Avant de commencer un projet, l'une des premières choses que les gestionnaires fixent est une date limite, c'est-à-dire le jour avant lequel le projet doit être livré. La date limite, également connue sous le nom de date d'échéance, agit comme une finalité pour le projet.
Dans une étude sur les chefs de produit, Gartner constate que 45 % des lancements sont retardés d'au moins un mois ! Qu'il s'agisse de projets, de départements, d'organisations ou de zones géographiques, le non-respect des délais est assez courant pour diverses raisons.
Dans cet article de blog, nous explorons les raisons pour lesquelles il est essentiel de respecter les délais, les défis auxquels vous êtes confrontés et la manière d'améliorer vos chances de respecter les délais dans vos projets.
Importance du respect des délais
En signant sur la ligne pointillée, les équipes de projet s'engagent à respecter une date limite. Cet engagement est en soi une raison suffisante pour les respecter. Mais ce n'est pas tout.
La crédibilité : Le respect des délais fixés est le marqueur fondamental de la crédibilité. Il montre que vous êtes fiable et digne de confiance.
Excellence opérationnelle : La réalisation d'un projet dans les délais impartis témoigne de vos compétences, de vos capacités et de votre excellence opérationnelle. Cela montre que vous êtes capable d'estimer, de planifier et de mener à bien un projet.
Prudence financière : Les contrats comportent parfois des clauses de pénalité en cas de retard de livraison, ce qui signifie que vous pouvez perdre de l'argent si vous ne respectez pas les délais du projet. En terminant le projet à temps, vous êtes sûr d'être payé à la hauteur de ce qui a été convenu.
Liberté de planifier à l'avance : Lorsque vous savez qu'un projet sera terminé à temps, vous pouvez programmer le suivant en toute confiance. Cela favorise la continuité de l'activité et, par extension, la rentabilité.
S'il va de soi que le respect des délais est la chose la plus élémentaire à faire sur le plan professionnel, ce n'est pas toujours facile.
Défis courants liés au respect des délais
Les organisations sont souvent confrontées à des difficultés pour respecter les délais qu'elles se sont engagées à respecter. Voici quelques-unes des difficultés les plus courantes.
Surengagement : L'équipe de vente peut avoir surestimé le délai, que les équipes de projet ont du mal à respecter.
Sous-estimation : Les équipes de projet sous-estiment souvent l'effort à fournir et s'engagent à respecter un délai impossible à tenir.
Calendrier irréalisable : Les équipes de projet ont besoin de temps pour comprendre les exigences et intensifier leurs efforts. En planifiant les tâches dès le premier jour, les chefs de projet s'exposent, ainsi que leurs équipes, à un dépassement des délais.
Mauvaise hiérarchisation des priorités : Les tâches sont hiérarchisées et dépendantes. En ne hiérarchiser les équipes seront poussées au chaos et à la confusion, et finiront par ne pas respecter les délais.
Manque de collaboration : Lorsque les membres d'une équipe ne communiquent pas régulièrement entre eux, les informations risquent de passer entre les mailles du filet. Il en résulte des livraisons de mauvaise qualité, qui doivent être retravaillées, ce qui repousse encore les échéances.
La bonne nouvelle, c'est que des milliers d'organisations ont déjà été confrontées à ces défis et ont développé des stratégies éprouvées et des meilleures pratiques pour les surmonter. Inspirons-nous d'elles !
10 stratégies éprouvées pour respecter les délais
Pour qu'une échéance soit réalisable, elle doit être réaliste, c'est-à-dire que le travail peut raisonnablement être achevé dans ce délai.
Avant de fixer les échéances d'un projet, il convient d'en comprendre clairement la portée. Décrivez les tâches, prévoyez la taille de l'équipe, estimez le nombre d'heures-personnes nécessaires et établissez le calendrier de livraison. Ne vous engagez que si le projet semble réalisable.
Maintenant que vous vous êtes engagé à respecter un délai réaliste, voici dix stratégies éprouvées pour y parvenir.
1. Décomposer le projet en tâches et sous-tâches
Rome ne s'est pas construite en un jour ; votre projet ne le sera pas non plus. Il faut donc le diviser en parties gérables de tâches plus petites.
- Clarifiez lesobjectifs du projet* Établir une hiérarchie claire des tâches et des sous-tâches, en veillant à ce qu'elles s'additionnent les unes aux autres
- Rédiger des notes de synthèse détaillées pour chaque tâche afin de s'assurer que les membres de l'équipe comprennent bien ce qu'ils doivent faire
- Créer des jalons qui signifient l'achèvement de phases spécifiques du projet
- Assigner des utilisateurs et des superviseurs pour chaque tâche afin d'assurer une répartition équilibrée de la charge de travail
- Inclure des listes de contrôle pour s'assurer que la tâche est accomplie selon les normes prévues
- Fixer des dates de début et d'échéance pour chaque tâche
- Hiérarchiser soigneusement les tâches et les sous-tâches
N'oubliez pas vos tâches opérationnelles, telles que les réunions de préparation, les rétrospectives, les rapports, etc.
2. Utiliser un logiciel de gestion de projet
Naviguez facilement dans les projets grâce aux 15+ vues et à la hiérarchie unique de Clickup
A logiciel de gestion des tâches l'objectif premier d'un logiciel de gestion des tâches est d'alléger la charge opérationnelle qui pèse sur vous et votre équipe. Outils de gestion de projet comme ClickUp peuvent vous permettre de réaliser les tâches suivantes :
Visibilité : Tous les membres de l'équipe peuvent voir quel travail est planifié, ce qui est fait, ce qu'il reste à faire, et plus encore. Cela permet à chacun d'obtenir un contexte et de contribuer de manière holistique.
Accès : Toutes les informations relatives au projet sont regroupées en un seul endroit et peuvent être consultées à tout moment. Littéralement, tout le monde est sur la même longueur d'onde.
Collaboration : Vous avez une question à poser à un collègue ? Il suffit de laisser un commentaire sous la tâche et d'étiqueter le collègue. Il en sera informé et vous répondra dans le contexte et dans les délais impartis.
Connexions : Un projet est plus qu'une simple collection de tâches. Il comprend de la documentation, des flux de travail, des conversations et d'autres connaissances institutionnelles. Un outil comme ClickUp peut mettre ces connexions à la disposition de chaque membre de l'équipe.
Estimation : Si vous avez déjà géré un projet similaire sur ClickUp, vous disposez déjà de toutes les données opérationnelles dont vous avez besoin. Grâce à ces données, vous pouvez rapidement estimer les efforts à fournir et planifier le respect des délais.
Planification quotidienne : ClickUp peut également servir de application de planification quotidienne cette application vous permet d'avoir une vision claire du travail que vous et votre équipe devez effectuer chaque jour.
ClickUp se chargeant de la gestion des projets, les membres de votre équipe peuvent se concentrer sur leurs tâches.
3. Tenir compte des dépendances
Un moyen infaillible de ne pas respecter les délais est de penser que les tâches fonctionnent en vase clos et qu'elles peuvent être accomplies indépendamment les unes des autres. En réalité, la plupart des tâches d'un projet dépendent les unes des autres.
Par exemple, l'équipe de développement ne peut commencer à travailler sur la page d'accueil que lorsque l'équipe de conception a terminé l'interface utilisateur. Pour que l'interface utilisateur soit conçue, le rédacteur doit disposer d'un texte écrit. Il ne peut le faire que lorsque l'équipe commerciale lui a donné un cahier des charges.
Un retard à n'importe quelle étape repoussera le délai final ou exercera une pression excessive sur ceux qui travaillent sur les dernières étapes. S'il est utile d'avoir un calendrier détaillé, c'est une autre chose que de le gérer.
Gardez à l'esprit les dépendances lorsque vous définissez les tâches. Tâches ClickUp vous permettent d'assigner des délais à chaque tâche et sous-tâche. Réunissez l'équipe et discutez avec elle des dépendances. Obtenez leur engagement à respecter les délais dans l'intérêt du projet.
Cartographiez ces dépendances à l'aide de Priorités de la tâche ClickUp afin que tous les membres de l'équipe connaissent les conséquences de leurs retards.
Si vous n'êtes pas sûr de la hiérarchisation des tâches et les dépendances, consultez Les modèles de priorisation de ClickUp pour obtenir de l'aide.
Tenez compte des dépendances et priorisez les tâches de la bonne façon avec ClickUp
4. Utiliser la courbe en S
Une courbe en S est un graphique mathématique qui représente des points de données cumulées sur les axes X et Y. Un projet typique prend la forme de la lettre S, d'où son nom.
Imaginons que vous construisiez un logiciel de gestion de la relation client (CRM). Avant de commencer à écrire le code, vous devez comprendre le secteur d'activité, le type de clients que vous aurez, les informations que vous devrez saisir, etc. Cela prend du temps au départ.
Si vous planifiez les tâches de codage dès le premier jour, vous manquerez des échéances et vous vous exposerez à des retards tout au long du projet.
Tracer votre temps et vos progrès sous la forme d'une courbe en S vous aide à commencer lentement et à accélérer l'achèvement des tâches au fil du temps.
Utilisez l'outil Dates de début et d'échéance de ClickUp pour chaque tâche afin de vous assurer que vous maîtrisez l'ordonnancement. De cette manière, vous disposerez d'une marge de manœuvre au début du projet et pourrez prendre de l'élan lorsque vous vous sentirez en confiance.
5. Prévoir une période tampon
L'une des plus grandes erreurs commises par les chefs de projet est de s'engager à respecter des délais serrés et de regrouper les tâches critiques trop près les unes des autres. Cela crée deux problèmes spécifiques.
- Cela crée un sentiment d'urgence, ce qui élimine toute possibilité d'innover ou de se concentrer sur la qualité
- Elle ne laisse aucune place aux circonstances inévitables, telles que l'urgence personnelle d'un membre de l'équipe
Lors de la planification d'un projet, réservez une période tampon dans votre agenda application de planification du travail . Donnez aux membres de votre équipe l'occasion d'être créatifs et de ne pas se contenter d'exécuter des tâches. La gestion du temps de ClickUp peuvent vous aider ! Une fois que vous avez défini les tâches, les sous-tâches et les dépendances, utilisez la fonction Vue du calendrier ClickUp pour avoir une vue d'ensemble.
Voir la situation dans son ensemble avec la vue du calendrier de ClickUp
Si les échéances sont trop proches, faites-les glisser et déposez-les sur un autre jour. Les tâches dépendantes seront automatiquement reprogrammées en aval.
Mais n'oubliez pas la loi de Parkinson, qui stipule que le travail se développe de manière à remplir le temps disponible pour sa réalisation. Évitez de vous donner trop de marge de manœuvre pour éviter la procrastination. Les délais communiquent l'urgence dans laquelle le projet doit être achevé.
6. Éviter les dérives Le glissement du champ d'application c'est lorsque le client/promoteur du projet apporte des modifications ou des ajouts aux objectifs initiaux d'un projet. Le glissement de périmètre aboutit généralement à une augmentation du travail à effectuer, à l'insertion de nouvelles tâches à mi-parcours et à un dérapage de l'approche des délais.
En tant que chef de projet, il est de votre responsabilité d'éviter le glissement de périmètre. Vous pouvez le faire en recueillant des exigences claires dès le début du projet. Modèles de document d'exigences du produit (PRD) de ClickUp sont un excellent point de départ.
Éviter les dérives avec ClickUp
Vous pouvez également reprogrammer le projet en fixant une nouvelle date limite pour tenir compte du nouveau champ d'application.
7. Suivre la progression
Restez en tête de chaque projet et ne manquez plus jamais une seule échéance
Avez-vous déjà été dans une situation où la date limite est aujourd'hui, et vous êtes loin d'avoir terminé le projet ? Cela arrive surtout lorsque la gestion de plusieurs projets en même temps.
Pour éviter d'être débordé le dernier jour, tenez-vous régulièrement au courant de l'avancement des travaux.
- Consultez le tableau de bord ClickUp pour voir les diagrammes d'épuisement et de réduction des ressources
- Consultez la vue de la charge de travail pour savoir qui est en avance ou en retard sur le calendrier. Proposez de l'aide à ceux qui ont des difficultés
- Utilisez la vue Kanban pour trier les tâches en fonction de leur état
- Utilisez le diagramme de Gantt pour visualiser les tâches à venir et leurs dépendances
- Utilisez la vue calendrier pour visualiser les tâches à venir par jour, semaine ou mois
Vue du calendrier de Checkout ClickUp
8. Gérer efficacement son temps
La gestion du temps est l'un des facteurs essentiels à la réussite d'un projet. Vous pouvez vous assurer que vous restez sur la bonne voie en surveillant, en suivant et en gérant le temps de votre équipe. En outre, vous pouvez également vous assurer que personne n'est en surcapacité et ne travaille des heures interminables. Et vous ne les exposez pas au risque de ne pas pouvoir respecter des délais serrés.
Bien que plusieurs outils de gestion du temps sont disponibles sur le marché, vous serez mieux servi par un outil conçu pour tirer parti du suivi du temps pour la réussite du projet. Le suivi du temps de ClickUp de ClickUp permet précisément d'atteindre cet objectif. Votre équipe peut utiliser ClickUp pour suivre le temps à partir de n'importe quel appareil. Ils peuvent démarrer et arrêter le chronomètre pendant l'exécution d'une tâche ou ajouter rétroactivement du temps avec un suivi manuel.
Comprenez mieux la charge de travail de votre équipe grâce au suivi du temps de travail de ClickUp
Ils peuvent ajouter des notes aux entrées de temps afin de référencer exactement ce à quoi ils ont passé du temps. Ils peuvent également classer les tâches par ordre de priorité à l'aide de la fonction matrice de gestion du temps directement dans ClickUp.
En tant que chef de projet, vous pouvez accéder aux feuilles de temps détaillées et au temps estimé et suivi. Cela vous permet de comprendre les performances de chaque membre de l'équipe et de leur apporter l'aide dont ils ont besoin.
9. Automatisez ce que vous pouvez
Automatisation personnalisée dans ClickUp
Des dizaines de tâches mineures et répétitives doivent être accomplies quotidiennement dans le cadre de la gestion de projets. Les chefs de projet utilisent souvent des applications de listes de contrôle quotidiennes pour s'assurer qu'elles sont bien remplies.
Mais vous n'avez pas besoin de tout faire manuellement. Automatisez autant que possible afin de libérer du temps pour résoudre des problèmes et aider votre équipe. Automatisations ClickUp dispose de plus de 100 flux de travail prédéfinis pour toutes sortes de scénarios de projet, tels que :
- Ajouter un assigné lors d'un changement de statut
- Envoyer une notification à l'utilisateur en cas de changement de priorité
- Créer des tâches récurrentes à des dates spécifiques
- Ajouter un observateur lorsque l'échéance est dépassée
- Notifier le responsable lorsque le temps suivi dépasse le temps estimé
Vous êtes novice en matière d'automatisation ? Nous avons tout ce qu'il vous faut. Voici notre sur l'automatisation avec des exemples !
10. Communiquer de manière proactive avec toutes les parties prenantes
Malgré tous vos efforts, il arrive que vous ne puissiez pas respecter un délai en raison de facteurs indépendants de votre volonté. Par exemple, la pandémie mondiale ou la guerre en Ukraine ont créé des problèmes insolubles dans la chaîne d'approvisionnement qui ont repoussé les échéances de plusieurs organisations.
Lorsqu'une échéance est sur le point d'être dépassée, tenez les parties prenantes informées. Faites savoir au commanditaire du projet ou au client que des retards sont à prévoir. Discutez avec l'équipe du projet pour voir si vous pouvez faire quelque chose pour terminer le projet plus tôt que prévu.
Ne plus jamais manquer une échéance
Faire une promesse et la tenir sont les marques du professionnalisme. En tant que promesse, les délais sont importants.
S'il est largement admis que les délais sont parfois dépassés, le fait de prendre du retard ne donne pas une bonne image de vos compétences en matière de gestion de projet.
Améliorez votre gestion de projet et ne manquez jamais une échéance grâce à ClickUp. Vous avez besoin de planifier votre projet ? Utilisez les tâches. Besoin de le planifier ? Utilisez des dates et des heures. Vous vous inquiétez des dépendances entre les tâches ? Reliez facilement les tâches entre elles.
Vous n'êtes pas sûr que vos délais soient réalistes ? Utilisez les vues du calendrier ou de la charge de travail pour voir ce qui est possible. Vous voulez rester au courant des progrès réalisés ? Utilisez le tableau de bord. Vous gérez plusieurs projets à la fois ? Pas de problème !
ClickUp est conçu avec tous les outils dont vous avez besoin pour garder le cap. Vous n'êtes pas convaincu ? Voyez par vous-même.