En tant que propriétaire d'entreprise ou chef de projet, vous gérez la plupart des choses vous-même au début. Marketing, stratégie de marque, communication avec les clients... la liste est longue ! Mais il y a une chose dont vous devez vous occuper pour vous développer : la gestion des données.
Les bases de données ne sont pas réservées aux grandes entreprises qui comptent des centaines ou des milliers de clients et de produits. Elles s'adressent à tous ceux qui souhaitent automatiser leur travail manuel afin de pouvoir assurer le suivi, la récupération et la protection de tous types d'informations.
Si vous utilisez Excel comme outil temporaire pour importer et exporter du travail, essayez ClickUp ! Vous aurez accès gratuitement à des rapports exploitables, à des enregistrements de modifications et à des intégrations puissantes, sans vous prendre la tête avec la technologie.
⏰ Résumé en 60 secondes
En tant que propriétaire d'entreprise ou chef de projet, une gestion efficace des données est essentielle pour faire évoluer et automatiser les tâches. Excel peut être utilisé pour créer une base de données simple, vous permettant de suivre et de gérer efficacement les informations.
- Étapes pour créer une base de données dans Excel : Configurez une structure de feuille de calcul : ouvrez Excel, entrez le titre de votre base de données et ajoutez des en-têtes de colonnes telles que Nom du client, E-mail, etc. Ajoutez ou importez des données : entrez manuellement les données ou importez-les à partir d'une base de données existante, en veillant à ce que les champs tels que Niveau de santé et Niveau d'assistance soient configurés sous forme de menus déroulants. Convertissez les données en tableau : Utilisez l'onglet Insertion pour convertir vos données en tableau, en excluant la ligne du titre. Mettez en forme le tableau : choisissez un design de tableau adapté à vos besoins d'affichage, que ce soit sur un grand écran ou un ordinateur portable. Enregistrez régulièrement votre travail pour vous assurer que les données sont à jour et sécurisées.
- Configurez une structure de feuille de calcul : ouvrez Excel, entrez le titre de votre base de données et ajoutez des en-têtes de colonnes telles que Nom du client, e-mail, etc.
- Ajouter ou importer des données : saisissez manuellement les données ou importez-les à partir d'une base de données existante, en veillant à ce que les champs tels que « Niveau de santé » et « Niveau d'assistance » soient configurés sous forme de menus déroulants.
- Convertissez les données en tableau : utilisez l'onglet Insertion pour convertir vos données en tableau, en excluant la ligne du titre.
- Mettez en forme le tableau : choisissez un modèle de tableau adapté à vos besoins d'affichage, que ce soit sur un grand écran ou un ordinateur portable.
- Enregistrez régulièrement votre travail pour vous assurer que les données sont à jour et sécurisées.
- Utilisez des modèles prédéfinis tels que Liste d'inventaire, Inventaire d'entrepôt et Liste de contacts pour rationaliser la création de votre base de données.
- Si vous êtes préoccupé par la capacité limitée d'Excel en matière de données, l'absence d'assistance simultanée pour les utilisateurs, la sécurité et la fiabilité médiocres des données, ainsi que son incapacité à gérer des requêtes complexes et des défis liés à la gestion des données, envisagez ClickUp comme alternative.
- ClickUp offre une solution plus robuste pour la gestion de bases de données grâce à des fonctionnalités telles que les champs personnalisés, le filtrage avancé et les intégrations transparentes. Profitez de possibilités infinies d'organisation des données, d'une collaboration améliorée et d'une gestion sécurisée des données grâce à la vue Tableur et aux modèles de ClickUp.
- Configurez une structure de feuille de calcul : ouvrez Excel, entrez le titre de votre base de données et ajoutez des en-têtes de colonnes tels que Nom du client, e-mail, etc.
- Ajouter ou importer des données : saisissez manuellement les données ou importez-les à partir d'une base de données existante, en veillant à ce que les champs tels que « Niveau de santé » et « Niveau d'assistance » soient configurés sous forme de menus déroulants.
- Convertissez les données en tableau : utilisez l'onglet Insertion pour convertir vos données en tableau, en excluant la ligne du titre.
- Mettez en forme le tableau : choisissez un modèle de tableau adapté à vos besoins d'affichage, que ce soit sur un grand écran ou un ordinateur portable.
- Enregistrez régulièrement votre travail pour vous assurer que les données sont à jour et sécurisées.
Comment créer une base de données dans Excel
Si vous avez eu du mal à créer ou à assurer la maintenance d'une base de données, vous avez peut-être l'impression que chaque jour est un nouveau départ, car le suivi est une tâche fastidieuse dans Excel.
Apprenons donc à créer une base de données dans Excel pour contourner les complexités et passer à la partie intéressante : interagir avec nos données !
Dans ce guide, nous utilisons Microsoft Word pour Mac version 16. 54 pour présenter une base de données de gestion des clients. Les fonctionnalités mentionnées peuvent être différentes si vous utilisez une autre plateforme ou version.
Étape 1 : Configurez une structure de feuille de calcul pour vos données
Ouvrez une feuille de calcul Excel, placez votre curseur dans la cellule A1 et saisissez le titre de votre base de données.
Passez à la ligne suivante et, de gauche à droite, utilisez la touche Tab pour vous déplacer dans votre base de données vierge afin d'ajouter vos en-têtes de colonnes. N'hésitez pas à vous inspirer de cette liste pour créer votre feuille de calcul :
- Nom du client
- Nom du contact
- Niveau de santé (menu déroulant)
- Niveau d'assistance (menu déroulant)
- Niveau d'engagement (menu déroulant)
- Dernier point de contact
- Score NPS
Revenez au titre de votre base de données et sélectionnez la première ligne jusqu'à la dernière colonne de votre tableau. Dans l'onglet Accueil de la barre d'outils du menu, cliquez sur Fusionner et centrer.
Étape 2 : Ajouter ou importer des données
Vous avez la possibilité de saisir manuellement des données ou d'importer des données à partir d'une base de données existante à l'aide de l'onglet Données externes. N'oubliez pas que vous disposerez d'un champ de base de données pour certaines colonnes. Voici une autre liste pour vous inspirer :
- Nom du client
- Nom du contact
- Niveau de santé (menu déroulant : Risque de perte, Moyen, Très bon)
- Niveau d'assistance (menu déroulant : Gold, Silver)
- Niveau d'engagement (menu déroulant : Élevé, Moyen, Faible)
- Dernier point de contact
- Score NPS
La modification en cours peut être intimidante dans Excel, alors prenez votre temps pour cette partie !
Étape 3 : Convertissez vos données en tableau
Convertissons maintenant vos données en un tableau de modèle de données !
Cliquez dans n'importe quelle cellule contenant des données (évitez les lignes vides) et, dans la barre d'outils du menu, allez dans l'onglet Insérer > Tableau. Toutes les lignes et colonnes contenant vos données seront sélectionnées. Nous ne voulons pas que le titre soit inclus dans le tableau, nous devons donc sélectionner manuellement le tableau sans le titre. Cliquez ensuite sur OK.
Étape 4 : Mettre en forme le tableau
Dans l'onglet Tableau de la barre d'outils du menu, choisissez le modèle de tableau qui vous convient le mieux. Savoir où votre tableau sera affiché vous aidera à prendre votre décision. Regarder une feuille de calcul sur un grand écran dans une salle de conférence ou sur un ordinateur portable de 16 pouces fait toute la différence dans l'expérience d'une personne avec les données !
Étape 5 : Enregistrez votre feuille de calcul de base de données
Enfin, enregistrez votre feuille de calcul, car vous devrez y revenir et effectuer manuellement des modifications en cours sur votre base de données plusieurs fois par jour ou par semaine avec les dernières informations. Préparez votre avenir pour la réussite, afin de ne pas risquer de tout recommencer !
Allez dans Fichier > Enregistrer sous > Nommez votre base de données > cliquez sur Enregistrer.
Modèles de base de données Excel gratuits
Consultez ces modèles de bases de données prêts à l'emploi pour démarrer rapidement votre tâche de création de base de données !
1. Modèle de liste d'inventaire Excel
2. Modèle d'inventaire d'entrepôt Excel
3. Modèle de liste de contacts Excel
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Limites de la création d'une base de données dans Excel
Excel est sans aucun doute un outil essentiel largement utilisé par les professionnels du monde entier et permet en effet aux utilisateurs de créer une base de données basique. Cependant, avant de décider de créer une base de données Excel, il est important de prendre en compte les limites qui y sont associées :
- Capacité de données limitée : Excel a une limite de lignes, qui est actuellement de 1 048 576 lignes. Une fois que votre base de données dépasse cette taille, Excel devient inutilisable et vous devez passer à un système de base de données plus sophistiqué.
- Absence d'assistance pour les utilisateurs simultanés : si vous souhaitez que plusieurs utilisateurs puissent saisir ou mettre à jour des données en même temps, Excel n'est pas la meilleure solution. Il ne prend pas en charge la modification en cours d'un même document par plusieurs utilisateurs, et la collaboration entre utilisateurs pourrait entraîner une corruption des données.
- Faible sécurité et fiabilité des données : en raison de ses fonctionnalités de sécurité limitées, Excel est vulnérable aux violations de données. De plus, des suppressions accidentelles de données peuvent se produire et, sans un système de sauvegarde adéquat, des données précieuses pourraient être perdues à jamais.
- Requêtes complexes et gestion des données : grâce à une base de données complète, vous pouvez effectuer des requêtes complexes et analyser les données de manière beaucoup plus efficace. Bien qu'Excel dispose de capacités d'analyse des données, celles-ci ne sont pas aussi sophistiquées et robustes que les outils utilisés dans les logiciels spécifiques aux bases de données.
Comment créer une base de données avec la vue Tableur de ClickUp
Si vous êtes dans une position où vous utiliserez quotidiennement une base de données, c'est-à-dire qu'il s'agit d'un outil essentiel à l'accomplissement de votre travail, Excel ne vous permettra pas de vous développer à long terme.
Excel n'est pas un logiciel de base de données conçu pour le monde du travail moderne. Les employés sont toujours en déplacement et privilégient les appareils mobiles. Un flux de travail Excel prend du temps qui devrait être consacré à établir des connexions avec les clients et à se concentrer sur des tâches importantes.
Bonus : logiciel de base de données pour Mac!
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La sécurité de bout en bout est-elle une condition non négociable pour votre outil de base de données ? C'est également le cas pour ClickUp !
ClickUp applique l'une des politiques les plus strictes de notre secteur afin de garantir que vos données ne tombent jamais entre les mains de tiers. Si vous avez des questions ou des préoccupations en matière de sécurité, n'hésitez pas à nous les poser à tout moment !
Utiliser la vue Tableur dans ClickUp, c'est comme utiliser une feuille de calcul Excel, sauf que :
- Les possibilités d'organisation des données sont infinies avec les champs personnalisés de ClickUp.
- Les options de filtrage avancées sont gratuites et facilitent la recherche de données et d'activités.
- Les tâches ClickUp vous permettent de planifier, d'organiser et de collaborer sur n'importe quel projet.
- Les intégrations natives ou tierces dans ClickUp connectent vos outils préférés entre eux.
- Les options de mise en forme permettent d'afficher uniquement les données dont vous avez besoin en quelques clics pour une lecture seule.
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Nous espérons que vous vous sentirez plus à l'aise dans le processus de création de bases de données. Vous disposez d'autres options qu'Excel pour rapprocher votre entreprise de ses objectifs.