Dans un monde idéal, chaque projet commencerait, se déroulerait et se terminerait à l'heure prévue, exactement comme prévu. Chaque membre de votre équipe terminerait ses tâches et livrables avec de l'avance sur le programme.
Le budget ne changerait pas pendant toute la durée du projet. Les parties prenantes seraient entièrement satisfaites de la qualité de votre travail.
Rêver, c'est bien, mais dans la réalité, il n'y a pas de projet parfait. Avec une bonne planification, votre équipe peut éviter les obstacles courants de la gestion de projet, comme les échéances manquées et les demandes inattendues de travail supplémentaire.
Réduisez les risques de rencontrer ces difficultés en définissant le périmètre de votre projet, avant de vous mettre au travail. En fixant clairement les attentes et en définissant les responsabilités de chacun, vous commencez le projet sur des bases solides et vous évitez les glissements du périmètre du projet.
Ce guide décrit comment rédiger un bon énoncé du périmètre du projet et présente quelques-unes des meilleures ressources pour vous lancer ! Nos modèles de gestion de projet et outils de productivité tout-en-un vous aideront à sophistiquer la gestion et la mise en œuvre de votre projet.
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La portée du projet, qu'est-ce que c'est ?
La portée du projet est une description écrite de tous les éléments qui feront la réussite de votre projet. Elle définit l'ensemble du périmètre du travail et des exigences. Elle explique ce qui est inclus dans le projet et ce qui en est exclus.
Toutes ces informations figurent dans la présentation de la portée du projet, un document qui évalue et décrit un projet dans sa globalité avant le début du travail. Il fournit une description détaillée de l'ensemble du travail que l'équipe devra accomplir et fixe les modalités et la chronologie de sa réalisation.
Votre document de portée vous sert de schéma du projet. Cette étape est importante dans la gestion de projet, car elle consiste à compiler toutes les informations pertinentes que les parties prenantes doivent connaître.
Un document de portée du projet inclut généralement les éléments suivants:
- Objectifs du projet: une vue d'ensemble des objectifs de votre projet.
- Parties prenantes: les personnes impliquées dans le projet.
- Ressources disponibles: par exemple, les membres de l'équipe, le budget et la technologie.
- Contraintes du projet: limites de temps, de personnel et de coûts.
- Chronologie: échéances auxquelles vous devez terminer chaque partie du projet.
- Livrables: résultats concrets du projet terminé.
- Hors périmètre: ce que votre projet n'inclut pas, c'est-à-dire le travail en dehors de la portée. ## Définir la portée du projet : avantages
Sans une portée du projet clairement définie, votre équipe risque fortement de s'y perdre. La portée du projet protège votre équipe de l'échec et vous aide à avancer vers vos objectifs.
Cerner le périmètre du projet avant le début du travail sera un atout pour votre équipe. Nous vous expliquons pourquoi :
- Éviter les glissements de la portée : empêchez l'expansion du travail au-delà des limites prévues en définissant clairement ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas. En cernant les limites du projet, vous protégez votre équipe contre le burn-out.
- Fixer des règles pour les modifications : personne n'aime les changements dans les critères d'un projet, mais cela peut arriver. Mettez en place des processus pour définir les modalités de modification de la portée et ainsi, limiter les difficultés pour votre équipe.
- Garder les projets en bonne voie : avec une chronologie de projet claire, les responsabilités sont évidentes et vos projets avancent. Vous disposez également d'un moyen de mesurer la progression de votre équipe vers les objectifs avec des échéances, des jalons et des livrables.
- Gérer les attentes : donnez les mêmes informations à votre équipe, vos clients et parties prenantes, pour que chacun connaisse les responsabilités, les résultats attendus et les échéances critiques.
- Réduire les risques: restez à l'écoute et surveillez les facteurs de risque, comme les retards ou les dépassements du budget. Vous devez les connaître pour anticiper facilement et éviter les échecs. ## Comment rédiger un énoncé de portée du projet en 7 étapes
La moindre imprécision dans la portée de votre projet peut le dévier de sa trajectoire. Votre document de portée du projet doit donc couvrir tous les paramètres que les parties prenantes ont besoin de connaître.
Voici comment rédiger une présentation de portée du projet complète et claire en sept étapes simples :
1. Identifier vos parties prenantes
Donnez les mêmes informations à tout le monde en faisant approuver la portée par toutes les parties prenantes du projet. C'est-à-dire chaque personne ayant son mot à dire sur la manière dont doit se dérouler le projet. C'est la meilleure façon de s'assurer que l'énoncé de la portée est réaliste et réalisable.
Utilisez la fonctionnalité Tableau blanc de ClickUp et ce modèle simple prêt à l'emploi pour identifier les parties prenantes essentielles de votre projet.
Créez une carte des parties prenantes pour lister toutes les personnes importantes jouant un rôle dans le projet afin de savoir qui peut vous aider à réussir votre projet. Par chance, avec le modèle de la carte des parties prenantes de ClickUp, vous pouvez lister vos parties prenantes et structurer facilement votre travail !
Ce modèle vous permet d'identifier toutes les personnes qui prennent des décisions affectant votre projet :
- Parties prenantes internes : membres de l'équipe, responsables de projet et cadres.
- Parties prenantes externes : votre client, leurs clients/utilisateurs, fournisseurs et investisseurs.
Pensez à solliciter ces personnes pendant l'étape de la définition de la portée du projet pour que chacune sache à quoi s'attendre et comment contribuer à sa réussite. Recueillez leurs avis, brainstormez et reformulez les objectifs si nécessaire.
2. Définir clairement les objectifs essentiels du projet de votre client
Un projet commence toujours par la question : pourquoi ? 😏
Commencez votre définition de la portée du projet en fixant des objectifs clairs qui expliquent pourquoi le travail est nécessaire.
Une fois que vous savez pourquoi le client demande ce projet, votre équipe et vous savez comment votre travail sera évalué. Adaptez vos livrables en fonction de ces objectifs, vous aurez plus de chances de satisfaire votre client.
Avec une chronologie claire, des cibles mesurables et un suivi automatique de la progression, vous resterez sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs.
Les objectifs du projet influencent également votre rôle de conseil stratégique. Au-delà des livrables concrets, séduisez vos clients en leur donnant des conseils sur la manière dont ils peuvent atteindre leurs objectifs.
Posez-vous ces questions pour vous aider à cerner vos objectifs :
- Quels résultats cherchons-nous à obtenir ?
- Comment mesurerons-nous la réussite du projet ?
- Existe-t-il des indicateurs ou KPI spécifiques pour évaluer la performance ?
Vos objectifs vous serviront ensuite à aider votre équipe à accomplir un travail de grande qualité dans le cadre de la portée du projet. Les clients, surtout les nouveaux et les exigeants, essayeront probablement de vous donner plus de tâches ou de faire des suggestions qui n'entrent pas dans le périmètre global de votre projet. Ils peuvent aussi rechigner à vous donner du feedback dans les délais impartis.
Rappelez au client que les objectifs sont votre boussole lorsque des problèmes surviennent (et souvent avant même qu'ils ne se produisent). En démontrant que les tâches terminées lors de leur date d'échéance participent à atteindre ces objectifs, vos arguments auront plus de poids.
En cas de besoin, refusez les suggestions de dernière minute du client lorsqu'elles ne sont pas alignées avec la boussole en leur montrant comment ces changements affecteraient la chronologie du projet.
Dans la vue Gantt de ClickUp, reprogrammez les dépendances pour visualiser les effets d'un changement de la date d'échéance de vos tâches.
En montrant au client l'impact d'une modification, si modeste soit-elle, sur le projet, vous lui donnez une vue objective des conséquences sur le flux de travail. Nous le savons bien, certains clients sont exigeants.
Heureusement, vous n'avez pas à céder à toutes les demandes hors périmètre ou de dernière minute lorsque vous pouvez mettre en évidence les effets concrets de chaque requête et la meilleure trajectoire pour accomplir le projet.
Lorsque vous rédigez les objectifs de votre projet, gardez toujours les objectifs SMART en tête. Fixez des objectifs :
- Spécifiques
- Mesurables
- Atteignables
- Réalistes
- Temporels
Ainsi, vous avez la certitude que la portée de votre projet est réaliste lorsque vous définissez les critères d'évaluation de sa réussite.
3. Allouer les ressources pour réduire les risques de burn-out et booster votre rentabilité
Si vous ne savez pas quelles ressources sont disponibles, vous ne pourrez pas décider quel travail assigner à votre équipe. Vos ressources ne sont pas infinies ; la vie ce n'est pas comme Minecraft en mode créatif.
Toutes les entreprises ont des contraintes : la taille des équipes, le budget et la technologie sont limités.
La portée du projet suppose d'allouer les ressources pour garantir la réussite de votre projet, notamment avec un nombre suffisant de personnes, la technologie nécessaire et le budget adéquat. L'allocation des ressources est essentielle pour prévoir comment votre équipe va réaliser vos projets.
Utilisez la vue Charge de travail sur ClickUp pour visualiser qui a pris de l'avance ou du retard et déplacez facilement les tâches par glisser et déposer pour réassigner les ressources.
Les personnes responsables de projets et celles qui dirigent l'équipe ont besoin d'outils de gestion de la charge de travail pour éviter de passer trop de temps sur un seul client. Avec une vue Charge de travail, vous pouvez vérifier que le travail est réparti équitablement entre les membres de votre équipe.
D'autres éléments constituent également vos ressources, par exemple :
- Les membres de votre équipe : l'effectif total de votre équipe, les responsabilités assignées à chaque personne et le nombre d'heures hebdomadaires nécessaire pour chaque tâche.
- La technologie : les équipements, logiciels et outils nécessaires pour réaliser ce projet.
- Le budget du projet : budget du client, budget interne, contraintes ou crédits disponibles.
Vous devez faire avec ce que vous avez et pour cela, un peu de planification sera très utile. En calculant les ressources dont vous disposez, vous pourrez travailler plus facilement avec vos contraintes.
4. Définir exactement quels sont les livrables dont le client a besoin
Une fois que vous connaissez les ressources à votre disposition, il ne vous reste plus qu'à déterminer ce que le projet va produire pour vos clients : les livrables. Votre document de portée du projet doit identifier clairement quels sont les livrables du projet pour que votre agence et ses clients sachent exactement ce qui sera créé.
Collaborez avec vos clients en toute confiance en répondant à leurs attentes avec ce modèle unique pour services professionnels.
Reprenez les objectifs de votre projet lorsque vous définissez vos livrables. Besoin d'aide pour les structurer ? Utilisez le modèle de services professionnels de ClickUp pour accélérer le processus d'intégration de vos clients lorsque vous définissez exactement ce que vous devez livrer.
Vos livrables doivent représenter des étapes vers la réalisation des objectifs et répondre aux exigences du projet. Quels sont les résultats mesurables que votre projet livrera lorsqu'il sera terminé ?
Les livrables peuvent être concrets ou intangibles. La gestion de la portée du projet peut prendre des sens très différents selon les agences, mais voyons quelques exemples courants de livrables :
- Articles de blog, études de cas et livres blancs
- Rapports
- Consultations
- Audits
- Nouvelles fonctionnalités ou nouveaux produits
- Programme de formation pour apprendre au personnel à utiliser un nouveau logiciel ## 5. Déterminer l'ensemble des contraintes du projet
Vous savez en quoi consiste votre projet, mais savez-vous ce qu'il n'est pas ? Qu'en est-il des facteurs de risque qui pourraient causer l'échec de votre projet ? Une étape importante (et souvent omise) de l'ébauche du périmètre est la définition de ces contraintes et exclusions du projet.
Les contraintes sont les facteurs limitants, comme :
- les limites de temps, les dates de livraison et les échéances ;
- les coûts des différentes parties du projet par rapport au budget global du projet ;
- le glissement de la portée et les modifications apportées après coup.
Les exclusions sont les livrables qui n'entrent pas dans le périmètre du projet ! Quelles sont les tâches que vous ne voulez pas ou ne pouvez pas faire ?
Utilisez le champ Temps passé dans le statut pour repérer les ralentissements et recevoir une notification dans ClickUp.
Par exemple, vous pouvez préciser que votre équipe de marketing sur les réseaux sociaux ne sera pas responsable du calendrier des publications qu'elle crée. Ainsi, votre équipe peut se concentrer sur son domaine d'expertise : la stratégie et la création de contenu, au lieu de passer du temps sur la gestion des réseaux sociaux.
Quand vous avez défini ce qui est hors du champ de vos responsabilités, vous pouvez vous concentrer sur ce qui compte le plus. Ainsi, vous donnez la priorité aux livrables qui aident votre client à atteindre les objectifs de son projet.
En posant ces limites, votre équipe et vous n'avez pas besoin d'accéder à toutes les demandes d'un client. Votre agence peut décider comment répartir le temps et l'énergie entre ses clients. En allouant efficacement vos ressources, vous évitez de vous surcharger de travail (et de faire un burn-out).
Avec des limites fermes, vos équipes de gestion de projet auront toutes les cartes en main pour réussir ! Votre personnel est content, vos clients sont contents et vos projets risquent moins d'échouer !
6. Créer une chronologie détaillée qui reste à jour
Si les livrables sont le « quoi » de votre projet, alors votre chronologie est le « quand ». La portée de votre projet doit inclure la liste des évènements et des tâches par ordre chronologique.
Vous créez des jalons que votre équipe doit atteindre à des dates définies afin de progresser vers vos objectifs. Votre énoncé de la portée du projet n'a pas besoin d'être un planning quotidien détaillé de chaque petite tâche. Il doit quand même indiquer :
- Les dates de début et de fin du projet
- La liste des tâches principales incluses dans votre projet
- Les échéances de ces tâches
- La quantité de temps nécessaire pour terminer chaque tâche
- Les dépendances de tâche qui pourraient bloquer des jalons
Visualisez plus d'éléments, comme les personnes assignées, les dates d'échéance et bien plus dans la barre latérale de la vue Gantt.
La chronologie de votre projet aide votre équipe à visualiser le travail dans sa globalité, ainsi que les effets que ses composants ont les uns sur les autres. Elle permet à votre équipe de continuer à avancer et met en évidence les ralentissements.
7. Établir un processus de gestion de la portée adapté et réaliste
Vous savez ce qu'on dit, même les meilleurs plans peuvent mal se dérouler. Malgré votre excellente planification de projet, des changements se produiront en cours de route.
Même les meilleures équipes de gestion de projet peuvent connaître des changements, comme des coupes budgétaires, des changements de personnel ou de nouvelles exigences. Les modifications de la portée du projet sont parfois inévitables, malgré une définition claire des limites de votre travail.
Utilisez la fonctionnalité de gestion de tâches multiples dans ClickUp lorsque vous avez besoin d'effectuer de nombreux changements de projet en une fois.
Voici comment vous pouvez concevoir un plan de gestion de la portée du projet pour vous aider à maîtriser les glissements :
- Fixer des limites : le nombre de fois que vous acceptez de modifier certains éléments
- Assigner des membres d'équipe : indiquez une personne de contact pour coordonner les changements
- Concevoir des processus : vérifiez que les demandes de requête sont bien approuvées par toutes les parties prenantes concernées
- Budgétiser le temps et les ressources : préparez-vous à plusieurs séries de modifications
Enfin, une fois que tout le monde a eu le temps de lire votre énoncé de la portée du projet, demandez à toutes les parties prenantes de la signer. Vérifiez que tout le monde possède un exemplaire quand le projet démarre.
En outre, vous pouvez adopter une méthodologie de gestion de projet agile ou Scrum qui sont conçues pour s'adapter aux modifications soudaines du périmètre.
Exemple d'un énoncé de portée du projet en action
Vous êtes Marie, responsable dans une agence marketing, et vous devez lancer une campagne de marketing de contenu pour Sugar-O, un nouveau type de céréales que votre client veut lancer prochainement. Génial !
Votre première tâche consiste à définir la portée de votre projet. par exemple :
Objectifs du projet
Augmenter la notoriété de Sugar-O en rédigeant des articles marketing sur ses avantages, c'est-à-dire ses bienfaits pour la santé et sa saveur délicieuse appréciée des enfants et des adultes.
Parties prenantes
Définir la portée pour l'ensemble de l'équipe vous aidera dans la planification du projet. Explicitez les exigences du projet pour vos parties prenantes et essayez de faire une liste exhaustive des personnes et des responsabilités, par exemple :
| Nom | Rôle | Responsabilités |
|---|---|---|
| Marie | Responsable de projet | Maîtriser la portée du projet |
| Suzanne | Responsable du succès client | Communiquer les critères du projet aux clients |
| Laura | Responsable du marketing de contenu | Faire des recherches et rédiger les articles de blog |
| Jérôme | Vice-président, Marketing | Approuver et donner du feedback sur la portée du projet |
| Paul | Spécialiste SEO | Trouver des mots-clés à valeur élevée, rédiger des instructions et donner du feedback |
Ressources attribuées
- Une responsable de marketing de contenu, 30 heures de travail par semaine, pendant 4 semaines
- Une responsable du succès client, 5 heures de travail par semaine, pendant 4 semaines
- Une responsable de projet, 2 heures de travail par semaine, pendant 4 semaines
- Un éditeur, 5 heures de travail par semaine, pendant 4 semaines
- Un réviseur, 5 heures de travail par semaine, pendant 4 semaines
- Budget : 10 000 $
Livrables
- Quatre (4) articles marketing prêts pour publication et optimisés pour les moteurs de recherche (1 500 à 3 000 mots par article)
Contraintes
- Les commentaires du client doivent être fournis dans un délai d'une semaine après la livraison.
- Planning des congés du client, si les réviseurs sont absents.
Échéancier
- Date de début du projet : 1er octobre
- Suzanne organise l'appel de lancement le 1er octobre
- Paul envoie ses instructions de SEO à l'agence avant le 14 octobre
- Laura livre le premier article avant le 21 octobre
- Feedback du client sur le premier article avant le 28 octobre
- Article révisé et finalisé livré avant le 1er novembre
- Laura livre le deuxième article avant le 28 octobre
- Feedback du client sur le deuxième article avant le 4 novembre
- Article révisé et finalisé livré avant le 7 novembre
- Laura livre le troisième article avant le 4 novembre
- Feedback du client sur le troisième article avant le 11 novembre
- Article révisé et finalisé livré avant le 14 novembre
- Laura livre le quatrième article avant le 11 novembre
- Feedback du client sur le quatrième article avant le 18 novembre
- Article révisé et finalisé livré avant le 21 novembre
- Sugar-O publie tous les articles avant le 30 novembre.
Hors périmètre du projet
- Pas de design graphique
- Pas plus d'une série de révisions par article ## D'autres modèles de portée du projet pour vous aider à démarrer
Rédiger un document de portée du projet n'est pas facile, mais vous n'avez pas forcément besoin de partir de zéro. Consultez nos modèles de portée du projet gratuits pour vous aider à consolider votre planification de projet sans attendre.
Modèle de portée du projet ClickUp
Essayez le modèle de portée du projet par ClickUp pour garder une trace écrite de vos livrables, dates d'échéance, jalons et bien plus.
Besoin de créer un document de portée du projet rapidement ? Le modèle de portée du projet par ClickUp vous offre l'espace nécessaire pour définir les éléments clés :
- Résumé et objectifs du projet
- Liste de tâches
- Jalons du projet
- Réunions
- Rapport de statut
- Approbation
Avec ce modèle, vous pouvez décomposer votre projet en tâches plus petites. Ce document permet de fixer les attentes, les échéances et les personnes responsables pour les livrables de votre projet.
Il inclut également un espace pour que les parties prenantes approuvent la portée du projet et que chacun sache que les tâches figurant dans le document ont été vues et approuvées.
Modèle de tableau blanc pour la portée du projet ClickUp
Concevez une trajectoire facile à visualiser pour assurer le succès de vos projets, du lancement à la livraison.
Un peu de couleur, c'est agréable, non ? Ce modèle de portée du projet structure tous les éléments importants de votre projet sur un tableau blanc coloré et épuré.
Vous pouvez définir facilement les informations dont vous avez besoin et visualiser les éléments incomplets. Cernez votre projet dans sa globalité : fixez vos objectifs, définissez les livrables et notez les exclusions et estimations du projet.
Ajoutez des informations avec les notes repositionnables, puis placez-les dans les colonnes de votre choix ou sur le tableau blanc à votre guise. Le modèle de tableau blanc pour portée de projet de ClickUp trie les informations en plusieurs colonnes :
- Informations sur la nature du projet et son objectif principal
- Raisons pour lesquelles le projet est important
- Portée des tâches à inclure ou non dans le projet
- Objectifs commerciaux
- Livrables, c'est-à-dire les résultats à produire
- Exclusions, le travail en dehors du périmètre du projet
- Estimations, une liste des ressources nécessaires pour mener le projet à bien
Appropriez-vous ces colonnes ! Vous pouvez en ajouter de nouvelles, en supprimer et modifier leur position pour les adapter à vos besoins. Ce modèle est totalement personnalisable pour s'adapter à vos flux de travail.
Gérez la portée de votre projet et bien plus dans ClickUp
L'ébauche de votre énoncé de la portée du projet n'est que l'une des premières étapes de la gestion de projet. Lorsque le plan est fait, il faut encore créer, réussir et livrer.
Pour réussir, votre équipe a besoin de bons outils qui les aident dans leurs processus. Il n'existe pas de logiciel de gestion de projet meilleur que ClickUp. De fait, ClickUp est l'outil de gestion de projet leader au niveau mondial ! La plateforme dispose de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour réaliser le projet de vos rêves. Voici ce qui la différencie :
- Décomposez votre projet en éléments réalisables grâce aux tâches, sous-tâches et checklists.
- Gardez une trace écrite de tout ce qui est important avec les documents ClickUp, comme la charte de projet, sa portée et ses critères.
- Visualisez ce que fait votre équipe et gérez vos ressources avec la vue Équipe et la fonction Pulsation.
- Communiquez avec les parties prenantes et assignez des commentaires dans les Discussions.
- Hiérarchisez vos priorités pour que les tâches soient toujours réalisées dans le bon ordre grâce aux Priorités et aux Dépendances.
- Gardez un œil sur la globalité de votre projet avec les Tableaux de bord.
Avec ClickUp, vous avez toutes les fonctionnalités nécessaires au cycle de vie du projet, depuis sa définition, jusqu'à la dernière livraison.