À l'idée de visualiser la progression financière de votre projet, vous avez le vertige ? Vous avez l'impression de tomber dans le chaos au lieu de naviguer dans la clarté ? Arrêtons cette cascade d'inquiétudes ici même ! 🛑
En dépit de leur nom, les diagrammes en cascade ne sont pas l'apanage des adeptes de la théorie des Gestion de projet en cascade méthode de gestion des projets en cascade. Ces outils de visualisation polyvalents sont une bouée de sauvetage pour tout gestionnaire de projet désireux de garder un œil attentif sur ces pénibles facteurs de pertes et profits.
Dans cet article, nous vous montrerons comment créer un diagramme en cascade dans Excel, nous vous indiquerons certains des problèmes les moins évidents d'Excel et nous vous proposerons des alternatives pratiques pour vous maintenir à flot. À la fin, vous serez en mesure de naviguer dans vos données financières avec l'élégance d'un kayakiste chevronné, ce qui portera vos prouesses en matière de gestion de projet à un tout autre niveau. 🚣
Qu'est-ce qu'un diagramme en cascade ?
Imaginez que vous commenciez un projet avec un certain budget. En cours de route, vous rencontrez de nombreux facteurs affectant vos finances - ressources supplémentaires, dépenses imprévues, économies - et j'en passe. Chacun de ces facteurs augmente ou diminue votre budget initial. 🧮
Maintenant, imaginez un diagramme en cascade qui montre clairement les flux et les reflux de votre budget.
Un diagramme en cascade vous aide à voir comment une valeur initiale, comme le budget de votre projet, est influencée par divers changements positifs et négatifs. Que vous utilisiez le méthodique de la chute d'eau ou les cycles flexibles de la méthode Agile , un diagramme en cascade peut vous aider à suivre les évolutions de votre projet.
Créer deux colonnes pour la saisie du type et de la valeur des données
La ligne "Coût réel total " représente le budget final requis après tous les ajouts et déductions (ou valeurs positives et négatives). Il est calculé en partant de l'estimation initiale des coûts, puis en ajoutant ou en soustrayant la valeur de chaque facteur.
Le tableau vous donne un aperçu structuré des fluctuations de votre budget. Les étapes suivantes permettront de convertir ces données en un diagramme visuel Excel en cascade.
Étape 2 : Insérer un diagramme en cascade
Commencez par sélectionner les données pour votre diagramme en cascade. Il vous suffit de cliquer sur les cellules contenant les données que vous souhaitez inclure et de les faire glisser. Veillez à sélectionner à la fois les catégories et les valeurs correspondantes.
Une fois vos données sélectionnées, cliquez sur l'onglet "Insérer" dans la barre d'outils Excel. Vous trouverez ici un ensemble de types de diagrammes parmi lesquels vous pourrez choisir. Cherchez le bouton "Chute d'eau" dans le groupe "Diagrammes". Il est également appelé "Diagramme en cascade ou Diagramme des stocks" lorsque vous survolez les options.
Cliquez sur l'option "Insérer un diagramme en cascade" pour visualiser les données d'entrée
En cliquant sur ce bouton, vous insérerez dans votre feuille de calcul Excel un diagramme en cascade par défaut, rempli avec les données que vous avez sélectionnées.
Astuce: Si vous avez besoin d'ajouter des données à votre diagramme après l'avoir créé, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le diagramme et choisissez "Sélectionner les données" Vous pouvez alors mettre à jour l'intervalle de données.
Le résultat du diagramme en cascade par défaut
Le résultat peut ne pas ressembler au diagramme en cascade que vous souhaitez, mais ne vous inquiétez pas ! Vous le personnaliserez à l'étape suivante pour obtenir une représentation visuelle plus appropriée de vos données.
Étape 3 : Paramétrer les totaux
Pour affiner votre diagramme, vous devez d'abord identifier les valeurs des sous-totaux et des totaux. Ces valeurs partent généralement de zéro et ne "flottent" pas sur votre diagramme. Elles correspondent à la somme de toutes les augmentations et diminutions précédentes à un certain point du diagramme, indiquant le résultat global jusqu'à ce point.
Via : Microsoft Cliquez sur la colonne de votre diagramme qui représente le total ou le sous-total. Elle apparaît généralement après une série de modifications individuelles ou au début de la valeur de départ du diagramme.
En faisant cela, toutes les colonnes seront sélectionnées, mais nous ne voulons modifier que la colonne du total ou du sous-total. Cliquez donc une nouvelle fois pour ne sélectionner que cette colonne. Excel la met en surbrillance, indiquant qu'elle est prête à être personnalisée.
Cliquez ensuite avec le bouton droit de la souris sur la colonne et choisissez Formater le point de données dans le menu contextuel. Cela ouvrira un panneau latéral avec différentes options dans le volet mettre en forme la série de données.
option "Définir comme total" dans Excel
Dans le panneau latéral, recherchez l'option "Définir comme total ". Cochez la case adjacente. En faisant cela, la colonne sera ancrée à l'axe horizontal et commencera à zéro. Cela l'empêche de "flotter" à mi-chemin, ce qui permet d'obtenir une représentation plus claire et plus directe du diagramme.
Lorsque vous définissez les paramètres, le diagramme prend l'aspect d'un pont reconnaissable
Répétez ces étapes pour chaque total ou sous-total de votre diagramme en cascade. Cela aidera les spectateurs à comprendre quelles valeurs sont des totaux cumulés.
Étape 4 : Personnalisez votre diagramme en cascade
Une fois votre diagramme en cascade en place, il est temps d'y ajouter un peu de style et de veiller à ce qu'il soit facile à comprendre. ✨
Commencez par cliquer sur votre diagramme. Vous verrez apparaître les "Outils de diagramme " dans la barre d'outils Excel. Il y a deux onglets, "Conception" et "Mise en forme"
Utilisez l'option Chart Tools pour personnaliser votre diagramme
Dans l'onglet "Design ", vous pouvez ajouter un titre au diagramme pour en faciliter la lecture (ou le supprimer). Des libellés de données peuvent être inclus pour une meilleure compréhension de chaque valeur. Si votre diagramme couvre plusieurs catégories, une légende peut aider à les séparer et à les rendre plus effacées.
Vous trouverez des options pour ajuster les couleurs des colonnes et d'autres détails visuels dans l'onglet "Format ". Mais n'oubliez pas que votre objectif principal est de vous assurer que vos données sont faciles à lire, alors ne laissez pas le style prendre le pas sur la clarté.
Vous voulez que vos colonnes soient aux couleurs de votre entreprise ? Titre "Remplissage de la forme " dans l'onglet "Format" et choisissez la couleur souhaitée.
Astuce: Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une barre individuelle (ou une colonne, puisque les barres sont généralement verticales) pour faire apparaître le volet "Format de la série de données ". Décochez la case "Afficher les lignes de liaison" pour masquer les lignes qui relient vos colonnes. Cette modification rapide peut rendre votre diagramme plus élégant et moins encombré.
Cacher les lignes de connexion permet d'obtenir un diagramme plus net
Plus d'astuces Excel utiles
Pour plus de conseils et de tutoriels sur l'utilisation d'Excel pour exceller dans la gestion de vos projets, consultez ces guides pratiques que nous avons rassemblés ! 🙌
Inconvénients de l'utilisation d'Excel pour réaliser un diagramme en cascade
Nous vous avons montré comment créer un diagramme en cascade dans Excel à l'aide d'un exemple simplifié, mais un scénario réel peut être beaucoup plus complexe, en particulier dans le cas de projets à grande échelle ou de changements fréquents de données.
Supposons que vous gériez un projet de grande envergure comportant divers éléments de coût tels que la main-d'œuvre, les matériaux, les permis et les machines. Chacun de ces éléments peut changer et changera probablement au fil du temps, ce qui risque de compliquer votre diagramme en cascade Excel.
Voici quelques-unes des limites les plus courantes de la création de diagrammes en cascade dans Excel :
- Il faut beaucoup de maintenance: Vous devez saisir manuellement chaque changement dans le diagramme, ce qui peut demander beaucoup de travail, en particulier pour un projet de grande envergure. Le processus peut impliquer la modification des données, l'ajustement des formules et la vérification que tous les changements sont correctement reflétés dans le diagramme
- **Si les équipes de projet doivent collaborer sur le diagramme, les fonctions de partage et d'affichage d'Excel ne permettent pas de le fairecollaboration en temps réel peuvent être restrictives
- Il manque d'intégration avec d'autres outils de gestion de projet: Excel ne se synchronise pas nativement avec de nombreux outils de gestion de projet, ce qui signifie que vous devrez peut-être maintenir des enregistrements parallèles, risquant ainsi de créer des divergences entre les sources
3 modèles utiles pour créer un diagramme en cascade
Tout comme une cuisine bien organisée garantit une cuisson sans problème, le bon modèle organise efficacement les données de votre projet, ce qui rend la création d'un diagramme en cascade plus facile à gérer, même pour les projets de grande envergure. 🍳
La structure et la commande sont cruciales -découper les projets en phases et en tâches et les aborder une à la fois. C'est comme si vous prépariez à l'avance tous les ingrédients de votre recette, ce qui rend la cuisson, ou dans ce cas, la création du diagramme, beaucoup plus facile.
Les trois étapes suivantes ClickUp ont été conçus à l'intention d'un large éventail d'utilisateurs, des débutants aux intermédiaires. Bien qu'ils ne permettent pas de créer des diagrammes en cascade, ces outils peuvent constituer un meilleur moyen de visualiser vos données et, en fin de compte, de rationaliser la gestion des données de votre projet.
1. Modèle de gestion de la chute d'eau par ClickUp
Le modèle de gestion en cascade de ClickUp affiche une vue d'ensemble du projet, du début à la fin Modèle de gestion de la chute d'eau de ClickUp est le meilleur ami du gestionnaire de projet lorsqu'il s'agit de structurer un projet pour en faciliter la visualisation. Cet outil pratique organise proprement les tâches par phase, offrant un affichage clair de votre projet du début à la fin.
Mais il ne s'agit pas d'une simple liste de tâches. Chaque mission dispose de sa propre boîte remplie d'informations importantes telles que le niveau de priorité la durée et l'assigné, ce qui vous permet d'avoir un aperçu détaillé et complet des tenants et aboutissants de votre projet.
La véritable vedette de ce modèle est la vue Gantt du diagramme de Gantt. Cette vue d'ensemble de votre projet vous permet de voir l'enchaînement des tâches, ce qui enrichit votre compréhension du flux du projet. En outre, la possibilité d'ajouter des notes, des jalons et des libellés facilite la collaboration et le suivi de la progression.
Attention, ce modèle n'est pas un terrain de jeu pour les débutants. Il s'agit d'une boîte à outils sophistiquée qui s'adresse à ceux qui ont quelques notions de gestion de projet à leur actif. Avec des dossiers séparés pour chaque phase du projet et une foule de détails, il est conçu pour répondre aux besoins des utilisateurs les plus exigeants. Mais ne vous inquiétez pas, si vous débutez, restez à l'écoute ! Nous nous pencherons ensuite sur des modèles plus simples.
2. Modèle de gestion de projet Waterfall par ClickUp
Le modèle de gestion de projet en cascade de ClickUp est un outil convivial pour les personnes qui découvrent la gestion de projet ou la méthode en cascade
Imaginez que vous essayez de vous attaquer à un énorme puzzle. Vous ne plongeriez pas dans la pile de pièces d'un seul coup, n'est-ce pas ? Vous commenceriez probablement par les pièces du bord pour construire une bordure, puis vous rempliriez progressivement le milieu. 🧩
Avec Modèle de gestion de projet en cascade de ClickUp le modèle de gestion de projet en cascade de ClickUp, vous prenez une tâche, l'écrasez, puis passez à la suivante.
Chaque tâche est encadrée avec ses propres détails - le temps qu'elle est censée prendre, l'état d'avancement et tout autre élément que vous devez garder à l'esprit. Les tâches peuvent avoir cinq statuts pour suivre votre progression, de "à faire" à "terminé" Vous pouvez facilement voir ce qui a été coché et ce qui est la prochaine étape de l'agenda.
Si vous n'en êtes qu'à vos premiers pas dans la gestion de projet ou que vous vous familiarisez avec la méthodologie Waterfall, ne vous inquiétez pas. Ce modèle est tout ce qu'il y a de plus convivial, avec quatre affichages, dont un calendrier. C'est un peu la carte routière de votre projet, qui vous montre toutes les étapes et la destination finale. 🏁
3. Modèle d'Échéancier Gantt par ClickUp
Le modèle de diagramme Gantt de ClickUp offre un suivi quotidien des tâches, des examens mensuels de la progression, et une vue Gantt de l'année
Le modèle Modèle d'échéancier ClickUp Gantt est un outil complet conçu pour vous aider à gérer efficacement vos projets, en particulier ceux qui s'étendent sur une période assez longue.
En plus de l'enregistrement et du suivi de chaque tâche quotidienne, il vous donne un aperçu de votre progression à la fin du mois, en mettant en évidence tout obstacle potentiel. Cette fonctionnalité est inestimable pour identifier les problèmes à temps et atténuer les risques en temps voulu.
L'affichage annuel offre une perspective plus large, vous aidant à reconnaître les tendances et à élaborer des stratégies pour l'avenir sur la base des performances et des tendances passées. Cette extension permet d'informer et d'optimiser vos efforts de forfait.
Malgré ses fonctionnalités étendues, le modèle d'échéancier Gantt est convivial pour les débutants, ce qui en fait un excellent choix si vous êtes novice en matière de gestion de projet.
Related Resources:
- Comment créer un échéancier de projet dans Excel
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- Comment créer un graphique dans Excel
- Comment créer un tableau de bord KPI dans Excel
- Comment créer une base de données Excel
- Comment afficher les dépendances dans Excel
Une meilleure façon de créer un diagramme en cascade dans Excel
La création d'un diagramme en cascade - un outil essentiel pour visualiser l'impact progressif de valeurs positives ou négatives - exige une planification méticuleuse. Les outils traditionnels tels qu'Excel sont souvent insuffisants lorsqu'il s'agit de collaborer et de traiter des données de projet étendues. C'est ici que ClickUp se distingue. ☀️
Même s'il n'assiste pas directement la création de diagrammes en cascade, sa véritable force réside dans les fortes capacités de gestion, de collaboration et d'intégration des données qu'il offre.
Les modèles de ClickUp sont particulièrement utiles car ils fournissent un échéancier visuel pour votre projet, indiquant quand chaque phase aura lieu, combien de temps elle durera et comment elle s'insère dans les autres phases. Cela s'aligne parfaitement avec la nature étape par étape de la méthode de la chute d'eau, offrant un chemin plus pratique pour créer des diagrammes de chute d'eau perspicaces et percutants. 🎉