10 modèles gratuits de notes de frais dans Excel, Google Sheets et ClickUp

Qu'il s'agisse de présenter un remboursement de dépenses ou de gérer le budget d'un projet, les notes de frais font partie intégrante de tout type d'entreprise.

Pourtant, les rédiger n'est pas vraiment une partie de plaisir.

En fait, il peut s'agir d'un processus fastidieux et chronophage, surtout si vous devez les créer de A à Z à chaque fois. Heureusement, il existe une solution simple et gratuite à laquelle chaque équipe peut avoir recours !

Les modèles de notes de frais rendent le processus de soumission des notes de frais plus rapide, plus fluide et sans erreur, grâce à des schémas professionnels préétablis. De plus, vous pouvez accéder gratuitement à un certain nombre de modèles détaillés et personnalisables.

Pour célébrer les modèles de notes de frais, discutons des principales qualités à rechercher dans votre prochain modèle de note de frais et accédons à 10 de nos favoris pour Excel, Google Sheets et ClickUp. Nous explorerons leurs meilleures caractéristiques et vous montrerons comment en tirer le meilleur parti à temps pour votre prochaine grande dépense. 🎉

Qu'est-ce qu'un modèle de note de frais ?

Une note de frais est un document utilisé par les entreprises pour suivre leurs dépenses. Un modèle de note de frais est un formulaire préétabli qui facilite le processus d'élaboration de la note de frais par l'entreprise. 🖊️

Les notes de frais sont le plus souvent créées lorsqu'un employé engage des frais pour le compte de l'entreprise. Elles précisent le coût de chaque article ou service afin de garantir un remboursement précis. Mais elles peuvent également servir à d'autres fins ! De nombreuses équipes utilisent les notes de frais pour remplir leur déclaration d'impôts, évaluer les dépenses de l'entreprise, etc l'impact d'un projet ou pour un simple contrôle du budget .

L'utilisation d'un modèle de note de frais présente certains avantages :

• Efficacité : Comme il vous suffit de saisir des valeurs pour chaque nouvelle dépense, vous pouvez créer des rapports rapidement et efficacement
• Des résultats professionnels : Le modèle vous couvre sur ce point, de sorte que vous n'avez plus qu'à vous soucier des chiffres. Vous avez la possibilité de choisir le modèle de rapport de dépenses qui correspond le mieux à votre marque et au niveau de formalité préféré de votre entreprise
• Lignes directrices : Si vous n'avez jamais rédigé de note de frais auparavant, un modèle vous permettra de ne pas oublier d'informations importantes
• Amélioration de la communication : Grâce à une note de frais détaillée, les évaluateurs et les autres parties prenantes savent clairement à quoi sert réellement le budget approuvé
• Fonctionnalités supplémentaires : Les modèles numériques sont dotés de diverses fonctionnalités d'intégration et de fonctions permettant de joindre des reçus et d'autres éléments utiles à vos rapports

Ce qu'il faut rechercher dans un modèle de note de frais de premier ordre

Un modèle de note de frais de qualité supérieure doit..

• Avoir un plan clair : Il doit être clair, organisé et facile à lire
• Inclure toutes les sections nécessaires : Il doit offrir suffisamment d'espace et de sections pour ajouter tous les détails essentiels
• Fournir des instructions suffisantes : Il doit définir avec précision l'emplacement de vos informations et les fichiers à joindre
• Permettre une certaine flexibilité : Vous devez pouvoir personnaliser le modèle pour qu'il reflète vos pratiques, vos politiques et votre image de marque
• Être accessible sur plusieurs appareils : Vous devez pouvoir modifier le modèle en cours de route via votre ordinateur portable ou votre téléphone
• Améliorer la collaboration au sein de l'équipe : Qu'il s'agisse de commentaires ou d'un simple partage de fichiers, un modèle de haute qualité doit vous permettre decommuniquer avec vos collègues ## 10 modèles de notes de frais à utiliser en 2024

La déclaration des dépenses est simple lorsque vous disposez du bon modèle pour vous guider. Avec un cadre bien structuré et des catégories prédéfinies, vous pouvez documenter vos dépenses et vous assurer que tous les comptes sont parfaitement équilibrés.

Besoin d'aide pour trouver un modèle ? Nous sommes là pour vous aider.

Nous vous présentons les 10 meilleurs modèles de notes de frais pour ClickUp, Excel, Word et Google Sheets.

Cerise sur le gâteau, ils sont tous gratuits ! Vous pouvez donc gérer vos dépenses professionnelles sans vous ruiner. 🍒

1. Modèle de note de frais par ClickUp

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Modèle de rapport de dépenses par ClickUp

Commençons par quelque chose de simple mais d'efficace. Le Modèle de note de frais par ClickUp capture toutes les informations clés de n'importe quelle dépense dans une mise en page propre et colorée. 🌈

Ce modèle convivial pour les débutants est créé en Docs ClickUp -Les documents dynamiques et intégrés de ClickUp l'édition de documents qui ne ressemble à rien de ce que vous avez utilisé jusqu'à présent. Dans ce document prêt à l'emploi, vous trouverez des formats, des bannières et des styles prédéfinis qui vous permettront de remplir et de partager vos notes de frais plus facilement que jamais.

Avec des sections détaillées pour définir le membre impliqué, le budget, les dépenses, et plus encore, ce modèle contient tout ce dont vous avez besoin pour documenter correctement tous les frais liés à une équipe ou à un projet. La section Répartition des dépenses comprend un tableau dans lequel vous pouvez lister toutes les dépenses avec la date, la description et les sous-catégories, telles que la nourriture et les voyages.

Après avoir dressé la liste des dépenses professionnelles et trouvé le montant total, l'auteur peut ajouter des photos de ses reçus et les décrire directement dans le modèle. Une fois que vous avez atteint la fin du modèle, vous verrez un espace final pour que les évaluateurs approuvent et signent le rapport. De plus, comme pour tout ClickUp -vous pouvez personnaliser toutes les parties du document pour qu'elles correspondent à votre image de marque et à vos processus. Télécharger ce modèle

2. Modèle de rapport mensuel de dépenses par ClickUp

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Modèle de rapport mensuel de dépenses par ClickUp

Le Modèle de rapport mensuel de dépenses par ClickUp partage de nombreuses similitudes avec le modèle ClickUp Doc précédent, mais il est conçu pour gérer les dépenses professionnelles d'un employé sur une période d'un mois, offrant ainsi une solution pratique pour un rapport régulier et systématique.

En haut de ce modèle, vous verrez des sections désignées pour ajouter le logo, le nom et les coordonnées de votre entreprise. Plus bas dans la page, vous trouverez des sections pour définir l'objet et la période des dépenses. L'auteur de la demande peut ensuite indiquer son nom, son poste, son numéro d'identification, son numéro de sécurité sociale et d'autres détails dans la section Informations sur l'employé afin de garantir un remboursement correct.

Deux tableaux permettent de répertorier les dépenses. Le premier est un résumé général avec les coûts totaux pour chaque catégorie, y compris le transport, l'hébergement et la nourriture. Le deuxième et dernier tableau permet de détailler les dépenses. Si les dépenses se rapportent à un certain compte professionnel vous aurez l'espace nécessaire pour le préciser dans cette section. Télécharger ce modèle

3. Modèle de rapport de dépenses de l'employé par ClickUp

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Modèle de rapport de dépenses de l'employé par ClickUp

Si vous organisez fréquemment des voyages d'affaires, le Modèle de rapport de dépenses de l'employé par ClickUp facilitera considérablement le processus grâce à un document préformaté permettant de garder le contrôle sur les dépenses liées aux déplacements de chaque employé. 🧳

Ce modèle chargé se compose de huit pages au total. La première page contient des informations de base sur l'organisation, l'expéditeur et le destinataire. Les cinq pages suivantes représentent différents types de dépenses, notamment :

1. L'hébergement
2. Transport et carburant
3. Repas
4. Divertissement
5. Divers

Chaque page contient des tableaux permettant de répertorier tous les coûts et de fournir des détails sur chaque transaction. À partir de là, l'employé peut naviguer vers la sous-page Pièces jointes aux reçus pour justifier ses dépenses à l'aide des documents appropriés.

Enfin, sur la page Résumé des frais de voyage, vous trouverez la liste finale des dépenses par type et le montant total du remboursement dû à votre employé.

Pour une utilisation encore plus aisée, utilisez la table des matières située sur le côté gauche du document. Cliquez sur la table des matières collante pour afficher le contenu de la page à droite. Télécharger ce modèle

4. Modèle de rapport et de dépenses d'entreprise par ClickUp

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Modèle de rapport et de dépenses d'entreprise par ClickUp

bien que les modèles de type Doc soient certainement populaires parmi les modèles de rapport de dépenses, ce n'est pas la seule façon d'en créer un ! Voyons comment vous pouvez organiser des dépenses et des budgets plus complexes à l'aide du modèle de rapport de dépenses Modèle de rapport et de dépenses d'entreprise par ClickUp . Ce modèle au niveau de la liste est doté de nombreuses fonctionnalités prêtes à l'emploi, notamment des champs personnalisés, des tâches préétablies et plusieurs vues pour vous aider à gérer vos notes de frais sous tous les angles.

Recueillez et stockez les données proprement dans votre espace de travail tout en obtenant des informations précieuses sur les habitudes de dépenses de votre entreprise ou de votre équipe à l'aide de ce modèle personnalisable. Ce modèle est doté de différentes ressources pour gérer les dépenses, de la réception à l'exécution, y compris :

• Formulaire vue : Une note de fraisformulaire d'admission que vous pouvez partager avec les employés via une simple URL afin de recueillir des informations sur leurs dépenses. Une fois complétée, la soumission crée automatiquement une tâche
• Liste vue : Une liste principale interactive des dépenses, organisée par défaut par type de dépenses. Vous pouvez trouver les informations essentielles sur chaque dépense dans les colonnes de droite
• Tableau vue : ATableau de type Kanban de dépenses organisées par statut. Glissez-déposez les tâches sur le tableau pour changer leur statut en cours d'approbation
• Docs : Un document de rapport de dépenses d'entreprise similaire aux modèles précédents de la liste

Vous pouvez personnaliser tous les aspects de ce modèle pour qu'il corresponde aux étapes de votre processus, appliquer des filtres et modifier les critères de regroupement ou de tri.

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5. Modèle de rapport de dépenses pour une petite entreprise par ClickUp

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Modèle de rapport de dépenses de petite entreprise par ClickUp

Bien que les vues multiples, les champs personnalisés et les statuts de tâches personnalisables semblent impressionnants pour n'importe quel rapport de dépenses, votre petite entreprise n'a peut-être pas besoin de tout cela pour rester efficace. Le modèle suivant connaît cela, en gardant les choses courtes et douces pour faciliter l'établissement de rapports précis et opportuns. 🔔

Ce modèle Modèle de rapport de dépenses pour une petite entreprise par ClickUp est un outil pratique conçu à cette fin précise. Il est facile à utiliser pour tout le monde, même si vous ne connaissez pas ClickUp ou si vous êtes moins doué pour la technologie.

Autre modèle de style Doc, cette ressource présente une structure familière. Elle commence par le nom de l'entreprise, son logo et la présentation du déclarant, une section consacrée aux informations sur le déclarant. Dans la section Détails des dépenses, vous détaillerez chaque dépense, la date à laquelle elle a été effectuée et le montant qu'elle a coûté à l'entreprise.

Après la section réservée aux reçus, vient la section finale Autorisation. La personne qui approuve la transaction remplit ces zones et indique son nom, la date, sa signature, etc. Télécharger ce modèle

6. Modèle de gestion financière par ClickUp

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Modèle de gestion financière par ClickUp

Le Modèle de gestion financière ClickUp est votre guichet unique pour tout ce qui concerne les finances. Il centralise les données financières et permet d'accéder facilement aux informations essentielles et aux données de gestion documentation du projet dans un espace organisé au sein de la plateforme. Il vous permet également d'assigner des tâches et de suivre leur progression à l'aide de plusieurs vues, de champs personnalisés et de statuts de tâches personnalisés.

Dans ce modèle au niveau de l'espace, vous trouverez des dossiers distincts pour organiser les dépenses liées aux ventes, aux dépenses et aux produits et services. Dans chaque dossier, vous trouverez des listes distinctes avec des vues multiples pour les remboursements associés, un calendrier des paiements, listes de prix et bien d'autres choses encore.

Ce modèle est également livré avec quatre automations pré-fabriquées afin d'éliminer les tâches fastidieuses liées au processus de remboursement. Par exemple, lorsqu'un champ personnalisé est modifié, le statut de la tâche est automatiquement mis à jour. Vous pouvez également introduire des automatisations personnalisées pour répondre à votre flux de travail spécifique et aux dépendances des tâches. Télécharger ce modèle

7. Modèle de rapport de frais de voyage en Excel par Vertex42

Modèle de note de frais dans Google Sheets

Si vous préférez vous en tenir à vos feuilles de calcul éprouvées, nous avons ce qu'il vous faut ! Ce modèle de note de frais de voyage en Excel est une option fiable et familière pour la gestion des frais de voyage. 🛍️

En commençant par la période de déclaration, saisissez toutes les informations nécessaires dans les cellules désignées, telles que l'objet, le nom et le service. Les sections suivantes énumèrent toutes les dates de voyage et le montant de chaque catégorie de dépenses pour chaque jour. Une section est également consacrée à la ventilation des dépenses.

N'oubliez pas de joindre les reçus en guise de preuve, car le modèle ne prévoit pas de section à cet effet. 🧾

Comme il s'agit d'un document Excel, ce modèle ne prend pas en charge la collaboration en temps réel ou l'accès mobile. Alors que ClickUp offre une plateforme unifiée qui va au-delà du suivi des dépenses, Excel est un outil de feuille de calcul autonome. Télécharger ce modèle

8. Modèle de rapport de dépenses annuel en Word par ExcelTemplates

À la fin de l'année, utilisez le modèle de rapport de dépenses annuel en Word par ExcelTemplates pour créer un résumé

Il peut se passer beaucoup de choses au cours d'une année - voyages d'affaires, dîners avec des clients, événements de renforcement de l'esprit d'équipe . 👥

Un système solide de suivi des dépenses annuelles est primordial si vous voulez être exhaustif et clair sur l'affectation de vos dépenses annuelles.

C'est exactement ce à quoi sert le modèle de note de frais annuelle pour Word. Il s'agit d'un outil simple mais inestimable pour tenir à jour des dossiers de dépenses annuelles précis.

Comme vous le feriez dans n'importe quel document Word, saisissez et mettez en forme le texte souhaité. Tout d'abord, indiquez votre nom, votre titre, votre numéro d'identification et votre service dans la partie supérieure. Calculez vos dépenses pour chaque mois de l'année, puis additionnez-les par trimestre. Inscrivez les chiffres dans le tableau prévu à cet effet, en les classant par type de dépenses.

Pour toute remarque ou clarification particulière, reportez-vous à la section Commentaires supplémentaires. Terminez par le nom, la date et la signature de l'approbateur pour valider le document. ✒️

Si vous préférez toujours utiliser Word, ce modèle fera l'affaire. Toutefois, comme il a été conçu principalement pour l'édition de texte, ce programme offre des fonctionnalités limitées par rapport à Excel et ClickUp. Télécharger ce modèle

9. Modèle de rapport de dépenses de l'employé en Excel par ExcelTemplates

Suivez les revenus et les dépenses mensuels de vos employés avec le modèle de rapport de dépenses des employés en Excel par ExcelTemplates

Le modèle de rapport de dépenses de l'employé pour Excel est un moyen transparent de documenter, de catégoriser et d'analyser vos revenus et dépenses mensuels. 📆

Il est conçu principalement pour un usage personnel. Il comprend des catégories de dépenses telles que le logement et les services publics, qui ne sont généralement pas couverts par l'employeur. Néanmoins, grâce à sa nature flexible, vous pouvez adapter le modèle à divers contextes liés à l'entreprise. Son texte de remplacement constitue un point de départ solide pour la création de votre propre contenu.

Dans l'onglet principal du résumé, l'employé doit indiquer ses sources de revenus dans la section verte et ses dépenses dans la section bleue. Les colonnes représentent les mois. Le modèle comporte également des onglets distincts pour chaque mois, ce qui vous permet d'aller plus en profondeur. Chaque catégorie de revenus ou de dépenses peut comporter plusieurs sous-catégories. Télécharger ce modèle

10. Modèle de rapport de dépenses dans Google Sheets

Modèle de note de frais dans Google Sheets

À ce stade, tout le monde et son chien savent à quoi sert un modèle de note de frais. Alors, allons droit au but : qu'est-ce qui rend ce modèle de note de frais pour Google Sheets unique ?

Tout d'abord, il s'agit probablement du modèle de note de frais hebdomadaire le plus détaillé de cette liste. Il propose de nombreux exemples pour chaque catégorie, ce qui vous permet de détailler précisément les dépenses hebdomadaires. Grâce aux formules prédéfinies, toutes les sommes sont calculées automatiquement. Non seulement vous pouvez gagner du temps et d'efforts, mais aussi d'éviter de faire des maths, ce qui est toujours un plus ! 🔣

Comme ClickUp, Google Sheets est une plateforme basée sur le cloud qui enregistre automatiquement vos progrès et les stocke en ligne en toute sécurité dans le cloud. Vous pouvez accéder au document depuis n'importe quel appareil et même modifier le rapport avec d'autres personnes en temps réel. Télécharger ce modèle

Les 10 meilleurs modèles de notes de frais - un aperçu

Nous savons que vous êtes très occupé, c'est pourquoi nous avons résumé les points clés pour vous dans le tableau ci-dessous :

L'intégration de ces modèles dans votre flux de travail permet également de garantir la fluidité du processus clôture du projet il s'agit d'un processus de clôture de projet. Il vous permet de clôturer les dossiers financiers et les approbations rapidement et avec précision. 💵

Simplifier le suivi des dépenses avec les modèles de ClickUp

Profitez des nombreux avantages qu'offrent ces modèles de notes de frais. Documentez toutes vos dépenses et autres données financières en un seul endroit, analysez-les et obtenez une vue d'ensemble systématique de la situation financière de votre entreprise.

Pour une compréhension complète des dépenses liées à votre entreprise et à vos projets, vous ne pouvez pas vous tromper avec un modèle de rapport de dépenses de ClickUp. Non seulement vous aurez accès à des tonnes de fonctionnalités riches et dynamiques sans aucun frais, mais vous serez en mesure de pousser votre modèle beaucoup plus loin avec plus de 1 000 intégrations et une vaste bibliothèque de modèles pour tous les cas d'utilisation. Inscrivez-vous à ClickUp dès aujourd'hui pour que vos rapports de dépenses atteignent de nouveaux sommets. ⛰️