En tant que gestionnaire de projet, vous avez peut-être l'impression d'être un héros méconnu. Non seulement vous faites la gestion des équipes, des tâches, des budgets et des échéanciers, mais vous êtes également chargé de présenter votre progression aux parties prenantes.
Pas de pression, n'est-ce pas ?
Au lieu de transpirer à grosses gouttes lorsqu'il s'agit de montrer au PDG ce pour quoi vous avez travaillé si dur, produisez un rapport sur le statut du projet. Ce rapport résume le travail achevé jusqu'à présent et les étapes à venir, ce qui constitue une véritable bouée de sauvetage pour votre rapport de statut hebdomadaire lors des réunions du gestionnaire de projet.
Dans ce guide, nous expliquerons ce qu'est un rapport sur le statut d'un projet, ce qu'il faut y inclure et comment produire de meilleurs rapports. Nous inclurons même quelques exemples et modèles de rapports de statut de gestion de projet afin de réduire le temps que vous passez à produire des rapports de statut.
Car en fin de compte, il s'agit de travailler plus intelligemment, et non plus difficilement. 💪
Qu'est-ce qu'un rapport sur le statut d'un projet ?
Un rapport sur le statut d'un projet est un document détaillé qui donne aux parties prenantes clés un aperçu du statut actuel d'un projet important. Les gestionnaires de projet préparent généralement ces rapports à intervalles réguliers et les partagent avec les membres de l'équipe, la direction ou les clients.
Au lieu d'exécuter les tâches à toute vitesse, la création de rapport de projet vous oblige à vous arrêter et à réfléchir à la manière dont vous achevez vos projets. Vous examinez les projets de manière rétroactive et proactive, ce qui rationalise le cycle de vie du projet.
Décomposez vos projets dans la vue Tableau pour voir facilement le statut, la progression et le potentiel goulets d'étranglement potentiels en un coup d'œil Il n'est pas négligeable qu'un rapport solide satisfasse également les parties prenantes.
L'objectif est de tenir tout le monde informé de la progression du projet. Si vous faites un travail en contact avec les clients, le statut du projet assurent aux clients que les rapports sur l'état d'avancement du projet que vous êtes au travail.
Et si vous produisez des rapports de statut solides pour vos contrôles hebdomadaires, ne soyez pas surpris si votre patron vous donne une bonne tape dans le dos. 🤩
Comment rédiger un rapport sur le statut d'un projet à l'aide d'exemples utiles
À ce stade, vous avez peut-être une idée de ce qu'il faut inclure dans le rapport sur le statut du projet. À ce stade, vous avez peut-être une idée de ce qu'il faut inclure dans le rapport sur l'état d'avancement du projet, mais comment faire pour le mettre en forme ?
Inutile de bricoler votre propre rapport de projet. Il vous suffit de suivre les étapes suivantes, ainsi que des exemples et des modèles abonnés, pour créer des rapports sur l'état d'avancement du projet en un rien de temps. ⏲️
Étape 1 : Comprendre les besoins des parties prenantes du projet
Il n'est pas nécessaire d'ajouter une avalanche de données à vos rapports sur l'état d'avancement du projet. Tout ce dont vous avez besoin, ce sont les informations qui comptent le plus pour les parties prenantes du projet.
Connaissez votre cible. Qu'est-ce qu'ils ont besoin de voir ? À quoi font-ils réellement attention ? 👀
Par exemple, si vous êtes programmeur mais que vos interlocuteurs sont des responsables non techniques, ce n'est pas le moment d'expliquer les complexités de Javascript. Votre commanditaire de projet ne s'intéresse qu'aux fonctionnalités et aux fonctions, alors créez un rapport significatif, sans jargon, qui l'aidera à prendre des décisions plus rapidement.
Étape 2 : Planifiez-le régulièrement
Les rapports de projet ne sont pas quelque chose que vous créez quand vous en avez envie. Cela doit faire partie intégrante de votre flux de travail pour comprendre l'état de santé général du projet. Ajoutez-le à votre gestion des tâches pour ne pas oublier.
Il est également judicieux de prévoir une invitation récurrente dans le calendrier avec toutes les parties prenantes clés afin de passer en revue le rapport de statut de manière régulière.
Étape 3 : Commencer à recueillir des données
Chaque rapport sur l'état d'avancement du projet doit être unique. Tirez les données les plus pertinentes de vos systèmes pour mettre à jour le rapport avant de le passer en revue avec l'équipe.
Vous pourriez introduire les données du projet manuellement, mais nous sommes prêts à parier que vous êtes trop occupé pour cela. Créez un tableau de bord personnalisé pour tout suivre afin de ne pas perdre la tête à jongler avec toutes les tâches, tous les projets et toutes les personnes.
Créez des tableaux de bord personnalisés dans ClickUp pour obtenir un aperçu de haut niveau de tout votre travail
Vous n'êtes pas obligé de faire cela tout seul non plus. Demandez aux membres de votre équipe d'apporter leur contribution. Logiciel de gestion de projet n'est pas toujours révélateur, surtout lorsqu'il s'agit de données qualitatives. Invitez votre équipe à partager ses observations avant une certaine date afin de pouvoir les inclure dans le rapport.
Étape 4 : Partir d'un modèle complet de rapport sur l'état d'avancement du projet
Certains gestionnaires de projet élaborent des rapports à partir de feuilles de calcul Excel ou de Google Docs, mais cela nécessite beaucoup de copier-coller. Au lieu de cela, générez un rapport à partir des données de votre système de gestion de projet, de manière à ce qu'il soit facile à utiliser.
Bien entendu, vous devez utiliser un système de gestion de projet modèle de rapport sur l'état d'avancement du projet en fonction du type de projet sur lequel vous travaillez. Votre organisation aura ses propres particularités, mais il est bon de tenir compte des nuances de ces types de projets :
- Rapports de statut quotidiens: La production de rapports quotidiens demande beaucoup d'efforts, c'est pourquoi un modèle vous permettra de gagner beaucoup de temps. Comme il s'agit probablement d'un projet à exécution rapide, les rapports quotidiens doivent être aussi courts et pertinents que possible. Vous devrez probablement ajuster celui-ci en temps réel afin de ne rien manquer
- Rapports hebdomadaires sur l'état d'avancement du projet: Votre équipe choisira probablement le même jour chaque semaine pour discuter de la progression du projet. Les rapports hebdomadaires sur le statut du projet sont courants pour les projets intensifs, en contact avec les clients, alors soyez très attentif à votre calendrier, à votre budget et aux prochaines étapes
- **Les rapports d'étape mensuels sont courants si vous faites un projet de marketing pour lequel vous avez besoin de temps entre les rapports d'étape pour suivre les indicateurs clés de performance (KPI) et les indicateurs
- Rapports de statut trimestriels: Gardez les rapports trimestriels à un niveau très élevé. Il est facile de se perdre dans les détails lorsque l'on dispose de trois mois de données, mais il faut se concentrer sur les éléments les plus importants
Le modèle de rapport de statut de projet ClickUp
En comprenant la fréquence du rapport, il est beaucoup plus facile de choisir un modèle. À partir de là, il suffit d'insérer vos données dans un modèle doté de sections, de graphiques et d'un superbe code couleur prêt à l'emploi.
Par exemple, le modèle Modèle de rapport sur le statut du projet ClickUp est en fait un Tableau blanc que vous convertissez en rapport de statut en quelques clics.
Modèle de rapport de statut de projet par ClickUp dans Tableaux blancs
Utilisez le modèle pour :
- Organiser les projets en fonction de certains libellés, filtres ou tâches
- Générer automatiquement des diagrammes et des graphiques sur l'état de santé des projets
- Partager les tâches, les dates d'échéance et les détails du budget avec l'équipe et les principales parties prenantes
Le modèle de rapport d'état de projet est même fourni avec des statuts, des champs et des affichages personnalisables afin que vous puissiez vous l'approprier. Au lieu de passer d'un logiciel de gestion de projet à un document de rapport de statut, vous gardez tout au sein de la plateforme ClickUp pour accélérer considérablement le temps nécessaire à la génération de rapports.
C'est une victoire sur toute la ligne, n'est-ce pas ? 🏆
Étape 5 : Mettre à jour au fur et à mesure
Un rapport sur le statut du projet est un document évolutif. Les informations qu'il contient doivent être modifiées régulièrement pour refléter le statut actuel du projet, mais il n'y a pas de mal à changer de modèle.
Recueillez les réactions de toutes les parties prenantes pour savoir si elles trouvent les mises à jour utiles. S'ils ne pensent pas que le rapport de progression est utile, vous devrez peut-être ajouter ou supprimer des sections.
Mais ne le prenez pas personnellement : si ces changements rendent le rapport plus attrayant, cela vaut la peine d'ajuster le processus de rapports.
Avantages de l'utilisation d'un rapport sur le statut du projet dans le cadre de la gestion de projet
Bien sûr, vous pourriez rédiger quelques points de discussion avant votre prochaine réunion de contrôle. Mais cela n'a pas l'air aussi professionnel qu'un rapport en bonne et due forme sur la progression du projet.
Avec le bon modèle ou la bonne vue du projet, il ne faut pas longtemps pour générer un rapport de statut de gestion de projet solide. En quelques clics, vous ou vos gestionnaires de projet générez un document de qualité qui présente de nombreux avantages.
1. Satisfaire les parties prenantes
Votre patron est-il impatient d'obtenir des mises à jour sur le statut du projet ? À votre client qui attend désespérément des résultats ?
Les rapports sur le statut du projet apaisent les inquiétudes des clients et montrent à votre patron que vous êtes une entreprise sérieuse. Ils constituent une solide outil de gestion de projet qui met tout le monde au courant de l'état d'avancement du projet les jalons du projet et votre progression générale.
Planifiez plusieurs projets, gérez les dépendances et priorisez tout dans votre échéancier de projet personnalisé avec l'affichage de l'Échéancier dans ClickUp
Les rapports de statut offrent la structure nécessaire au processus de gestion de projet, ce qui réduit les pertes de temps et d'efforts. Gardez l'onglet sur votre échéancier avec une vue de l'Échéancier de ClickUp suivi de projet .
À partir de là, il suffit d'exporter vos données pour fournir à tout le monde un rapport détaillé en quelques clics.
4. Identifier les problèmes au plus vite Identification des risques permet de conserver votre
budget du projet et les tâches dans les délais, à condition de repérer les risques potentiels suffisamment tôt. Les rapports sur l'état d'avancement de la gestion du projet doivent comporter une section sur les défis et les obstacles, afin que vous puissiez en discuter avec l'équipe du projet.
Créez des tableaux de bord personnalisés dans ClickUp pour obtenir un aperçu de haut niveau de tout votre travail
Idéalement, vous devriez examiner les données des périodes de rapports précédentes pour identifier les tendances. Par exemple, si vous dépassez fréquemment le budget sur certains types de projets (ou avec, ahem, des clients particuliers), vous devrez peut-être augmenter votre offre sur le prochain projet - ou trouver de sérieuses opportunités de réduction des coûts.
6. Améliorer la communication
Que vous discutiez avec votre patron, votre client ou les membres de votre équipe, un rapport sur le statut du projet apporte une assistance à la transparence de la communication. Non seulement il met en forme tous les détails du projet de manière digeste avec de jolies couleurs, mais il encourage également votre équipe à communiquer plus fréquemment. 🌻
Communiquez avec votre équipe directement dans une tâche, partagez d'autres tâches et téléchargez des fichiers avec des commentaires filtrés dans ClickUp !
Si votre patron souhaite avoir une idée plus précise de l'état de santé du projet, un rapport sur le statut de la gestion de projet met tout noir sur blanc afin de réduire le risque de malentendus.
$$a Quoi inclure dans un rapport sur le statut d'un projet ?
Alors que vous vous apprêtez à créer votre premier rapport sur l'état d'avancement du projet, vous vous demandez peut-être ce que vous devez inclure dans le rapport lui-même. Vous ne voulez pas oublier des informations importantes, mais vous ne voulez pas non plus submerger tout le monde avec un roman de 20 pages.
Essayez de trouver un équilibre entre le partage d'informations et la concision. Veillez à ce que votre rapport sur le statut de la gestion de projet comprenne les éléments clés suivants. 🔑
Un résumé détaillé, mais succinct
Le résumé doit offrir des informations de haut niveau avec les points forts du rapport. Il s'agit du résumé du projet que votre PDG consultera 60 secondes avant la réunion de statut.
Même si le résumé vient en premier, vous avez besoin des informations contenues dans le reste du rapport pour le rédiger. C'est pourquoi vous devez toujours rédiger le résumé en dernier.
Votre équipe lira l'ensemble du rapport si elle souhaite obtenir plus de détails, c'est pourquoi le résumé doit être bref (pas plus de six phrases). Commencez par un guide bien documenté en utilisant l'élément Modèle ClickUp de statut de projet exécutif .
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-458.png Modèle de résumé https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6094488&department=pmo&\_gl=1\*1042rp8\*\_gcl\_aw\*R0NMLjE3MjQ0MzQyMzURUFJYUlRb2JDaE1JZ2ZyUmlkS0xpQU1WM3pXdEJoMjQ0elY1RUFBUFTQUJFZ0lMc1BEX0J3RQ..\*\_gcl\_au\*MTc0ODc0ODE0Ni4xNzE4ODk5ODIyLjEzMzU2MDcxODEuMTcyMTc2MjY1Ny4xNzIxNzYyNjU5 Télécharger ce modèle /$$$cta/
Progression visuelle du projet
La section sur la progression détaille votre statut actuel et les jalons achevés et livrables . Les gens ont la mémoire courte, c'est pourquoi le rappel de ce que vous avez accompli jusqu'à présent est un excellent clin d'œil au travail remarquable de votre équipe. ✨
C'est dans cette section que vous vous vantez des réalisations de votre équipe. Mettez-les en avant avec de jolis diagrammes de Gantt et des graphiques illustrant les résultats attendus ou les réalisations de l'équipe les objectifs du projet .
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/clickup-goals.png clickUp Objectifs fonctionnalité /$$img/
Suivez vos objectifs jusqu'aux KPI les plus essentiels et affichez automatiquement des vues détaillées de votre progression
Une barre de progression, un graphique linéaire ou des Box cochées attireront certainement l'œil de votre patron aux bons endroits. La section "progression" d'un rapport de statut doit reprendre les éléments du dernier rapport.
Si vous créez des rapports sur le statut de votre projet tous les trimestres, il est facile d'oublier où vous vous êtes arrêté. Comparez toujours votre rapport actuel aux rapports précédents afin de ne rien oublier.
Le calendrier général du projet
Planifiez des posts sociaux, des blogs et des annonces en même temps que vos autres tâches et réunions en affichant le Calendrier dans ClickUp
Les projets vivent et meurent en fonction des délais. Cette partie du rapport sur le statut du projet doit inclure l'échéancier général du projet et fournir des rapports sur la situation actuelle. Notez si vous êtes en avance sur le calendrier, si vous êtes sur la bonne voie ou si vous avez pris du retard.
Au lieu de dresser une liste du calendrier sous forme de texte, créez une section tableau de bord visuel une vue Calendrier ou un diagramme de Gantt pour permettre à chacun d'assimiler plus facilement des délais complexes en moins de temps.
Aperçu du budget du projet
Après les délais de réunion la gestion du budget est votre plus grande responsabilité en tant que gestionnaire de projet. Qu'il s'agisse du client ou de la direction, votre rapport sur le statut du projet doit analyser les performances financières du projet.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/12/add\_budget\_client-1400x728.gif ajouter un budget client dans ClickUp /$$img/
Encore une fois, essayez de visualiser cela autant que possible. Par exemple, si votre budget est basé sur des pourcentages, notez la part du budget du projet que vous avez dépensée à l'aide d'un diagramme circulaire. Utilisez cette section du rapport pour prévoir l'évolution des dépenses budgétaires à l'avenir.
Défis et obstacles courants
Qu'est-ce qui vous gêne en ce moment ? C'est l'occasion de vous exprimer.
Au lieu de laisser les problèmes mijoter tranquillement en arrière-plan, dites-le. Par exemple, si le client ne vous a pas donné les bonnes informations pour le projet, notez-le ici. Ou si votre équipe n'a pas accès aux bons outils pour aller de l'avant, signalez-le. 📣
Toute l'équipe se réunira pour examiner le rapport sur le statut du projet ; c'est donc l'occasion d'examiner ensemble les obstacles et les risques liés au projet.
Des étapes suivantes bien communiquées
À moins que le projet ne soit Terminé à 100 %, vous devrez préciser les prochaines étapes. Dans cette section du rapport sur le statut du projet, précisez les tâches et les jalons qu'il vous reste à achever.
Mais ne vous contentez pas de dresser une liste des tâches. Ajoutez une touche de responsabilité en assignant les prochaines étapes à des membres spécifiques de l'équipe, ainsi que les dates d'échéance. De cette façon, vous disposez d'un chemin très clair pour aller de l'avant, ainsi que d'un compte rendu, et personne ne se demande de quoi il est responsable.
Tous les kPI du projet et indicateurs
Enfin, chaque rapport sur le statut du projet devrait comporter une section réservée aux indicateurs. Vous êtes libre d'intégrer ces indicateurs tout au long du rapport, mais même dans ce cas, certaines personnes peuvent souhaiter afficher une vue d'ensemble des performances du projet en un seul endroit.
La liste de vos indicateurs dans une seule section permet de les suivre dans le temps. Examinez les moyennes sur la durée du projet, ainsi que la comparaison de ce rapport avec les rapports précédents, pour voir si vous êtes sur la bonne voie.
Chaque projet est différent, mais il est bon de suivre des indicateurs tels que :
- Les performances en matière de coûts
- La durée enregistrée
- Marges brutes
- La satisfaction des clients
- Productivité
- Achèvement réussi de la date d'échéance
Moins vous donnerez l'impression d'un mur de nombres ennuyeux, mieux ce sera. Utilisez un modèle de rapport de projet avec de jolis graphiques pour faire ressortir vos indicateurs.
Créer des rapports de statut de projet en un clic
La gestion de projet réussie est un art. Votre patron peut avoir l'impression que tout se passe bien, mais un rapport sur le statut du projet montre à quel point vous et votre équipe avez travaillé pour y parvenir. 🎨
Garder votre équipe sur la même page, rassurer les parties prenantes et créer plus structuré forfaits de projet avec un modèle de rapport sur le statut du projet.
Bien que les modèles soient un bon début, ils ont toujours besoin de données. Tableaux de bord ClickUp accélère les rapports en liant le centre de contrôle de mission de votre projet à vos rapports, modèles, discussions et bien plus encore.
Créez votre prochain rapport de statut dans ClickUp : Créez votre propre tableau de bord dès maintenant- c'est Free Forever !