À l'ère des distractions numériques, nous sommes tous tourmentés par un tableau sans cesse croissant de tâches et de responsabilités professionnelles et personnelles. N'est-il pas amusant de constater qu'elles semblent se multiplier plus vite que nous ne pouvons les cocher sur nos listes de choses à faire ? ✔️
Mais nous ne sommes pas là pour nous plaindre aujourd'hui, mais plutôt pour vaincre l'accablement ! Au fil des ans, les experts en productivité ont identifié plusieurs moyens de vous aider à corriger vos tâches personnelles et à prendre le contrôle de votre temps, et nous les avons compilés pour vous !
Que vous soyez un multitâche chevronné cherchant à affiner son approche du travail ou un débutant commençant à s'initier à la gestion des tâches, nous sommes là pour vous aider. Dans cet article, nous allons décomposer :
- Les principaux avantages de garder un onglet sur les tâches quotidiennes
- 10 conseils pratiques pour gérer les tâches plus efficacement
Êtes-vous prêt à découvrir les meilleures méthodes pour réduire le stress, stimuler la productivité et atteindre vos objectifs ?
Avantages du suivi des tâches sur le lieu de travail
Nous savons tous ce qu'entraîne la désorganisation des tâches : Le stress, l'anxiété et une mauvaise estime de soi, surtout au travail. 🫠
À l'inverse, le suivi méticuleux des tâches fait bien plus qu'éloigner le stress ! Tout d'abord, vous remarquerez une augmentation de la productivité - votre esprit sera plus clair, ce qui vous permettra d'identifier et de résoudre facilement les problèmes au travail et de franchir les jalons de votre croissance. Voici quelques autres avantages :
- Alignement des objectifs : Le suivi des tâches au sein des équipes permet à tous les membres d'opérer vers les mêmes objectifs et de développer un sentiment de solidarité
- Amélioration de la gestion du temps : Le suivi des tâches vous permet d'allouer votre temps de manière judicieuse. Vous pouvez donner la priorité à ce qui est important en fonction de facteurs tels que la date de livraison ou l'urgence et rationner vos heures de travail en conséquence
- Responsabilité : Lorsque les tâches sont suivies, il n'y a pas de place pour l'ambiguïté. Chacun sait ce que l'on attend de lui, ce qui favorise une culture de la responsabilité
- Visualisation de la progression : Il est réellement gratifiant de voir le chemin parcouru. Le suivi des tâches vous permet de visualiser la progression réalisée, ce qui stimule le moral et la motivation à poursuivre les efforts [à mesure que vous atteignez vos indicateurs clés de performance](https://clickup.com/fr-FR/blog/34542/comment-construire-une-base-de-donnees-de-contenu/ https://clickup.com/fr-FR/blog/65830/logiciel-kpi/) ou des indicateurs de croissance personnelle
- Amélioration de la prise de décision : Avoir une vue d'ensemble de toutes les tâches et de leurs statuts facilite la prise de décisions éclairées
10 conseils d'experts sur le suivi des tâches au travail
Nous avons rassemblé un trésor de 10 façons de vous aider à suivre vos tâches sans effort. Des méthodes éprouvées aux outils et stratégies modernes, nous avons tout ce qu'il vous faut. 💫
1. Utiliser des outils fiables
logiciel de gestion des tâches
Dans la bataille pour un suivi efficace des tâches, l'une des armes les plus puissantes à votre disposition est l'outil de gestion des tâches lui-même. Ces outils du nouvel âge apportent l'innovation et l'efficacité au bout de vos doigts, simplifiant le suivi des tâches avec des fonctionnalités telles que :
- Des notifications personnalisables pour rester sur la bonne voie grâce à des rappels opportuns
- Automatisation des tâches pour exécuter les tâches répétitives en pilote automatique et gagner du temps
- Le suivi de la progression pour visualiser les mouvements et rester informé sur les échéanciers
- L'analytique qui génère des rapports perspicaces pour comprendre vos niveaux de productivité et mettre le doigt sur les points à améliorer
Vous vous demandez probablement : Un outil de gestion des tâches peut-il faire TOUT cela ? Oui, ClickUp peut !
ClickUp est une solution polyvalente tout-en-un de gestion des tâches et de la productivité conçue pour rationaliser les flux de travail et stimuler l'efficacité dans tout environnement de travail.
Les fils de commentaires permettent d'organiser les discussions au sein d'une tâche afin que les utilisateurs n'aient pas à faire défiler tous les commentaires
ClickUp 3.0 est livré avec une interface intuitive de gestion des tâches
de gestion des tâches
conçue pour une gestion multitâche transparente et pour l'organisation et la gestion de projets à toute échelle. Elle vous offre des fonctionnalités permettant de forfaiter des flux de tâches personnalisés dans le respect des délais et de tout contrôler en
des tableaux de bord propres
.
Qu'est-ce qui est mieux ? Avec
ClickUp AI
clickUp AI, vous permet de réduire considérablement le temps et l'énergie mentale consacrés à la création et au suivi des tâches. Il associe le traitement du langage naturel et les invitations construites par le cerveau, ce qui vous permet de :
- Créer des tâches et des échéanciers de projet en quelques secondes
- Générer des éléments d'action et des sous-tâches dans le contexte des tâches
- Résumer les fils de commentaires et les tâches notes de réunion pour obtenir des mises à jour sur les tâches
Si vous êtes à la tête d'une grande équipe de
, utilisez les outils de ClickUp pour la mise en œuvre de votre projet
[Vue Charge de travail](https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6310449699735-Use-Charge de travail-view)
comme votre génie de la gestion des tâches. Sa disposition vous permet d'avoir une vue d'ensemble des travaux, des dates d'échéance et de l'équilibre de la charge de travail de votre équipe.
Les
Vue Tableur
est tout aussi puissante, car elle vous met en forme de feuille de calcul pour le suivi des tâches. Ses colonnes personnalisables offrent une assistance pour l'enregistrement détaillé, le tri, le filtrage et les actions de masse rapides.
2. Hiérarchiser les tâches en fonction de l'effort ou de l'urgence
Pour ne pas perdre de vue vos tâches, voici une petite astuce qui peut vous faciliter la vie : classez-les par ordre de priorité en fonction de facteurs tels que l'urgence ou l'effort requis. Les experts recommandent d'utiliser la méthode
la technique de la grenouille mangeuse
qui consiste à s'occuper d'abord des tâches désagréables ou difficiles, ce qui renforce le sentiment d'accomplissement et de soulagement.
Vous avez besoin d'aide pour déterminer quelle est votre grenouille ? Tirez parti de l'outil
!
Il s'agit d'une simple Box à quatre quadrants qui vous aide à tracer, visualiser et déterminer les tâches prioritaires en fonction de leur urgence et de leur importance, en triant les activités moins urgentes que vous pouvez soit déléguer, soit ne pas faire du tout.
Organisez vos idées et créez un forfait en utilisant le modèle de matrice d'Eisenhower de ClickUp
Si vous voulez vous sentir plus maître de la situation et moins débordé, vous pouvez vous rabattre sur le modèle de la
Modèle de matrice ClickUp Eisenhower
. Il vous permet de démarrer avec un outil prêt à l'emploi pour saisir efficacement les tâches prioritaires.
Cette aide visuelle est comme votre boussole de priorisation des tâches, vous aidant à prendre des décisions plus rapides et plus précises sur ce qui requiert votre attention immédiate. Affichez les détails de chaque quadrant pour définir ce qu'il faut Faire (votre grenouille), Planifier (têtard ?), Déléguer ou Supprimer !
3. Paramétrez des dates d'échéance et des rappels pour ne pas perdre de vue les échéances
Ah, les échéances, le battement de cœur de la productivité ! 💓
Même si nous pouvons les détester, elles nous exigent :
- Ajouter de la structure et de la commande à nos flux de travail, en veillant à ce que rien ne passe à travers les mailles du filet
- Gérer le temps plus efficacement afin d'éviter les délais non respectés
- Éliminer la confusion et inviter les membres d'une équipe à travailler ensemble et à faire le travail terminé
Les rappels de tâches et de dates d'échéance constituent un moyen sûr de réduire le stress lié aux échéances imminentes. Confiance
Rappels ClickUp
pour vous aider avec des fonctionnalités telles que :
- Paramétrage de rappels quotidiens pour vous et vos coéquipiers
- Obtenir des résumés de tâches pour chaque journée de travail
- Gérer les notifications en cours de route depuis le navigateur, le bureau et les appareils mobiles
Définissez des paramètres de rappel dans ClickUp pour ne pas perdre de vue vos nouvelles habitudes positives
Et ce n'est pas tout ! Avec
Modèles de tâches ClickUp
vous pouvez facilement ajouter et modifier des dates d'échéance dans divers affichages, tels que
Diagramme de Gantt
,
Tableau
,
Calendrier
et de la vue Tableur, ce qui permet une flexibilité inégalée dans la visualisation des échéances.
Essayez dans les favoris
pour mapper et remapper vos dates d'échéance plus rapidement que jamais :
- Modèle de liste de tâches quotidiennes ClickUp
- ClickUp Modèle de liste de travail à faire
- ClickUp Modèle de tâches simples
- ClickUp Modèle simple de gestion des tâches
4. Décomposer les tâches importantes en sous-tâches plus petites pour une meilleure gestion
Beaucoup d'entre nous commettent l'erreur d'ajouter des tâches vagues à leur liste de choses à faire. Prenons l'exemple d'un entrepreneur nommé Bob qui ajoute "Construire une nouvelle maison" comme élément à faire. Cela a-t-il un sens ? Non ! Il doit ajouter à sa liste des éléments tels que "Finalizing building design" et "Waterproof raw materials"
la frontière entre la gestion des tâches et la gestion de projet
.
Ce qu'il faut retenir : décomposer les tâches gigantesques en sous-tâches plus petites et plus faciles à gérer. Il ne s'agit pas d'un simple tour de passe-passe, mais d'une méthode de gestion des tâches
une stratégie éprouvée qui améliore la productivité
pour rendre votre projet moins intimidant.
Commencez par identifier les éléments clés d'une tâche et attribuez une sous-tâche à chacun d'entre eux. En cochant chaque sous-tâche, vous vous rapprocherez de l'achèvement du projet.
Imaginons que vous deviez mener une vaste campagne de marketing pour le lancement d'un nouveau produit. Dans ce cas, un raccourci consisterait à utiliser la fonction
Modèle de plan de tâches ClickUp pour la gestion de projet
pour décomposer vos tâches et suivre leur progression en un seul endroit.
Assurez-vous que votre projet démarre en douceur grâce au modèle de plan de tâches ClickUp pour la gestion de projet
Avec ce modèle, vous pouvez établir des sous-tâches comme concevoir des paramètres promotionnels et exécuter des publicités sur les médias sociaux pour votre campagne marketing. Attribuez les tâches aux membres de votre équipe avec des contrôles d'accès spécifiques, en veillant à ce que les responsabilités de chacun soient claires. Vous pouvez ensuite visualiser les
grâce aux échéanciers et aux diagrammes de Gantt, voir quand chaque tâche commence et se termine, et s'assurer que tout est sur la bonne voie pour le grand jour du lancement ! 🥳
Astuce : Avec Task view 3.0, vous pouvez facilement créer des sous-tâches en cliquant sur l'icône "+" à côté du titre des sous-tâches. Cela vous permet d'ajouter plusieurs sous-tâches à une tâche en un clin d'œil !
5. Établir une chaîne d'autorité compte tenu de la délégation des tâches
La réussite d'une équipe repose sur l'effort collectif, et la délégation est la règle d'or pour suivre qui est responsable de quoi. 🎖️
La planification d'un réseau de délégation intelligent permet de lier chaque tâche à une chaîne d'autorité, de responsabilité et de compte. C'est particulièrement important si vous avez une équipe à distance qui manque souvent de coordination.
La bonne nouvelle, c'est que ClickUp dispose de plusieurs outils innovants pour combler le manque de communication en établissant une hiérarchie transparente au sein de l'équipe. Mettez en place une délégation efficace et des normes de communication très claires afin que quelqu'un soit responsable de chaque tâche.
Utilisez l'outil
Modèle de liste à faire du Calendrier ClickUp
et son affichage Par rôle pour simplifier la délégation des tâches au sein de votre organisation. Cet outil dispose d'un champ par défaut pour le Niveau de productivité, idéal pour le suivi des performances des employés. Vous pouvez également paramétrer
des Objectifs à suivre
pour chaque employé et mesurer leur progression au moyen de tableaux de bord hebdomadaires.
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https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/image-437.png
Planifiez votre journée, votre semaine et au-delà grâce au modèle de liste à faire du calendrier ClickUp
https://app.clickup.com/signup ?template=t-200573617&department=personal-use&_gl=1*1qz661p*_gcl_aw*R0NMLjE3MTU2NTkyOTQuQ2p3S0NBanc5SWF5QmhCSkVpd0FWdMzmtJeld1VlNaTXpmRjhUVjRVLV9SMjgwTXpldXFKTFE0QTBzVjc1V3RUN0N5clRsY0tjMHhSb0NabXNRQXZEX0J3RQ..*_gcl_au*ODY2NzE1NzgyLjE3MTExMjAyODk.
Télécharger ce modèle
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6. Utiliser des libellés ou des étiquettes pour classer les tâches par catégories
Avez-vous déjà eu l'impression que votre liste à faire était un puzzle chaotique auquel il manquait quelques pièces essentielles ? C'est là que les libellés et les étiquettes viennent à la rescousse. C'est un peu le Sherlock Holmes de la traçabilité des tâches, qui veille à ce que chaque tâche ait son identité "élémentaire", ce qui permet de la repérer et de la classer par ordre de priorité. 🕵️
Tout cela est bien beau en théorie, mais absolument satisfaisant en pratique, surtout si vous utilisez les étiquettes et les balises à code couleur de ClickUp pour établir des priorités.
Par exemple,
adorent utiliser l'outil
Modèle de gestion des tâches ClickUp
pour les sprints. Il vous permet de définir les priorités des tâches à l'aide de drapeaux de couleur, en les libellant comme Urgent, High, Normal, ou Low, ce qui sert de repère visuel pour les équipes.
Ce modèle intègre les éléments suivants
Champs personnalisés
pour indiquer qui est responsable, quand les tâches doivent être effectuées et combien de temps elles peuvent prendre. Suivez la progression des tâches grâce à des statuts tels que En cours, Review, Revision et Complete.
Visualisez vos tâches quotidiennes et leur progression sur le modèle de gestion des tâches ClickUp
7. Utilisez les filtres et la fonction de recherche pour trouver rapidement des tâches spécifiques
Vous savez à quel point il peut être difficile de trouver une aiguille dans une botte de foin, n'est-ce pas ? Les grandes équipes souffrent souvent de l'incapacité à trouver des informations liées aux tâches lorsque cela est nécessaire, et cela peut avoir un impact brutal sur votre résultat final.
Avec
Recherche universelle de ClickUp University
vous pouvez instantanément repérer l'élément spécifique que vous recherchez au lieu de fouiller dans une liste interminable de tâches. De même, vous pouvez
tirer parti des tableaux de bord
et les tableaux de bord
Afficher la liste
dans ClickUp pour analyser la progression de vos tâches et les échéances en quelques secondes.
Filtrez votre vue Liste par statut, priorité, assigné, ou n'importe quel champ personnalisé pour mieux adapter les listes de tâches à vos besoins
Avec chaque forfait de ClickUp 3.0, vous aurez la possibilité de choisir des filtres, tels que :
- Par statut : Filtrez les tâches par statut, comme En cours, En cours d'exécution ou En attente, afin d'identifier rapidement ce qui requiert votre attention
- Par date : Passez en revue les tâches en fonction des échéances et voyez ce qui est dû quand
- Par assigné : Particulièrement utile dans les scénarios d'équipe, car vous pouvez suivre les tâches de chaque membre de l'équipe
8. Créez des dépendances de tâches pour établir des relations entre les tâches
Il est essentiel de définir des dépendances entre les tâches pour suivre les tâches interconnectées. Cela revient à dire : "Tâche A, tu dois attendre que la tâche B soit terminée avant de pouvoir commencer."
Et devinez quoi ?
ClickUp vous permet de paramétrer ces dépendances
directement dans vos tâches ou vos affichages. Vous disposez d'une interface visuelle pour déterminer et suivre quelles tâches dépendent des autres, en veillant à ce que tout se déroule dans le bon ordre.
La plupart des modèles de tâches ClickUp vous permettent de dessiner une sorte de feuille de route pour l'achevé. Vous pouvez essayer le modèle
Modèle de liste d'activités ClickUp
pour désigner un échéancier minutieux des tâches pour votre équipe. Créez des liens entre les tâches et les documents pour construire une base de données avancée pour vos flux de travail.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-Activity-List-Template.png Modèle de liste d'activités ClickUp /$$img/
Organisez et planifiez toutes vos activités en un seul endroit grâce au modèle de liste d'activités ClickUp
9. Tirer parti des commentaires et des notes sur les tâches
Lorsque vous êtes submergé par les tâches, il est souvent facile d'oublier le contexte d'un produit livrable particulier. Par exemple, vous consultez votre liste de tâches et trouvez un élément intitulé "Review old inventory and send a report." Vous ne vous souvenez soudain plus de l'inventaire à vérifier et de la personne à qui envoyer le rapport ! 😅
Vous constaterez que l'ajout de commentaires et de notes à vos tâches peut fournir des instructions précises, améliorant ainsi votre processus de suivi global. ClickUp dispose de fonctionnalités qui changent la donne pour éviter les scénarios de perte de contexte. Vous pouvez utiliser :
- Notes contextuelles : Utiliser des notes autocollantes numériques pour noter des idées ou des réflexions liées à une tâche afin de s'y référer ultérieurement
- Commentaires pédagogiques : Ajouter des instructions détaillées au sein de la tâche pour guider l'assigné et réduire les erreurs et la confusion
- Journaux de progression: La mise à jour régulière des commentaires de la tâche avec votre progression peut créer un journal complet, évitant ainsi la duplication des tâches
- **Révision : le partage des commentaires et des suggestions dans le cadre de la révision peut améliorer les résultats de la tâche
Gardez toutes vos discussions ensemble au sein de la tâche directement et attribuez des commentaires pour transformer facilement vos pensées en éléments d'action
10. Examinez et ajustez régulièrement les listes de tâches pour rester organisé
Chaque jour, consacrez un peu de temps à la vérification de votre liste de tâches. Nous savons que cela peut sembler fastidieux, mais croyez-nous, vous ne ferez que faciliter votre lendemain. Prenez un moment pour voir ce que vous avez triomphalement achevé et si quelque chose a besoin d'être ajusté. Faites-en votre rituel quotidien pour faire Terminé, et regardez vous transformer en un ninja de la tâche imbattable !
En parlant de à faire les choses terminées (GTD), La méthode de productivité GTD de David Allen est un excellent moyen de réduire l'encombrement mental, d'adopter des mesures d'autocorrection et d'achever le travail de manière efficace. Elle consiste à planifier et à suivre les tâches en cinq étapes :
- Capturer
- Clarifier
- Organiser
- Réfléchir
- S'engager
Les Modèle ClickUp pour faire les choses Terminé s'inspire de cette méthodologie et l'associe à des outils modernes tels que des affichages prédéfinis, des champs personnalisés et des documents. C'est votre outil de référence pour prioriser, suivre, exécuter et, plus important encore, organiser les tâches exactement comme David Allen l'approuverait !
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/Get-Things-Terminé-Template-by-ClickUp-1400x1024.png Modèle Get Things Terminé par ClickUp /$$img/
Le modèle Getting Things Terminé (GTD), basé sur le système GTD de David Allen, vous aide à organiser les tâches et les projets en les enregistrant et en les décomposant en éléments de travail exploitables Télécharger ce modèle
Comment assurer le suivi des tâches : Une étape à la fois
Même avec les meilleurs outils de gestion des tâches, jongler avec une pléthore de tâches dans une journée peut ressembler à rassembler des chats sauvages si vous n'avez pas de forfait.
Voici donc un forfait qui vous permettra d'atteindre la réussite dès le départ :
- Téléchargez un*application de suivi des tâches de votre choix: Vous pouvezvous inscrire à ClickUp ou toute autre application de productivité de votre choix
- Planifiez vos flux de travail, vos tâches récurrentes et vos listes à faire : Une fois que vous êtes paramétré avec l'application, commencez par les bases. Créez l'objectif principal, décomposez-le en tâches, définissez les paramètres d'achèvement attendus, puis désignez qui est à faire quoi
- Réalisez vos priorités : Utilisez un système pour hiérarchiser les tâches quotidiennes, comme la matrice d'Eisenhower ou les libellés de priorité, et mettez en place des rappels pour rester sur la bonne voie
- Démarrezblocage du temps: Si votre journée a tendance à être interrompue par des distractions imprévues, nous vous recommandons de pratiquer le blocage du temps. Cela implique d'allouer des plages horaires spécifiques dans votre journée pour des tâches non négociables. Cette méthode vous permet d'établir des priorités sans vous laisser distraire
- Finissez l'intégration de votre calendrier : Intégrez votre liste à faire ou votre application de gestion des tâches à votre calendrier pour voir les tâches en attente aux côtés des rendez-vous et des réunions. Par exemple, vous pouvezsynchroniser votre Calendrier ClickUp avec n'importe quel calendrier externe pour rationaliser votre journée
- Établir une hygiène de suivi des tâches régulière: Une fois vos flux de travail paramétrés, il ne vous reste plus qu'à revisiter votre application de suivi des tâches aussi souvent que vous le souhaitez pour en vérifier la progression
Appropriez-vous votre charge de travail avec les outils de gestion des tâches
N'oubliez pas que la véritable magie opère lorsque vous appliquez des stratégies de suivi des tâches de manière cohérente. La première étape peut être la plus difficile à franchir, mais les logiciels de gestion des tâches comme ClickUp rendent le processus beaucoup plus facile. Grâce à ses analyses de productivité intégrées, ses outils de suivi du temps et son automatisations des tâches de routine vous pouvez donner à votre journée de travail la forme que vous souhaitez !