L'externalisation est l'un des moyens les plus réussis et les plus modernes de gérer votre entreprise. Elle vous permet de déléguer des tâches à des travailleurs à distance afin que vous puissiez vous concentrer sur vos fonctions essentielles. Mais la gestion réussie des projets externalisés peut s'avérer difficile si vous ne savez pas par où commencer.
Et si nous vous disions qu'il existe un moyen de simplifier l'externalisation de la gestion de projet ?
Les assistants virtuels changent la donne en matière de productivité des entreprises dans les domaines de la vente, de la comptabilité, de l'assistance client, etc. La gestion de projet est l'une des tâches d'externalisation les plus courantes que vous pouvez confier à un assistant virtuel !
Dans cet article, nous verrons comment vous pouvez externaliser la gestion de projet, tirer parti des assistants virtuels pour votre entreprise et maximiser la productivité de votre entreprise les outils de productivité pour simplifier votre flux de travail et faire évoluer votre entreprise. Ces aides technologiques peuvent rationaliser les processus, alléger les charges de travail et faire en sorte que les projets soient bien faits et terminés à temps.
Avant de nous plonger dans l'externalisation de la gestion de projet, voyons ce qu'est l'externalisation. 👀
Qu'est-ce que l'externalisation ? L'externalisation consiste à engager une personne extérieure à votre entreprise pour faire des tâches ou fournir des services afin d'aider votre équipe interne. Vous pouvez recourir à l'externalisation pour combler des lacunes dans le travail ou obtenir une aide supplémentaire lorsqu'il y a trop à faire.
Par exemple, une entreprise peut externaliser son service à la clientèle à un fournisseur, prestataire tiers. L'entreprise d'externalisation du service client s'occupera alors de tâches telles que la mise en place de chatbots, la résolution des problèmes des clients et la fourniture d'un service d'assistance par téléphone, par e-mail ou par le biais d'un chat.
Cela peut aider l'entreprise à fournir une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 à ses clients, même si les heures d'ouverture sont limitées. Elle peut également libérer des ressources internes afin que les équipes puissent se concentrer sur leurs compétences clés, telles que les ventes ou le développement de produits.
Il existe de nombreuses façons d'externaliser en fonction des besoins et des préférences de votre entreprise, notamment :
- L'externalisation à l'étranger : Lorsqu'une entreprise engage une société d'externalisation dans un pays ou une région différente pour accomplir des tâches ou des services spécifiques
- **l'externalisation à terre (onshore outsourcing) : Lorsqu'une entreprise ramène ses activités dans son pays d'Accueil
- Externalisation dédiée : lorsqu'une entreprise engage une société d'externalisation dans un autre pays ou une autre région pour accomplir des tâches ou des services spécifiques Lorsqu'une entreprise engage une équipe tierce pour se concentrer uniquement sur un projet, une fonction ou un processus particulier
- Augmentation du personnel : Lorsqu'une entreprise complète son équipe interne par une main-d'œuvre à distance
- L'externalisation d'un assistant virtuel : Lorsqu'une Business engage et délègue des tâches non essentielles de l'entreprise à un assistant virtuelassistant virtuel ## 5 avantages de l'externalisation des services pour votre Business
L'externalisation présente de nombreux avantages, et les entreprises de toutes tailles y ont recours pour acquérir un avantage concurrentiel. Voici cinq des principaux avantages de l'externalisation.
1. Accès à des compétences et à des talents spécialisés
Avec l'externalisation, l'emplacement n'est plus un facteur d'embauche crucial, car vous pouvez embaucher des travailleurs hautement qualifiés à l'étranger sans coûts ni efforts supplémentaires.
Tirer parti de talents et d'expertises spécialisés qui ne sont peut-être pas disponibles en interne pour gérer les charges de travail de manière efficace et de mieux hiérarchiser et allouer les ressources.
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Utilisez la vue Charge de travail de ClickUp pour savoir qui est en avance ou en retard et faites facilement glisser les tâches pour réaffecter les ressources
Cela peut aider à équilibrer les charges de travail en transférant certaines tâches des employés surchargés vers des fournisseurs prestataires plus efficaces, et éviter les pénuries de main-d'œuvre permanentes, tout en veillant à ce que les tâches soient confiées aux personnes les plus qualifiées et les plus capables, ce qui aboutit en fin de compte à de meilleurs résultats.
L'accès à une réserve mondiale de talents vous donne également un avantage concurrentiel en vous permettant de devenir plus innovant, plus réactif et plus agile.
2. Amélioration de la productivité et de la qualité des projets
L'externalisation vous permet de vous concentrer sur vos compétences de base et vos objectifs stratégiques tout en laissant les tâches non essentielles aux experts. De plus, l'externalisation des projets peut aider votre entreprise à rationaliser ses opérations et à réduire le temps et les ressources nécessaires pour achever les tâches.
Les services d'assistants virtuels ne se limitent pas à des mains supplémentaires pour achever quelques projets et un surcroît de travail. Les assistants virtuels peuvent également vous aider à analyser et à développer les bonnes pratiques en matière de gestion des ressources humaines stratégies de productivité adaptées à votre entreprise afin que vous puissiez faire votre travail plus rapidement et avec une meilleure qualité.
3. Économies de coûts
L'externalisation permet à votre entreprise de réduire les coûts de main-d'œuvre, les frais généraux et les coûts d'exploitation, car vous n'avez pas à consacrer autant de temps et de ressources à l'embauche et à la formation de nouveaux employés, tels qu'un gestionnaire de projet interne.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/05/image4-2-1400x572.png Statistiques sur l'externalisation pour les petites entreprises /%img%/
Les petites entreprises externalisent pour combler efficacement les déficits de compétences via Embrayage
4. Flexibilité et évolutivité
Vous souhaitez probablement développer votre entreprise, ce qui est plus facile à dire qu'à faire. Mais l'externalisation est une stratégie qui permet d'accélérer la croissance de votre entreprise, car elle offre la souplesse nécessaire pour s'adapter rapidement à l'évolution du marché sans investissements considérables en matière d'embauche, de formation ou d'équipement.
Un sondage de $$$a Embrayage a constaté que les propriétaires d'entreprises sont optimistes quant à l'externalisation en tant que tactique commerciale, en particulier en période de récession. C'est une solution rentable pour combler les lacunes en matière de compétences, réduire les dépenses et permettre à l'entreprise d'atteindre de nouveaux sommets.
5. Réduction des risques
En externalisant, vous transférez certains risques au fournisseur, ce qui vous permet de diversifier vos activités. Plutôt que d'investir du temps et de l'argent dans le recrutement interne, vous pouvez confier cette responsabilité à un fournisseur prestataire et obtenir de nouvelles embauches presque instantanément si les choses ne fonctionnent pas.
En outre, les sociétés d'externalisation disposent d'une liste de professionnels aux paramètres variés, de sorte que vous êtes sûr de trouver le bon candidat du premier coup, sans avoir à trier d'innombrables CV et à passer des entretiens redoutables.
Qu'est-ce que l'externalisation dans la gestion de projet ?
Comme nous l'avons mentionné, gestion de projet est l'une des tâches les plus courantes à confier à un assistant virtuel.
L'externalisation de la gestion de projet fait référence à l'embauche d'un tiers ou de gestionnaires de projet externes pour gérer des tâches spécifiques ou des projets entiers pour le compte d'une entreprise. Il peut s'agir de services d'assistants virtuels dans les domaines de la vente, de l'assistance client, de la comptabilité, de la conception graphique ou de toute autre tâche de gestion de projet.
Lorsque vous externalisez la gestion de projet, des travailleurs expérimentés veillent à ce que les projets respectent les délais, le budget et les normes de qualité. Cela vous permet de vous libérer pour des activités à valeur ajoutée telles que la stimulation des ventes ou l'amélioration de vos produits.
4 Avantages de l'externalisation de la gestion de projet
L'externalisation de la gestion de projet peut être votre stratégie de référence pour l'exécution de projets en toute transparence .
Voici quatre avantages clés de l'externalisation dans la gestion de projet :
1. Accès à une main-d'œuvre hautement qualifiée
L'externalisation de la gestion de projet permet de faire appel à des fournisseurs hautement qualifiés pour renforcer votre entreprise. Vous pouvez embaucher des talents qui possèdent une expertise spécifique dans votre créneau ou un généraliste qui est également un résolveur de problèmes bien équilibré et agile.
Par exemple, un gestionnaire de projet externalisé peut aider votre entreprise à rester sur la bonne voie, à gérer les risques et à prendre en charge des projets de plus grande envergure. Concentrez-vous sur les tâches essentielles de votre entreprise tout en laissant la tâche complexe et souvent chronophage de la gestion de projet à des experts.
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Paramétrage et prévisualisation de votre profil d'assistant virtuel via Magic
PRO TIP Améliorez votre processus d'intégration et assurez-vous de couvrir toutes vos bases en utilisant la fonction Modèle de checklist d'intégration ClickUp pour que votre manager d'un projet externe ou votre équipe soit opérationnel en moins de temps.
2. Recrutement rapide
Avec des gestionnaires de projet externalisés dans votre équipe, vous pouvez éviter les coûts liés à l'embauche et à la formation d'un gestionnaire de projet interne à temps plein. Au lieu de cela, vous pouvez payer des services de gestion de projet en fonction des besoins.
Cela signifie également des délais d'exécution rapides car les processus sont rationalisés. Les meilleures sociétés d'externalisation peuvent engager quelqu'un pour les besoins de votre entreprise en l'espace d'une semaine seulement.
PRO TIP Définissez vos paramètres et restez en phase dès le départ en utilisant la méthode Modèle de contrat de services de gestion de projet ClickUp . Ce modèle de document présente les informations clés concernant les services convenus, telles que l'étendue des services et les les conditions du contrat.
3. Expertise en matière d'outils multiples
Les gestionnaires de projet achevés disposent souvent des ressources nécessaires pour achever les projets plus rapidement.
En particulier, les assistants virtuels savent utiliser de nombreux outils outils de gestion de projet tels que les outils avancés comme le ClickUp qui peut offrir un large intervalle de fonctionnalités pour la gestion de projets complexes. Un AV qui connaît ClickUp peut gérer des projets à l'aide d'outils de gestion de projet courants méthodologies courantes de gestion de projet -Agile, Waterfall ou Hybride, pour n'en citer que quelques-unes.
Les AV de gestion de projet peuvent utiliser ces outils pour rester organisés et travailler plus efficacement. Ils peuvent également les exploiter pour trouver de meilleures façons d'améliorer vos flux de travail et d'atteindre vos objectifs.
PRO TIP Il existe de nombreuses variantes de l'approche agile que les débutants et même les gestionnaires de projet experts peuvent trouver accablantes - mais la bonne nouvelle est que vous pouvez mettre en œuvre une base.. flux de travail agile à vos projets en quelques minutes seulement grâce à un modèle agile tel que le Modèle de gestion de projet agile ClickUp .
4. Accès aux nouvelles technologies
Avec une VA de gestion de projet, vous pouvez accéder à la tech que vous n'avez peut-être pas les moyens de vous offrir ou que vous n'avez pas le temps de paramétrer. Il s'agit notamment de l'intelligence artificielle (IA) qui progresse rapidement et perturbe de nombreux secteurs.
Avec son développement continu, l'IA est en train de changer notre façon de travailler. Les besoin de compétences en matière d'IA et d'apprentissage automatique devrait augmenter de 71 % au cours des cinq prochaines années. Il n'y a donc pas de meilleur moment pour utiliser cette nouvelle technologie à votre avantage !
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/05/image1-2.png Outil de réécriture dans Magic IA, un outil de TPG conçu pour les assistants virtuels afin de les aider à rédiger des e-mails plus efficacement /%img%/
Outil de réécriture dans Magic IA, un outil GPT conçu pour les assistants virtuels afin de les aider à rédiger des e-mails plus efficacement
Pour l'un d'entre eux, La main-d'œuvre à distance de Magic est équipé d'une MagicAI personnalisée, qui améliore leur efficacité. Cette organisation d'externalisation réussie se concentre sur l'autonomisation de ses assistants avec les éléments suivants IA pour automatiser les tâches , réduire les erreurs humaines, révéler de nouvelles perspectives et aider les AV des gestionnaires de projet à générer des brouillons d'e-mails, réduisant ainsi le temps et les efforts nécessaires à la rédaction d'un message à partir de zéro.
PRO TIP Utiliser ClickUp AI pour aider vos équipes internes à rédiger plus rapidement et à produire des contenus écrits de haute qualité, et travaillez avec les assistants virtuels équipés de MagicAI pour en faire plus en moins de temps et livrer des projets de qualité dans les délais impartis.
Comment externaliser la gestion de projet pour votre Business ?
L'externalisation de la gestion de projet est une démarche stratégique si vous cherchez à rationaliser les processus, à réduire les coûts et à libérer du temps pour vous concentrer sur des tâches plus importantes.
Il existe différentes manières d'externaliser la gestion de projet, alors explorons les principales options.
1. Entreprises d'externalisation des processus d'entreprise
Les sociétés d'externalisation des processus d'entreprise (BPO) sont des fournisseurs de services tiers qui proposent un intervalle de processus d'entreprise :
- Les tâches de back-office, telles quel'entrée de données et le traitement des salaires
- Les tâches en contact avec la clientèle, telles que l'assistance aux clients et l'équipe commerciale
- Les tâches de gestion de projet, telles que la planification de projet et l'assurance qualité
Les sociétés de BPO peuvent être situées dans le même pays que le client ou à l'étranger pour réduire les coûts de main-d'œuvre. Elles fournissent des solutions évolutives qui peuvent être adaptées aux besoins de votre entreprise afin d'améliorer vos opérations et votre avantage sur le marché.
L'externalisation des ventes est un exemple de service de BPO. L'embauche d'une équipe commerciale à distance est une solution plus facile, plus efficace et plus abordable que l'embauche d'une équipe par ses propres moyens. Les représentants du développement des ventes externalisés peuvent rechercher, qualifier et prospecter des clients potentiels, effectuer des appels à froid, fixer des rendez-vous et s'acquitter de nombreuses autres tâches liées au développement des ventes pour des entreprises de toute taille.
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Créez un tableau de bord partagé pour visualiser vos activités commerciales, suivre la progression, et plus encore dans ClickUp Dashboards
2. Sociétés d'externalisation des processus de connaissance
Les sociétés d'externalisation des processus de connaissance (KPO) fournissent des services à forte valeur ajoutée, basés sur la connaissance, qui requièrent des compétences et une expertise avancées. Elles embauchent des travailleurs hautement qualifiés et instruits qui possèdent une expertise dans des champs tels que :
- Études de marché
- L'analyse de données
- L'analyse financière
- Les services juridiques
- Conception technique
Lorsque vous confiez la gestion de projet à des KPO, vous avez accès à des spécialistes qui peuvent aider votre entreprise à prendre des décisions éclairées et à acquérir un avantage concurrentiel. Grâce aux KPO, vous n'avez pas besoin d'embaucher du personnel à temps plein ou d'investir dans des technologies et des formations coûteuses.
3. Externalisation de l'assistant virtuel
Les assistants virtuels sont d'excellents gestionnaires de projet pour votre entreprise. Ils sont à l'aise avec la technologie, ont le souci du détail et travaillent bien avec les équipes internes et externes.
Ils coûtent également moins cher que l'embauche de travailleurs à temps plein et s'intègrent facilement à vos activités.
Pour garantir le bon déroulement des projets, ils peuvent vous aider à accomplir des tâches administratives telles que la planification des réunions, la gestion des e-mails et l'organisation des dossiers. Cela vous permet, ainsi qu'à votre équipe, de libérer un temps précieux pour vous consacrer à des tâches plus stratégiques.
Une gestion de projet réussie comprend également le suivi des délais et la garantie que les projets restent dans les limites prévues, et les AV sont spécialisés dans la communication diligente. De plus, en travaillant avec une société d'externalisation, vous pouvez engager un gestionnaire de projet en une semaine seulement, avec beaucoup moins de frais généraux.
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L'Échéancier de ClickUp affiche une vue d'ensemble de vos ressources et de vos tâches
Ce qu'il faut savoir quand on externalise la gestion de projet
Si vous êtes novice en matière d'externalisation ou de gestion de projet, voici quelques conseils pour vous aider à tirer le meilleur parti de ce service :
- Identifiez vos besoins et les tâches que vous souhaitez externaliser : Tenez compte de facteurs tels que les objectifs du projet, les membres de l'équipe, les calendriers, les budgets et les risques
- Recherchez et évaluez les fournisseurs de services potentiels : Trouvez un fournisseur, prestataire de services d'externalisation qui s'aligne sur vos besoinsobjectifs de l'entreprisede votre entreprise, de votre budget et de vos besoins en matière de gestion de projet. Recherchez un solide historique de réussite, une expérience dans le secteur et une expertise dans les tâches que vous souhaitez externaliser
- Définissez la portée du projet et les attentes : Paramétrez les attentes de votre équipe externaliséel'étendue du travail de l'équipe externalisée en précisant les échéanciers, les résultats et les attentes. Veiller à ce que le projet avance comme prévu en utilisant plusieurs canaux de communication
- Établir des protocoles de communication clairs : Promouvoir une communication ouverte et claire avec votre équipe externalisée pour rester informé de la progression du projet, des défis et des opportunités
- Toujours suivre la progression du projet : Même en cas d'externalisation de la gestion de projet, vous ne devez pas vous contenter d'attendre les résultats. Restez impliqué et fournissez un retour d'information si nécessaire. Cela permet de s'assurer que la progression du projet correspond toujours aux objectifs et aux attentes de votre entreprise
Utiliser les outils de gestion de projet pour la collaboration et la communication
Les outils de gestion de projet offrent un tableau de fonctionnalités qui facilite plus que jamais la collaboration et la communication avec les équipes, tant internes qu'externes.
ClickUp, par exemple, rationalise le processus de gestion de projet et facilite la communication et la collaboration avec les équipes internes, les clients, les agences et d'autres personnes en rassemblant tout le monde et tout leur travail en un seul endroit centralisé.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/07/Docs\_Chat-view\_List-view\_Homepage-4-1400x1055.png ClickUp Docs, Chat, et Vue Liste dans ClickUp /$$$img/ Projet de surveillance gérer les flux de travail et collaborer avec l'équipe, le tout à partir de votre environnement ClickUp
Comment ClickUp peut aider à améliorer la gestion de projet et la collaboration avec des équipes externes :
- Invitez des invités à votre environnement de travail : Tout simplementd'inviter des personnes à votre environnement de travail ClickUp et de gérer ce à quoi ils ont accès avec les paramètres de confidentialité et de permission. Cette fonctionnalité clé de ClickUp permettra à vos équipes externes de travailler avec vous sur la plateforme, comme vous le feriez avec vos équipes internes, mais avec un accès limité pour protéger les informations et les projets sensibles
- Surveiller les mises à jour etcommuniquer de manière asynchrone ou en temps réel : Attribuez facilement des tâches, surveillez la progression, obtenez des mises à jour en temps réel et communiquez dans la tâche via des commentaires,Affichez le chatet partout dans ClickUp
- Partagez facilement et en toute sécurité des documents, des fichiers et bien plus encore : Partagez les documents ClickUp, les tableaux de bord, les tableaux blancs et plus encore via des liens privés ou publics
- Tableau de bord avec rapports en temps réel : Créez votretableau de bord personnalisé et obtenez un aperçu de haut niveau de tout votre travail, surveillez la progression et gérez les goulots d'étranglement plus efficacement
- Modèles personnalisables : Accédez à plus de 1 000 modèles personnalisablesmodèles personnalisables pour les entrepreneurs de tous les cas d'utilisation pour démarrer n'importe quel type de travail, notammentmodèles de gestion de projet En outre, les outils de gestion de projet constituent un moyen efficace de collaborer avec des équipes distantes, en permettant aux utilisateurs de partager des documents importants et des mises à jour de manière simple et transparente. Les utilisateurs sont en mesure de savoir qui a vu les mises à jour, ce qui rationalise la communication entre les membres de l'équipe situés à des emplacements différents.
En fin de compte, la mise en œuvre d'un outil de gestion de projet tout-en-un comme ClickUp permettra aux équipes internes et externes de collaborer et de communiquer plus efficacement, ce qui se traduira par une productivité accrue et de meilleurs résultats.
Tirez parti des outils de gestion de projet et de l'externalisation pour faire passer votre entreprise au niveau supérieur
L'externalisation des services de gestion de projet changera la façon dont vous faites votre travail.
Il est judicieux de gagner du temps et de passer à l'échelle supérieure sans le stress et les coûts liés à l'embauche d'un plus grand nombre de personnes. Avec l'externalisation, vous bénéficiez également d'un accès aux meilleurs talents mondiaux, d'une plus grande flexibilité et d'une réduction des risques.
Mais ce n'est pas tout ! Si vous optez pour l'externalisation de la gestion de projet auprès d'un assistant virtuel, vous pouvez en outre d'augmenter la productivité de l'entreprise au fur et à mesure que vous entreprenez des projets plus importants et plus complexes.
La plupart des gens pensent que les AV ne peuvent faire que de l'entrée de données et rédiger des e-mails, mais ils font aussi d'excellents gestionnaires de projet. Ils offrent une assistance personnalisée et une grande flexibilité pour répondre aux besoins de votre projet ou de votre entreprise et utilisent un large intervalle d'outils pour s'assurer que chaque projet se déroule sans encombre.
Prêt à rendre la gestion de projet plus facile, plus rapide et plus rentable ?
ClickUp est un moyen efficace et gratuit de gérer vos projets. Il dispose de fonctionnalités et d'outils permettant d'assister n'importe quelle méthodologie de gestion de projet et de faciliter le lancement de projets d'externalisation. Chez Magic, les assistants virtuels font partie des 3 % les plus talentueux et maîtrisent de nombreux outils et logiciels.
La formation d'un assistant virtuel en tant que gestionnaire de projet externe est encore plus facile à réaliser grâce à des modèles prêts à l'emploi pour démarrer n'importe quel type de travail. Commencez dès maintenant et passez à la vitesse supérieure avec l'externalisation de la gestion de projet ! /img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/12/ClickUp-Project-Management-CTA.png ClickUp Gestion de projet CTA /$$img/ ---
Rédacteur invité:
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_Li est une rédactrice de contenu chez Magic qui se consacre à la capture d'histoires qui fournissent des idées et suscitent des discussions sur un large intervalle de sujets, tels que l'externalisation des processus d'entreprise, les ventes, l'assistance client et les opérations commerciales