Gestion de projet de site web : Un guide de l'agence avec des modèles

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En tant qu'agence, créer et assurer la maintenance des sites web de vos clients relève du numéro de jonglage. Vous devez gérer les contributions du client et des membres de votre équipe interne, tels que les développeurs, les concepteurs et les rédacteurs. Le suivi du travail de tant de groupes peut sembler insurmontable, voire impossible.

Les dysfonctionnements surviennent souvent lorsque le flux de travail de chaque équipe est interrompu par des changements constants d'outils afin de collaborer avec d'autres équipes. Et pour les chefs de projet en gestion de projet, il est difficile d'identifier ces dysfonctionnements.

Il est même difficile d'avoir une idée de l'avancement du projet, car chaque élément est cloisonné dans les outils des différents services.

La bonne nouvelle ?

Il existe des moyens de simplifier et d'organiser votre processus afin de fournir à vos clients des sites web de haute qualité grâce à des tactiques efficaces de gestion de projet. Dans ce guide, vous trouverez des outils, des modèles et des conseils pour livrer les projets web de vos clients dans les délais et dans les limites du budget, et sans vous arracher les cheveux.

Qu'est-ce que la gestion de projet web ?

La gestion de projet web consiste à planifier, créer et contrôler la résilience et la réussite d'un site web, d'une page d'accueil ou d'une fonctionnalité nouvellement créée (ou remaniée).

Comme pour tout autre travail client, la gestion de projet web nécessite une allocation réfléchie des ressources. Un bon chef de projet équilibrera les différentes tâches liées au site web ( audits SEO, processus d'assurance qualité, vérification des bugs, etc.) entre les membres de l'équipe afin de s'assurer qu'aucun collaborateur n'est surchargé ou sous-utilisé.

La gestion de projet de conception web exige également des chefs de projet qu'ils répartissent le budget du projet entre les différentes tâches et prévoient une marge pour les dépenses imprévues. Une agence type inclura les éléments suivants dans son service de gestion de projet de site web :

Méthodologies de gestion de projet web

Avant de vous lancer dans des projets de sites web pour vos clients, vous et les membres de votre agence devez réfléchir à la manière dont vous souhaitez aborder le travail. Pour faciliter la tâche de toutes les personnes impliquées, il est judicieux d'utiliser une méthodologie de gestion de projet adaptée aux besoins de vos équipes et de vos clients.

Par exemple, souhaitez-vous collaborer fréquemment avec des ajustements sur place, ou préférez-vous achever le travail en suivant un échéancier de projet clair avec des contributions occasionnelles ?

Déterminez la méthodologie de gestion de projet la mieux adaptée à votre équipe et à vos clients en tenant compte de ces deux processus courants :

La méthodologie Waterfall

Nommée d'après son apparence lorsqu'elle est présentée sous forme de diagramme de Gantt, la méthodologie de gestion de projet en cascade est l'approche traditionnelle de la gestion de projet web. Elle suit un processus de gestion de projet linéaire dans lequel les membres de l'équipe achevent une seule partie du projet à la fois.

Les agences de gestion de projet web qui suivent cette méthodologie s'efforcent de rendre leurs tâches aussi parfaites que possible avant de les transmettre à l'équipe suivante ou au client. Une fois que la tâche ou le projet passe à la phase suivante, l'équipe de projet valide les modifications apportées à la phase précédente.

En termes de méthodologies de gestion de projet, celle-ci fonctionne mieux pour les clients qui comprennent clairement leurs objectifs et ont une vision claire de ce qu'ils veulent accomplir. L'agence et le client conviennent d'un budget et d'un échéancier prédéterminés avant le début du projet, ce qui laisse peu de place à l'adaptation en cours de route.

Les équipes de gestion de projet de développement web achevent généralement la majeure partie du travail avant d'obtenir les commentaires du client, ce qui laisse très peu de marge de manœuvre pour faire évoluer le projet.

Comme chaque équipe perfectionne son travail à chaque étape, plutôt que de répéter les mêmes idées, les projets de sites web en cascade peuvent prendre un certain temps à achever. Certains diront que cette méthodologie n'est pas réaliste, car les projets créatifs évoluent souvent au fur et à mesure de leur développement. Les équipes qui préfèrent une approche plus flexible utilisent souvent une méthodologie agile.

Bonus : outils de conception web

La méthodologie agile pour la gestion de projet web

Le développement web agile repose entièrement sur la flexibilité des équipes de projet et des chefs de projet. Les équipes des agences qui suivent cette méthode travaillent simultanément dans le cadre de cycles courts appelés sprints. Elles font évoluer le produit au fur et à mesure et recueillent les commentaires des clients entre chaque itération du produit afin de les appliquer au sprint suivant.

Le développement agile vise à fournir rapidement de la valeur ajoutée au client et à perfectionner le produit au fil du temps, plutôt que de livrer un produit final unique et entièrement achevé avant sa mise sur le marché. Cette méthode de gestion de projet permet aux équipes de produire des mises à jour en temps opportun et de rester pertinentes face à l'évolution des besoins du marché.

Les sprints durent généralement entre deux semaines et un mois. Cette méthode de gestion de projet peut sembler folle si vous êtes habitué à des projets de sites web qui prennent entre 6 et 12 mois.

Cependant, de nombreuses équipes agiles apprécient cette méthodologie, car elle décourage l'attachement aux idées. Elle incite également les équipes de projet à découvrir des concepts et des solutions originaux. Les équipes agiles utilisent généralement des modèles agiles pour les sprints, ce qui leur fournit une base solide sur laquelle s'appuyer et permet aux équipes de rester étroitement alignées tout au long du projet.

Agile reste le système de gestion de projet préféré.

La méthodologie agile est rapidement devenue la préférée des équipes de gestion de projet de développement web et des développeurs en général depuis sa création en 2001 dans le Manifeste Agile. En effet, un rapport de Digital. ai montre que 94 % des développeurs utilisent des méthodologies agiles.

Celles-ci s'appliquent à de nombreux cadres de développement traditionnels tels que Scrum, Kanban, Lean, Extreme Programming (XP), Feature Driven Development (FDD), Crystal, etc. Dans le même rapport, 54 % des personnes interrogées ont déclaré que la plupart ou la totalité des équipes de leur organisation, y compris celles chargées du développement web, utilisaient la méthode agile.

Ce processus de développement web repose largement sur les commentaires des clients et l'expérimentation. La méthode agile tend à fonctionner mieux pour les clients qui ont des objectifs flexibles et qui sont disposés à partager fréquemment leurs commentaires.

Les équipes et les managers de projet s'appuient sur une collaboration conceptuelle pour itérer avec le client afin de trouver des solutions sur mesure.

Les 9 phases de la gestion de projets de sites web pour les clients

Quelle que soit la méthode utilisée, la gestion de projet web pour les clients comprend généralement 9 étapes. Partagez ces phases avec votre équipe interne de développement web et vos clients afin de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde tout au long du projet.

La collaboration dans un logiciel de gestion de projet est le moyen le plus simple pour les équipes interfonctionnelles et les chefs de projet de garantir le bon déroulement des projets de site web.

1. Recherche sur la conception du site web

La recherche en matière de conception web commence par l'étude du produit et du secteur d'activité de votre client. Chaque service a probablement ses propres priorités en fonction de sa spécialité pendant cette phase, mais c'est votre équipe marketing qui doit diriger la recherche.

Voici quelques exemples de recherche dans le cadre d'un projet de site web :

Une fois ces informations recueillies, demandez à votre chef de projet de les rassembler dans un rapport unique et concis. Ce document servira de point de départ à la collaboration entre les équipes, car votre processus de gestion de projet web et l'ensemble de l'équipe développeront une vision unique du projet.

Le rapport permet aux chefs de projet de déterminer les fonctions clés, les livrables du projet et les budgets pour le projet de site web du client.

2. Créez une proposition de projet et obtenez l'accord du client

Sur la base de vos recherches, les chefs de projet doivent travailler avec votre équipe de conception web pour rédiger la proposition de projet de site web. Ce document doit inclure le positionnement du produit, les principales fonctions du site web, l’échéancier, les jalons importants de chaque phase de développement et le budget nécessaire pour satisfaire les attentes des utilisateurs et atteindre les objectifs du client.

Il est également utile d'inclure un tableau d'ambiance dans votre présentation afin de vous aligner avec le client sur la direction créative et technique. Le tableau d'ambiance doit comporter des exemples de thèmes, de couleurs et d'éléments de conception pour le site web.

Les clients approuvent vos recommandations et votre budget, mais soyons réalistes. Il y aura des allers-retours autour des souhaits de votre client. Renforcez la confiance de vos clients dans vos conseils en étayant la proposition de votre projet avec vos données de recherche.

Les chefs de projet doivent documenter les livrables du projet. Cela inclut les tarifs et les conditions générales convenus dans votre contrat. C'est essentiel pour la gestion de projet web, car cela sert de référence pour minimiser les dérives du projet à mesure que les choses évoluent, afin que les équipes soient alignées.

Une fois que vous avez obtenu l'accord sur la proposition de projet, fixez un budget et désignez un responsable interne pour chaque livrable de la gestion de projet web. Une fois que les choses sont en marche, votre agence doit suivre le plan à l'aide d'un logiciel de gestion de projet.

Il existe de nombreuses options en matière de logiciels de gestion de projet, mais avec l'augmentation du nombre d'équipes travaillant sur une seule et même plateforme, vous avez besoin d'un logiciel qui relie tout le monde et favorise la collaboration.

OBTENEZ DES RÉSULTATS ENSEMBLE Les outils de gestion de projet tels que ClickUp proposent des fonctionnalités de gestion des tâches, des tableaux de bord de rapports en temps réel, le suivi du temps, l'allocation budgétaire, le partage de connaissances et même des fonctionnalités de glisser-déposer pour rendre les équipes vraiment efficaces.

3. Construisez la structure et le design du site web

Maintenant que tout le monde est sur la même longueur d'onde concernant les livrables spécifiques du site web, il est temps de commencer à construire le site de votre client ! Les équipes chargées de l'interface utilisateur (UI) et de l'expérience utilisateur (UX) de votre agence lanceront le processus en élaborant la structure et la conception du site web.

Plan du site

Tout comme la construction d'une maison commence par un plan qui définit la disposition, un site web commence par un plan du site structurel. L'ingénieur UI de votre agence créera le plan du site, en planifiant soigneusement la structure de base de la navigation et la hiérarchie des informations pour le reste de l'équipe de gestion de projet du site web.

Le plan du site définira les connexions entre les pages et le contenu du site de votre client. Par exemple, un plan de site peut indiquer comment la page d'accueil comporte un onglet de navigation principal qui mène à une section « À propos ».

Il peut également définir les sous-pages que comprendra la section « À propos », comme une sous-page consacrée à l'histoire de l'organisation, aux profils du personnel et une page de contact. Mais un chef de projet a besoin d'un logiciel de gestion de projet adapté pour s'assurer que les ingénieurs et les concepteurs sont sur la même longueur d'onde.

VISUALISEZ-LE EN ÉQUIPE Les tableaux blancs sont incroyablement efficaces pour permettre aux équipes de gestion de projet web de collaborer, de détailler et, au final, de visualiser ensemble le site web. Attribuez facilement des tâches, identifiez les parties prenantes ou travaillez simultanément dans les tableaux blancs ClickUp.

Wireframes

Si le plan du site est le plan structurel, les maquettes fonctionnelles sont comme les maquettes d'un architecte d'intérieur. Le concepteur UX de votre agence se chargera de créer ces maquettes de conception de site web.

Les maquettes fonctionnelles du site web définissent la disposition visuelle et la conception du site ainsi que ses fonctions clés. Par exemple, la conception de la maquette fonctionnelle indiquera l'emplacement des boutons de navigation et des boutons CTA, les couleurs utilisées et l'apparence des menus déroulants.

Les wireframes aident un certain nombre de personnes tout au long du processus de gestion de projet et de création d'un projet de site web :

Obtenez toujours l'accord du client avant que les projets de conception web ne passent l'étape du wireframe afin que les équipes ne passent pas un nombre incalculable d'heures sur du travail inutile.

4. Passez en revue la structure et la conception web avec le client

La réunion de révision avec le client est l'occasion de lui présenter le plan du site et les maquettes fonctionnelles, et de confirmer que votre équipe a correctement interprété les livrables du projet. Une gestion de projet réussie garantit que toutes ces étapes s'enchaînent harmonieusement.

En fonction des termes de votre contrat, le client peut demander une nouvelle série de révisions et de vérifications. Dans ce cas, l'équipe de projet devra revenir à la phase trois (ou éventuellement à la phase deux si les modifications demandées dépassent le cadre du projet).

Après avoir apporté les modifications demandées, présentez à nouveau la structure du site web et les maquettes fonctionnelles au client pour qu'il les valide.

Documentez tout le processus de révision comme s'il s'agissait d'une toute nouvelle proposition de projet.

Les chefs de projet doivent définir les grandes lignes lors de l'étape de révision et conclure des accords avec le client afin que les membres de l'équipe n'aient pas à réviser indéfiniment les projets web. Ce processus de gestion de projet est essentiel pour éviter de dépasser le périmètre du projet ou le budget initialement prévu.

Si les demandes dépassent le cadre initial du projet, il est important de souligner les coûts supplémentaires qu'elles entraînent. Montrez visuellement à vos clients où les demandes risquent de perturber (ou ont déjà perturbé) le calendrier du projet à l'aide d'un outil de gestion de projet détaillé.

5. Créez les éléments de conception et de copie

Une fois les éléments structurels en place, les membres des équipes de conception graphique et de rédaction peuvent étoffer les éléments créatifs des maquettes fonctionnelles. Une gestion de projet réussie commence par la définition d'exigences détaillées pour les projets web complexes.

Les membres de l'équipe de conception graphique doivent créer tous les éléments visuels nécessaires à la conception du site, tels que :

Les facteurs essentiels à prendre en compte pour tous les éléments de conception sont le profil démographique du public et l'identité de la marque. Les éléments de conception sont tout aussi importants que les mots utilisés pour transmettre le message de la marque.

Les éléments visuels doivent être clairs et attrayants pour inciter l'utilisateur à s'arrêter et à s'intéresser au contenu, en particulier pour les utilisateurs mobiles qui font défiler rapidement les pages. Votre processus de gestion de projet web doit utiliser les outils appropriés pour annoter ces modifications ou éléments de conception spécifiques.

Permettez aux concepteurs web de communiquer facilement entre eux grâce à des annotations, des commentaires attribués, etc. Le logiciel de gestion de projet web ClickUp aide les équipes à gagner en efficacité en réduisant le stress lié au fait de se demander ce qui a été demandé précisément et par qui.

Vient ensuite l'équipe de rédaction, qui passera en revue les maquettes fonctionnelles et remplira le contenu de chaque élément, comme les champs de texte et les boutons. Les chefs de projet doivent s'assurer que les membres de l'équipe de rédaction respectent le ton et le style de la marque et suivent les bonnes pratiques en matière de référencement naturel (SEO) sur page. Cela permet aux moteurs de recherche d'indexer facilement le site web.

Lorsque les moteurs de recherche peuvent facilement indexer le site web, celui-ci aura plus de chances d'apparaître en tête des résultats de recherche (SERP) pour les mots-clés pertinents.

6. Développez le site web

Maintenant que la structure et la conception sont en place, l'équipe de développement de votre agence peut enfin se mettre au travail pour concrétiser le site web du client ! Voyez-vous enfin le processus efficace de gestion de projet se mettre en place ?

Nous l'espérons ! Car désormais, l'équipe de développement, qui est généralement divisée en deux groupes, peut se spécialiser dans les différentes parties du site web.

Si votre équipe est plus petite, vous pouvez faire appel à un développeur polyvalent, appelé « développeur full-stack », qui se chargera à la fois du front-end et du back-end du site web.

L'équipe de développement commencera à construire le site dans ce qu'on appelle un « environnement sandbox ». L'équipe de développement peut essayer différents plugins, intégrations logicielles et dépendances dans l'environnement sandbox afin de trouver les meilleures solutions et fonctions.

Pour que le développement avance, votre équipe de gestion de projet web aura besoin d'un plan clair et de responsables pour chaque aspect du projet. De plus, chaque tâche et chaque responsable doivent être définis par les chefs de projet dans des outils de gestion de projet qui centralisent la communication.

Cela aide le chef de projet à suivre le budget, les dates d'échéance et les livrables pour l'ensemble du processus de gestion de projet web.

7. Testez le site web

Une fois que le site web est dans sa version finale, il est prêt à être transféré vers un site de test protégé par mot de passe. Dans l'environnement de test, l'équipe de développement peut tester ses fonctions clés sans impact sur le site en ligne.

Les chefs de projet doivent s'assurer que leurs équipes de développement effectuent d'abord des tests de liens, des tests de bogues entre navigateurs et des tests de sécurité. À partir de là, l'équipe UX peut effectuer ses tests, tels que :

Ces tests sont un peu compliqués à réaliser, vous devrez donc peut-être faire appel à un prestataire externe pour vous fournir de l'assistance. Mais ils devraient tout de même s'intégrer à votre outil de gestion de projet préféré.

Ces tests de développement et d'expérience utilisateur aideront votre agence à identifier les moyens de renforcer le site du client et de le configurer pour qu'il soit très performant. Les chefs de projet auront intérêt à encourager un test de vitesse pour voir si vous devez compresser certains fichiers image. Le suivi des mouvements oculaires peut révéler que les CTA devraient être déplacés vers une autre partie de la page.

8. Révision finale par le client

Une fois que votre équipe interne a finalisé le site web, il est temps pour les chefs de projet d'obtenir l'accord final du client. Avant la réunion avec le client, envoyez-lui un lien vers le site de test afin qu'il puisse l'examiner et dresser une liste de ses questions ou préoccupations.

Rencontrez ensuite le client pour lui expliquer la valeur ajoutée de chaque élément du site et répondre à ses questions. Si le client demande des modifications, achevez les révisions et renvoyez-les-lui pour une dernière révision.

Une fois que le client a approuvé la version finale, convenez d'une date de lancement.

RÉVISIONS DE LA CARTE À EXAMINER ClickUp Cartes mentales aide les équipes de conception et de développement à organiser et à planifier les projets de sites web, les idées ou les tâches existantes dans un échéancier visuel très détaillé. Établissez facilement des relations entre les tâches de votre site web afin de garantir à vos clients la meilleure expérience possible lors de la livraison d'un site nouveau ou remanié.

9. Lancez le site web !

Lorsque le site reçoit l'approbation finale de votre client, il est temps de se préparer pour la date de lancement ! Il ne reste plus que quelques étapes finales à achever par l'équipe de développement et ses chefs de projet avant le lancement :

Et voilà, vous avez créé un site web à partir de zéro.

7 modèles gratuits et utiles pour la gestion de projet web

Les chefs de projet ont toujours besoin de moyens pour être plus efficaces et collaborer davantage avec les équipes de développement web et les clients. Alors pourquoi ne pas utiliser un modèle de gestion de projet pour accélérer les processus d'organisation et de planification ?

Voici nos sept modèles préférés pour la gestion de projet web :

1. Modèle de gestion de contenu ClickUp

Les chefs de projet peuvent facilement attribuer chaque demande de contenu au processus approprié, ce qui garantit que vos parties prenantes ou les propriétaires de tâches ne négligeront aucun détail. Cette fonctionnalité est essentielle lorsque vous répartissez les tâches de contenu entre vos équipes au sein de l'agence.

De plus, le modèle de gestion de contenu ClickUp aide les chefs de projet à tout consigner afin d'éviter les goulots d'étranglement et de planifier les dérives de périmètre à mesure que de nouvelles demandes apparaissent. Il offre également une vue d'ensemble grâce à la fonctionnalité d'affichage du Calendrier, afin que tout le monde soit à jour.

2. Modèle de tableau blanc pour plan du site ClickUp

Il ne fait aucun doute qu'il peut être très difficile de créer un nouveau site web à partir de zéro. L'un des aspects les plus difficiles de la gestion de projet web consiste à comprendre et, surtout, à planifier le plan du site.

Utilisez le modèle de plan du site de ClickUp comme guide pour organiser les pages d'accueil, les expériences utilisateur et les thèmes du site que vous devez inclure. Ne commencez pas votre plan du site à partir d'un écran vierge, mais utilisez plutôt ce modèle pour commencer à planifier sur la fonctionnalité Tableau blanc simple et très visuelle de ClickUp.

3. Modèle d'équipe PMO ClickUp

Le modèle d'équipe PMO permet aux chefs de projet de décomposer les projets en 14 statuts personnalisables et six vues différentes pour une optimisation maximale de votre processus de gestion de projet web.

Ce modèle est idéal pour les équipes qui souhaitent donner un aperçu clair des livrables, des statuts et de la portée globale du projet afin de suivre et de gérer facilement les tâches.

4. Modèle de gestion agile Scrum ClickUp – Affichage Tableau blanc

Pour les chefs de projet qui recherchent une approche intuitive et visuelle de la gestion de projet agile, ce modèle est le point de départ idéal. Donnez à votre équipe les ressources nécessaires pour ajouter des informations afin de pouvoir facilement réorienter les membres de l'équipe en fonction des exigences de votre projet web spécifique.

Voici la bonne nouvelle concernant ce modèle : nous facilitons la mise en œuvre d'un flux de travail agile de base en quelques minutes seulement. Et si vous recherchez quelque chose de plus sophistiqué, vous pouvez toujours utiliser ce modèle pour des flux de travail agiles complexes.

L'utilisation de la vue Tableau blanc dans le modèle de gestion de projet agile Scrum de ClickUp permet aux chefs de projet de connaître le flux de travail exact pour hiérarchiser les demandes et les tâches, tout en organisant avec succès les sprints, la conception web et les réunions de développement.

5. Modèle ClickUp pour la portée du travail sur un site web

Le glissement de périmètre peut sembler inévitable pour les chefs de projet, mais pour votre prochain projet de site web, commencez par tout documenter dans le modèle de périmètre de travail ClickUp. Cela vous aidera à aligner toutes les tâches de votre agence sur les attentes de vos clients.

Aidez vos clients à comprendre ce que vous faites précisément et le prix associé. De plus, il est facile d'attribuer des commentaires aux utilisateurs dans ClickUp Docs, ce qui permet de trouver rapidement ce dont vous avez besoin pour passer à la phase suivante sans nuire à la collaboration de l'équipe.

6. Modèle de plan de projet de conception de site web ClickUp

Le modèle de plan de projet de conception de site web de ClickUp sert de journal pour toutes les actions entreprises tout au long du développement d'un site web. En attribuant tout à l'un des propriétaires de processus appropriés, vous vous assurez que rien n'est oublié.

Utilisez la vue Tableau Kanban ou planifiez toutes vos tâches de conception de site web dans la vue Liste. Avec ClickUp, vous avez le choix entre plus de 15 vues que vous pouvez personnaliser afin que notre plateforme de gestion de projet fonctionne exactement comme vous le souhaitez.

7. Modèle de suivi des bugs et des problèmes de ClickUp

Personne ne souhaite lancer un site web pour se rendre compte qu'il comporte une liste interminable de bugs à corriger. Utilisez le modèle de suivi des bugs et des problèmes ClickUp pour vous assurer que tout est enregistré, surveillé et correctement délégué aux développeurs dans un seul outil de gestion de projet.

ClickUp : la meilleure application de gestion de projet web pour votre équipe

Vous vous dites peut-être que « c'est plus facile à dire qu'à faire », surtout si vous gérez les projets de sites web de vos clients à l'aide de plusieurs outils disparates. Le fait est que lorsque les chefs de projet travaillent avec un logiciel collaboratif tel que ClickUp, la gestion d'un projet de réussite est aussi simple que d'ouvrir votre application ClickUp.

Lorsque vous utilisez ClickUp comme plateforme de gestion de projet, vous pouvez facilement :

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