tyler Gillespie**_ est un fondateur qui s'est retiré deux fois du marché et qui adore créer et développer des entreprises de services. Né et élevé dans le Colorado, Tyler voyage beaucoup, avec des bases en Colombie et au Colorado. Il aime la culture latine, l'espagnol et la salsa. Actuellement, Tyler partage ses pensées
il est un des plus grands spécialistes du monde de l'entreprise et de la financeil n'y a pas d'autre choix que d'aller à l'école ."
Le consultant en gestion Peter Drucker va jusqu'à dire : "Les réunions sont le symptôme d'une mauvaise organisation. Moins il y a de réunions, mieux c'est"
Il n'y a pas d'autre façon de le dire : la plupart des réunions font perdre du temps productif.
Vous ne me croyez pas ? Il suffit de jeter un coup d'œil à certaines données.
" Rapport sur l'état des réunions 2019 " par Doodle, un outil de gestion du temps en ligne, a examiné les données de 19 millions de réunions et a commandé des entretiens (avec plus de 6 500 professionnels) aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Allemagne et en Suisse. Le rapport a révélé que les professionnels passent plus de deux heures (par semaine !) dans des réunions inutiles.
Le même rapport a également révélé que plus d'un tiers des professionnels estiment que les réunions inutiles représentent le coût le plus important pour leur organisation.
Le rapport révèle également que les réunions d'affaires improductives coûtent aux entreprises la somme colossale de 541 milliards de dollars américains en perte de productivité et de temps des employés.
Et n'oublions pas le mouvement WFH, accéléré par la pandémie. Alors que l'évolution des circonstances aurait dû être une raison suffisante pour que les entreprises analysent les tendances et trouvent de nouvelles méthodes de travail, elles se sont contentées de transposer les mêmes processus (et les mêmes problèmes) dans l'espace numérique.
👉 Pro Tip : VOICI 25+ OUTILS DE TRAVAIL À DISTANCE POUR FAIRE DU TRAVAIL À DISTANCE UN JEU D'ENFANT D'après un document de travail de HBS et de la Stern School of Business de NYU, qui a examiné les métadonnées de trois millions d'utilisateurs d'Amérique du Nord, d'Europe et du Moyen-Orient, la durée moyenne des réunions a chuté de 20 % en raison de la pandémie. En revanche, le nombre de réunions a augmenté de 13 %. Ajoutez à cela " Zoom sur la fatigue "et votre santé mentale en prend un coup.
N'est-il pas étrange, à défaut d'un meilleur mot, que la mascarade des réunions au bureau soit toujours d'actualité en 2021 ? Depuis des années, les gens sont obsédés par l'idée de stimuler la productivité ; les milléniaux semblent nourrir un mépris bien plus grand pour la prétention que la génération X. Le travail se fait de plus en plus à distance, et les Y sont de plus en plus nombreux à se déplacer. Le travail se fait de plus en plus à distance et pourtant... les réunions continuent de prévaloir, demeurant une partie "intégrante" du travail.
Alors pourquoi les réunions sont-elles si peu productives lorsqu'il s'agit de développer votre agence et de gérer une équipe à distance ? Bien que cette question puisse nécessiter une réponse plus longue, pour la résumer, nous pouvons incriminer les facteurs suivants :
- L'absence d'un ordre du jour clair avant le début de la réunion
- Manque de préparation des dirigeants et des employés avant la réunion
- La présence d'un trop grand nombre de personnes dans les réunions (avons-nous vraiment besoin de Rachel des ressources humaines dans chaque réunion ?)
- Le fait de s'écarter du sujet
- Les retardataires qui interrompent souvent le flux de la réunion en cours tout en se débattant dans l'ignorance pendant une partie du temps où ils assistent à la réunion
- Les distractions numériques
Ne vous demandez-vous pas s'il n'y a pas une meilleure façon, plus productive et moins stressante, de mener des affaires et des réunions ? gérer les flux de travail ? Une façon pour chacun de tirer le meilleur parti de sa journée de travail ? Une façon dont les travailleurs à distance qui vivent dans des fuseaux horaires différents peuvent se réunir pour collaborer efficacement et atteindre leurs objectifs sans avoir besoin de brûler l'huile de minuit ?
Un moyen où nous pourrions dire adieu à la fatigue de Zoom pour de bon ?
Enter Asynchronous Communication. 👋
Je suis passé à fonctionnant de manière asynchrone il y a quelques années. Prenons l'exemple de mon programme de mentorat. Je co-investis, j'achète et je conseille des entreprises de services dans mon programme de mentorat Programme de mentorat productif il s'agit d'un programme mensuel 1:1 géré de manière totalement asynchrone. J'ai pu aider des entreprises intéressantes du monde entier à atteindre un chiffre d'affaires de six chiffres par mois grâce au travail asynchrone.
Ce dont je me suis rendu compte, c'est que la méthode asynchrone convient parfaitement à la plupart des agences et des structures d'entreprise ; elle stimule la productivité et donne aux gens le temps de travailler à leur rythme. Elle permet également de réfléchir, de préparer et de créer des réponses plus approfondies à des questions X, etc.
Qu'est-ce que la communication asynchrone ?
via Productized.Services Il ne s'agit pas d'un problème technique. Au contraire, la communication asynchrone est une aubaine pour les agences qui travaillent avec des travailleurs à distance dans le monde entier.
D'après un article de blog par la plateforme RH A distance le travail asynchrone est un concept simple : faites tout ce que vous pouvez avec ce que vous avez, documentez tout, transférez la propriété du projet à la personne suivante, puis commencez à travailler sur quelque chose d'autre"
Pour simplifier, la communication asynchrone est une communication dans laquelle il n'y a pas de délai de transmission. Chaque membre de l'équipe communique en son temps. Les gens communiquent d'une manière qui n'exige pas la présence de l'autre personne.
Si je reçois un message d'un collègue, je n'ai pas besoin d'y répondre immédiatement. Je n'ai pas non plus besoin de dire à mon coéquipier de m'appeler (c'est-à-dire que les deux, ou toutes les parties concernées, n'ont pas besoin d'être présentes).
Je peux simplement répondre au message à mon rythme. Cela ne veut pas dire que la communication asynchrone n'implique pas de délais ou d'échéances qui relèvent de la gestion de projet. Cela signifie simplement que chaque membre de l'équipe est conscient des échéances et les respecte. Ce faisant, les équipes du monde entier ont remarqué que les niveaux de productivité étaient stimulés par la réduction drastique du temps passé en réunions inutiles.
La communication synchrone, quant à elle, est une communication dans laquelle les deux parties (ou toutes les parties) doivent être présentes en même temps. Vos réunions de bureau habituelles, vos réunions Zoom ou même vos collègues qui s'attendent à ce que vous leur répondiez immédiatement sur Slack sont des exemples de communication synchrone.
Cela peut résumer l'expérience que la plupart des gens ont avec les organisations typiques :
via Twitter Certains des outils que vous utilisez actuellement sont des exemples d'outils qui peuvent être utilisés pour communiquer de manière asynchrone, comme le courrier électronique, WhatsApp (j'adore les notes vocales !), Métier à tisser , Jumpshare et même Zoom (la fonction d'enregistrement automatique). La communication synchrone, quant à elle, implique la participation à des réunions en face à face ( !!), à des réunions virtuelles, à des réponses Slack ou à de simples appels téléphoniques.
La communication asynchrone offre de nombreux avantages par rapport à la communication synchrone, qu'il s'agisse d'être plus productif ou de respecter le temps de vos coéquipiers.
5 façons de recadrer la conversation
1. La communication asynchrone est synonyme d'une plus grande flexibilité dans les horaires de travail
via Productized.Services Lorsque vous communiquez de manière asynchrone, vous communiquez à votre rythme. Cela signifie que si vous êtes occupé (ou si vous passez une mauvaise journée), vous n'avez pas nécessité de répondre immédiatement.
Communiquer de manière asynchrone, c'est respecter le "facteur humain" du travail. Les êtres humains ne sont pas des machines. Nous avons de bons et de mauvais jours, nous avons des jours productifs et des jours moins productifs. La communication asynchrone consiste à comprendre cela et à laisser une certaine marge de manœuvre aux humains dans les équipes.
Par exemple, je suis un oiseau de nuit et je donne le meilleur de moi-même entre 1 heure et 5 heures du matin. Grâce à la communication asynchrone, je peux me lever et briller à midi tout en accomplissant mon travail, qui sera peut-être de meilleure qualité que si j'avais été obligé d'assister à la réunion de 9 heures du matin.
2. La communication asynchrone permet de travailler plus longtemps sans être dérangé et d'augmenter la productivité
via Productized.Services Imaginez ceci : vous êtes dans un état de fluidité. Le soleil brille, vous travaillez et votre esprit est clair et concentré. Puis boom. Vous recevez un appel. Vous devez le prendre. Pire, vous entendez le son redoutable d'un appel Skype entrant. vous vous dites : "Vous vous moquez de moi ?" avant de sourire, d'ajuster vos lunettes et de saluer votre client ou votre coéquipier. Encore une de ces réunions où l'on se dit "hé, je prends juste un appel pour faire le point". Les petites conversations s'ensuivent, un peu de travail, et dix minutes plus tard, vous êtes de nouveau dans votre état paradisiaque de fluidité.
on aimerait bien que ce soit comme ça que ça marche !
D'après recherche menée par Gloria Mark de l'université d'Irvine, la plupart des travaux interrompus reprennent en moyenne au bout de 23 minutes et 15 secondes. C'est le coût en temps du changement de tâche. Mais ce n'est pas tout. Il ne suffit pas de reprendre exactement ce que l'on faisait ; il faut réarranger et réorganiser les pensées dans l'esprit et peut-être accomplir une ou deux tâches avant de se retrouver dans le même état qu'avant l'interruption.
La communication asynchrone élimine cette possibilité et vous permet de choisir votre propre temps de travail. En outre, vous pouvez vous déconnecter du monde si vous le souhaitez (en éteignant votre téléphone, peut-être ?) pendant que vous travaillez et vous concentrer entièrement sur la tâche à accomplir.
3. Il est dans la nature de la communication asynchrone de laisser des traces écrites, c'est-à-dire qu'il y a une meilleure organisation des données et des faits
via Productized.Services La communication synchrone signifie généralement qu'une partie de ce qui a été discuté lors des réunions peut être perdue, à moins que quelqu'un ne prenne explicitement des notes de la conversation. Bien entendu, vous disposez toujours d'outils tels que l'enregistrement vidéo Zoom.
Cependant, cela signifie qu'il faut parcourir l'ensemble de la réunion pour trouver ce que l'on cherche. Et si vous êtes comme moi et que vous regardez les vidéos deux fois plus vite ou que vous sautez des parties importantes, vous risquez de rater quelque chose d'important. Même si ce n'est pas le cas, vous savez qu'il est fastidieux et désagréable de passer en revue l'intégralité de la vidéo, ce qui fait perdre beaucoup de temps.
D'un autre côté, la communication asynchrone laisse des traces écrites, après tout, c'est ainsi qu'elle fonctionne ! Les traces écrites sont particulièrement utiles dans le cas de projets complexes.
Il y a plusieurs avantages à conserver une trace de vos communications avec vos coéquipiers. Cela réduit les risques de confusion ou de mauvaise communication. En cas de confusion, vous pouvez toujours revenir en arrière et consulter la conversation. Si vous estimez qu'un point n'a pas été clarifié ou qu'il nécessite plus de précisions, vous savez exactement quoi demander à vos coéquipiers ou à votre client.
Check out our Modèles de plans de communication !
4. La communication asynchrone est idéale pour collaborer avec des talents du monde entier
via Productized.Services Si vous dirigez une agence ou si vous y travaillez, vous communiquez et travaillez probablement beaucoup avec des personnes du monde entier. Dans ce cas, la communication asynchrone est votre sauveur ! La communication asynchrone facilite la collaboration des équipes distantes, car le fuseau horaire n'est plus une contrainte. En outre, la communication asynchrone étant l'une de vos armes secrètes, vous serez plus ouvert à la collaboration avec des talents du monde entier. Cela signifie une meilleure résolution des problèmes grâce à une perspective multiculturelle (essentielle pour de nombreuses entreprises à l'ère de l'hypermondialisation), tout en devenant un employeur attrayant pour les talents qui préfèrent travailler à distance, qu'il s'agisse de grands voyageurs ou de jeunes mamans.
Si vous voulez notre avis, le travail à distance et la communication asynchrone constituent une boucle vertueuse.
5. La communication asynchrone est synonyme d'un meilleur retour d'information, plus réfléchi et plus honnête
via Productized.Services La communication asynchrone permet un meilleur retour d'information et une communication plus honnête. Voici pourquoi :
- **La communication asynchrone donne aux gens la possibilité de penser, de réfléchir et de répondre. Le retour d'information est donc meilleur et plus réfléchi.
- **La communication asynchrone permet aux personnes qui ne sont peut-être pas très enthousiastes à l'idée de s'exprimer en réunion (nous nous adressons à vous, les introvertis) de dire ce qu'elles pensent. Si les réunions vous donnent l'impression d'être mis sur la sellette, la communication asynchrone est faite pour vous
- **Effet de désinhibition en ligne L'effet de désinhibition en ligne est le manque de retenue que l'on ressent lorsqu'on communique en ligne plutôt qu'en personne
Lorsque vous combinez ces trois facteurs, vous obtenez la recette d'un meilleur retour d'information, honnête et réfléchi.
Comment communiquer de manière asynchrone
via Productized.Services Parmi les activités qui sont mieux réalisées à l'aide d'une communication asynchrone, on peut citer les suivantes :
- Annonces hebdomadaires
- Coup d'envoi hebdomadaire de l'équipe
- Présentation des nouveaux membres de l'équipe
- Édition de documents
- Préparation des réunions
- Planification des capacités
- Régularisations financières mensuelles
- Préparatifs quotidiens
Comment d'autres entreprises qui utilisent la communication asynchrone comme principale forme de communication ont-elles réussi à tirer parti de la puissance de l'asynchronisme ? Voici quelques outils qui pourraient vous aider.
Outils que nous recommandons pour aider vos collaborateurs à communiquer de manière asynchrone
Il existe aujourd'hui de nombreux outils qui peuvent aider votre équipe à collaborer et à communiquer de manière asynchrone. Cela dit, la révolution du travail à distance a entraîné l'apparition de nombreux outils sur le marché. C'est ce qui fait que les outils de travail à distance sont de plus en plus utilisés outils de communication asynchrone le secteur de la communication asynchrone est très concurrentiel, chaque nouvel outil étant le prochain outil d'optimisation "révolutionnaire". Nous nous sommes donc dit que nous allions vous aider en vous proposant quelques outils qui ont fonctionné pour nous.
Email 📧
Oh, l'outil fidèle qui continuera à prévaloir dans tout ce qui concerne le travail. Voici pourquoi les courriels sont souvent considérés comme un élément essentiel de la communication asynchrone.
- Ils sont souvent réfléchis. Il n'y a pas de réactions impulsives lorsqu'il s'agit d'envoyer des courriels.
- Ils sont extrêmement faciles à utiliser et tout le monde sait déjà comment envoyer et recevoir des courriels.
- Les courriels ont tendance à être très concis.
- Ils peuvent être utilisés pour partager facilement des images et des documents.
Il faut garder à l'esprit que les courriels sont souvent utilisés par des équipes qui s'appuient sur une communication synchrone. Que devez-vous donc garder à l'esprit lorsque vous utilisez les courriels pour la communication asynchrone de vos équipes ? Fixez des règles de base telles que
- N'attendez pas de réponses immédiates
- Faites en sorte que les courriels soient aussi longs ou aussi courts que nécessaire. (de préférence courts)
- Ajoutez le contexte ou tout détail pertinent que le destinataire devrait connaître (c'est-à-dire rendez-le complet et/ou explicite)
- Indiquez à l'expéditeur le temps qu'il vous faudra pour répondre à sa demande. Il est essentiel de définir des attentes claires en matière de communication asynchrone, non seulement pour les courriels, mais aussi pour toute forme de communication asynchrone
Outils de messagerie 📲 Slack a mauvaise réputation parce qu'il crée souvent le stress de devoir constamment s'engager. Cependant, il n'est pas nécessaire qu'il en soit ainsi. De nombreuses équipes à travers le monde qui communiquent de manière asynchrone estiment que Slack est indispensable à leur communication. Slack ne laisse aucune trace écrite, peut être facilement mis à l'échelle et offre de nombreuses possibilités d'intégration. Cependant, il fonctionne mieux lorsqu'il est utilisé en temps réel (lorsque tous les membres de l'équipe concernée sont en ligne ensemble), peut être encombré et les notifications peuvent être dérangeantes. Il existe quelques solutions pour
optimiser Slack pour la communication asynchrone comme la désactivation des notifications et la création d'un guide d'étiquette Slack pour votre équipe. Twist est un autre outil populaire utilisé aujourd'hui par les équipes à distance. Twist a été créé dans le but de rationaliser les conversations et de les organiser de manière à ce que rien d'important ne soit perdu, tout en veillant à ce que les membres de l'équipe ne se sentent pas submergés par une boîte de réception qui explose (et/ou qui est désordonnée). Il comporte également des fonctionnalités qui semblent avoir été créées en gardant à l'esprit la communication asynchrone. Par exemple, il n'y a pas d'indicateur permettant de savoir si quelqu'un est en ligne ou hors ligne. Vous pouvez également choisir les personnes que vous souhaitez notifier. En outre, il est très facile d'intégrer et de collaborer avec des agences et des contractants. MICROSOFT TEAMS OU SLACK : LEQUEL CHOISIR ?
Communication vidéo 👨💻
Loom est un autre outil puissant que nous recommandons vivement aux équipes à distance. Loom vous permet de créer de courtes vidéos (de vous-même, de votre écran ou des deux), de les télécharger sur le nuage, puis de partager l'URL avec vos coéquipiers. Ces derniers peuvent ainsi jeter un coup d'œil à la vidéo dès qu'ils en ont le temps. Il s'agit là d'un exemple de l'exploitation de la puissance de la vidéo dans le cadre d'une communication asynchrone. Il est intéressant de noter que l'équipe à l'origine de Loom travaille à distance et utilise Loom pour organiser elle-même des réunions asynchrones.
La principale différence entre Zoom et Loom est que les entreprises utilisent Zoom pour organiser des réunions synchrones (un simple substitut aux réunions en personne), tandis que Loom est utilisé pour organiser des réunions asynchrones. Zoom peut également être utilisé pour des réunions asynchrones. Toutefois, ce n'est pas ce pour quoi il est principalement connu. ZipMessage est un autre outil de partage vidéo qui fait des merveilles pour les équipes à distance. Créé en gardant la communication asynchrone au centre, ZipMessage comprend des fonctionnalités qui font de la collaboration à distance un jeu d'enfant. Parmi ces fonctionnalités, citons le partage de liens vers les vidéos, les messages de va-et-vient sur une seule page, les modèles de messages réutilisables et l'intégration avec Slack.
Voice Notes 🗣
Vous n'êtes pas fan des appels téléphoniques, mais vous voulez quand même que vos pensées circulent librement pendant que vous communiquez ? Vous manquez de temps et n'arrivez pas à rédiger l'e-mail parfait ? Vous voulez faire quelque chose qui vous engage moins et qui demande moins de temps que la réalisation d'une vidéo ? Les notes vocales à la rescousse. Des outils tels que WhatsApp et Yac permet aux équipes distantes d'envoyer des notes vocales auxquelles les membres de votre équipe peuvent répondre à tout moment. Ce qui est formidable avec Yac, c'est qu'il reprend le concept populaire des notes vocales et le rend adapté au monde de l'entreprise. Yac vous permet d'enregistrer votre écran, s'intègre à Slack et chaque note vocale est accompagnée d'une transcription au cas où vous souhaiteriez la lire.
Outils de gestion de projet 💻 ✅
Lorsque vous êtes gérer une équipe qui communique principalement de manière asynchrone, une bonne gestion de projet fait partie intégrante de la réussite du projet. S'assurer que les équipes à distance travaillent de manière efficace (et dans les temps) afin d'atteindre les objectifs du projet nécessite un outil de gestion de projet tout aussi performant. Enter ClickUp . 👋 🎉
ClickUp rassemble toutes les informations importantes en un seul endroit. Vous pouvez assigner des tâches aux membres de l'équipe, collaborer avec les membres et gérer des projets entiers sur ClickUp. Il est livré avec la capacité de créer des listes de tâches, de gérer le calendrier de votre équipe et de rationaliser les flux de travail. LE GUIDE ULTIME DES FEUILLES DE ROUTE EN GESTION DE PROJET EN 2021
Documentation et partage de documents 📂
Ne cherchez pas plus loin que le fidèle Google Drive lorsqu'il s'agit de créer et de partager des documents. L'avantage des produits Google (Docs, Sheets, Slides, etc.) est qu'ils s'intègrent parfaitement à la plupart des autres SaaS utilisés par les entreprises à distance. Ils sont également conçus pour placer la collaboration au centre de leurs préoccupations. On pourrait même dire qu'ils sont indispensables lorsqu'il s'agit de travailler en équipe à distance et de communiquer de manière asynchrone.
Ce à quoi il faut faire attention lorsqu'on communique de manière asynchrone
via Productized.Services Jusqu'à présent, nous avons découvert les avantages considérables de la communication asynchrone. Tirer parti de la communication asynchrone, nous le savons maintenant, signifie une équipe plus productive et peut-être même plus heureuse. La communication asynchrone vient à la rescousse lorsque la communication synchrone échoue.
Cela dit, comme c'est le cas pour à peu près tout, il est impératif de connaître les inconvénients de la communication asynchrone. Bien qu'il n'y en ait pas beaucoup, il est important d'être conscient de ceux qui existent.
1. La communication asynchrone n'est peut-être pas la meilleure forme de communication lorsque l'objectif est d'établir une relation
Les êtres humains sont des animaux sociaux. Nous aimons nous sentir connectés. Dans le monde des affaires, en particulier, il est essentiel de créer et d'entretenir des relations. La communication asynchrone est tellement obsédée par la productivité et la rationalisation que nous risquons de ne pas nous connecter les uns aux autres au niveau humain. La pandémie, en particulier, nous a montré à quel point les liens humains sont importants.
2. La communication asynchrone n'est pas idéale pour les tâches urgentes ou immédiates
Lorsque vous avez besoin de faire quelque chose immédiatement, votre meilleur espoir peut en effet être de "passer un coup de fil rapide" C'est pourquoi de nombreux chefs de projet, même s'ils sont des adeptes de la communication asynchrone, recommandent de déterminer les tâches qui peuvent être exécutées de manière asynchrone et celles qui se prêtent mieux à la communication synchrone. Il peut également être utile de dresser une liste des raisons pour lesquelles il serait préférable de communiquer de manière synchrone. Là encore, cela pourrait ne pas fonctionner si une équipe est composée principalement de travailleurs contractuels.
3. Cela peut également permettre d'engager une conversation
Parfois, il peut être dans l'intérêt de tout le monde de décrocher le téléphone et d'appeler. Ou encore de faire un appel Zoom, de partager l'écran et d'expliquer la tâche. La communication asynchrone ne permet pas cette possibilité.
Tout se résume à une bonne communication. Si quelque chose s'éternise inutilement, le mieux pour un membre de l'équipe est d'envoyer un message et de demander une réunion rapide. Nous recommandons également d'établir clairement l'ordre du jour de la réunion et de l'énoncer à l'avance. Après tout, l'intérêt de la communication asynchrone est de respecter le temps des autres et de veiller à ce que les niveaux de productivité restent élevés.
Vous êtes maintenant prêt !
La communication asynchrone témoigne du fait que les employés et les membres d'une équipe sont des adultes qui n'ont pas besoin d'être constamment surveillés ou gérés. On peut attendre d'eux qu'ils fassent leur travail à leur rythme et qu'ils le fassent bien. Après tout, les gens du monde entier cherchent aujourd'hui à devenir des travailleurs plus attentifs et plus productifs. Ceci, ainsi que le fait que le travail à distance est en hausse (une tendance qui n'est pas prête de s'arrêter), signifie que l'asynchronisme est la forme de communication de l'avenir.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon d'exploiter la puissance de la communication asynchrone, ainsi que sur d'autres moyens concrets de développer votre activité de services, je vous suggère de consulter le site suivant ce livre de jeu sur 12 stratégies très concrètes Que j'ai rédigé (après des recherches intensives, si je puis me permettre) il y a quelques mois. Il est gratuit et s'avérera très utile pour votre entreprise.
Alors... qu'attendez-vous ? Tirez-en parti, gagnez du temps et plongez dans les belles eaux claires du travail productif. 🙌