L'esprit humain est une chose puissante.
Mais parfois, il peut soudainement s'éteindre !
Comme oublier de noter les produits d'épicerie qui manquent dans votre garde-manger ou les modifications de projet que votre client souhaite apporter d'ici la fin de la journée.
Bien que notre cerveau puisse faire beaucoup, se fier à notre mémoire n'est pas toujours la meilleure façon de suivre nos tâches.
C'est pourquoi une liste de tâches en Excel peut être utile.
Il vous aide à répartir vos tâches en différentes sections sur une seule feuille de calcul, que vous pouvez consulter à tout moment.
Dans cet article, nous aborderons les six étapes de la création d'une liste de tâches dans Excel et nous discuterons également d'une meilleure alternative, capable de répondre plus facilement à des besoins plus complexes.
C'est parti !
Qu'est-ce qu'une liste de choses à faire dans Excel ?
Une liste de tâches dans Microsoft Excel vous aide à organiser vos tâches les plus essentielles sous forme de tableau. Elle comporte des lignes et des colonnes pour ajouter une nouvelle tâche, des dates et d'autres notes spécifiques.
En fait, elle vous permet de rassembler toutes vos tâches sur une seule feuille de calcul.
Que vous prépariez une liste de contrôle pour l'emménagement ou une liste de tâches pour un projet, une liste de tâches dans Excel peut simplifier votre processus de travail et stocker toutes vos informations.
Bien qu'il existe d'autres applications puissantes pour créer des listes de tâches, les gens utilisent Excel pour les raisons suivantes :
- Il fait partie du système de gestion des ressources humaines de l'entrepriseMicrosoft Office Que les gens connaissent bien
- Elle offre de puissantes règles de formatage conditionnel et de validation des données pour l'analyse et les calculs
- Elle comprend une série d'outils de reporting tels quematricesdes graphiques et des tableaux croisés dynamiques, ce qui facilite la personnalisation des données
En fait, vous pouvez créer des listes de tâches Excel pour un large éventail d'activités, y compris la gestion de projets, l'accueil des clients l'itinéraire de voyage, l'inventaire, et gestion d'événements .
Sans plus attendre, apprenons à créer une liste de tâches dans Excel.
6 étapes simples pour créer une liste de choses à faire dans Excel
Voici un guide simple, étape par étape, sur la façon de créer une liste de choses à faire dans Excel.
Étape 1 : Ouvrir un nouveau fichier Excel
Pour ouvrir un nouveau fichier, cliquez sur l'application Excel et vous vous retrouverez sur la page d'accueil d'Excel. Double-cliquez sur le Cahier de travail vierge pour ouvrir une nouvelle feuille de calcul Excel.
Si vous êtes déjà sur une feuille Excel et que vous souhaitez ouvrir un nouveau fichier :
- Cliquez sur l'onglet Fichier, ce qui vous amènera à la vue arrière. Vous pouvez y créer, enregistrer, ouvrir, imprimer et partager des documents
- Sélectionnez Nouveau, puis cliquez sur Cahier de travail vierge
Vous voulez aller encore plus vite ?
Appuyez sur Ctrl+N après avoir ouvert Excel pour créer un classeur vierge.
Votre nouveau classeur est maintenant prêt à l'emploi.
Étape 2 : Ajouter des en-têtes de colonne
Dans notre liste de tâches Excel, nous voulons suivre les tâches et garder un œil sur la progression en ajoutant les en-têtes de colonne : Date, Nom de la tâche, Cible, État et Commentaires. Vous pouvez saisir les en-têtes de colonne sur la ligne supérieure de la feuille de calcul.
Ces en-têtes de colonne permettront à toute personne qui consulte votre feuille de calcul de comprendre l'essentiel des informations qu'elle contient.
Étape 3 : Saisir les détails de la tâche
Saisissez les détails de votre tâche sous chaque en-tête de colonne afin d'organiser vos informations comme vous le souhaitez.
Dans notre tableau de la liste des tâches, nous avons rassemblé toutes les informations pertinentes que nous voulons suivre :
- Date: mentionne les dates spécifiques
- Nom de la tâche: contient le nom de nos tâches
- Objectif: le nombre de tâches que nous souhaitons accomplir
- Statut: reflète l'état d'avancement de notre travail
Vous pouvez également fixer l'alignement de votre tableau en sélectionnant les cellules que vous souhaitez et en cliquant sur l'icône d'alignement central à partir de l'onglet Accueil.
Étape 4 : Appliquer des filtres
Trop de choses à faire ?
Utilisez l'option Filtre dans Excel pour récupérer les données qui correspondent à des critères particuliers.
Il vous suffit de sélectionner n'importe quelle cellule dans la plage de vos données (A1-E11) \NSélectionner Données \Npuis de sélectionner Filtre.
Des listes déroulantes apparaissent dans l'en-tête de chaque colonne, comme le montre l'image ci-dessous.
Cliquez sur la flèche déroulante de la colonne à laquelle vous souhaitez appliquer un filtre.
Comme le montre le tableau de notre liste de tâches ci-dessous, nous voulons appliquer le filtre à la colonneStatus, et nous avons donc sélectionné la plage de cellules D1-D11.
Ensuite, dans le menu Filtre qui apparaît, vous pouvez décocher les cases à côté des données que vous ne voulez pas voir et cliquer sur OK. Vous pouvez également décocher rapidement toutes les cases en cliquant sur Sélectionner tout
Dans notre liste de tâches, nous ne voulons voir que les tâches Ouvertes, nous appliquons donc le filtre pour ces données.
Après avoir enregistré ce fichier Excel, le filtre s'y trouvera automatiquement la prochaine fois que vous ouvrirez le fichier.
Étape 5 : Trier les données
Vous pouvez utiliser l'option Tri dans Excel pour visualiser et comprendre rapidement vos données.
Nous voulons trier les données de la colonne Cible, nous allons donc sélectionner la plage de cellules C1-C11. Cliquez sur l'onglet Données et sélectionnez Trier
Une boîte de dialogue Avertissement de tri apparaît et vous demande si vous voulezElargir la sélection_ou_Continuer avec la sélection actuelle. Vous pouvez choisir cette dernière option et cliquer sur Trier.
La boîte de dialogue Tri s'ouvre et vous devez y entrer le :
- La colonne sur laquelle vous voulez trier
- les valeurs des cellules sur lesquelles vous souhaitez Trier
- l'ordre dans lequel vous souhaitez trier les données
Pour notre tableau, nous avons choisi la colonne Cible et conservé l'ordre du plus petit au plus grand
Étape 6 : Modifiez et personnalisez votre liste de choses à faire
Vous pouvez modifier les champs, ajouter des colonnes, utiliser des couleurs et des polices pour personnaliser votre liste de tâches comme vous le souhaitez.
Comme dans notre tableau, nous avons mis en évidence la colonne Status pour que les personnes qui la consultent puissent comprendre rapidement l'état d'avancement de vos tâches.
Et voilà ! ✨
Nous avons créé une liste de tâches Excel simple qui peut vous aider à garder une trace de toutes vos tâches.
Vous voulez gagner plus de temps ?
Créez un modèle à partir de votre classeur existant afin de conserver les mêmes options de formatage que celles que vous utilisez généralement pour établir vos listes de tâches.
Vous pouvez également utiliser n'importe quel modèle Excel de liste de tâches pour commencer immédiatement.
10 modèles Excel de listes de choses à faire
Les modèles peuvent contribuer à la cohérence de vos classeurs, en particulier lorsqu'ils sont liés à un projet ou à un client particulier. Par exemple, un modèle Excel modèle de liste de tâches quotidiennes améliore l'efficacité et vous permet d'accomplir vos tâches plus rapidement.
Voici quelques modèles de listes de tâches Excel qui peuvent vous aider à améliorer votre efficacité et à gagner du temps :
1. Modèle Excel de liste de tâches pour la gestion de projet
Télécharger ce modèle modèle de liste de tâches pour la gestion de projet .
2. Excel
liste d'inventaire modèle
Télécharger ces modèles modèles de liste d'inventaire .
3. Modèle de liste d'actions Excel
Télécharger ce modèle modèle de liste d'actions .
4. Modèle Excel de liste de tâches simple
Télécharger ce modèle modèle de liste de tâches simple .
5. Liste de contrôle Excel pour le paiement des factures
Télécharger ce modèle modèle de liste de contrôle pour le paiement des factures .
6. Modèle Excel de liste de tâches hebdomadaires
Télécharger ce modèle modèle de devoir hebdomadaire .
7. Modèle Excel de liste de tâches par ordre de priorité
Télécharger ce modèle modèle de liste de tâches classées par ordre de priorité .
8. Modèle Excel de liste de tâches pour les devoirs
Télécharger ce modèle modèle de liste de choses à faire pour les devoirs .
9. Modèle Excel de liste de tâches avec échéances
Télécharger ce modèle modèle de liste de tâches avec échéances .
10. Modèle de liste de tâches de projet Excel
Télécharger ce modèle modèle de liste de tâches de projet .
Cependant, il n'est pas toujours possible de trouver un modèle qui réponde à vos besoins spécifiques.
En outre, la gestion des données dans Excel est sujette à l'erreur humaine.
Chaque fois qu'un utilisateur copie des informations d'une feuille de calcul à une autre, il y a un risque accru que de nouvelles erreurs apparaissent dans les rapports successifs.
Avant d'opter pour les listes de tâches d'Excel, voici quelques limites à prendre en compte.
3 inconvénients majeurs des listes de tâches dans Excel
Même si elles sont largement utilisées, les feuilles de calcul Excel ne sont pas toujours la meilleure option pour créer vos listes de tâches.
Voici les trois inconvénients les plus courants de l'utilisation d'Excel pour les listes de tâches :
1. Manque d'appropriation
Lorsque plusieurs personnes travaillent sur la même feuille de calcul, il est impossible de savoir qui la modifie.
Vous risquez de répéter une tâche en vain si une personne oublie de mettre à jour la colonne Statut du travail dans les listes de tâches partagées une fois qu'elle est terminée.
En outre, les personnes peuvent facilement modifier les détails d'une tâche, les valeurs et d'autres entrées dans les listes de tâches (intentionnellement ou non). Vous ne saurez pas qui tenir pour responsable de l'erreur ou de la modification !
2. Modèles rigides
Les modèles de tâches Excel que vous trouvez en ligne ne sont pas tous fiables. Certains sont extrêmement difficiles à manipuler ou à personnaliser.
Vous passerez une éternité sur l'internet pour en trouver un qui vous convienne.
3. Travail manuel
L'établissement de listes de choses à faire dans Excel implique une part importante de travail manuel.
Il vous faudra peut-être un certain temps pour remplir vos listes de tâches et créer un système organisé.
Cette situation ne nous convient pas, car des tonnes d'informations sur les tâches à accomplir nous sont demandées outils de gestion de projet peuvent vous faire gagner beaucoup de temps et d'efforts en créant et en gérant vos tâches.
De plus, la complexité augmente avec la taille des données de votre fichier Excel. Naturellement, vous souhaiteriez disposer d'un substitut pour rationaliser vos tâches afin d'en assurer le suivi et de réduire le travail manuel monotone qu'elles impliquent.
Et honnêtement, Excel n'est pas application de liste de tâches .
Pour gérer les tâches, vous avez besoin d'un outil spécialement conçu à cet effet.
Comme
l'une des
logiciel de productivité et de gestion de projet qui vous permet de créer et de gérer vos tâches en toute simplicité.
les guides Excel associés :**_
- Comment créer un tableau Kanban dans Excel
- Comment créer un burndown chart dans Excel
- Comment créer un organigramme dans Excel
- Comment créer un organigramme dans Excel
- Comment créer un tableau de bord dans Excel
- Comment créer un graphique en cascade dans Excel
Créer des listes de choses à faire sans effort avec ClickUp
ClickUp peut vous aider à créer des listes de choses à faire intelligentes pour organiser vos tâches.
De l'ajout de dates d'échéance à la définition de priorités, les fonctions complètes de ClickUp vous permettent de créer et de conquérir toutes vos tâches !
Comment ?
En un mot : Listes de contrôle ! Listes de contrôle de ClickUp vous donnent l'occasion parfaite d'organiser les informations relatives à vos tâches afin de ne jamais oublier le moindre détail.
Tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur Ajouter à côté de Faire (vous pouvez le trouver dans n'importe quelle tâche ClickUp), puis de sélectionner Liste de contrôle. Vous pouvez nommer votre liste de contrôle et commencer à ajouter les éléments d'action. Vous pouvez nommer votre liste de contrôle et commencer à ajouter des actions
Organisez facilement les informations relatives aux tâches afin de ne jamais perdre le fil grâce aux listes de contrôle de ClickUp
Les listes de contrôle de ClickUp donnent un aperçu clair de vos tâches. En plus de noter les détails essentiels, vous disposez également de sous-tâches pour décomposer davantage vos tâches.
Vous pouvez également organiser et réorganiser les éléments de la liste de contrôle grâce à la fonction "glisser-déposer".
Réorganisez votre liste de contrôle ClickUp en glissant et déposant vos éléments
**Vous êtes préoccupé par le fait que certaines tâches soient négligées ?
Avec ClickUp, vous pouvez ajouter des assignés à vos tâches spécifiques pour les mener à bien.
Gérez les éléments de votre liste de contrôle en les assignant à vous-même ou à l'équipe dans ClickUp
Il vous permet également de réutiliser vos listes de contrôle préférées Modèles de listes de contrôle pour améliorer l'efficacité de votre travail.
Pour choisir un modèle :
- Cliquez sur Ajouter dans la section À faire de n'importe quelle tâche
- Cliquez sur Liste de contrôle pour afficher vos options
- Choisissez un modèle et sélectionnez Utiliser le modèle
Utilisez les modèles de liste de contrôle de ClickUp pour rester efficace dans différentes tâches récurrentes
Vous n'arrivez toujours pas à vous débarrasser d'Excel ? Ce n'est pas grave.
peut vous aider à aller de l'avant.
Mais notre vue Tableau n'est pas une simple matrice de lignes et de colonnes.
Vous pouvez visualiser clairement vos données et créer des champs personnalisés pour enregistrer presque tout, de l'avancement des tâches aux pièces jointes, en passant par plus de 15 autres types de champs.
De plus, vous pouvez facilement importer les détails de vos projets en cours dans ClickUp grâce à nos options d'importation Excel et CSV !
Mais ce n'est pas tout !
Voici d'autres fonctionnalités de ClickUp qui vous feront oublier Excel en un instant :
- Assign Task: assignez des tâches à un ou plusieurs destinataires pour accélérer votre rythme de travail
- **Tags personnalisés : organisez efficacement les détails de vos tâches en ajoutant des tags
- Dépendances des tâches: aidez vos coéquipiers à comprendre leurs tâches par rapport à d'autres tâches en définissant les éléments suivants Dépendances
- Tâches récurrentes: économisez votre temps et vos efforts en rationalisant les tâches répétitives
- Synchronisation de l'agenda Google: synchronisez facilement vos événements de l'agenda Google avec le service de synchronisation de l'agenda Google Vue du calendrier ClickUp . Toute mise à jour de votre calendrier Google sera automatiquement répercutée sur ClickUp
- **Recherche intelligente : recherchez facilement des documents et d'autres éléments que vous avez récemment créés, mis à jour ou fermés
- Statuts personnalisés: indique le statut de vos tâches, afin que l'équipe sache à quelle étape du flux de travail elles se trouvent actuellement
- Bloc-notes: Notez rapidement vos idées grâce à notre bloc-notes numérique portable
- Affichage intégré: désencombrez votre écran et ajoutez les applications ou les sites web à côté de vos tâches
- Graphiques Gantt: suivez l'avancement du travail, les assignés et les dépendances avec une simple fonctionnalité de glisser-déposer (regardez ceci Guide Excel des dépendances )
Apprivoisez vos listes de choses à faire avec ClickUp
Excel peut être une option décente pour planifier les tâches quotidiennes et les listes de tâches simples. Cependant, lorsque vous travaillez avec plusieurs coéquipiers et tâches, Excel n'est peut-être pas la solution idéale pour répondre à vos besoins. La collaboration n'est pas facile, il y a trop de travail manuel, et il n'y a pas de responsabilisation de l'équipe.
C'est pourquoi vous avez besoin d'un outil de liste de tâches robuste pour vous aider à gérer les tâches, à suivre les échéances, à suivre l'avancement du travail et à favoriser la collaboration au sein de l'équipe.
Heureusement, ClickUp vous apporte tout cela et bien plus encore.
Vous pouvez créer des tâches, définir des rappels, suivre des objectifs et consulter des rapports détaillés. Passez à ClickUp gratuitement et arrêtez de gaspiller toute cette matière grise sur de simples listes de choses à faire !