Que vous soumettiez une demande de remboursement de frais ou que vous gériez le budget d'un projet, les notes de frais font partie intégrante de toute entreprise.
Mais les remplir n'est pas vraiment une partie de plaisir.
En réalité, cela peut être un processus fastidieux et chronophage, surtout si vous devez les créer à partir de zéro à chaque fois. Heureusement, il existe une solution simple et gratuite à laquelle toutes les équipes peuvent avoir recours !
Les modèles de notes de frais vous permettent de soumettre vos notes de frais plus rapidement, plus facilement et sans erreur grâce à des modèles professionnels prêts à l'emploi. De plus, vous pouvez accéder gratuitement à un nombre de modèles personnalisables et détaillés.
Pour célébrer les modèles de notes de frais, discutons des principales qualités à rechercher dans votre prochain modèle de note de frais et découvrons 10 de nos modèles favoris pour Excel, Google Sheets et ClickUp. Nous explorerons leurs meilleures fonctionnalités et vous montrerons comment en tirer le meilleur parti à temps pour votre prochaine dépense importante. ?
Qu'est-ce qu'un modèle de note de frais ?
⭐ Modèle présenté
Vous croulez sous les reçus et les feuilles de calcul désordonnées ? Simplifiez le suivi de vos dépenses grâce au modèle gratuit de note de frais de ClickUp: fini le chaos, place à la clarté.
Un rapport de dépenses est un document utilisé par les entreprises pour suivre leurs dépenses. Un modèle de rapport de dépenses est un formulaire pré-rempli qui facilite le processus de création de rapports pour l'entreprise. ?️
Les notes de frais sont le plus souvent créées lorsqu'un employé engage des dépenses pour le compte de l'entreprise. Elles précisent le coût de chaque élément ou service afin de garantir un remboursement précis. Mais elles peuvent également servir à d'autres fins ! De nombreuses équipes utilisent les notes de frais pour remplir leurs déclarations fiscales, évaluer l'impact d'un projet ou simplement contrôler leur budget.
Voici quelques avantages liés à l'utilisation d'un modèle de note de frais :
- Efficacité : comme vous n'avez qu'à saisir les valeurs pour chaque nouvelle dépense, vous pouvez créer des rapports rapidement et efficacement.
- Des résultats professionnels : le modèle s'occupe de tout, vous n'avez plus qu'à vous concentrer sur le nombre. Vous pouvez choisir le modèle de note de frais qui correspond le mieux à votre marque et au niveau de formalité souhaité par votre entreprise.
- Conseils : si vous n'avez jamais rédigé de note de frais auparavant, un modèle vous permettra de ne rien oublier d'important.
- Amélioration de la communication : grâce à un rapport de dépenses complet, les réviseurs et autres parties prenantes ont une vision claire de l'utilisation réelle du budget approuvé.
- Fonctionnalités supplémentaires : les modèles numériques offrent diverses fonctionnalités d'intégration et permettent de joindre des reçus et d'autres documents utiles en tant que pièces jointes à vos rapports.
Ce qu'il faut rechercher dans un modèle de note de frais
Un modèle de note de frais de haute qualité doit...
- Ayez une structure claire : elle doit être claire, organisée et facile à lire.
- Incluez toutes les sections nécessaires : le modèle doit offrir suffisamment d'espace et de sections pour ajouter tous les détails importants.
- Fournissez des instructions suffisantes : il faut définir précisément où vos informations doivent être placées et quelles pièces jointes doivent être ajoutées.
- Faites preuve d'une certaine souplesse : vous devriez pouvoir personnaliser le modèle afin qu'il reflète vos pratiques, vos politiques et votre image de marque.
- Accessible sur plusieurs appareils : vous devriez pouvoir effectuer des modifications en cours du modèle où que vous soyez, depuis votre ordinateur portable ou votre téléphone.
- Améliorez la collaboration au sein de votre équipe : que ce soit par le biais de commentaires ou d'un simple partage de fichiers, un modèle de haute qualité doit vous permettre de communiquer avec vos collègues.
10 modèles de notes de frais à utiliser
La gestion des rapports sur les frais est simple lorsque vous disposez du modèle adéquat pour vous guider. Grâce à une structure bien organisée et à des catégories prédéfinies, vous pouvez documenter vos dépenses et vous assurer que tous vos comptes sont parfaitement équilibrés.
Vous avez besoin d'aide pour en trouver un ? Nous sommes là pour vous aider.
Suivez-nous tandis que nous passons en revue les 10 meilleurs modèles de notes de frais pour ClickUp, Excel, Word et Google Sheets.
Et cerise sur le gâteau, ils sont tous gratuits ! Vous pouvez ainsi gérer les dépenses de votre entreprise sans vous ruiner. ?
1. Modèle de note de frais par ClickUp
Commençons par quelque chose de simple mais efficace. Le modèle de note de frais de ClickUp permet de saisir toutes les informations clés relatives à une dépense dans une disposition claire et colorée. ?
Ce modèle convivial pour les débutants est créé dans ClickUp Docs, l'outil de modification en cours de documents dynamique et intégré de ClickUp, qui ne ressemble à aucun autre outil que vous avez utilisé auparavant. Dans ce document prêt à l'emploi, vous trouverez des formats, des bannières et des styles prédéfinis qui faciliteront plus que jamais le processus d'achevement et de partage de vos notes de frais.
Avec des sections détaillées pour définir le membre concerné, le budget, les dépenses et plus encore, ce modèle contient tout ce dont vous avez besoin pour documenter correctement toutes les dépenses liées à une équipe ou à un projet. La section Répartition des dépenses comprend un tableau dans lequel vous pouvez répertorier toutes les dépenses avec la date, la description et les sous-catégories, telles que la nourriture et les déplacements.
Après avoir répertorié les dépenses professionnelles et calculé le montant total, l'auteur peut ajouter des photos de ses reçus et les décrire directement dans le modèle. Une fois que vous avez atteint la fin du modèle, vous verrez un espace final permettant aux réviseurs d'approuver et de signer le rapport. De plus, comme pour tous les modèles ClickUp, vous pouvez personnaliser toutes les parties du document afin de l'adapter à votre image de marque et à vos processus.
2. Modèle de rapport de dépenses mensuel par ClickUp
Le modèle de rapport de dépenses mensuel de ClickUp présente de nombreuses similitudes avec le modèle ClickUp Doc précédent, mais il est conçu pour gérer les dépenses professionnelles d'un employé sur une période d'un mois, offrant ainsi une solution pratique pour établir des rapports réguliers et systématiques.
En haut de ce modèle, vous trouverez des sections prévues pour ajouter le logo, le nom et les coordonnées de votre entreprise. Plus bas sur la page, vous trouverez des sections permettant de définir l'objet et la période des dépenses. Le demandeur peut ensuite indiquer son nom, sa position, son identifiant, son numéro de sécurité sociale et d'autres informations dans la section Informations sur l'employé afin de garantir un remboursement correct.
Deux tableaux permettent de répertorier les dépenses. Le premier est un résumé général indiquant le coût total pour chaque catégorie, y compris le transport, l'hébergement et la nourriture. Le deuxième et dernier tableau vous permet de détailler et de ventiler les dépenses de manière plus précise. Si la dépense concerne un compte d'entreprise spécifique, vous pouvez l'indiquer dans cette section.
3. Modèle de note de frais pour employés par ClickUp
Si vous organisez fréquemment des voyages d'affaires, le modèle de note de frais pour employés de ClickUp vous facilitera considérablement la tâche grâce à un document préformaté qui vous permettra de suivre les dépenses liées aux déplacements de chaque employé. ?
Ce modèle complet comprend huit pages au total. La première page contient les informations de base sur l'organisation, l'expéditeur et le destinataire. Les cinq pages suivantes représentent différents types de dépenses, notamment :
- Hébergement
- Transport et carburant
- Repas
- Divertissement
- Divers
Chaque page contient des tableaux permettant de répertorier tous les coûts et de fournir des détails sur chaque transaction. À partir de là, l'employé peut accéder à la sous-page pré-remplie « Pièces jointes » afin d'étayer ses dépenses avec les documents appropriés.
Enfin, sur la page Résumé des frais de déplacement , vous trouverez la liste finale des dépenses par type et le montant total du remboursement dû à votre employé.
Pour une expérience encore plus fluide, utilisez la table des matières située à gauche du document. Activez la table des matières fixe pour afficher le contenu de la page à droite.
4. Modèle de rapport et de dépenses professionnelles par ClickUp
Si les modèles de type Doc sont très populaires parmi les modèles de notes de frais, ce n'est pas la seule façon d'en créer un ! Voyons comment vous pouvez organiser des dépenses et des budgets plus complexes à l'aide du modèle Business Expense & Report Template de ClickUp. Ce modèle de type liste regorge de fonctionnalités prêtes à l'emploi, notamment des champs personnalisés, des tâches prédéfinies et plusieurs vues pour vous aider à gérer vos notes de frais sous tous les angles.
Collectez et stockez vos données de manière ordonnée dans votre environnement de travail tout en obtenant des informations précieuses sur les habitudes de dépenses de votre entreprise ou de votre équipe grâce à ce modèle personnalisable. Ce modèle regorge de différentes ressources pour gérer les dépenses, de leur saisie à leur exécution, notamment :
- Formulaire à consulter : un formulaire de saisie des notes de frais que vous pouvez partager avec vos employés via une simple URL afin de recueillir des informations sur leurs dépenses. Une fois achevé, l’envoi crée automatiquement une tâche.
- Vue Liste : une liste interactive des dépenses, classées par type de dépense par défaut. Vous trouverez les informations essentielles sur chaque dépense dans les colonnes de droite.
- Vue Tableau : un tableau de dépenses de type Kanban organisé par statut. Faites glisser et déposez les tâches sur le tableau pour modifier leur statut en attendant leur approbation.
- Documents : un document de note de frais professionnel similaire aux modèles précédents figurant dans la liste.
Vous pouvez personnaliser tous les aspects de ce modèle afin qu'il corresponde aux étapes de votre processus, appliquer des filtres et modifier les critères de regroupement ou de tri.
Découvrez ces modèles de propositions budgétaires!
5. Modèle de note de frais pour petites entreprises par ClickUp
Si les multiples vues, les champs personnalisés et les statuts de tâches personnalisables semblent impressionnants pour tout rapport de dépenses, votre petite entreprise n'a peut-être pas besoin de toutes ces fonctionnalités pour rester efficace. Le modèle suivant en tient compte, en restant concis et clair afin de faciliter la création de rapports précis et ponctuels. ?
Ce modèle de rapport de dépenses pour petites entreprises de ClickUp est un outil pratique conçu exactement dans ce but. Il est facile à utiliser pour tout le monde, même si vous êtes novice dans l'utilisation de ClickUp ou peu familiarisé avec les technologies.
Ce modèle, également de type document, présente une structure familière. Il commence par le nom de l'entreprise, le logo et la section « Reporter Overview » (Aperçu du déclarant), qui est consacrée aux informations relatives à la personne qui soumet la note. Dans la section « Expense Details » (Détails des dépenses), vous détaillerez chaque dépense, la date à laquelle elle a été effectuée et le montant qu'elle a coûté à l'entreprise.
Après la section réservée aux reçus vient la section finale intitulée Autorisation. La personne qui approuve la transaction remplira ces champs et indiquera son nom, la date, sa signature, etc.
6. Modèle de rapport de gestion financière et de dépenses par ClickUp
Le modèle de gestion financière ClickUp est votre guichet unique pour tout ce qui concerne les finances. Il centralise les données financières, offrant un accès facile aux informations critiques et à la documentation des projets dans un espace organisé au sein de la plateforme. Il vous permet également d'attribuer des tâches et de suivre leur progression à l'aide de plusieurs vues, de champs personnalisés et de statuts de tâches personnalisés.
Dans ce modèle Space, vous trouverez des dossiers séparés pour organiser les dépenses liées aux ventes, aux dépenses et aux produits et services. Dans chaque dossier, vous trouverez des listes séparées avec plusieurs vues pour les remboursements associés, un calendrier de paiement, des listes de prix, etc.
Ce modèle comprend également quatre automatisations prédéfinies pour éliminer les tâches fastidieuses liées au processus de remboursement. Par exemple, lorsqu'un champ personnalisé change, le statut de la tâche est automatiquement mis à jour. Vous pouvez également introduire des automatisations personnalisées pour répondre à votre flux de travail spécifique et aux dépendances entre les tâches.
? En savoir plus : Qu'est-ce que l'automatisation des flux de travail et comment la mettre en œuvre à l'aide de ClickUp ?
7. Modèle de liste des frais de déplacement dans Excel par Vertex42
Si vous préférez vous en tenir à vos feuilles de calcul éprouvées, nous avons ce qu'il vous faut ! Ce modèle de note de frais de déplacement dans Excel est une option fiable et familière pour gérer les dépenses liées aux déplacements. ?️
À partir de la période de référence, saisissez toutes les informations nécessaires dans les cellules prévues à cet effet, telles que l'objet, le nom et le service. Les sections suivantes présentent une liste de toutes les dates de déplacement et du montant de chaque catégorie de dépenses par jour. Une section est également consacrée au détail des éléments de dépenses.
N'oubliez pas de joindre les reçus à titre de preuve, car le modèle ne comporte pas de section prévue à cet effet. ?
Comme il s'agit d'un document Excel, ce modèle ne prend pas en charge la collaboration en temps réel ni l'accès mobile. Alors que ClickUp offre une plateforme unifiée qui va au-delà du suivi des dépenses, Excel est un outil de tableur autonome.
8. Modèle de rapport de dépenses annuel au format Word par ExcelTemplates
Beaucoup de choses peuvent se passer en un an : voyages d'affaires, dîners avec des clients, évènements de team building. ?
Un système fiable de suivi des dépenses annuelles est essentiel si vous souhaitez avoir une vision claire et précise de l'utilisation de vos dépenses annuelles.
C'est exactement à cela que sert le modèle de rapport de dépenses annuel pour Word. Il s'agit d'un outil simple mais précieux pour assurer la maintenance des registres annuels précis de vos dépenses.
Comme dans n'importe quel document Word, saisissez et mettez en forme le texte souhaité. Commencez par indiquer votre nom, votre titre, votre identifiant et votre service en haut du document. Calculez vos dépenses pour chaque mois de l'année, puis additionnez-les par trimestre. Saisissez les nombres dans le tableau fourni, en les classant par type de dépense.
Pour toute remarque ou précision particulière, reportez-vous à la section Commentaires supplémentaires. Terminez par le nom, la date et la signature de la personne chargée de valider le document. ✒️
Si vous préférez toujours utiliser Word, ce modèle de note de frais basique fera l'affaire. Cependant, comme il a été conçu principalement pour l'édition de texte, ce programme offre des fonctionnalités limitées par rapport à Excel et ClickUp.
9. Modèle de note de frais pour employés dans Excel par ExcelTemplates
Le modèle de note de frais pour employés pour Excel est un moyen simple de documenter, classer et analyser vos revenus et dépenses mensuels. ?
Il est principalement conçu pour un usage personnel. Il comprend des fonctionnalités telles que le logement et les services publics, qui ne sont généralement pas pris en charge par l'employeur. Néanmoins, grâce à sa flexibilité, vous pouvez adapter le modèle à divers contextes liés à l'entreprise. Son texte de remplacement constitue un excellent point de départ pour créer votre propre contenu.
Dans l'onglet résumé principal, l'employé doit établir une liste de ses sources de revenus dans la section verte et de ses dépenses dans la section bleue. Les colonnes représentent les mois. Le modèle comporte également des onglets distincts pour chaque mois, ce qui vous permet d'approfondir vos analyses. Chaque catégorie de revenus ou de dépenses peut comporter plusieurs sous-catégories.
10. Modèle de note de frais dans Google Sheets
À ce stade, tout le monde sait à quoi sert un modèle de note de frais. Alors, allons droit au but : qu'est-ce qui rend ce modèle de note de frais simple pour Google Sheets unique ?
Pour commencer, il s'agit probablement du modèle de note de frais hebdomadaire le plus détaillé de cette liste. Il propose de nombreux exemples pour chaque catégorie, vous permettant de détailler précisément vos dépenses hebdomadaires. Grâce aux formules préétablies, tous les totaux sont calculés automatiquement. Non seulement vous gagnez du temps et économisez vos efforts, mais vous évitez également de faire des calculs, ce qui est toujours un plus ! ?
Tout comme ClickUp, Google Sheets est une plateforme cloud qui enregistre automatiquement votre progression et la stocke en toute sécurité en ligne dans le cloud. Vous pouvez accéder au document depuis n'importe quel appareil et même effectuer des modifications en cours sur le rapport avec d'autres personnes en temps réel.
Les 10 meilleurs modèles de notes de frais — Aperçu général
Nous savons que vous êtes très occupé, c'est pourquoi nous avons résumé les points clés pour vous dans le tableau ci-dessous :
| Modèle | Ce qu'il apporte |
| Modèle de note de frais ClickUp | Simplifiez le suivi de vos dépenses grâce à une disposition claire et dynamique. |
| Modèle de rapport de dépenses mensuelles ClickUp | Vous aide à produire des rapports sur vos dépenses d’entreprise sur une base mensuelle. |
| Modèle de note de frais pour les employés ClickUp | Garantit un remboursement équitable à chaque employé de votre organisation. |
| Modèle de rapport et de dépenses pour l'entreprise ClickUp | Fournit un cadre complet pour la gestion des dépenses et du travail associé. |
| Modèle de note de frais pour petites entreprises ClickUp | Offre aux petites entreprises un moyen simple de documenter leurs dépenses professionnelles. |
| Modèle de gestion financière ClickUp | Centralisez toutes vos informations financières, ce qui vous permet de les gérer facilement. |
| Modèle de note de frais de déplacement dans Excel par Vertex42 | Vous permet d'enregistrer vos frais de déplacement professionnels sous forme de tableau. |
| Modèle de rapport de dépenses annuel au format Word par ExcelTemplates | Facilite la création d'un rapport de dépenses de fin d'année, quel que soit le volume de données. |
| Modèle de note de frais pour employés dans Excel par ExcelTemplates | Permet aux employés de documenter facilement leurs revenus et dépenses mensuels. |
| Modèle de note de frais dans Google Sheets | Stockez tout votre travail dans le cloud et créez des notes de frais de manière collaborative. |
L'intégration de ces modèles dans votre flux de travail garantit également un processus de clôture de projet fluide. Elle vous permet de finaliser rapidement et avec précision les documents financiers et les approbations. ?
Simplifiez le suivi de vos dépenses grâce aux modèles de ClickUp.
Profitez des nombreux avantages offerts par ces modèles de notes de frais. Consignez toutes vos dépenses et autres données financières au même endroit, analysez-les et obtenez un aperçu systématique de la situation financière de votre entreprise.
Pour une compréhension complète de vos dépenses liées à l’entreprise et à vos projets, vous ne pouvez pas vous tromper avec les modèles de notes de frais de ClickUp. Non seulement vous aurez accès à des tonnes de fonctionnalités riches et dynamiques sans aucun frais, mais vous pourrez également exploiter pleinement votre modèle grâce à plus de 1 000 intégrations et une vaste bibliothèque de modèles pour tous les cas d'utilisation.
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