Que vous travailliez dans les ressources humaines et soyez chargé du suivi des notes de réunion de votre entreprise ou que vous gériez un blog personnel sur lequel vous publiez régulièrement des listes et des critiques, vous savez à quelle fréquence vous devez produire des contenus similaires dans la même structure.
Chaque semaine, vous vous retrouvez à rédiger sans cesse les mêmes documents, qu'il s'agisse de documents d'intégration pour les nouveaux employés ou de procédures opératoires normalisées pour les tâches courantes. Ce n'est pas difficile, mais cela prend du temps de les rédiger, ce qui vous empêche de vous consacrer à d'autres tâches qui requièrent votre attention.
Plutôt que de passer du temps à saisir les mêmes informations, utilisez un modèle de base de données pour automatiser le processus. Choisissez un modèle et personnalisez-le pour votre base de données, que vous créiez un nouveau dossier pour un employé récemment embauché ou que vous élaboriez une nouvelle base de données de connaissances pour un projet.
Nous vous expliquons ici ce qu'est un modèle de base de données et comment vous pouvez l'utiliser pour répondre à vos besoins professionnels ou personnels. Nous passons en revue les critères à prendre en compte lors du choix d'un modèle de base de données et partageons 10 de nos exemples préférés que vous pouvez essayer dès aujourd'hui. ✨
⏰ Résumé en 60 secondes
Gagnez du temps sur des tâches telles que les notes de réunion et les dossiers des employés grâce aux modèles de base de données, afin de pouvoir vous concentrer sur ce qui compte le plus.
- Modèle de base de données ClickUp : un modèle polyvalent pour organiser et gérer efficacement différents types de données.
- Modèle de base de données ClickUp Blog : effectuez le suivi des articles de blog, des brouillons et des calendriers de publication en un seul endroit.
- Modèle de base de données ClickUp Landing Page : gérez de manière transparente la conception, le contenu et les indicateurs de performance de vos pages d'accueil.
- Modèle ClickUp Book of Record de l'entreprise : assurez la maintenance des enregistrements complets des transactions et décisions de l'entreprise.
- Modèle de fiche d'employé ClickUp : stockez et gérez les informations relatives aux employés, de leurs coordonnées à leurs rôles.
- Modèle de répertoire des employés ClickUp : créez un répertoire accessible de tous les employés pour faciliter la communication.
- Modèle de répertoire photo ClickUp : visualisez votre équipe à l'aide de photos accompagnées des informations essentielles sur les employés.
- Modèle ClickUp Répertoire des membres avec photos : gérez les informations relatives aux membres avec les photos correspondantes pour les organisations ou les clubs.
- Modèle de base de connaissances RH ClickUp : centralisez les politiques, procédures et ressources RH pour en faciliter l'accès.
- Modèle de base de données de planification du calendrier Microsoft Access : planifiez et suivez vos rendez-vous et évènements à l'aide de Microsoft Access.
Qu'est-ce qu'un modèle de base de données ?
Dans les bases de données, vous trouverez du contenu créé et dupliqué à plusieurs reprises. Il s'agit par exemple des notes de réunion, des procédures de projet, des dossiers des employés et des plans de conception. Un modèle de base de données est un outil qui reproduit les pages et les structures courantes dans un environnement de travail.
Ces modèles sont un élément clé de l'automatisation. Au lieu de passer des heures à réécrire la même structure et à reproduire le même contenu, utilisez un modèle pour faire le travail à votre place.
Les modèles de base de données ont des centaines d'utilisations différentes. Dans la gestion de projet, vous pouvez reproduire les procédures de l'entreprise et les directives du projet en quelques secondes. Pour les petites entreprises qui ont besoin d'aide en matière de ressources humaines, un modèle de base de données peut permettre de gagner du temps et de l'argent en créant des dossiers sur les employés, des documents d'intégration et des politiques d'entreprise à partager avec les nouveaux employés.
Les spécialistes du marketing peuvent utiliser des modèles de base de données pour gérer les tâches, rationaliser les flux de travail de création de blogs ou améliorer la collaboration entre les équipes de rédaction et de modification en cours. ✍️
Grâce à un modèle de base de données, quelques clics suffisent pour créer une structure ou un format de base pour le contenu régulièrement utilisé. Une fois que vous disposez de la nouvelle structure et de la nouvelle disposition, vous pouvez vous lancer et remplir les détails pertinents selon vos besoins. Partagez ensuite le nouveau document ou la nouvelle feuille de calcul avec les autres membres de l'équipe.
Qu'est-ce qui fait un bon modèle de base de données ?
Prêt à gagner du temps et de l'énergie en reproduisant des informations importantes ? Le choix d'un modèle de base de données est la première étape. Mais vous ne voulez pas n'importe quel modèle, vous voulez un modèle qui convienne à votre entreprise ou qui réponde à vos besoins personnels spécifiques. 🛠️
Voici ce qu'il faut rechercher dans un bon modèle de base de données :
- Structure organisationnelle : un modèle de base de données doit offrir des outils permettant de délimiter et d'organiser le contenu ou les éléments de connaissance. Des éléments tels que les titres, les menus déroulants et les sections facilitent la reproduction des informations de la base de données et en assurent la lisibilité.
- Contrôle des permissions : vous ne souhaitez probablement pas partager votre base de données avec tout le monde. C'est là que les permissions des modèles de base de données Access entrent en jeu. Recherchez un outil qui offre des permissions de partage et d'affichage de fichiers. Ainsi, vous pouvez partager des modèles de base de données avec un service spécifique ou seulement quelques personnes.
- Intégration dans l'environnement de travail : certains modèles gratuits ne peuvent être utilisés que dans un seul environnement de travail, tandis que d'autres peuvent être intégrés dans différents domaines et applications. Si vous avez besoin d'un modèle pouvant être utilisé par différents services, choisissez-en un qui offre une intégration dans plusieurs environnements de travail.
10 modèles de base de données gratuits
Créez et reproduisez vos contenus les plus précieux dans des bases de données en quelques minutes à l'aide de modèles. Par l'automatisation du processus, vous pouvez concentrer votre énergie ailleurs pour être plus efficace et performant.
Que vous recherchiez un moyen de rationaliser votre vie personnelle ou des outils pour rendre votre entreprise plus efficace, il existe un modèle de base de données qui vous convient. Voici 10 des meilleurs modèles de base de données à essayer dès aujourd'hui. 👀
1. Modèle de base de données ClickUp
Le modèle de base de données ClickUp est un outil polyvalent conçu pour organiser et gérer des données. Que vous ayez besoin de rationaliser la création de contenu, de suivre des indicateurs de performance ou de gérer l'allocation des ressources, ce modèle de base de données général peut être personnalisé pour répondre aux besoins de votre entreprise.
Toutes les fonctionnalités sont facilement accessibles dans la vue Tableur de ClickUp, qui offre une interface simple et conviviale. Déchargez-vous des tracas liés à la gestion des bases de données grâce à cette solution adaptable qui fournit une personnalisation transparente, un tri facile des tâches et des mises à jour automatiques. Utilisez le modèle de base de données ClickUp pour améliorer votre productivité et votre organisation.
2. Modèle de base de données du blog ClickUp
Créez une base de données de contenu et gardez une trace de tout ce que vous avez publié et de ce qui est à venir grâce au modèle de base de données de blog de ClickUp. Ce modèle regroupe tout votre travail de contenu en un seul espace. Utilisez-le comme modèle de suivi pour surveiller les indicateurs et voir où vous en êtes dans le processus de publication.
Personnalisez le modèle en ajoutant des catégories pour différents types de contenu et incluez des étiquettes de priorité pour les éléments qui nécessitent une attention immédiate. Accédez à la vue Database Hub pour obtenir un aperçu étape par étape de tout le contenu du blog ou approfondissez votre analyse à l'aide des vues Liste et Tableau pour obtenir plus d'informations sur chaque tâche en cours. 📚
3. Modèle de base de données pour page d'accueil ClickUp
Vous cherchez un moyen de rationaliser et de suivre la création de pages de destination ? Utilisez le modèle de base de données de pages de destination de ClickUp pour mener à bien cette tâche. Grâce à ce modèle, vous pouvez voir quelles pages de destination sont en cours de création, lesquelles doivent être améliorées et lesquelles vous devez encore créer. Il est ainsi plus facile que jamais de hiérarchiser votre travail.
Dans chaque tâche, vous pouvez créer des descriptions et ajouter des champs personnalisés afin de faciliter le travail des membres de l'équipe. Intégrez des tutoriels pour les procédures courantes que vous souhaitez utiliser lors de la création ou de la mise à jour des pages de destination. Créez des liens vers des bases de connaissances afin de répertorier les principes fondamentaux et les bonnes pratiques pour configurer de nouvelles pages de destination. Ajoutez un suivi des bogues ou des ressources afin de signaler les problèmes dès qu'ils surviennent ou d'identifier les éléments essentiels à inclure.
4. Modèle commercial ClickUp Book of Record pour l'entreprise
Un registre est un ensemble de documents essentiels que les entreprises doivent conserver pour le suivi. Grâce au modèle de registre commercial de ClickUp, vous pouvez stocker tous les documents nécessaires dans un espace facile d'accès.
Ce modèle comprend des registres des ventes, des livres de caisse des ventes, des registres des achats, des livres de caisse des achats et des dépenses, ainsi que des résumés des livres de caisse. Chaque page comprend un tableau permettant de saisir rapidement toutes les informations pertinentes afin que vous puissiez vous consacrer à des tâches plus urgentes. 👩💻
5. Modèle de fiche d'employé ClickUp
Les modèles de base de données constituent un excellent moyen de gérer les ressources, notamment pour aider à recruter et former de nouveaux employés, examiner les procédures de paie et suivre la progression des employés.
Créez une nouvelle base de données contenant les informations relatives aux employés à l'aide du modèle « Employee Record » (Dossier employé) de ClickUp. Ce modèle comprend sept pages qui vous permettront d'achever rapidement les dossiers du personnel et d'ajouter les nouveaux employés. Utilisez les pages « Employee Contract » (Contrat d'employé) et « Job Description » (Description du poste) pour gagner du temps lors de la rédaction des documents d'embauche.
Utilisez le modèle pour suivre la réussite des employés grâce à des pages de suivi des progrès sur 30, 60 et 90 jours. La page principale du dossier de l'employé offre une visibilité sur l'ensemble du travail de l'employé au sein de l'entreprise et constitue un bon endroit pour inclure les coordonnées de base, le titre du poste et la date d'embauche.
6. Modèle de répertoire des employés ClickUp
Si vous dirigez une grande organisation ou une grande entreprise, il est utile de disposer d'une base de données de contacts de vos employés. Ainsi, les membres des différentes équipes et des différents services connaissent les différents rôles et savent qui en est responsable. Créez une base de données des employés à l'aide du modèle de répertoire des employés ClickUp.
Grâce aux sept types d'affichage proposés par ce modèle de gestion des contacts, vous pouvez facilement filtrer et voir ce qui se passe dans l'entreprise à tout moment. Utilisez les affichages « Statut de travail » et « Travaille actuellement » pour voir quels employés sont actifs et impliqués dans différents projets. Passez à l'affichage « Service » pour vous concentrer sur une équipe spécifique ou consultez le « Calendrier des congés » pour savoir quand les employés prennent des vacances ou des congés.
Grâce à ses 21 champs personnalisés, cet annuaire des employés est vraiment unique. Ajoutez des champs pour le fuseau horaire, les fiches de présence, l’emplacement de travail et les compétences, ou amusez-vous avec les champs anniversaire, anniversaire de travail et prime qui permettent de célébrer facilement les jalons. 🥳
7. Modèle de répertoire de photos ClickUp
Vous aimez les visuels ? Le modèle de répertoire photo de ClickUp fait passer la base de données classique des employés à un niveau supérieur. Il comprend des cartes photo de chaque employé et des informations de base, notamment leurs coordonnées et leur titre de poste. Ajoutez une tâche à votre processus d'intégration afin de créer un nouveau modèle pour chaque employé lorsqu'il est embauché à l'aide de cet outil pratique.
8. Modèle de répertoire des membres ClickUp avec photos
Les logiciels de base de données clients personnalisés peuvent être coûteux, mais vous pouvez bénéficier des mêmes avantages sans payer le prix fort grâce à des logiciels de base de données gratuits, tels que le modèle ClickUp Membership Directory with Photos. Ce répertoire vous permet de suivre les programmes d'adhésion, de visualiser les relations clients et de surveiller les inscriptions en toute simplicité.
Utilisez les cinq types d'affichage différents pour filtrer la base de données Access par type d'adhésion ou pour obtenir un aperçu de tous les membres. Grâce à l'affichage « Formulaire d'adhésion », il est facile d'apporter des modifications pour attirer de nouveaux utilisateurs et obtenir des inscriptions sans effort supplémentaire. 💪
9. Modèle de base de connaissances RH ClickUp
Une base de connaissances pour les employés est l'un des meilleurs outils dont peuvent disposer les ressources humaines. Ces bases de données contiennent toutes les informations, procédures et politiques importantes de l'entreprise. Ainsi, les nouveaux employés et les employés existants savent où trouver les informations de base sur l'entreprise, ce qui permet de gagner du temps en évitant de répondre aux questions courantes.
Créez une base de données utile pour votre entreprise grâce au modèle de base de connaissances RH de ClickUp. La base de données Access comprend des sections consacrées aux politiques en matière de congés, aux avantages sociaux liés au bien-être et à la santé, ainsi qu'à d'autres procédures, telles que la manière de célébrer les jalons importants et les offres RH uniques.
Il existe également une section destinée à l'équipe RH où vous pouvez inclure des photos, des coordonnées et des titres de poste au cas où les employés auraient besoin de contacter quelqu'un.
Mieux encore, le modèle comprend une section FAQ où vous pouvez répondre aux questions fréquemment posées. Utilisez cet espace pour répondre à des requêtes telles que « À faire si vous avez épuisé vos congés maladie payés ? », « Comment signaler une plainte ? », etc.
10. Modèle de base de données de planification du calendrier Microsoft Access par Access Templates
Ce modèle de base de données Microsoft Access est conçu pour simplifier la planification et la gestion des calendriers. Ce système de gestion est une base de données de bureau. Passez d'un affichage à l'autre dans le modèle MS Access pour voir les plannings basés sur des paramètres quotidiens, hebdomadaires, bihebdomadaires ou mensuels.
Filtrez par membre de l'équipe pour voir l'emploi du temps d'un employé spécifique ou optez pour une vue plus large de l'entreprise afin de voir les différentes charges de travail des différents services. Utilisez le code VBA ou des macros telles que les fonctions Access SQL Server, y compris les tables et les formulaires, pour créer des rendez-vous dans le Calendrier et afficher des rapports.
Utilisez la fonction de recherche pour personnaliser votre affichage dans le modèle de base de données MS Access. Ajoutez jusqu'à sept personnes au total pour obtenir un aperçu d'une journée spécifique. Attribuez une couleur à chaque personne afin de voir visuellement qui est occupé et à quel moment.
Gagnez en efficacité grâce aux modèles de base de données
Les modèles de base de données peuvent vous faciliter la vie, que vous travailliez dans les ressources humaines ou le marketing, ou que vous dirigiez votre propre entreprise. Grâce à ces modèles, vous pouvez tout créer, des répertoires d'entreprise et bases de connaissances aux bases de données de blogs et registres d'activité.
En quelques clics, vous pouvez reproduire le contenu que vous utilisez souvent, ce qui vous permet de concentrer votre énergie sur des tâches plus importantes. Les modèles de base de données ne sont pas réservés aux entreprises.
Il existe une multitude de façons d'utiliser les modèles de base de données dans votre vie personnelle. Utilisez un modèle pour créer un inventaire de votre domicile à des fins d'assurance ou si vous louez votre maison comme location de vacances.
Vous pouvez également en utiliser un pour suivre les notes de frais liées à des projets de rénovation ou à l'entretien régulier de votre véhicule. Les modèles de base de données de calendrier sont un excellent moyen de rester au courant du planning de votre famille, des matchs de football aux répétitions de musique, en passant par les disponibilités de votre partenaire ou de votre baby-sitter. 🏡
Il existe un modèle de base de données pour presque tous les cas d'utilisation. Essayez ClickUp dès aujourd'hui pour découvrir comment ces modèles peuvent rationaliser votre productivité et rendre votre vie professionnelle plus agréable. Parcourez notre galerie de modèles pour trouver d'autres modèles de bases de données et de documentation sur les environnements de travail adaptés à tous vos besoins d'entreprise.