7 défis de la gestion de projet et comment les résoudre

Un jour, vous arrivez au travail et..

Votre équipe Agile a accidentellement travaillé sur une fonctionnalité qui n'est pas prévue pour la prochaine version.

L'équipe chargée de la comptabilité vous rappelle que votre projet est déficitaire.

Votre équipe se plaint qu'un membre est "malade" depuis une semaine.

Le projet est à 25 % terminé... et la date limite est dans trois jours !

vous avez le cœur qui bat la chamade, n'est-ce pas ?

ce ne sont là que quelques-uns des défis de la gestion de projet auxquels un manager doit faire face tous les jours

C'est pourquoi cet article abordera sept défis courants en matière de gestion de projet. Mais ne vous inquiétez pas, nous allons aussi vous fournir des solutions et vous suggérer des logiciels de gestion de projet pour ne plus jamais être confronté à ces problèmes !

(Cliquez sur les liens ci-dessous pour accéder à une section spécifique)

la résolution des problèmes !

7 défis clés en matière de gestion de projet

Des problèmes peuvent surgir à chaque étape du projet cycle de vie du projet .

Il y a cinq étapes.

Cela signifie que les chances de relever un défi sont multipliées par 5 !

mais ne vous inquiétez pas !

Identifions les défis les plus courants en matière de gestion de projet et leurs solutions :

Effacées : Pas d'objectifs clairs pour le projet

vous êtes-vous déjà demandé pourquoi vous travaillez sur un projet ?

Il y a de fortes chances que tous les autres membres de l'équipe du projet pensent la même chose !

Lorsque votre équipe n'a pas d'objectifs clairs et précis, il est difficile de les atteindre objectifs du projet vous avez l'impression d'être perdu en mer.

Vous ne savez pas dans quelle direction vous devez pagayer, ni à quelle distance vous vous trouvez de la terre ferme (réussite du projet). C'est pourquoi la documentation de vos objectifs est l'une des clés de la réussite d'un projet d'un business plan .

Avant même de vous en rendre compte, vous manquez de temps, de ressources et d'espoir, et pendant ce temps, le tigre frustré (le client) vous harcèle pour que vous teniez vos promesses !

il n'y a pas de quoi s'inquiéter.

Comme si cela n'était pas assez effrayant, vous invitez également de nombreux autres défis de gestion de projet à dîner :

• Mauvaise communication: Personne ne sait ce qu'il est censé faire
• **Mon travail sur d'autres tâches qui ne sont pas liées aux objectifs
• Problèmes budgétaires : Le travail supplémentaire entraîne des dépenses supplémentaires

**Vous voulez éviter que votre équipe de projet ne soit effrayée par un élargissement du champ d'action ? Voici un exemple de ce que vous pouvez faire pour éviter que votre équipe de projet ne s'égare dans le cadre d'un projet guide détaillé sur la manière d'exorciser les "scope creeps" d'un projet.

Comment définir des objectifs de projet significatifs ?

La façon la plus intelligente de fixer des objectifs est bien.. pour créer des objectifs SMART .

Un objectif SMART peut être défini comme suit :

• **Spécifique : Il répond aux questions "qui", "quoi", "où", "quand" et "pourquoi"
• **Mesurable : Il comporte des critères permettant de mesurer la progression du projet
• Achievable (réalisable) : Peut être atteint par votre équipe de projet
• Rpertinent : R**pertinent : s'aligne sur les missions de l'entreprise
• Timpossible : peut être atteint par votre équipe de projet : A une date limite

Ces objectifs sont clairs comme de l'eau de roche et permettent à votre équipe de sortir d'une crise existentielle.

En voici un exemple :

Créer la version 1.0 d'une logiciel de gestion des tâches kickass en décembre pour gagner de nouveaux clients.

Au cours de l'étape de planification du projet, vous pouvez créer cet objectif à l'aide de la fonction Objectifs fonctionnalité. Vous pouvez ainsi voir ce sur quoi vous devez travailler.

Mais il ne suffit pas de fixer des objectifs pour que le projet soit couronné de succès.

Vous devrez également déterminer comment atteindre cet objectif.

Vous devrez des objets ici.

Il s'agit d'énoncés mesurables et spécifiques qui ont une cible déterminée.

Vous pouvez créer des Les cibles avec des unités telles que des nombres, des devises, des tâches ou des vrai/faux.

Voici quelques objectifs ou cibles en rapport avec l'Objectif ci-dessus :

Lorsque votre équipe travaille à la réalisation de ces objectifs, ClickUp calcule automatiquement et en temps réel le pourcentage de progression de l'objectif.

Ainsi, lorsque votre équipe constate qu'elle se rapproche de l'objectif, elle s'empresse de terminer d'autres objets.

Full steam ahead! 🚢

Une autre façon de mesurer la progression d'un projet est de procéder à des Tableaux de bord personnalisables .

Tout comme le tableau de bord d'un navire comporte des compteurs et des jauges, un tableau de bord comporte des widgets.

Grâce à ces widgets, vous pouvez :

• Voir les performances de votre équipe Agile (Widgets Sprint)
• Affichez le statut de chaque tâche (Widgets de statut)
• Discutez avec votre équipe et sachez comment elle progresse (Widgets personnalisés)

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Défi #2 : Problèmes de budget

Imaginons que vous soyez commissaire à l'assainissement comme Homère ici présent.

Pour satisfaire toutes les parties prenantes vous mettez en œuvre des idées fantastiques telles que le ramassage 24 heures sur 24, des services de nettoyage d'urgence et de nouveaux camions sophistiqués. 🚚 Cependant, ces idées ne sont pas bon marché, et un mois plus tard...

Pas seulement Homer, autour de 50% des managers ont du mal à maintenir les coûts des projets.

mais pourquoi ?

Il se peut qu'ils n'aient pas estimé le coût de leurs idées pendant la phase de planification du projet. Ou bien ils n'ont vérifié que trop tard s'ils avaient dépassé le budget.

Et si les projets dépassent continuellement le budget, votre organisation sera comme le Titanic.

Il sera difficile de la maintenir à flot.

Et votre équipe de projet s'enfuirait si vous ne la payez pas suffisamment ! 🦺

Comment faire en sorte que les projets ne dépassent pas le budget prévu ?

Pour maîtriser vos dépenses, vous devrez bien forfaiter et faire des hypothèses réalistes.

Un outil de gestion de projet comme ClickUp peut certainement éviter de dépenser trop de $$$.

Voici comment :

Décomposez le budget du projet à l'aide de Champs personnalisés pour attribuer un budget fixe à chaque tâche, ressource, etc.

Et si vous cherchez une solution de facilité, vous pouvez toujours appliquer la méthode ultra-rapide Modèles de comptes dans votre environnement de travail.

Défi #3 : Communication inefficace

vous ne sauteriez pas en parachute si votre parachute avait une chance sur deux de tomber en panne, n'est-ce pas ?

De même, vous ne voudriez pas gérer des projets sans maintenir une communication efficace.

D'après Institut de gestion de projet (PMI), 56% des projets échouent parce que les membres de l'équipe et les chef de projet n'étaient pas sur la même page.

Cela peut entraîner une certaine confusion car les membres de l'équipe ont des opinions contradictoires sur la façon dont ils pensent devoir faire une tâche.

En outre, si les managers ne partagent pas suffisamment d'informations avec leurs employés, comme lors d'une réunion de lancement l'équipe devra fréquemment s'adresser à son bureau pour obtenir des éclaircissements.

Cette situation aurait été acceptable il y a un an, mais dans la l'ère du travail télétravail, votre équipe risque de devoir attendre une éternité pour recevoir d'autres instructions.

Comment maintenir une communication efficace ?

La première étape consiste à mettre en place un système d'échange d'informations entre les membres de l'équipe base de connaissances pour votre organisation.

Celle-ci contiendra des informations sur certains processus, outils, lignes directrices que votre équipe devrait suivre.

Utiliser Documents pour créer un wiki détaillé qui débloque les secrets de l'univers entier (ou du moins de votre organisation) !

De même que Google Docs, vous pouvez collaborer avec votre équipe à distance et créer d'importants documents sur les processus.

Avec les documents, vous pouvez :

• Ajouter des documents aux tâches pour un accès facile
• Mettre en forme vos documents avec une modification en cours
• Ajouter des listes, des tableaux, des images, des vidéos, etc

Les documents ne suffisent cependant pas.

Chaque tâche dispose d'une fonction dédiée commentaire que vous pouvez utiliser pour discuter des tâches et donner un retour d'information clair.

Vous pouvez même ajouter des commentaires filés pour organiser toute votre communication en petites sections.

Et si cela ne suffit pas, vous pouvez toujours sauter sur un rapide Zoom à partir d'une tâche par l'intermédiaire de la fonction Intégration de Zoom. nous espérons seulement Filtres Zoom ne causent pas de problèmes 😼 .

Vous cherchez des moyens de rationaliser la communication au sein de votre équipe ? Faites le meowst of_ ces 13 conseils faciles à suivre.

Défi #4 : Mauvaise gestion des ressources

Avant d'aborder ce problème courant, il convient de définir ce qu'est réellement une "ressource".

Une ressource est quelque chose qui peut vous aider dans la gestion de projets.

Il peut s'agir des membres de votre équipe, de vos finances, de vos compétences ou même d'un animal de compagnie qui est à vos côtés lorsque vous vous concentrez sur le travail télétravail.

La gestion des ressources consiste à les planifier, à les programmer et à les distribuer tout au long du cycle de vie du projet.

Cependant, si vous ne n'allouez pas vos ressources vous risquez de rencontrer deux problèmes :

Vous gaspillerez une tonne de ressources (par exemple, la productivité de votre équipe) et vous mettrez une pression inutile sur les autres équipes pour qu'elles prennent le Slack.

Ou bien vous vous retrouverez rapidement à court de ressources.

Par exemple, vous pourriez surcharger votre équipe de projet en lui demandant de travailler le week-end pour respecter les réunions.

Comment allouer efficacement les ressources

Il existe deux façons de gérer les ressources : la méthode facile et la méthode difficile.

La méthode la plus difficile exige un Feuille de calcul Excel pour savoir qui travaille sur quelle tâche. Vous devrez passer des heures à créer et à mettre à jour manuellement la feuille.

La dernière fois que nous avons vérifié, la gestion de la charge de travail consiste à réduire votre travail, et non à l'alourdir !

Heureusement, la solution de facilité consiste à utiliser un logiciel de gestion de projet.

ClickUp vous permet de d'assigner des tâches et sous-tâches à plusieurs membres de l'équipe ou l'ensemble de l'équipe Équipes .

Les assignés reçoivent une notification instantanée lorsqu'une tâche leur est confiée afin qu'ils puissent la travailler immédiatement.

mais comment faire pour savoir si l'assigné peut s'acquitter de la tâche ?

Les Vue Charge de travail vous permet de définir la capacité hebdomadaire de chaque membre de l'équipe en fonction du nombre d'heures, de tâches ou de points d'histoire qu'il peut faire.

Vous pouvez alors voir qui est surchargé et réaffecter les tâches à ceux qui ont du temps libre.

Ainsi, vous n'aurez plus jamais à prononcer ces mots redoutés :

Here's our cours accéléré sur la gestion des ressources

Défi #5 : Gestion du flux de travail

Lorsque l'ensemble de votre équipe et le manager du projet sont tellement occupés par les tâches, ils n'ont pas le temps de se préoccuper du flux de travail et de la communication.

il faut faire ce que l'on a à faire, n'est-ce pas ?

pas vraiment

C'est exactement ce qui est à l'origine de la plupart des difficultés de la gestion de projet.

Si chacun travaille de manière indépendante, personne ne sait ce que font les autres membres de l'équipe ni n'a la moindre idée de la progression du projet.

En outre, vos processus risquent de s'arrêter net, sans que personne ne sache pourquoi.

Toute cette confusion peut donner lieu à des réunions qui laissent perplexe.

Comment mettre en œuvre la gestion du flux de travail

L'une des activités les plus importantes de la gestion de projet consiste à planifier le flux de travail. En général, cela peut être fait pendant la création de l'outil de gestion de projet le forfait du projet. Il mettra en évidence l'ensemble du déroulement du projet qui doit être abonné.

Un diagramme de Gantt interactif (comme celui de notre Vue Gantt) ) vous permet de créer cet échéancier en un clin d'œil. Il suffit d'ajouter une Liste de tâches à l'affiche, et vous pouvez les faire glisser et les déposer dans l'affiche planifier les tâches .

Vous pouvez également tracer une ligne entre les tâches pour indiquer les dépendances (tâches qui ne peuvent pas être faites tant qu'une tâche précédente n'a pas été achevée).

je ne sais pas. C'est tout, n'est-ce pas ?

Non. Vous devrez aussi rationaliser le processus pendant la phase d'exécution du projet.

Cela kan se fait avec des Affichage Kanban !

Ici, toute l'équipe peut voir le statut de chaque tâche et déplacer les tâches sur le Tableau au fur et à mesure du travail.

Pour éviter que l'équipe ne prenne trop de travail en une seule fois, vous pouvez ajouter un Limite du travail en cours ,

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Il existe un autre moyen d'accélérer le flux de travail, et il fait appel à des robots. 🤖

Vous pouvez automatiser certaines parties de votre flux de travail avec ClickUp.

Voici ce que Automatisations peuvent faire :

• Ajouter un modèle lors de la création d'une tâche
• Paramètresla priorité de la tâche à "élevée" à l'approche de l'échéance
• Lorsqu'une date d'échéance arrive, envoyer un e-mail
• Ou créez votre propre Automatisation en fonction de vos besoins spécifiques

Consultez notre guide pour savoir comment perfectionner le système de gestion du flux de travail.

Défi #6 : Délais irréalistes

Certains managers semblent toujours imposer une date limite pour le projet que l'équipe ne peut pas respecter !

mais pourquoi ?

Le gestionnaire de projet peut être sous pression pour répondre aux attentes de la partie prenante.

Il se peut aussi que ces délais aient été forfaités de manière agressive afin de sortir un produit avant que la concurrence ne le fasse (comme dans l'industrie du logiciel).

Quoi qu'il en soit, ce "besoin de vitesse" ne fera que "ralentir" l'équipe de projet.

comment ?

En demandant constamment à l'équipe de fournir des résultats plusieurs projets avec des délais impossibles à tenir, le moral et la productivité de l'équipe s'en trouveront diminués. Et leur livrables n'aura pas fière allure, ce qui ne fera qu'attiser la colère de la partie prenante.

Comment gérer les délais irréalistes

Commencez par demander à votre partie prenante ou à votre client pourquoi il a besoin d'un projet à un moment donné.

Vous pourriez même découvrir qu'il s'est imposé une date limite sans raison valable, ce qui vous permettra de fixer une date plus réaliste.

Mon travail consiste à planifier des projets et à déterminer la vitesse à laquelle votre équipe peut travailler sans s'épuiser.

comment ?

Les membres de votre équipe de projet peuvent suivre le temps qu'il leur faut pour achever une tâche à l'aide de la fonction Chronomètre global .

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En fonction du suivi du temps, vous pouvez même définir des Estimations pour chaque tâche. Ainsi, votre équipe sait que vous attendez d'elle qu'elle achève la tâche (et l'ensemble du projet) dans un délai raisonnable.

l'utilisation de l'Internet Gestion de projet agile techniques?_

Voyez combien de tâches votre équipe peut accélérer par le biais d'une sprint avec la vitesse Widget de Sprints.

**_Vous voulez savoir que les diagrammes de vélocité peuvent vous aider à mieux forfaiter les échéances de vos projets ?

Check our guide rapide du diagramme de vélocité. Lorsque vous avez trouvé la date d'échéance parfaite pour votre projet, consultez le Afficher le Calendrier pour s'assurer qu'elle ne coïncide pas avec d'autres évènements importants.

Défi #7 : Manque de responsabilité

Supposons que quelque chose se passe très mal au cours du cycle de vie du projet et que le projet soit retardé de quatre semaines.

C'est alors que le jeu des reproches commence.

Bientôt, vous entendrez peut-être les membres de votre équipe citer une célèbre chanson de Shaggy :

Au lieu de se concentrer sur l'exécution du projet, votre équipe pourrait essayer d'éviter toute conséquence et d'épingler l'échec du projet sur d'autres membres.

Mais cela ne signifie pas que votre équipe est paresseuse ou malveillante.

Il se peut que le chef de projet n'ait pas communiqué clairement qui est responsable de certaines étapes d'un projet complexe.

Comment responsabiliser une équipe

Avant de lancer le projet, attribuez des tâches à chaque membre de l'équipe. Vous devrez également vous assurer qu'ils savent ce que l'on attend d'eux.

comment ?

Créer checklists pour chaque tâche et assigner chaque élément de la liste à un membre de l'équipe. Cela permet de définir qui est compte pour une partie particulière du projet.

Vous cherchez des conseils ? Jetez un coup d'œil à : La parfaite checklist de la gestion de projet en 9 points

En outre, si vous voulez vous assurer qu'un membre particulier de l'équipe de projet travaille activement sur votre retour d'information (et ne l'ignore pas activement 😏 ), vous pouvez le tenir pour responsable en convertissant une liste de contrôle de en une tâche .

À Terminé, ils peuvent résoudre le commentaire et vous en êtes informé.

mais que faire si vous voulez que votre équipe soit responsable tout au long du projet ?

Vous devrez faire des contrôles réguliers pour connaître leur progression et leurs performances.

cela semble être trop de travail, n'est-ce pas ?

Heureusement, un logiciel de gestion de projet comme ClickUp peut vous épargner des heures de réunions de statut ennuyeuses.

Ajoutez quelques Widgets de tableau à votre tableau de bord, et vous serez instantanément en mesure de voir :

• Qui a achevé combien de tâches ?
• Le nombre de tâches sur lesquelles ils ont travaillé
• Qui a un grand nombre de tâches en retard, et plus encore

Challenge Accepted 😎

Gérer des projets, c'est comme jouer à des jeux vidéo.

Cela devient de plus en plus difficile à chaque étape.

Toutefois, si vous utilisez un outil comme ClickUp, vous serez en mesure d'accélérer le processus de gestion de projet.

De Cartes mentales à Affichages flexibles des projets aux tableaux de bord, vous avez tout ce qu'il faut pour augmenter les chances de réussite de votre projet.

il n'y a pas d'autre solution que d'utiliser le logiciel de gestion de projet de l'entreprise ClickUp gratuit et faites exploser les défis de la gestion de projet dès aujourd'hui