« Bien commencé, c'est à moitié terminé. »
Grand philosophe, Aristote connaissait l'importance d'un bon départ. Cette maxime intemporelle s'applique à la philosophie et à toutes les tâches, en particulier à nos projets.
Avons-nous alloué les ressources nécessaires au projet de manière appropriée ? Comment gérer les contraintes budgétaires ? Comment établir des normes de qualité ?
Des questions comme celles-ci se posent souvent si vous ne parvenez pas à bien démarrer votre projet. Le lancement d'un projet est l'étape la plus cruciale de tout projet.
Cependant, que vous soyez un chef de projet chevronné ou un novice, la question de savoir comment démarrer un projet peut vous préoccuper. Dans cet article, nous vous présenterons les bases de la phase de lancement d'un projet, ainsi que les étapes à suivre pour un lancement efficace.
Qu'est-ce que le lancement d'un projet ?
Le Project Management Institute divise le cycle de vie d'un projet en cinq étapes :
- Lancement : définir le projet et rallier les parties prenantes
- Planification : définir des objectifs et établir une feuille de route
- Exécution : lancement du projet
- Performance : mesurer la performance à l'aide d'indicateurs clés de performance (KPI)
- Clôture : partagez les détails avec les parties prenantes.
Cet article se concentre sur le lancement d'un projet. Comme son nom l'indique, le lancement d'un projet est la première étape d'un projet. Il consiste à définir le projet à un niveau général, à obtenir l'accord des principales parties prenantes et à établir une base solide pour le projet.
Cette étape définit l'avenir de votre projet : va-t-il aboutir ou non ? Ce n'est qu'avec l'accord des parties prenantes que vous pouvez démarrer le projet. Vous devez présenter vos idées, leur faisabilité et leur valeur pour l'entreprise pour obtenir cet accord.
Les activités impliquées dans cette étape comprennent donc :
- Définition du projet : définir le but, les objectifs et les résultats attendus
- Charte du projet : Élaboration d'une charte du projet (plus d'informations à ce sujet plus loin)
- Définition du périmètre : définir le périmètre du projet, les contraintes et les hypothèses
- Évaluation des risques : identifier les risques potentiels et les incertitudes
- Étude de faisabilité : comprendre la faisabilité de votre projet
- Analyse coûts-avantages: déterminer si le projet présente une valeur pour l’entreprise
- Planification des ressources : estimation des ressources nécessaires et élaboration d'un calendrier préliminaire du projet.
- Implication des parties prenantes : identifier et impliquer les parties prenantes
- Approbation du projet : obtenir l'accord des parties prenantes
- Constitution de l'équipe : constituer l'équipe de rêve qui travaillera sur le projet
Gérer tous les aspects dans un délai limité rend la gestion de projet difficile. C'est pourquoi, tout au long du cycle de vie du projet, vous avez besoin d'outils pour vous aider à gérer les risques, les tâches, les ressources et les performances.
L'outil de gestion de projet ClickUp accélère la planification et l'exécution des projets, garantit la transparence, suit vos priorités et vous permet de livrer vos projets plus rapidement et plus efficacement.
Lancement d'un projet vs planification d'un projet
Il est facile de confondre la phase de lancement d'un projet avec la planification d'un projet. Beaucoup de gens utilisent les termes « lancement » et « planification » de manière interchangeable lorsqu'ils parlent de gestion de projet. Cependant, il s'agit de deux termes distincts.
Vous savez déjà en quoi consiste le lancement d'un projet, passons donc à la planification du projet. La planification du projet est la deuxième phase de la gestion de projet. Elle consiste à définir des objectifs et des livrables spécifiques et à travailler sur les moindres détails du plan. Les outils de planification de projet utilisés à cette étape diffèrent également.
Pour mieux comprendre, voici la différence générale entre les deux :
| Base | Lancement du projet | Planification du projet |
| Phase | Première phase | Deuxième phase |
| Objectif | Définir le projet dans un sens large et obtenir l'approbation | Créer un plan de projet détaillé pour décrire comment le projet sera exécuté, suivi et contrôlé. |
| Documents clés | Charte du projet | Plan de gestion de projet, calendrier, budget et plan de gestion des risques |
| Portée | Se concentre sur le champ d'application général | Se concentre sur les détails |
Pourquoi une phase de lancement solide est-elle importante pour un projet ?
La phase de lancement d'un projet peut faire ou défaire votre projet. Cette phase est extrêmement critique, depuis l'obtention de l'approbation du projet jusqu'à la constitution d'une équipe pour concrétiser votre vision. Passons en revue l'importance de cette étape.
Clarté de l'objectif
Il permet de bien comprendre les objectifs, les objectifs et la finalité du projet. Cela garantit que tout est conforme à la portée du projet, avec peu de risques de dérive.
Impliquer les parties prenantes
Cela implique de dialoguer avec vos parties prenantes et d'obtenir leur accord. Plus vous les impliquez tôt, plus vous avez de chances d'obtenir leur assistance et d'atténuer les difficultés potentielles. Plus vous obtenez tôt l'adhésion de votre sponsor exécutif, plus le projet a de chances de décoller.
Identifier les risques
Cette étape consiste à identifier et à comprendre les risques. Elle est cruciale pour la planification du projet et pour minimiser l'impact des incertitudes sur celui-ci.
Aligner les ressources
Cela permet d'aligner les ressources, notamment humaines, financières et technologiques. Une allocation adéquate des ressources réduit les risques de rencontrer des obstacles lors des phases ultérieures. Une allocation optimale des ressources garantira le flux régulier de votre projet, avec un minimum de contretemps.
Définir la portée et les contraintes du projet
Cette phase comprend également la définition claire de la portée du projet. Associée à l'identification des contraintes et des hypothèses, elle jette les bases d'une planification et d'attentes réalistes.
Autorisation de la charte du projet
La charte du projet équivaut à l'existence du projet. Elle autorise officiellement l'existence du projet. Ce document vous donne le pouvoir de lancer les activités du projet.
Établir la communication
Une communication efficace est la clé de la réussite de tout projet. Cette étape permet d'établir les canaux de communication les plus efficaces entre l'équipe de projet et les parties prenantes externes.
Bien que cela soit vérifié tout au long de la durée du projet (et après l'exécution du projet ) afin d'éviter toute mauvaise communication, cela permet d'éviter de perdre du temps et des ressources.
Les bases de la planification
Un bon départ permet de poser des bases solides pour la phase de planification du projet. Grâce à une phase de lancement bien exécutée, vous pouvez vous assurer que le reste de la planification repose sur des informations précises et une compréhension approfondie des exigences du projet.
La phase de lancement permet donc de définir l'orientation de votre projet et les ressources nécessaires. Elle garantit que toutes les parties prenantes et tous les membres de l'équipe sont sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les objectifs, la portée, les objectifs et la manière de procéder.
5 étapes pour une phase de lancement de projet efficace
Maintenant que vous connaissez le pourquoi et le quand du lancement d'un projet, passons au comment. Comment garantir une phase de lancement efficace ? La réponse est simple : avec un peu de finesse, l'outil de gestion de projet idéal et ces étapes ! Et n'oubliez pas de suivre les principes de gestion de projet.
1. Créez une charte du projet
La charte de projet est un document essentiel dans le cycle de vie de la gestion de projet. Elle formalise votre projet et donne une orientation à tous. Son utilisation fondamentale est la suivante :
- Autoriser le projet
- Montrez pourquoi votre projet est nécessaire
- Responsabilisez chacun quant à son rôle et ses responsabilités.
- Servez de référence tout au long du cycle de vie du projet.
Une charte de projet est très différente d'une analyse de rentabilité. Une analyse de rentabilité est utilisée pour les projets plus importants comportant davantage d'éléments, tandis qu'une charte de projet est utilisée pour les projets plus modestes comportant moins d'éléments.
Contenu de votre charte de projet
Voici ce que vous devez inclure lors de la création d'une charte de projet :
- Nom de votre projet : Ajoutez le nom de votre projet et soyez aussi précis que possible. Il doit être accrocheur et communiquer efficacement les objectifs de votre projet.
- Objectif et objectif : incluez ce que le projet vise à accomplir et pourquoi il est proposé.
- Budget : ajoutez les coûts estimés et les ressources nécessaires.
- Livrables : ajoutez les livrables, les indicateurs clés de performance (KPI) et les indicateurs.
- Risque : inclure les objectifs identifiés et les stratégies d'atténuation
- Portée : Définissez la portée de votre projet.
- Durée : indiquez les dates de début et de fin de votre projet.
- Parties prenantes : À qui rendrez-vous des rapports ? Ajoutez les coordonnées de vos principales parties prenantes.
- Rôles et responsabilités : définissez le rôle et les responsabilités de chaque membre de l'équipe dans le projet.
En bref, abordez le pourquoi, le quoi et le qui : pourquoi ce projet existe-t-il ? Quelle est la portée du projet ? Et qui travaillera sur le projet ? La meilleure façon de créer une charte de projet complète est d'utiliser un modèle de charte de projet.
Méthodes pour créer une charte de projet
Votre charte de projet sera cruciale pour informer et convaincre les parties prenantes. Elle doit donc être attrayante. Utilisez des supports visuels tels qu'un diagramme de Gantt ou un échéancier pour la rendre visuellement attrayante. De cette façon, vos parties prenantes pourront facilement assimiler les informations.
Il est également important d'impliquer les membres clés de votre équipe dans le processus. Le bureau de gestion de projet ou PMO fonctionne comme une équipe et un groupe. Le processus de lancement du projet est une étape importante du cycle de vie du projet qui permet d'impliquer dès le début plusieurs parties prenantes clés.
La bonne nouvelle, c'est que la plupart des logiciels de gestion de projet disposent de fonctionnalités qui facilitent la collaboration et offrent des supports visuels. Vous n'avez donc pas besoin de faire tout vous-même.
Les chefs de projet utilisent le modèle de charte de projet de ClickUp pour avoir un aperçu complet de leurs buts et objectifs. Il offre une checklist facile à utiliser pour suivre la progression et des options de partage de documents flexibles avec les parties prenantes. Il vous suffit de vous inscrire à ClickUp, d'ajouter le modèle et d'inviter les membres à rejoindre votre environnement de travail pour commencer la collaboration.
2. Identifiez vos principales parties prenantes
La prochaine étape dans le lancement d'un projet consiste à trouver les principales parties prenantes qui approuveront votre charte de projet. Le Project Management Institute définit les parties prenantes comme les personnes qui influencent le projet ou sont influencées par celui-ci, telles que les dirigeants, les sponsors, etc.
Ils fournissent les ressources et l'approbation nécessaires au projet. Leur satisfaction est un facteur majeur de la réussite du projet.
Il existe deux types de parties prenantes :
- Parties prenantes internes : il s'agit généralement de personnes au sein de l'organisation impliquées dans le projet. Cela inclut l'équipe de projet, le responsable, le sponsor et les équipes internes.
- Parties prenantes externes : ces personnes sont concernées par le résultat du projet, même si elles ne sont pas directement impliquées dans celui-ci. Il s'agit par exemple des clients externes, des sous-traitants, des fournisseurs et des utilisateurs finaux.
Une autre façon d'identifier les parties prenantes consiste à mener une analyse des parties prenantes du projet. Selon cette méthode, divisez vos parties prenantes en quatre groupes :
- Personnes très influentes et très intéressées
- Personnes très influentes mais avec un faible intérêt
- Personnes ayant peu d'influence mais un intérêt marqué
- Personnes ayant peu d'influence et peu d'intérêt
Les personnes du premier groupe sont vos principales parties prenantes. Avec ces personnes à vos côtés, votre projet a plus de chances de réussir, car elles vous aident à identifier les risques et vous font profiter de leur expérience. N'oubliez pas de créer un registre des parties prenantes. Cela vous aidera à harmoniser la fréquence et les moyens de communication avec elles.
Une autre partie cruciale de cette étape consiste à déterminer les méthodes de communication avec les parties prenantes. Cela sera également utile lors de la communication au sein de l'équipe. Choisissez les bons outils de communication et de collaboration. Il peut s'agir d'outils simples comme l'e-mail ou Skype, ou d'outils plus intuitifs comme les logiciels de gestion de projet.
3. Présentez votre projet
Maintenant que vous avez identifié les principales parties prenantes, la prochaine étape du lancement du projet consiste à leur présenter votre projet. La présentation consiste à exposer et à défendre votre projet. Si elle est réussie, vous obtiendrez l'assistance, les ressources et l'adhésion des personnes susceptibles d'influencer votre projet.
Voici quelques éléments à prendre en compte lors de la présentation de votre projet :
- Créez un récit convaincant sur le projet. Communiquez son objectif, ses objectifs et ses résultats d'une manière qui corresponde aux priorités et aux intérêts des parties prenantes.
- Identifiez les préoccupations, les attentes et les priorités des parties prenantes, et adaptez votre argumentaire pour répondre à ces points.
- Expliquez clairement la proposition de valeur du projet. Veillez à mettre l'accent sur ses avantages et son impact positif sur l'organisation et la communauté.
- Veillez à prendre en compte les risques et les défis. Identifiez-les clairement et partagez les stratégies d'atténuation.
- Rendez votre présentation visuellement attrayante. Utilisez des diagrammes, des graphiques et des diapositives pour donner un aperçu concis du projet.
- Rendez-le interactif et attrayant. Encouragez les questions et les discussions afin de permettre aux parties prenantes d'exprimer leurs préoccupations et de donner leur avis.
- Le timing est très important. Choisissez donc le moment opportun pour présenter votre projet. Tenez compte des autres initiatives en cours et des priorités avant de passer à l'action.
- Demandez toujours des commentaires. Répondez aux préoccupations des parties prenantes et partagez des informations supplémentaires si nécessaire.
- Enfin, adoptez la standardisation des projets. Grâce à des méthodologies standardisées, vos présentations gagneront en clarté et en cohérence, et seront mieux alignées sur les objectifs organisationnels.
4. Réalisez une étude de faisabilité
La prochaine étape dans le lancement d'un projet consiste à réaliser une étude de faisabilité. Cette étude évalue la faisabilité de votre projet avec les ressources disponibles. Elle confirme les opportunités du marché et permet d'obtenir plus d'informations avant de prendre la décision finale.
Il répond essentiellement aux questions suivantes :
- L'équipe de projet dispose-t-elle des ressources nécessaires pour achever ce projet ?
- Le projet générera-t-il un retour sur investissement suffisant pour justifier sa poursuite ?
Une étude de faisabilité est terminée après la présentation du projet. Vous pouvez la mener en parallèle d'une analyse SWOT et d'une évaluation des risques du projet. Voici les étapes à suivre pour mener cette étude :
- Réalisez une analyse préliminaire
- Évaluez la faisabilité financière du projet.
- Réalisez une étude de marché
- Examinez les données recueillies par tous les types d'études de faisabilité.
- Et enfin, prenez une décision.
Un outil de gestion de projet tel que ClickUp vous aide à suivre toutes les informations nécessaires liées à l'étude de faisabilité. Vérifiez l'avancement en temps réel, collaborez instantanément et facilement, activez Vue Équipe et rationalisez l'ensemble du processus.
Avant de mener une étude de faisabilité, demandez-vous si votre projet en a besoin. Étant donné que cela demande beaucoup de temps et de ressources, il est essentiel de le déterminer. En général, vous n'avez pas besoin de le faire pour les petits projets qui n'ont pas d'impact majeur à long terme sur votre organisation. Vous n'avez pas besoin de le refaire si vous avez mené un projet ou une étude similaire au cours des trois dernières années.
5. Trouvez vos collaborateurs
Avec l'accord des parties prenantes d'une part et la faisabilité du projet d'autre part, vous êtes prêt à démarrer votre projet. Il ne vous reste plus qu'à trouver l'équipe de vos rêves. Une équipe de projet comprend des personnes issues de différents services, en fonction de vos besoins.
Voici quelques-uns des membres courants d'une équipe :
- Promoteur du projet : personne responsable de la vision et de la gouvernance du projet. Il s'agit généralement d'un supérieur hiérarchique du chef de projet.
- Chef de projet : personne qui dirige et guide l'équipe, prend les décisions, élabore un plan de projet, suit l'avancement du projet et interagit avec les parties prenantes.
- Chef d'équipe : dans les équipes plus importantes, le chef d'équipe est différent du chef de projet. Il est responsable de la gestion de l'équipe.
- Membres de l'équipe : personnes possédant les compétences requises et chargées d'achever différentes tâches.
Une équipe de projet peut également compter d'autres membres, en fonction des besoins. En fin de compte, votre objectif doit être de constituer une équipe fonctionnelle dotée de l'expérience et des compétences requises. Vous pouvez soit recruter de nouvelles personnes, soit réaffecter des employés existants.
Avec une équipe nombreuse, il peut être difficile de suivre la progression de chacun. Cependant, vous pouvez suivre la progression de chaque employé à l'aide de la vue Équipe disponible dans votre outil de gestion de projet.
Conclusion
En tant que première étape du développement d'un projet, la phase de lancement a une grande influence sur le reste du projet.
Les décisions prises au cours de cette phase ont une incidence sur l'ensemble du cycle de vie du projet, en façonnant sa trajectoire et en déterminant sa réussite finale. Chaque étape abordée dans cet article vous rapprochera de la meilleure phase de lancement de projet possible.
En suivant ces étapes, vous rendrez le lancement de votre projet plus intelligent et plus solide. Et n'oubliez pas : ne laissez pas cette énergie s'essouffler tout au long du projet. Assurez-vous que chaque aspect, y compris les calendriers du projet, le renforcement des capacités, la gestion de la qualité, etc., commence et se termine avec la même énergie (voire plus !).