En tant que le travail télétravail a fait un bond en avant pendant la pandémie de COVID-19 - représentant 24 % des travailleurs américains en 2019 et 38 % en 2021 - a fait du travail et de la communication asynchrones ou "asynchrones" une norme plutôt qu'une exception.
Certains des avantages du travail asynchrone qui se réfère au travail achevé sur le temps de l'individu plutôt qu'entre 9 et 5 ou en même temps que des collègues, comprend un emploi du temps flexible qui optimise la productivité de l'individu.
Les travailleurs peuvent consacrer des blocs de temps à un travail approfondi et ciblé sur des projets complexes, sans être interrompus par des réunions excessives. Les personnes peuvent travailler de n'importe où et à n'importe quelle heure, grâce à une documentation et une communication approfondies.
Même l'onboarding s'améliore lorsque les messages enregistrés, les vidéos d'information et les documents partagés sont facilement accessibles et que les employés peuvent les consulter à tout moment.
Cependant, la communication asynchrone a aussi ses inconvénients. Le travail à domicile implique d'être joignable 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et les gens sont victimes d'épuisement professionnel en raison de la surcharge d'informations qu'ils reçoivent à toute heure de la journée.
En outre, le travail asynchrone modifie inévitablement les habitudes de travail la façon dont les gens collaborent car ils ne partagent pas les mêmes horaires ni le même emplacement, ce qui permet à l'équipe d'être plus efficace des réunions quotidiennes ou des réunions plus longues . ClickUp a dressé une liste des défis courants qui se posent dans les environnements de travail asynchrones et des moyens de les surmonter. Poursuivez votre lecture pour découvrir quelques astuces directes permettant de faire fonctionner les réunions, les flux de travail et le séquençage lorsque les travailleurs sont dispersés à travers le pays ou le monde.
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Les réunions, la messagerie et les flux d'information ont besoin d'être réorganisés
Alex Brylov // Shutterstock
Le travail asynchrone s'épanouit lorsque les jalons du projet et la progression ne s'appuient pas sur des des réunions excessives ou l'attente de réponses immédiates aux messages. Mais de nombreux travail télétravail ne font que recréer virtuellement la culture traditionnelle du bureau, annulant ainsi les avantages potentiels du travail asynchrone.
Un faux pas fréquent dans la culture du travail à distance consiste à compenser les employés éloignés en surchargeant les réunions. Lorsqu'une personne passe en moyenne 35 à 50 % de son temps en réunions virtuelles synchrones, il est probable qu'elle finisse par La fatigue du Zoom .
Pour du travail asynchrone à la fonction ces réunions doivent être réorganisées, de même que la manière dont les employés communiquent les informations importantes. La mise en place d'outils et de systèmes, tels que les tableaux de tâches, peut contribuer à faciliter le flux d'informations et la transparence.
Les employés peuvent vérifier les mises à jour du statut du projet et collaborer de manière asynchrone plutôt que d'analyser de longs fils d'e-mails.
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La formation, la documentation et la gestion de projet sont de la plus haute importance
Image au sol // Shutterstock
Réussite collaboration asynchrone nécessite la création de systèmes spécialement conçus pour optimiser la productivité du travail télétravail et réduire les temps d'arrêt. Une formation adéquate et des attentes claires.. pas de microgestion -sont nécessaires à la réussite et à la productivité du travail asynchrone.
Personnalisé gestion de projet et les outils de communication peuvent contribuer à réduire le temps consacré à la documentation ou aux appels de rattrapage sur Mon Zoom et à accroître la rapidité et la synthèse du travail télétravail. L'établissement de paramètres concernant l'e-mail ou la messagerie instantanée, l'enregistrement des réunions importantes et la création de canaux de projet clairs sont autant d'éléments qui peuvent contribuer à la réussite du projet rationaliser la communication et de s'assurer que les travailleurs sont bien préparés à la réussite.
Le travail asynchrone exige de repenser les décalages dans les messages et les horaires
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Le travail à l'Accueil rend les limites particulièrement difficiles (et plus importantes que jamais) et leur absence peut être un énorme inconvénient du travail asynchrone. Adapter la journée de travail traditionnelle de 9 à 5 à un environnement asynchrone et virtuel nécessite de paramétrer les attentes avec les collègues.
Cependant, le suivi du temps de travail flexible et l'organisation de réunions en temps réel peuvent s'avérer compliqués.
Slack ou d'autres messageries instantanées plateformes de messagerie instantanée comme Microsoft Teams peuvent résoudre la confusion asynchrone en personnalisant les temps de réponse et les notifications, tout en permettant aux employés de consulter l'historique des messages pour rattraper les conversations qu'ils ont pu manquer.
En attendant, applications de calendrier permettent désormais aux collaborateurs de connaître l'emploi du temps de leurs collègues et d'être attentifs à leurs disponibilités et à leurs besoins travail. Pour les messages et les réunions qui ne peuvent pas attendre, choisissez quelques moments partagés avec le reste de l'équipe qui sont réservés aux réunions de tous les membres et aux discussions vitales et urgentes.
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Le travail quotidien et les projets à long terme requièrent un séquençage et une tendance à la surcommunication
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Les tâches quotidiennes et les projets à long terme nécessitent un séquençage. Réunion des objectifs de l'équipe tout en travaillant de manière asynchrone dépend de solides compétences en matière de gestion de projet et d'une communication approfondie.
Le fait de paramétrer régulièrement des réunions régulières sur Zoom, Teams ou Slack remplacent les réunions quotidiennes au bureau. Les prestataires peuvent fournir des mises à jour de statut, des priorités et des mises à jour de projet de manière asynchrone par le biais de ces plateformes en ligne. Des réunions séparées peuvent être programmées pour des brainstormings créatifs.
Le besoin de mises à jour approfondies des informations peut résulter en un penchant pour la surcommunication. Les outils personnalisés - qu'il s'agisse de hashtags spéciaux, d'emojis ou d'autres symboles - empêchent la communication excessive ou redondante, car ils transmettent des informations précieuses de manière plus efficace.
Accomplir davantage ensemble grâce à la communication asynchrone
Bien qu'il puisse être difficile de s'habituer à l'approche asynchrone, elle peut être un excellent moyen d'accroître la productivité. Toutefois, il faut que les les bons outils et les bonnes techniques pour garantir une communication efficace entre les membres de votre équipe.
En utilisant les bons outils de gestion de projet et de communication, les équipes peuvent facilement rester connectées sans avoir besoin d'être au même endroit. Gardez les équipes organisées et connectées en utilisant des logiciels de gestion de projet, des systèmes d'assistance en ligne et de messagerie pour faciliter la communication, et des applications d'enregistrement d'écran pour aider à expliquer des concepts compliqués.
Et heureusement pour les équipes, il existe des outils tels que ClickUp qui offrent toutes les fonctionnalités mentionnées ci-dessus et bien plus encore, afin de donner à votre équipe tout ce dont elle a besoin pour rendre le travail asynchrone plus productif, le tout en un seul endroit. Utilisez le l'affichage intégré de la discussion en ligne l'e-mail, les documents, les tableaux blancs, l'enregistreur d'écran et d'autres outils de collaboration clés pour améliorer la communication au sein de votre équipe.
ClickUp est disponible sur tous les appareils et s'intègre à 1 000 autres outils de travail pour connecter toutes vos applications les plus utilisées ensemble, garder vos équipes à jour même en déplacement, et créer un flux de travail transparent qui fonctionne pour tout le monde. Essayez ClickUp gratuitement et commencez à accomplir plus de choses ensemble, de n'importe où.
rédacteur invité :**_ Jane Allison Gunn