Lorsque vos procédures opératoires normalisées et vos flux de travail sont chaotiques, le projet ou l'équipe que vous gérez l'est également. Pour garantir la cohérence, vous devez documenter toutes les étapes et tous les aspects de votre flux de processus normal afin d'aider votre équipe à atteindre ses objectifs, à rationaliser ses opérations et à être plus efficace à tous les niveaux.
Le moyen le plus simple de commencer est d'utiliser des modèles de documentation de processus. Ils vous aident à naviguer dans le chaos et à mettre de l'ordre dans la nature souvent désordonnée des opérations de l'entreprise.
La bonne nouvelle, c'est que vous n'avez pas besoin de perdre un temps fou sur cette tâche cruciale mais fastidieuse. Utilisez l'un de ces 11 modèles polyvalents pour la documentation des processus et voyez la productivité de votre équipe monter en flèche !
Que sont les modèles de documentation de processus ?
La documentation des processus consiste à consigner par écrit les procédures détaillées, étape par étape, permettant d'effectuer certaines tâches. Un modèle de document de processus est un cadre standardisé et structuré qui permet d'y parvenir.
L'enregistrement et la centralisation des procédures sont essentiels pour les processus métier de toutes tailles et de tous secteurs, en particulier lorsqu'il s'agit d'optimiser des tâches répétitives et collaboratives. La mise par écrit de chaque étape présente de nombreux avantages, tels que :
- Garantir l'efficacité et la cohérence
- Promouvoir la transparence
- Définir les responsabilités et fixer les limites des processus
- Permettez un transfert de connaissances sans effort vers vos successeurs et vos nouveaux employés.
- Facilitez les procédures d'examen et d'analyse, identifiez les goulots d'étranglement et améliorez les processus.
La documentation des processus peut prendre plusieurs formes. Créez un guide, une politique, un tutoriel, un organigramme ou tout autre type de document qui permet de saisir et de communiquer efficacement les informations nécessaires.
Qu'est-ce qui caractérise un bon modèle de document de processus ?
Un modèle de document de processus efficace doit :
- Soyez flexible et personnalisable : un bon modèle peut être utilisé pour documenter différents types de processus.
- Adoptez une structure claire et logique : votre équipe doit pouvoir trouver ce dont elle a besoin en un clin d'œil.
- Facilitez la collaboration : l'utilisation de commentaires et de notes facilite le travail d'équipe et la prise de décision collective.
- Historique des versions : cela vous permet de suivre les modifications apportées au document afin de garantir la responsabilité et de revenir facilement aux versions précédentes.
- Ajoutez des éléments visuels : les diagrammes, graphiques et autres éléments visuels clarifient les procédures complexes et aident votre équipe à mieux comprendre le processus.
11 modèles de documentation de processus à utiliser
Maintenant que vous connaissez les avantages de la documentation des processus, consultez notre liste des 11 meilleurs modèles de documents de processus dans ClickUp et Word. Avec ces précieux outils à votre disposition, vous pouvez garantir votre productivité, relever tous les défis qui se présentent à vous et mettre les membres de votre équipe sur la voie de la réussite ! ✨
Nous vous montrerons comment tirer le meilleur parti de chaque modèle et vous présenterons leurs principaux avantages.
1. Modèle de documentation de processus ClickUp
Le modèle de documentation de processus ClickUp fournit des directives pour la création de documents relatifs aux procédures opératoires normalisées et est hautement personnalisable. Comme pour tout autre modèle ClickUp, vous pouvez facilement l'adapter à vos besoins. Il ne vous reste plus qu'à faire la distribution des documents de processus à votre équipe !
Ce modèle aborde en détail tous les aspects clés de la documentation des processus et de leur propriété. Vous pouvez préciser le flux de travail et nommer tous les membres de l'équipe ou parties prenantes concernés par la propriété en effectuant des modifications en cours dans des sections telles que :
- Public : à qui s'adresse le document ?
- Gouvernance : qui doit approuver le document ?
- Objectif : quel est l’objectif principal du document ?
- Diagramme RACI : qui doit être responsable, redevable, consulté et informé ?
- Outils nécessaires : ce dont vous avez besoin pour achever le processus d’entreprise
- Procédure : quelles sont les étapes exactes du processus permettant d'atteindre un objectif ou d'accomplir une tâche ?
- Documents connexes : liens vers d'autres documents pertinents
Pour rendre le document plus attrayant, vous pouvez ajouter une image de couverture, des bannières et de jolies icônes aux titres. Si vous souhaitez faciliter la navigation dans le document, vous avez la possibilité d'insérer une table des matières. Vous pouvez également intégrer des sites web, des applications et d'autres documents pour faire passer votre message.
2. Modèle de document de processus ClickUp
Le modèle de document de planification de processus de ClickUp est facile à utiliser pour tout le monde. Alors que le modèle précédent couvre les aspects clés et les parties prenantes des étapes du processus, celui-ci fournit un plan général axé sur l'aspect technique.
Si vous avez besoin de normaliser les mesures de qualité pour vos opérations, vous pouvez utiliser notre modèle de document de plan de processus. Il vous permet de définir clairement la méthode à utiliser, la taille de l'échantillon et les critères spécifiques d'évaluation afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
Il vous suffit de remplacer le texte factice par des informations réelles et de supprimer les instructions. Vous pouvez également décrire toutes les étapes du processus métier dans un tableau clairement organisé, et créer une checklist des mesures d'amélioration à prendre lorsque les critères définis ne sont pas remplis.
Si vous avez besoin de plus de détails, vous pouvez créer un document de processus métier complémentaire et ajouter la référence dans la colonne prévue à cet effet. Le tableau final est dédié aux révisions. Utilisez-le pour préciser les personnes responsables et les dates d'échéance.
3. Modèle d'organigramme de processus ClickUp
Si vous êtes plutôt visuel, ce modèle de diagramme de processus ClickUp pourrait mieux vous convenir. Grâce à ses couleurs et ses formes, ce modèle facilite la visualisation et la compréhension de tout processus d’entreprise, quelle que soit sa complexité.
Ce diagramme de processus comprend deux parties principales : les acteurs et les activités. Chaque acteur se voit attribuer une colonne, dans laquelle les activités qu'il doit effectuer sont illustrées par différentes formes. T
Le joueur qui lance le processus se trouve à l'extrême gauche, ce qui permet d'avoir un aperçu organisé du processus tel qu'il se déroule du début à la fin.
La personnalisation du modèle est un jeu d'enfant. Utilisez des formes pour cartographier le processus, ajoutez des connecteurs entre elles et insérez des options pour les nœuds de décision. N'oubliez pas de mettre à jour la légende à gauche pour aider les nouveaux membres de l'équipe à s'y retrouver.
Cette documentation détaillée décrit le processus de recrutement par défaut, mais peut être adaptée à n'importe quel autre flux de travail d'équipe. Disponible dans ClickUp Tableaux blancs, elle offre une grande flexibilité. ClickUp Tableaux blancs vous permet de collaborer et d'être aussi créatif que vous le souhaitez.
Outre les organigrammes, les cartes mentales et la cartographie des processus, vous pouvez intégrer des images, des vidéos, des documents et des cartes de sites web. Vous pouvez même griffonner pour illustrer votre propos ! 🖌️
4. Modèle de documentation des processus de projet ClickUp
Utilisez le modèle de documentation de projet de ClickUp pour garder une trace des documents de gestion de projet que vous avez produits au cours d'un projet. Votre équipe de projet se conformera aux actions, méthodes et directives définies dans ce document, telles que le plan du projet, l'échéancier ou le budget.
La documentation des projets est l'un des aspects les plus importants pour garantir leur bon suivi et leur réussite. Avec le modèle approprié, les équipes peuvent facilement documenter les détails de leur projet, de la planification à l'exécution et à la livraison.
Ce modèle rationalise le processus de votre projet, ce qui permet à votre équipe de :
- Accédez facilement à tous les documents du projet depuis un emplacement centralisé.
- Respectez les délais et les livrables dans le respect du budget et de l’échéancier.
- Collaborez efficacement entre les services et les parties prenantes.
5. Modèle de flux de processus ClickUp
Les graphiques attrayants ne sont peut-être pas indispensables à la réussite d'une documentation de processus. Cependant, ils ajoutent un peu de piquant à un document généralement terne, améliorant ainsi son impact visuel. 💥
Le modèle de flux de processus ClickUp en est un excellent exemple. Grâce à ses images accrocheuses, vous pouvez visualiser les données au fur et à mesure que vous les lisez, ce qui rend tout processus plus facile à comprendre et à intégrer.
Le modèle se présente sous la forme d'un Tableau blanc, ce qui offre de nombreuses possibilités de personnalisation. Par défaut, il comprend les cinq sections suivantes :
- Planification
- Développement
- Exécution
- Gestion
- Évaluation
Pour utiliser le modèle, notez les sous-tâches sur le post-it prévu à cet effet. N'hésitez pas à ajouter une touche personnelle en modifiant les couleurs et en ajoutant des pièces jointes, des dessins et des cartes mentales.
Vous découvrirez rapidement les avantages réels de la documentation des processus en effectuant la connexion de vos flux de travail à un processus métier visuel.
6. Modèle de procédures et de processus ClickUp
Supposons que vous ayez documenté tous les processus de votre entreprise. Comment allez-vous les suivre tous ? 🤔
C'est exactement pour cette raison que nous avons créé ce modèle ClickUp Process and Procedures Template. Il s'agit d'un système complet pour gérer vos documents. Il les organise de manière claire dans différentes vues, vous permettant ainsi de récupérer toutes les informations dont vous avez besoin en quelques secondes.
Outre le guide de démarrage, le modèle de processus documentaire contient :
- Liste des documents
- Tableau des étapes de documentation
- Organigramme de processus Tableau blanc
Utilisez les vues Liste et Tableau pour centraliser vos documents de projet et les gérer sans effort en ajoutant des champs tels que le type, la priorité, l'étape, le service et le taux d'achèvement.
Marquez les personnes assignées, les parties prenantes et les approbateurs pour les avertir lorsque leur participation est requise. Ajoutez des catégories, des étiquettes et des champs personnalisés, et modifiez le regroupement et le tri selon vos préférences.
Vous trouverez l'organigramme de processus dans la vue Tableau blanc. Utilisez-le pour créer une carte de n'importe quel processus ou procédure et visualiser le travail qui vous attend. Vous pouvez également transformer les nœuds en tâches. Cela rendra le diagramme interactif, vous permettant d'ajouter des responsables, des checklists et des commentaires.
7. Modèle de processus efficaces ClickUp
Il ne suffit pas de développer un processus et d'en rester là. Au fil du temps, il doit être mis à jour pour s'adapter aux changements en cours. En optimisant vos processus, vous :
- Éliminez le gaspillage, tel que les temps morts et les stocks excédentaires.
- Réduisez le risque d'erreurs et de retards et diminuez les coûts (essayez ces modèles de registre des risques!)
- Augmentez votre productivité et votre efficacité.
Cela peut être une tâche fastidieuse impliquant beaucoup de données, mais ce modèle de processus efficace de ClickUp vous simplifie la tâche. Il vous aide à analyser n'importe quel processus, à identifier les domaines à améliorer et à mettre en œuvre les changements nécessaires.
Outre le document d'instructions, il contient les vues suivantes :
- Aperçu du processus : liste principale de toutes les tâches à effectuer pour optimiser le processus, regroupées par statut.
- Diagramme de Gantt: échéancier des tâches pour faciliter la planification et la gestion de la charge de travail.
- Diagramme SIPOC : un Tableau blanc pour réfléchir aux spécificités d'un processus d'entreprise, en particulier les fournisseurs, les entrées, le processus, les sorties et les clients.
- Carte des processus : un Tableau blanc avec un diagramme permettant de visualiser le processus et ses différentes étapes.
8. Modèle d'audit et d'amélioration des processus ClickUp
Tout comme le précédent concurrent de la liste, le modèle ClickUp Process Audit & Improvement Template se concentre sur l'analyse des processus et l'optimisation des flux de travail. Il s'agit toutefois d'un outil plus complet.
Il se trouve au niveau du dossier et comprend de nombreuses listes, chacune contenant plusieurs vues :
- Conception du modèle : aperçu du plan d'audit
- Analyse du processus : liste des critères d'audit à prendre en compte
- Analyse CATWOE : cadre permettant d'examiner les points de vue des parties prenantes
- Gestion du changement : planification de la relève
Gérez toutes les tâches dans la vue Liste et Tableau. Testez différentes vues, critères de tri et de regroupement pour trouver ceux qui conviennent le mieux à votre équipe. Utilisez les vues Gantt et Échéancier pour suivre les jalons et planifier et programmer efficacement les tâches.
Le modèle est gratuit et vous pouvez le personnaliser et l'adapter à vos besoins. Créez des automatisations personnalisées pour rationaliser votre flux de travail et gagner un temps précieux. ⌛
9. Modèle de tableau blanc ClickUp Process Map
Le modèle de Tableau blanc ClickUp Process Map est un autre outil permettant de visualiser les processus et d'identifier les services qui en sont responsables. Ce diagramme dynamique rend tout sujet complexe plus facile à comprendre pour tout le monde, ce qui le rend parfait pour les présentations interfonctionnelles.
Il comporte trois groupes d'éléments, chacun avec une forme et une couleur distinctes :
- Activité terminale (points de départ et d'arrivée)
- Activité
- Décision
Tous les nœuds sont placés stratégiquement sur le diagramme. Les lignes indiquent les services chargés d'achever l'action. N'hésitez pas à déplacer les nœuds, car les relations entre les tâches restent fixes quelle que soit leur position.
Vous pouvez également transformer les nœuds du Tableau blanc en tâches, puis les gérer dans la vue Liste. Cela vous offre des fonctions supplémentaires telles que le suivi du temps, les commentaires et le journal des modifications, ce qui est idéal pour documenter les processus de votre flux de travail.
Les tableaux blancs vous permettent également d'insérer des captures d'écran et d'autres supports visuels pour étayer vos affirmations.
Découvrez ces outils d'automatisation des documents!
10. Modèle de processus de gestion des grands comptes ClickUp
Une entreprise n'est rien sans ses clients. C'est pourquoi il est essentiel de les satisfaire et d'entretenir les relations que vous avez avec eux. Pour ce faire, vous devez communiquer, comprendre leurs besoins et résoudre les problèmes en temps voulu.
Si vous travaillez avec plusieurs clients simultanément, vous avez besoin d'un système bien conçu pour documenter toutes les activités et tous les processus impliqués. Le modèle de processus de gestion des grands comptes existe précisément dans ce but !
Utilisez la vue Liste « Aperçu du processus » pour noter toutes les étapes sous forme de tâches. Dans les colonnes, ajoutez les personnes assignées et définissez les délais. Vous pouvez également attribuer des étiquettes de priorité et des scores de complexité, et mettre à jour les statuts au fur et à mesure.
Les vues Échéancier et Diagramme de Gantt facilitent la gestion du temps et l'allocation des ressources. L'échéancier vous offre un aperçu rapide des tâches liées aux clients et de leur durée.
Le diagramme de Gantt fournit toutefois des informations supplémentaires, telles que la priorité des tâches et les limites des processus, comme les dépendances, afin de savoir ce qui doit être achevé en premier.
11. Modèle de documentation de processus Microsoft Word par Template.net
Peut-être ne recherchez-vous pas des fioritures, mais plutôt un design minimaliste et simple qui ne détourne pas l'attention du contenu du document.
Ce modèle de documentation de processus au format Word proposé par Template.net est d'une simplicité enfantine.
Il explique par exemple le processus d'obtention d'un numéro d'identification de directeur (DIN) pour les futurs cadres. Ce format peut toutefois être appliqué à tout autre contexte. Utilisez le modèle pour trouver l'inspiration et vous faire une idée du type de langage à utiliser dans ce type de documents, en particulier s'ils sont destinés à être officiels.
La structure se compose d'une série de questions, mises en évidence en gras pour faciliter la lecture. Le document se termine par une référence à un autre document où le lecteur peut obtenir plus d'informations.
Avantages de la documentation des processus
- Améliore l'efficacité : aide les employés à comprendre clairement leurs tâches, ce qui leur fait gagner du temps et élimine toute confusion.
- Garantit la cohérence : les procédures standardisées permettent de maintenir la qualité dans toutes les opérations.
- Aide à la formation : fournit aux nouvelles recrues des guides complets pour leur permettre de comprendre rapidement leurs rôles.
- Facilite la continuité : évite les perturbations en garantissant la continuité des opérations de l'entreprise, même en cas de départ de membres clés.
- Favorise la transparence et la responsabilité : clarifie les relations entre les différents processus et les rôles des individus, ce qui conduit à un environnement plus responsable.
Que faut-il inclure dans les documents de processus ?
Pour créer un document de processus efficace, vous devez identifier et décrire chaque étape du processus dans un format clair et facile à comprendre. Voici les éléments à inclure dans vos documents de processus :
1. Détails du document
Au tout début, le document doit contenir des informations essentielles telles que :
- Titre du document : nom du processus documenté.
- Propriétaire du document : personne chargée de la maintenance et de la mise à jour du document.
- Date d'approbation : date à laquelle le document a été approuvé pour la dernière fois.
- Date de révision : date à laquelle le document a été mis à jour pour la dernière fois.
2. Énoncé d'intention
Le document doit expliquer clairement l'objectif du processus, ce qu'il vise à accomplir et le résultat attendu. Cela permet à tous ceux qui suivent le processus de comprendre pourquoi il est nécessaire.
3. Portée
Cette section décrit le public visé par le document de processus et indique quand et dans quelles circonstances le processus doit être invoqué.
4. Aperçu de la procédure
Un bref aperçu du processus qui donne aux lecteurs une idée générale des étapes du processus et de la manière dont elles s'articulent entre elles.
5. Détails du processus
Il s'agit de la partie principale du document, dans laquelle vous fournissez une description détaillée, étape par étape, du processus. Elle doit inclure :
- Tâches : les activités nécessaires pour achever le processus.
- Responsable : la personne ou l'équipe chargée de chaque tâche.
- Assistance : toute information supplémentaire pouvant aider à achever la tâche, telle que les outils nécessaires, les instructions ou les conseils.
- Flux de processus : il peut s'agir d'un diagramme ou d'un organigramme qui représente visuellement le processus du début à la fin.
6. Définitions
Tout terme spécialisé ou spécifique à un secteur utilisé dans le document doit être défini afin de garantir sa compréhension par tous les lecteurs.
7. Références
Incluez tous les documents externes, guides ou supports pertinents qui peuvent fournir de l'assistance pour comprendre le processus ou fournir des informations complémentaires à son sujet.
8. Approbation
Cette section doit inclure les signatures des personnes responsables qui ont examiné et approuvé le document de processus.
Meilleurs modèles de documentation de processus — Aperçu général
Voici un résumé de tous les modèles et les raisons pour lesquelles ils figurent dans cette liste :
| Modèle | Avantages |
| Modèle de documentation de processus ClickUp | Vous permet de décrire tout processus en détail, en vous assurant de couvrir tous les aspects clés. |
| Modèle de document de planification des processus ClickUp | Décrit les étapes, les détails techniques et les mesures de qualité d'un processus. |
| Modèle de diagramme de processus ClickUp | Vous permet de cartographier les acteurs et les activités impliqués afin de mieux comprendre un processus. |
| Modèle de processus et procédures ClickUp | Vous aide à rester au fait de toute la documentation et à visualiser les processus. |
| Modèle ClickUp pour des processus efficaces | Vous aide à réaliser la création et l'optimisation de n'importe quel processus. |
| Modèle ClickUp d'audit et d'amélioration des processus | Offre un large intervalle d'outils pour vous aider à analyser et à améliorer vos processus. |
| Modèle de tableau blanc ClickUp Process Map | Présentez vos processus de manière colorée, attrayante et compréhensible. |
| Modèle de processus de gestion des grands comptes ClickUp | Vous permet de suivre toutes les informations client afin d'entretenir vos relations. |
| Modèle de flux de processus ClickUp | Présente les processus de manière ludique et attrayante. |
| Modèle de documentation de processus dans Word par Template.net | Ils vous inspireront et vous fourniront un point de départ solide pour créer des documents de processus professionnels. |
Maîtrisez vos processus grâce aux modèles de processus
La documentation des processus est quelque chose que beaucoup de gens considèrent comme acquis. Elle peut sembler peu inspirante et répétitive, mais elle est essentielle à la réussite de toute entreprise.
Grâce à un modèle de documentation des processus, vous pouvez éliminer les difficultés et ne récolter que les avantages. Utilisez-le pour communiquer, normaliser et planifier, et voyez votre entreprise devenir une machine bien huilée ! 🔧
Que vous ayez besoin d'une plateforme de documentation pour suivre, attribuer des utilisateurs et surveiller les processus de l'entreprise, ou d'un outil de Tableau blanc visuel pour cartographier la portée du processus et l'ensemble du projet, ClickUp est là pour vous aider.
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