Un tableau de bord KPI est l'un des outils de visualisation de données les plus puissants pour montrer la progression vers les objectifs de l'entreprise et les opportunités de croissance stratégique. Mais la création d'un tableau de bord dans Excel s'accompagne d'une série de défis en termes de productivité et d'utilisation. C'est une tâche qui prend beaucoup de temps !
Dans notre guide étape par étape sur les tableaux de bord Excel, nous avons appris à créer un tableau de bord standard à partir de zéro. Nous sommes de retour avec des étapes pratiques pour passer au niveau supérieur ! Ce guide couvrira les points suivants :
- Comment mieux gérer votre temps tout au long du processus de création du tableau de bord Excel
- Quels indicateurs de haut niveau inclure dans vos tableaux de bord Excel pour des publics spécifiques ?
- Modèles de tableaux de bord Excel gratuits pour vous aider à démarrer
- Une alternative à Excel pour la visualisation mobile des données
C'est parti ! 🏁
⏰ Résumé en 60 secondes
- Tableaux de bord KPI Excel : un outil puissant pour visualiser les indicateurs clés, mais leur création et leur maintenance peuvent être longues et complexes.
- Définissez l'objectif et le public : clarifiez l'objectif du tableau de bord et déterminez qui l'utilisera afin de vous assurer qu'il répond à leurs besoins.
- Collectez et organisez les données : rassemblez les données pertinentes et classez-les dans des onglets (données brutes, calculs et tableau de bord final) pour une meilleure structure et plus de clarté.
- Nettoyez les données : corrigez les erreurs, supprimez les doublons et nettoyez les caractères non imprimables pour garantir l'exactitude et la cohérence des données.
- Choisissez les types de diagrammes appropriés : sélectionnez les diagrammes appropriés (par exemple, colonne, diagramme circulaire, ligne) pour représenter au mieux chaque KPI et rendre les données facilement compréhensibles.
- Testez-le avec l'avis de votre équipe : partagez le tableau de bord avec les membres de votre équipe afin d'obtenir leur avis, de vous assurer de sa clarté et d'identifier les informations manquantes ou prêtant à confusion.
- Limites d'Excel : les tableaux de bord Excel nécessitent des mises à jour manuelles, contiennent des données statiques et ne disposent pas de fonctionnalités de collaboration ou d'intégration performantes, ce qui les rend moins efficaces pour une utilisation en équipe.
4 étapes pour créer un tableau de bord KPI dans Excel
Un tableau de bord KPI Excel est un ensemble de graphiques et de diagrammes organisés dans une feuille de calcul. Il représente les indicateurs de performance clés les plus importants pour un public spécifique.
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Les équipes très occupées recherchent des tableaux de bord de projet puissants pour mesurer avec précision les projets, les tendances et les indicateurs financiers en un seul endroit. Cette visibilité de haut niveau sur les opérations et la croissance de l'entreprise est essentielle pour prendre des mesures immédiates.
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Étape 1 : posez les bonnes questions pour définir le type de tableau de bord KPI approprié
Vous gagnerez beaucoup de temps au cours du processus en effectuant les préparatifs nécessaires. Avant de commencer à effectuer du travail dans Excel, posez donc ces questions essentielles aux utilisateurs de votre tableau de bord :
Quel est l'objectif du tableau de bord KPI ?
Ce tableau de bord sera-t-il utilisé pour partager des informations ou pour inciter à l'action ?
Quelle version d'Excel utilisent-ils ?
Excel a amélioré son interface au fil des ans, mais certaines fonctionnalités n'ont pas été reprises ou ont été déplacées vers d'autres emplacements dans la barre de menus. Cela affecte l'accessibilité et, plus important encore, la fonctionnalité du tableau de bord Excel.
Quels indicateurs clés spécifiques liés aux objectifs de l’entreprise doivent être inclus ?
Les KPI varient en fonction de votre public et de sa fonction commerciale. N'oubliez pas qu'un excès d'informations peut être source de désordre et de confusion ! Pour obtenir une liste des KPI classés par équipe, consultez le guide des exemples de KPI de ClickUp !
Où le tableau de bord KPI sera-t-il affiché ?
La conception et la composition du tableau de bord Excel seront fortement influencées par son emplacement. Par exemple, s'il est présenté sur un écran de télévision fixé au mur dans le bureau, vous devrez redimensionner les diagrammes en conséquence afin qu'ils soient lisibles de loin.
Ce suivi sera-t-il quotidien, hebdomadaire, mensuel, trimestriel ou annuel ?
Si le tableau de bord Excel doit être mis à jour fréquemment, vous pouvez envisager d'utiliser un outil intuitif qui se met à jour en temps réel. Le risque d'erreur humaine augmente lorsque vous devez revenir en arrière et retravailler les données de votre tableau de bord Excel.
Étape 2 : Décomposez les attentes en matière de collecte de données
Nous ne réalisons souvent pas à quel point la collecte d'informations peut prendre du temps jusqu'à ce que nous ouvrions un fichier au format corrompu. Et voilà que deux heures supplémentaires sont consacrées à la correction de ce seul fichier. Indiquez à vos sources comment les données doivent être mises en forme et enregistrées, afin de ne pas avoir à faire de suppositions !
Étape 3 : Vérifiez et organisez les données brutes
Il est maintenant temps d'importer vos données dans Excel ! Ouvrez un nouveau classeur Excel et créez trois onglets distincts :
- Onglet Données brutes pour héberger les informations que vous avez collectées auprès de vos sources de données
- Onglet Calculs pour créer et organiser vos diagrammes croisés dynamiques
- Onglet Tableau de bord pour partager et présenter le tableau de bord KPI final
Ensuite, retroussez vos manches et passez en revue les données brutes pour corriger les erreurs, éliminer les doublons, supprimer les caractères non imprimables, corriger les colonnes de texte et nettoyer les espaces supplémentaires.
Conseil : évitez les maux de tête liés à la technologie en triant les données de l’intervalle le plus élevé à l’intervalle le plus bas afin de pouvoir travailler efficacement tout au long de ce processus.
Étape 4 : Choisissez les graphiques qui représentent le mieux vos indicateurs de performance clés.
Voici une liste des diagrammes les plus couramment utilisés dans les tableaux de bord KPI :
| Type de diagramme | Description du diagramme | Utilisez ce diagramme lorsque... |
|---|---|---|
| Affiche l'axe horizontal (catégorie) et les valeurs le long de l'axe vertical (axe des valeurs). | Vous souhaitez illustrer des comparaisons entre différents éléments. | |
| Affiche la taille des éléments dans une série de données. Les points de données dans un diagramme circulaire sont affichés sous forme de pourcentage du diagramme circulaire entier. | Il n'y a qu'un seul ensemble de séries de données comportant plus de deux catégories, et aucune valeur n'est négative. | |
| Organise les catégories sur l'axe vertical et les valeurs sur l'axe horizontal. | Vous souhaitez montrer comment les données ont évolué sur une courte période. | |
| Illustre les comparaisons entre les différents éléments. | Les valeurs correspondent à des durées (estimations vs réelles). | |
| Représente les changements au fil du temps et attire l'attention sur la valeur totale d'une tendance. | Vous souhaitez montrer comment les données ont évolué sur une longue période. |
Si vous souhaitez avoir un aperçu de ce à quoi ressembleront les données sous forme de diagramme, utilisez l'outil Diagrammes recommandés dans l'onglet Insertion. Excel analysera les données et affichera différents diagrammes avec vos données tracées.
Conseil : avant de déployer le tableau de bord Excel à l'ensemble du groupe, demandez à quelques membres de l'équipe de vous faire part de leurs commentaires afin d'apporter des améliorations. Les deux principaux objectifs de cette étape sont de vérifier si le tableau de bord KPI résume clairement les KPI et s'il y a des questions de suivi à prendre en compte pour la prochaine itération.
Ressources connexes :
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- Comment afficher une structure de répartition du travail dans Excel
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- Comment créer un diagramme en cascade dans Excel
- Comment utiliser Excel pour la planification des capacités
Modèles et exemples gratuits de tableaux de bord KPI Excel
Si vous recherchez des modèles de tableaux de bord pour démarrer votre processus, téléchargez-les sur Geek Dashboard ou utilisez-les comme source d'inspiration !
1. Modèle de tableau de bord marketing
2. Modèle de tableau de bord exécutif
3. Modèle de tableau de bord pour la gestion de l'équipe commerciale
4. Modèle de tableau de bord KPI pour les RH
Limites de la création de tableaux de bord KPI dans Excel
En réalité, tout le monde n'utilise pas Excel. Cela constitue un obstacle au processus de collaboration, et la création manuelle de diagrammes Excel individuels est une tâche fastidieuse qui devrait avoir l'effet inverse. Les données deviennent rapidement obsolètes dans les feuilles de calcul statiques, et l'absence d'intégrations fait d'Excel une application autonome. Cela montre clairement que les tableaux de bord Excel ne sont pas la solution la plus efficace pour la veille économique. Et d'autres partagent cet avis.
Un sondage mondial mené par McKinsey a montré que les entreprises très performantes sont beaucoup plus susceptibles que leurs concurrentes d'avoir déployé une architecture de données moderne. Que doivent donc faire les entreprises pour surpasser leurs concurrents ? McKinsey répond ainsi :
- Rendez les données disponibles
- Considérez les données comme un produit offrant un véritable retour sur investissement.
- Adoptez une approche agile de la transformation des données
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Si vous y réfléchissez bien, les tableaux de bord KPI dans Excel servent davantage à traduire des données provenant de plusieurs sources de données qu'à faire des mesures concrètes à partir de ces informations. C'est là que nous devons être prudents, car du travail intense peut être confondu avec de la productivité.
Il est facile de changer d'orientation grâce au bon logiciel de KPI. Une plateforme de productivité telle que ClickUp comprend tous les outils et intégrations dont vous aurez besoin pour utiliser des données et des diagrammes destinés à différents publics.
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📮ClickUp Insight : 37 % des employés envoient des notes de suivi ou des comptes rendus de réunion pour suivre les éléments à mener, mais 36 % continuent de recourir à d'autres méthodes fragmentées.
Sans un système unifié pour enregistrer les décisions, les informations clés dont vous avez besoin peuvent se perdre dans les discussions, les e-mails ou les feuilles de calcul. Avec ClickUp, vous pouvez instantanément transformer les discussions en tâches exploitables dans l'ensemble de vos tâches, discussions et documents, afin de vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet.
Comment importer un fichier de données dans ClickUp
Nous mettons à votre disposition un fichier à télécharger si vous souhaitez suivre nos conseils ! 📁
Étape 1 : Choisissez l'option Excel & CSV dans les paramètres de votre environnement de travail pour télécharger un fichier ou saisir manuellement vos données.
Étape 2 : vérifiez que vos données s'affichent correctement dans la fenêtre d'aperçu et mappez vos données aux champs ClickUp.
Étape 3 : Soumettez le fichier révisé pour importation
Étape 4 : Sélectionnez l'emplacement de l'environnement de travail dans lequel importer et finalisez les derniers détails.
Étape 5 : personnalisez vos colonnes en choisissant un champ personnalisé pour mapper vos données dans la meilleure vue possible.
Étape 6 : Vérifiez la progression de l'importation de votre fichier Excel dans ClickUp.
Étape 7 : Ouvrez l'emplacement que vous avez sélectionné lors du processus d'importation dans la barre latérale de navigation.
Et voilà ! Vos données sont partageables, sûres et sécurisées avec ClickUp. 🔒
La création de tableaux de bord KPI est tout aussi rapide et efficace, sans les tracas techniques ! Vous avez la possibilité d'utiliser un modèle de tableau de bord dans ClickUp ou de partir de zéro.
Les tableaux de bord de ClickUp facilitent la collaboration. Vous pouvez ainsi communiquer avec vos équipes, vos parties prenantes et vos partenaires externes directement depuis le tableau de bord à l'aide de widgets personnalisables, qui constituent les éléments de base des tableaux de bord. Au-delà des diagrammes classiques, ClickUp propose des widgets spécialisés pour le suivi du temps, les blocs de texte enrichi, les discussions et les options d'intégration.
Nous espérons que ce guide vous aura aidé à mieux comprendre les tableaux de bord KPI! Vous avez encore des questions ? Nous sommes à votre disposition 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, avec une assistance en direct, des webinaires à la demande et des formations en ligne pour vous aider à prendre le contrôle de vos données ! 📈
Étude de cas : comment les tableaux de bord ClickUp aident les équipes
Les tableaux de bord ClickUp sont conçus pour regrouper tous vos indicateurs les plus importants en un seul endroit. Consultez cette étude de cas de l'université Wake Forest pour découvrir comment ils ont amélioré leurs rapports et leur coordination grâce aux tableaux de bord ClickUp :
Quels que soient les éléments que vous devez mesurer, les tableaux de bord ClickUp sont le moyen idéal pour obtenir un aperçu en temps réel des performances de votre équipe.