une plateforme conçue pour les équipes très occupées. Essayez-le vous-même :

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