Chaque produit et service répond à de multiples besoins commerciaux et clients, appelés « exigences ».
Mais comment vous assurer que le produit final répond à toutes ces exigences ?
C'est simple : grâce à une planification efficace de la gestion des exigences.
Dans cet article, nous allons explorer la planification de la gestion des exigences, son importance et la manière de créer un plan de gestion des exigences solide.
Psst ! Nous avons également une offre exceptionnelle : un outil qui facilitera grandement la planification de la gestion des exigences.
Mettons nos masques Dalí . 🎭
Qu'est-ce que la planification de la gestion des exigences ?
La planification de la gestion des exigences consiste à déterminer comment vous allez identifier, documenter, analyser, mettre en œuvre, suivre et contrôler les exigences du projet.
Utilisons la planification infaillible du professeur dans La casa de papel pour illustrer notre propos.
Le professeur sera notre planificateur de gestion des exigences. Les modifications apportées à son plan pendant que son équipe braque la banque constituent les exigences. Les exigences modifieront la portée du projet (le braquage).
Bonus : modèles PRD
Désormais, sa planification de la gestion des exigences comprendra :
- Comment il identifiera les mesures nécessaires pour que le plan de vol reste conforme à sa vision
- Comment il analysera et mettra en œuvre ces mesures
Il devra également réfléchir à des moyens de suivre et de contrôler les exigences du projet en constante évolution. Grâce à des personnes trop ambitieuses comme Tokyo dans son équipe.
La planification de la gestion des exigences implique de nombreuses tâches, à commencer par la définition de la portée du projet, puis tout au long du cycle de vie du projet.
Mais pourquoi est-ce important ?
Un plan de gestion des exigences garantit que chaque exigence est prise en compte, analysée et traitée, notamment :
- Évitez le suivi des exigences de l'entreprise et celles des parties prenantes.
- Permettre aux équipes de contrôler la portée du projet
- Surmontez les causes courantes d'échec des projets telles que le glissement de périmètre, les retards, les dépassements de coûts, etc.
Il est certain qu'un plan de gestion des exigences est essentiel pour la gestion de la portée d'un projet.
Mais comment créer un tel plan ? Découvrons-le ensemble.
9 étapes pour créer un plan de gestion des exigences efficace
Voici les étapes à suivre pour une planification efficace de la gestion des exigences :
Étape 1 : Définir la portée du projet
La portée du projet consiste à déterminer et à documenter les objectifs, les livrables, les tâches, les coûts et les délais du projet.
En général, vous définissez la portée du projet dans un plan de gestion de la portée figurant dans votre charte ou votre plan de projet. Il vous suffit ensuite de le copier à partir de là.
Sans plan de gestion de la portée, les parties prenantes ne disposeront pas des informations essentielles nécessaires pour identifier les changements d'exigences dans un projet. Il devient également difficile de déterminer si vous devez mettre en œuvre une exigence proposée ou non.
Étape 2 : Identifiez les parties prenantes du projet
Votre plan de gestion doit mentionner les mesures que vous prendrez pour les identifier.
Ce n'est qu'alors que vous pourrez mapper les exigences de vos parties prenantes.
Vous pouvez organiser des réunions, mener des entretiens ou réfléchir avec votre équipe afin d'identifier les parties prenantes de votre projet. Vous pouvez même sélectionner chaque partie prenante si nécessaire, comme l'a fait le professeur*.
Étape 3 : Définir les rôles et les responsabilités pour les efforts de gestion des exigences
Votre plan doit indiquer qui sera responsable de tous les efforts de gestion des exigences.
Il peut s'agir du chef de projet, d'un analyste commercial ou de tout autre membre de votre équipe.
Vous vous souvenez comment le professeur nomme Berlin responsable du plan ?
Il était chargé de recueillir les commentaires de l'équipe et de déterminer si ces idées correspondaient au plan du projet.
De même, votre plan de gestion définira le rôle et les responsabilités liés à la supervision de l'ensemble du processus de gestion des exigences.
Étape 4 : Gérer les exigences conflictuelles
Il est courant que les différentes parties prenantes du projet et votre équipe de projet aient des exigences contradictoires.
Par exemple, votre client peut souhaiter une application qui récupère 1 000 enregistrements d'utilisateurs à la fois, alors que l'équipe de développement peut trouver cela irréalisable.
Dans ce cas, suivez les conseils du professeur. Il a anticipé tous les conflits potentiels entre son équipe et la police et a planifié une ligne de conduite en conséquence.
De même, vous devez inclure dans votre plan la manière dont vous allez amener votre client et l'équipe de développement à s'accorder sur la fonctionnalité de l'application afin de résoudre ce conflit d'exigences.
De même, vous et votre analyste devrez peut-être faire une analyse commerciale afin d'identifier ces conflits et d'amener les parties prenantes à un accord.
Étape 5 : Élaborer une stratégie pour hiérarchiser les exigences
Les projets complexes comportent de multiples exigences.
C'est pourquoi votre plan de gestion des exigences doit établir une méthodologie pour les hiérarchiser. Il s'agit notamment d'identifier les exigences qui sont essentielles à la mission et celles que vous pouvez attribuer au prochain sprint.
Par exemple, aider l'équipe à échapper à la police est une exigence plus importante pour le Professeur que de récupérer tout l'argent dans le coffre-fort de la banque.
Lorsque vous hiérarchisez les exigences d'un projet, vous devez tenir compte des exigences techniques, de l'influence des parties prenantes, de l'approbation des principales parties prenantes, etc. afin de prendre une décision éclairée.
Étape 6 : Définir la matrice de traçabilité des exigences
La traçabilité des exigences fait référence à la manière dont vous allez suivre les exigences du projet tout au long de son cycle de vie. Cela se fait généralement à l'aide d'une matrice de traçabilité.
Une matrice de traçabilité est un document qui mappe et retrace les exigences des utilisateurs à l'aide de cas de test.
Tout en gérant la traçabilité des exigences, vous devez également disposer d'une base de référence afin que votre équipe sache ce qui a fait l'objet d'une validation auprès du client.
Par exemple, dans le domaine du développement logiciel, une base de référence des exigences pourrait être un produit complet livré avec un ensemble de fonctionnalités approuvées.
Découvrez la matrice de traçabilité de ClickUp!
Étape 7 : Gérer l'évolution des exigences
Les changements sont inévitables, quelle que soit la rigueur de votre plan de projet.
En tant que chef de projet, vous devez établir un protocole pour gérer les changements d'exigences au fur et à mesure qu'ils surviennent.
Pour cela, votre plan de gestion des exigences peut inclure un « processus de contrôle des changements ».
Même le professeur en avait un, que seul Berlin connaissait.
Ce plan décrit le processus de documentation de tout changement. Il comprend certains points clés, tels que :
- Comment une exigence particulière a évolué
- Raison de la décision d'apporter ce changement
- Qui autorisera le changement ?
- Quel impact (le cas échéant) cela peut-il avoir sur le projet ?
Étape 8 : Communiquer les exigences du projet
Votre planification de la gestion des exigences doit également définir le mécanisme de communication des exigences des utilisateurs à votre équipe de projet et aux parties prenantes.
Dans votre forfait, vous devez indiquer :
- Qui informera les autres des changements apportés aux exigences ?
- Qui doit être informé des changements ?
- Quand ils ont besoin d'être informés
- Comment doivent-ils être informés ?
Le professeur utilisait un câble téléphonique pour communiquer avec Berlin après chaque jalon atteint. Berlin, à son tour, informait le reste de l'équipe.
Étape 9 : Identifiez les outils permettant de gérer les exigences
Enfin, vous devez décrire tous les outils de gestion des exigences que vous utiliserez pour documenter, suivre et gérer les exigences.
Si vous souhaitez suivre toutes les exigences et superviser l'avancement du projet, vous avez besoin d'un outil de gestion des exigences tel que ClickUp!
ClickUp est un logiciel de gestion de projet très apprécié, utilisé par des équipes productives du monde entier pour gérer le cycle de vie de leurs projets et planifier la gestion des exigences.
En tant que logiciel de gestion des exigences, il rassemble votre équipe pour planifier et collaborer en temps réel. Voyons comment :
A. Suivre la progression grâce aux vues
Avec ClickUp, vous pouvez suivre les projets et les plans de gestion des exigences du début à la fin grâce à plusieurs vues.
Visualisez vos tâches grâce à plus de 15 vues dans ClickUp, notamment Liste, Tableau et Calendrier.
Vous pouvez visualiser les tâches dans une vue Liste, Tableau ou Calendrier.
Vous pouvez également afficher les tâches interdépendantes ou les étapes du plan de gestion des exigences dans notre vue Gantt et suivre la progression de votre plan.
Pour une planification sans effort de la gestion des exigences, vous bénéficiez également d'autres vues telles que :
- Affichage du chat: discutez de votre plan de gestion des exigences avec votre équipe en temps réel.
- Affichage intégré: gagnez du temps dans votre processus de gestion en intégrant toutes vos applications et tous vos sites web favoris directement dans ClickUp.
- Cartes mentales: planifiez et organisez les rôles et les responsabilités dans le cadre de votre plan de gestion des exigences à l'aide d'une carte mentale libre.
- Vue Charge de travail: gérez visuellement la capacité et la charge de travail de votre équipe afin qu'elle sache sur quels processus de gestion des exigences elle doit travailler.
- Vue Document : créez des documents d'analyse des exigences, des plans de gestion des exigences, des documents internes et externes, et bien plus encore !
- Modèles : utilisez des modèles de planification des capacités pour gérer les exigences et les processus.
B. Ne manquez jamais un élément à accomplir grâce aux commentaires assignés
Rendez vos collègues responsables des petits éléments de travail dans le cadre de votre processus de gestion grâce à la fonctionnalité Commentaires assignés de ClickUp.
ClickUp vous permet de créer une tâche directement dans n'importe quel commentaire afin que les éléments importants ne passent pas inaperçus. La personne assignée peut rapidement résoudre ces commentaires une fois qu'elle a pris les mesures nécessaires.
C. Gagnez du temps grâce aux modèles
Si vous êtes chef de projet et devez gérer plusieurs projets, utilisez les modèles de ClickUp pour créer un modèle de plan de gestion des exigences et réutilisez-le pour vos futurs projets afin de gagner du temps.
Vous pouvez facilement accéder au centre de modèles à partir des espaces, des dossiers, des listes ou des tâches.
Créez votre propre modèle de gestion des exigences dans ClickUp ou utilisez-en un prêt à l'emploi dans le centre de modèles.
Vous pouvez même créer ou personnaliser vos modèles pour votre environnement de travail.
Mais ce n'est pas tout.
ClickUp offre une grande variété de fonctionnalités de gestion de projet, telles que :
- Documents: rédigez votre plan de gestion et documentez toutes les exigences des parties prenantes afin que votre équipe de projet puisse facilement y accéder à partir d'un seul endroit.
- Tâches récurrentes : créez des tâches hebdomadaires ou bihebdomadaires pour attribuer des exigences à votre équipe pour le prochain sprint ou organisez des réunions avec les parties prenantes pour discuter de la prochaine série d'exigences.
- Tableaux de bord : obtenez un aperçu de votre processus de gestion et des tâches associées.
- Priorités : en cas de conflit, utilisez les priorités pour indiquer à votre équipe le processus sur lequel elle doit travailler en premier lieu.
- Dépendances entre les tâches : définissez un ordre clair des opérations pour votre processus de gestion. Ajoutez des dépendances « bloquantes » ou « en attente » pour les exigences critiques.
- Plusieurs responsables: créez des tâches partagées et attribuez des exigences à plusieurs membres de l'équipe.
- Intégrations : effectuez une sélection parmi plus de 1 000 applications pour automatiser votre processus de gestion des exigences comme vous le souhaitez.
De plus, le forfait Free Forever de ClickUp prend en charge une large gamme de fonctionnalités puissantes pour une planification sans effort de la gestion des exigences.
Et si ces fonctionnalités ne suffisent pas à vous convaincre d'utiliser ClickUp, découvrez pourquoi ClickUp est l'outil de gestion d'entreprise n° 1 pour votre équipe.
Une fois que vous disposez d'un plan de gestion des exigences solide, vous pouvez le mettre en œuvre, en l'ajustant si nécessaire.
Vous avez besoin d'aide pour rédiger votre premier plan de gestion ?
Ne vous inquiétez pas, nous vous proposons des modèles pratiques.
3 modèles de plan de gestion des exigences
Voici trois modèles de planification de la gestion des exigences destinés aux chefs de projet en gestion de projet :
1. Modèle de plan de gestion des exigences
2. Modèle de document d'analyse des exigences
3. Échantillon de plan de gestion des exigences
Vous pouvez utiliser l'un de ces modèles comme exemple de plan de gestion des exigences adapté à vos besoins.
Vous avez besoin d'autres modèles de gestion de produits ? Consultez cet article.
Cependant, lorsque vous rédigez votre plan, vous devez veiller à éviter certaines erreurs courantes en matière de planification des exigences.
4 erreurs à éviter dans la planification de la gestion des exigences
La planification de la gestion des exigences peut s'avérer difficile, en particulier lorsqu'il s'agit d'un projet complexe. Des erreurs peuvent survenir à différentes étapes.
Voici quatre erreurs courantes que vous pouvez éviter en tant que responsable de la gestion de projet :
1. Mauvaise cartographie des parties prenantes
Si vous ne planifiez pas correctement les parties prenantes de votre projet, votre équipe risque de travailler sur les mauvaises exigences des parties prenantes.
Il est également essentiel d'identifier correctement vos parties prenantes, car plusieurs exigences de l'entreprise proviendront d'elles.
2. Manque de communication
Si vous ne communiquez pas efficacement avec votre équipe de projet, votre client et les parties prenantes, vous risquez d'éprouver des difficultés avec les exigences.
La communication au sein de l'équipe peut également aider à mettre en évidence les problèmes à un stade précoce, ce qui permet d'économiser du temps et des ressources.
De plus, même si vous n'avez rien à dire, dites-le aussi.
Ne laissez pas le client penser que rien ne se passe dans le cadre du projet.
3. Ne pas maintenir le caractère itératif du forfait
Nous savons déjà que les exigences changent plusieurs fois au cours du cycle de vie du projet.
Si ces changements ne sont pas intégrés, le résultat ne sera pas celui souhaité par les parties prenantes.
Cependant, si le plan ne suit pas une méthodologie itérative telle que l'agilité, l'équipe du projet peut se retrouver bloquée dès la première série d'exigences.
4. Utilisation de MS Word et MS Excel pour la planification
Word et Excel sont sans doute les outils les plus couramment utilisés par les équipes pour saisir les exigences.
Cependant, avec ces outils, la gestion des versions des documents peut devenir un véritable casse-tête.
La matrice de traçabilité créée dans une feuille Excel peut également devenir un réseau de colonnes renvoyant à une multitude de documents. 😰
Bonus : modèles de matrice
3 FAQ sur la gestion des exigences
Voici quelques questions fréquemment posées concernant le processus de gestion des exigences :
1. Qu'est-ce qu'une exigence ?
Une exigence est tout ce qui est nécessaire ou souhaité.
Elle doit être nécessaire, spécifique, compréhensible, précise, réalisable et vérifiable.
Par exemple, si votre équipe de développement logiciel crée une application de gestion du temps, une fonctionnalité de suivi du temps pourrait être une exigence.
2. Pourquoi dois-je gérer les exigences ?
La gestion des exigences contribue non seulement à améliorer la stratégie organisationnelle et opérationnelle de votre projet, mais elle permet également :
- Améliorez la qualité du produit ou du service final.
- Réduisez le temps nécessaire à l'achevement de vos projets
- Évitez les dépassements de coûts
- Réduisez les risques
- Permettez une gestion efficace de la portée
3. Qu'est-ce qu'un processus de gestion des exigences ?
Le processus de gestion des exigences comprend :
- Modèles de collecte des exigences : recueillez les commentaires et les besoins des parties prenantes.
- Analyse : déterminez si une exigence fonctionnelle proposée correspond à la portée du projet.
- Définition : documenter les exigences du point de vue de l'utilisateur et saisir les exigences fonctionnelles ou techniques.
- Hiérarchisation : planifiez les prochaines versions ou sprints et les exigences nécessaires.
- Validation et maintenance : définissez ce que vous entendez par « exigence achevée » et planifiez les améliorations continues.
Prêt à élaborer un plan de gestion des exigences solide ?
Bien sûr, il faudra du temps pour rédiger un plan de gestion des exigences parfait. Le professeur planifiait ce braquage depuis l'âge de 19 ans. Et quel plan ! 😎
Peu importe le temps que cela prendra, votre plan de gestion des exigences doit inclure toutes les étapes mentionnées précédemment.
Un outil intelligent de gestion des exigences tel que ClickUp peut vous aider à faire cela rapidement.
Avec ClickUp, vous pouvez collaborer et effectuer des modifications en cours sur un document d'exigences ou un plan de gestion de projet, trier les conflits d'exigences et rationaliser facilement le travail routinier.
C'est vraiment l'équipe idéale qui vous accompagne à chaque étape.
Pourquoi attendre ?
Essayez ClickUp gratuitement pour créer un plan de gestion des exigences solide comme celui du professeur*, et nous parions que vos parties prenantes n'auront qu'un mot à dire...
