Près de 60 % des travailleurs répondent aux messages instantanés dans les 10 minutes. Si ces réponses rapides et cette communication en temps réel sont souvent synonymes d'efficacité, elles perturbent la concentration et nuisent au travail approfondi.
Si nous voulons une véritable productivité d'équipe, la communication doit être repensée.
La communication asynchrone améliore la collaboration. C'est une alternative de productivité pour gérer les équipes, réduire les heures perdues et maintenir un équilibre entre travail et vie privée.
Cet article de blog vous explique ce qu'est la communication asynchrone, pourquoi elle fonctionne et comment elle peut vous être utile. Et si vous restez avec nous, nous partagerons également en exclusivité pourquoi ClickUp est le seul outil dont vous avez besoin pour adopter en toute simplicité la communication asynchrone !
Qu'est-ce que la communication asynchrone ?
La communication asynchrone est un type de communication dans lequel les personnes effectuent un partage d'informations sans attendre de réponse immédiate. Au lieu d'un engagement en temps réel ou en face à face, comme lors de réunions ou d'appels téléphoniques, les discussions se déroulent au fil du temps à l'aide d'outils tels que les e-mails, les applications de messagerie ou les vidéos enregistrées.
Chacun peut répondre au moment qui lui convient le mieux, sans avoir besoin d'être en ligne en même temps.
👀 Le saviez-vous ? 51 % des travailleurs souffrent de stress en raison d'une mauvaise communication. La communication asynchrone peut réduire considérablement le stress sur le lieu de travail, en particulier dans les équipes numériques ou travaillant principalement à distance, en donnant aux employés plus de contrôle, de clarté et d'espace pour leurs interactions.
Pourquoi la communication asynchrone est-elle importante ?
La communication asynchrone donne aux équipes l'espace nécessaire pour se concentrer, réfléchir clairement et éviter l'épuisement professionnel. Sans la pression de devoir répondre immédiatement, les gens peuvent se consacrer à un travail approfondi et éviter les interruptions constantes.
Elle est particulièrement utile pour les équipes internationales ou distantes qui jonglent avec différents fuseaux horaires. De plus, elle améliore naturellement la qualité des discussions : les gens prennent le temps de réfléchir et de répondre de manière réfléchie.
Les outils asynchrones laissent également une trace écrite ou enregistrée, ce qui facilite la consultation des décisions et évite les malentendus. En bref, ils promettent plus de flexibilité, une meilleure concentration et une communication efficace.
📮ClickUp Insight : Les données de notre sondage sur l'efficacité des réunions montrent que 25 % des réunions comptent en moyenne 8 participants ou plus. Nous avons également constaté qu'une réunion dure en moyenne environ 51 minutes. Ces grandes réunions peuvent avoir pour résultat au moins 6 à 8 heures de temps de réunion collectif par semaine au niveau organisationnel.
Et si vous pouviez réduire tout cela ? ClickUp transforme la façon dont les équipes communiquent ! Au lieu de longues réunions, collaborez directement au sein des tâches à l'aide de commentaires, de pièces jointes, de notes vocales, de clips vidéo et plus encore, le tout au même endroit.
💫 Résultats concrets : les équipes internationales de STANLEY Security ont déjà gagné plus de 8 heures par semaine sur les réunions et les mises à jour grâce à notre application tout-en-un pour le travail !
Comment fonctionne la communication asynchrone ?
Une mentalité asynchrone repose sur une idée simple : partager l'information maintenant, répondre quand cela vous convient.
📌 Parmi les exemples de communication asynchrone, on peut citer un rédacteur et un éditeur qui effectuent une modification en cours ensemble (mais pas en temps réel) sur ClickUp Docs partagé, qui rassemblent des informations contextuelles à partir des fils de discussion du projet sur un canal ClickUp Chat, qui publient des mises à jour sur la progression sous forme de commentaires de tâche ClickUp et qui effectuent le partage d'enregistrements d'écran pour présenter le produit via ClickUp Clips.
Ce ne sont là que quelques-uns des nombreux outils qui vous permettent d'organiser vos mises à jour et d'y accéder quand vous en avez besoin. (Nous expliquons comment les utiliser 🔜 dans l'article de blog, alors restez à l'écoute !)
Voici ce qui la rend si efficace :
- Accédez à tout moment aux informations telles que les commentaires, les documents ou les messages stockés et partagés dans les canaux de communication.
- Retardez vos réponses sans vous sentir coupable, laissant ainsi aux membres de l'équipe la liberté de répondre de manière réfléchie, et non pas uniquement rapide.
- Avancez dans votre travail de manière indépendante et à votre rythme, sans que tout le monde ait besoin d'être présent en même temps.
🧠 Fait amusant : la fréquentation des bureaux reste inférieure de 30 % après la pandémie en raison de l'augmentation des installations de travail hybrides.
Comment mettre en œuvre la communication asynchrone sur votre lieu de travail
Vous ne pouvez pas mettre en œuvre des méthodes de collaboration asynchrones dans un environnement de travail moderne simplement en organisant ou en participant à moins de réunions. Vous devez mettre en place les systèmes, les habitudes et les attentes appropriés grâce à une planification avancée afin de développer la culture d'équipe et la productivité sans sacrifier la clarté.
Voici comment vous pouvez mettre en œuvre ce processus :
Étape 1 : Identifiez les tâches qui doivent être asynchrones
Commencez par déterminer les flux de travail et les messages que vous pouvez traiter de manière asynchrone.
- Mises à jour des tâches ? Oui
- Vous réfléchissez à une réponse à apporter à une crise ? Probablement pas.
Cette distinction garantit que l'asynchronisme ne ralentit pas les questions urgentes.
Voici un guide pratique pour les moments de confusion :
| Type de communication | Idéal pour | Exemples |
| ✅ Asynchrone | Tâches claires et non urgentes | Planification de projet, propositions de fonctionnalités et collaboration interfonctionnelle |
| 🔄 Hybride | Sujets légèrement complexes pouvant nécessiter des éclaircissements | Planification de projet, propositions de fonctionnalités, collaboration interfonctionnelle |
| 🗣️ Synchrone | Questions urgentes, émotionnelles ou à enjeux élevés | Résolution des conflits, gestion des crises, brainstorming en temps réel et approbations dans des délais serrés. |
Étape 2 : Désignez un lieu spécifique pour le travail asynchrone
La communication asynchrone peut rapidement devenir chaotique lorsqu'elle est dispersée entre les e-mails, les applications de messagerie instantanée et les disques partagés. Choisissez un espace central qui établit la connexion entre les discussions et les tâches, la documentation, les mises à jour et la propriété.
Notre suggestion : ClickUp !
ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, est votre hub de travail asynchrone, conçu pour maintenir la cohésion des équipes sans réunions ni notifications constantes. Elle regroupe vos tâches, vos documents et vos discussions dans une seule et même plateforme puissante basée sur l'IA, afin que rien ne se perde dans les fils de discussion par e-mail ou les messages Slack.
Vous avez besoin d'une mise à jour sur un projet ? Utilisez Team StandUp Autopilot Agent ou ClickUp Brain pour résumer la progression à l'aide de l'IA, sans avoir à demander aux membres de votre équipe. Vous souhaitez fournir votre avis ? Laissez un commentaire sur un document et attribuez-le au membre de l'équipe concerné.
Des automatisations basées sur l'IA aux notifications en temps réel et aux flux de travail personnalisables, ClickUp centralise les connaissances et la communication au sein de l'équipe afin que le travail avance, même lorsque vous êtes hors ligne. Avec tout regroupé au même endroit, votre équipe bénéficie de la clarté, de la responsabilité et de la marge de manœuvre dont elle a besoin pour donner le meilleur d'elle-même, à son propre rythme.
Discutez en contexte dans ClickUp Chat et les commentaires.
La communication asynchrone n'est efficace que lorsque tout le monde dispose d'une vue d'ensemble, et c'est exactement ce qu'offre ClickUp Chat. Au lieu de jongler entre les fils de discussion Slack et les messages éparpillés, votre équipe peut avoir des discussions ciblées directement dans les listes de tâches et les espaces de projet afin de conserver le contexte.
Votre équipe peut répondre, ajouter des liens vers des tâches pertinentes ou même transformer un message de chat en tâche à faire si nécessaire. Les discussions restent liées au travail, exactement là où elles doivent être.
Vous pouvez également utiliser les @mentions dans les commentaires ClickUp pour attirer l'attention de quelqu'un sur une tâche ou un document particulier.
Voici comment :
- Tapez « @ » pour taguer une personne ou une équipe : dans les descriptions de tâches, les commentaires, les documents et même le chat, une simple mention @ attire l'attention.
- Ajoutez automatiquement des observateurs : mentionner quelqu'un dans un commentaire de tâche le transforme instantanément en observateur et le tient informé.
- Notifications de déclenchement : les personnes @mentionnées reçoivent des notifications immédiates, ce qui renforce la responsabilité.
Automatisez les mises à jour asynchrones avec ClickUp Brain et Autopilot Agents.
L'écosystème ClickUp est optimisé par l'IA pour gérer votre charge de travail et vos communications.
ClickUp Brain, exemple, fournit des résumés rapides des tâches, des documents et des communications à l'aide de simples invites.
Pour une assistance contextuelle achevée, elle analyse vos tâches, vos documents et les interactions de votre équipe afin de faire ressortir des informations et des réponses pertinentes, réduisant ainsi le besoin d'appels synchrones.
Le travail asynchrone ne fonctionne que lorsque vos outils facilitent l'accès à l'information, son interprétation et son exploitation, sans nécessiter de réponses en temps réel. C'est exactement ce que font les agents Autopilot de ClickUp.
🎯 Par exemple, l'agent de réponses automatiques préconfiguré peut répondre à des questions en langage naturel telles que « Quel est le statut du lancement marketing ? » ou « Où puis-je trouver la checklist d'intégration ? » en utilisant les données en temps réel de votre environnement de travail. Cela signifie que les utilisateurs n'ont plus à attendre des heures qu'une personne située dans un autre fuseau horaire leur réponde : ils peuvent obtenir eux-mêmes les réponses dont ils ont besoin, à tout moment.
💡 Conseil de pro : les agents Autopilot personnalisés dans ClickUp peuvent être formés pour gérer des flux de travail asynchrones spécifiques. En exemple, vous pouvez créer un agent de communication client qui surveille les dossiers de projet et fournit des résumés actualisés aux parties prenantes externes.
Vous définissez l'objectif, le ton et les sources de données de l'agent, afin qu'il puisse agir comme un coéquipier asynchrone qui travaille 24 heures sur 24.
Déléguez les tâches répétitives à ClickUp Automatisations.
Vous pouvez également automatiser votre flux de travail afin de réduire au minimum les tâches manuelles et d'éviter la fatigue liée aux messages. Les automatisations ClickUp permettent aux équipes de configurer des déclencheurs basés sur des règles afin que les tâches soient exécutées automatiquement, ce qui fait avancer le travail et informe les parties prenantes sans nécessiter d'échanges constants.
📌 Par exemple, au lieu de jouer le rôle d'arbitre entre votre rédacteur et votre designer, vous pouvez créer une automatisation personnalisée qui attribue automatiquement la tâche de campagne sur les réseaux sociaux au designer dès qu'elle est achevée et marquée comme prête à être conçue.
Ces règles basées sur le déclencher permettent à tout le monde de rester informé de toutes les activités ClickUp, même si les utilisateurs ne sont pas connectés en même temps.
Étape 3 : Définir les normes en matière de temps de réponse
La communication asynchrone perdra de son efficacité dès que les membres de votre équipe commenceront à la prendre à la légère. Par conséquent, définissez des délais de réponse explicites en fonction de l'urgence et du rôle.
👉🏼 Par exemple :
→ Donnez votre avis sur les livrables dans les 24 heures.
→ Gérez les révisions des mises à jour du projet en un jour de travail
→ Effectuez des vérifications informelles tous les deux ou trois jours.
📌 Consignez ces informations dans le manuel de votre équipe ou dans le wiki interne afin que tout le monde soit sur la même page. Vous pouvez également utiliser un modèle de réunion quotidienne.
Le modèle de plan de communication ClickUp, par exemple, aide les équipes à distance à mettre en place et à maintenir rapidement des processus de communication clairs et structurés. Il est parfait pour définir les attentes en matière de délais de réponse, organiser les objectifs de collaboration et mapper les canaux de communication.
Le fait de consigner ces normes par écrit et de leur donner de la visibilité aide les travailleurs hybrides et à distance à communiquer dans une installation où l'asynchronisme est le mode de fonctionnement par défaut.
Grâce à ce modèle, vous pouvez :
- Organisez vos objectifs de communication, vos échéanciers, vos parties prenantes et vos livrables en un seul endroit.
- Définissez des statuts et des champs personnalisés dans ClickUp pour le suivi de chaque aspect de votre stratégie de communication.
- Définissez des méthodes de communication pour différents types de travail asynchrone (par exemple, commentaires, mises à jour sur la collaboration au sein d'un projet, vérifications informelles).
- Attribuez des responsabilités et effectuez l'automatisation des rappels afin que personne ne soit laissé pour compte.
- Mesurez la réussite en fixant des jalons et en assurant le suivi de l'avancement des tâches au sein de l'équipe.
📖 À lire également : Comment créer un plan de communication pour un projet (exemples et modèles)
Étape 4 : Encouragez la documentation plutôt que la discussion
Optez pour un changement de mentalité : passez de « appelons-nous » à « laissez-moi documenter cela ».
Voici à quoi cela pourrait ressembler :
- Remplacer les mises à jour verbales par des notes de projet structurées ou des vidéos récapitulatives
- Encourager l'habitude de résumer par écrit les prochaines étapes ou les décisions prises immédiatement après les discussions.
Vous pouvez utiliser le modèle de stratégie de communication interne et de plan d'action ClickUp pour faciliter encore davantage cette transition de la discussion à la documentation. Au lieu de vous fier à des discussions aléatoires et à des appels oubliés, il vous aide à créer un plan structuré et vivant pour la communication interne.
Voici comment utiliser ce modèle :
- Évaluez vos méthodes de communication actuelles afin d'identifier les lacunes et les goulots d'étranglement.
- Fixez des objectifs clairs pour vos communications internes (indice : réduire le nombre de réunions en fait partie).
- Mettez en place des canaux formels (e-mail, discuter interne, messages vidéo rapides) et verrouillez-les.
- Créez des étapes concrètes en décomposant le forfait en tâches assignables et traçables.
💡 Conseil de pro : vous pouvez également utiliser ClickUp AI Notetaker pour transcrire les discussions et capturer les informations importantes issues des réunions. Il enregistre vos réunions et résume les points clés, ce qui permet de gagner du temps et de rendre le contexte plus accessible à tous.
En effet, ClickUp Réunions vous permettent de suivre et d'attribuer des éléments directement dans ces notes de réunion.
Par exemple, si un membre de l'équipe présente une nouvelle mise à jour de projet et qu'une tâche de suivi se présente, vous pouvez utiliser les commentaires assignés dans ClickUp et déléguer la tâche à la personne concernée directement dans la documentation de la réunion.
En d'autres termes, plutôt que d'envoyer cinq fois le message « Hé, tu as vu ça ? » à quelqu'un à différents endroits, il suffit de laisser un commentaire clair directement sur la tâche ou le document, et de le lui attribuer. C'est comme un petit coup de pouce discret, avec une responsabilité intégrée. La personne peut s'en occuper quand elle est prête.
Étape 5 : Montrer l'exemple
La culture s'impose de haut en bas. Si les dirigeants continuent à privilégier les réunions en présentiel ou à attendre des réponses instantanées, la communication asynchrone ne s'imposera jamais.
Ils doivent mettre en pratique ce qu'ils prônent : utiliser des outils asynchrones, éviter d'envoyer des messages après les heures de travail et enregistrer des mises à jour vidéo partageables au lieu de programmer des conférences téléphoniques. Cela donne le ton et élimine la culpabilité des employés qui ne répondent pas immédiatement.
Si vous êtes propriétaire d'entreprise et que vous souhaitez faciliter la tâche à vos abonnés, découvrez ClickUp Clips. Cet outil vous aidera à intégrer le comportement « async-first » dans votre flux de travail quotidien.
Au lieu de réunir votre équipe pour une énième réunion « rapide » qui finit par durer 45 minutes, vous pouvez simplement enregistrer une courte vidéo, un bref enregistrement d'écran dans lequel vous présentez les dernières avancées d'un projet, donnez votre avis ou expliquez un processus complexe.
Les gens peuvent regarder ce message vidéo asynchrone sans se soucier des conflits d'horaires ou des problèmes de fuseau horaire, le revoir si nécessaire et mieux comprendre les informations. Cela permet d'adopter un rythme plus sain et montre que vous prenez au sérieux le temps de concentration de votre équipe.
Étape 6 : Surveiller, mesurer et ajuster
Une fois les systèmes asynchrones mis en place, évaluez régulièrement ce qui fait du travail et ce qui ne fait pas du travail.
Posez les questions suivantes :
- Les délais sont-ils respectés ?
- Certains outils sont-ils sous-utilisés ?
- Certaines personnes sont-elles encore dépassées par les visio-conférences ?
- Les discussions importantes se perdent-elles dans de longs fils de discussion ?
Recueillez des commentaires, modifiez votre documentation et revoyez vos processus tous les trimestres. Vous pouvez également surveiller vos flux de travail à l'aide des tableaux de bord et de la vue Charge de travail de ClickUp.
Les tableaux de bord ClickUp convertissent les données de l'espace de travail en diagrammes et tableaux visuels, offrant ainsi un aperçu de l'impact de votre équipe. Vous pouvez rapidement voir et mesurer la progression personnelle, le temps suivi et les performances du projet.
Elle vous permet également de créer des rapports personnalisés pour tout, éliminant ainsi le besoin d'un suivi manuel et réduisant le risque de perdre des discussions importantes dans de longs fils de discussion.
Alors que les tableaux de bord ClickUp suivent les performances globales de votre équipe, la vue Charge de travail ClickUp affiche le travail attribué à chaque membre de l'équipe pendant une période spécifique.
Cette suite ClickUp Télétravail dispose de fonctionnalités supplémentaires qui vous aident à identifier les personnes surchargées et celles qui ont encore de la capacité, ce qui vous permet de réattribuer les tâches en conséquence.
📖 À lire également : Qu'est-ce qu'une réunion asynchrone et comment l'organiser ?
Avantages de la communication asynchrone
👀 Le saviez-vous ? 71 % des professionnels actifs pensent qu'il est important d'établir des limites sur le lieu de travail, mais les télétravailleurs ont souvent du mal à les respecter. ClickUp a découvert que 30 % des travailleurs ont du mal à se déconnecter mentalement de leur travail et que seuls 8 % fixent des limites strictes en matière de notifications et de messages professionnels.
Voici ce que vous gagnez à adopter pleinement l'état d'esprit asynchrone :
- Donnez aux équipes plus de flexibilité pour gérer leurs propres horaires et leurs pics d'énergie.
- Évitez les réunions multiples en transférant les mises à jour, les questions et les commentaires vers des mises en forme écrites ou enregistrées.
- Encouragez la réflexion approfondie en laissant plus de temps pour réfléchir à des réponses mûrement réfléchies plutôt qu'à des réactions instinctives.
- Améliorez naturellement la documentation à mesure que la communication verbale évolue vers des mises à jour écrites.
- Réduisez le stress et améliorez la santé mentale en éliminant l'attente liée à la messagerie instantanée ou à la disponibilité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
📮 Insight ClickUp : 48 % des employés affirment que le travail hybride est le meilleur moyen de concilier vie professionnelle et vie privée. Cependant, avec 50 % d'entre eux travaillant encore principalement au bureau, il peut être difficile de rester en phase entre les différents emplacements. Mais ClickUp est conçu pour tous les types d'équipes : à distance, hybrides, asynchrones et tout ce qui se trouve entre les deux.
Grâce à ClickUp Chat & Assigned Comments, les équipes peuvent rapidement partager des mises à jour, donner leur avis et transformer les discussions en actions, sans réunions interminables. Collaborez en temps réel via ClickUp Docs et ClickUp Tableau blanc, attribuez des tâches directement à partir des commentaires et assurez-vous que tout le monde soit sur la même page, quel que soit son lieu de travail !
💫 Résultats concrets : STANLEY Security a constaté une augmentation de 80 % de la satisfaction au travail d'équipe grâce aux outils de collaboration fluides de ClickUp.
Les défis de la communication asynchrone
👀 Le saviez-vous ? Alors que 38 % des employés travaillent dans des entreprises qui ont adopté une politique privilégiant l'asynchronisme, 34 % ne savent pas s'ils le souhaitent.
La communication asynchrone semble pratique. Mais rien n'est sans limites. Voici ce qui peut mal tourner :
- Réponses tardives : sans attentes définies, l'asynchronisme peut donner l'impression d'un trou noir (c'est pourquoi vous devez définir des directives en matière de délais de réponse).
- Surcommunication ou mauvaise communication : trop de détails peuvent submerger, et un manque de détails peut semer la confusion (n'oubliez pas de trouver le juste équilibre).
- Surcharge d'outils : le travail asynchrone sur plusieurs plateformes peut être source de friction et de dispersion des informations (centralisez tout avec ClickUp).
- Manque de connexion humaine : la communication asynchrone peut donner un sentiment d'isolement si elle n'est pas associée à des appels synchrones occasionnels (n'abandonnez pas les réunions en face à face).
- Problèmes de désalignement : l'absence de communication en temps réel peut entraîner une perte de concentration (gardez à portée de main les outils de visibilité des projets, les tableaux de bord et les communications écrites).
🎯À lire également : Quand plus signifie mieux : comment communiquer de manière excessive au travail
Bonnes pratiques pour la communication asynchrone
Terminé, la communication asynchrone peut éliminer les visioconférences, réduire les goulots d'étranglement et augmenter la production sans épuiser les employés.
Suivez ces bonnes pratiques pour en tirer le meilleur parti :
1. Rendez les messages exploitables
Des demandes claires assorties de délais permettent de gagner du temps et d'éviter toute confusion.
Exprimez-vous clairement : Que se passe-t-il ? De quoi avez-vous besoin ? Pour quand ?
📌 Exemple : « Veuillez examiner la proposition pièce jointe et envoyer vos commentaires avant vendredi, 15 h. »
2. Donnez tout le contexte achevé dès le départ
Fournir le contexte dès le départ réduit les allers-retours et améliore la prise de décision.
- Ajoutez un résumé de 2 à 3 phrases avant d'insérer des liens ou des fichiers.
- Précisez la tâche, la décision à prendre et les délais.
📌 Exemple : « Le renouvellement du contrat nécessite l'approbation juridique des sections 4. 2 et 7. 1 avant la fin de la journée de jeudi. »
3. Mettez en évidence les points clés
Restez clair et concis afin d'éviter toute confusion et tout retard.
- Commencez par l'essentiel (« TL;DR ») si le message dépasse cinq lignes.
- Utilisez des puces, mettez en gras les informations importantes et ajoutez des liens vers les ressources directement.
4. Documentez les décisions publiquement
Conservez une trace des décisions prises afin d'éviter toute confusion et de garantir le compte de chacun.
- Enregistrez les résultats dans des outils de partage (ClickUp, documents partagés, listes de tâches).
- Attribuez immédiatement la propriété
📌 Exemple : « John doit remettre son brouillon avant le 10 mai »
5. Formez vos équipes aux règles de conduite à adopter dans le cadre du travail asynchrone.
Même si 9 employés sur 10 savent utiliser les outils de communication asynchrone, cela ne fonctionnera pas si l'un de vos employés continue à mélanger différentes méthodes de communication. Travaillez donc à améliorer les compétences de votre équipe en matière de collaboration.
💡 Conseil de pro : gagnez du temps et formez vos employés grâce à ClickUp University. Le fait de travailler dans l'écosystème ClickUp permet à votre équipe d'accéder à des guides pratiques attrayants et de maîtriser les outils essentiels à la collaboration asynchrone.
Outils facilitant la communication asynchrone
Maintenant que vous savez comment communiquer efficacement de manière asynchrone, voici quelques suggestions d'outils supplémentaires pour vous faciliter la vie et les discussions, si vous préférez ne pas tout centraliser dans ClickUp, bien sûr ! 🤷🏻♀️🤷🏼♂️
1. Loom
Loom est un outil de messagerie vidéo qui permet d'enregistrer et de partager des messages vidéo, ce qui le rend idéal pour la communication asynchrone. Vous pouvez transmettre des informations clairement sans avoir besoin de réunions en temps réel et améliorer le travail d'équipe à distance.
2. Slack
Les canaux Slack organisent les discussions par thème, projet ou équipe. Vous pouvez publier des mises à jour, partager des fichiers et collaborer sans avoir besoin de réponses immédiates, ce qui réduit votre dépendance aux conférences vidéo.
3. Microsoft Teams
Microsoft Teams regroupe discuter, réunions vidéo et stockage de fichiers. Il prend en charge la messagerie asynchrone grâce à des discussions en fil de discussion, des documents partagés et des outils de collaboration, vous permettant ainsi de travailler avec des membres de votre équipe situés dans différents fuseaux horaires.
📮ClickUp Insight : Les équipes peu performantes sont 4 fois plus susceptibles d'utiliser plus de 15 outils, tandis que les équipes très performantes maintiennent leur efficacité en limitant leur boîte à outils à 9 plateformes ou moins. Mais qu'en est-il de l'utilisation d'une seule plateforme ?
Application tout-en-un pour le travail, ClickUp regroupe vos tâches, projets, documents, wikis, chats et appels sur une seule plateforme, avec des flux de travail optimisés par l'IA. Prêt à travailler plus intelligemment ? ClickUp convient à toutes les équipes, rend le travail visible et vous permet de vous concentrer sur l'essentiel pendant que l'IA s'occupe du reste.
Quand utiliser la communication asynchrone plutôt que la communication synchrone ?
Apprenons à choisir entre la communication synchrone et asynchrone en fonction des exigences de la situation.
Utilisez la communication asynchrone dans les cas suivants :
1. Vous souhaitez obtenir des réponses réfléchies et détaillées
Vous travaillez sur une proposition de projet qui nécessite la contribution de plusieurs équipes dispersées géographiquement.
Plutôt que d'organiser une réunion, publiez un document ClickUp Doc décrivant le projet et attribuez des commentaires à chaque réviseur. Ils peuvent prendre leur temps et ajouter des réponses mûrement réfléchies.
2. Vous avez affaire à différents fuseaux horaires
Votre responsable marketing est à New York, mais votre designer est à Berlin. Un appel Zoom à 6 h du matin ou 22 h, cela ressemble à un cauchemar, n'est-ce pas ?
Enregistrez donc un message vidéo avec ClickUp Clips pour expliquer les mises à jour de conception et étiquetez le concepteur avec les éléments à prendre sur la même plateforme. La collaboration interfonctionnelle leur permet de répondre pendant leur journée de travail, vous évitant ainsi une autre réunion.
3. La mise à jour n'est ni urgente ni émotionnelle
Vous venez de terminer un sprint et devez partager une mise à jour de statut, mais vous n'avez pas besoin de réponses immédiates.
Dans ce cas, publiez une mise à jour du projet dans ClickUp Discuter et étiquetez les principales parties prenantes ou les membres de l'équipe concernés.
4. Vous souhaitez disposer d'une trace documentée et consultable
Vous êtes en train de finaliser les procédures d'embauche des nouveaux membres de l'équipe. Enregistrez un Clip ClickUp décrivant les différentes étapes et ajoutez-y un lien dans votre document de processus ClickUp.
Cela permet non seulement d'uniformiser le processus d'intégration, mais aussi de fournir aux nouvelles recrues un manuel qu'elles peuvent consulter à tout moment.
Utilisez la communication synchrone lorsque :
Vous avez besoin d'une prise de décision rapide ou d'une session de brainstorming
Vous essayez de vous mettre d'accord sur le nom d'un produit.
Un fil de discussion ClickUp prendrait des jours : « Et celui-ci ? », « Eh... peut-être », « ou celui-là ». Il serait plus rapide d'organiser une visio-conférence rapide.
Le plus intéressant, c'est que les intégrations ClickUp se connectent de manière transparente à Zoom et Microsoft Teams. Vous pouvez planifier des réunions directement depuis votre calendrier ClickUp sans quitter la plateforme.
2. Vous abordez des sujets sensibles ou émotionnels
Vous devez donner un retour immédiat sur les délais non respectés tout en faisant preuve de sensibilité à l'égard d'un problème particulier.
Dans ce cas, une visio-conférence en tête-à-tête vous permet de faire preuve d'empathie, de lire le langage corporel et d'éviter les malentendus qui peuvent survenir dans un message texte.
3. Vous résolvez un problème complexe
Il y a un bug étrange dans l'application que personne n'arrive à reproduire. Au lieu d'échanger des dizaines de messages texte, un appel téléphonique avec les développeurs et un partage d'écran via visioconférence pour voir le problème en direct permettront de le résoudre plus rapidement.
💡 Conseil de pro : lancez rapidement une visio-conférence audio directement depuis ClickUp Discuter. Les SyncUps de ClickUp vous permettent de communiquer avec vos collègues et vos clients, et de résoudre plus rapidement les problèmes complexes grâce au partage d'écran intégré.
4. Vous établissez des relations de confiance
Vous souhaitez mettre à l'aise les nouveaux membres de votre équipe ? Les discussions en face à face, associées à quelques activités pour briser la glace, sont d'excellents outils pour renforcer l'esprit d'équipe. Elles permettent de créer une alchimie qui prendrait des mois à se développer avec une communication asynchrone.
Qui bénéficie le plus de la communication asynchrone ?
Le travail asynchrone amplifie activement le travail de certaines personnes et équipes. Voici celles qui en tireront le plus grand profit :
| Type de personnes/équipes | Comment la communication asynchrone les aide-t-elle ? |
| Équipes distantes et dispersées | Travaillez dans différents fuseaux horaires sans retard ni nuits blanches. |
| Les professionnels qui consacrent beaucoup de temps à du travail approfondi | Préservez de longues heures de concentration ininterrompue pour obtenir des résultats de haute qualité. |
| Entreprises internationales | Permettez une collaboration fluide sans avoir besoin de chevaucher les horaires de travail. |
| Introvertis et penseurs réfléchis | Fournissez-vous le temps nécessaire pour réfléchir et rédiger des réponses réfléchies et bien structurées. |
| Les organisations qui privilégient l'équilibre entre le travail et la vie privée | Respectez le temps personnel, réduisez l'épuisement professionnel et offrez une assistance aux limites de travail plus saines. |
📖 À lire également : Comment travailler à domicile : conseils et bonnes pratiques
Restez synchronisé, même en mode asynchrone, uniquement avec ClickUp.
La communication asynchrone favorise la concentration, améliore la productivité et réduit le besoin de réunions inutiles. Ensemble, ces facteurs améliorent également le bien-être des employés.
Mais pour que l'asynchrone soit vraiment efficace, il ne suffit pas d'avoir de bonnes intentions, il faut aussi disposer du bon système.
ClickUp n'est pas un simple outil de communication parmi tant d'autres. C'est votre hub de travail asynchrone tout-en-un, où les tâches, les documents, les commentaires, le discuter et les agents alimentés par l'IA se réunissent pour permettre à chacun de rester aligné, informé et de progresser, quel que soit le moment ou l'endroit où il travaille.
C'est pourquoi ClickUp et ses fonctionnalités sont parfaitement adaptées. Ce logiciel va au-delà de la simple gestion de la communication. Il comprend votre flux de travail et devient votre solution de référence pour toutes les actions liées au travail, tout en offrant de multiples outils de communication asynchrone.
Pourquoi jongler entre cinq outils différents alors que ClickUp fait tout en un seul à faire ? Essayez ClickUp gratuitement et découvrez comment le travail asynchrone est conçu.