En tant que chef de projet, comprendre la charge de travail que votre équipe est capable de gérer est une priorité.
Cela aide les chefs de projet à adapter leurs plans futurs, à déterminer si leur équipe peut prendre en charge de nouveaux projets et à identifier s'ils ont besoin de recruter de nouveaux membres. 🚢
Sans planification des capacités, il est pour le moins difficile d'évaluer les limites de vos ressources. Ce processus vous permet d'obtenir des informations précieuses sur les capacités de votre personnel, de vos outils et de l'ensemble de votre organisation. En sachant de quoi vous disposez, vous vous assurez que votre équipe est toujours sur la bonne voie et peut achever les projets en cours dans les délais impartis.
Bien que cela puisse sembler compliqué, la visualisation de la planification des capacités peut être facile si vous disposez des bons outils pour le faire, et Excel en fait partie.
Dans cet article, nous vous apprendrons comment afficher la planification des capacités dans Excel et vous fournirons quelques modèles de planification des capacités qui vous seront utiles.
Qu'est-ce que la planification des capacités ?
La planification des capacités consiste à déterminer les ressources nécessaires à la réussite d'un projet. Par ressources, nous entendons la main-d'œuvre, le temps disponible, les équipements et outils, ainsi que le budget nécessaire.
Il s'agit d'un processus important dans de nombreux secteurs, de la technologie à la médecine. Prenons l'exemple de l'hôtellerie : les restaurants emploient toujours plus de personnel pendant l'été et les vacances.
Ils savent que davantage de clients viennent à certaines périodes, ils doivent donc se préparer en termes de personnel et de fournitures nécessaires pour assurer le bon fonctionnement de l'établissement. 🥘
C'est précisément ce que font les chefs de projet en gestion de projet : ils examinent le passé pour comprendre le présent et préparer l'avenir.
Comment afficher la planification de la capacité des ressources dans des feuilles de calcul Excel
Excel n'offre pas de fonctionnalités avancées pour la planification de la capacité des ressources, mais ses options sont souvent plus que suffisantes pour comprendre la bande passante actuelle de votre équipe et planifier en conséquence.
Nous vous montrons ici comment utiliser Excel pour déterminer si votre équipe a besoin de renforts pour fonctionner efficacement et achever tous ses projets. Nous avons utilisé l'exemple le plus simple pour décrire ce que vous devez faire pour devenir un expert de la planification des capacités dans Excel. 👑
Une fois que vous aurez compris les bases, vous pourrez élargir votre champ d'action et planifier plusieurs projets, positions et/ou compétences.
Étape 1 : créer un tableau d'estimation de la demande
La première étape consiste à créer un tableau indiquant le nombre d'heures par semaine que votre équipe doit consacrer à chaque projet.
Ouvrez Excel et écrivez « Estimation de la demande » dans la cellule A1 : ce sera le nom du tableau. Ensuite, écrivez « Projet » dans la cellule A2 et « Heures par semaine » dans la cellule B2. Répertoriez vos projets dans la colonne « Projet ».
Sous « Heures par semaine », indiquez le nombre d'heures nécessaires pour un projet particulier.
- Astuce n° 1 : élargissez la largeur des colonnes pour faire tenir tous les noms sans que le tableau ne devienne confus. Vous pouvez également mettre les noms des colonnes en gras pour faciliter la lecture du tableau.
- Conseil n° 2 : si vous essayez de saisir le nombre d'heures, mais qu'Excel continue de le convertir en date, vérifiez que le formatage est correct. Dans la plupart des cas, vous devez le définir sur « Nombre ». En fonction de vos données, vous pouvez également afficher les nombres sans décimales.
Étape 2 : Créez un tableau récapitulatif des capacités
Créez un autre tableau pour afficher le nombre d'employés dont vous disposez et le nombre d'heures qu'ils peuvent travailler par semaine.
Écrivez « Aperçu des capacités » dans la cellule D1. Tapez « Nombre d'employés » dans la cellule D2, « Heures par semaine » dans la cellule E2 et « Taux d'utilisation » dans la cellule F2.
Le taux d'utilisation représente le pourcentage des heures consacrées par vos employés à du travail facturable. Par exemple, vos employés peuvent avoir une journée de travail de huit heures, mais cela ne signifie pas pour autant qu'ils seront très productifs à 100 % pendant toute cette période. Ils doivent prendre des pauses déjeuner ou toilettes, ou effectuer des tâches non liées au travail. Vos employés prennent également des vacances et des congés planifiés, qui sont également pris en compte dans le taux d'utilisation total.
Même lorsque vos employés travaillent à pleine capacité, toutes leurs tâches ne sont pas facturables. C'est l'exemple des tâches administratives, qui doivent être effectuées, mais qui ne sont pas nécessairement liées à vos projets en cours.
Dans notre exemple, nous avons 10 employés qui travaillent en moyenne 40 heures par semaine et ont un taux d'utilisation de 80 %.
Étape 3 : Créer un tableau de planification des capacités
Les deux premières étapes consistent à saisir des données, tandis que celle-ci se concentre sur l'analyse des données saisies et leur transformation en informations. C'est à cette étape qu'Excel fait des merveilles et montre si votre équipe est performante telle quelle ou si elle a besoin de renforts.
Écrivez « Planification des capacités » dans la cellule H1 (il s'agit du nom du tableau). Comme à l'étape précédente, vous pouvez placer le tableau où vous le souhaitez, mais il est important de suivre attentivement les instructions afin d'éviter d'utiliser les mauvaises cellules pour les formules.
Demande totale du projet
Dans la cellule H2, inscrivez « Demande totale du projet ». Cette cellule représente le nombre d'heures que votre équipe et vos chefs de projet doivent consacrer à l'ensemble des projets. Au lieu de lancer la calculatrice et d'ajouter les chiffres manuellement, vous utiliserez les super pouvoirs d'Excel. 🦸
Double-cliquez sur le champ H3 et appuyez sur l'icône Fx à gauche de la barre de formule. Choisissez « SUM » et sélectionnez l'intervalle de cellules à inclure dans les résultats. Dans notre cas, il s'agit des cellules B3 à B7, et le résultat est 384.
Capacité potentielle
Vous devez maintenant afficher le nombre d'heures travaillées par semaine par votre équipe. Pour cela, multipliez le nombre d'employés par leur nombre d'heures travaillées par semaine.
Vous pouvez laisser Excel faire le travail à votre place et utiliser une formule. Commencez par écrire « Capacité potentielle » dans I2, double-cliquez sur la cellule I3 et appuyez sur le bouton Fx à gauche de la barre de formule. Sous « Rechercher une fonction », entrez « Produit » et double-cliquez sur la fonction.
Sélectionnez les cellules D3 et E3, et Excel affichera le résultat dans I3. Dans notre cas, il s'agit de 400.
Capacité effective
Passons à la troisième colonne. Écrivez « Capacité effective » dans J2 et utilisez une formule pour la calculer. Cette cellule indiquera le nombre d'heures de travail facturables que votre équipe peut réellement effectuer. Vous obtiendrez le résultat en multipliant les trois chiffres du tableau précédent (dans notre cas, les cellules D3, E3 et F3). Le résultat est 320.
Étape 4 : Calculer le déficit en ressources
Il s'agit de l'étape finale et la plus complexe, à l'issue de laquelle vous saurez si votre équipe manque de ressources (dans ce cas, de main-d'œuvre). Vous calculerez cela à l'aide d'une formule unique.
Commencez par ajouter une nouvelle colonne à votre tableau de planification des capacités créé à l'étape précédente et nommez-la « Pénurie de ressources ».
La formule : Partie 1
Il est maintenant temps d'utiliser l'une des fonctions qui font la renommée d'Excel, à savoir IF. Vous définirez une condition qui s'affichera automatiquement si vous avez besoin de plus d'employés dans votre équipe. De plus, Excel vous indiquera même combien d'employés supplémentaires vous avez besoin !
Dans notre exemple, la formule se présente comme suit : « =IF(H3>J3,(H3-J3)/(E3*F3)) ». Cela vous semble complexe ? Expliquons cela plus en détail ! 🤓
Tout d'abord, vous vous concentrez sur la question de savoir si la demande totale du projet est supérieure à la capacité effective de l'équipe (exprimée en heures). Dans un monde idéal, ces deux chiffres seraient presque égaux. Mais vous dirigez une équipe dynamique qui s'attaque à différents projets, dont certains sont complexes et nécessitent plus de travail.
Quelle que soit l'ampleur du projet, si le nombre d'heures par semaine nécessaires pour mener à bien tous les projets est supérieur à la capacité effective de l'équipe, cela signifie que vous avez besoin de renforcer votre équipe.
La formule : Partie 2
Supposons que la demande totale du projet dépasse la capacité effective de votre équipe. Dans ce cas, vous devez calculer le nombre d'employés dont vous avez besoin, ce qui nous amène à la deuxième partie de notre formule.
Vous commencerez par identifier la différence entre la demande totale du projet et la capacité effective (H3-J3). Ensuite, vous multiplierez le nombre d'heures de travail de chaque employé par le taux d'utilisation (E13*F13).
Comme il est possible que vous n'obteniez pas un nombre pair et que vous ne pouvez pas embaucher exactement 7,55 personnes, vous devrez arrondir le nombre et toujours utiliser le chiffre supérieur (dans ce cas, 8).
Dans notre exemple, il manque précisément deux personnes dans notre équipe pour garantir le bon déroulement de tous les projets. ⛵
Ressources connexes
Si vous souhaitez en savoir plus sur Excel et ses fonctions, voici quelques conseils supplémentaires. 🤓
Inconvénients de l'utilisation d'Excel pour la planification des capacités
La planification des capacités dans Excel peut fournir des informations précieuses sur la charge de travail de votre équipe et vous aider à préparer vos futurs projets. Cependant, la planification des capacités n'est pas le point fort d'Excel. Voici pourquoi Excel n'est peut-être pas la meilleure option pour la planification des capacités :
- Ce n'est pas collaboratif : Excel n'offre pas de fonctionnalités qui encouragent la collaboration et le travail d'équipe, telles que l'attribution de tâches, le suivi des progrès ou la fixation de dates d'échéance.
- Il n'offre pas différentes dispositions : plusieurs vues de gestion de projet, telles que Liste, Calendrier ou Tableau, vous permettent d'avoir une vue d'ensemble et de consulter les détails concernant la charge de travail des membres de votre équipe. Excel n'offre pas ces fonctionnalités, ce qui limite votre perspective.
- Cela nécessite une préparation minutieuse : la planification des capacités dans Excel peut prendre beaucoup de temps, surtout si vous avez de nombreuses équipes et projets à gérer. Il faut plutôt un logiciel de gestion de projet personnalisable pour gérer efficacement la planification des capacités ⏳.
3 alternatives aux modèles de planification des capacités Excel
Excel peut être une bonne option pour les modèles de planification des capacités plus simples, mais il présente certaines limites. Il n'encourage pas la collaboration entre les membres de l'équipe et est unidimensionnel : vous ne pouvez pas utiliser différentes perspectives pour aborder le même problème et obtenir des informations précieuses.
C'est là que ClickUp entre en jeu. Il offre tout ce dont vous avez besoin pour un processus de planification des capacités rationalisé, y compris des modèles prêts à l'emploi.
Ils fournissent le cadre nécessaire à la planification des capacités et permettent de gagner du temps tout en mettant l'accent sur le travail d'équipe et en garantissant une répartition équitable de la charge de travail. N'oubliez pas que ces modèles ne peuvent pas être utilisés dans Excel et ne font pas partie de la suite Office.
1. Modèle de charge de travail des employés ClickUp
Augmenter la productivité de l'équipe est le rêve de tout chef de projet. Mais vous ne pouvez pas simplement confier davantage de projets à votre équipe si celle-ci n'est pas en mesure de les mener à bien. Cela déclencherait le chaos, affecterait la motivation des employés et risquerait de provoquer un épuisement professionnel. 🔥
Pour améliorer l'efficacité de l'équipe, vous devez d'abord examiner en détail ses charges de travail, les analyser et utiliser les informations obtenues pour préparer l'avenir. En d'autres termes, il y a du travail à faire en matière de planification des capacités, et le modèle de charge de travail des employés ClickUp peut être l'outil idéal. 🪛
Que peut faire ce modèle pour vous ?
- Aide à mesurer la capacité de votre équipe
- Garantit une attribution équitable et gérable des tâches.
- Fournit un aperçu clair des responsabilités de chacun.
- Contribue à prévenir l'épuisement professionnel
- Encourage la collaboration entre les membres de l'équipe.
Commencez par l'onglet Vue des tâches du modèle. Vous y créerez une liste des tâches que votre équipe devra accomplir au cours de la période à venir. Ajoutez des personnes assignées, fixez des délais et des priorités, et déterminez quelle équipe est chargée de réaliser quelle tâche.
La vue Charge de travail individuelle permet d'afficher un aperçu des tâches de chacun des membres de votre équipe sous forme de calendrier. Vous verrez combien d'heures ils ont besoin pour achever les tâches qui leur sont assignées par rapport à leur capacité quotidienne. Cette vue vous aide à comprendre si les membres de votre équipe sont surchargés de travail ou s'ils ont du temps libre.
La vue Charge de travail de l'équipe sépare les charges de travail par équipe et indique le temps que chacune d'entre elles a prévu chaque semaine. Cela est particulièrement utile pour les entreprises qui comptent plusieurs équipes dans le même service, car cela permet de garantir une distribution équitable de la charge de travail.
Enfin, vous disposez de la vue Tableau d'équipe, où toutes les tâches sont triées par équipe.
2. Modèle de planification des ressources ClickUp
Vous souhaitez allouer vos ressources comme un pro et planifier et accompagner la croissance de votre entreprise ? Que diriez-vous de réduire les dépenses liées aux ressources des projets et d'optimiser les performances de vos équipes ? Tout cela est possible grâce au modèle de planification des ressources ClickUp!
Ce modèle offre plusieurs vues qui rationalisent la planification des ressources. Voyons quelles sont ces vues et expliquons leur utilité :
| Afficher | Objectif |
| Charge de travail des coordinateurs de projet | Répertorier les coordinateurs de projet et leurs livrables en fonction des équipes qu'ils gèrent afin de surveiller la capacité. |
| Charge de travail de l'équipe | Répertoriez les coordinateurs de projet et leurs tâches, mais cette fois-ci, les tâches sont associées à des clients spécifiques. |
| Coordinateurs de projet de projet | Fournir un aperçu des coordinateurs de projet et des tâches sous la forme d'un tableau Kanban. |
| Clients | Affichage des détails de chaque projet (dates de début et d'échéance, budgets alloués et coûts réels, noms des coordinateurs de projet, etc.), triés par client. |
| Diagramme de Gantt | Aperçu des échéanciers pour toutes les tâches afin d'éviter les chevauchements et d'assurer une distribution équilibrée de la charge de travail. |
| Échéancier | Regroupez les tâches par client et attribuez-leur un code couleur pour indiquer leur statut dans un calendrier. |
| Tableau | Trier les tâches en fonction de leur statut dans un tableau Kanban |
Combinez toutes ces vues et vous obtiendrez un modèle complet de planification des capacités de projet au sein des équipes et des services.
3. Modèle d'allocation des ressources ClickUp
L'allocation et la gestion des ressources peuvent s'avérer difficiles, voire vouées à l'échec, si vous n'utilisez pas les bons outils. Le modèle d'allocation des ressources ClickUp est un raccourci qui vous aide à analyser et à comprendre les ressources disponibles aujourd'hui afin de planifier demain.
Voici pourquoi ce modèle peut être une arme puissante dans votre arsenal :
- Vous aide à livrer tous vos projets dans les délais
- Motivation accrue des employés
- Contribue à optimiser les performances des employés et à maximiser l'efficacité
Comme les autres modèles de planification des capacités de ressources ClickUp, celui-ci vous offre le luxe de disposer de plusieurs vues. Grâce aux vues « Charge de travail de l'équipe » et « Charge de travail du chef d'équipe », vous obtenez des informations détaillées sur la charge de travail de chacun des membres de votre équipe. Filtrez les charges de travail en fonction des dates, du statut, de la priorité, des personnes assignées et des jalons, et obtenez les informations souhaitées en quelques clics. Cela est particulièrement utile pour les chefs de projet qui travaillent avec des équipes plus importantes.
Le modèle propose également deux vues Liste : Par clients et Par projets. Utilisez-les pour regrouper vos tâches en fonction du client/projet et consulter les dates d'échéance, les priorités, le budget total et d'autres détails.
Enfin, vous disposez de la vue du processus de livraison, un tableau Kanban affichant vos projets et leurs étapes.
Une meilleure façon de présenter la planification des capacités
Les modèles de planification des capacités dont nous avons parlé ne sont que la partie émergée de l'iceberg de la gestion de projet ClickUp. 🧊
Par exemple, utilisez l'application Pulse ClickApp pour obtenir des informations précieuses sur l'activité de votre équipe pendant une journée de travail. Elle vous permet de voir qui est en ligne à quel moment et sur quoi il travaille.
ClickUp Docs est une autre fonctionnalité utile pour la planification des capacités. Vous pouvez l'utiliser pour définir la portée d'un projet et identifier les besoins en matière de capacités. Une fois le document créé, vous pouvez le joindre au projet et y revenir à tout moment si vous devez y apporter des modifications.
Vous souhaitez profiter des avantages de la planification des capacités sans perdre des heures à créer des diagrammes et des formules dans Excel ? Avec ses multiples vues, ses modèles faciles à utiliser et ses instructions détaillées, ClickUp vous met aux commandes et vous permet de connaître facilement les capacités de votre équipe à tout moment ! 💪