Aujourd'hui, toutes les équipes professionnelles connaissent l'importance des données. Qu'il s'agisse de feuilles de calcul financières, de fichiers graphiques vectoriels, de documents collaboratifs, de présentations ou de tout autre type de données, celles-ci permettent à votre équipe d'accomplir son travail quotidien. Il est donc logique que la gouvernance des données soit une priorité pour votre équipe à chaque étape du processus.
Assurer la sécurité des données de votre équipe n'est pas nécessairement compliqué. Nous avons dressé une liste de 5 outils et stratégies que toute équipe professionnelle peut (et devrait !) utiliser pour protéger ses informations.
Voici ce qui figure sur la liste :
- Sauvegardez tôt, sauvegardez souvent
- Choisissez une plateforme de stockage cloud dotée de fonctionnalités d'effacement à distance.
- Gardez le contrôle sur l'accès aux fichiers et aux dossiers
- Les mots de passe restent un élément important de la sécurité des données.
- Ne laissez aucun appareil sans surveillance.
La sauvegarde des données de votre équipe sur les serveurs sécurisés d'un fournisseur de stockage cloud est un excellent moyen de vous protéger contre la perte de données.
Sauvegardez tôt, sauvegardez souvent
En matière de sécurité des données, le monde est devenu fou. Beaucoup de choses peuvent mal tourner. Que se passerait-il si le matériel de votre appareil tombait en panne et que vous perdiez vos fichiers enregistrés localement ? Que se passerait-il si vos données étaient corrompues par un virus ? Que se passerait-il si votre appareil était volé ou détruit ? Sans sauvegarde des données de votre équipe, n'importe laquelle de ces situations pourrait signifier la perte définitive de vos données.
Le moyen le plus simple de prévenir la perte de données est de les sauvegarder dans le cloud. Lorsque vous sauvegardez vos données dans le cloud, une copie de vos informations est créée et stockée sur le serveur sécurisé de votre fournisseur de stockage cloud.
Évidemment, plus vous effectuez souvent des sauvegardes de vos données, moins vous perdrez d'informations en cas d'urgence. La fréquence à laquelle votre équipe doit effectuer des sauvegardes dépend de divers facteurs, tels que la nature du travail de votre équipe.
Choisissez une plateforme de stockage cloud dotée de fonctionnalités d'effacement à distance
Si votre appareil est perdu ou volé, disposer d'une sauvegarde à jour de vos données aidera votre équipe à continuer à travailler sans interruption. Mais que se passe-t-il si votre appareil tombe entre de mauvaises mains ? Toutes les données sensibles sur lesquelles votre équipe a pu travailler (numéros de compte, noms de clients, etc.) pourraient être compromises.
Heureusement, certains fournisseurs de stockage cloud offrent des fonctionnalités d'effacement à distance à titre de mesure de sécurité. Cela signifie que si un appareil est perdu ou volé, vous pouvez effacer les fichiers associés à l'application de votre fournisseur de stockage cloud même si vous n'avez pas l'appareil entre les mains.
Comme vos données sont déjà sauvegardées dans le cloud, vous pouvez toujours y accéder à partir d'autres appareils et vous n'avez pas à vous soucier du risque de sécurité lié à l'accès non autorisé à vos données par du personnel non autorisé.
Si vous perdez votre appareil, vous ne savez jamais qui pourrait accéder à vos données. L'effacement à distance vous permet de protéger vos données quoi qu'il arrive.
Gardez le contrôle sur l'accès aux fichiers et aux dossiers
À ce propos, il est également important de surveiller qui accède à vos données et ce qu'ils en font. La plupart des fournisseurs de stockage cloud facilitent le travail collaboratif, et donc le partage de l'accès aux fichiers et aux dossiers, ce qui vous donne une longueur d'avance. Les outils de collaboration sécurisés accordent également différents niveaux de permission en fonction des rôles au sein de l'équipe.
En règle générale, n'accordez l'accès aux fichiers et dossiers qu'aux personnes qui en ont absolument besoin. Même s'il est peu probable que des membres d'autres équipes agissent intentionnellement de manière à mettre vos données en danger, limiter l'accès aux fichiers et dossiers réduit les risques d'accidents.
Il est certes important que plusieurs personnes travaillent sur un projet, mais il est également important de suivre qui a accès à quelles données.
Les mots de passe restent un élément important de la sécurité des données
C'est la base de la sécurité des données, et pourtant, beaucoup de gens n'ont toujours pas pris l'habitude d'utiliser les bonnes pratiques en matière de mots de passe. Avec tous les comptes personnels et professionnels auxquels nous accédons chaque jour, il peut être difficile de se souvenir d'un mot de passe unique pour chacun d'entre eux, et l'idée de changer tous ces mots de passe uniques tous les six mois (comme le recommandent la plupart des experts en cybersécurité ) est tout simplement intimidante.
Bonus : découvrez comment mettre en œuvre un cadre de gestion des risques liés à la cybersécurité
Mais n'ayez crainte ! Il existe toute une gamme d'outils de gestion sécurisée des mots de passe qui peuvent vous aider à garder tout en ordre.
Ne laissez aucun appareil sans surveillance
En cas de perte ou de vol d'un appareil, nous nous inquiétons immédiatement de la sécurité de nos données. Après tout, qui sait qui pourrait accéder à nos données depuis cet appareil lorsqu'il est hors de notre vue ?
Mais qu'en est-il lorsque vous laissez votre téléphone portable, que vous utilisez pour accéder à vos e-mails professionnels, sur la table d'un café pendant que vous allez chercher de la crème ? Et lorsque vous vous éloignez de votre ordinateur portable ou de bureau au travail sans vous déconnecter de votre compte ?
Peu importe où vous vous trouvez ou à quelle vitesse vous prévoyez de revenir à votre appareil, la meilleure bonne pratique pour maintenir la sécurité des données consiste à vous déconnecter avant de partir ou à emporter l'appareil avec vous, si possible.
Activez également l'authentification à deux facteurs afin de rendre l'accès à vos informations plus difficile.
Grâce à ces outils simples et à ces bonnes pratiques en matière de sécurité des données, votre équipe peut contribuer grandement à la protection de vos données.
La sécurité des données est extrêmement importante pour les équipes professionnelles d'aujourd'hui, mais l'adoption des bonnes pratiques en matière de sécurité des données ne doit pas nécessairement être difficile. Ces 5 outils et stratégies font partie de nos méthodes préférées pour assurer la sécurité des données de toute équipe et le bon fonctionnement de votre équipe. Quelles mesures de sécurité votre équipe prend-elle ? Nous serions ravis de connaître votre avis dans les commentaires !
Cet article est sponsorisé par Dropbox. Toutes les opinions exprimées sont les miennes. Dropbox n'est affilié à aucun autre produit ou service mentionné et ne les cautionne pas.
*
Melissa Pallotti est une rédactrice professionnelle, passionnée d'informatique et fan de hockey, basée à Pittsburgh, en Pennsylvanie. Vous pouvez contacter Melissa sur Twitter ou LinkedIn.