Qu'elles soient virtuelles ou à l'ancienne, les réunions avec les clients sont l'occasion de recueillir des informations, de former des relations d'entreprise et d'épater la galerie. Mais tout, du bavardage d'avant réunion à la éléments d'action de l'agenda a un impact important sur la réussite du projet - et sur l'opinion que le client a de vous.
Pas de pression.
La première impression est importante, c'est pourquoi les propriétaires d'entreprise, les commerciaux et les responsables de la réussite client doivent organiser des réunions clients efficaces et bien organisées. Cependant, les discours interminables, les sujets hors sujet et les organisateurs de réunions mal préparés font souvent dérailler les réunions. C'est pourquoi il est si important de forfaiter les réunions avec les clients de manière proactive.
Dans ce guide, nous expliquons le fonctionnement d'une réunion client et partageons les bonnes pratiques de nos experts en matière de forfaits pour des réunions clients réussies.
$$ Qu'est-ce qu'une réunion client ?
Une réunion client efficace met en relation un propriétaire d'entreprise ou une équipe avec un client potentiel ou un client existant. Vous convenez tous deux de l'agenda et de l'heure de la réunion et vous vous réunissez pour.. :
- Partager des informations
- S'aligner sur les objets
- Résoudre des problèmes
- Favoriser l'établissement de relations solides
- Préparer la prochaine réunion avec le client
L'objectif ultime d'une réunion avec un client est de répondre à ses besoins et à ses attentes. Vous pouvez faire beaucoup par e-mail ou à l'aide d'un logiciel de gestion de projet, mais il n'y a rien de tel qu'une réunion face à face - ou face à l'écran, si vous vous réunissez par vidéoconférence. 🖥️
Dans une tâche ClickUp, partagez facilement votre écran et enregistrez-le pour communiquer plus rapidement avec d'autres utilisateurs sans passer par d'autres outils d'enregistrement d'écran
À l'occasion d'une réunion client, vous faites une plongée en profondeur dans les objectifs, les défis et les objectifs du client. Cela vous permet d'adapter plus facilement vos services à leurs besoins exacts.
Une réunion client est bien plus qu'une simple discussion. C'est l'occasion de consolider les relations, d'accroître la satisfaction des clients et de faire une bonne première impression auprès des nouveaux clients.
Types de réunions avec les clients
Le contenu d'une réunion avec un client dépend entièrement de vos services et de votre relation avec le client. En comprenant les nuances des différents types de réunions clients, il vous sera beaucoup plus facile de mener votre barque à bon port.
Réunion d'introduction
Donnez une excellente première impression avec des agendas de réunion magnifiquement mis en forme et des documents d'information
Une réunion de présentation est généralement la première fois que vous et un client potentiel vous rencontrez pour parler affaires. L'objectif de l'agenda de la réunion est moins de faire de la vente forcée que d'apprendre à se connaître. La réunion de présentation a pour but d'explorer la manière dont vous pouvez servir le client - en d'autres termes, de déterminer si la relation est viable.
Sans vouloir vous stresser, la première impression est primordiale. Les clients prendront une décision en partie en fonction de ce qu'ils pensent de vous et de votre équipe.
Réunion commerciale
Une réunion commerciale est consacrée à la présentation de produits ou de services. Le plus souvent, vous rencontrez un nouveau client, mais il est également assez courant de faire de la vente incitative à un client existant.
Les réunions commerciales s'articulent autour de tableaux de prix, de démonstrations de produits et de tout ce qui peut permettre de conclure l'affaire. Les équipes commerciales adaptent leur approche au client dans l'objectif de le convertir en client.
Session de stratégie
Les sessions stratégiques réunissent tous les membres de l'équipe, y compris les décideurs, dans une "salle de crise" afin de développer des idées novatrices pour le client. Il s'agit d'une réunion client plus collaborative au cours de laquelle votre équipe réfléchit à des stratégies aux côtés du client.
Faites un brainstorming, élaborez une stratégie ou planifiez les flux de travail avec les tableaux blancs ClickUp visuellement collaboratifs
Même si vous devez travailler à partir des commentaires du client, il n'est pas inutile de préparer quelques sujets de discussion avant la session de stratégie. Un peu de forfait permet d'obtenir de meilleures idées, alors apportez quelques idées au tableau pour épater le client.
Mise à jour du statut ou vérification
Des points réguliers vous donnent l'occasion d'éblouir les clients existants avec votre travail et vos résultats. Sortez des données quantitatives pour leur montrer exactement comment vos services profitent à leur entreprise.
Tirer instantanément la progression pour les rapports des clients en fonction des jalons, des tâches, du temps, de l'activité, et plus encore
Une réunion client efficace sera forfaitaire pendant ou après l'appel pour des vérifications futures afin de mieux justifier votre chèque de paie au client. Elles sont également essentielles pour fidéliser les clients et établir des relations saines avec eux.
Créez des diagrammes ou d'autres éléments visuels montrant la progression du client au fil du temps, si possible.
Réunion de suivi
Vous pouvez prévoir une réunion de suivi avec un client après un premier argumentaire de vente ou une première présentation. Il ne faut pas être trop pressant, mais l'objectif est de répondre aux questions du client tout en l'incitant gentiment à prendre une décision. S'il décide de vous engager, vous devrez lui proposer un forfait de suivi avec les étapes suivantes.
Onboarding
Les relations avec les clients peuvent être plus ou moins fructueuses selon les attentes de chacun. L'intégration n'est pas obligatoire, mais c'est une étape importante gestion des clients est une bonne pratique car elle apprend au client à travailler avec vous.
Établir des objectifs mesurables pour les tâches et les projets avec une progression automatique pour atteindre plus efficacement les objets avec des échéanciers définis et des cibles quantifiables
Le temps, c'est de l'argent, après tout, alors ne programmez des réunions que si le besoin ou l'objectif est clairement établi. Vous pouvez toujours envoyer un e-mail à la place. 📧
2. Se préparer minutieusement
Rien n'est plus embarrassant que de se présenter à une réunion sans être préparé. Cela peut gravement nuire à la relation avec le client, alors même s'il ne s'agit que de cinq minutes, donnez-vous toujours un peu de temps tampon pour préparer chaque réunion avec un client.
Même si vous travaillez avec un seul client que vous connaissez sur le bout des doigts, ne vous rendez jamais à une réunion à l'aveuglette. Le contexte est essentiel à la planification de réunions efficaces, c'est pourquoi vous devez toujours vous renseigner sur le client :
- L'historique de vos relations avec le client
- Modèle d'entreprise
- Son secteur d'activité
- Objectifs
Il est également utile d'examiner les notes de réunion et des données CRM. Vous pouvez voir si votre équipe a eu des points de contact avec le client depuis votre dernière discussion et rechercher des problèmes potentiels avant de rejoindre la réunion.
Si votre CRM dispose d'une fonction forfait de communication pour le client, lisez-le avant de participer à la réunion.
3. Prendre des notes et utiliser un modèle d'agenda de réunion
Les notes de réunion peuvent être d'une aide précieuse, mais nous savons à quel point il est difficile de prendre de bonnes notes lors d'une réunion avec un client. Au lieu de cela, désignez un preneur de notes pour chaque réunion client.
Il peut s'agir d'un assistant ou même du responsable du compte. Mais il est toujours bon d'avoir au moins deux employés à chaque réunion afin que l'un puisse diriger le navire pendant que l'autre prend des notes sur tout. Réunions ClickUp vous permet de prendre facilement de superbes notes auxquelles vous vous référerez encore et encore. Il suffit d'ouvrir un document pour prendre des notes, assigner des commentaires et des éléments d'action, mettre en forme avec une modification en cours très riche, et minimiser les clics avec des commandes slash intelligentes. 🛠️
Les commentaires attribués garantissent que les éléments d'action ne sont pas perdus, quel que soit l'endroit où ils sont créés
Vous n'avez pas non plus besoin de créer un agenda de réunion à partir de zéro. Les Modèle de réunion ClickUp affiche toutes les réunions dans plusieurs vues pour suivre la progression des clients, les points clés, les statuts, etc.
4. Gérer les clients dans un CRM Logiciel CRM permet de gagner énormément de temps. Cet outil permet de garder un onglet sur chaque client :
- L'historique des commandes
- Les communications
- Objectifs
Vous pouvez même ajouter des notes internes au compte de chaque client. Par exemple, vous pouvez ajouter une note sur l'animal de compagnie d'un client ou sur ses dernières vacances. La consultation de votre CRM avant une réunion avec un client vous rappellera ces petites informations et vous aidera à entretenir de meilleures relations avec vos clients.
Gérer les données des clients, les tâches personnelles et la communication dans ClickUp depuis n'importe quel appareil
L'inconvénient, c'est que la plupart des CRM sont séparés de votre travail réel. ClickUp CRM résout ce problème en combinant les données clients avec les notes de réunion, les tâches, les Objectifs, etc. Consultez l'historique ClickUp CRM d'un client pour voir si vous devez modifier votre approche lors d'une prochaine réunion - cela pourrait bien sauver le compte.
5. Utiliser des outils IA
Résumer des notes de réunion en quelques secondes avec ClickUp AI
Créer des agendas de réunion, prendre des notes , et l'attribution d'éléments d'action prennent beaucoup de temps. Au lieu d'essayer de tout faire en même temps, organisez de meilleures réunions avec les clients grâce à des outils d'IA comme les suivants ClickUp IA .
Indiquez simplement à ClickUp AI votre rôle, et l'assistant robotisé se charge de tout. Transmettez-lui des notes de réunion pour automatiser l'attribution des tâches, générez des plans d'action basés sur les commentaires des clients ou rédigez des e-mails bien pensés à l'intention des clients grâce à cet acolyte de l'IA qui vous fera gagner du temps.
6. Se concentrer sur les indicateurs et les résultats
Suivez vos objectifs pour chaque client jusqu'aux KPI les plus essentiels et affichez automatiquement des vues détaillées de votre progression
Les clients veulent en avoir pour leur argent. En tant que propriétaire d'entreprise ou gestionnaire de compte, vous devez prouver votre valeur, c'est pourquoi il est si important de partager des données quantitatives lors des réunions avec les clients. C'est la preuve, noir sur blanc, que vos stratégies fonctionnent.
Utiliser Objectifs ClickUp pour créer des jalons et des indicateurs pour chaque client. Créez un tableau de bord pour voir tous leurs indicateurs en un seul endroit ou affichez les détails pour voir les performances par projet ou par tâche.
7. Testez votre technologie (même pour les réunions en personne)
Si nous avions une pièce à chaque fois que nous participons à une réunion et que quelqu'un nous dit "Je ne vous entends pas", nous serions riches. Vous ne pouvez pas prévenir tous les incidents techniques, mais vous pouvez certainement les éviter (ou les résoudre de manière proactive) en testant votre technologie avant la réunion avec le client.
Les clients pourraient vous juger si vous ne savez pas comment rétablir le son sur Zoom, c'est pourquoi les tests précoces permettent d'éviter les problèmes technologiques. 👩🏽💻
Et oui, cela s'applique également aux réunions en personne. Si vous utilisez le téléphone de la salle de conférence, faites un appel test pour vous assurer que vous savez comment fonctionne le système.
Cela semble élémentaire, mais vous seriez surpris de voir à quel point la technologie peut entraver l'efficacité des réunions.
8. Renforcez vos compétences non techniques
Le langage corporel et le contact visuel sont importants pour tout canal de communication, que vous fassiez une réunion en personne ou en groupe réunion virtuelle . Souriez avec les yeux, ayez un langage corporel ouvert (décroisez les bras !) et soyez amical.
Un peu de bavardage et de discussions personnelles ne sont pas de trop. Il n'est pas nécessaire de faire dérailler la réunion, mais passer deux minutes à discuter de votre week-end permet d'investir dans la relation avec le client et d'instaurer un climat de confiance.
9. Suivre du temps et le respecter
Il n'y a rien de pire qu'une réunion qui ne se termine pas. Si vous avez réservé une réunion avec le client pour une heure, ne dépassez pas le temps imparti. Le temps du client est précieux et, même s'il ne le dit pas, nous vous garantissons qu'il ne veut pas de réunions marathon.
Les assignés peuvent facilement suivre leur temps passé sur une tâche, qui apparaît collectivement dans une simple liste déroulante
Suivez attentivement le temps passé lors des appels des clients. Vous pouvez essayer de programmer des réunions de 30 minutes par défaut pour gagner du temps, ou confier à un membre de l'équipe le soin de chronométrer la réunion et de veiller à ce qu'elle se déroule comme prévu.
10. Forfaitiser les éléments d'action et la prochaine réunion
Une réunion réussie ne devrait jamais se terminer sans les étapes suivantes. Consacrez les cinq dernières minutes de la réunion à dresser la liste des éléments à mettre en œuvre, en déterminant qui est responsable de quoi et quand cela doit être fait. Cela élimine toute ambiguïté et tout le monde quitte la réunion en sachant ce qu'il a à faire.
Il est également conseillé de programmer la prochaine réunion pendant que tout le monde est en ligne. La programmation immédiate évite de jouer à l'étiquette de l'e-mail et permet de planifier quelque chose dans les plus brefs délais.
Avantages des réunions réussies avec les clients
Nous savons que vous jonglez avec un milliard de tâches différentes. Il arrive que les réunions soient reléguées au bas de la liste des priorités, et nous le comprenons. Cependant, prendre le temps de forfaiter des réunions clients efficaces présente de nombreux avantages.
Amélioration des relations
Les relations avec les clients ont des similitudes avec les relations que vous entretenez avec vos amis et votre famille. En les traitant bien et en créant une expérience client A+, vous tisserez des liens plus profonds au fil du temps.
Non seulement cela réduira le taux de désabonnement, mais les relations avec les clients encouragent également la fidélité à long terme et réduisent les coûts de marketing. Il n'est donc pas étonnant que l'établissement de relations soit l'une des priorités de l'entreprise gestion des clients bonnes pratiques !
Faire plus d'équipes commerciales
Qui ne veut pas gagner plus d'argent ? Des réunions clients efficaces font une impression positive sur vos clients et les encouragent à rester dans les parages. Ils ont ainsi plus de chances de continuer à assister votre entreprise et même de vous recommander à leurs amis. 🙌
Bâtir une meilleure entreprise
Les réunions avec les clients sont une mine d'or en termes de retour d'information. Les clients ont beaucoup d'informations que vous pouvez utiliser pour stimuler l'innovation, créer de nouveaux produits et affiner votre entreprise.
Répondre aux besoins des clients avec ClickUp
Une réunion client réussie ne se termine pas par un au revoir - elle se poursuit par des éléments d'action, la communication, la collaboration et bien plus encore. Restez au top de vos réunions avec ClickUp.
Nous transformons la façon dont vous préparez, menez et suivez les réunions afin de rationaliser vos processus et de faire en sorte que chaque réunion client compte.
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