Qu'est-ce qui vous vient à l'esprit lorsque vous entendez le mot "transversal" ?
Il y a de fortes chances que vous pensiez à la collaboration ou aux équipes avant de penser au mot dysfonctionnel. Mais c'est souvent la réalité de nombreuses équipes interfonctionnelles.
Pourquoi ?
Il existe un grand nombre de raisons pour lesquelles les équipes interfonctionnelles ont du mal à bien fonctionner. Mais la question la plus intéressante est de savoir comment faire pour constituer des équipes interfonctionnelles vraiment productives, qui fournissent un travail de qualité et obtiennent des résultats 📈
C'est ce que ce guide vous propose de découvrir. Tout d'abord, il est toujours bon de commencer par une définition solide.
(en anglais)
Que sont les équipes transversales ?
Les équipes interfonctionnelles sont composées de membres issus de différents services et domaines d'expertise qui coordonnent leurs efforts pour atteindre un objectif commun.
Réussite collaboration interfonctionnelle se produit lorsque les équipes réunissent différentes perspectives et spécialités pour créer une approche globale permettant de mieux résoudre les problèmes, de prendre des décisions plus judicieuses et de réduire les coûts exécuter des projets .
Les avantages des équipes interfonctionnelles
Les équipes interfonctionnelles vous permettent d'accéder à des ressources supplémentaires dont vous ne disposeriez peut-être pas autrement. Plus il y a de ressources, meilleurs sont les résultats. Mais ce n'est que la partie émergée de l'iceberg lorsqu'il s'agit de savoir exactement à quel point les équipes interfonctionnelles peuvent être précieuses. 🧊
Les Harvard Business Review a mis l'accent sur l'importance des équipes interfonctionnelles, en soulignant que "les systèmes de capacités les plus importants ne se font pas proprement dans des regroupements conçus il y a plusieurs décennies. En effet, une grande partie de la distinction dans un système de capacités puissant provient des étincelles créées lorsque des personnes ayant des antécédents, des compétences, des technologies et des perspectives différents élaborent ensemble des pratiques et des processus."
Considérez les avantages suivants :
Une augmentation de la productivité
Une fonction transversale les équipes peuvent travailler plus rapidement parce que les compétences spécialisées de différents départements ou domaines d'expertise sont réunies pour travailler sur un seul problème - en utilisant finalement leur expertise fonctionnelle. Ils permettent de faire émerger des idées au sein des équipes concernées.
Vitesse de communication
La fonctionnalité d'annotation de ClickUp permet aux équipes d'attribuer des commentaires sur les fichiers pour une collaboration plus rapide
Les équipes interfonctionnelles ont tendance à aller plus loin que les équipes monofonctionnelles en raison de la richesse des ressources auxquelles elles ont accès lorsque chaque membre de l'équipe possède une expertise différente dans un domaine donné. N'oubliez pas non plus qu'une équipe interfonctionnelle n'a pas besoin d'être énorme. Elle peut être petite mais puissante. 🛼
Autonomie pour éviter les goulets d'étranglement
Avez-vous déjà vu le mème du chien qui tient sa propre laisse ? Cela représente assez bien les équipes interfonctionnelles en quelques mots.
En raison de sa structure, une équipe interfonctionnelle a tendance à cultiver une grande autonomie, ce qui signifie qu'elle n'est pas ralentie ou engorgée par de longs processus d'approbation. Les objectifs sont donc atteints plus rapidement. 💪
Mieux communiquer les idées
Rationalisez la communication et expédiez vos projets plus rapidement avec ClickUp Whiteboards. Faites des brainstormings, des forfaits, des stratégies et communiquez avec votre équipe en temps réel
Les équipes interfonctionnelles ouvrent le dialogue et aident à la collaboration au sein de l'équipe beaucoup plus rapidement. Cela permet de mieux comprendre les tâches, de réduire les erreurs de communication et, en fin de compte, d'accélérer la progression de l'équipe.
Créer un travail de meilleure qualité
Les équipes interfonctionnelles offrent aux individus la possibilité de travailler sur des tâches qui requièrent des compétences et des connaissances variées. Cela leur permet souvent d'entreprendre des projets plus intéressants et plus stimulants qu'ils ne le feraient normalement.
À lire : Vous avez tendance à trouver des solutions plus créatives lorsque vous laissez une équipe interfonctionnelle se mêler aux autres et faire sa fonction. 💡
Pourquoi ? Parce qu'une équipe interfonctionnelle constitue une sorte de bac à sable de l'innovation. Les équipes peuvent expérimenter et jouer avec les idées même si les tâches et les responsabilités du projet incombent à des membres spécifiques dotés d'une expertise particulière.
Responsabilité
Une équipe interfonctionnelle a un plus grand sentiment de propriété, car chaque service joue un rôle important dans la réussite du projet. Il en résulte une plus grande responsabilité, ce qui se révèle positif pour la croissance, la définition des objectifs et l'ensemble de l'organisation. 💸
Rentable
Utilisez la vue Charge de travail de ClickUp pour savoir qui est en avance ou en retard et faites facilement glisser les tâches pour réaffecter les ressources
Les équipes interfonctionnelles réduisent les coûts en diminuant le temps et les ressources nécessaires pour achever les projets et les tâches. A propos de 70% des dirigeants qui atteignent systématiquement leurs cibles d'optimisation des coûts travaillent avec des équipes interfonctionnelles, contre 40 % dans le cas contraire.
Quels sont les types d'équipes interfonctionnelles ?
Si vous pouvez le construire, il y a de fortes chances qu'il existe une équipe interfonctionnelle qui vous aidera à le faire Terminé. Voici une liste des équipes interfonctionnelles les plus courantes qui méritent d'être connues. 🛠️
- Équipes achevées: Ces équipes sont constituées temporairement pour se concentrer sur une tâche ou un projet spécifique et se dissolvent généralement une fois la tâche ou le projet achevé
- Équipes fonctionnelles: Ce type d'équipe est composé d'experts de disciplines spécifiques qui travaillent ensemble pour résoudre des problèmes ou des problèmes d'ordre techniquedévelopper des projets dans leur domaine d'expertise
- **Les équipes de direction : la formation d'équipes de direction permet de prendre des décisions clés concernant l'orientation, les objectifs et la stratégie globale de l'entreprise
- Les équipes de travail : Les équipes de tâches interfonctionnelles sont généralement formées pour résoudre des problèmes ou proposer des solutions à des problèmes spécifiques
- Équipes consultatives : lorsque vous avez besoin de conseils et d'avis sur certains domaines liés à l'organisation, vous formez une équipe consultative interfonctionnelle
- Équipes mixtes: Il s'agit de membres d'organisations et d'entités différentes qui se réunissent pour atteindre un objectif commun
- Équipes matricielles: Ces équipes sont composées de membres de différentes organisations et entitésdépartements qui collaborent sur un projet ou une tâche et rendent compte aux responsables de leur département
Comment constituer une équipe interfonctionnelle réussie ?
1. Créer une vision claire
Il est important d'établir une vision et un objectif clairs pour le projet afin que chacun comprenne ce vers quoi il travaille. Quelle que soit votre vision, elle doit être organisée, gérée et stockée quelque part.
C'est là que ClickUp vous aide à à construire votre centre contrôle de mission . De cette manière, les gestionnaires de projet établissent leur vision dans toute sa grandeur. Après tout, les idées ne sont rien d'autre que cela si elles ne sont pas mises au travail et décomposées en sprints réalisables .
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Rassemblez tout votre travail dans un aperçu de haut niveau grâce aux tableaux de bord
ClickUp travaille aussi bien pour les besoins les plus élémentaires que pour les exigences des équipes les plus performantes. Avec Tableau et des affichages de calendriers les équipes sont informées des échéances et des dates, et disposent d'un aperçu de l'exécution du projet. Documents ClickUp sont partagés, les modifications en cours sont enregistrées en temps réel et la progression est très visuelle.
Besoin d'une tâche ou d'une dépendances du projet ? ClickUp permet également une personnalisation totale de ces éléments.
2. Définir les rôles et les objectifs clés
Avant de commencer le projet, il est important d'attribuer des rôles et des objets à chaque membre de l'équipe. Il est ainsi plus facile pour l'équipe de se coordonner et de rester sur la même page. Les objectifs bénéficient d'une répartition des rôles et de jalons clairement définis.
Visualiser les jalons d'un projet avec la vue Gantt dans ClickUp
Avec ClickUp, le paramétrage et le suivi des étapes d'un projet sont facilités par la vue Gantt les jalons du projet devient une seconde nature. ClickUp permet à une équipe agile interfonctionnelle de transformer une tâche en jalon. Vous pouvez également filtrer par eux, au cas où vous voudriez voir une feuille de route de tous les jalons que l'équipe a achevés.
3. Fournir de l'assistance
Pendant que les équipes communiquent, participent à des sessions de brainstorming et élaborent des stratégies, assurez-vous que vous leur fournissez une assistance suffisante. D'un point de vue fonctionnel, cela se résume aux outils que vous utilisez et à la manière dont vous les utilisez.
Créez votre processus d'assistance dans l'outil de cartes mentales de ClickUp pour visualiser l'ensemble du flux de travail
Assurez-vous que vos processus d'assistance sont bien documentés. Heureusement, vous pouvez utiliser Carte mentale pour relier facilement les points et visualiser un flux de travail achevé pour votre processus d'assistance.
En outre, L'outil de discussion intégré de ClickUp vous permet de ne pas avoir à changer de contexte lorsque vous travaillez avec votre équipe. Il vous suffit de démarrer une discussion au sein de la plateforme et de communiquer avec n'importe quelle personne de votre équipe.
Ce sont de petites choses comme celles-ci qui font une grande différence lorsque vous êtes dans les tranchées de la gestion des tâches et que vous êtes en train d'effectuer des tâches jalons ou en cours d'exécution réunions agiles .
4. Encourager la collaboration et la créativité
Encourager les membres de l'équipe à collaborer à partager de nouvelles idées et à sortir des sentiers battus lorsqu'il s'agit de résoudre des problèmes. C'est là que le logiciel de Tableau blanc comme Tableaux blancs ClickUp brillance.
La détection de collaboration permet aux équipes de travailler et de modifier simultanément dans les Tableaux blancs ClickUp
En tant que bac à sable créatif conçu pour le brainstorming, vous n'aurez pratiquement jamais envie d'utiliser un autre outil lors des étapes initiales de la concrétisation d'un projet. Les équipes collaborent en temps réel les équipes collaborent en temps réel /%refref/, enregistrent des concepts, élaborent des diagrammes explicatifs et utilisent des fonctionnalités de détection de la collaboration pour éviter le travail en double ou répétitif !
5. Reconnaître et récompenser les réalisations
Reconnaître et récompenser les membres individuellement ainsi que l'ensemble de l'équipe l'équipe collectivement pour leurs réalisations . Cela contribuera à développer un sentiment de responsabilité et de propriété à l'égard du projet.
Le problème est qu'il y a tellement d'organisations qui ne documentent pas et ne fournissent pas une explication claire de la façon dont les employés seront récompensés ou reconnus pour leur travail. L'utilisation de ClickUp Docs vous aide à centraliser les documents opérationnels et organisationnels en un seul endroit afin que les équipes puissent facilement rechercher les informations essentielles.
Centralisez vos informations et ressources sur la culture d'entreprise en un seul espace grâce à ce modèle ClickUp Docs
De plus, vous n'avez pas besoin de partir de zéro. Utilisez le modèle de culture d'entreprise de ClickUp pour documenter tout ce que vous attendez de votre équipe et comment vous la récompenserez. Une fois que les équipes savent qu'elles seront reconnues, elles voudront toujours donner un peu plus au travail.
Exemples de défis pour les équipes interfonctionnelles avec modèles
Dans le cadre d'un travail interfonctionnel, des lacunes en matière de connaissances sont inévitables. Lorsque les équipes manquent de clarté dans leurs rôles et/ou de formation, cela entraîne une collaboration inefficace et une baisse de la productivité.
Mais ce n'est pas le seul défi auquel une équipe interfonctionnelle est confrontée au quotidien. Beaucoup d'entre eux concernent l'organisation et les styles de communication. En voici quelques-uns.
Rôles et responsabilités mal définis
En raison de la diversité des rôles et des responsabilités, il est difficile pour les équipes de déterminer qui est responsable de quoi. À moins que la direction n'ait établi un flux de travail prédéterminé qui dicte le mode de fonctionnement d'une équipe interfonctionnelle - et qu'elle n'ait intentionnellement centralisé cette responsabilité - les équipes sont vouées à se retrouver avec des rôles et des responsabilités peu clairs.
Visualisez facilement la structure et la disposition de vos équipes avec ce modèle simple d'organigramme Tableau blanc
Utilisez plutôt un modèle préétabli pour prendre de l'avance sur votre projet d'organigramme diagramme organisationnel afin que chacun sache exactement qui est responsable de quoi.
Silos de données
Les silos de données se produisent lorsque différents services travaillent de manière indépendante et ne partagent pas leurs données, et plus encore lorsqu'ils utilisent des plateformes SaaS complètement différentes pour les gérer.
Il y a de fortes chances que l'équipe commerciale utilise une technologie différente de celle utilisée par l'entreprise que les équipes chargées de l'image de marque et de la conception utilisent . Que se passe-t-il alors ? C'est là que la centralisation de votre charge de travail du début à la fin est clé. 🔑
Une équipe interfonctionnelle a besoin d'une seule source de vérité pour travailler. De cette façon, les tâches sont organisées et attribuées, les mises à jour sont les mêmes et accessibles à tout le monde dans l'équipe marketing ou ailleurs, et tout le monde travaille selon les mêmes directives.
Connectez les équipes à travers l'organisation avec ce modèle détaillé de plan de gestion d'équipe Gestion d'équipe Modèle de forfait
Si vous devez réunir des équipes dans un même espace, pourquoi ne pas travailler à partir d'un modèle personnalisé pour vous assurer que tout le monde et toutes les équipes sont pris en compte ? Facilitez la tâche d'une équipe interfonctionnelle en lui donnant une visibilité sur les projets et les statuts, afin qu'une équipe commerciale et marketing puisse mieux collaborer.
Mauvaise allocation des ressources
Une grande variété de ressources, de matériaux, de techniques et de dollars doivent être correctement alloués à un projet, du début à la fin. En l'absence des outils et des systèmes appropriés, une mauvaise affectation des ressources ne fait qu'entraver la progression des équipes interfonctionnelles vers la ligne d'arrivée.
Des objectifs, des rôles et des échéanciers clairs sont indispensables à la réussite du travail d'une équipe interfonctionnelle. Sans ces éléments, les membres de l'équipe risquent de ne pas savoir ce que l'on attend d'eux et à quel moment.
Utilisez le modèle d'affectation des ressources de ClickUp pour garder une trace du matériel, de la main-d'œuvre et des autres ressources de l'organisation pour chaque projet
Ne surutilisez pas ou ne sous-utilisez pas les membres de votre équipe en devinant qui peut travailler sur quoi. Identifiez vos ressources disponibles et utilisez ce modèle pour suivre, gérer et ajuster la disponibilité de vos ressources dans un emplacement central.
Combattre les flux de travail des équipes
Bien sûr, il y a des ressources à gérer et des tâches à assigner, mais les problèmes de flux de travail ont tendance à surgir lorsque des équipes interfonctionnelles travaillent ensemble. L'approche du travail d'une équipe peut ne pas convenir à une autre, et ces compromis doivent être faits de part et d'autre.
Les différences de terminologie et de flux de travail compliquent d'autant plus la tâche d'une équipe interfonctionnelle collaborer de manière productive. Si vous deviez résumer le défi numéro un d'une équipe interfonctionnelle, il se résumerait à un désalignement.
C'est en fait le cœur de la plupart des problèmes existants. Cela signifie que pour constituer une équipe interfonctionnelle réussie, il faut se pencher sur la question de l'alignement de votre flux de travail.
Utilisez ce modèle pour établir des processus dans votre organisation en mettant en évidence la façon dont les tâches s'alignent et le flux potentiel vers d'autres équipes
Faites en sorte que chaque équipe soit alignée en créant une liste de documentation sur les processus et les procédures. Mon travail, ce modèle gratuit de processus et de procédure facilite la délégation et la détermination des flux de travail de l'équipe ou, au moins, documente la façon dont chacun travaille afin qu'il n'y ait plus de confusion entre les départements.
Faites-en plus de manière transversale avec la puissance de ClickUp
La plateforme intuitive et personnalisable de ClickUp permet aux équipes de mettre en place des environnements de travail et des tâches en cliquant sur un bouton, et d'assigner des tâches aux membres de l'équipe en toute simplicité.
Elle offre également de solides capacités de rapports, permettant aux membres de l'équipe d'avoir rapidement un aperçu de la progression des tâches et des projets. Avec ClickUp, les équipes partagent des fichiers et des commentaires en temps réel, ce qui leur donne un accès instantané aux dernières mises à jour, tout en permettant aux équipes de travailler de n'importe où.