Excel est sans aucun doute un outil polyvalent.
L'un de ses grands avantages est qu'il vous permet de créer et de gérer une structure de répartition du travail (WBS) comme un pro. Dans ce guide, nous vous expliquons exactement comment procéder.
De plus, vous découvrirez les meilleurs modèles pour gagner du temps lors de la planification et de l'organisation des tâches de votre projet.
Mais avant cela, voyons ce qu'est une structure de répartition du travail dans Excel.
Qu'est-ce qu'une structure de répartition du travail ?
Une structure de répartition du travail (WBS) est une représentation hiérarchique des tâches, sous-tâches et lots de travail nécessaires à l'achevement d'un projet. Elle aide les chefs de projet à visualiser l'étendue du travail, à allouer les ressources et à suivre la progression.
Une structure de répartition du travail Excel est créée et gérée à l'aide de Microsoft Excel et vous donne également un aperçu du calendrier du projet. Elle permet aux équipes de voir les tâches de leur projet et comment un processus enchaîne sur un autre, le tout dans un fichier Excel si le modèle WBS est créé dans Microsoft.
De plus, un modèle de structure de répartition du travail clair et concis devrait vous aider à communiquer plus efficacement les objectifs et les attentes du projet aux membres de votre équipe, aux parties prenantes et aux clients. Quelle que soit la phase du projet, un diagramme ou une structure arborescente de la structure de répartition du travail vous fournit des informations plus détaillées pour des tâches plus faciles à gérer dans ce fichier Excel téléchargeable.
Création d'une structure de répartition du travail dans Excel
Savoir comment créer une structure de répartition du travail ou un modèle WBS aide considérablement toute l'équipe du projet à gérer des parties plus petites et plus faciles à appréhender du projet. Des structures de répartition du travail bien conçues vous aident à estimer plus précisément la portée du projet, son échéancier et ses coûts globaux.
qui peuvent vous aider à prendre des décisions plus éclairées sur la manière d'allouer les ressources et de gérer les risques.
En créant une structure de répartition du travail claire et complète, vous pouvez communiquer plus efficacement les objectifs et les attentes du projet aux membres de votre équipe, aux parties prenantes et aux clients, ce qui peut améliorer la collaboration et les résultats.
Voici un processus en cinq étapes pour créer une structure de répartition du travail pour votre prochain projet.
Étape 1 : Configurez la feuille de calcul
Commencez par ouvrir un nouveau classeur Excel. Renommez la première feuille de calcul « WBS » en cliquant avec le bouton droit de la souris sur l'onglet en bas de l'écran et en sélectionnant « Renommer ». Dans la première ligne de la feuille de calcul, créez des en-têtes pour les colonnes suivantes :
- Code WBS : identifiant unique attribué à chaque tâche de la structure.
- Nom de la tâche : nom ou description de chaque tâche.
- Niveau : niveau hiérarchique de la tâche (par exemple, tâches principales, sous-tâches).
- Prédécesseur : code WBS de toutes les tâches qui doivent être achevées avant la tâche actuelle.
- Date de début : date prévue pour le début de la tâche.
- Date de fin : date prévue pour la fin de la tâche.
- Durée : durée estimée de la tâche, généralement mesurée en jours.
- Ressources : le personnel, l'équipement ou les matériaux nécessaires pour achever la tâche.
Mettez en forme la ligne d'en-tête avec du texte en gras ou une couleur d'arrière-plan pour la distinguer visuellement des lignes de données.
Étape 2 : Saisissez les tâches et les sous-tâches
Commencez par établir une liste des tâches principales de votre projet dans la colonne « Nom de la tâche ». Attribuez un code WBS unique (ou une numérotation WBS) à chaque tâche principale, en utilisant généralement un système de numérotation [par exemple, 1. 0, 2. 0, 3. 0].
Ensuite, entrez les sous-tâches sous chaque tâche principale, en attribuant à nouveau un nombre WBS approprié.
Par exemple, les sous-tâches de la tâche principale « 1. 0 » peuvent être libellées « 1. 1 », « 1. 2 » et « 1. 3 ». Pour séparer visuellement les sous-tâches des tâches principales, utilisez le bouton « Indent » (Retrait) dans la barre d'outils ou appuyez sur « Ctrl + Alt + Tab » lorsque la cellule est sélectionnée.
Si votre projet nécessite une ventilation plus poussée, ajoutez des niveaux supplémentaires de sous-tâches en suivant les mêmes modèles de numérotation et d'indentation.
DÉPLACEZ FACILEMENT LES TÂCHES ET SOUS-TÂCHES À PARTIR DE LA VUE TABLEUR DE CLICKUPVous pouvez créer des tâches dans n'importe quelle partie de votre environnement de travail, puis les transférer vers d'autres listes au sein du même environnement de travail. Cette fonctionnalité vous permet de créer un plan de projet dans une seule liste, puis de déplacer les tâches vers d'autres listes pour représenter les différentes phases du projet. De plus, vous pouvez transférer les tâches attribuées à d'autres équipes vers leurs listes respectives.
Étape 3 : attribuer des niveaux et des prédécesseurs
Pour chaque tâche de la structure de répartition du travail, attribuez un niveau en fonction de sa position dans la hiérarchie. Par exemple, les tâches principales se verraient attribuer le niveau 1, leurs sous-tâches immédiates le niveau 2, et ainsi de suite.
Ensuite, identifiez toutes les tâches qui doivent être achevées avant qu'une tâche donnée puisse commencer. Il s'agit des tâches prédécesseurs.
Saisissez le code WBS de la ou des tâches prédécesseurs dans la colonne Prédécesseur pour chaque tâche concernée. Si une tâche a plusieurs prédécesseurs, séparez les codes WBS par des virgules.
Étape 4 : Saisissez les dates et les durées
Pour chaque tâche, saisissez la date de début prévue dans la colonne « Date de début ». Vous pouvez choisir de saisir les dates manuellement ou d'utiliser le sélecteur de date d'Excel en sélectionnant la cellule et en cliquant sur l'icône du calendrier qui apparaît.
Ensuite, saisissez la durée estimée de chaque tâche dans la colonne Durée. Pour calculer automatiquement les dates de fin en fonction des dates de début et des durées, utilisez les fonctions de date d'Excel.
Par exemple, dans la colonne Date de fin, tapez =Cellule_Date_Début + Cellule_Durée – 1 (remplacez « Cellule_Date_Début » et « Cellule_Durée » par les références de cellules correspondantes) et appuyez sur Entrée. Copiez cette formule dans la colonne pour l'appliquer à toutes les tâches.
La vue Calendrier offre plusieurs options pour adapter le calendrier aux besoins spécifiques de votre équipe. Pour commencer à le personnaliser, accédez à la vue Calendrier et sélectionnez « Afficher » dans le coin supérieur droit de votre écran. Vous pouvez alors facilement afficher ou masquer les dates de début et d'échéance ou les champs personnalisés afin de rendre l'organigramme technique plus compréhensible pour votre équipe.
UNE MEILLEURE VISIBILITÉ DES DATES LIMITES IMPORTANTESLa vue Calendrier de ClickUp offre plusieurs options pour personnaliser le calendrier en fonction des besoins spécifiques de votre équipe. Pour commencer à le personnaliser, accédez à la vue Calendrier et sélectionnez « Afficher » dans le coin supérieur droit de votre écran. Vous pouvez alors facilement afficher ou masquer les dates de début et d'échéance ou les champs personnalisés afin de rendre l'organigramme technique plus compréhensible pour votre équipe.
Étape 5 : Allouer les ressources
Dans cette dernière étape, identifiez les ressources nécessaires pour chaque tâche et créez une liste dans la colonne Ressources. Les ressources peuvent inclure le personnel, l'équipement ou les matériaux nécessaires à l'achèvement de la tâche.
Vous pouvez créer une liste des ressources sous forme de descriptions textuelles simples ou, si vous disposez d'une feuille de ressources distincte, faire référence aux cellules correspondantes. Une fois ces étapes achevées, votre WBS Excel est prêt.
N'oubliez pas d'enregistrer régulièrement votre travail et pensez à utiliser les fonctionnalités intégrées d'Excel telles que la validation des données, le formatage conditionnel ou d'autres fonctionnalités pour améliorer l'organisation et la présentation de votre structure de répartition du travail.
LA VUE DE LA CHARGE DE TRAVAIL CLICKUPDécouvrez la quantité de travail attribuée à chaque membre de l'équipe pour une période donnée. Vous pouvez choisir d'afficher une ou deux semaines, ou un mois complet. Grâce à la vue Charge de travail ClickUp, vous pouvez voir si certains membres de l'équipe sont surchargés ou s'il est possible d'attribuer davantage de travail. La charge de travail de chaque personne est comparée à sa capacité attribuée, ce qui vous permet de prendre des décisions plus éclairées concernant la répartition du travail.
Modèles de structure de répartition du travail Excel
Si vous fréquentez ces pages, vous savez que nous adorons les modèles, car ils permettent d'économiser des ressources. Vous n'avez pas besoin de partir de zéro, vous pouvez terminer vos projets plus rapidement et ils sont réutilisables.
Que demander de plus ?
Découvrez trois modèles de structure de répartition du travail qui vous aideront à en créer une dans Excel :
1. Modèle de structure de répartition du travail Vertex Excel
Un modèle simple avec des colonnes préformatées et des échantillons de données. Ce modèle Excel de diagramme de Gantt dispose d'une formule permettant de générer des numéros WBS en fonction du niveau choisi. Dans Excel, saisissez manuellement le numéro de niveau ou utilisez une liste déroulante créée par la validation des données.
2. Modèle de diagramme de Gantt WBS Vertex Excel
Ce modèle est une option plus avancée qui comprend un diagramme de Gantt pour visualiser les échéanciers des projets. Grâce à ce modèle, vous pouvez créer facilement un diagramme de Gantt avec les fonctions essentielles dont vous avez besoin. La feuille de calcul est divisée en lignes représentant différentes tâches. Il vous suffit de préciser la date de début et la durée de chaque tâche. Facile, n'est-ce pas ?
2. Modèle WBS de budget de projet Vertex Excel
Utilisez ce modèle de budget de projet pour divers types de projets. Vous pouvez par exemple l'utiliser pour des travaux de rénovation, des contrats, des petits projets de service communautaire et même des projets informatiques de grande envergure. Vous n'avez probablement pas besoin d'investir dans un logiciel de budgétisation de projet complexe ou coûteux, sauf si vous réalisez un projet pluriannuel de plusieurs millions de dollars.
Ressources connexes pour Excel
Nous adorons Excel, c'est probablement pour cela que nous proposons une multitude de tutoriels Excel supplémentaires sur notre blog. Améliorez vos compétences en gestion de projet grâce à nos autres tutoriels Excel :
Modèles Excel pour la gestion de projet
Grâce à une feuille Excel partagée, il est plus facile de maintenir votre équipe sur la même longueur d'onde, même en cas de changements. Dans les bons jours, Excel est également utile comme outil de gestion de projet de base pour créer des listes de tâches, par exemple.
10 modèles Excel gratuits pour la gestion de projet
Créer une base de données dans Excel
Si vous avez besoin de créer une base de données simple, Excel peut vous aider. Envisagez de l'utiliser pour créer un tableau de bord KPI pratique.
Si vous utilisez Excel pour des importations et des exportations temporaires, essayez ClickUp. Vous aurez accès gratuitement à des automatisations utiles, à des journaux de modifications et à une longue liste d'intégrations puissantes, ce qui vous permettra de le connecter facilement à votre flux de travail existant, sans les complications techniques qui vont avec.
Comment créer une base de données dans Excel (avec modèles et exemples)
Créer un tableau de bord dans Excel
Un tableau de bord est un ensemble de données centralisées dans un emplacement facile à lire. Excel convient parfaitement au suivi si ce que vous suivez est simple, comme les chiffres de progression d'un projet ou une liste de tâches.
Cependant, pour un tableau de bord plus sophistiqué, doté de rappels automatisés, de widgets configurables et de fonctionnalités collaboratives, il est préférable d'utiliser des outils plus polyvalents.
Comment créer un tableau de bord dans Excel ? (Étapes et modèles) 2023
Créer un relevé de temps dans Excel
Si vous préférez procéder manuellement, essayez notre guide sur les modèles de relevés de temps Excel. En revanche, si vous préférez travailler de manière plus automatisée et organisée pour suivre votre temps, en particulier pour plusieurs projets, vous aurez besoin d'un outil plus robuste, capable de tout gérer. 💪
Comment créer un relevé de temps dans Excel (guide avec modèles) & Comment calculer le temps dans Excel
Limites de l'utilisation d'Excel pour une structure de répartition du travail
Excel est un outil utile. Mais cela ne signifie pas pour autant qu'il n'a pas ses limites. Avant de vous fier uniquement à Excel pour créer des diagrammes WBS ou une structure arborescente, tenez compte des éléments suivants :
- Collaboration limitée : Excel ne prend pas en charge la collaboration en temps réel, ce qui rend difficile le travail en équipe sur une structure de répartition du travail.
- Absence d'outils de visualisation natifs : en tant qu'outil, il ne dispose pas d'outils de visualisation WBS intégrés, ce qui nécessite un effort manuel et du temps pour créer un WBS attrayant et facile à comprendre.
- Non adapté à la gestion de projets et de tâches : Excel est un tableur polyvalent qui n'est pas spécialement conçu pour la gestion de projet. Il ne dispose donc pas de certaines fonctionnalités essentielles à une gestion de projet réussie, telles que les dépendances entre tâches, la planification automatique et le suivi de l'avancement.
Si Excel est parfait pour les projets simples, il n'est peut-être pas la meilleure option pour les projets plus complexes qui nécessitent des fonctionnalités avancées.
Une approche supérieure pour créer une structure de répartition du travail
La fonctionnalité de cartes mentales de ClickUp est parfaite pour créer et gérer des structures de répartition du travail. Ce qui est génial avec ClickUp, c'est qu'il vous permet de visualiser facilement la structure de votre projet grâce à une simple fonctionnalité de glisser-déposer. De plus, il est idéal pour la collaboration en équipe, car il vous permet de collaborer en temps réel.
Mais ce n'est pas tout : ClickUp offre également d'autres fonctionnalités essentielles pour la gestion de projet, telles que les diagrammes de Gantt, les dépendances entre tâches et le suivi de la progression.
Si vous souhaitez en savoir plus, consultez ClickUp cartes mentales.