À quel moment un projet commence-t-il et quand se termine-t-il ? Poser cette question n'est pas une pontification existentielle profonde du projet, c'est juste une bonne pratique.
Qu'il s'agisse d'organiser le voyage scolaire de votre enfant ou de créer une nouvelle application logicielle, comprendre son cycle de vie permet de s'assurer que rien ne vous échappe. Voyons comment.
Qu'est-ce que le cycle de vie de la gestion de projet ?
Le cycle de vie d'une gestion de projet correspond aux différentes étapes d'un processus, du début à la fin. Il s'agit d'une série de processus permettant d'achever un projet avec succès, d'atteindre les objets et de produire des résultats.
En règle générale, le cycle de vie d'un projet comprend cinq phases : Le lancement, le forfait, l'exécution, le contrôle et la clôture. Un gestionnaire de projet est responsable de l'achèvement des tâches dans chacune des phases de la gestion de projet et d'une transition sans heurt vers la phase suivante.
Pourquoi un gestionnaire de projet doit-il comprendre le cycle de vie d'un projet ?
Il y a plusieurs avantages à comprendre ce qu'implique le cycle de vie d'un projet. En voici quelques-uns parmi les plus importants.
Meilleure planification : En tant que gestionnaire de projet, lorsque vous savez en quoi consiste le cycle de vie d'un projet de bout en bout, vous pouvez vous assurer que chaque partie de celui-ci est planifiée de manière exhaustive.
Contrôle de la qualité : Vous pouvez définir des paramètres et des normes de qualité pour chaque partie du projet et veiller à ce qu'elles travaillent bien ensemble.
Agilité : Pour être agile, vous devez comprendre clairement la situation dans son ensemble. Par exemple, si vous connaissez la destination, vous pouvez prendre des déviations et optimiser la vélocité sans affecter les résultats.
Atténuation des risques : Comprendre le cycle de vie du projet de bout en bout vous permet de faire des projections, d'identifier les risques et de les forfaiter.
Communication : La gestion du cycle de vie des projets aide les responsables à visualiser l'avenir. Lorsque vous savez ce qui est attendu, vous pouvez rester agile et informer les parties prenantes du projet des écarts à l'avance.
Comment utiliser le cycle de vie du projet ?
Le cycle de vie d'un projet est un cadre de voyage de haut niveau qui décrit le cheminement probable de tout projet. Il fournit au gestionnaire de projet tous les détails concernant la destination, les jalons, les arrêts au stand, les stations de ravitaillement, etc.
Un gestionnaire de projet peut l'utiliser pour :
- Visualiser la vue d'ensemble du projet
- Prévoir les défis et les problèmes courants qui pourraient survenir
- Augmenter/réduire les efforts et les budgets en fonction des besoins de la phase
- Procéder à des ajustements en cas d'écarts
- Optimiser les performances du projet
visualiser la vue d'ensemble d'un projet avec ClickUp_
En bref, il est essentiel de planifier le cycle de vie d'un projet pour en assurer la réussite. Découvrons donc les étapes du cycle de vie et leur travail en commun.
Quelles sont les 5 phases du cycle de vie d'un projet ?
Les cinq phases du cycle de vie de la gestion de projet sont :
- Lancement du projet
- Le forfait
- L'exécution
- Suivi et contrôle
- Clôture du projet
Initiation du projet
Une fois que l'équipe commerciale a fermé l'affaire, signé les contrats et obtenu les approbations nécessaires au lancement, il est temps pour l'équipe de projet de lancer le projet. Les activités essentielles de cette phase sont les suivantes.
Recueillir les données : Lors de la phase de planification du projet, il s'agit de recueillir toutes les informations relatives au projet, notamment les exigences, les objectifs, les échéanciers, le champ d'application, le budget et les mesures de réussite.
Intégration : Obtenez l'accès, les approbations et la compréhension du contexte nécessaires pour commencer le projet.
Évaluation : Effectuer un audit approfondi des données d'entrée, de l'environnement, des actifs, etc., afin d'identifier les lacunes et les risques.
Établissement de relations : L'équipe de projet apprend à connaître les sponsors et les autres parties prenantes, en établissant les relations de confiance mutuelles nécessaires à la réussite.
Charte du projet : Créer un document formel qui décrit en détail la compréhension partagée des objectifs et des exigences avant de définir la portée du projet et d'en établir le budget.
Une fois ce paramètre fixé, il est temps d'élaborer des paramètres détaillés.
Phase de planification
Au cours de la le forfait du projet les équipes élaborent le forfait, qui décrit en détail la portée du projet, les objectifs quantifiables, les produits à livrer, les échéanciers raisonnables, les jalons, les ressources nécessaires, etc.
En tant que gestionnaire de projet, vous ferez les choses suivantes au cours de cette phase.
Gestion des tâches : Décomposer le projet en tâches, sous-tâches et checklists pour simplifier la gestion du projet.
Installation du projet : Échéancier des tâches à l'aide d'un logiciel de gestion de projet calendrier de gestion de projet pour chaque étape du projet.
Priorisation : Hiérarchisation des tâches en fonction de divers facteurs, identification des dépendances et des risques, et élaboration de stratégies d'atténuation.
Paramètres des objectifs : Le paramétrage des objectifs et des cibles de travail de l'équipe de projet. Un bon application de suivi des objectifs peut aider à rendre cela visible et interactif.
Budgétisation : Création d'un budget qui répond aux besoins du projet, tout en étant efficace.
Phase d'exécution
Maintenant que vous avez un forfait, qu'est-ce qui vous empêche de commencer ? Allez-y l'exécution du projet .
Cette phase permet de concrétiser vos idées et vos forfaits, en réunissant des personnes, des processus et des technologies pour résoudre les problèmes. C'est généralement la phase la plus longue du cycle de vie d'un projet et celle qui consomme le plus de ressources.
En tant que gestionnaire de projet, au cours de cette phase, vous devrez :
- Allouer des ressources au projet
- Assigner des tâches aux membres de l'équipe
- Veiller à ce que les activités du projet s'alignent sur le forfait de gestion du projet
- Assister les équipes de projet lors de l'intégration et de la mise en route du projet
- Mettre en place des processus de contrôle de la qualité
- Communiquer avec les parties prenantes
- Faire des présentations sur le statut du projet
- Prévenir les dérives, tout en s'adaptant aux changements de manière agile
- Ajuster les calendriers et les forfaits en fonction de la progression du projet
Suivi et contrôle
Bien qu'elle soit considérée comme la quatrième phase du cycle de vie, elle commence en même temps que l'exécution. Les équipes agiles surveillent le travail, recueillent des commentaires et améliorent les résultats en permanence.
Dans cette phase, les gestionnaires de projet vont :
Suivre les performances : Mesurer les performances du projet en utilisant des indicateurs clés de performance (ICP) les critères d'acceptation et d'autres indicateurs.
Suivre les variables : Tout projet peut comporter plusieurs variables, telles que le départ de membres de l'équipe, des estimations erronées, etc. Suivez régulièrement ces variables par rapport aux objectifs/attentes et identifiez les écarts considérables.
Gérer les contraintes : Au cours du projet, des contraintes de temps, de budget et de ressources sont inévitables. Vous devez gérer ces contraintes en réaffectant les budgets/ressources, en demandant une assistance supplémentaire, etc.
Par exemple, si un membre de l'équipe part en congé de maladie de longue durée, vous devrez demander de l'aide à d'autres projets ou une extension au commanditaire du projet.
Contrôler la qualité : Un gestionnaire de projet doit s'assurer que tous les critères d'acceptation sont réunis. Une vis défectueuse fait une voiture défectueuse - vous devez donc le faire à chaque étape de l'exécution afin que les problèmes de qualité ne s'accumulent pas.
Documentation : Personne n'aime la documentation, mais elle doit être Terminée. Les gestionnaires de projet travaillent en étroite collaboration avec les équipes de projet pour créer la documentation nécessaire à un transfert sans heurts.
Clôture du projet
Le travail n'est pas terminé tant que le commanditaire du projet ne l'a pas dit. Pour obtenir des approbations, vous devez vous assurer que le projet est vraiment achevé de votre côté. Au cours de cette phase, vous déployez donc le projet, effectuez une dernière série de vérifications et fermez ce qui suit.
- Contrats : Résoudre tous les éléments en suspens ou les litiges avec les clients, les fournisseurs ou les entrepreneurs
- Finances : Fermez les comptes, consolidez les dépenses, établissez les factures et collectez les paiements
- Documentation : Libération des ressources du projet, remise de la documentation et archivage des documents du projet pour référence future
- Rétrospective : Rétrospective : évaluation post-projet avec toutes les parties prenantes et collecte des informations en retour
- Acceptation du projet : Obtenir l'approbation finale du sponsor/client du projet pour le considérer comme fermé
À ce moment-là, faites une danse de la joie. Parce que, pourquoi pas ?
Comment mettre en œuvre le cycle de vie de la gestion de projet ?
Maintenant que vous savez ce qu'est le cycle de vie de la gestion de projet, il est temps de l'utiliser dans votre projet. Bien que le cycle de vie soit un concept de haut niveau avec des bonnes pratiques à chaque étape, vous pouvez vous assurer qu'il est mis en œuvre efficacement avec une outil de gestion de projet tel que ClickUp . Voici comment procéder.
Initier le projet de manière approfondie
Un outil de gestion de projet n'est pas seulement un outil d'exécution, mais un excellent moyen de gérer l'ensemble du cycle de vie. Utilisez-le dans la phase d'initiation du projet de la manière suivante.
- Documenter la charte du projet surDocuments ClickUp et la partager avec toutes les parties prenantes, afin d'obtenir leur adhésion
- Résumez de longs documents et affichez-les de manière simple avecClickUp IA* UtiliserClickUp Formulaires pour collecter toutes les informations nécessaires
- Paramètrez un nouveaudossier/liste pour l'évaluation et le suivi granulaire
- Établissez des relations transparentes avec les équipes de sponsors/clients des projets en leur donnant accès à votre projet ClickUp
ClickUp Docs pour la documentation en collaboration
Planifiez vos projets de manière achevée
Un outil de gestion de projet est excellent pour la phase de planification du projet. Avec ClickUp, vous pouvez :
Définir des objectifs : Utiliser Objectifs ClickUp pour définir des cibles pour votre projet. Suivez la progression de manière cohérente et assurez-vous que l'équipe peut en prendre connaissance.
Planifiez des sprints : Utilisez Tâches ClickUp et des jalons pour diviser le projet en tâches gérables. Ajoutez à la description toutes les informations relatives à l'histoire de l'utilisateur. Paramétrez les critères d'acceptation sous forme de checklists.
Établir des paramètres et des échéanciers : Utilisez la fonction Affichage du calendrier ClickUp pour planifier des tâches dans le temps. Faites glisser les tâches d'un jour à l'autre ou d'une semaine à l'autre pour optimiser les horaires.
Établir des priorités : Paramétrez les dépendances et les priorités.
Exécuter des projets en collaboration
Vous avez besoin d'un logiciel de gestion de projet robuste pour mettre toute l'équipe du projet sur la même page. Il aide la phase d'exécution du projet de nombreuses façons.
Mettre en place un contexte : Le logiciel de gestion de projet ClickUp vous permet d'afficher une vue d'ensemble du projet à chaque partie prenante. Vous pouvez également afficher une vue limitée aux sponsors du projet ou aux clients.
Documenter la progression : Utilisez ClickUp Docs pour les réunions de synthèse - il y a même une fonction de documentation de l'état d'avancement du projet Modèle de réunion compte rendu quotidienne ClickUp pour cela.
charge de travail affichée pour une meilleure gestion des ressources_
Allouer des ressources : Utilisez la fonction Vue Charge de travail ClickUp pour savoir qui est occupé et qui est disponible. Répartissez-les sur les projets en conséquence.
Communiquez clairement : Utilisez les fonctionnalités des tâches ClickUp et des commentaires pour collaborer de manière contextuelle. Discutez de vos questions et de vos préoccupations. Attribuez des éléments d'action directement à partir des commentaires. Affichez tous vos messages en un seul endroit, le Affichage du ClickUp Chat .
Automatiser intelligemment : Un grand nombre des Outils de gestion d'un projet IA peuvent aujourd'hui aider à créer du contenu, à résumer du texte, à automatiser les flux de travail, etc. en améliorant considérablement l'efficacité.
Surveiller les processus et les résultats
Équilibrer les contraintes de temps, de coût et de portée d'un projet ou d'un triple projet est un défi permanent. Pour relever ce défi, il faut surveiller le projet à l'aide de processus et d'outils stables.
Utilisez le logiciel de gestion de projet pour suivre tous les aspects de votre projet. Tableaux de bord ClickUp vous permet de voir tout ce dont vous avez besoin. Certains des rapports les plus populaires sont :
les diagrammes de combustion et d'extinction sur ClickUp_
- Diagrammes de burn up/burn down
- Statut du projet par étape
- Suivi de la progression en temps réel de toutes les tâches
- Objectifs du projet et réalisations à ce jour
- Suivi du temps passé par chaque membre de l'équipe sur les différentes tâches
$$$a Finir en beauté
Utilisez ClickUp pour clôturer votre projet avec réussite.
- Hand-off : Rédigez votre documentation sur ClickUp Docs et partagez-la à l'aide d'une simple URL
- Rétrospectives : Ecrivez les notes de vos rétrospectives et utilisez-les comme éléments d'action pour le prochain projet
- Archivage : Marquez toutes les tâches comme achevées et archivez le projet. Vous pouvez également faire de ce projet un modèle pour votre travail futur
Pour ce qui est de la danse de la victoire, c'est à vous de jouer !
Gérer l'ensemble du cycle de vie d'un projet en un seul endroit sur ClickUp
La gestion de projet n'est pas une sinécure. En particulier si vous gérez plusieurs projets, ils peuvent se fondre les uns dans les autres et ne plus savoir où ils ont commencé et où ils se terminent. Cela peut entraîner un certain nombre d'inefficacités au cours des différentes phases de la gestion de projet.
Il se peut que vous n'ayez pas recueilli toutes les informations. La facturation peut être retardée. Les ressources peuvent être sous-utilisées ou surutilisées. Des problèmes de qualité peuvent survenir. La collaboration entre les parties prenantes risque d'en pâtir. Tous ces éléments peuvent mettre en péril l'ensemble du projet.
En tant que gestionnaire de projet, vous devez comprendre et mettre en œuvre le cycle de vie de la gestion de projet. De l'initiation à l'achèvement du projet, vous avez besoin des bons outils pour forfaiter, exécuter, suivre et documenter le projet.
C'est exactement ce que ClickUp est conçu pour faire. Avec des fonctionnalités bien pensées, une IA utilisable et des douzaines d'outils d'aide à la décision, ClickUp est un outil de gestion de projet modèles de gestion de projet clickUp est l'outil idéal pour l'ensemble du cycle de vie d'un projet.
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