Avec l'essor du télétravail pendant la pandémie de COVID-19 (qui concernait 24 % des travailleurs américains en 2019 et 38 % en 2021), le travail et la communication asynchrones ou « async » sont devenus la norme plutôt que l'exception.
Parmi les avantages du travail asynchrone, qui désigne le travail achevé selon le temps disponible de chacun plutôt que de 9 h à 17 h ou en même temps que ses collègues, on peut citer la flexibilité des horaires, qui optimise la productivité individuelle.
Les employés peuvent consacrer des blocs d'heures à un travail concentré et approfondi sur des projets complexes, sans être interrompus par des réunions excessives. Les gens peuvent travailler de n'importe où et à n'importe quelle heure grâce à une documentation et une communication exhaustives.
Même l'intégration des nouveaux employés s'améliore lorsque les messages enregistrés, les vidéos informatives et les documents partagés sont facilement accessibles et peuvent être consultés à tout moment par les employés.
Cependant, la communication asynchrone présente également des inconvénients. Travailler à domicile signifie être joignable 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et les gens souffrent d'épuisement professionnel dû à une surcharge d'informations, car les communications arrivent à toute heure de la journée.
Le travail asynchrone modifie également inévitablement la manière dont les gens collaborent, car ils ne partagent pas les mêmes horaires ni l'emplacement, ce qui permet d'organiser rapidement des réunions quotidiennes ou des réunions plus longues.
ClickUp a dressé une liste des défis courants qui se posent dans les environnements de travail asynchrones et des moyens de les surmonter. Poursuivez votre lecture pour découvrir quelques astuces simples qui vous permettront d'optimiser les réunions, les flux de travail et l'organisation lorsque vos collaborateurs sont dispersés à travers le pays ou le monde.
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Les réunions, la messagerie et les flux d'informations doivent être repensés
Le travail asynchrone est particulièrement efficace lorsque les jalons et la progression du projet ne dépendent pas d'un nombre excessif de réunions ou de l'attente de réponses immédiates aux messages. Cependant, de nombreux environnements de télétravail se contentent de reproduire virtuellement la culture traditionnelle du bureau, annulant ainsi les avantages potentiels du travail asynchrone.
Une erreur courante dans la culture du télétravail consiste à compenser l'absence des employés à distance en les surchargeant de réunions. Lorsqu'une personne passe en moyenne 35 % à 50 % de son temps dans des réunions virtuelles synchronisées, elle risque de souffrir de fatigue liée à Zoom.
Pour que le travail asynchrone fonctionne, ces réunions doivent être repensées, tout comme la manière dont les employés communiquent les informations importantes. La mise en place d'outils et de systèmes, tels que des tableaux de tâches, peut faciliter le flux d'information et la transparence.
Les employés peuvent vérifier le statut des projets et collaborer de manière asynchrone plutôt que de parcourir de longs fils de discussion par e-mail.
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La formation, la documentation et la gestion de projet sont d'une importance capitale
Une collaboration asynchrone réussie nécessite la création de systèmes spécialement conçus pour optimiser la productivité du télétravail et réduire les temps d'arrêt. Une formation adéquate et des attentes claires, et non une microgestion, sont nécessaires pour un travail asynchrone réussi et productif.
La personnalisation des outils de gestion de projet et de communication peut contribuer à réduire le temps consacré à la documentation ou aux appels Zoom de rattrapage et à accélérer et synthétiser le télétravail. La mise en place de règles concernant les e-mails ou la messagerie instantanée, l'enregistrement des réunions importantes et la création de canaux de projet clairs peuvent contribuer à rationaliser la communication et à garantir la réussite des employés.
Le travail asynchrone nécessite de repenser les retards dans la messagerie et les calendriers
Le travail à domicile rend les limites particulièrement difficiles à définir (et plus importantes que jamais) et leur absence peut constituer un inconvénient majeur du travail asynchrone. L'adaptation de la journée de travail traditionnelle de 9 h à 17 h à un environnement virtuel asynchrone nécessite de définir des attentes avec ses collègues.
Cependant, le suivi des horaires de travail flexibles et la planification des réunions en temps réel peuvent s'avérer compliqués.
Slack ou d'autres plateformes de messagerie instantanée telles que Microsoft Teams peuvent résoudre les problèmes liés à l'asynchronisme en personnalisant les délais de réponse et les notifications, tout en permettant aux employés de consulter l'historique des messages afin de rattraper les discussions qu'ils auraient pu manquer.
Par ailleurs, les applications de calendrier permettent désormais aux collaborateurs de consulter l'emploi du temps de leurs collègues et de tenir compte de leur disponibilité et de leurs habitudes de travail. Pour les messages et les réunions qui ne peuvent attendre, choisissez quelques moments partagés avec le reste de l'équipe qui seront réservés aux réunions générales et aux discussions importantes et urgentes.
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Le travail quotidien et les projets à long terme nécessitent une séquence et une tendance à la surcommunication
Les tâches quotidiennes et les projets à long terme nécessitent une séquence. Atteindre les objectifs de l'équipe tout en travaillant de manière asynchrone dépend de solides compétences en gestion de projet et d'une communication approfondie.
L'organisation de réunions régulières sur Zoom, Teams ou Slack remplace les réunions quotidiennes au bureau. Les employés peuvent fournir des mises à jour sur le statut, les priorités et les projets de manière asynchrone via ces plateformes en ligne. Des réunions distinctes peuvent être programmées pour des séances de brainstorming créatif.
Le besoin d'informations régulièrement mises à jour peut entraîner un résultat de tendance à la surcommunication. Les outils personnalisés (qu'il s'agisse de hashtags spéciaux, d'émojis ou d'autres symboles) permettent d'éviter une communication excessive ou redondante, car ils permettent de transmettre plus efficacement les informations importantes.
Accomplissez davantage ensemble grâce à la communication asynchrone
Bien qu'il puisse être difficile de s'habituer à l'approche asynchrone, celle-ci peut être un excellent moyen d'augmenter la productivité. Il faut toutefois disposer des outils et des techniques appropriés pour garantir une communication efficace au sein de votre équipe.
En utilisant les bons outils de gestion de projet et de communication, les équipes peuvent facilement rester en contact sans avoir besoin d'être au même endroit. Assurez la cohésion et la communication des équipes à l'aide de logiciels de gestion de projet, de systèmes de chat et de messagerie pour faciliter la communication, et d'applications d'enregistrement d'écran pour aider à expliquer les concepts complexes.
Heureusement pour les équipes, il existe des outils tels que ClickUp qui offrent toutes les fonctionnalités mentionnées ci-dessus et bien plus encore pour donner à votre équipe tout ce dont elle a besoin pour rendre le travail asynchrone plus productif, le tout en un seul endroit. Utilisez la vue Chat intégrée, les e-mails, les documents, les Tableaux blancs, l'enregistreur d'écran et d'autres outils de collaboration clés pour améliorer la communication au sein de votre équipe.
ClickUp est disponible sur tous les appareils et s'intègre à 1 000 autres outils de travail pour établir la connexion entre toutes vos applications les plus utilisées, tenir vos équipes informées même en déplacement et créer un flux de travail fluide qui convient à tout le monde.
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Auteur invité : Jane Allison Gunn