Comment utiliser Excel pour la gestion de projets

Vous souhaitez en savoir plus sur la gestion de projets avec Excel ?

Ou recherchez-vous un modèle Excel utile pour la gestion de projet ?

Vous êtes au bon endroit !

Microsoft Excel est un outil incroyablement polyvalent que vous pouvez utiliser pour un nombre important de tâches différentes. Cependant, il présente certains inconvénients.

Dans cet article, nous passerons en revue l'utilisation d'Excel pour la gestion de projet et vous proposerons des modèles Excel pratiques que vous pourrez utiliser immédiatement. Et si vous vous sentez limité par les capacités d'Excel, nous vous présenterons également une alternative supérieure et plus puissante : ClickUp!

La gestion de projet Excel est-elle utile ?

Microsoft Excel est un outil pratique qui peut vous aider, vous et votre équipe de projet, de nombreuses façons différentes. Et dans le meilleur des cas, Excel peut fonctionner comme un outil basique de gestion de projet.

Voici ce qu'elle peut vous offrir :

1. Feuilles de calcul détaillées

C'est la raison la plus évidente pour se tourner vers Excel.

Excel est idéal pour créer des feuilles de calcul détaillées contenant des tonnes de données de projet. Classez facilement les informations, mettez en évidence les sections importantes et créez même des feuilles séparées dans une feuille de calcul.

Par exemple, Excel est parfait pour le suivi des détails d'une longue liste de prospects.

Vous pouvez également créer un Relevé de temps dans Excel pour responsabiliser votre équipe ou gérer les dépenses à l'aide d'un modèle de budget.

En matière d'enregistrement de données, Excel reste l'un des meilleurs outils de l'entreprise !

2. Mise en forme conditionnelle

Une autre fonctionnalité très utile d'Excel est le formatage conditionnel.

Vous pouvez transformer de simples données de projet en informations précieuses.

Il existe une multitude de formules Excel que vous pouvez utiliser pour automatiser le processus d'enregistrement des données et créer des calculs détaillés. Avec la bonne formule, vous pouvez organiser de grandes quantités de données en quelques secondes.

Dites adieu à cette calculatrice scientifique compliquée !

Par exemple, Excel peut gérer le budget ou le Relevé de temps de votre projet en un clin d'œil grâce à ses formules mathématiques avancées.

Le seul problème du formatage conditionnel est qu'il faut un certain temps pour s'y habituer.

3. Stockage et récupération des données

Excel peut traiter toutes les données liées à un projet.

Du budget de votre projet à votre échéancier, vous pouvez tout stocker dans Excel sans craindre de le perdre.

De plus, comme la plupart des autres outils Microsoft, Excel dispose d'une fonction intégrée de sauvegarde des données. Ainsi, si, par exemple, vos données d'échéancier sont accidentellement supprimées, vous pouvez toujours les récupérer !

10 modèles Excel pour la gestion de projet et cas d'utilisation

Excel est en quelque sorte le « Superman » de la gestion de projet basique, suffisamment puissant pour prendre en charge la plupart des tâches que vous auriez autrement du mal à réaliser manuellement.

Voici quelques exemples de modèles Excel pour la gestion de projet et leurs cas d'utilisation :

1. Modèle de diagramme de Gantt Excel

Votre cerveau réagit mieux aux stimuli visuels, et un diagramme de Gantt n'est rien d'autre que cela!

Il vous offre un aperçu complet d'un projet, en un seul coup d'œil.

Un modèle de projet sous forme de diagramme de Gantt facilite la planification du déroulement d'un projet.

Utilisez-la pour garder le contrôle sur tous les jalons importants, les dépendances et les tâches restantes avant la date de fin de vos projets.

2. Modèle d’échéancier de projet Excel

Une fois le projet lancé, tout le monde ne pense plus qu'aux délais.

Mais comment les suivre ?

Un modèle d’échéancier de projet est similaire à une feuille de jalons de projet.

Utilisez-le pour suivre l'avancement du projet jusqu'à son achèvement. Grâce à un échéancier précis, vous saurez à tout moment où en est le projet à chaque étape.

3. Modèle de liste de tâches ou de suivi de projet Excel

Vous n'iriez pas faire vos courses sans liste.

Alors pourquoi ne pas emporter avec vous une liste de tâches pour votre projet ?

Une liste de tâches vous donne une liste des livrables à réaliser, ainsi que leurs dates limites.

Utilisez ce modèle de suivi des tâches pour suivre la structure de répartition du travail (WBS) et les phases du projet afin de garder une trace du calendrier de votre projet.

Mais qu'est-ce que le WBS ? Consultez cette analyse détaillée d'un document sur la portée d'un projet pour en savoir plus sur votre WBS.

4. Modèle Excel de suivi de plusieurs projets

Ce modèle de suivi de plusieurs projets dans Excel vous permet d'obtenir un aperçu de tous les projets en cours.

Très utile pour gérer le portefeuille de projets d'une entreprise ou mettre en œuvre la gestion de projet de votre organisation!

Vous pouvez saisir toutes les données du projet dans la feuille de données et afficher l'avancement global du plan de projet dans un tableau de bord. De plus, vous pouvez filtrer par colonnes individuelles et voir toutes les tâches dans un diagramme de Gantt.

5. Modèle d'analyse SWOT Excel

De simples listes pour-contre peuvent vous aider à choisir votre prochaine destination de vacances.

Mais vous avez besoin de plus en matière de gestion de projet.

Dans la gestion de projet, vous devez analyser les choses selon la méthode SWOT !

Un modèle d'analyse SWOT (forces, faiblesses, opportunités et menaces) est utilisé pour le suivi des forces et des faiblesses d'un projet lors de l'évaluation de votre plan de projet.

Une fois cette analyse effectuée, reformulez les activités, les phases et les livrables de votre projet afin de les aligner sur vos conclusions.

6. Modèles Excel pour le budget des projets

Ce modèle de budget de projet détaille votre structure de répartition du travail (WBS). Vous pouvez saisir le coût prévisionnel de chaque tâche en fonction de la colonne dans laquelle elle s'inscrit.

Grâce à ce modèle, vous pouvez suivre la main-d'œuvre, les matériaux et les coûts fixes, tout en gardant un œil sur les dépenses réelles.

Lorsque les coûts réels sont engagés, les formules pratiques de ce modèle vous permettent de savoir si vous dépassez ou non votre budget.

7. Modèle Excel de gestion des coûts et des bénéfices

Le modèle de gestion coûts-avantages vous permet d'évaluer la réussite d'un projet avant même de le lancer. Car si quelque chose coûte plus cher que ce qu'il rapporte, c'est déjà une perte.

N'oubliez pas qu'il n'est pas nécessaire de réaliser une analyse coûts-avantages pour tous les projets de développement logiciel.

Cependant, il trouve des applications dans certains secteurs qui utilisent la gestion de projet Agile. De plus, ce diagramme Excel est important pour les cadres supérieurs chargés des comptes et des budgets des projets.

Calculez la valeur des livrables d'un projet par rapport au budget alloué et utilisez ces informations pour planifier une structure de répartition du travail ( WBS ) rentable avec des phases de projet correctes.

8. Modèle Excel de planification de projet agile

Vous souhaitez abandonner les méthodes traditionnelles de gestion de projet telles que Waterfall et entrer dans le Agile ?

Bravo ! Vous êtes sur le point d'obtenir de meilleurs résultats, plus rapidement.

N'est-ce pas ce que souhaite tout planificateur de projet ?

Cependant, cela n'est possible que si vous utilisez un outil de gestion de projet qui soutient et améliore l'agilité de votre équipe tout au long du cycle de vie du projet.

Même si nous ne recommandons jamais d'utiliser Excel pour cela, le modèle approprié pourrait bien faire l'affaire dans votre cas.

Découvrez la gestion de projet agile et le développement logiciel agile .

9. Modèle de diagramme Burnup Excel

Dans un projet Agile, un diagramme d'avancement est un élément essentiel de votre arsenal.

Il vous aide au suivi de tout ce que vous avez accompli à chaque sprint et vous permet de rester dans les limites du périmètre du projet.

Mais voici le problème.

La création d'un diagramme d'avancement nécessite des calculs minutieux concernant chaque aspect de votre sprint.

Vous pouvez donc soit commencer à réserver chaque jour un peu de temps pour vous occuper des nombres.

Vous pouvez également télécharger un modèle simple de diagramme d'avancement pour Excel.

10. Modèle de flux de travail Excel

Le modèle SmartArt Flow Chart de Microsoft Excel est une liste utile d'instructions graphiques que vous pouvez facilement manipuler et personnaliser pour créer votre diagramme. En sélectionnant l'onglet Insertion, les utilisateurs débloquent un tableau de visuels colorés auxquels ils peuvent ajouter du texte, des formes et d'autres éléments de mise en forme afin de développer rapidement et efficacement les séquences de flux de travail souhaitées.

Les défis liés à l'utilisation des modèles Excel pour la gestion de projet

Si les modèles Excel ajoutent certaines fonctions à votre fichier Excel standard, ils ne constituent pas pour autant des solutions idéales pour la gestion de projet.

Voici trois raisons importantes qui justifient cette alternative :

A. Ce n'est pas un logiciel dédié à la gestion de projet

N'oubliez pas qu'Excel n'a pas été conçu pour la gestion de projet.

Il s'agit d'un excellent outil de gestion des données qui peut compléter votre gestion de projet.

Mais c'est à peu près tout.

Alors pourquoi utiliser un modèle de rapport Excel alors que vous avez accès gratuitement à des outils bien plus performants pour gérer vos projets de gestion de projet ?

De la création de votre charte de projet à la gestion des projets et à l'analyse de votre structure de répartition, l'outil de gestion ClickUp peut tout prendre en charge !

B. Un modèle Excel de gestion de projet est difficile à personnaliser

Travailler sur des modèles Excel, c'est comme acheter des chaussures.

Une fois achetés, ils ne peuvent pas être personnalisés.

Vous ne disposez donc pas d'une grande flexibilité pour personnaliser les modèles Excel en fonction des besoins de votre projet.

Par exemple, vous utilisez peut-être un modèle de facture commerciale ou un modèle de rapport budgétaire, mais vous ne parvenez pas à le modifier pour qu'il reflète exactement l'interface de budgétisation du projet que vous souhaitez.

C. Il n'y a pas d'entrée automatique des données

Tous les modèles Excel nécessitent une saisie manuelle à tous les niveaux.

Il n'est pas possible de programmer des mises à jour d'automatisation ou de créer des notifications à l'échelle de l'équipe comme le permettent les outils de gestion de projet.

Par exemple, si vous utilisez un modèle de planning Excel, vous ne pourrez pas réajuster automatiquement les dépendances entre les tâches et les échéances après des modifications du planning.

N'oubliez pas que les modèles Excel peuvent vous aider, mais qu'ils ne peuvent pas résoudre tous les problèmes liés à la gestion de projet dans Excel.

Bonus : logiciel de saisie d'entrées

Explorons ces limites et les solutions proposées par un outil de gestion de projet gratuit dédié : ClickUp

Alternatives aux modèles Excel pour la gestion de projet

Excel n'est pas toujours l'outil idéal pour gérer les tâches de vos projets.

Découvrez ces modèles de gestion de projet proposés par ClickUp :

1. Modèle de gestion de projet ClickUp

Ce modèle de gestion de projet ClickUp est un excellent moyen de démarrer rapidement vos projets et tâches. En suivant les modèles prédéfinis, vous pouvez rationaliser votre processus et vous assurer que toutes vos tâches sont organisées et suivies de manière efficace. Le modèle comprend des étapes pour créer un plan de projet, attribuer des tâches, suivre les progrès, surveiller les délais, etc.

Le modèle comprend également des vues utiles telles que la vue Tableau, le diagramme de Gantt et la vue Liste. Tous les composants sont faciles à personnaliser, ce qui vous permet d'adapter le système de gestion de projet à vos besoins.

2. Modèle de gestion de projet agile ClickUp

Le modèle de gestion de projet agile ClickUp est le choix idéal pour tous ceux qui souhaitent gérer efficacement des projets agiles. Il couvre tous les aspects de la gestion de projet, de la planification des sprints et de la cartographie des récits à la création de récits d'utilisateurs et au suivi de l'avancement des tâches. Ce modèle rationalise non seulement votre flux de travail, mais vous aide également à hiérarchiser clairement les demandes, à organiser les sprints dans plusieurs vues et à collaborer de manière transparente avec les membres de l'équipe et les parties prenantes !

Ressources Excel connexes :

Libérez-vous de la gestion de projet Excel

Bien qu'Excel ait de nombreuses utilisations, la gestion de projet n'est pas l'une de ses spécialités.

Même avec des modèles Excel, vous aurez toujours du mal à gérer vos projets dans Excel.

Bien qu'il existe de nombreuses alternatives à Excel, le choix le plus judicieux serait d'utiliser un outil de gestion des tâches spécialisé tel que ClickUp.

En effet, ClickUp est un outil spécialement conçu pour la gestion de projet. Ses fonctionnalités ont été pensées pour vous aider à gérer vos projets plus efficacement, à un prix très abordable !

Alors pourquoi ne pas essayer ClickUp gratuitement et le découvrir par vous-même ?