La création de contenu commence généralement de manière assez simple : vous ou votre entreprise avez un public, votre public a des questions et vous souhaitez répondre à ces questions.
Vous commencez peut-être par un blog, une publication sur les réseaux sociaux ou une page d'accueil. Puis une autre, et encore une autre, et encore une autre. Avant même de vous en rendre compte, vous disposez d'une grande quantité de contenu.
Mais l'avez-vous organisée ? Et votre système d'organisation est-il évolutif ?
Si votre réponse à l'une ou l'autre de ces questions se situe entre « bof » et « non », ne vous inquiétez pas ! Vous n'êtes pas seul ! Après tout, il est difficile d'anticiper les besoins avant qu'ils ne se manifestent, en particulier dans un domaine aussi dynamique et en constante évolution que le marketing de contenu.
En effet, les équipes marketing et créative de ClickUp ont dû faire face aux effets secondaires d'une croissance rapide du contenu, des membres de l'équipe, des processus et de tout ce qui se trouve entre les deux. Nous avons donc naturellement utilisé ClickUp pour créer un système plus organisé. Et nous voulons le partager avec vous !
Qu'est-ce qu'une base de données de contenu ?
Une base de données de contenu désigne un système permettant à une personne ou à une équipe de consolider le contenu et son contexte (date de lancement, statut, analyses, etc.) de manière standardisée. Cela facilite la création et la gestion des campagnes basées sur le contenu.
La plupart des grandes équipes gèrent une base de données pour chaque type de contenu qu'elles doivent suivre (pages d'accueil, blogs, publicités, publications sur les réseaux sociaux ), mais les petites équipes ou les particuliers peuvent conserver l'ensemble de leur contenu dans une seule base de données, en le classant par type.
Bien que les informations et les modèles gratuits proposés dans ce blog soient destinés à servir de lignes directrices générales pour vous aider à créer et à maintenir votre propre base de données, vous devrez toujours procéder par essais et erreurs pour déterminer les éléments dont vous avez besoin pour suivre toutes vos données en un seul endroit.
Quelques mots sur les types de bases de données
Une distinction que vous entendrez souvent lorsque vous discuterez de bases de données est celle entre les bases de données relationnelles et non relationnelles.
Pour simplifier, une base de données relationnelle stocke les informations dans des tables et relie les informations tabulaires connexes. Ces connexions entre différents points de données dans différentes tables sont appelées schéma. Les analystes de données trouvent des informations dans une base de données relationnelle en recherchant des informations via un langage spécifique au domaine, tel que SQL.
Les bases de données non relationnelles, en revanche, ne sont pas nécessairement structurées en tables. Elles sont optimisées pour le type de contenu qu'elles contiennent, et une base de données non relationnelle peut comporter plusieurs façons de présenter, de donner des libellés et de rechercher des informations.
Comme ClickUp vous permet de créer des bases de données relationnelles sans code pour votre travail, votre base de données de contenu finale ressemblera davantage à une base de données relationnelle traditionnelle : les libellés et les catégories seront normalisés et les informations seront affichées dans des tableaux. Cependant, rien dans cet article ne nécessite de connaissances en SQL ou dans tout autre langage de programmation.
Maintenant que cette brève mise en garde est faite, commençons !
Qui utilise les bases de données de contenu ?
Avant de passer des heures à planifier, organiser et créer une base de données, assurez-vous que vous et votre équipe en tirerez réellement profit.
Vous vous demandez peut-être : « Quels types d'équipes utilisent réellement les bases de données de contenu ? »
La réponse est simple : pratiquement toute personne ou équipe disposant d'une grande quantité de contenu à organiser, suivre et mettre à jour, l'accent étant mis sur les aspects « suivi » et « mise à jour ». Une bonne base de données vous aidera non seulement à trouver du contenu, mais vous permettra également d'ajouter des indicateurs, des statuts et des informations qualitatives à ce contenu afin que vous puissiez déterminer :
- Ce qui doit être mis à jour
- Qu'est-ce qui fonctionne bien ?
- Pourquoi certains contenus peuvent-ils être plus performants que d'autres ?
- Où trouver des opportunités pour créer du nouveau contenu
- Comment le contenu se comporte-t-il sur une longue période ?
Si vous ou votre équipe vous êtes déjà posé l'une de ces questions, cela vaut la peine d'envisager au moins la création d'une base de données de contenu.
Les bases de données de contenu sont utiles pour organiser les ressources de tout type d'équipe, mais elles permettent généralement le suivi des informations suivantes :
- Équipes marketing et créatives
- Agences
- Équipes de services professionnels
- Professionnels de l'éducation
Bien que cet article explique les bases de données dans le contexte d'une équipe de marketing de contenu, les informations qu'il contient s'appliquent à toute personne qui tente de gérer de grandes quantités de contenu.

À mesure que les équipes deviennent plus dispersées et plus nombreuses, il devient de plus en plus difficile de rester au cœur de l'activité, car toute faille ou perturbation dans les procédures est amplifiée. Le modèle ClickUp Marketing Teams offre une solution pour mieux collaborer en consolidant toutes les tâches marketing, en améliorant la visibilité au sein du service marketing et en permettant une réponse rapide.
Pourquoi créer une base de données de contenu ?
Que vous soyez seul ou à la tête d'une équipe de cent personnes, vos raisons de créer une base de données de contenu relèveront probablement d'une ou plusieurs des catégories suivantes :
- Organisation des ressources
- Suivi des indicateurs clés
- Organiser et contrôler la distribution des ressources
- Corréler les actifs aux performances
Bien que chacun de ces facteurs ait joué un rôle dans la décision de l'équipe marketing de ClickUp de créer des bases de données pour les blogs et les pages d'accueil, notre principal besoin était la scalabilité.
Avec la croissance rapide de chaque équipe, nous avions besoin d'un moyen de rassembler les énormes quantités d'informations qui se trouvaient dans l'esprit de quelques personnes et de les mettre à la disposition d'une toute nouvelle équipe qui ne connaissait pas les processus et programmes spécifiques à ClickUp.
Mais l'évolutivité n'est qu'un des avantages d'une base de données de contenu bien en phase avec la maintenance. Voyons les autres :
1. Les bases de données font gagner du temps à votre équipe.
L'objectif principal de ClickUp est de vous faire gagner une journée par semaine, alors soyons réalistes, « vous faire gagner du temps » a toujours été notre priorité numéro un. Mais cela n'en est pas moins vrai ! Après tout, si le contenu n'est pas regroupé de manière standardisée, cela signifie soit :
- Regroupés de manière non standardisée (ce qui rend la recherche d'un élément aussi difficile que de trouver une aiguille dans une botte de foin)
- Répartis sur une plateforme entière ou une série de plateformes (ce qui rend la recherche d'un élément aussi difficile que de chercher une aiguille dans un champ de foin),
- Stockées dans la tête de quelqu'un, ou pire, stockées sur le disque dur de son ordinateur (ce qui revient à demander à un fermier s'il se souvient dans quelle botte de foin il a mis cette aiguille).
En revanche, tout stocker dans une base de données, c'est comme ranger toutes vos aiguilles dans un seul tiroir libellé « aiguilles » : vous n'avez plus besoin de fouiller dans des tas de foin pour terminer votre projet de broderie.
En termes simples, si vous passez moins de temps à rechercher des informations, vous disposez de plus de temps pour effectuer le travail nécessaire à la création et à l’amélioration de ces informations.
Lorsque tout le monde sait où trouver quelque chose, cela évite également à votre équipe de dupliquer ses efforts en créant à partir de zéro quelque chose qui existe déjà, simplement parce qu'elle n'a pas réussi à le trouver. Car soyons honnêtes, nous avons tous déjà recréé du contenu parce qu'il était plus facile de le faire que de partir à sa recherche.
De plus, le stockage du contenu dans une base de données, en particulier une base de données cloud, permet à chacun de savoir où trouver la dernière version d'un élément.
2. Les bases de données rendent la scalabilité possible.
Laissés à eux-mêmes, presque tous les individus mettront au point leur propre système d'organisation.
Si vous êtes la seule personne à devoir l'utiliser, cela ne pose aucun problème. Si une ou deux autres personnes doivent apprendre à utiliser votre système, même s'il est un peu aléatoire, cela ne pose généralement pas de problème.
Mais lorsqu'une équipe s'agrandit et que dix, puis vingt, puis cent personnes doivent s'adapter à un système improvisé qui a été créé par une seule personne et souvent pour une seule personne, vous vous retrouvez face à un problème.
L'idée d'une base de données de contenu bien structurée est d'éviter ce problème avant qu'il ne survienne. Ainsi, même si vous formez actuellement une équipe de deux personnes et que vous organisez tout votre contenu d'une manière qui vous convient, demandez-vous si ce système fonctionnera toujours lorsque des dizaines d'autres personnes devront l'utiliser.
Si votre réponse est « peut-être » ou « 😬 », il est peut-être temps d'adopter une approche plus structurée et stratégique pour le suivi de votre contenu.
3. Les bases de données permettent d'analyser et d'améliorer le contenu.
L'un des principaux avantages d'une base de données bien structurée est qu'elle permet non seulement de trouver des informations (sinon, il s'agirait simplement d'une bibliothèque de contenu), mais aussi de contextualiser le contenu. En d'autres termes, elle vous permet de consulter des données quantitatives telles que le trafic, l'engagement, le statut et l'historique, qui peuvent vous aider à améliorer un contenu spécifique et à optimiser le développement global du contenu.
Et lorsque tout le monde a accès à une base de données, chacun peut réfléchir en utilisant le même contexte, ce qui peut donner lieu à de nouvelles façons pertinentes d'aborder le contenu.
Par exemple, lors d'un audit des réseaux sociaux, un spécialiste peut examiner un article de blog très fréquenté et très engageant dans une base de données de contenu et se rendre compte qu'il contient des statistiques pouvant être utilisées pour créer une série de publications LinkedIn. Un spécialiste du marketing par e-mail peut voir le même article et se rendre compte qu'il contient une analyse du processus qui ferait une excellente infographie pour une prochaine newsletter.
Le simple fait de contextualiser le contenu et de le mettre à la disposition de tous permet d'obtenir de meilleures informations sur le groupe et encourage l'atomisation du contenu le plus performant.
Le fait d'organiser et de suivre tout en un seul endroit permet également aux équipes chargées des données de comparer plus facilement les performances du contenu afin d'évaluer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et d'apporter les modifications appropriées aux stratégies de contenu payant ou organique.
Que doit contenir une base de données de contenu ?
Le choix des informations à inclure dans votre base de données de contenu variera en fonction du type de contenu que vous suivez et des raisons pour lesquelles vous le faites, mais voici quelques bonnes règles à suivre :
1. Commencez par les blocs de base.
Tout d'abord, vous devez déterminer le type de ressources (pages Web, publications sur les réseaux sociaux, blogs ou tout cela à la fois) que vous devez organiser et suivre. Ensuite, vous devez décider comment vous allez effectuer le suivi de ces ressources.
Si le contenu que vous suivez peut être considéré comme une collection d'éléments, alors « la manière dont vous le suivez » correspond aux conteneurs de stockage que vous utilisez pour organiser le matériel. Vous devez choisir un conteneur de stockage facile à remplir, pouvant contenir toutes les informations nécessaires et pouvant être facilement libellé et avoir un emplacement facile à trouver par la suite.
Si vous utilisez ClickUp pour créer une base de données, nous vous suggérons d'utiliser des tâches pour stocker chaque élément de contenu. Mais nous aborderons ce sujet plus en détail dans la section suivante.

2. Décidez comment vous allez classer le contenu.
Une fois que vous avez déterminé le ou les types de contenu que vous suivez et la manière dont vous les stockez, vous devez décider comment les classer.
Dans le cas de ClickUp, nous conservons une base de données distincte pour les blogs et les pages d'accueil, et nous classons chacun d'entre eux par catégorie.
Les blogs sont regroupés par thème, c'est pourquoi nous incluons un champ personnalisé avec des options telles que Agile, CRM, Outils, Travail/Vie privée, etc.
Les pages de destination sont regroupées par type, de sorte que le même champ personnalisé dans une tâche de page de destination contient des options telles que Fonctionnalité, Concurrent, Équipe, etc.
Lorsque vous créez vos propres libellés, que vous décidiez ou non de les classer par thème, n'oubliez pas que le plus important est de les utiliser de manière cohérente. Assurez-vous que vous et votre équipe comprenez bien la signification de chaque libellé et veillez à ce que l'orthographe et la capitalisation des libellés soient cohérentes.
3. Déterminez les autres informations que vous devez stocker.
Maintenant que vous avez décidé ce que vous allez stocker dans votre base de données et comment vous allez l'organiser, vous pouvez commencer à remplir les détails. À cette étape, vous devez vous poser quelques questions clés :
- Quel est l'emplacement de mon contenu ?
- Dans quel « état » se trouve mon contenu ? (Doit-il être mis à jour ? Est-il en cours de révision ?)
- Qui est responsable de la maintenance de ce contenu ?
- Quels sont les résultats de mon contenu ?
Répondre à ces questions vous aidera à déterminer les informations à inclure dans vos tâches de base de données. (Ou, si vous n'utilisez pas ClickUp, quel que soit le « conteneur » que vous utilisez pour stocker les informations relatives au contenu. )
Nous examinerons certains des détails spécifiques que nous suivons dans notre base de données dans la section suivante.
4. Planifiez les processus qui seront gérés dans votre base de données.
Une base de données n'est utile que si elle vous aide, vous et votre équipe, à consolider les informations et à rationaliser les flux de travail existants.
Après tout, si vous ne voulez rien faire avec votre contenu, pourquoi prendre le temps de l'ajouter à une base de données ?
Lorsque vous décidez des détails à suivre pour le suivi, réfléchissez également à la manière dont ils vous aideront, vous et votre équipe, à relier la base de données à tous les processus existants impliquant le contenu.
Par exemple, supposons que vous ayez créé une base de données pour toutes vos pages Web et que vous ayez besoin qu'un membre de votre équipe vérifie tous les six mois à compter de leur date de publication l'exactitude des informations contenues dans les publications. Vous voudrez vous assurer que chaque tâche relative à une page Web comporte un statut « Révision nécessaire » ou « Mise à jour requise » et une date d'échéance. Vous pouvez même ajouter le réviseur en tant que personne assignée à la tâche afin d'indiquer clairement ses responsabilités.

En veillant à ce que votre contenu soit facile à trouver et à intégrer dans les flux de travail, vous ferez gagner du temps à votre équipe et faciliterez la formation des nouveaux membres à l'utilisation de la base de données et à l'apprentissage des processus internes.
De plus, le suivi cohérent des statuts, des libellés et des indicateurs vous permettra de mettre en place des automatisations pour assurer la maintenance de la base de données et faciliter les processus. Nous reviendrons sur les automatisations dans un instant.
Comment créer une base de données de contenu
Lorsque vous décidez de créer une base de données de contenu pour vous et votre équipe, assurez-vous d'abord que toutes les personnes impliquées dans le projet connaissent les problèmes que cette base de données permettra de résoudre. Vous pouvez le faire à l'aide d'une simple liste, comme celle ci-dessous pour une base de données de blog :
Problèmes liés au contenu des blogs :
- Les tâches et les informations relatives au blog ne sont pas regroupées au même endroit
- Les indicateurs et les KPI du blog sont suivis de manière incohérente
- Les équipes chargées des réseaux sociaux et des médias payants n'ont pas de visibilité sur les blogs disponibles.
À partir de ces points faibles, rédigez une description d'une à deux phrases pour la base de données :
« Cette base de données de blogs est conçue pour servir de référence centrale pour les blogs ClickUp. Veuillez éviter de créer des tâches de blog ailleurs dans ClickUp, stockez toutes les informations pertinentes relatives au blog dans la tâche correspondante et mettez à jour les informations de la tâche lorsque vous effectuez des modifications en cours ou du référencement. »
Cela donne aux membres actuels et nouveaux de l'équipe un aperçu de la manière dont la base de données doit être utilisée. Par exemple, dans l'exemple ci-dessus, nous indiquons que toutes les informations du blog doivent être conservées dans la base de données.
Vous pouvez également utiliser les points faibles ci-dessus pour vous aider à décider quelles informations inclure dans votre base de données, et comment les stocker et les organiser. Pour ce faire, décrivez comment vous comptez utiliser la base de données pour résoudre chaque problème :
- Problème : les tâches et les informations relatives au blog ne sont pas regroupées au même endroit
- Solutions : Créez une liste de toutes les pages de blog actives et assurez-vous que chaque blog est ajouté en tant que tâche à la base de données, soit en déplaçant les tâches de blog existantes, soit en créant de nouvelles tâches. Supprimez les doublons au cours de ce processus. Créez un système de nommage et de balisage clair et cohérent pour les tâches de blog afin de faciliter la recherche. Assurez-vous que les procédures opératoires normalisées (SOP) du blog sont mises à jour pour inclure les informations ci-dessus.
- Créez une liste de toutes les pages de blog actives et assurez-vous que chaque blog est ajouté en tant que tâche à la base de données, soit en déplaçant les tâches de blog existantes, soit en créant de nouvelles tâches. Supprimez les doublons au cours de ce processus.
- Créez un système de nommage et d’étiquetage clair et cohérent pour les tâches liées au blog afin de faciliter la recherche.
- Assurez-vous que les procédures opératoires normalisées du blog sont mises à jour afin d'inclure les informations ci-dessus.
- Créez une liste de toutes les pages de blog actives et assurez-vous que chaque blog est ajouté en tant que tâche à la base de données, soit en déplaçant les tâches de blog existantes, soit en créant de nouvelles tâches. Supprimez les doublons au cours de ce processus.
- Créez un système de nommage et d’étiquetage clair et cohérent pour les tâches liées au blog afin de faciliter la recherche.
- Assurez-vous que les procédures opératoires normalisées du blog sont mises à jour afin d'inclure les informations ci-dessus.
En répétant ce processus pour chaque point faible majeur, vous vous assurez que votre base de données résout les bons problèmes.
Pour visualiser le résultat de ce processus, analysons l'une des tâches de la base de données du blog ClickUp :

- Statut et responsables : indique où en est le blog dans le processus de conception, de création et de révision, et qui travaille (ou a récemment travaillé) sur le blog.
- Nom de la tâche : un système de libellés cohérent et facile à mémoriser pour faciliter l'organisation et la recherche.
- Champs personnalisés : suivez et stockez les informations clés qui nous indiquent où trouver le contenu (« URL de publication » dans l'image ci-dessus) et quoi faire avec (le contenu) (« Statut de la base de données »). Ces détails et libellés doivent être mis en œuvre de manière cohérente pour tous les actifs et doivent être faciles à trouver et à consulter pour tout le monde.
- Information sur l'échéancier : suivez toujours la date de création d'un élément et la date à laquelle il doit être mis à jour ou révisé (suivi dans « Date d'échéance » dans l'exemple ci-dessus). Si vous travaillez avec des sous-traitants ou des employés rémunérés à l'heure, vous pouvez également suivre le temps passé dans la base de données afin de calculer les heures facturables.
- Historique des commentaires : encouragez votre équipe à conserver toutes les communications relatives à un contenu au même endroit. Ainsi, si un nouvel intervenant est intégré au processus, il pourra accéder à l'historique sans avoir à interroger toutes les personnes qui ont travaillé sur le blog. Dans les tâches ClickUp, les commentaires sont un excellent moyen de centraliser toutes les communications tout en conservant séparées les discussions relatives à chaque blog.

Même si votre propre base de données peut être configurée différemment et contenir des informations différentes de celles de l'exemple ci-dessus, cela devrait constituer un bon point de départ pour vous et votre équipe. Grâce au modèle de gestion de contenu ClickUp, vous pouvez facilement planifier et exécuter la diffusion sur plusieurs canaux marketing. Il offre également une visibilité claire sur votre plan de distribution de contenu.
Une autre considération importante est la manière dont vous souhaitez examiner toutes ces informations à un niveau élevé. S'il est important de regrouper toutes les informations relatives au contenu en un seul endroit, il est tout aussi crucial de pouvoir trier, filtrer, regrouper et rechercher rapidement et facilement plusieurs contenus. C'est là que les vues ClickUp entrent en jeu.
Bien que vous puissiez visualiser votre base de données de nombreux façons dans ClickUp, nous allons nous intéresser ici plus particulièrement à deux des vues les plus « adaptées aux bases de données » :
1. Vue Liste
La vue Liste est extrêmement utile pour regrouper et filtrer rapidement votre contenu de différentes manières afin d'obtenir de meilleures informations et d'établir des comparaisons entre les types de contenu. Par défaut, la vue Liste regroupe les informations par statut, mais les options de filtrage et de tri granulaires de ClickUp vous permettent d'afficher le contenu en fonction de n'importe quelle variable.

Comme indiqué ci-dessus, nous regroupons souvent les contenus par catégorie, mais la base de données pourrait tout aussi bien être regroupée par statut, personne assignée, date d'échéance, etc.
Pour utiliser correctement les nombreuses options de regroupement, de filtrage et de tri disponibles dans la vue Liste (entre autres), il est essentiel que vous établissiez et mainteniez des conventions de nommage claires et cohérentes dans toute votre base de données.

2. Vue Tableur
La vue Tableur vous offre une vue d'ensemble du contenu d'une base de données. Cette vue est idéale pour stocker et examiner les analyses de contenu (telles que le trafic, les taux de clics et les taux de conversion) et pour voir rapidement le statut de nombreux éléments de contenu individuels.
La vue Tableur est également très utile si vous créez une base de données relationnelle sans code pour votre contenu. Pour ce faire, il suffit d'inclure des champs personnalisés qui permettent d'ajouter des liens, qui seront ensuite accessibles depuis la vue Tableur, permettant aux utilisateurs d'accéder aux informations connexes en un seul clic.
De même, utilisez les fonctionnalités relation et dépendance au sein des tâches pour organiser une base de données relationnelle claire, sans code.

Bien que ce soient les deux vues que l'équipe ClickUp utilise le plus souvent pour créer et gérer le contenu de la base de données, elles ne sont en aucun cas les seules vues utiles à cette fin.
Une base de données plus petite, fortement axée sur le flux de travail, pourrait tirer parti de la vue Tableau Kanban de ClickUp.
Une base de données de contenu pour les réseaux sociaux peut également servir de calendrier de contenu grâce à la vue Calendrier de ClickUp.
Ne vous sentez donc pas lié à une vue particulière lorsque vous planifiez et construisez votre base de données de contenu. Veillez simplement à conserver des catégories et des libellés cohérents afin de pouvoir facilement filtrer et regrouper vos données ultérieurement, quelle que soit la vue que vous choisissez.
Comment assurer la maintenance d'une base de données de contenu
Votre base de données est donc achevée ! Tout votre contenu est soigneusement organisé en tâches, qui sont classées dans des vues faciles à parcourir. Votre travail est terminé, n'est-ce pas ?
Pas tout à fait.
Maintenant que vous disposez d'une base de données de contenu pleinement fonctionnelle, il est temps de la mettre à profit ! Après tout, une base de données est censée faciliter le suivi, l'analyse et la mise à jour du contenu. Mais cela signifie que vous et votre équipe devez toujours effectuer le suivi, l'analyse et la mise à jour.
Avant d'aborder les processus et les flux de travail, passons en revue quelques règles de base simples qui vous permettront de garantir la maintenance de votre base de données à long terme.
1. Assurez-vous de disposer d'une bonne visibilité.
En termes simples, cela signifie s'assurer que toutes les personnes qui ont besoin d'utiliser la base de données y ont accès et savent où elle se trouve, comment la parcourir et comment (et quand) mettre à jour correctement le contenu qu'elle contient.
Si les nouveaux employés ont besoin d'accéder à la base de données, veillez à inclure des instructions à ce sujet dans leurs documents d'intégration afin de rationaliser leur formation.
Et assurez-vous que tous vos manuels internes et procédures opératoires normalisées (SOP) sont mis à jour avec des instructions explicites sur la manière d'utiliser correctement la base de données. Sinon, vous risquez de jouer au téléphone arabe avec des informations importantes, car les SOP sont transmises verbalement ou dans des e-mails et Slack ponctuels.
Enfin, en garantissant une bonne visibilité, vous réduisez les risques que vous et votre équipe dupliquiez le travail en créant le même contenu dans plusieurs tâches ou listes.
2. Créez une responsabilité.
Assurez-vous que chacun connaisse son rôle dans la maintenance de la base de données. Cela permettra d'éviter les redondances ou, pire encore, les conflits d'intérêts, où une personne fait quelque chose et une autre la défait, et ainsi de suite.
Tout cela signifie que la maintenance d'une base de données de contenu doit être un effort d'équipe. Par exemple, si vous travaillez à la maintenance d'une base de données de blog pour une entreprise technologique, vous pouvez répartir les responsabilités comme suit :
- Gestionnaire de contenu : Chargé de superviser la planification et la création de la base de données ; s'assure périodiquement que tout le contenu et les informations connexes sont à jour
- Spécialiste SEO : examine régulièrement les blogs pour s'assurer que les liens fonctionnent correctement. Recherche de nouvelles opportunités de création de liens
- Rédacteur : met à jour le contenu du blog en fonction des changements apportés aux offres des concurrents ou des nouvelles fonctionnalités lancées
- Concepteur : intervient dans le processus pour mettre à jour les images du blog qui deviennent obsolètes en raison de modifications apportées aux fonctionnalités ou à la plateforme.
Une fois que vous avez déterminé qui est responsable de quoi, l'étape suivante consiste à déterminer comment chaque partie prenante saura quand faire quoi.
3. Automatisez les rappels et les transferts.
Les automatisations peuvent être extrêmement utiles, car elles permettent à votre équipe de gagner du temps et de réduire les erreurs humaines. Mais avant d'automatiser quoi que ce soit, posez-vous la question suivante : « Que doit-il se passer à chaque fois que mon équipe et moi-même créons un certain type de contenu ? »
Il est important de répondre à cette question, car de nombreuses étapes d'un processus sont variables et peuvent donc changer en fonction du type de contenu et du contexte. Les étapes et les processus variables doivent généralement être manuels, car dans ces cas-là, l'automatisation peut causer plus de problèmes qu'elle n'en résout.
Si les étapes d'un processus sont fixes et se répètent à chaque fois que vous créez du contenu, elles sont des candidates idéales pour l'automatisation.
Nous allons nous pencher sur quelques automatisations utilisées par l'équipe ClickUp pour assurer la maintenance de sa base de données de blog, mais gardez à l'esprit qu'elles sont descriptives et non prescriptives. Utilisez-les donc comme des exemples généraux plutôt que comme des guides précis pour configurer vos propres automatisations.
De nombreuses automatisations de la base de données du blog ClickUp servent à gérer des processus qui s'étendent sur plusieurs semaines ou plusieurs mois. Après tout, les êtres humains oublient avec le temps, mais les automatisations, si elles sont correctement configurées, n'oublient pas. Voyons un exemple concret :
L'une de nos principales automatisations simplifie les différents statuts des tâches qu'un blog traverse pour faciliter la consultation dans la base de données du blog à l'aide du champ personnalisé « Statut de la base de données » :
- Lorsque le statut d'une tâche de blog passe de « Ouvert » à « En cours », le champ personnalisé « Statut de la base de données » passe de « Planifié » à « En développement ».

- Le champ personnalisé « Statut de la base de données » reste « En cours de développement » jusqu'à ce que l'article de blog ait été rédigé, publié et révisé par notre équipe SEO.
- Lorsque le statut de la tâche du billet de blog passe à « Fermé », après avoir été examiné par l'équipe SEO, cela déclenche plusieurs automatisations :
- Le champ personnalisé « Statut de la base de données » passe à « Surveillance ».
- Tous les cessionnaires sont supprimés de la tâche.
- La date d'échéance de la tâche est repoussée à six mois.

L'automatisation de la date d'échéance garantit que les performances de l'article de blog seront analysées à un moment donné au cours des six prochains mois.
Une autre automatisation est mise en place pour garantir qu'après six mois, le champ personnalisé « Database Status » (État de la base de données) passe à « Audit ». Cela déclenche à son tour une automatisation qui crée une nouvelle sous-tâche d'évaluation des performances, dans laquelle l'équipe SEO analyse les performances du blog et détermine si des mises à jour sont nécessaires.

En résumé, les automatisations peuvent contribuer à garantir la standardisation des processus et à éviter que les flux de travail prolongés ne soient oubliés.
4. Restez simple !
Essayez de garder tout aussi simple que possible, des conventions de nommage aux automatisations. Cela facilitera considérablement la recherche d'informations et permettra à votre équipe (et à vos futurs employés) de se familiariser plus facilement avec la base de données et les flux de travail qu'elle englobe.

Si vous avez besoin d'aide pour simplifier votre flux de travail, utilisez le modèle ClickUp Creative and Design pour établir une ventilation claire de votre flux de travail marketing. Ce modèle prend en charge les aspects courants du marketing, tels que les formulaires d'admission, les demandes de briefs de contenu et la gestion des bibliothèques d'actifs, afin de vous offrir un aperçu clair du fonctionnement de votre processus de marketing de contenu.
Commencez dès maintenant
Le plus difficile dans un projet comme celui-ci, c'est souvent de se lancer. Après tout, créer une base de données de contenu est une tâche colossale qui peut paralyser l'analyse.
Si vous créez votre base de données à partir de zéro, que ce soit avec ClickUp ou un autre outil de gestion de projet, commencez à planifier votre base de données en suivant les étapes de base décrites dans cet article:
- Déterminez ce que vous devez suivre et comment vous allez le suivre.
- Déterminez comment votre contenu sera classé.
- Déterminez les informations (telles que les dates, les personnes assignées ou les données et analyses) que vous devez stocker dans votre base de données.
- Déterminez les flux de travail de base (tels que les mises à jour de contenu, les taux de trafic et de conversion, et le référencement) que vous devrez gérer dans la base de données. Assurez-vous que votre base de données peut être configurée pour suivre ces flux de travail.
Comme la définition et le suivi de ces premières étapes peuvent s'avérer un peu fastidieux, surtout si vous avez affaire à une grande quantité ou à plusieurs types de contenu, essayez d'organiser vos idées à l'aide des cartes mentales de ClickUp.
Cela vous permettra de définir les grandes lignes de votre base de données tout en visualisant les liens entre les différents éléments.

Vous pouvez également utiliser Docs dans ClickUp pour stocker des notes et collaborer en temps réel avec votre équipe sur la structure et la mise en œuvre de la base de données. Cela permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde et facilite la délégation des responsabilités lorsque vous êtes prêt à commencer la construction.

Pour prendre une longueur d'avance dans toute cette planification, téléchargez gratuitement nos modèles de base de données pour blog et page d'accueil . Ces modèles de contenu sont basés sur les bases de données du blog et de la page d'accueil de l'équipe marketing de ClickUp, ils ont donc fait leurs preuves.
Un dernier conseil à prendre en compte lors de la planification, de la création et de la maintenance de votre base de données de contenu : impliquez toute votre équipe.
Impliquer toute votre équipe dès le début vous garantit :
- Vous prenez tous les aspects en considération lors de la planification.
- Vous répartissez le travail fastidieux de création
- Vous partagez le travail de maintenance et de mise à jour de la base de données à l'avenir.
Si vous avez besoin d'un excellent outil de collaboration qui fait également office de base de données de contenu parfaite, ne cherchez pas plus loin que ClickUp. Lancez-vous avec votre équipe grâce à notre forfait Free Forever et regroupez la collaboration de votre équipe, les outils de base de données et la gestion du travail en un seul endroit.

