Qu'il s'agisse de travail de bureau, de petits projets ou de grands projets, votre charge de travail quotidienne se compose généralement de plusieurs mini-tâches. Mais avant de passer à une autre tâche, vous devez terminer celle en cours. Pour les chefs de projet et les managers d'équipe, il est essentiel de voir comment une tâche évolue à chaque étape et comment elle est liée aux autres tâches de votre flux de travail afin de pouvoir anticiper les obstacles.
Le défi ici est que beaucoup de gens s'appuient sur des feuilles de calcul pour afficher, suivre et visualiser les dépendances d'un projet, mais si vous essayez d'afficher les dépendances dans Excel, cela devient un peu compliqué.
Il est essentiel de connaître les dépendances entre les tâches d'un projet, c'est-à-dire que la séquence d'une série de tâches ne peut pas être modifiée et qu'une tâche particulière ne peut pas commencer tant qu'une autre n'est pas achevée, et vice versa. Les chefs de projet utilisent généralement un logiciel de gestion des tâches pour suivre les dépendances entre les différentes tâches d'un projet.
En résumé, la dépendance entre tâches, dans ce cas, est la simple relation entre deux ou plusieurs tâches d'un projet. Les dépendances entre tâches sont courantes dans Excel pour aider à définir l'ordre dans lequel les équipes réalisent les projets.
Il existe différentes méthodes, relativement longues, pour afficher les dépendances dans Excel. Bien qu'il existe d'autres méthodes faciles à utiliser pour afficher les dépendances, nous allons d'abord nous concentrer sur la manière de le faire dans les diagrammes de Gantt Excel, puis nous vous proposerons un moyen plus rapide d'obtenir la même vue (et beaucoup plus détaillée) à l'aide d'un autre outil.
Que sont les dépendances dans Excel ?
Les dépendances sont des activités ou des tâches dont dépendent d'autres tâches, ou qui dépendent d'autres tâches qui doivent être achevées au préalable. En résumé, les dépendances dans Excel sont une simple relation entre deux ou plusieurs tâches en attente dans un projet.
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La dépendance entre tâches est également appelée relation logique. Il peut s'agir d'une dépendance entre les tâches d'un projet ou entre les tâches et les jalons.
La gestion de projet nécessite une bonne compréhension des dépendances entre les tâches et de la manière de les afficher dans Excel. Heureusement pour vous, nous allons nous plonger dans ce processus afin de vous aider à créer et à comprendre vos propres dépendances entre les tâches à l'aide de cet outil. 🤓
Comment afficher les dépendances entre les tâches dans Excel
Quelle que soit la qualité du calendrier d'un projet, le fait de ne pas inclure une description des dépendances critiques liées au projet représente un risque important pour la livraison d'un projet de grande valeur. 🚩
Pour créer des tâches dépendantes dans Excel, il suffit de double-cliquer sur une tâche et de définir les dépendances dans le volet droit, mais voyons cela ensemble. Voici un guide étape par étape pour afficher les dépendances entre les tâches dans Excel :
Étape 1 : Ouvrez l'onglet Modifier la tâche.
Cliquez avec le bouton droit sur la tâche que vous utiliserez comme prédécesseur, et l'onglet Modifier la tâche apparaîtra.
Étape 2 : sélectionnez la tâche prédécesseur dans le menu déroulant.
Choisissez la tâche prédécesseur que vous souhaitez utiliser.
Étape 3 : Définissez le type de dépendance et le décalage
Il existe différents types de dépendances disponibles dans le diagramme de Gantt Excel, à savoir :
- Fin-début
- Début à début
- Finition à finition
- Du début à la fin
Bien que toutes ces dépendances puissent se produire dans votre projet, le type « Fin-Début » est le type de dépendance le plus courant et le plus logique dans la gestion de projet quotidienne.
Étape 4 : Ajouter la dépendance
Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter la dépendance, puis cliquez sur OK.
La dépendance entre les tâches est alors définie instantanément dans l’échéancier.
Étape 5 : Afficher les connecteurs
Si les connecteurs de dépendance entre les tâches ne sont pas visibles, accédez à Paramètres dans le menu du diagramme de Gantt, puis cliquez sur Afficher les connecteurs.
Comment effectuer la modification d'une dépendance entre tâches dans Excel
Nous comprenons, des erreurs peuvent se produire et les circonstances peuvent changer ! Rien n'est gravé dans le marbre dans Excel non plus. Vous pouvez toujours modifier les dépendances de vos tâches si nécessaire. Voici quelques astuces pour les modifier rapidement :
- Pour modifier une dépendance de tâche dans Excel, double-cliquez sur la tâche concernée.
- Pour supprimer une dépendance, sélectionnez la dépendance de tâche et cliquez sur le bouton Supprimer.
- Pour modifier une dépendance, cliquez sur le bouton Modifier.
N'oubliez pas de cliquer sur « Enregistrer » une fois que vous avez terminé !
Types de dépendances Excel
Nous allons examiner deux types courants de dépendances Excel et les différentes dépendances de tâches qui relèvent de chacune d'elles :
1. Suivre les dépendances
Une trace dépendante est définie comme la cellule (ou le groupe de cellules) affectée par un autre élément que vous avez sélectionné. Excel affiche des flèches bleues liant les autres cellules liées à la cellule active lorsque vous utilisez l'outil d'audit des formules.
Les feuilles de calcul Excel contiennent généralement plusieurs formules, et il serait difficile de comprendre les relations entre les cellules de la feuille de calcul sans les dépendances de trace, les fonctionnalités de dépendance de trace ou les diagrammes de Gantt dans Excel.
En bref, Trace Dependent est un outil d'audit de formules intégré à Excel qui aide les administrateurs et les équipes à analyser les relations entre les cellules d'une feuille de calcul Excel.
2. Dépendances dans les diagrammes de Gantt
Une dépendance dans un diagramme de Gantt, également appelée tâche dépendante, fait simplement référence aux relations entre les projets.
La plupart des projets comportent plusieurs tâches qui se succèdent rapidement ou se déroulent simultanément. Souvent, ces tâches s'influencent mutuellement et sont appelées « dépendances du diagramme de Gantt ».
La gestion de projet à l'aide d'un diagramme de Gantt est idéale pour créer et suivre plusieurs tâches, et comprendre comment elles sont liées les unes aux autres. Les différentes relations entre les tâches sont représentées visuellement dans les diagrammes de Gantt, ce qui facilite la gestion de plusieurs actions se déroulant en parallèle.
Les différentes relations entre les tâches sont définies comme différents types de dépendances dans le diagramme de Gantt. Voici quelques-unes des plus courantes :
Dépendance de tâche « Fin-Début »
La dépendance « Fin-Début » est le type de dépendance de tâche du diagramme de Gantt le plus courant et le plus simple à comprendre. Cette dépendance de tâche se produit lorsque la première tâche doit être achevée pour que la tâche suivante puisse commencer. Par conséquent, si la tâche parente initiale est achevée en retard, cela signifie que la tâche suivante commencera également en retard, ce qui entraînera un effet domino. 😳
Dépendance de tâches de type « début à début »
Cette dépendance se produit lorsqu'une tâche secondaire ne peut pas démarrer tant que la tâche initiale n'a pas commencé.
Note : les deux tâches ne doivent pas nécessairement se succéder ou démarrer simultanément (et ce n'est généralement pas le cas). La tâche secondaire peut démarrer bien après la tâche initiale, à condition que cette dernière ait déjà commencé.
Dans la plupart des cas, la première tâche peut se terminer bien avant que la deuxième tâche ne commence. Cependant, comme la tâche initiale n'a pas besoin d'être terminée avant que la tâche secondaire puisse commencer, il ne s'agit pas d'une dépendance de type « fin à début ».
Dépendance des tâches du début à la fin
Bien que très rares, les dépendances de début à fin ont encore tendance à se produire de temps à autre.
Cette dépendance est simplement l'opposé d'une dépendance classique de type « fin à début », où la première tâche doit être achevée pour que la deuxième puisse commencer. Avec les dépendances de type « début à fin », la première tâche ne peut être achevée tant que la deuxième n'a pas commencé. Ainsi, la deuxième tâche ne doit pas nécessairement se terminer au moment où la première commence.
Dépendance entre tâches de fin à fin
Cette dépendance fait référence à une situation où la première tâche doit être terminée pour que la tâche suivante puisse également être terminée. Les première et deuxième tâches sont directement liées et peuvent se dérouler simultanément.
Note : la deuxième tâche dépend entièrement de la première et ne doit pas nécessairement être achevée en même temps que celle-ci.
Bonus : modèles de diagrammes de Gantt Excel!
Inconvénients de l'utilisation d'Excel pour afficher les dépendances
Malgré ses avantages et sa popularité mondiale auprès des entreprises, Excel n'est pas exactement le meilleur outil pour afficher rapidement et facilement les dépendances entre les tâches, en particulier pour les systèmes basés sur les données.
Voici quelques raisons clés qui expliquent pourquoi :
Évolutivité limitée
Les grandes entreprises ont souvent plusieurs projets et tâches en cours simultanément. C'est là que les feuilles de calcul Excel commencent à révéler leurs lacunes et leurs difficultés à traiter de grandes quantités de données et des projets complexes.
Le dernier format Excel contient 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes. Cela peut sembler beaucoup sur le papier, mais les données augmentent à mesure que l'entreprise se développe. Cela devient encore plus difficile si votre organisation gère des milliers de comptes dans différentes villes et différents pays.
Contrôle de version défectueux
Un sondage FSN a révélé que plus de 50 % des utilisateurs de tableurs affirmaient passer beaucoup de temps à vérifier manuellement les nombres chaque fois qu'ils apportaient une modification. 😳
Honnêtement, ce n'est pas une utilisation productive de votre temps précieux.
L'absence d'un contrôle de version adéquat entraîne la création de fichiers en double avec des ensembles de données différents, simplement pour s'assurer que le travail ne soit pas perdu. Mais ce système est imparfait. À tout le moins, le fait d'avoir des tonnes de copies des mêmes ensembles de données entraîne une désorganisation et une confusion en matière de nommage, de partage et de présentation des fichiers.
De plus, les membres sont susceptibles d'écraser accidentellement des feuilles de calcul, ce qui entraîne des retards inutiles. L'incapacité d'Excel à suivre et à stocker les modifications réelles en temps réel menace l'intégrité des données, principalement dans les instances où plusieurs équipes ou membres gèrent un seul classeur.
P. S. , c'est très courant !
Reprise après sinistre erratique
Même si vous travaillez sans relâche sur vos classeurs, vous risquez de rencontrer des fichiers corrompus. 😔
Dans certains cas, les outils de récupération peuvent échouer lorsqu'ils tentent de réparer des classeurs Excel endommagés, et même les fichiers récupérés peuvent ne pas inclure vos dernières mises à jour.
D'autre part, une base de données en ligne vous évite d'avoir à effectuer une sauvegarde et à récupérer les fichiers perdus.
Dans ClickUp, les sauvegardes sont régulières et entièrement automatiques. La fonctionnalité de dépendance de ClickUp facilite la gestion de vos projets sans vous exposer à des pertes de données ou à des tentatives de récupération futiles.
ClickUp : une solution intuitive pour gérer les dépendances entre tâches
Il est possible de créer et d'afficher les dépendances dans la gestion de projet à l'aide d'Excel et de ses alternatives, mais ClickUp facilite ce processus.
Vous vous demandez ce qu'est ClickUp ? Accrochez-vous, les amis. 😎
ClickUp est un outil de gestion de projet tout-en-un et complet qui répond à tous vos besoins en matière de gestion des tâches, quels que soient la taille de votre équipe, votre secteur d'activité ou votre cas d'utilisation.
Reconnu par des équipes du monde entier, ClickUp est une solution de gestion du travail conçue pour être personnalisée, avec des centaines de fonctionnalités flexibles permettant aux équipes de développer des projets, de gérer des tâches et de travailler ensemble, le tout en un seul endroit.
Les dépendances ClickUp permettent aux équipes d'établir des relations entre les projets, les tâches, les documents et les dépendances sur une plateforme intuitive. En quelques clics sur son interface glisser-déposer, vous pouvez...
- Reliez entre elles vos tâches ClickUp et idées associées.
- Définissez des dépendances pour savoir ce qui vient ensuite.
- Passez d'une tâche à l'autre, accédez aux documents ClickUp et intégrez des outils externes.
- Créez des liens entre les documents.
C'est le rêve absolu. ⬆️😍
Sa facilité d'utilisation, son ensemble d'outils flexibles et sa bibliothèque de modèles en constante expansion font de ClickUp une excellente alternative à Excel. Et contrairement à la gestion de projet Excel, la gestion des tâches ClickUp est un processus facile, rapide et sans stress.
Comment tirer le meilleur parti des dépendances entre vos tâches dans ClickUp
D'accord, ClickUp a l'air plutôt sympa, mais que sont exactement les dépendances ClickUp et comment pouvez-vous les utiliser ?
Comment créer des dépendances dans ClickUp
Créez une nouvelle tâche ou ouvrez une tâche existante pour commencer à créer des dépendances.
Dans le menu, faites défiler vers le bas jusqu'à Relations, puis sélectionnez Dépendance. À ce stade, il est important de comprendre qu'il existe différents types de dépendances dans ClickUp. Il s'agit notamment des suivantes :
- En attente : cela signifie attendre les tâches qui doivent être achevées avant une tâche spécifique.
- Blocage : cela signifie bloquer les tâches qui ne peuvent pas démarrer tant qu'une tâche spécifique n'est pas achevée.
- Tâches connexes : idéalement, il s'agit de tâches liées les unes aux autres, mais qui ne sont pas exactement dépendantes les unes des autres.
Dans ce cas, la tâche principale est Mener des recherches sur les défis et les systèmes existants. Pour ajouter une ou plusieurs tâches en attente de cette tâche spécifique, sélectionnez En attente dans la liste des dépendances.
Sélectionnez une tâche en attente dans la liste des tâches disponibles, puis cliquez sur Terminé. Procédez de la même manière pour les tâches que vous classeriez généralement dans les catégories Bloquantes et Tâches associées, puis cliquez sur Terminé pour chacune d'elles.
Comment ajouter des dépendances dans la vue Tableau ou Liste
Placez le curseur sur des tâches spécifiques, puis cliquez sur le menu ellipses. Choisissez dépendances dans le menu déroulant et affichez les dépendances préexistantes, puis ajoutez-en de nouvelles.
Comment lier des tâches en masse
Vous pouvez facilement créer des liens entre plusieurs tâches. Vous pouvez soit lier des tâches à la tâche principale, soit les lier entre elles. Si un problème survient lors de la liaison à d'autres tâches, vous recevrez un message d'avertissement vous informant d'une autre dépendance.
Consultez notre guide sur les meilleurs logiciels de représentation graphique des dépendances!
Comment gérer les dépendances dans la vue Gantt
La vue Gantt dans ClickUp vous permet de visualiser les dépendances, de planifier le temps et de gérer les ressources pour une gestion plus détaillée des tâches.
Cliquez sur + Afficher, puis sélectionnez diagramme de Gantt.
Définissez des dates d'échéance pour vos tâches afin de visualiser votre flux de travail, puis faites glisser les connexions entre les tâches pour afficher instantanément les relations et les dépendances entre les tâches.
C'est aussi simple que cela !
Vous pouvez nommer la vue et même la définir comme privée.
Avec ClickUp, vous n'avez pas besoin de télécharger un diagramme de Gantt pour Excel. Il est déjà là ! La vue Gantt gère vos tâches de manière exhaustive, avec l'avantage supplémentaire d'une représentation plus visuelle de vos dépendances.
Faites confiance à ClickUp pour vos besoins en matière de relations entre tâches.
Les dépendances entre les projets ne sont pas un concept nouveau dans la gestion de projet. Bien qu'il existe plusieurs outils, dont Excel, que vous pouvez utiliser pour gérer les tâches de vos projets, rares sont ceux qui offrent la combinaison parfaite entre évolutivité, facilité d'utilisation et fiabilité pour accomplir le travail de la manière la plus efficace possible.
Bien qu'il soit encore très populaire, Excel présente des limites qui font qu'il n'est pas la meilleure option pour créer ou visualiser les dépendances entre les tâches.
C'est à cela que sert ClickUp. 💜
ClickUp combine des outils et des fonctionnalités de haute qualité pour aider les particuliers, les équipes et même les grandes entreprises à gérer tout, des tâches quotidiennes aux projets complexes.
Ses fonctionnalités intuitives de dépendance des tâches et sa vue Gantt très visuelle ne sont qu'un aperçu de ce que ClickUp peut faire pour vous. Et le meilleur dans tout ça ? C'est gratuit.
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