Une bonne planification stratégique est indispensable à la réussite d'un projet.
Il s'agit de définir la portée du projet, de décrire les tâches, de fixer les priorités, d'estimer les échéanciers du projet, de gérer les parties prenantes et d'allouer les ressources. ?
Mais ce n'est pas tout. Vous devez également assurer un suivi permanent du projet, garantir la qualité des livrables, éliminer les silos, ainsi qu'identifier et prévenir les risques potentiels.
Cela nécessite un effort manuel et laisse place à des erreurs, en particulier si vous travaillez simultanément sur plusieurs projets.
Les modèles de gestion de projet constituent un excellent moyen d'automatiser et de normaliser les processus de gestion de projet. Cela vous permet d'économiser beaucoup de temps et de ressources.
Dans cet article, nous partageons les cinq meilleurs modèles Excel de gestion de projet que vous pouvez utiliser pour planifier et suivre efficacement vos projets.
Que sont les modèles Excel pour la gestion de projet ?
Les modèles Excel pour la gestion de projet sont des feuilles de calcul Excel préformatées avec une disposition structurée pour la planification et le suivi de projet. Ils constituent des cadres efficaces pour allouer des ressources, créer des budgets de projet, définir des échéanciers, rédiger des rapports de projet et évaluer la progression.
Vous pouvez personnaliser ces modèles de gestion de projet en fonction de vos besoins, de vos objectifs et des parties prenantes.
Mais comment déterminer quel modèle est le plus approprié ? Découvrons-le ensemble.
Qu'est-ce qui caractérise un bon modèle Excel pour la gestion de projet ?
C'est simple : un bon modèle doit vous faciliter la vie.
Certains des meilleurs modèles Excel pour la gestion de projet sont clairs, conviviaux, facilement personnalisables, évolutifs et peuvent être intégrés de manière transparente aux logiciels de gestion de projet courants.
Voici quelques éléments clés qui font un bon modèle.
Flexibilité et personnalisation
- Adaptable à différents types de projets : le modèle doit pouvoir s'adapter à différents types de projets, quelle que soit leur taille, leur complexité et leur méthodologie (par exemple, Agile, Waterfall).
- Faciles à modifier : vous devriez pouvoir ajouter, supprimer ou personnaliser des sections facilement.
Fonctionnalités clés
- Gestion collaborative des tâches : suivez les tâches, les dépendances, les échéances et la progression. Prenez en compte des fonctionnalités telles que le glisser-déposer et les barres de progression.
- Budgétisation et allocation des ressources : suivez les coûts, les dépenses et les écarts budgétaires des projets. Facilitez la saisie et la visualisation des données financières.
- Rapports : générez des rapports sur la progression des projets, l'utilisation des ressources et les performances budgétaires.
Attrait visuel et facilité d'utilisation
- Design épuré et professionnel : utilisez une mise en forme claire, des polices de caractère et des couleurs cohérentes pour améliorer la lisibilité et l'attrait visuel.
- Disposition intuitive : organisez les informations de manière logique et utilisez des libellés clairs pour trouver facilement ce dont vous avez besoin.
Considérations supplémentaires
- Sécurité : en cas d'utilisation collaborative, pensez à protéger vos fichiers par un mot de passe ou à mettre en place d'autres mesures de sécurité.
- Contrôle des versions : mettez en place des mécanismes de contrôle des versions pour suivre les modifications et revenir en arrière si nécessaire.
En gardant à l'esprit ces fonctionnalités essentielles, découvrons quelques-uns des modèles Excel les plus utiles pour la gestion de projet.
5 modèles Excel pour la gestion de projet à utiliser
Voici les cinq meilleurs modèles Excel que vous pouvez utiliser en 2024 pour optimiser la gestion de projet.
1. Modèle Excel de suivi de projet ?
via Microsoft
Si vous gérez plusieurs projets simultanément, le modèle Excel Project Tracker est fait pour vous. Cet outil de suivi divise les différentes tâches d'un projet en plusieurs catégories afin de simplifier le suivi.
Suivez les dates de début et de fin des projets et les catégories de projets attribuées à chaque membre de l'équipe grâce à ce modèle. Il facilite la gestion des délais et permet une allocation efficace des ressources.
Une fois les projets achevés, vous pouvez analyser le temps nécessaire à la réalisation des différents projets et les raisons des retards éventuels, puis optimiser les autres projets en conséquence.
Le plus intéressant ? Vous pouvez les personnaliser et ajouter des tableaux croisés dynamiques et des graphiques pour mieux comprendre l'avancement des différents projets.
2. Modèle Excel de liste de tâches à faire pour projet ?
via Microsoft
Si vous souhaitez obtenir un aperçu clair et détaillé de chaque tâche d'un projet, téléchargez le modèle Excel « Liste des tâches du projet ». Il comprend toutes les fonctionnalités essentielles d'une liste de tâches. Vous pouvez prendre les projets les plus importants et les décomposer en « activités » spécifiques, chacune avec sa date d'échéance, son budget et son pourcentage d'avancement.
Vous pouvez également ajouter des notes ou des rappels spécifiques pour chaque activité afin de rationaliser le projet et de tenir toutes les parties prenantes informées à tout moment.
Les barres de données Excel ajoutées à la feuille de calcul offrent une vue d'ensemble visuelle de la progression globale. Il s'agit d'un excellent modèle pour planifier les activités hebdomadaires, mensuelles et trimestrielles de vos BHAG (Big, Hairy, Audacious Goals, ou objectifs ambitieux, audacieux et ambitieux).
3. Modèle Excel d’échéancier de projet ?️
via Microsoft
Ce modèle Excel d’échéancier de projet est un excellent outil pour les chefs de projet qui préfèrent une vue visuelle simplifiée des données plutôt que des informations présentées dans des lignes ou des colonnes interminables.
Le modèle fournit une carte visuelle de l'échéancier global du projet. Ajoutez vos jalons, vos dates d'échéance et les noms des membres de l'équipe travaillant sur des tâches spécifiques au modèle et vous obtiendrez un diagramme chronologique de tous les jalons du projet.
Quand avez-vous besoin de ce modèle ? Chaque fois que vous paniquez parce qu'un projet prend du retard. Il vous motivera, vous et votre équipe, à vous mettre au travail et à redoubler d'efforts.
4. Modèle de diagramme de Gantt Excel ?
via Microsoft
Le modèle de diagramme de Gantt Excel est un outil avancé permettant de suivre visuellement l'avancement d'un projet. Alors que les autres modèles Excel pour la gestion de projet fournissent un aperçu du projet, ce modèle entre dans les détails les plus complexes.
Ajoutez les détails de la tâche dans la colonne de description des jalons. Saisissez ensuite les catégories pertinentes, notamment les objectifs et les jalons du projet, ou personnalisez le modèle de diagramme de Gantt afin d'y inclure les informations pertinentes pour vous, votre équipe et les parties prenantes du projet.
Ensuite, indiquez la date de début de la tâche, attribuez-la à un membre et définissez le nombre de jours nécessaires pour l’achever.
Vous devez continuer à ajouter le pourcentage d'une tâche achevée. Le résultat ? Vous savez quelles tâches sont en bonne voie, quelles tâches présentent un risque de réalisation faible/moyen/élevé et quelles tâches ne sont pas attribuées.
Bien que ce modèle nécessite un certain temps pour s'y habituer, il présente l'avantage d'être disponible en plusieurs thèmes (clair, sombre et avec un code couleur), ce qui le rend très agréable à utiliser.
5. Modèle Excel de performance de projet ✅
via Microsoft
Le modèle Excel de performance de projet est légèrement plus complexe que certains autres modèles Excel de gestion de projet.
Mais une fois que vous vous serez familiarisé avec cet outil, vous pourrez en tirer des informations financières de haut niveau sur les performances des projets, notamment en ce qui concerne la génération de revenus réels. Vous pouvez évaluer la santé financière de n'importe quel projet en comparant le budget alloué à celui-ci, le total des coûts engagés et le montant du dépassement budgétaire.
Il s'agit de l'un des meilleurs modèles Excel pour analyser la valeur réelle d'un projet pour une entreprise. Vous pouvez l'utiliser pour suivre les ratios de rentabilité et d'efficacité du calendrier.
Limites de l'utilisation d'Excel pour la gestion de projet et le suivi
Si les modèles Excel offrent un cadre de gestion de projet standard, transparent et efficace, ils peuvent toutefois s'avérer difficiles à utiliser. Ils peuvent en effet présenter des dysfonctionnements en raison d'une dépendance excessive à la saisie manuelle des données.
Voici quelques défis auxquels vous pourriez être confronté lors de l'utilisation d'Excel pour la gestion de projet :
1. Manque d'automatisation
Le suivi des tâches, la gestion des risques et la collaboration avec les parties prenantes demandent du temps et des efforts. Dans ce contexte chaotique, la dernière chose à faire est de mettre à jour les données manuellement.
Mais avec Excel, vous n'avez pas d'autre choix. Vous devez tout saisir, que ce soit pour générer des informations ou mettre à jour le statut du projet.
2. Difficulté au suivi de l'avancement d'un projet
Une collaboration fluide est la base d'une gestion de projet efficace.
Mais vous ne pouvez pas suivre la progression en temps réel ni identifier les obstacles dans Excel, en particulier pour les grandes équipes travaillant sur un seul projet.
3. Impossibilité d'intégrer Excel à d'autres outils
La gestion de projet nécessite le partage de données à l'aide de différentes plateformes. Vous avez besoin d'outils pouvant s'intégrer de manière transparente à d'autres applications.
Par exemple, vous pouvez intégrer une plateforme de gestion de projet telle que ClickUp à Slack et créer des tâches à partir des discussions relatives au projet. Cependant, Excel ne peut pas être intégré aussi facilement à d'autres plateformes.
4. Visualisation limitée des données
Comment préférez-vous afficher les échéanciers des projets : en consultant plusieurs fois une colonne dans une feuille Excel ou en accédant à un échéancier visuel dans un tableau de bord intuitif ?
La deuxième option est plus simple, mais elle n'est pas réalisable dans Excel. Cependant, avec des outils de gestion de projet tels que ClickUp, vous pouvez visualiser les échéanciers, les ressources, l'allocation budgétaire et les performances des projets en fonction de plusieurs indicateurs.
Découvrez ClickUp : la meilleure alternative aux modèles Excel pour la gestion de projet
La numérisation transforme les industries pour le mieux, et la gestion de projet ne fait pas exception. Les modèles Excel ne sont plus adaptés. Vous avez besoin d'un logiciel de gestion de projet tel que ClickUp pour bénéficier de fonctionnalités plus avancées. Les modèles de gestion de projet ClickUp vous aident à mieux planifier, optimiser, suivre et analyser vos projets. Voici 10 modèles que vous devriez envisager comme alternative aux modèles Excel de gestion de projet.
1. Modèle de gestion de projet ClickUp
Une planification et une exécution détaillées sont essentielles à la réussite de tout projet. Le modèle de gestion de projet ClickUp est un excellent outil pour planifier efficacement diverses tâches de projet et identifier les goulots d'étranglement à une étape précoce.
Ils fournissent une feuille de route qui vous permet de naviguer tout au long du cycle de vie du projet. Voici comment.
Commencez par ajouter des tâches et regroupez-les en quatre catégories : non commencées, en cours de révision, en cours et nécessitant une mise à jour. Vous pouvez ajouter de nouvelles tâches dans chaque catégorie ou les déplacer d'une catégorie à l'autre.
Ensuite, ajoutez le service pour chaque projet, sélectionnez la priorité, ajoutez la description du projet et définissez les indicateurs de performance clés.
Vous aurez ainsi toutes les informations essentielles sur vos projets à portée de main.
Ce modèle propose différents onglets d'activités pour améliorer votre expérience en matière de gestion de projet. Il comprend un onglet « Aperçu » qui décrit les différentes phases du projet, un tableau de progression des tâches de type Kanban et un onglet « Tâches urgentes » qui vous aide à toujours rester au fait des exigences de votre projet.
2. Modèle de diagramme de Gantt simple ClickUp
Le modèle de diagramme de Gantt simple ClickUp est un outil de suivi de gestion de projet simple et efficace pour tous les types de projets. Ce modèle vous aide à suivre et à visualiser l'avancement de diverses tâches et à évaluer leur statut d'avancement en fonction du temps alloué à cette tâche spécifique.
Obtenez un aperçu complet de chaque composante du projet grâce à des champs tels que la description de la tâche, l'individu assigné, le statut actuel, la priorité, la phase du projet, les dates de début et de fin, et l'avancement du projet.
Vous pouvez utiliser ce modèle pour anticiper et remédier aux dépendances ou aux obstacles avant qu'ils ne compromettent le projet. Cet outil de suivi visuel vous permettra d'analyser les retards potentiels dans l'achevement de tâches particulières, améliorant ainsi l'efficacité globale.
3. Modèle ClickUp pour les livrables de projet
L'objectif ultime de la gestion de projet est de fournir des livrables de qualité au client. Le modèle de livrables de projet ClickUp vous aide à atteindre cet objectif. Il fournit un aperçu des livrables, des tâches et des phases de votre projet.
Ce modèle fournit une vue Tableau ou Kanban de tous les projets pour différents clients. Sous la description du projet, vous devez ajouter une liste détaillée des livrables. Vous pouvez également ajouter des processus spécifiques pour atteindre les résultats, les échéanciers, les budgets et les jalons.
Utilisez ce modèle pour suivre la progression de chaque projet. Ou allez plus loin et suivez les performances réelles d'un projet à l'aide de plusieurs indicateurs. Cela vous aidera à déterminer le taux de réussite des projets et leur contribution à la croissance de l'organisation.
4. Modèle de rapport de projet ClickUp
Parmi les autres responsabilités d'un chef de projet, le reporting de projet passe souvent au second plan. Le modèle de reporting de projet ClickUp vous permet de préparer plus facilement des rapports de projet détaillés pour le suivi interne et de fournir des mises à jour en temps opportun aux parties prenantes.
Ce modèle utilise la disposition traditionnelle des rapports pour décrire les détails et le statut du projet. Vous pouvez également utiliser ce modèle pour afficher l'échéancier des activités du projet, les approbations reçues, les commentaires formulés, les obstacles, les ressources utilisées et les coûts du projet.
Ce modèle de tableau de bord de projet comprend les informations pertinentes suivantes pour la préparation de rapports exhaustifs.
- Indicateurs de projet
- Statut de l'activité
- Résumé des priorités
- Statut du calendrier
- Statut du budget
5. Modèle ClickUp Project Tracker
Le suivi des tâches est l'un des aspects les plus difficiles de la gestion de projet, en particulier pour les projets à grande échelle qui impliquent plusieurs parties prenantes. C'est là que le modèle ClickUp Project Tracker entre en jeu.
Il automatise la planification et le suivi des tâches en vous permettant d'ajouter des tâches à une catégorie de projet spécifique. Vous pouvez également créer plusieurs sous-tâches et les attribuer à différents membres de l'équipe.
Vous pouvez mettre à jour et suivre l'état d'avancement des différentes tâches en cliquant sur le bouton du menu déroulant situé à côté de chaque tâche.
- Le rouge signifie que la tâche est critique et nécessite une attention immédiate.
- La couleur orange signifie « en retard » et peut être considérée comme ayant une priorité élevée.
- Le vert signifie que la tâche est en bonne voie pour le suivi.
Vous pouvez également ajouter un champ personnalisé pour suivre la durée estimée et réelle de réalisation des tâches.
6. Modèle de clôture de projet ClickUp
Vous avez enfin soumis un projet dans les délais impartis. Mais est-il une réussite ? Le client a-t-il accepté les livrables ? Le modèle de clôture de projet ClickUp vous aide à obtenir ces réponses.
Il vous suffit de créer une liste de tâches comprenant toutes les actions nécessaires à l'achevement d'un projet, notamment la finalisation des coûts, l'obtention de l'accord des parties prenantes et la confirmation du client.
Ajoutez les personnes assignées, la priorité, la date d'échéance, puis sélectionnez le statut de la tâche. Vous pouvez également personnaliser des champs supplémentaires pour ajouter des indicateurs de projet.
Vous aurez besoin de ce modèle de clôture de projet vers la fin de votre projet, après l'avoir livré au client. Il peut être distribué à toutes les parties prenantes pour une discussion finale, après quoi vous pouvez déclarer le projet terminé.
Vous pouvez afficher ce modèle dans cinq formats : liste, Tableau, diagramme de Gantt, document et échéancier.
7. Modèle de feuille de route de projet ClickUp
En gestion de projet, la feuille de route est souvent gigantesque. L'allocation des ressources, le suivi de la progression, la surveillance des risques et la gestion des parties prenantes ne sont que la partie émergée de l'iceberg.
Vous pouvez vous sentir dépassé, perdre le fil et vous éloigner de l'objectif final. Le modèle de feuille de route de projet ClickUp permet de mettre chaque projet en perspective.
Ce modèle vous permet de garder le contrôle en alignant toutes les tâches sur l'objectif du projet. Il a été conçu du point de vue d'une équipe de développement de produits. Vous pouvez donc l'utiliser pour collaborer sans effort avec votre équipe, suivre les tâches à venir et hiérarchiser les missions.
Ce modèle convivial offre cinq vues pour visualiser les détails du projet : liste, Charge de travail, Calendrier, diagramme de Gantt et Tableau ou vue Kanban. Vous pouvez également personnaliser les différents champs et statuts afin de refléter la synchronisation de la mise en œuvre du projet avec la feuille de route.
8. Modèle de portfolio de gestion de projet ClickUp
Le modèle de gestion de projet ClickUp Portfolio sert de plan directeur pour tous les projets à l'échelle de l'entreprise. Il s'apparente à un tableau de bord de portefeuille d'investissement, où vous pouvez suivre les profits et les pertes de tous vos investissements en un seul endroit. Ce modèle offre une vue d'ensemble de tous les projets menés dans tous les services de l'organisation.
Vous pouvez ajouter des étiquettes personnalisées telles que « en attente de révision », « en cours » ou « non commencé » pour suivre l'état d'avancement du projet. Le modèle fournit également plusieurs champs, tels que la description du projet, les commentaires liés au projet, l'échéancier prévisionnel du projet et le statut de priorité.
Ce modèle est extrêmement pratique lorsque vous souhaitez préparer des rapports sur l'état d'avancement d'un projet ou fournir une mise à jour rapide aux parties prenantes.
9. Modèle d’échéancier remplissable ClickUp
Les chefs de projet sont constamment sous pression pour livrer des projets dans des délais rigides. Le modèle de calendrier remplissable ClickUp réduit le stress en vous aidant à mapper facilement les projets et à définir des échéanciers pour les évènements comportant des activités séquentielles. Vous pouvez également visualiser des échéanciers complexes et les partager avec les parties prenantes concernées.
Vous avez également la possibilité d'ajouter/supprimer/modifier des tâches dans les échéanciers, ce qui vous permet de vous concentrer sur les tâches urgentes. Mais ce n'est pas tout. Vous pouvez obtenir un aperçu rapide de l'avancement, partager les échéanciers avec votre équipe et suivre les coûts du projet. La fonctionnalité la plus intéressante de ce modèle est que vous pouvez personnaliser l'affichage de votre échéancier : choisissez entre une vue Liste, des diagrammes de Gantt, une vue Charge de travail ou une vue Calendrier.
Personnalisez le modèle en ajoutant des libellés de priorité, des commentaires et plusieurs personnes assignées. Ce modèle de gestion de projet ClickUp est idéal pour les projets nécessitant une certaine flexibilité ou les projets à faible priorité.
10. Modèle de cadre de gestion de projet ClickUp
Si vous avez l'impression que la maison est en feu et que vous avez du mal à éteindre l'incendie, vous devez améliorer votre planification et votre allocation des ressources.
Réduisez le chaos dans la gestion de projet grâce au modèle ClickUp Gestion de projet. Il s'agit d'un modèle tout-en-un qui facilite la planification détaillée de chaque élément du projet, vous aide à mettre en place des procédures opératoires normalisées (SOP) pour diverses tâches et vous aide à suivre les mises à jour en temps réel pour atténuer les risques.
Ce modèle fournit un tableau de bord structuré pour attribuer des tâches, définir des jalons, suivre la progression et ajuster les délais.
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Améliorez la gestion de projet grâce aux modèles Excel et ClickUp
En tant que chef de projet, vous surmontez tous les obstacles et guidez votre équipe sur la bonne voie. Cependant, vous avez besoin d'une feuille de route stratégique et d'une exécution solide pour avancer en toute confiance. C'est ce qu'offrent les modèles de gestion de projet ClickUp.
Ils automatisent la planification et le suivi des projets pour vous aider à identifier et à surmonter les obstacles. De plus, les analyses détaillées fournies par le logiciel de gestion de projet ClickUp vous permettent de tirer des enseignements de vos projets en cours afin d'améliorer les résultats de vos futurs projets.
Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp pour optimiser votre cadre de gestion de projet !