Lorsque vos modes opératoires normalisés et vos flux de travail sont chaotiques, le projet ou l'équipe que vous gérez l'est aussi. Pour garantir la cohérence, vous devez documenter toutes les étapes et tous les aspects de votre processus normal afin d'aider votre équipe à atteindre ses objectifs, à rationaliser ses opérations et à être plus efficace sur tous les plans.
Les modèles de documentation des processus sont le moyen le plus simple de commencer ; ils vous aident à naviguer dans le chaos et à mettre de l'ordre dans la nature souvent désordonnée des opérations de l'entreprise.
La bonne nouvelle, c'est que vous n'avez pas besoin de perdre un temps fou à accomplir cette tâche cruciale mais fastidieuse. Utilisez l'un de ces 10 modèles polyvalents de documentation des processus et voyez la productivité de votre équipe monter en flèche !
Qu'est-ce qu'un modèle de documentation de processus ?
La documentation des processus consiste à rédiger des procédures détaillées, étape par étape, pour l'exécution de certaines tâches. Un modèle de document de processus est un cadre normalisé et structuré qui permet d'y parvenir.
L'enregistrement et la centralisation des procédures sont essentiels pour les processus d'entreprise de toutes tailles et de tous secteurs, en particulier lorsqu'il s'agit d'optimiser les tâches répétitives et collaboratives. Le fait de consigner chaque étape par écrit présente de nombreux avantages :
- Assurer l'efficacité et la cohérence
- Promouvoir la transparence
- Définir les responsabilités et fixer les limites du processus
- Permettre un transfert de connaissances sans effort aux successeurs et aux nouveaux employés
- Faciliter les procédures d'examen et d'analyse, ainsi que l'identification des goulets d'étranglement et la mise en place d'un système de gestion des risquesd'amélioration des processus La documentation des processus peut se présenter sous différentes formes. Créez un guide, une politique, un tutoriel, un organigramme ou tout autre type de document qui capture et communique efficacement les informations nécessaires.
Qu'est-ce qui fait un bon modèle de document de processus ?
Un modèle de document de processus efficace doit
- être flexible et personnalisable : Un bon modèle peut être utilisé pour documenter différents types de processus
- Avoir une structure propre et logique : Votre équipe doit pouvoir trouver ce dont elle a besoin en un rien de temps
- Permettre la collaboration : L'utilisation de commentaires et de notes facilite le travail d'équipe et la prise de décision collective
- Enregistrer l'historique des versions : Cela vous permet de suivre les modifications apportées au document afin de garantir la responsabilité et de revenir facilement aux versions précédentes
- Inclure des éléments visuels : Les graphiques, diagrammes et autres éléments visuels clarifient les procédures complexes et aident votre équipe à mieux comprendre le processus
10 modèles de documentation de processus à utiliser en 2024
Maintenant que vous connaissez les avantages de la documentation des processus, consultez notre liste des 10 meilleurs modèles de documents de processus en 2024 ClickUp et Word. Avec ces armes précieuses dans votre arsenal, vous pouvez assurer votre productivité, relever tous les défis qui se présentent à vous et préparer les membres de votre équipe à la réussite! ✨
Nous allons vous montrer comment tirer le meilleur parti de chaque modèle et vous présenter leurs principaux avantages.
1. Modèle de documentation des processus de l'entreprise ClickUp
Le modèle de documentation des processus de l'entreprise ClickUp garantit que vos modes opératoires normalisés couvrent toutes les informations clés
Le modèle de documentation des processus de l'entreprise ClickUp Modèle de documentation du processus ClickUp fournit des lignes directrices pour la création de documents SOP et est hautement personnalisable. Comme pour tout autre Modèle ClickUp vous pouvez facilement l'adapter à vos besoins - il ne vous reste plus qu'à distribuer les documents du processus à votre équipe !
Ce modèle aborde en profondeur tous les aspects clés de la documentation et de la propriété des processus. Vous pouvez préciser le flux de travail et nommer tous les membres de l'équipe ou les parties prenantes concernés en modifiant des sections telles que :
- Public : A qui s'adresse le document
- Gouvernance : Gouvernance : Qui doit approuver le document
- Objectif : L'objectif principal du document
- Tableau RACI: Un calendrier des tâches pour aider à la planification et à la gestion de la charge de travail
- *diagramme *SIPOC
- Carte du processus : Un tableau blanc avec un diagramme pour visualiser le processus et ses étapes Télécharger ce modèle ### 6. Modèle d'audit et d'amélioration des processus ClickUp
Le modèle ClickUp d'audit et d'amélioration des processus vous permet d'approfondir chaque processus et de découvrir comment vous pouvez l'améliorer
Comme le précédent concurrent de la liste, le modèle d'audit et d'amélioration des processus de ClickUp Modèle d'audit et d'amélioration des processus ClickUp se concentre sur l'analyse des processus et l'optimisation du flux de travail. Il s'agit toutefois d'un outil plus complet.
Il existe au niveau du dossier et comprend de nombreuses listes, chacune contenant plusieurs vues :
- Conception du modèle : Aperçu du plan d'audit
- Analyse des processus : Liste des critères d'audit à prendre en compte
- Analyse CATWOE : Cadre pour l'examen des perspectives des parties prenantes
- Gestion du changement :Planification de la succession Gérez toutes les tâches sous forme de liste ou de tableau. Jouez avec les différentes vues, les critères de tri et de regroupement pour découvrir ce qui convient le mieux à votre équipe. Utilisez les vues Gantt et Chronologie pour suivre les étapes et planifier efficacement les tâches.
N'hésitez pas à personnaliser le modèle et à l'adapter à vos besoins. Créez des pour rationaliser votre flux de travail et gagner un temps précieux. ⌛ Télécharger ce modèle
7. Modèle de tableau blanc de la carte des processus ClickUp
Utilisez le modèle de tableau blanc de ClickUp pour identifier facilement les départements impliqués dans les processus
Le Modèle de tableau blanc pour la carte de processus ClickUp est un autre outil permettant de visualiser les processus et d'identifier les départements qui en sont responsables. Ce diagramme dynamique rend tout sujet compliqué plus facile à comprendre pour tout le monde, ce qui le rend parfait pour les présentations interfonctionnelles.
Il comporte trois groupes d'éléments, chacun ayant une forme et une couleur distinctes :
- Activité terminale (points de départ et d'arrivée)
- Activité terminale (points de départ et d'arrivée)
- Décision
Tous les nœuds sont placés stratégiquement sur le diagramme. Les lignes indiquent les services responsables de la réalisation de l'action. N'hésitez pas à déplacer les nœuds, car les relations entre les tâches restent fixes, quelle que soit leur position.
Vous pouvez également transformer les nœuds du tableau blanc en tâches, puis les gérer dans la vue Liste. Vous disposez ainsi de fonctionnalités supplémentaires telles que le suivi du temps, les commentaires et le journal des modifications, ce qui est idéal pour documenter les processus de votre flux de travail.
Les tableaux blancs vous permettent également d'insérer des captures d'écran et d'autres aides visuelles pour étayer vos affirmations.
Check out these Outils d'automatisation des documents ! Télécharger ce modèle
8. Modèle de processus de gestion des grands comptes ClickUp
Ce modèle ClickUp débloque des opportunités de croissance en vous aidant à identifier et à prioriser vos meilleurs clients
Une entreprise n'est rien sans ses clients. C'est pourquoi il est essentiel de les satisfaire et d'entretenir les relations que vous avez avec eux. Pour ce faire, vous devez communiquer, comprendre leurs besoins et résoudre les problèmes à temps.
Si vous travaillez avec plusieurs clients simultanément, vous avez besoin d'un système bien conçu pour documenter toutes les activités et tous les processus impliqués. Les Modèle de processus de gestion des grands comptes existe précisément dans ce but !
Utilisez la vue en liste Aperçu du processus pour noter toutes les étapes sous forme de tâches. Dans les colonnes, ajoutez des assignés et fixez les délais. Vous pouvez également attribuer des étiquettes de priorité et des notes de complexité, et mettre à jour les statuts au fur et à mesure.
Les vues de la chronologie et du diagramme de Gantt vous aident à la gestion du temps et l'allocation des ressources . Le calendrier vous donne un aperçu rapide des tâches liées au client et de leur durée.
Le diagramme de Gantt, quant à lui, fournit des informations supplémentaires, telles que la priorité des tâches et les limites du processus, comme les dépendances, afin de savoir ce qui doit être achevé en premier. Télécharger ce modèle
9. Modèle de flux de processus ClickUp
Essayez ce modèle coloré de ClickUp Process Flow lors de l'élaboration de votre prochain processus
Les graphiques sympas ne sont peut-être pas essentiels à la réussite de la documentation d'un processus. Néanmoins, ils apportent un peu de piquant à un document généralement terne, en améliorant son impact visuel. 💥
Les Modèle de flux de processus ClickUp en est un excellent exemple. Grâce à son imagerie accrocheuse, vous pouvez visualiser les données au fur et à mesure que vous les lisez, ce qui rend tout processus plus facile à comprendre et à mettre en œuvre.
Le modèle se présente sous la forme d'un tableau blanc, ce qui offre de nombreuses possibilités de personnalisation. Par défaut, il se compose des cinq sections suivantes :
- Planification
- Développement
- Exécution
- Gestion
- L'évaluation
Pour utiliser le modèle, inscrivez les sous-tâches sur la note autocollante prévue à cet effet. N'hésitez pas à ajouter une touche personnelle en modifiant la palette de couleurs et en ajoutant des pièces jointes, des dessins et des cartes heuristiques.
Vous découvrirez bientôt les avantages réels de la documentation des processus en reliant vos flux de travail en un processus commercial visuel. Télécharger ce modèle
10. Modèle de documentation de processus Microsoft Word par Template.net
Ce modèle de documentation de processus Microsoft Word par Template.net est un document simple et professionnel qui peut fonctionner dans n'importe quel contexte
Vous n'avez peut-être pas l'intention d'avoir des cloches et des sifflets. Mais plutôt un design minimaliste et direct qui ne détourne pas l'attention de la substance du document.
Ce document Modèle de documentation de processus en Word par Template.net est aussi propre que possible.
Par exemple, il explique le processus d'obtention d'un numéro d'identification de directeur (DIN) pour les futurs cadres. Le format peut toutefois être appliqué à tout autre contexte. Utilisez le modèle pour vous inspirer et vous faire une idée du type de langage à utiliser dans de tels documents, en particulier s'ils sont destinés à être officiels.
La structure consiste en une série de questions, qui sont en gras pour faciliter la lecture. Le document se termine par une référence à un autre document où le lecteur peut obtenir plus d'informations. Télécharger ce modèle
Les meilleurs modèles de documentation de processus - une vue d'ensemble
Voici un résumé de tous les modèles et des raisons pour lesquelles ils ont été retenus dans cette liste :
Contrôlez vos processus avec ces modèles de processus
La documentation des processus est une chose que de nombreuses personnes considèrent comme allant de soi. Elle peut être peu inspirante et répétitive, mais elle constitue un ingrédient essentiel à la réussite de toute entreprise.
Et avec un modèle de documentation des processus, vous pouvez supprimer la partie difficile et ne récolter que les avantages. Utilisez-le pour communiquer, normaliser et planifier, et voyez votre entreprise devenir une machine bien huilée ! 🔧
Que vous ayez besoin d'une plateforme de documentation pour suivre, assigner des utilisateurs et surveiller les processus d'affaires, ou d'un outil de tableau blanc visuel pour cartographier la portée du processus et l'ensemble du projet, ClickUp a tout ce qu'il vous faut. Essayez ClickUp gratuitement aujourd'hui et découvrez pourquoi tant d'entreprises font confiance à ce service outil de productivité pour faire avancer les choses.