La création de contenu commence généralement de manière assez simple : vous ou votre entreprise avez un public, votre public a des questions, et vous voulez répondre à ces questions.

Vous commencez peut-être par un blog, un post sur les médias sociaux ou une page d'atterrissage. Puis un autre, et encore un autre, et encore un autre. Avant même de vous en rendre compte, vous avez, eh bien, beaucoup de contenu.

mais l'avez-vous fait ? Et votre système d'organisation est-il évolutif ?

Si votre réponse à l'une de ces questions se situe entre "$$$a" et "non", ne vous inquiétez pas ! Vous n'êtes pas seul ! Après tout, il est difficile d'anticiper les besoins avant qu'ils ne se manifestent, surtout dans une pratique aussi rapide et en constante évolution que le marketing de contenu.

En fait, le ClickUp Marketing et les équipes de création ont dû faire face aux effets secondaires d'une croissance rapide du contenu, des membres de l'équipe, des processus et de tout ce qui se trouve entre les deux. C'est donc tout naturellement que nous avons utilisé ClickUp pour créer un système mieux organisé. Et nous voulons le partager avec vous !

$a$ Qu'est-ce qu'une base de données de contenu ?

Une base de données de contenu décrit un système par lequel une personne ou une équipe consolide le contenu et son contexte (pensez à la date de lancement, au statut, aux analyses) de manière standardisée. Cela est fait pour faciliter la construction et la maintenance de campagnes basées sur le contenu.

La plupart des grandes équipes maintiennent une base de données pour chaque type de contenu dont elles ont besoin d'assurer le suivi - pages d'accueil, blogs, publicités, messages sur les médias sociaux -mais des équipes plus restreintes ou des individus pourraient être en mesure de conserver tout leur contenu dans une seule base de données, en classant le contenu par type.

Bien que les informations et les modèles gratuits de ce blog soient destinés à servir de lignes directrices générales pour vous aider à construire et à maintenir votre propre base de données, il y aura toujours un certain nombre d'essais et d'erreurs à faire pour déterminer les composants dont vous avez besoin pour garder une trace de toutes vos informations en un seul endroit.

Un petit mot sur les types de bases de données$$a

Lorsque l'on parle de bases de données, on fait souvent la distinction suivante bases de données relationnelles et non relationnelles .

Pour simplifier, une base de données relationnelle stocke les informations dans des tableaux et établit des connexions entre les informations tabulaires connexes. Ces connexions entre différents points de données dans différents tableaux sont appelées schéma. Les analystes de données trouvent des informations dans une base de données relationnelle en recherchant des informations au moyen d'un langage spécifique au domaine, tel que SQL.

Les bases de données non relationnelles, en revanche, ne sont pas nécessairement structurées en tableaux. Elles sont optimisées pour le type de contenu qu'elles contiennent, et une base de données non relationnelle peut consister en de multiples façons de présenter, de libeller et de rechercher des informations.

Comme ClickUp vous permet de créer des bases de données relationnelles sans code pour votre travail, votre base de données de contenu finie ressemblera davantage à une base de données relationnelle traditionnelle : les libellés et les catégories seront normalisés, et les informations seront affichées dans des tableaux. Toutefois, rien dans ce blog ne nécessitera de connaissances en SQL ou dans un autre langage de programmation.

Cette brève mise en garde étant faite, commençons !

Qui utilise les bases de données de contenu ?

Avant de passer des heures à forfaiter, organiser et construire une base de données, il convient de s'assurer que vous et votre équipe en tirerez réellement profit.

Vous vous demandez peut-être : "Quel type d'équipes utilise réellement les bases de données de contenu ?"

La réponse simple est à peu près n'importe qui ou n'importe quelle équipe ayant de grandes quantités de contenu qu'ils ont besoin d'organiser, de suivre et de mettre à jour - en mettant l'accent sur les parties track et update. Une bonne base de données ne vous aidera pas seulement à trouver du contenu, elle vous permettra également d'ajouter des indicateurs, des statuts et des informations qualitatives à ce contenu afin que vous puissiez le déterminer :

• Ce qui doit être mis à jour
• Ce qui fonctionne bien
• Les raisons pour lesquelles certains contenus sont plus performants que d'autres
• Les domaines dans lesquels il est possible de créer un nouveau contenu
• Comment le contenu se comporte-t-il sur une longue période ?

Si vous ou votre équipe vous posez l'une ou l'autre de ces questions, cela vaut la peine d'envisager la création d'une base de données de contenu.

Les bases de données de contenu sont utiles pour organiser les actifs de tout type d'équipe, mais elles permettent généralement de suivre les informations relatives à :

1. Les équipes de marketing et de création2. Les agences3. Équipes de services professionnels
2. Professionnels de l'éducation Bien que ce billet explique les bases de données dans le contexte d'une équipe de marketing de contenu, les informations sont applicables à toute personne essayant de gérer de grandes quantités de contenu.

Statuts personnalisés dans une tâche ClickUp

En veillant à ce que votre contenu soit facile à trouver et à incorporer dans les flux de travail, votre équipe gagnera du temps et il sera beaucoup plus facile de former les nouveaux membres de l'équipe à l'utilisation de la base de données et à l'apprentissage des processus internes.

En outre, le suivi cohérent des statuts, des libellés et des indicateurs vous permettra de mettre en place des automatisations pour maintenir la base de données et faciliter les paramètres. Pour en savoir plus automatisations dans un instant .

Comment construire une base de données de contenu

Lorsque vous décidez de créer une base de données de contenu pour vous et votre équipe, assurez-vous d'abord que toutes les personnes impliquées dans le projet connaissent les problèmes que cette base de données permettra de résoudre. Vous pouvez le faire à l'aide d'une simple liste, comme celle présentée ci-dessous pour une base de données de blogs :

Points problématiques du contenu des blogs:

1. les tâches et les informations relatives au blog ne sont pas regroupées en un seul endroit
2. les indicateurs du blog sont suivis de manière incohérente
3. les équipes chargées des médias sociaux et des médias payants n'ont pas de visibilité sur les blogs disponibles

À partir de ces points de douleur, créez une description d'une à deux phrases pour la base de données :

cette base de données de blogs est conçue pour servir de référence centrale pour les blogs ClickUp. Évitez de créer des tâches de blog ailleurs dans ClickUp, stockez toutes les informations pertinentes sur les blogs dans la tâche correspondante et mettez à jour les informations de la tâche lorsque vous effectuez des modifications en cours ou des opérations de référencement"

Cela donne aux membres actuels et nouveaux de l'équipe un peu de contexte quant à la manière dont la base de données doit être utilisée. Par exemple, dans l'exemple ci-dessus, nous disons que toutes les informations relatives aux blogs doivent être stockées dans la base de données.

Vous pouvez également utiliser les points problématiques mentionnés ci-dessus pour décider des informations à inclure dans votre base de données et de la manière de les stocker et de les organiser. Faites-le en décrivant comment vous comptez utiliser la base de données pour résoudre chaque problème :

• _Problématique_ : Les tâches et les informations du blog ne sont pas regroupées au même endroit
• Solutions:_ : Créer une liste de toutes les tâches et informations du blog en un seul endroit
  • créez une liste de toutes les pages de blog actives et veillez à ce que chaque blog soit ajouté en tant que tâche à la base de données, soit en déplaçant les tâches de blog existantes, soit en créant de nouvelles tâches nettes. Supprimer tous les doublons au cours de ce processus
  • créez un système de dénomination et d'étiquette clair et cohérent pour les tâches des blogs afin de faciliter les recherches
  • s'assurer que les procédures opératoires normalisées pour les blogs sont mises à jour pour inclure les informations ci-dessus

En répétant ce processus pour chaque point de douleur majeur, vous vous assurez que votre base de données résout les bons problèmes.

Pour visualiser le résultat de ce processus, décortiquons l'une des tâches de la base de données de blogs de ClickUp :

Décomposition d'une tâche de base de données de blog dans ClickUp

1. Statut et assignés : Mon travail consiste à montrer où en est le blog dans le processus d'idéation, de création et de révision et qui travaille (ou a travaillé récemment) sur le blog
2. Nom de la tâche : Un système de libellé cohérent et facile à retenir pour faciliter l'organisation et la recherche
3. Champs personnalisés : Suivre et stocker des informations clés qui nous indiquent où trouver le contenu ("Post URL" dans l'image ci-dessus) et ce qu'il faut en faire ("Database Status"). Ces détails et libellés doivent être mis en œuvre de manière cohérente dans tous les actifs, et doivent être faciles à trouver et à référencer pour tout le monde
4. Informations sur l'échéancier : Tracez toujours la date de création d'un actif et la date à laquelle il doit être mis à jour ou révisé (suivi dans "Date d'échéance" dans l'exemple ci-dessus). Si vous travaillez avec des sous-traitants ou des employés rémunérés à l'heure, vous pouvez également suivre le temps passé dans la base de données pour calculer les heures facturables
5. Historique des commentaires : Encouragez votre équipe à conserver toutes les communications relatives à un contenu en un seul endroit. De cette façon, si une nouvelle partie prenante est introduite dans le processus, elle peut accéder au contexte historique sans avoir à interroger toutes les personnes qui ont travaillé sur le blog. Dans les tâches ClickUp, les commentaires sont un excellent moyen de s'assurer que toutes les communications se trouvent au même endroit tout en gardant les discussions sur chaque blog séparées.

Utilisez le modèle de gestion de contenu ClickUp pour afficher des calendriers personnalisés sur plusieurs canaux

Bien que votre propre base de données puisse être configurée différemment et contenir des informations différentes de l'exemple ci-dessus, celui-ci devrait constituer un bon point de départ pour vous et votre équipe. Avec le modèle de gestion de contenu Modèle de gestion de contenu ClickUp avec ClickUp Content Management Template, vous pouvez facilement forfaiter et exécuter la diffusion sur plusieurs canaux de marketing. Il offre également une visibilité claire de votre forfait de distribution de contenu.

Un autre élément important à prendre en compte est la manière dont vous souhaitez passer en revue toutes ces informations à un niveau élevé. S'il est important que toutes les informations relatives à un contenu soient regroupées en un seul endroit, il est tout aussi crucial de pouvoir rapidement et facilement trier, filtrer, regrouper et rechercher plusieurs éléments de contenu. C'est là qu'intervient le ClickUp affiche viennent dans.

Bien que vous puissiez afficher votre base de données de nombreuses façons dans ClickUp, nous allons examiner de plus près deux des affichages les plus "conviviaux" pour les bases de données :

1. Vue Liste

La vue Liste est extrêmement utile pour regrouper et filtrer rapidement votre contenu de différentes manières afin d'obtenir de meilleures informations et d'établir des comparaisons entre les types de contenu. Par défaut, la vue Liste regroupe les informations par statut, mais les options de filtre et de tri granulaires de ClickUp vous permettent d'afficher le contenu en fonction de n'importe quelle variable.

Nommage standardisé des pages d'atterrissage dans la vue Liste de ClickUp

2. Vue Tableur

La vue Tableur vous offre une vue d'ensemble du contenu d'une base de données. Cet affichage est idéal pour le stockage et l'évaluation des analyses de contenu (telles que le trafic, les taux de clics et les taux de discussion) et pour voir rapidement dans quel statut se trouvent de nombreux éléments de contenu.

La vue Tableur est également très utile si vous créez une base de données relationnelle sans code pour votre contenu. Pour ce faire, il suffit d'inclure des champs personnalisés permettant d'inclure des liens, qui seront alors accessibles à partir de la vue Tableur, ce qui permettra aux utilisateurs d'accéder à des informations liées d'un simple clic.

De la même manière, utilisez la fonction la relation et dépendance des fonctionnalités au sein des tâches pour organiser une base de données relationnelle claire et sans code.

Base de données d'une page d'atterrissage visualisée dans la vue Tableur de ClickUp

Bien que ces deux vues soient celles que l'équipe ClickUp utilise le plus fréquemment pour construire et maintenir le contenu de la base de données, elles sont loin d'être les seules utiles pour le faire.

Une base de données plus petite, fortement orientée vers le flux de travail, pourrait bénéficier des vues suivantes L'affichage du Tableau Kanban de ClickUp .

Une base de données de contenu pour les médias sociaux peut également servir de calendrier de contenu par l'intermédiaire de Affichage du Calendrier de ClickUp .

Ne vous sentez donc pas lié à un affichage particulier lorsque vous planifiez et construisez votre base de données de contenu - n'oubliez pas de garder vos catégories et vos libellés cohérents afin qu'il soit facile de les filtrer et de les regrouper ultérieurement dans l'affichage de votre choix.

$$a$ Comment maintenir une base de données de contenu ?

Votre base de données est achevée ! Tout votre contenu est soigneusement organisé en tâches, lesquelles sont classées dans des affichages faciles à parcourir. Votre travail est Terminé, n'est-ce pas ?

Pas tout à fait.

Maintenant que vous disposez d'une base de données de contenu entièrement fonctionnelle, il est temps de la mettre au travail ! Après tout, une base de données est censée faciliter le suivi, l'analyse et la mise à jour du contenu. Mais cela signifie que vous et votre équipe devez toujours faire le suivi, l'analyse et la mise à jour.

Avant d'aborder les processus et les flux de travail, passons en revue quelques règles de base simples qui rendront la maintenance de votre base de données possible à long terme.

1. Assurer la visibilité.

En termes simples, il s'agit de s'assurer que toutes les personnes qui ont besoin d'utiliser la base de données y ont accès et savent où elle se trouve, comment y naviguer et comment (et quand) mettre à jour correctement le contenu qu'elle contient.

Si les nouveaux employés ont besoin d'accéder à la base de données, veillez à inclure des instructions relatives à la base de données dans leurs documents d'accueil afin de simplifier la formation.

Veillez également à ce que tous vos manuels internes et procédures opératoires normalisées (SOP) sont mises à jour avec des instructions explicites sur la manière d'utiliser correctement la base de données. Dans le cas contraire, vous risquez de jouer au téléphone avec des informations importantes, car les procédures opératoires normalisées sont transmises oralement ou dans des e-mails et des Slack ponctuels.

Enfin, en garantissant une bonne visibilité, vous réduisez les risques que vous et votre équipe fassiez double emploi en créant le même contenu dans plusieurs tâches ou listes.

2. Créer une responsabilité.

Assurez-vous que chacun connaît son rôle dans la maintenance d'une base de données. À cet égard, vous éviterez les redondances ou, pire encore, un jeu de tir à la corde, où une personne fait quelque chose et une autre le défait, et ainsi de suite.

Cela signifie que la maintenance d'une base de données de contenu doit être un effort d'équipe. Par exemple, si vous travaillez à la maintenance d'une base de données de blogs pour une entreprise technologique, vous pourriez distribuer les comptes comme suit :

• Content Manager: En charge de la supervision du forfait et de la création de la base de données ; s'assure périodiquement que tout le contenu et les informations connexes sont à jour
• Spécialiste SEO : Examine périodiquement les blogs pour s'assurer que les liens sont fonctionnels. Recherche d'autres opportunités de création de liens
• Copywriter_ : Met à jour le contenu des blogs en fonction des changements apportés aux offres des concurrents ou des nouvelles fonctionnalités
• Designer_ : Est impliqué dans le processus de mise à jour des images de blog qui deviennent obsolètes en raison de changements de fonctionnalité ou de plate-forme

Une fois que vous avez déterminé qui est responsable de quoi, l'étape suivante consiste à déterminer comment chaque partie prenante saura quand faire quoi.

3. Automatiser les rappels et les transferts.

Les automatisations peuvent être extrêmement utiles car elles permettent à votre équipe de gagner du temps et de minimiser les erreurs humaines. Mais avant d'automatiser quoi que ce soit, posez-vous la question suivante : "Que doit-il se passer à chaque fois que mon équipe et moi-même créons un certain contenu ?"

Il est important de répondre à cette question car de nombreuses étapes d'un processus sont variables, elles peuvent donc changer en fonction du type de contenu et du contexte. Les étapes et processus variables doivent généralement être manuels, car les automatisations peuvent causer plus de problèmes qu'elles n'en résolvent dans ces cas.

Si les étapes d'un processus sont fixes et se répètent à chaque fois que vous créez un contenu, ce sont des candidats de choix pour l'automatisation.

Nous allons nous pencher sur quelques automatisations que l'équipe de ClickUp utilise pour la maintenance de sa base de données de blogs, mais gardez à l'esprit qu'elles sont descriptives et non prescriptives. Utilisez-les donc comme des exemples généraux plutôt que comme des guides exacts pour la mise en place de vos propres automatisations

De nombreuses automatisations de la base de données de blogs de ClickUp servent à gérer des processus qui se déroulent sur plusieurs semaines ou mois. Après tout, les humains oublient des choses au fil du temps - si elles sont configurées correctement, les automatisations ne le font pas. Examinons un exemple pratique :

L'une de nos principales automatisations simplifie les différents statuts des tâches d'un blog pour en faciliter la consultation dans la base de données des blogs à l'aide du champ personnalisé Statut de la base de données :

• Lorsque le statut de la tâche d'un blog passe de Open à In Progress, le champ personnalisé Database Status passe de Planned à In Development.

Automatisation de ClickUp où le changement de statut entraîne la mise à jour des champs personnalisés

• Le champ personnalisé du statut de la base de données reste En développement jusqu'à ce que l'article de blog ait été rédigé, publié et révisé par notre équipe de référencement.
• Lorsque le statut de la tâche de l'article de blog est modifié en Closed, après qu'il a étérevu par l'équipe SEOcela déclenche plusieurs automatisations :
• Le champ personnalisé du statut de la base de données devient Surveillance
• Tous les assignés sont supprimés de la tâche
• La date d'échéance de la tâche est repoussée à six mois.

Créez des Automatisations ClickUp personnalisées, sans code, en quelques secondes.

L'automatisation de la date d'échéance garantit que les performances de l'article de blog seront analysées à un moment donné au cours des six prochains mois.

Une autre automatisation est mise en place pour s'assurer qu'une fois les six mois écoulés, le champ personnalisé du statut de la base de données passe à Audit . Cela déclenche à son tour une automatisation pour créer une nouvelle sous-tâche d'évaluation des performances, dans laquelle l'équipe chargée du référencement analyse les performances du blog et détermine si des mises à jour sont nécessaires.

Automatisation personnalisée de ClickUp pour la création de sous-tâches

En résumé, les automatisations peuvent aider à garantir la standardisation des processus et à éviter l'oubli des flux de travail prolongés.

4. Restez simple !

Essayez de faire en sorte que tout soit aussi simple que possible, qu'il s'agisse des conventions d'appellation ou des automatisations. Cela facilitera grandement les recherches et permettra à votre équipe (et aux futurs employés) de se familiariser plus facilement avec la base de données et les flux de travail qu'elle englobe.

Créez un flux de travail achevé pour vos équipes de création et de conception grâce à ce modèle ClickUp très utile

Si vous avez besoin d'aide pour simplifier votre flux de travail, utilisez la fonction Modèle de création et de conception ClickUp pour établir une répartition claire de votre flux de travail marketing. Ce modèle assiste les aspects communs du marketing tels que les formulaires d'admission, les demandes d'informations sur le contenu et la gestion des bibliothèques d'actifs, de sorte qu'il y a un chemin direct vers le fonctionnement de votre processus de marketing de contenu.

Démarrer

La partie la plus difficile d'un projet comme celui-ci peut être de commencer. Après tout, la création d'une base de données de contenu est une entreprise gigantesque qui peut provoquer une paralysie de l'analyse.

Si vous créez votre base de données à partir de zéro, que ce soit avec ClickUp ou un autre outil de gestion des tâches ou des projets, commencez à établir le forfait de votre base de données à l'aide de l'outil de gestion des tâches et des projets de ClickUp les étapes de base présentées dans ce blog :

1. Décidez de ce que vous devez suivre et de la manière dont vous le ferez
2. Déterminez comment votre contenu sera catégorisé
3. Déterminez les détails (tels que les dates, les assignés ou les données et les analyses) que vous devez stocker dans votre base de données
4. Déterminez le fichierflux de travail du contenu de base (tels que les mises à jour de contenu, le trafic et les discussions sur les taux de conversion, et l'évaluation des moteurs de recherche) que vous devrez gérer dans la base de données. Assurez-vous que votre base de données peut être configurée pour suivre ces flux de travail.

Le suivi de ces premières étapes peut s'avérer difficile, surtout si vous avez affaire à un grand nombre de contenus ou à plusieurs types de contenus Les cartes mentales de ClickUp .

En faisant cela, vous pourrez donner un aperçu de votre base de données à un niveau élevé tout en visualisant la façon dont les éléments sont liés les uns aux autres.

Une carte mentale pour visualiser les relations entre les tâches ClickUp

Vous pouvez également utiliser Documents dans ClickUp pour stocker des notes et collaborer en temps réel avec votre équipe sur la structure et la mise en œuvre de la base de données. Cela garantit que tout le monde est sur la même page et facilite la délégation des responsabilités lorsque vous êtes prêt à commencer à construire.

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Collaboration en temps réel dans ClickUp Docs

Pour prendre de l'avance sur tous ces forfaits, téléchargez notre base de données gratuite sur les blogs et page d'atterrissage modèles de base de données. Ces modèles modèles de contenu sont basés sur les bases de données de blogs et de pages d'atterrissage de l'équipe marketing de ClickUp, ils ont donc été testés et éprouvés.

Un dernier conseil à prendre en compte lors du forfait, de la construction et de la maintenance de votre base de données de contenu : impliquez toute votre équipe.

Impliquer toute votre équipe dès le départ, c'est s'assurer que :

• Vous prenez en compte tous les angles lors de la planification
• De répartir le travail fastidieux de construction
• Vous partagez le travail de maintenance et de mise à jour de la base de données.

Si vous êtes à la recherche d'un excellent outil de collaboration qui soit également un parfait outil de base de données de contenu, ne cherchez pas plus loin ! ClickUp . Démarrez avec votre équipe sur notre forfait Free Forever, et rassemblez la collaboration de votre équipe, les outils de base de données et la gestion du travail en un seul endroit.