On pourrait penser que janvier est le mois idéal pour se fixer des objectifs, dans l'effervescence d'une nouvelle année. Cependant, beaucoup d'entre nous qui travaillons avons la chance de revivre cette excitation trois fois de plus au début de chaque trimestre fiscal. 🎉
Certes, cela peut sembler un peu angoissant sur le papier, mais y a-t-il quelqu'un d'autre qui aime secrètement planifier ses nouveaux objectifs ?
Si vous avez répondu oui à cette question, alors nous sommes du même genre. 🥲💜
Le fait de se fixer de nouveaux objectifs peut être une expérience très valorisante. Il y a quelque chose dans le fait de se fixer et d'atteindre des objectifs qui semble naturel et tout simplement « bon ».
De plus, un mélange d'objectifs personnels et professionnels est également nécessaire pour réussir dans des carrières en constante innovation, comme la gestion de projet.
Nous avons rassemblé ici les outils et conseils dont vous avez besoin pour définir et atteindre vos prochains objectifs en matière de gestion de projet. Vous trouverez également des objectifs détaillés spécifiques aux chefs de projet pour bien démarrer votre trimestre, ainsi que quelques modèles pratiques !
⏰ Résumé en 60 secondes
- Les objectifs de gestion de projet fournissent une orientation, permettent aux équipes de rester alignées et favorisent la réussite des projets.
- Définir des objectifs SMART garantit qu'ils sont spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps, pour plus de clarté et une meilleure exécution.
- Les types d'objectifs de gestion de projet comprennent la portée, le temps, le coût, la qualité, les risques et la gestion des parties prenantes afin de couvrir tous les domaines clés.
- Une définition claire des objectifs aide les équipes à rester concentrées, à améliorer leur collaboration et à suivre efficacement leur progression.
- L'alignement des objectifs sur ceux de l'entreprise garantit que les projets contribuent à la réussite globale de l'entreprise.
- Les défis courants comprennent des objectifs peu clairs, des attentes irréalistes et un manque de suivi, mais ils peuvent être surmontés grâce à des stratégies appropriées.
- ClickUp aide les équipes à définir, suivre et atteindre leurs objectifs de projet grâce à des fonctionnalités telles que les Objectifs, les tableaux de bord et les modèles personnalisés.
- L'utilisation des outils de définition d'objectifs de ClickUp permet aux équipes de rester organisées et productives tout au long du cycle de vie du projet.
Pourquoi définir des objectifs et des objectifs en matière de gestion de projet ?
Vous disposez d'une feuille de route pour votre projet. Cela devrait suffire, non ? Pas tout à fait.
Votre feuille de route peut tracer la voie vers le lancement réussi d'un projet, mais ce sont les étapes intermédiaires qui font toute la différence, en particulier lorsqu'il s'agit de vos objectifs de développement professionnel.
Avant de commencer, nous avons une petite mise en garde. Dans cet article, nous allons utiliser les termes « objectifs » et « buts » de manière interchangeable. Vous aviez peut-être auparavant des définitions distinctes pour ces mots, mais dans le contexte de cet article, ils sont synonymes.
Ouf, nous sommes heureux d'avoir réglé cette question. Passons maintenant aux choses sérieuses. 🤓
La gestion de projet est passionnante car elle est variée et permet aux chefs de projet d'apprendre quelque chose de nouveau presque chaque jour. Fixer des objectifs vous aide à suivre l'évolution des tendances et, au final, à livrer un produit qui fera le bonheur de vos parties prenantes.
Établir des objectifs en matière de gestion de projet est un excellent moyen d'améliorer la qualité de vos projets, mais c'est aussi, par extension, un excellent moyen de vous améliorer vous-même ! En alignant vos propres objectifs de gestion de projet sur l'orientation générale de votre entreprise, vous vous engagez à assurer votre réussite future.
En plus de vous améliorer, planifier les objectifs clés que vous souhaitez atteindre dans chaque projet à venir est un excellent moyen de rester motivé, de vous démarquer, de mesurer votre progression et de vous préparer pour l'avenir. Mais ce n'est pas tout !
Il existe une autre raison (très sérieuse !) pour laquelle vous devriez consacrer davantage de temps à vos objectifs de gestion de projet. 😳
Les chefs de projet sont également confrontés à de nouveaux défis avec l'essor du télétravail et du travail indépendant. Il est donc d'autant plus important de définir des objectifs clairs et SMART pour anticiper les changements potentiels à venir.
Les équipes les plus aptes à faire face au changement sont celles qui sont les plus disposées à s'adapter et à définir les objectifs clés de leur projet dès le départ.
Heureusement, ClickUp est là pour vous aider. 🙂
Les ingrédients d'un excellent objectif de gestion de projet
Chez ClickUp, nous sommes de grands adeptes des objectifs SMART, et les objectifs de gestion de projet les plus efficaces partagent cette qualité !
Petit rappel : les objectifs SMART doivent être votre fil conducteur dans la définition de vos objectifs. Ils sont définis comme étant spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps.
- Plus précisément, votre objectif répondra aux questions quoi, qui, quand, où, pourquoi et lequel dans le cadre d'un plan d'action détaillé.
- Vous disposerez d'un ensemble défini d'indicateurs pour mesurer la progression et connaître les compétences ou les outils nécessaires pour y parvenir.
- Votre objectif sera également pertinent pour vous ! Cela signifie qu'il correspondra à votre développement de carrière ou à vos objectifs personnels à long terme.
- Enfin, il est assorti d'une échéance afin de mettre fin à toute habitude de procrastination.
Les objectifs SMART en matière de gestion de projet peuvent être à court terme ou à long terme, et de nombreux objectifs à long terme peuvent être divisés en jalons plus faciles à gérer.
Nous partagerons des exemples des deux types et tout ce qui se trouve entre les deux ! Y compris quelques habitudes de travail saines supplémentaires qui peuvent avoir un impact important sur votre cheminement vers de nouveaux sommets.
8 objectifs recommandés pour les chefs de projet en gestion de projet
Cette liste combine des objectifs à court et à long terme, mais ce sont des objectifs que vous pouvez vous fixer à plusieurs reprises. Pour chaque nouveau projet, utilisez la même logique SMART pour mesurer votre progression sur une longue période, en utilisant ces objectifs comme référence.
Vous pouvez également travailler sur tous ces objectifs en parallèle ! L'ordre de la liste a été établi de manière à ce que chaque objectif s'appuie sur le précédent, mais si vous êtes un chef de projet expérimenté, n'hésitez pas à passer d'un objectif à l'autre comme bon vous semble. 🚀
1. Améliorer la communication et la collaboration
Il s'agit peut-être d'un objectif à court terme, mais il s'inscrit dans le long terme. Même si nous n'avions pas suggéré d'améliorer la communication et la collaboration comme priorité absolue, cet objectif aurait probablement quand même sa place dans votre groupe, car une bonne communication nécessite des efforts constants !
Maintenant, si vous vous demandez : « Mais si je dois toujours travailler sur la communication, alors l'objectif n'est-il pas illimité dans le temps et donc pas SMART ? »
Non, cela reste SMART.
Définissez clairement et de manière réfléchie ce que vous entendez par « amélioration » dans ce domaine, en vous appuyant sur vos projets passés ou vos défis récents. Pouvez-vous désormais remonter à la source des malentendus ?
Cela vient peut-être du fait qu'il y a trop de canaux de communication. Par exemple, Susan adore les e-mails, mais Jimmy préfère Slack, et vous préférez mettre le sujet en suspens jusqu'à ce que tout le monde puisse en discuter sur Zoom lundi.
J'espère sincèrement que ce n'est pas votre situation actuelle. 👀
Conseil de pro : identifiez les points faibles et commencez à élaborer une solution par écrit que l'équipe du projet pourra suivre et consulter.
Le modèle de rapport de matrice de communication de ClickUp vous aide, vous et votre équipe, à :
- Éliminez les efforts redondants et rationalisez les processus pour une efficacité maximale.
- Map visuellement qui communique avec qui et à quelle fréquence.
- Identifiez les éventuels problèmes de communication afin de vous assurer que tout le monde est au courant.
Votre équipe sait désormais quand, où et comment communiquer entre ses membres.
Tout en gérant l'équipe, orientez la discussion en encourageant une communication ouverte et la collaboration au sein de l'équipe. Veillez tout particulièrement, pour les équipes de projet à distance, à ce que personne ne se sente isolé. Mettez en place une politique de « porte ouverte » pour répondre aux questions, aux besoins et aux commentaires.
Conseil de pro pour les chefs de projet : si vous encouragez votre équipe à établir des connexions et à partager de nouvelles idées, assurez-vous d'être également prêt à les écouter.
📮ClickUp Insight : 83 % des travailleurs du savoir utilisent principalement les e-mails et les chats pour communiquer avec leur équipe.
Selon une étude menée par ClickUp, une communication fragmentée, impliquant des messages dispersés sur plusieurs canaux, nuit à la productivité. Pour éviter les changements inutiles de plateforme et la communication cloisonnée, essayez ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail.
2. Améliorer la productivité et les performances
Cet objectif de gestion de projet fait office à la fois d'objectif à court terme et à long terme !
La manière dont vous mettrez en œuvre cet objectif dépendra des pratiques actuelles de votre entreprise, mais tout dépendra en fin de compte de la façon dont vous mesurez la productivité et les performances.
Passez en revue vos projets, tâches, jalons et échéanciers passés : respectez-vous systématiquement vos délais ? Si ce n'est pas le cas, pouvez-vous identifier les causes potentielles de vos faibles performances?
Les goulots d'étranglement et les obstacles sont parfois totalement hors de votre contrôle, mais il n'est jamais inutile de procéder à un audit complet de la charge de travail de votre équipe et du rythme de vos projets. Cela peut vous permettre de découvrir de nouveaux domaines à améliorer que vous n'aviez pas remarqués auparavant.
Conseil de pro : investissez dans un outil de productivité capable de gérer le suivi du temps, les rapports en temps réel, les délais et les flux de travail de l'équipe !
Utilisez ces modèles d'évaluation des performances!
Par exemple... 👀
Les fonctionnalités flexibles de suivi du temps de ClickUp vous aident à vous concentrer sur votre travail grâce à un chronomètre global, des estimations de durée et des rapports détaillant le temps passé par tâche. De plus, avec l'extension Chrome de ClickUp, vous pouvez même suivre le temps que vous passez en dehors de ClickUp et obtenir une vue d'ensemble de votre charge de travail depuis n'importe où sur le web.
Vous pouvez ensuite aller plus loin dans la gestion du temps grâce à la vue unique « Charge de travail » de ClickUp, qui vous permet de comparer l’estimation de durée pour vos tâches avec le temps dont vous disposez dans votre semaine.
C'est un excellent moyen de structurer vos journées et de vous assurer que tout le monde sait sur quoi travailler.
3. Atteindre les objectifs du projet dans le respect des contraintes imposées
Même s'il peut être enthousiasmant de se fixer de nouveaux objectifs, veillez à ne jamais perdre de vue la situation dans son ensemble ! L'objectif, la portée, le calendrier, la qualité et le budget de votre projet doivent être respectés.
Réaliser vos projets dans les délais et le budget impartis sont les deux exigences les plus importantes en tant que chef de projet. Le non-respect des délais, les retards et les dépassements de budget affectent non seulement votre réputation en tant que chef de projet, mais peuvent également avoir un impact sur la rentabilité de votre produit et, en fin de compte, sur votre entreprise.
Conseil de pro : des logiciels tels que ClickUp vous fournissent les outils dont vous avez besoin pour rester sur la bonne voie et atteindre vos objectifs. Les tableaux de bord ClickUp vous fournissent des mises à jour en temps réel pour vous permettre de toujours garder une vue d'ensemble.
Considérez les tableaux de bord ClickUp comme votre base de référence pour développer des sprints, équilibrer les ressources et suivre la progression. Mais ce qui est vraiment génial avec les tableaux de bord, c'est que vous pouvez en créer un pour pratiquement n'importe quel scénario. Obtenez instantanément des informations sur la progression réalisée en fonction des objectifs, des jalons, des tâches, du temps, de l'activité, etc.
Avec plus de 50 cartes pour personnaliser la présentation de vos réussites, les tableaux de bord ClickUp sont un excellent outil pour faire des présentations aux parties prenantes.
Bonus : indicateurs clés de performance (KPI) en gestion de projet!
4. Restez proactif pour atténuer les risques à l'avance
En d'autres termes, ayez toujours un plan de secours.
Prendre du retard sur un projet peut parfois être indépendant de votre volonté et arrive à tout le monde. Conservez votre avantage concurrentiel et imposez-vous comme un leader proactif en mettant en place un processus qui vous permettra d'avancer lorsque les choses ne se passent pas comme prévu.
Conseil de pro : les diagrammes de Gantt dans ClickUp peuvent mettre en évidence les obstacles et les dépendances afin que vous puissiez les surmonter à l'avance !
Le modèle de diagramme de Gantt simple de ClickUp vous permet de vous organiser rapidement pour suivre votre projet et vos échéances.
La mise en place de plans d'urgence peut vous aider à rester sur la bonne voie, même en cas de contretemps.
Réfléchissez avec votre équipe aux risques, aux obstacles et aux résultats que vous pourriez rencontrer dans le cadre de votre feuille de route pour le projet. Apportez les ajustements nécessaires à l'étape de planification afin de garder une longueur d'avance et d'éviter les écueils potentiels.
Pour la planification de projets à long terme, conservez un document, un modèle ou une tâche d'évaluation des risques afin de revenir sur la manière dont les risques ont été gérés dans les projets récents et d'en tirer des enseignements pour l'avenir.
Conseil de pro : familiarisez-vous avec les outils de gestion des risques et les modèles de registre des risques.
5. Acquérir une compréhension stratégique des objectifs de l'entreprise et mettre en œuvre des initiatives similaires
La mise en œuvre de cet objectif à long terme peut vous aider à mener à bien des projets à fort impact et à jouer un rôle plus important dans les succès futurs de l'entreprise. Considérez cela comme un signe pour sortir de votre zone de confort habituelle et créer des initiatives qui contribuent à la réalisation des objectifs plus larges de l'entreprise !
Connaître les objectifs généraux de votre entreprise et pourquoi ils sont importants peut vous aider à définir vos propres objectifs en matière de gestion de projet et à prendre des décisions plus stratégiques concernant vos projets.
Il a été constaté que 30 % des bénéfices escomptés d'une entreprise proviennent de la mise en œuvre d'un nouveau projet, et environ 70 % de ces bénéfices proviennent de la mise en place d'un processus visant à responsabiliser les personnes et d'un système permettant de faire connaître les avantages à long terme d'un projet.
En gros, cela vous aidera à comprendre l'impact de la réussite de votre projet sur l'ensemble de l'entreprise.
6. Gérez les attentes des parties prenantes
Les parties prenantes constituent le système d'assistance de votre organisation ; vous pouvez même les considérer comme les sponsors de votre projet.
En tant que chef de projet, vous devrez les tenir informés à chaque jalon et tenir compte de leurs commentaires, car, croyez-le ou non, eux aussi ont leurs propres objectifs personnels ! Pour atteindre cet objectif, vous devrez améliorer la transparence sur la progression de votre projet, la visibilité sur les efforts de l'équipe et mettre tout le monde sur la même longueur d'onde dès que possible.
Nous vous suggérons de commencer par un modèle de revue ! Incluez un résumé de la situation générale, les mises à jour depuis la dernière revue, les questions éventuelles, les besoins supplémentaires, etc. Disposer d'un outil de gestion de projet (comme ClickUp !) permettant de créer des tableaux de bord et d'obtenir instantanément des informations actualisées sur votre projet vous sera également d'une grande aide.
Au-delà de la transparence, vous souhaiterez également créer un processus standardisé pour obtenir l'approbation, les commentaires et la communication de vos parties prenantes. 🙂
Conseil de pro : le modèle d'analyse des parties prenantes de ClickUp simplifie la gestion des parties prenantes et garantit la réussite du projet. Il aide les équipes à évaluer le pouvoir, l'influence et l'intérêt des parties prenantes, ouvrant la voie à une communication et une collaboration efficaces.
7. Améliorez vos compétences et vos certifications, élargissez vos connaissances en gestion de projet
Pour rester à la pointe de votre secteur, n'oubliez pas que l'apprentissage est un processus continu !
Environ 51 % des organisations exigent désormais que les chefs de projet soient titulaires d'une certification en gestion de projet.
Fixez-vous comme objectif d'améliorer continuellement vos compétences grâce à des certifications, des formations et en vous tenant au courant des tendances du secteur et des outils de gestion de projet. Cela peut améliorer votre efficacité en tant que chef de projet. Tirer les leçons des projets passés et appliquer ces enseignements aux initiatives futures est la clé de la réussite à long terme.
Il existe une multitude de cours qui vous permettent d'apprendre à votre rythme et en fonction de vos contraintes personnelles. De plus, c'est un excellent moyen de montrer que vous prenez l'initiative d'innover et que vous vous responsabilisez en cherchant à vous améliorer.
Découvrez ces modèles de définition d'objectifs!
8. Maximisez vos contributions
Il s'agit d'un objectif à long terme, principalement parce qu'il faut du temps, des essais et des erreurs, ainsi que des compétences pour apprendre à faire le meilleur usage de votre rôle actuel sans vous épuiser complètement.
Développez votre influence étape par étape et voyez plus loin que vos responsabilités actuelles. Vous pourriez commencer à montrer un intérêt plus grand pour la formation des nouveaux membres de l'équipe et leur fidélisation ! Ou peut-être travaillerez-vous avec la direction pour définir de nouveaux objectifs pour l'équipe, étudier vos concurrents ou examiner d'anciens rapports de performance afin d'élaborer de nouvelles stratégies d'amélioration.
Conseil de pro : le modèle de plan de carrière de ClickUp est conçu pour vous aider à visualiser et à suivre votre progression professionnelle.
Des objectifs de gestion de projet qui ne sont peut-être pas SMART, mais qui sont intelligents
Bien que ces trois objectifs de gestion de projet ne soient pas SMART au sens défini plus haut dans cet article, ils constituent d'excellentes habitudes à garder à l'esprit et vous mèneront loin dans votre parcours de leadership !
1. Travaillez vos compétences relationnelles
Il est important d'être un atout polyvalent. Disposez d'un mélange équilibré de connaissances techniques, de connaissances en entreprise et de connaissances pratiques sur la manière de communiquer avec votre équipe, vos clients, vos parties prenantes, etc. Cela concerne également les compétences en matière de négociation et la capacité à accomplir des tâches sans brûler ses ponts.
Cela peut vous aider à éviter les conflits et à promouvoir une culture de travail collaborative et fonctionnelle !
2. Équilibrez les objectifs stratégiques et les besoins des employés
N'oubliez pas : soyez avant tout humain.
Nous avons mentionné que l'un des principaux objectifs d'un bon chef de projet est de respecter le budget du projet, ce qui implique notamment de veiller à ce que votre entreprise n'ait pas à embaucher constamment du personnel de remplacement. 👀
Sans équipe, vous n'aurez ni projet ni produit. La satisfaction des employés est importante pour maintenir l'engagement de l'équipe dans le projet, car il est dans l'intérêt non seulement des employés, mais aussi du produit, de prendre en compte leurs besoins.
Communiquez de manière transparente avec votre équipe et organisez régulièrement des sessions d'entretien individuelles afin de normaliser le retour d'information et de créer une relation entre vous et les membres de votre équipe. Montrez de l'intérêt pour leurs propres objectifs et organisez des évaluations pour les aider à célébrer les étapes franchies tout en identifiant les domaines à améliorer.
Découvrez ces modèles de propositions budgétaires!
3. Montrez l'exemple
Si vous comptez tenir votre équipe responsable de ses actions, vous devez également vous tenir responsable !
Dans les moments difficiles, demandez-vous quel type de leader vous aimeriez avoir si les rôles étaient inversés. Essayez de ne pas laisser vos sentiments personnels ou des influences extérieures modifier votre perception d'une série d'évènements, et n'oubliez pas d'examiner chaque situation sous tous les angles afin d'évaluer le type de leader dont vous avez besoin à ce moment-là.
Sachez quand déléguer, quand intervenir et quand il vaut mieux simplement écouter.
Vous êtes prêt !
La magie de ces objectifs de gestion de projet réside dans le fait que vous pouvez continuer à les appliquer à chaque nouveau projet ou au début de chaque trimestre fiscal.
N'oubliez pas : investir dans l'amélioration de la qualité de vos projets, c'est aussi investir en vous-même.
Tout est possible, mais en cas de doute, pensez SMART. Et lorsque vous serez prêt à aller plus loin dans vos objectifs de gestion de projet, créez-vous un compte ClickUp gratuit. 🥳