Vous avez mis au point une excellente méthode de classement des documents dans votre entreprise : elle est rapide et facile à mettre en œuvre. Mais votre collègue a également mis au point un système unique, qui se trouve être très différent du vôtre.
La normalisation des processus est un remède parfait à l'incertitude qui accompagne les flux de travail désordonnés. Elle vous permet de définir des règles et des procédures claires, uniformes et cohérentes pour achever les tâches et exécuter les opérations dans l'ensemble de votre organisation.
Comment fonctionne la normalisation des processus ? Et comment votre entreprise peut-elle en bénéficier ? Nous examinerons les étapes à suivre pour améliorer la normalisation des processus et partagerons quelques conseils pratiques pour vous aider à vous engager sur la voie de la réussite. 😍
Qu'est-ce que la normalisation des processus ?
La normalisation des processus consiste à établir des règles que vos employés doivent suivre lorsqu'ils sont confrontés à des tâches et à des responsabilités spécifiques. Elle repose sur l'idée que les entreprises doivent maintenir un certain niveau d'uniformité pour s'assurer que les opérations sont menées avec un maximum d'efficacité et de productivité.
L'objectif est de permettre à chaque personne au sein de votre entreprise de traiter les processus d'entreprise de la même manière, afin de garantir une sécurité maximale et de réduire le risque d'erreurs.
Un excellent exemple, facile à comprendre, de standardisation des processus est celui de McDonald's. Avec plus de 40 000 restaurants dans le monde on pourrait penser qu'il existe quelques variantes dans la préparation de l'emblématique hamburger Big Mac.
Détrompez-vous ! Que vous alliez dans un McDonald's aux États-Unis, en Serbie ou en Australie, votre Big Mac aura le même goût ! Tout cela grâce à leurs processus uniformes et hautement standardisés qui vous garantissent la qualité et le service que vous attendez, à chaque fois. 🍔
Pourquoi la normalisation des processus est-elle importante ?
À condition d'être bien terminée, la normalisation des processus peut donner lieu à un tableau de résultats positifs, allant de l'amélioration de la qualité des services ou des produits à l'optimisation de la productivité l'utilisation des ressources et même de répondre aux exigences de conformité. Examinons de plus près certains des avantages clés qui rendent la normalisation des processus si importante :
- Assurer la cohérence : La normalisation des processus permet de disposer de lignes directrices et de règles claires sur la manière d'aborder une tâche ou un projet. Le résultat final est de fournir aux fournisseurs des produits ou des services de qualité constante
- Améliorer l'efficacité : La normalisation des processus résulte en des procédures et des opérations plus efficaces. Ces processus d'entreprise minimisent les goulets d'étranglement, les étapes redondantes ou en double et le gaspillage des ressources
- Élimination de la confusion : Le fait d'avoir des processus clairement effacés et normalisés aide vos employés à savoir ce qu'ils font, ce qui réduit les risques de malentendus et de mauvaise communication. C'est également essentiel pourdévelopper de nouveaux projets et la gestion des projets existants
- Réduire les coûts opérationnels : La normalisation des processus peut vous aider à réduire les coûts inutiles et à optimiser votre rendement, en particulier dans le cas de processus complexes
- Faciliter la formation et l'intégration : La formation des nouveaux employés est plus facile et plus rapide avec des procédures opérationnelles standard clairement définies
- Satisfaction des employés : Les employés se sentent moins stressés lorsqu'ils disposent de lignes directrices et de processus documentaires transparents et détaillés sur la manière de faire leur travail et sur ce que l'on attend d'eux
- Améliorationle service à la clientèle: La mise en place de procédures pour le classement des documents et la communication avec les clients laisse une impression positive et augmente la satisfaction des clients
Mettez en forme et collaborez facilement sur des documents Teams aux côtés de l'équipe sans chevauchement dans ClickUp
La mise par écrit de vos processus existants est une première étape nécessaire - la visualisation porte votre jeu de documentation de processus à un autre niveau. Pour cela, vous pouvez utiliser Tableaux blancs ClickUp les tableaux blancs ClickUp sont des tableaux numériques idéaux pour le brainstorming, la collaboration visuelle et la libération de la créativité.
Utilisez les Tableaux blancs pour transformer les concepts en idées en temps réel, ajouter des notes et discuter avec votre équipe des meilleures approches en matière de normalisation des processus.
ClickUp Tableaux Blancs est votre hub visuel centralisé pour transformer les idées de l'équipe en actions coordonnées
Étape 2 : Définir des objectifs clairs
La normalisation des processus n'est pas aussi simple que de dire "Voici comment nous allons achever cette tâche à partir de maintenant"
Elle implique souvent d'ajuster et de réinventer les processus normalisés, voire d'en créer de nouveaux. Plus important encore, vous ne pouvez pas vous attendre à voir les résultats de vos efforts de normalisation du jour au lendemain.
Pour rester sur la bonne voie, vous devez vous fixer des objectifs de normalisation des processus qui soient clairs et mesurables. Le fait de fixer de tels objectifs oriente vos efforts et vous aide à suivre la progression. Bien entendu, ces objectifs ne sont que des lignes directrices - vous pouvez les ajuster au fil du temps pour favoriser l'amélioration continue. Objectifs ClickUp est exactement ce dont vous avez besoin pour maintenir l'équipe sur le suivi et connecter votre travail à vos objets. Cette fonctionnalité vous aide à définir des cibles et à mesurer la réussite en toute simplicité.
Tout ce que vous avez à faire est de lier des tâches ou des listes à un Objectif, et ClickUp suivra automatiquement la progression au fur et à mesure que vous les achevez. 🏅
Restez sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs grâce à des échéanciers clairs, des cibles mesurables et un suivi automatique de la progression
Utilisez les dossiers de ClickUp pour organiser et gérer les Objectifs et suivre les cycles de sprints et les OKR ajoutez des descriptions uniques pour classer les Objectifs, fixez des paramètres et partagez vos Objectifs avec les membres de l'équipe concernés.
Étape 3 : Dresser une carte des processus Cartographie des processus vous aide à visualiser un processus,
d'identifier son efficacité et les domaines susceptibles d'être améliorés, ainsi que les séquences d'évènements et de tâches. À ce titre, la cartographie des processus occupe une place importante dans la normalisation des processus - elle vous aide à comprendre les processus, à repérer les incohérences, à identifier les bonnes pratiques et à établir de nouvelles règles sur la base de ces dernières. ✨
Planifiez facilement vos processus avec Cartes mentales ClickUp clickUp Mind Maps est une option unique qui vous permet de forfaiter, d'organiser et de connecter des idées, des tâches et des projets. Ces cartes sont dotées d'une fonctionnalité drag-and-drop design qui vous permet d'établir des connexions et de créer des visualisations uniques.
Choisissez entre des cartes mentales basées sur les tâches ou sur les nœuds, partagez-les avec vos collègues et modifiez-les si nécessaire, sans le moindre effort.
Planifiez et organisez des projets, des idées ou des tâches existantes dans ClickUp pour obtenir le meilleur aperçu visuel possible
Vous n'avez pas envie de créer des cartes mentales à partir de rien ? Les modèles ClickUp viennent à la rescousse ! Leurs sections pré-fabriquées vous guident tout au long de l'exercice de cartographie des processus.
Nous recommandons les Modèle de tableau blanc pour le plan de processus ClickUp et le Modèle de plan du processus PDCA de ClickUp car tous deux vous aident à diviser vos processus en catégories pour en faciliter la gestion.
Étape 4 : Créer des procédures opérationnelles normalisées
Les procédures opératoires normalisées (PON) sont au cœur de la normalisation des processus, car ce sont elles qui garantissent la cohérence et l'amélioration de l'efficacité. Elles servent à définir des instructions étape par étape pour la réalisation de différentes tâches et activités.
Compte tenu de l'importance des procédures opératoires normalisées, leur rédaction doit être particulièrement soignée. Elles doivent être concises et détaillées et ne laisser aucune place aux incertitudes et aux hypothèses.
Faites appel à ClickUp Teams pour rédiger vos procédures opératoires normalisées - ajoutez les membres de votre équipe à votre document et créez des directives complètes sur la gestion des différentes situations et tâches au sein de votre entreprise. Collaborez avec votre équipe en temps réel, laissez des commentaires et proposez des procédures qui apportent le plus de valeur.
Comme la rédaction de procédures opératoires normalisées de premier ordre requiert certaines compétences, vous pouvez utiliser des modèles de procédures opératoires normalisées ClickUp. Par exemple, vous pouvez utiliser le modèle ClickUp SOP Modèle de procédures opératoires normalisées ClickUp -Ce modèle de document contient des instructions sur ce qu'il faut inclure dans chaque section du document.
Vous minimisez ainsi le risque que des informations cruciales passent inaperçues.
Accélérez la création de procédures opératoires normalisées grâce à ce modèle prêt à l'emploi de ClickUp - il vous suffit d'indiquer vos coordonnées et vous êtes prêt à démarrer
Vous pouvez également utiliser le Modèle de procédures opérationnelles standard de ClickUp . Il s'agit d'un autre modèle de document qui vous aide à normaliser les processus tels que l'accueil, la formation et la promotion des employés.
Étape 5 : Automatisation des processus répétitifs
Votre équipe consacre-t-elle beaucoup de temps à des tâches répétitives qui n'apportent pas beaucoup de valeur à votre entreprise ? Si oui, il existe un moyen simple de changer cela et de permettre à vos employés de se concentrer sur des tâches plus importantes.. Automatisations ClickUp .
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Utilisez ClickUp Automatisations pour optimiser les processus et gagner du temps
Les automatisations vous permettent d'améliorer la productivité, de minimiser le risque d'erreurs et de garantir la rationalisation de vos processus. Elles consistent en
- Déclencheurs : Les évènements qui déclenchent une Automatisation (vous pouvez les appliquer à des tâches, des sous-tâches, ou les deux)
- Conditions : Critères qui doivent être réunis pour qu'une Automatisation démarre
- Actions : Les évènements qui ont lieu une fois que la condition est remplie
ClickUp vous offre plusieurs options pour l'utilisation des Automatisations. Si vous souhaitez obtenir un résultat spécifique, vous pouvez créer des Automatisations personnalisées . Vous pouvez également prendre un raccourci et utiliser Modèles d'automatisation avec des déclencheurs et des actions préétablis. Ils sont personnalisables et s'adaptent bien à vos processus.
Si votre Automatisation est connectée à une autre application comme Calendly, GitHub, ou HubSpot, vous pouvez toujours créer un fichier Intégration d'automatisations .
Étape 6 : Communiquer les nouvelles procédures
La normalisation des processus implique souvent de modifier considérablement la façon dont vos coéquipiers abordent les tâches. Aidez-les à s'approprier ces changements par le biais d'une communication efficace. Cela signifie que vous devez tout mettre par écrit et informer les parties prenantes de chaque détail lié à leur travail.
En outre, si la normalisation des processus implique l'utilisation de nouveaux outils et de nouvelles procédures, veillez à former correctement votre équipe. À cette fin, ils peuvent aborder les nouveaux processus en toute confiance et être sûrs à 100 % de savoir ce qu'ils font.
Ajoutez des membres de l'équipe aux discussions et collaborez avec ClickUp Teams dans un seul espace et évitez de passer d'un logiciel à l'autre
ClickUp vous aide à communiquer avec votre équipe et à maintenir la transparence. Vous avez la possibilité de Affichez le chat où vous pouvez partager des mises à jour, assigner des éléments d'action et joindre des liens et des fichiers.
Vous pouvez également ajouter les personnes concernées aux documents ClickUp et aux tableaux blancs ClickUp, leur demander de donner leur avis sur la normalisation d'un processus et les inclure dans la liste de diffusion de l processus de prise de décision .
Si votre équipe communique souvent par e-mail, vous pouvez utiliser l'option E-mail dans ClickUp ClickApp et envoyez et recevez des e-mails sans quitter la plateforme pour centraliser votre travail. 📩 Modèles de documentation du processus ClickUp peuvent vous aider à décrire chaque processus en détail et à le partager avec les parties prenantes. Nos recommandations sont les suivantes Modèle de document de plan de processus ClickUp et le ClickUp Créer un modèle de processus efficace .
Étape 7 : Analyser et contrôler chaque étape
Vous avez créé des procédures opérationnelles standard, vous en avez discuté avec votre équipe et vous avez mis vos paramètres en route. Mais votre travail ne s'arrête pas là. Pour garantir une réussite continue, vous devez le surveiller et l'analyser de près.
Avec l'aide de Tableaux de bord ClickUp vous le pouvez. Il s'agit de votre centre de contrôle pour l'observation et le suivi des performances de chaque processus au sein de votre entreprise. Utilisez les tableaux de bord pour surveiller la charge de travail et les performances de votre équipe, visualiser les ressources, planifier et gérer les objectifs, et obtenir des informations détaillées sur chaque aspect d'un processus.
Choisissez parmi plus de 50 widgets disponibles pour surveiller des aspects spécifiques de votre processus et repérer les domaines d'amélioration potentiels .
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-3.0-Dashboard-Software-Team-With-Priorities-and-Burndown-Cards-1400x934.png ClickUp 3.0 Équipe de logiciels de tableau de bord avec priorités et cartes à brûler /$$img/
Les tableaux de bord de ClickUp 3.0 permettent aux gestionnaires de projets agiles d'afficher rapidement les tâches restantes et les priorités de l'équipe pour la semaine, ainsi que des diagrammes de burnup et de burndown détaillés
Exemples de normalisation des processus
Nous avons couvert la partie théorique de la standardisation des processus. Voyons comment cela fonctionne en pratique à l'aide de deux exemples concrets.
Service clientèle
Observons un une équipe d'assistance aux clients dans une entreprise qui propose une plateforme de diffusion de médias en continu par abonnement. Leur travail consiste à répondre aux e-mails et à fournir des informations précises et pertinentes aux clients actuels et potentiels.
L'équipe se compose de 10 personnes, et chacun a sa propre façon de répondre aux e-mails des clients. Par exemple, Jenny maintient un ton décontracté et cordial, tandis que John préfère rester professionnel.
La multiplicité des personnalités et des approches au sein de l'équipe peut perturber les clients et leur donner une mauvaise impression, car ils ne savent jamais à quoi s'attendre. Business Plus, l'équipe étant souvent débordée, certains e-mails de clients peuvent se perdre dans le chaos.
La normalisation des processus de traitement des demandes des clients par e-mail peut vous aider à gagner du temps, à être plus productif et à garantir la cohérence.
Commencez par analyser les processus d'entreprise actuels. Prenez en compte les délais de réponse, la création et la catégorisation des tickets, la hiérarchisation des priorités et la collecte des commentaires des clients. Visualisez l'ensemble du processus afin de mieux le comprendre et d'identifier les domaines qui requièrent votre attention.
Créez votre processus d'assistance dans l'outil de cartes mentales de ClickUp pour visualiser l'ensemble du flux de travail
Il est maintenant temps de définir des objectifs. Par exemple, si vos clients se plaignent de la lenteur des temps de réponse, vous voudrez vous concentrer sur l'amélioration de cet indicateur. Veillez à ce que vos objectifs soient mesurables afin de pouvoir suivre la progression au fil du temps.
Ensuite, vous devez créer des procédures opératoires normalisées. Documentez la manière dont les représentants du service clientèle doivent répondre aux e-mails. Vous pouvez utiliser des modèles pour créer un guide détaillé étape par étape sur le traitement des différents types d'e-mails. En outre, vous pouvez développer des moyens de catégoriser et de prioriser les e-mails et de vous assurer que chaque client reçoit une réponse.
Les automatisations peuvent jouer un rôle important à cet égard : utilisez-les pour envoyer des e-mails de confirmation aux clients, pour vous assurer que les e-mails parviennent au bon représentant et pour demander l'avis des clients.
Partagez vos procédures opératoires normalisées avec l'ensemble de l'équipe, passez-les en revue ensemble et répondez à toutes les questions des représentants. Utilisez les procédures opératoires normalisées pour l'intégration des nouveaux employés et pour mieux consolider les activités de votre entreprise.
Enfin, n'oubliez pas de revoir de temps à autre les processus de votre entreprise pour vous assurer qu'ils fonctionnent toujours. Pour ce faire, analysez les commentaires non seulement de vos clients, mais aussi de votre équipe.
Préparation des aliments
Imaginons que vous dirigiez un restaurant familial de hamburgers avec des dizaines d'années d'expérience. Le restaurant est connu pour ses plats délicieux et ses portions généreuses.
Cependant, les propriétaires ont récemment reçu plusieurs plaintes concernant leurs hamburgers - il semble que la qualité du produit varie souvent, en particulier en ce qui concerne le goût.
Vous souhaitez standardiser le processus de préparation des burgers. Vous commencerez par analyser la procédure actuelle : vous obtiendrez un aperçu de tout, de l'approvisionnement aux temps de cuisson, en passant par les garnitures et les portions.
Au cours de l'analyse, vous trouverez probablement le "maillon faible" - il peut s'agir de temps de cuisson incohérents, d'une qualité de viande variable ou d'ingrédients périmés. Vous créerez un plan de processus pour le visualiser et comprendre la meilleure façon de l'améliorer.
Vous élaborerez ensuite des procédures opératoires normalisées. Par exemple, vous pouvez dresser une liste des fournisseurs agréés pour les galettes de hamburger, décrire les étapes de l'organisation de la section grillades, définir les temps de cuisson et décrire le processus de grillage des petits pains. Vous pouvez également aborder la question de la sécurité alimentaire et des portions adéquates.
Une fois les procédures opératoires normalisées définies, organisez une réunion au cours de laquelle vous en discuterez avec les cuisiniers et les assistants. Vous pouvez également imprimer les procédures opératoires normalisées et les conserver à proximité du poste de travail afin que chacun puisse les lire en cas de besoin.
Organisez des réunions régulières avec le personnel pour vous assurer de l'efficacité du processus et demandez fréquemment à vos invités de vous faire part de leurs commentaires. Ces simples ajustements permettent d'améliorer l'efficacité de l'ensemble des activités de l'entreprise.
ClickUp : Votre allié pour la normalisation des processus
La standardisation des processus est un excellent moyen de d'optimiser les flux de travail vous pouvez ainsi gagner du temps et de l'argent, et satisfaire votre équipe et vos clients. Cependant, cela nécessite souvent un travail acharné et une attention particulière aux détails.
Avec ses options robustes de documentation, de visualisation et de gestion des processus, ClickUp a tout ce dont vous avez besoin pour structurer vos flux de travail et faire en sorte que votre équipe soit sur la même page. S'inscrire à ClickUp dès aujourd'hui, explorez ses fonctionnalités exceptionnelles et commencez à révolutionner la normalisation de vos processus. 🔁