Que vous lanciez un produit ou gériez un évènement, un échéancier clair permet à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde et responsable.
Pour beaucoup d'entre nous, Excel est l'outil incontournable pour gérer les données de projet. Avec quelques ajustements, vous pouvez le transformer en un échéancier de projet entièrement fonctionnel qui suit chaque détail, des jalons et dépendances aux responsabilités de l'équipe.
Avant de commencer à créer votre échéancier, n'oubliez pas d'éviter ces erreurs courantes que la plupart des gens commettent avec les calendriers de projet !
Cet article de blog fournit un guide détaillé sur la création d'un échéancier dans Excel, en mettant en évidence différentes approches plus ou moins complexes. Nous examinons ensuite certains des défis inhérents à cette tâche et les outils alternatifs (tels que ClickUp) permettant de les relever.
⏰ Résumé en 60 secondes
Voici un résumé en 60 secondes de l'article de blog « Comment créer un échéancier de projet dans Microsoft Excel » :
- Excel peut être transformé en un outil d'échéancier de projet permettant le suivi des jalons, des dépendances et des responsabilités à l'aide de diagrammes de Gantt, de SmartArt ou de modèles intégrés.
- Créez un diagramme de Gantt en répertoriant les tâches, les dates de début et de fin, ainsi que les durées, puis utilisez les fonctionnalités de diagramme d'Excel pour visualiser l'échéancier.
- Utilisez SmartArt pour créer rapidement des échéanciers attrayants, même si cet outil est moins adapté à l’affichage détaillé des projets.
- Les modèles préformatés offrent un moyen simple de créer des échéanciers sans compétences avancées, mais peuvent manquer de personnalisation et de fonctionnalités spécifiques.
- Les mises à jour manuelles, la collaboration limitée, l'absence de cartographie des dépendances et le manque d'automatisation dans Excel peuvent entraver la gestion de projet.
- ClickUp offre une alternative plus intelligente avec une collaboration en temps réel, des mises à jour automatiques et des fonctionnalités avancées telles que l'affichage sous forme de diagramme de Gantt, l'affichage sous forme d'échéancier et des modèles personnalisables pour améliorer la gestion de l'échéancier de vos projets.
- Bien qu'Excel soit polyvalent, ClickUp fournit des outils intuitifs pour rationaliser les échéanciers de projet, facilitant ainsi la gestion des tâches et des échéances.
Comment créer un échéancier de projet dans Microsoft Excel
⭐ Modèle présenté
Vous souhaitez un échéancier plus facile à gérer qu'une feuille de calcul ? Le modèle d'échéancier remplissable de ClickUp est fait pour vous.
Vous pouvez utiliser divers outils et méthodes pour créer un échéancier de projet qui définit la portée du projet, les jalons, les livrables, les dépendances, etc.
Voici trois méthodes efficaces pour en créer un dans Microsoft Excel :
Option 1 : Utilisation d'un diagramme de Gantt
Un diagramme de Gantt illustre le calendrier d'un projet en affichant les dates de début et de fin des tâches, ainsi que leur durée.
Voici les instructions étape par étape pour créer un diagramme de Gantt dans un fichier Excel :
- Répertoriez vos tâches, leurs dates de début et de fin, ainsi que leur durée dans des colonnes distinctes.
- Dans le ruban Excel, sélectionnez l'onglet « Insertion » et cliquez sur « Diagramme à barres ». Choisissez ensuite « Barres empilées », ce qui insérera une zone de diagramme blanche vierge dans votre feuille de calcul.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'espace blanc du diagramme et cliquez sur « Sélectionner les données » pour ouvrir la fenêtre « Sélectionner la source de données ».
- Cliquez sur « Ajouter » pour ouvrir la fenêtre « Modifier la série » d'Excel.
- Ensuite, saisissez les données relatives à vos tâches. Nommez la série de données. Cliquez dans le champ vide sous « Nom de la série », puis sélectionnez l'en-tête de colonne « Date de début » dans votre tableau.
- Dans la fenêtre « Modifier la série », accédez à « Valeurs de la série ». Cliquez ensuite sur l'icône en forme de flèche vers le haut pour saisir les dates de début de vos tâches.
- Sélectionnez la première date de début dans votre tableau de tâches, faites glisser vers le bas jusqu'à la dernière date de début et assurez-vous que seules les dates de début sont mises en surbrillance, sans cellules supplémentaires.
- Une fois terminé, cliquez sur l'icône en forme de flèche pour revenir à la fenêtre « Modifier la série ». Cliquez sur OK.
Le diagramme de Gantt devrait ressembler à ceci :
- Pour ajouter les données de durée à votre diagramme de Gantt, cliquez à nouveau sur « Ajouter » dans la fenêtre « Sélectionner la source de données ».
- Dans la fenêtre « Modifier la série », cliquez sur le champ vide sous « Nom de la série » et sélectionnez l'en-tête de colonne « Durée » dans le tableau.
- Ensuite, passez à « Valeurs de série » et cliquez sur l'icône en forme de flèche vers le haut. Sélectionnez ensuite les données de durée en cliquant sur la première durée, puis faites glisser vers le bas pour mettre en surbrillance toutes les durées.
- Cliquez sur l'icône en forme de flèche pour revenir à la fenêtre précédente. Sélectionnez OK pour revenir à la fenêtre « Sélectionner la source de données », puis cliquez à nouveau sur OK.
Votre diagramme de Gantt devrait ressembler à ceci :
- Ensuite, ajoutez les noms des tâches à votre diagramme. Cliquez avec le bouton droit sur n'importe quelle barre bleue et sélectionnez « Sélectionner les données » pour ouvrir la fenêtre « Sélectionner la source de données ». Cliquez ensuite sur « Modifier » sous « Libellés de l'axe horizontal (catégorie) » pour ouvrir la fenêtre « Étiquette de l'axe ».
- Cliquez à nouveau sur l'icône en forme de flèche vers le haut et sélectionnez tous les noms de tâches. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur l'icône en forme de flèche pour quitter.
- Cliquez sur OK, puis à nouveau sur OK pour quitter la fenêtre « Sélectionner la source de données ».
Votre diagramme de Gantt devrait ressembler à ceci :
En savoir plus : Comment créer un diagramme de Gantt
Option 2 : Utilisation de l'outil SmartArt
L'outil SmartArt de Microsoft Excel permet de créer rapidement des échéanciers de projet attrayants pour le suivi des jalons. Attention toutefois : il ne convient pas pour la modification en cours des sous-tâches ou l’affichage de vues détaillées du projet.
Voici comment créer un échéancier de projet SmartArt :
- Allez dans Insertion > SmartArt
- Dans la galerie « Choisir un graphique SmartArt », sélectionnez « Processus », choisissez un style d’échéancier tel que « Échéancier de base », puis cliquez sur OK.
- Modifiez le volet Texte pour ajouter vos échéanciers de projet et ajoutez autant de champs que vous le souhaitez en appuyant simplement sur Entrée.
- Après avoir inséré votre texte, Excel vous permet de modifier la disposition de l'échéancier SmartArt. Vous pouvez également personnaliser les combinaisons de couleurs dans l'onglet « SmartArt Design ».
Vous pouvez également ajouter un nuage de points ou un diagramme simple dans Excel pour représenter visuellement les variations des données sur une période donnée.
Option 3 : Utilisation d'un modèle d'échéancier de projet Excel intégré
Pour ceux qui ne maîtrisent pas Excel, la création d'échéanciers de projet à l'aide de diagrammes de Gantt ou de SmartArt peut s'avérer compliquée et fastidieuse.
C'est là que les modèles d'échéancier de projet peuvent vous aider.
Les modèles d'échéancier de projet intégrés à Excel fournissent une structure préformatée qui vous permet de saisir des données sans vous soucier de la conception ou de la disposition. Ils offrent une représentation visuelle claire des jalons et des échéances avec un minimum d'effort et peuvent être facilement personnalisés pour répondre aux besoins de votre projet.
Pour commencer :
- Ouvrez Excel et cliquez sur « Nouveau ». Vous pouvez également aller dans Fichier > Nouveau. Ensuite, tapez « échéancier » ou « échéancier de projet » dans la barre de recherche.
- Choisissez un modèle adapté et cliquez sur « Créer » pour le télécharger.
- Personnalisez le modèle en effectuant des modifications sur le texte, la couleur, la structure et bien plus encore, afin de l'adapter aux besoins de votre projet.
Choisir le bon modèle d'échéancier Excel peut vous faire gagner du temps, mais cela peut limiter les possibilités de personnalisation, ne pas répondre aux besoins spécifiques de votre projet et ne pas offrir les fonctionnalités requises pour votre secteur d'activité.
Limites de la création de diagrammes d’échéancier dans Excel
Bien que Microsoft Excel soit un outil de gestion de projet efficace pour créer un diagramme d’échéancier, il présente certaines limites :
- Mises à jour manuelles : à mesure que votre projet évolue, les échéanciers Excel nécessitent des ajustements manuels pour refléter les changements de dates ou la progression des tâches. Cela rend le processus fastidieux et sujet aux erreurs.
- Collaboration limitée : Excel n'est pas optimisé pour la collaboration en temps réel. Les modifications en cours effectuées par plusieurs membres de l'équipe peuvent ne pas se synchroniser en même temps, ce qui ralentit la collaboration.
- Pas de cartographie des dépendances : les échéanciers de projet Excel n'ajustent pas automatiquement les dates en fonction des dépendances entre les tâches. Ainsi, si une tâche est retardée, vous devez mettre à jour manuellement toutes les tâches associées.
- Manque de personnalisation visuelle : bien qu'Excel offre des options de mise en forme de base, il ne dispose pas des options avancées de personnalisation et de visualisation disponibles dans d'autres logiciels spécialisés dans la création d'échéanciers de projet.
- Automatisation limitée : Excel ne dispose pas de fonctionnalités d'automatisation pour les rappels ou les alertes. Cela augmente le risque de manquer des échéances ou des jalons importants sans suivi manuel.
Ces inconvénients peuvent entraîner des malentendus, des inefficacités et une duplication des efforts.
Découvrons l'une des meilleures alternatives à Excel qui permet d'améliorer les flux de travail de gestion de projet de bout en bout.
Créer des échéanciers de projet avec ClickUp
Pour créer des échéanciers de projet avec une collaboration en temps réel et des mises à jour automatiques, afin de maintenir la cohésion de votre équipe et le bon déroulement de vos projets, ClickUp est la solution qu'il vous faut.
ClickUp est une plateforme de gestion de projet qui propose de nombreux outils et fonctionnalités pour aider votre équipe à visualiser, gérer et exécuter efficacement ses plans de projet.
Il ajuste automatiquement les calendriers lorsque les délais changent ou que les tâches sont retardées, ce qui permet de mettre à jour l’échéancier en temps réel. De plus, les fonctionnalités de suivi de la progression de ClickUp aident les équipes à identifier rapidement les problèmes potentiels liés à l’échéancier.
Voici comment ClickUp vous aide à créer facilement des échéanciers de projet :
1. Vue du diagramme de Gantt ClickUp
La vue Gantt de ClickUp affiche tous les éléments du projet, y compris les tâches et les sous-tâches, en un seul endroit. Sa fonctionnalité de suivi de la progression en temps réel vous permet de surveiller les tâches, de célébrer les jalons et de respecter les délais.
Alors que la fonctionnalité Chemin critique met en évidence les tâches essentielles qui ont un impact sur la date limite de votre projet, Slack Time indique la marge de flexibilité dont vous disposez pour les tâches sans affecter l'échéancier global. Cela permet une hiérarchisation efficace des priorités et une allocation ciblée des ressources afin d'éviter les contretemps.
Le modèle d'échéancier de Gantt ClickUp améliore encore la gestion de projet en fournissant un cadre structuré pour visualiser les échéanciers. Il affiche clairement l'avancement des tâches, aidant les équipes à comprendre les flux de travail en un coup d'œil et à identifier les goulots d'étranglement potentiels.
Il comprend les vues suivantes :
- La vue mensuelle affiche une vue mois par mois de votre échéancier.
- Vue annuelle pour planifier vos objectifs à long terme
- Vue hebdomadaire pour suivre les tâches à court terme et immédiates
- Résumé affichant un aperçu de votre échéancier
Le modèle prend également en charge la collaboration, permettant aux membres de l'équipe d'ajouter des commentaires, de mettre à jour les statuts et de partager leurs impressions dans l'échéancier.
💡Conseil de pro : explorez ces 20 exemples de diagrammes de Gantt pour la gestion de projet qui vous fourniront les informations nécessaires pour établir l’échéancier de votre projet.
2. Vue d'échéancier ClickUp
La vue de l’échéancier de ClickUp fait partie des fonctionnalités plus larges de gestion de projet de ClickUp. Elle vous permet de zoomer pour voir chaque jour individuellement ou de dézoomer pour avoir une vue plus large des semaines et des mois. Cette flexibilité vous aide au suivi des tâches et des évènements historiques du début à la fin.
L'une des fonctionnalités les plus remarquables est la possibilité de regrouper les tâches par personne assignée. Cela vous permet de voir en un coup d'œil le nombre de tâches attribuées à chaque membre de l'équipe, ce qui vous aide à identifier la distribution de la charge de travail et les chevauchements de responsabilités.
Vous pouvez également regrouper les tâches par priorité, par étiquettes ou par champs personnalisés pour obtenir une vue sur mesure des exigences de votre projet. De plus, vous pouvez modifier les couleurs d'arrière-plan des tâches, ajuster les notifications et choisir les détails à afficher sur votre échéancier.
Regardez notre tutoriel vidéo pour en savoir plus sur la vue d’échéancier de ClickUp.
3. Modèles d’échéancier de projet ClickUp
ClickUp propose une vaste galerie de modèles d’échéanciers de projet qui vous permettent de démarrer rapidement la planification et de réduire le temps consacré à l’installation. Vous pouvez les adapter aux exigences spécifiques de votre projet, en ajoutant ou en modifiant des tâches, des jalons et des échéances selon vos besoins.
De plus, partagez des modèles avec votre équipe pour bénéficier de mises à jour, commentaires et retours en temps réel, afin que tout le monde reste sur la même longueur d'onde et informé.
Par exemple, le modèle d'échéancier remplissable ClickUp fournit un canvas vierge mais structuré, idéal pour planifier des projets, des évènements, des cours, etc. Il vous permet de suivre la progression d'un projet en un coup d'œil et de partager l'échéancier avec vos collègues, afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
💡Conseil de pro : vous pouvez utiliser le modèle de Tableau blanc ClickUp Échéancier du projet pour visualiser l'ensemble de l'échéancier du projet sur un Tableau blanc pratique, avec des détails facilement personnalisables, tels que les tâches, les durées, les dépendances, etc.
4. Tableaux blancs ClickUp
ClickUp Whiteboards vous permet de planifier les phases, les jalons et les échéances de vos projets à l'aide d'éléments visuels tels que des formes, des lignes et du texte. Vous obtenez ainsi une vue d'ensemble claire de l'échéancier de votre projet.
De plus, cet outil est collaboratif, ce qui permet à plusieurs membres de l'équipe de contribuer, d'ajouter des notes ou d'apporter des modifications à l'échéancier en temps réel.
Vous pouvez également ajouter des images, des liens Web et même des tâches suivables directement sur le tableau blanc. Par exemple, vous pouvez insérer une image de la feuille de route d'un produit, un lien vers un brief de projet ou joindre une tâche pour suivre la progression d'un jalon.
Cela permet de créer un échéancier plus riche en contexte, offrant aux équipes tout ce dont elles ont besoin dans une seule vue, sans avoir à passer d'un outil à l'autre.
En savoir plus : Feuille de route produit : exemples et comment en créer une
5. Tableaux Kanban ClickUp
Le tableau Kanban de ClickUp simplifie les échéanciers de projet grâce à des fonctionnalités telles que des colonnes personnalisables, qui vous permettent de décomposer les étapes du projet, telles que « Définition du périmètre », « En cours » ou « En attente de révision ».
Vous pouvez également définir des limites de travail en cours (WIP) pour contrôler la charge de travail. Les sous-groupes (ou couloirs) classent les tâches par équipes ou par priorités, ce qui permet de mieux visualiser les flux de travail.
De plus, attribuez des tâches, ajoutez des commentaires et joignez des pièces jointes sur le tableau Kanban pour une collaboration en temps réel. Cela permet aux membres de l'équipe de rester informés de la progression du projet.
Le plus intéressant ? Le tableau Kanban de ClickUp s'adapte à l'évolution des besoins du projet, vous permettant d'ajuster ou de réorganiser rapidement les tâches pour répondre aux nouveaux défis et priorités.
En savoir plus : Comment créer un plan de projet en 5 étapes (avec exemples et modèles )
6. Vue Tableur ClickUp
Avec ClickUp Table View, vous pouvez facilement organiser toutes les tâches d'un projet dans une interface unique et intuitive. Créez des champs personnalisés pour suivre les dates clés et l'avancement des tâches, afin que votre échéancier soit clair et facile à gérer.
Il montre également clairement les dépendances entre les tâches, comme la nécessité d'« achever la recherche » avant de « rédiger le contenu ». La modification groupée des tâches est un jeu d'enfant avec la vue Tableur de ClickUp : si votre échéancier change, ajustez toutes les tâches en même temps pour rester sur la bonne voie.
ClickUp m'a aidé à rester à jour en tant que chef de projet, en me permettant de suivre avec précision et de passer d'un projet à l'autre, ainsi que de diverses tâches, et de conserver avec précision des informations telles que les décisions, les risques et les échéanciers, le tout en un seul endroit.
ClickUp m'a aidé à rester à jour en tant que chef de projet, en me permettant de suivre avec précision et de passer d'un projet à l'autre, ainsi que de diverses tâches, et de conserver avec précision des informations telles que les décisions, les risques et les échéanciers, le tout en un seul endroit.
7. Planifiez vos projets grâce à l'IA
Tirez parti des multiples avantages de ClickUp Brain, l'assistant IA intégré à ClickUp, pour faire passer l'échéancier de votre projet au niveau supérieur.
Que vous souhaitiez apprendre à utiliser les modèles et fonctionnalités ci-dessus ou connaître la meilleure façon de communiquer l'échéancier de votre projet à vos parties prenantes, il vous suffit d'ajouter l'invite et de laisser ClickUp Brain se charger du reste.
Suivez sans effort les échéanciers de vos projets avec ClickUp
Bien que Microsoft Excel offre une grande polyvalence pour la création d’échéanciers, il présente des limites importantes : les mises à jour manuelles peuvent être fastidieuses, la collaboration est souvent difficile et la gestion des dépendances entre les tâches nécessite une surveillance constante.
ClickUp relève ces défis en proposant des fonctionnalités intuitives qui rationalisent la gestion de l’échéancier des projets.
Utilisez des fonctionnalités telles que le diagramme de Gantt et l'affichage de l'échéancier pour ajuster automatiquement les tâches, obtenir une visibilité instantanée des chemins critiques et des échéances, et zoomer sur des jours individuels ou dézoomer pour avoir une perspective plus large. 🔍
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