"Bien commencé est à moitié fait"
Grand philosophe, Aristote connaissait l'importance des débuts solides. Ce dicton intemporel s'applique à la philosophie et à toute tâche, en particulier à nos projets.
Avons-nous alloué les ressources nécessaires de manière appropriée pour le projet ? Comment gérer les contraintes budgétaires ? À faire pour établir des normes de qualité ?
De telles questions se posent souvent si vous ne parvenez pas à bien lancer votre projet. Le lancement d'un projet est l'étape la plus cruciale de tout projet.
Cependant, que vous soyez un gestionnaire de projet chevronné ou un débutant, la question de savoir comment initier un projet peut vous faire buguer. Dans cet article, nous allons vous présenter l'ABC de la phase d'initiation d'un projet, ainsi que les étapes d'une initiation efficace.
**Qu'est-ce que le lancement d'un projet ?
Le Project Management Institute (Institut de gestion de projet) divise un projet en plusieurs phases cycle de vie d'un projet en cinq étapes :
- Initiation: Définir le projet et impliquer les parties prenantes
- **Planification : création d'objectifs et d'une feuille de route
- Exécution: Lancement du projet
- **Performance : mesure de la performance à l'aide d'indicateurs de performance clés (KPI)
- **Clôture : partage des détails avec les parties prenantes
Cet article se concentre sur le lancement d'un projet. Comme son nom l'indique, le lancement d'un projet est la première étape d'un projet. Elle consiste à définir le projet dans ses grandes lignes, à obtenir l'approbation des parties prenantes clés et à établir une base solide pour le projet.
Cette étape définit l'avenir de votre projet : ira-t-il de l'avant ou non ? Ce n'est qu'avec l'approbation des parties prenantes que vous pouvez commencer le projet. Pour obtenir cette approbation, vous devez présenter vos idées, leur faisabilité et leur valeur pour l'entreprise.
Les activités de cette étape sont donc les suivantes :
- Définition du projet: Définir le but, les objets et les produits à livrer
- Charte du projet: Élaboration d'une charte du projet (plus d'informations à ce sujet ultérieurement)
- **Définition du champ d'application : définition du champ d'application du projet, des contraintes et des hypothèses
- Évaluation des risques : identification des risques potentiels et des incertitudes
- Étude de faisabilité: Comprendre la faisabilité de votre projet
- **Analyse coûts-avantages : Déterminer si le projet a une valeur pour l'entreprise
- Planification des ressources: Estimer les ressources nécessaires et élaborer un calendrier préliminaire du projet
- Engagement des parties prenantes: Identifier les parties prenantes et s'engager avec elles
- Approbation du projet: Obtenir l'approbation des parties prenantes
- Mettre en forme l'équipe : Former l'équipe de rêve qui travaillera sur le projet
La gestion de tous les aspects dans un temps limité rend la gestion de projet difficile. C'est pourquoi, tout au long du cycle de vie du projet, vous avez besoin d'outils pour vous aider à gérer les risques, les tâches, les ressources et les performances.
Affichez une vue d'ensemble des statuts des projets et des tâches restantes au sein de votre équipe ou de votre département grâce aux tableaux de bord de ClickUp 3.0 L'outil de gestion de projet de ClickUp accélère la planification et l'exécution des projets, garantit la transparence, suit vos priorités et vous permet de réaliser des projets plus rapidement et plus efficacement.
Initiation de projet vs. planification de projet
Il est facile de confondre la phase d'initiation du projet avec la planification du projet. De nombreuses personnes utilisent indifféremment l'initiation et la planification lorsqu'elles parlent de gestion de projet. Il s'agit pourtant de deux termes distincts.
Vous savez déjà ce qu'implique le lancement d'un projet, alors parlons de la planification du projet. La planification du projet est la deuxième phase de la gestion de projet. Elle implique la définition d'objectifs spécifiques et la mise en place d'un plan d'action les produits à livrer et le travail sur les moindres détails du forfait. Les outils de planification de projet utilisés à cette étape diffèrent également.
Pour une meilleure compréhension, voici la différence générale entre les deux :
Différence entre le lancement d'un projet et la planification d'un projet
Pourquoi une phase de lancement de projet solide est-elle importante?
La phase de lancement d'un projet peut faire le succès ou l'échec de votre projet. Cette phase est incroyablement critique, depuis l'obtention de l'approbation du projet jusqu'à la constitution d'une équipe pour réaliser votre vision. Passons en revue l'importance de cette étape.
Clarité de l'objectif
Elle permet d'établir une compréhension claire de la objectifs du projet les objectifs et le but du projet. Cela permet de s'assurer que tout est aligné sur la portée du projet, avec peu de risques de dérapage.
Faire participer les parties prenantes
Il s'agit d'engager le dialogue avec les parties prenantes et d'obtenir leur approbation. Plus l'implication est précoce, plus vous avez de chances d'obtenir leur assistance et d'atténuer les difficultés potentielles. Plus tôt vous obtiendrez l'adhésion de votre sponsor exécutif, plus grandes seront les chances du projet de décoller.
Identifier les risques
Cette étape consiste à identifier et à comprendre les risques. Elle est essentielle à la planification du projet et à la réduction de l'impact des incertitudes sur le projet.
Aligner les ressources
Cette étape permet d'aligner les ressources, y compris les ressources humaines, financières et technologiques. Correct des ressources réduit les risques de goulets d'étranglement dans les phases ultérieures. Optimum allocation des ressources garantira le flux de votre projet avec un minimum d'accrocs.
Définir la portée et les contraintes du projet
Cette phase consiste également à définir clairement la portée du projet. Cette étape, ainsi que l'identification des contraintes et des hypothèses, jettent les bases d'une planification et d'attentes réalistes.
Autoriser la charte du projet
La charte de projet équivaut à l'existence du projet. Elle autorise formellement l'existence du projet. Grâce à ce document, vous obtenez le pouvoir d'initier les activités du projet.
Établir la communication
Une communication efficace est la clé de la réussite de tout projet. Cette étape permet d'établir les canaux de communication les plus efficaces entre l'équipe de projet et les parties prenantes externes.
Bien que cette étape soit vérifiée tout au long de la durée du projet (et après l'exécution du projet,ELLEESTVÉRIFIÉETOUTAULONGDELADURÉEDUPROJET(ETAPRÈS/HREF/)) ) pour éviter les erreurs de communication, il permet d'éviter les pertes de temps et de ressources.
Fondement de la planification
Un début solide paramètre une base solide pour la phase de planification du projet. Avec une phase d'initiation bien exécutée, vous pouvez vous assurer que le reste du forfait est basé sur des informations exactes et une compréhension approfondie des exigences du projet.
Par conséquent, la phase de lancement établit l'orientation de votre projet et les besoins en ressources. Elle permet de s'assurer que toutes les parties prenantes et tous les membres de l'équipe sont sur la même page en ce qui concerne les objectifs, la portée, les objets et la manière de procéder.
5 étapes pour une phase de lancement de projet efficace
Maintenant que vous connaissez le pourquoi et le quand du lancement d'un projet, passons au comment. Comment faire pour que la phase de lancement d'un projet soit efficace ? La réponse est simple : avec un peu de finesse, l'outil de gestion de projet idéal et les étapes suivantes ! À faire : suivre les étapes suivantes principes de la gestion de projet .
1. Créer une charte de projet $$a
Organisez votre projet, définissez les indicateurs de réussite et identifiez les problèmes potentiels avec le modèle de charte de projet hyper-organisé de ClickUp
Une charte de projet est un document crucial dans le cycle de vie de la gestion de projet. Elle formalise votre projet et donne une direction à tout le monde. Elle sert essentiellement à :
- Autoriser le projet
- Montrer pourquoi votre projet est nécessaire
- Faire en sorte que chacun rende compte de son rôle et de ses responsabilités
- Servir de référence tout au long du cycle de vie du projet
Une charte de projet est très différente d'une analyse de rentabilité. L'analyse de rentabilité est utilisée pour des projets plus importants comportant plus d'éléments, tandis que la charte de projet est utilisée pour des projets plus petits comportant moins d'éléments.
Contenu de votre charte de projet
Voici ce que vous devez inclure dans votre charte de projet :
- Le nom de votre projet: Ajoutez le nom de votre projet et rendez-le aussi précis que possible. Il doit être accrocheur et communiquer efficacement les objectifs de votre projet
- But et objectif: Indiquez ce que le projet vise à réaliser et pourquoi il est proposé
- Budget: Ajoutez les coûts estimés et les ressources nécessaires
- Livrables: Ajoutez les livrables, les indicateurs de performance clés et les indicateurs
- Risques: Inclure les objectifs identifiés et les stratégies d'atténuation
- Champ d'application: Indiquez le champ d'application de votre projet
- Durée: Indiquez les dates de début et de fin de votre projet
- Parties prenantes: À qui allez-vous rendre compte ? Ajoutez les coordonnées de vos parties prenantes clés
- Rôles et responsabilités: Définissez le rôle et les responsabilités de chaque membre de l'équipe dans le projet
En bref, couvrez le pourquoi, le quoi et le qui : pourquoi ce projet existe-t-il ? Quelle est la portée du projet ? Et qui travaillera sur le projet ? La meilleure façon de créer une charte de projet complète est d'utiliser un modèle de charte de projet .
Méthodes de création d'une charte de projet
Regroupez, filtrez ou masquez les tâches dans les diagrammes de Gantt de ClickUp 3.0 pour suivre et connecter les flux de travail sur l'ensemble de votre travail
Votre charte de projet jouera un rôle crucial dans l'information et la persuasion des parties prenantes. Elle doit donc être attrayante. Utilisez des éléments visuels tels qu'un diagramme de Gantt ou une vue Gantt de l'Échéancier pour la rendre visuellement attrayante. De cette manière, les parties prenantes pourront facilement assimiler les informations.
Une autre chose à ne pas oublier est d'impliquer les membres essentiels de votre équipe dans le processus. Le bureau de gestion de projet ou PMO fonctionne comme une équipe et un groupe. Le processus de lancement du projet est une étape importante du cycle de vie du projet qui permet d'impliquer très tôt plusieurs parties prenantes clés.
La bonne chose est que la plupart des logiciels de gestion de projet ont des fonctionnalités qui offrent une collaboration et des visuels. À ne pas faire tout manuellement.
Les gestionnaires de projet utilisent Le modèle de charte de projet de ClickUp afin d'obtenir un aperçu de leur objectifs et leurs buts de manière exhaustive. Il propose une checklist facile à utiliser pour le suivi de la progression et des options flexibles de partage de documents avec les parties prenantes. Il vous suffit de vous inscrire à ClickUp, d'ajouter le modèle et d'inviter les membres à votre environnement de travail pour commencer la collaboration.
2. Identifiez vos parties prenantes clés
L'étape suivante du lancement d'un projet consiste à trouver les parties prenantes clés qui approuveront la charte du projet. Le Project Management Institute définit les parties prenantes comme des personnes qui influencent le projet ou qui sont influencées par le projet, telles que les dirigeants, les sponsors, etc.
Elles fournissent les ressources et l'approbation nécessaires au projet. Leur réussite est un facteur important de la réussite du projet.
Il existe deux types de parties prenantes :
- Les parties prenantes internes: Il s'agit généralement de personnes de l'organisation impliquées dans le projet. Il s'agit de l'équipe de projet, du manager, du sponsor et des équipes internes
- Les parties prenantes externes: Ces personnes sont affectées par le résultat du projet, même si elles ne sont pas directement impliquées dans le projet. Par exemple, les clients externes, les sous-traitants, les fournisseurs et les utilisateurs finaux
Une autre façon d'identifier les parties prenantes consiste à réaliser une des parties prenantes d'un projet l'analyse. En fonction de cette analyse, répartissez vos parties prenantes en quatre groupes :
- Les personnes ayant une grande influence et un intérêt élevé
- Personnes ayant une grande influence et un faible intérêt
- Personnes ayant une faible influence et un intérêt élevé
- Personnes ayant peu d'influence et peu d'intérêt
Les personnes du premier groupe sont vos parties prenantes clés. Avec ces personnes à vos côtés, votre projet a de meilleures chances de réussite, car elles vous aident à identifier les risques et apportent leur expérience au tableau. N'oubliez pas de créer un registre des parties prenantes. Il vous aidera à aligner la fréquence et les moyens de communication avec eux.
Rassemblez les communications d'équipe dans un seul espace avec ClickUp Chat et partagez les mises à jour, liez les ressources et collaborez sans effort
Une autre partie cruciale de cette étape consiste à déterminer les méthodes de communication avec les parties prenantes. Cela s'avérera également utile lors de la communication au sein de l'équipe. Choisissez les bons outils de communication et de collaboration. Il peut s'agir d'outils simples comme l'e-mail ou Skype, ou d'outils plus intuitifs comme un logiciel de gestion de projet.
3. Présentez votre projet
Maintenant que vous avez trouvé les parties prenantes clés, l'étape suivante du lancement du projet consiste à leur présenter votre projet. Il s'agit de présenter et de défendre votre projet. À Terminé, vous obtiendrez l'assistance, les ressources et l'alignement des personnes qui peuvent influencer votre projet.
Voici quelques éléments à prendre en compte lorsque vous présentez votre projet :
- Créez un récit convaincant sur le projet. Communiquez son but, ses objectifs et ses résultats de manière à ce qu'ils correspondent aux priorités et aux intérêts des parties prenantes
- Identifiez les préoccupations, les attentes et les priorités des parties prenantes et adaptez votre présentation à ces points
- Expliquez clairement la valeur du projet. Veillez à mettre l'accent sur ses avantages et son impact positif sur l'organisation et la communauté
- Veillez à aborder les risques et les défis. Effacez-les clairement et partagez les stratégies d'atténuation
- Rendez votre présentation visuellement attrayante. Utilisez des diagrammes, des graphiques et des diapositives pour donner un aperçu concis du projet
- Rendez l'exposé interactif et engageant. Encouragez les questions et les discussions pour permettre aux parties prenantes d'exprimer leurs préoccupations et de fournir un retour d'information
- Le choix du moment est très important. Choisissez donc un moment opportun pour présenter votre projet. Tenez compte des autres initiatives et priorités en cours avant de passer à l'action
- Demandez toujours un retour d'information. Répondez aux préoccupations des parties prenantes et partagez des informations supplémentaires si nécessaire
- Enfin, adoptez la normalisation des projets. Grâce à des méthodologies normalisées, vos lancements deviennent plus clairs, plus cohérents et mieux alignés sur les objets de l'organisation
4. Réaliser une étude de faisabilité
L'étape suivante du lancement d'un projet consiste à réaliser une étude de faisabilité. Cette étude évalue la faisabilité de votre projet avec les ressources disponibles. Elle confirme les opportunités du marché et permet d'obtenir davantage d'informations avant de prendre la décision finale.
Elle répond essentiellement aux questions suivantes :
- L'équipe de projet dispose-t-elle des ressources nécessaires pour achever ce projet ?
- Le projet générera-t-il un retour sur investissement suffisant pour qu'il vaille la peine d'être poursuivi ?
Une étude de faisabilité est à faire après la présentation du projet. Vous pouvez la faire en même temps que l'analyse SWOT et l'évaluation des risques du projet. Voici les étapes à suivre pour réaliser l'étude :
- Effectuer une analyse préliminaire
- Évaluer la faisabilité financière du projet
- Effectuer une évaluation du marché
- Examiner les données recueillies par tous les types d'études de faisabilité
- Et enfin, prendre une décision
A outil de gestion de projet comme ClickUp vous aide à suivre toutes les informations nécessaires liées à l'étude de faisabilité. Vérifiez la progression en temps réel, collaborez instantanément et facilement, activez la vue Équipe et rationalisez l'ensemble du processus.
Avant de réaliser une étude de faisabilité, demandez-vous si votre projet en a besoin. Comme elle coûte pas mal de temps et de ressources, il est essentiel de le déterminer. En règle générale, vous n'avez pas besoin de la faire pour les petits projets qui n'ont pas d'impact majeur à long terme sur votre organisation. Vous n'avez pas à le faire si vous avez terminé un projet ou une étude similaire au cours des trois dernières années.
5. Trouvez vos collaborateurs
Avec l'approbation des parties prenantes d'une part et la faisabilité du projet d'autre part, vous êtes fin prêt à démarrer votre projet. Il ne vous reste plus qu'à trouver l'équipe de vos rêves. Une équipe de projet comprend des personnes issues de différents services, en fonction de vos besoins.
Parmi les membres les plus courants d'une équipe, citons :
- Parrain du projet: La personne responsable de la vision et de la gouvernance du projet. Il s'agit généralement d'une personne de rang supérieur au chef de projet
- Le gestionnaire de projet: La personne qui dirige et guide l'équipe, prend des décisions, élabore un forfait, surveille la progression du projet et interagit avec les parties prenantes
- Chef d'équipe: Dans les équipes plus importantes, le chef d'équipe diffère du manager de projet. Il est responsable des responsabilités liées à la gestion de l'équipe
- **Les membres de l'équipe : les personnes qui possèdent les paramètres requis et qui sont chargées d'achever les différentes tâches
Une équipe de projet peut également compter d'autres membres, en fonction des besoins. En fin de compte, votre objectif devrait être de constituer une équipe fonctionnelle dotée de l'expérience et des compétences adéquates. Vous pouvez soit embaucher de nouvelles personnes, soit réaffecter des employés existants.
ClickUp 3.0 offre une vue Équipe simplifiée permettant de visualiser la charge de travail de l'ensemble de votre équipe ou d'un individu afin d'assurer la continuité du travail
Avec une équipe nombreuse, il peut être difficile de suivre la progression des membres de votre équipe. Cependant, vous pouvez suivre la progression de chaque employé en utilisant le statut d'affichage de l'équipe disponible sur votre outil de gestion de projet.
Conclusion
En tant que première étape du processus de développement d'un projet la phase d'initiation a une grande influence sur le reste du projet.
Les décisions prises au cours de cette phase affectent l'ensemble du cycle de vie du projet, en façonnant sa trajectoire et en déterminant sa réussite finale. Chacune des étapes fermées dans cet article vous rapprochera de la meilleure phase d'initiation du projet.
En suivant ces étapes, vous rendrez le lancement de votre projet plus intelligent et plus solide. À faire : ne pas laisser cette énergie s'éteindre tout au long du projet. Veillez à ce que chaque aspect, y compris le calendrier du projet, soit respecté, le renforcement des capacités le renforcement des capacités, la gestion de la qualité et bien d'autres choses encore commencent et se terminent avec la même énergie (ou mieux !).