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La clé d'une gestion réussie des dérives de périmètre consiste à trouver le juste équilibre entre la définition de limites et l'encouragement à l'exploration.
En combinant pensée créative et discipline organisationnelle, les équipes sont en position de tirer parti de la dérive des objectifs.
L'ajout de périmètre rend souvent les projets plus intéressants pour vous et votre équipe. Alors, au lieu de vous décourager, pourquoi ne pas accepter le glissement de périmètre pour nous aider à rester agiles et adaptables ? C'est l'occasion de développer nos compétences créatives et de trouver des solutions qui feront passer le projet au niveau supérieur. ⚡️
Discutons des causes de la dérive des objectifs et découvrons des conseils pratiques pour la contrôler sans limiter l'innovation. Au fil de cet article, nous vous proposerons des modèles et des ressources gratuits pour la gestion de projet, que vous pourrez utiliser aussi bien pour de petits projets créatifs que pour des mises à jour logicielles majeures !
Qu'est-ce que le glissement de périmètre ?
Le glissement de périmètre est un phénomène qui se produit lorsque des modifications ou des ajouts sont apportés aux objectifs initiaux d'un projet, avec ou sans l'accord des principales parties prenantes et des chefs de projet.
Dans un contexte positif, le glissement de périmètre peut contribuer à élargir les paramètres d'un projet, lui permettant ainsi de devenir plus ambitieux et d'explorer de nouvelles possibilités. Dans un contexte négatif, il peut entraîner des retards importants, une augmentation des dépenses et le mécontentement des clients ou d'autres parties prenantes.
Il peut être difficile de clarifier les choses lorsque les exigences évoluent. Mais il y a un rappel à faire : il s'agit d'une étape nécessaire du processus. Nous gardons ainsi le contrôle. Il est important de rester concentré et curieux face aux changements dans l'échéancier ou le budget du projet. Chaque inconvénient a son avantage !
| ❌ Inconvénients du glissement de périmètre | ✅ Avantages du glissement de périmètre |
|---|---|
| Cela détourne l'attention de l'objectif initial du projet, ce qui rend difficile la hiérarchisation des tâches. | Favorise la collaboration entre les membres de l'équipe |
| Augmente les coûts et pèse sur les budgets en raison d'exigences nouvelles ou modifiées. | Ouvre la voie à des solutions plus créatives, car les idées s'appuient sur les composants existants. |
| Introduit des fonctionnalités supplémentaires susceptibles de provoquer des conflits entre les parties prenantes ayant des intérêts divergents. | Identifiez rapidement les coûts imprévus et les besoins en ressources afin d'éviter les surprises ultérieures. |
| Répondre à toutes les demandes peut entraîner une baisse de la qualité et des détails négligés. | Augmente la satisfaction des clients, car ceux-ci ont la possibilité de voir leurs besoins satisfaits plus efficacement lorsqu'ils sont inclus dans le processus. |
| Entraîne le mécontentement des parties prenantes lorsque leurs demandes ne sont pas satisfaites. | Des informations pour vous aider à affiner le projet et le rendre plus efficace ou plus rentable à l'avenir. |
| Allonge l'échéancier du projet et entraîne des retards dans les délais en raison de l'ajout de nouvelles tâches ou de l'ajustement des charges de travail actuelles. | Crée de nouvelles opportunités pour l'entreprise, car l'élargissement de la portée ouvre souvent des voies pour générer des revenus qui n'avaient pas été envisagés auparavant. |
Quelles sont les causes de la dérive des objectifs ?
Le glissement de périmètre se produit lorsqu'un projet commence à devenir plus complexe, inutilement volumineux ou prend plus de temps que prévu pendant le processus de développement. Il peut résulter d'un manque de clarté dans les exigences et les objectifs du projet, ainsi que d'une absence de processus formel de gestion du changement.
Mais même les plans de projet les mieux conçus sont exposés au risque de dérive des objectifs. Vous pouvez prendre toutes les bonnes décisions avec les meilleures intentions. Puis survient l'imprévu, et vous devez faire face à un niveau d'ambiguïté plus élevé dans la portée du projet. 🔍
La bonne nouvelle, c'est que si vous repérez les signes à temps, vous aurez plus de chances d'éviter une dérive indésirable !
Passons en revue les signes internes et externes les plus courants du glissement de périmètre d'un projet.
Signes internes
Plus de demandes de réunions d'équipe pour s'aligner sur l'objectif du projet
Je souhaitais vous contacter car l'équipe se sent un peu dépassée par le projet et aurait vraiment besoin d'une autre réunion. Nous aimerions prendre le temps de mieux comprendre ce qu'implique le projet, où nous pouvons trouver des informations et quels sont nos rôles.
Lorsque vous répondez à des demandes de réunion d'équipe, veillez à tenir compte de l'adéquation avec l'objectif global du projet. Demandez-vous : « En quoi cette réunion contribuerait-elle à la vision d'ensemble ? »
Reliez les points et montrez comment chaque élément de l'agenda a un lien logique avec la mission du projet. De plus, évaluez la durée nécessaire à la discussion pour atteindre le résultat souhaité. Si vous pensez que la réunion devrait durer une heure, essayez plutôt 40 minutes ! 🧑💻
Faites preuve de souplesse et utilisez votre bon sens lorsque vous proposez des idées ou des solutions alternatives qui pourraient aider l'équipe à se rapprocher de son objectif. Enfin, assurez-vous de faire le point avec les membres de l'équipe après chaque réunion afin de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et soutient la poursuite de la progression vers l'objectif final du projet.
Apprenez à discuter des livrables attendus lors de votre prochaine réunion de lancement de projet !
Le nombre de tâches « urgentes » ou « pressantes » avec une estimation de durée très courte augmente.
Lorsqu'un projet comporte des tâches urgentes et pressantes tous les quelques jours, cela a un impact significatif sur l'échéancier, car cela met l'accent à la fois sur la rapidité et la précision. Cela signifie que les équipes doivent trouver des moyens d'achever les tâches rapidement et avec le plus haut niveau de qualité. 🤩
Cela est souvent plus difficile qu'il n'y paraît et peut amener les équipes à accomplir des tâches au-delà de l'estimation de durée, à se heurter à des obstacles ou à mal évaluer la durée nécessaire à l'achèvement de la tâche. Une communication incessante expose l'environnement de travail des membres de l'équipe à des dings et pings constants.
Pour réduire au minimum le nombre de tâches accélérées, travaillez avec les parties prenantes afin de fixer des délais appropriés et de gérer leurs attentes. Ensuite, documentez un processus permettant de filtrer les demandes et de déléguer les tâches aux membres de l'équipe. (Mais nous y reviendrons plus tard !)
Mauvaise communication/Absence de documentation
Il est essentiel de disposer d'une documentation claire sur chaque phase d'un projet pour en garantir la réussite. Sans cela, l'équipe risque de négliger des détails et des processus essentiels au respect des délais et du budget. Les parties prenantes ne seront pas en mesure de comprendre pourquoi certaines décisions ont été prises ni de suivre l'avancement du projet, ce qui rendra difficile la prise de décisions éclairées ou l'évaluation de la réussite. 🏆
Des informations et des instructions bien rédigées permettent aux nouveaux membres de l'équipe d'être rapidement opérationnels sans nuire à la productivité des autres membres ou responsables du projet.
Signes externes
Une portée mal définie et sujette à interprétation
Une portée de projet mal définie est source de maux de tête pour toutes les personnes impliquées et a un impact négatif sur les délais et les budgets. Posez des questions sur tout élément qui n'est pas clair afin que la portée du projet soit claire, concise et détaillée.
Il est essentiel de mettre en place des garde-fous pour maximiser la productivité de votre équipe et l'ambiance au bureau.
La première étape consiste à améliorer le processus d'intégration des clients ou des parties prenantes.
À lire également : Modèles de portée de projet et exemples d’éléments de portée
Événements imprévus
Aucun projet n'est à l'abri de perturbations et d'évènements imprévus pouvant avoir un impact majeur sur sa progression :
- Absences imprévues du personnel
- Catastrophes naturelles
- Problèmes techniques ou juridiques imprévus
- Changements soudains sur le marché
- Changements de fournisseurs
- Mises à jour automatiques de Microsoft Windows dont personne n'a demandé
Dans ces situations, l'utilisation d'un plan d'urgence permet de minimiser les dommages potentiels afin que le projet puisse rester autant que possible dans les clous. Il est également important que toutes les personnes impliquées fassent preuve de flexibilité et soient disposées à apporter des changements afin de faire avancer le projet.
Des parties prenantes supplémentaires sont ajoutées tardivement
Lorsque de nouveaux intervenants rejoignent un projet à un stade avancé, cela peut introduire une certaine complexité en raison de leur manque de connaissance des décisions qui ont déjà été prises.
Cela peut conduire à l'introduction de nouveaux indicateurs clés de performance (KPI) et de nouveaux jalons pour le projet, ce qui pourrait finir par modifier les livrables existants. (Nous aborderons les plans de succession plus tard !)
CONSEIL DE PROL'utilisation d'un document décrivant l'étendue des travaux vous aide à bien comprendre les livrables de votre équipe. Téléchargez le modèle de description de l'étendue des travaux de ClickUp et utilisez notre plateforme gratuite pour gérer n'importe quel projet !
7 conseils pour gérer et éviter la dérive des objectifs
Le chef de projet est la première et la dernière personne impliquée dans un projet. Non seulement il supervise chaque phase du projet, mais il est également le garant du processus. 🔑
Les processus permettent à tout le monde et à tout de rester organisé, même dans les situations les plus stressantes. Si vous vous lancez dans un projet sans disposer des systèmes minimaux nécessaires, il sera difficile de tirer parti de la dérive des objectifs.
Voici sept conseils pour gérer la dérive des objectifs :
Conseil n° 1 : exigez un formulaire d'admission achevé pour chaque demande de projet.
La boîte de réception des e-mails est l'une des portes d'entrée préférées du glissement de périmètre pour s'inviter et prendre le contrôle de votre projet. Le temps passé à échanger des e-mails vous prive d'heures de travail précieuses. Vous envoyez une liste de questions, interprétez des bribes d'informations et attendez les réponses pour rédiger un brief officiel.
Grâce à un formulaire de prise en charge de projet tel que ClickUp Forms, vous protégez de manière proactive la productivité de votre équipe 24 heures sur 24.
Les formulaires sont prévisibles. Les formulaires stockent des données. Les formulaires permettent de réaliser des économies.
Lorsqu'un client ou une partie prenante répond aux questions du formulaire, il voit son propre processus de réflexion reflété. Cela vous aide à obtenir les informations dont vous avez besoin en tant que chef de projet pour comprendre sa demande avant que l'équipe ne se lance dans le travail. 👥
Ces questions sont conçues pour vous donner des indications et vous inspirer pour votre formulaire de demande de projet :
- Existe-t-il des éléments visuels (photos, infographies, logos, etc.) qui doivent être utilisés dans le projet ?
- Existe-t-il des contenus (articles, rapports, sondages, résultats d'études, etc.) qui doivent être utilisés dans le cadre du projet ?
- Comment la réussite sera-t-elle mesurée ? Énumérez la liste des OKR et KPI pertinents de l'entreprise.
- Avez-vous une liste des messages ou points clés à inclure dans le projet ?
- Y a-t-il des contraintes ou des considérations techniques à prendre en compte ?
- Y a-t-il des directives en matière de marque ou d'esthétique à prendre en compte ?
- Existe-t-il des réglementations légales ou des normes de conformité à respecter ?
- Y a-t-il du contenu ou des éléments visuels à exclure du projet ?
- Quel est l'objectif de ce projet ?
- Quel est l’échéancier et le budget du projet ?
- À qui s'adresse ce projet ?
- Qui sont les parties prenantes du projet ?
- Quand avez-vous besoin que cela soit livré ?
- S'agit-il d'un nouveau projet ou d'une mise à jour ?
Bonus : modèles de cahier des charges!
Conseil n° 2 : préparez les tâches dans le backlog avant de les attribuer
Lorsque toutes les tâches ont le même niveau de priorité, il peut être difficile pour les membres de l'équipe de savoir sur quelles tâches se concentrer en premier. L'attribution de niveaux de priorité permet aux équipes de projet d'organiser le travail en fonction de leurs connaissances, de leur expérience et de leurs capacités individuelles, afin que chaque tâche soit achevée de la meilleure façon possible. 🎯
Les priorités nous rappellent de voir au-delà du moment présent et de planifier l'avenir. En définissant nos principaux objectifs, nous clarifions et concentrons nos efforts sur la manière d'atteindre nos objectifs à long terme. Cela peut nous aider à hiérarchiser les tâches, à éliminer les distractions et à rester motivés dans la poursuite d'objectifs importants.
Pour qu'un système de priorisation ait un impact positif sur toutes les équipes interfonctionnelles, intégrez-le comme processus clé dans votre flux de travail. Communiquez à votre équipe de projet les indicateurs de priorité qui l'aideront à gérer son énergie et son temps au quotidien pour se concentrer sur les tâches pertinentes.
Cependant, si vous gérez un projet complexe comportant de nombreux éléments mobiles, la mise à jour manuelle de chaque tâche n'est pas une bonne utilisation de votre temps. (Indice : dérive des objectifs !) C'est là que l'automatisation entre en jeu. 🤖
Conseil n° 3 : automatisez autant que possible le travail répétitif
Les tâches administratives et routinières ne sont pas décrites dans le plan de projet, elles sont donc souvent considérées comme acquises. Le classement, l'organisation et la mise à jour manuels des tâches chaque jour allongent la durée d'un projet.
L'automatisation permet aux équipes de projet de se concentrer sur le travail créatif, afin qu'elles ne soient pas enlisées dans des tâches répétitives fastidieuses, mais nécessaires. 🔁
Vous débutez dans l'automatisation ? Voici comment vous lancer :
- Réglez un chronomètre sur 30 minutes.
- Choisissez un flux de travail dans le plan de projet de votre équipe.
- Notez chaque étape du processus, même les tâches les plus insignifiantes.
- Mettez en évidence les tâches les plus chronophages dans le flux de travail afin de les supprimer de leur liste (par exemple, taguer les responsables pour la révision des ressources).
- Consultez le guide ClickUp Automatisation pour commencer dès aujourd'hui à automatiser votre flux de travail !
Conseil n° 5 : mettez en place un processus de gestion du changement
Un processus de contrôle des changements est un élément essentiel de la gestion de projet et implique la mise en place de procédures standard pour traiter les demandes de changement. Sans ce processus, le glissement de périmètre ajoutera de la confusion au projet.
Voici comment mettre en place un processus de contrôle des changements :
1. Élaborez un formulaire de demande de modification : commencez par créer un formulaire qui comprend toutes les informations nécessaires pour soumettre une demande de modification.
2. Identifiez un comité de contrôle des changements : sélectionnez les personnes chargées d'approuver ou de rejeter les demandes de changement. Ce comité doit comprendre des membres d'équipes de plusieurs services susceptibles d'être concernés par le changement.
3. Créez des flux de travail de contrôle des changements : déterminez les étapes à suivre pour évaluer une demande de changement, telles que la collecte des commentaires des parties prenantes concernées, l'évaluation des risques liés au changement proposé et l'examen de son impact sur l'échéancier et le budget.
4. Mettez en place un système de suivi des changements : mettez en place un système efficace pour suivre chaque demande, ainsi que la documentation telle que les approbations, les modifications, les mesures à prendre et l'impact.
5. Documentez et partagez les directives : toutes les parties prenantes concernées doivent avoir accès à la documentation.
6. Communiquez les changements à votre équipe : expliquez pourquoi le changement est nécessaire pour le projet, en quoi il améliorera leur travail et où trouver les ressources nécessaires au changement.
Bonus : logiciel de gestion du changement!
Conseil n° 6 : impliquez l'équipe du projet
Il est essentiel pour la réussite de la gestion de projet que l'équipe participe activement aux décisions et à la stratégie. Lorsque tous les membres de l'équipe peuvent apporter leur contribution, cela crée un sentiment d'appropriation et renforce leur engagement et leur motivation envers le projet.
La diversité des points de vue peut déboucher sur de nouvelles solutions et des idées créatives. Inviter l'équipe à participer aux discussions sur la prise de décision et la stratégie permet d'atteindre plus rapidement les objectifs du projet. Cela facilite également les discussions autour des décisions difficiles, car les membres de l'équipe ont pu se familiariser avec le contexte. 🤝
Certaines difficultés dépassent les compétences d'un chef de projet en gestion de projet. Appuyez-vous sur l'expertise et les conseils de votre équipe pour déléguer le travail approprié. Elle vous indiquera le niveau d'effort nécessaire et minimisera la dérive des objectifs !
Conseil n° 7 : établissez un cycle de feedback semi-strict
Obtenir des commentaires en temps opportun permet aux équipes d'anticiper les problèmes avant qu'ils ne deviennent majeurs aux moments les plus critiques du projet, à savoir lors des revues.
Si nous n'établissons pas de points de contrôle tout au long du processus, les risques de dérive des objectifs augmentent.
Un cycle de rétroaction réalisable doit être un dialogue entre le chef de projet, les membres de l'équipe qui effectuent le travail et les parties prenantes.
Le résultat ? Un cadre structuré pour évaluer la progression, discuter des changements et déterminer si de nouveaux objectifs sont nécessaires.
5 exemples de dérive des objectifs
Ces 5 scénarios sont des exemples de dérive des objectifs dans la gestion de projet :
- Modification des exigences : lorsque les exigences initiales d'un projet sont modifiées en cours de route, ce qui entraîne un surcroît de travail et des coûts supplémentaires pour toutes les parties prenantes concernées. Par exemple, un développeur de logiciels est chargé de créer une application mobile qui nécessite l'intégration d'une API, mais une fois le projet lancé, le client demande des fonctionnalités supplémentaires, telles que l'intégration de la reconnaissance faciale dans l'API.
- Changement de contacts : lorsque le contact désigné pour le projet change en cours de route et que ses exigences diffèrent de celles initialement spécifiées. Par exemple, une équipe d'ingénieurs est engagée pour construire un pont, mais à mi-parcours, leur responsable change de superviseur et souhaite ajouter certaines fonctionnalités qui n'étaient pas incluses dans le périmètre initial.
- Changement dans les ressources : lorsque les ressources allouées à un projet changent, entraînant des coûts supplémentaires ou des contraintes de temps. Par exemple, une entreprise de conception web est chargée de créer un site web à partir de zéro, mais après avoir commencé à travailler, son client lui demande d'acheter des logiciels supplémentaires qui n'étaient pas inclus dans le budget initial.
- Modification de l'échéancier : lorsque l'échéancier d'un projet est modifié en cours de route, ce qui entraîne un surcroît de travail ou des coûts supplémentaires pour toutes les parties concernées. Par exemple, lorsqu'une équipe de développement logiciel est chargée de créer une application qui doit être achevée dans un délai précis, mais que des fonctionnalités supplémentaires sont ajoutées par la suite, ce qui nécessite du temps et des ressources supplémentaires.
- Modification des spécifications : lorsque les spécifications techniques d'un projet sont modifiées après son lancement, ce qui entraîne un surcroît de travail ou des coûts supplémentaires pour toutes les parties prenantes concernées. Par exemple, une équipe de construction est chargée de construire un immeuble de bureaux répondant à certaines exigences en matière de taille et de conception, mais le client demande ensuite des fonctionnalités supplémentaires, telles qu'une piscine intérieure et un théâtre, qui n'étaient pas initialement inclus dans le cahier des charges.
Outils essentiels pour gérer le glissement de périmètre
Maintenant que vous disposez d'une mine de conseils pour tirer parti de la dérive des objectifs, quelle est la prochaine étape ?
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