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La gestion de projet est le développement et l'exécution d'un plan lié à un projet spécifique en cours de réalisation. Elle peut être divisée en étapes claires que vous et votre équipe suivrez tout au long du projet, du début à la fin.
Les étapes de la gestion de projet sont des processus systématiques, étape par étape, qui doivent être suivis à la fois par les gestionnaires et les dirigeants afin de garantir que le projet est exécuté correctement et peut donner des résultats positifs à l'avenir.
L'efficacité fondamentale du projet repose sur quelques étapes appropriées visant à rendre la gestion de projet organisationnelle solide et efficace. Ces étapes peuvent servir de lignes directrices préliminaires pour comprendre le rapport de progression d'un projet donné.
Si vous voulez vous assurer que votre forfait reste sur la bonne voie, vous devrez suivre les cinq étapes de la gestion de projet !
Les cinq étapes de la gestion de projet
Selon le Project Management Institute (également connu sous le nom de PMI), la gestion de projet désigne les connaissances, les techniques, les compétences et les outils qui élargissent l'intervalle de participation et d'activités d'une certaine organisation afin d'atteindre l'objectif d'un projet particulier.
En général, le processus de contrôle et de direction d'un projet est divisé en cinq étapes fondamentales, du début à la fin. Que votre forfait consiste à lancer une nouvelle entreprise ou à créer un plan marketing, chaque équipe de gestion passe par ces cinq étapes.
Examinons ces cinq étapes :
- Lancement et conception du projet
- Planification de projets
- Exécution du projet
- Suivi, contrôle et exécution du projet
- Clôture du projet
Les étapes indispensables d'un projet : opinion critique
Chaque projet a ses propres exigences et doit suivre un certain cheminement. Les étapes du cycle de vie d'un projet permettent à l'équipe de gestion de traiter chaque projet de manière indépendante et de le mener à bien. De plus, ces étapes garantissent une procédure opérationnelle systématique et maintiennent la performance de toutes les personnes impliquées dans le projet.
Chaque projet a ses propres exigences et doit suivre un certain cheminement. Les étapes du cycle de vie d'un projet permettent à l'équipe de gestion de traiter chaque projet de manière indépendante et de le mener à bien. De plus, ces étapes garantissent une procédure opérationnelle systématique et maintiennent les performances de toutes les personnes impliquées dans le projet.
Je sais ce que vous pensez : « Est-ce vraiment important ? »
La réponse est oui ! Ces cinq étapes sont importantes car elles permettent :
- Adoptez une stratégie alignée pour offrir la valeur réelle de votre entreprise ou de votre projet
- Apportez un leadership authentique et une orientation adéquate à votre projet
- Définissez clairement vos objectifs et vos priorités en matière de gestion
- Planifiez de manière réaliste en fonction de votre objectif
- Contrôler la qualité des résultats globaux
Découvrons ces cinq étapes et comment elles peuvent contribuer à la réussite de votre projet !
Étape 1 : Initiation
Une initiation concrète montrera la voie à suivre pour réussir et jeter les bases de toutes les autres étapes de son cycle de vie. Tout d'abord, examinez attentivement le concept et les idées de votre projet afin de déterminer si le concept est bénéfique ou non pour l'organisation.
Au cours de cette phase, l'équipe décisionnelle identifie une manière réaliste d'achever l'ensemble du projet. Cette étape est également connue sous le nom de lancement officiel, qui commence par la définition du mandat du projet. En général, elle décrit l'objectif principal et le but du projet et autorise également le budget du projet.
Cette étape commence par :
- Une analyse de rentabilité adéquate : elle justifie la nécessité réelle d'un projet et établit une estimation des avantages potentiels
- Étude de faisabilité : elle évalue les différentes ressources nécessaires pour évaluer les défis du projet et déterminer les mesures essentielles à prendre en fonction des avantages pour l'organisation
Le lancement d'un projet nécessite généralement certains éléments clés pour élaborer un document de lancement de projet (PID), notamment les suivants :
- Étude de cas
- Objectifs et portée de votre projet
- Organisation du projet
- Risques liés aux projets
- Avis des parties prenantes du projet
- Cadre de rapports et de contrôle, et plus encore
Une fois que tout cela est terminé, il est temps de planifier votre projet !
Étape 2 : Planification
L'étape de planification se concentre principalement sur le plan directeur d'un projet donné, ses objectifs, son budget et son calendrier. Il s'agit d'une feuille de route qui vous aide à aller de l'avant et à guider l'équipe de manière appropriée. Au cours de cette étape, le chef de projet peut mettre à profit les compétences des employés pour améliorer la productivité d'une organisation.
L'étape de planification du projet comprend :
- Identifier les besoins précis
- Définir l'objectif et la portée
- Finaliser l'échéancier pour livrer le résultat complet
- Organiser un calendrier pour assurer le bon flux d'une organisation
- Organiser et évaluer les besoins
L'étape de planification est essentielle à la gestion de projet. Au cours de cette phase, votre équipe recevra une feuille de route détaillée sur ce dont le projet a besoin pour aboutir à une réussite collective !
Et maintenant ? Il est enfin temps de se mettre au travail !
Étape 3 : Exécution
Lorsque l'équipe est entièrement prête à exécuter ou à lancer les résultats, l'étape d'exécution du projet vous aide à contrôler et à gérer chaque projet. Utilisez les statuts de votre projet pour maintenir le flux de travail de manière appropriée et organisée. Le chef de projet devra tirer parti de ses compétences en gestion et de ses compétences relationnelles pour motiver l'équipe, améliorer le niveau de performance et plus encore.
La gestion de projet peut en avoir besoin pour l'étape d'exécution :
- Création de responsabilités et de tâches individuelles
- Répartir les tâches entre les membres de l'équipe
- Exécution des missions
- Mettez à jour le rapport de progression de votre projet
- Fournir des services ou des produits dans les délais impartis
Certains experts affirment que l'exécution et la promotion appartiennent à la même étape, l'une après l'autre.
Une fois cette phase terminée, vous devez aider votre équipe marketing à mettre en valeur le travail que vous avez accompli ! Cela peut inclure la création d'un pack promotionnel de vos services ou produits livrables pour un salon professionnel. Votre équipe marketing doit maintenant rassembler des informations sur les produits, les prix et même des photos des produits afin de les promouvoir auprès des clients.
Et maintenant ? Vous avez terminé, n'est-ce pas ?
Attendez ! Il reste encore deux étapes !
Étape 4 : Surveillance et contrôle
Au cours de cette phase, le responsable peut mesurer les performances, la progression et traiter plusieurs problèmes qui peuvent survenir. L'étape de suivi et de contrôle est un jalon important pour la gestion globale du projet.
Il existe différents indicateurs clés de performance (KPI) pour suivre le projet, tels que le respect d'un budget bien planifié, le respect de l'échéancier promis, la livraison du produit dans les délais impartis, etc.
Le plus important est que cette étape est facilement mesurable et utilisée de manière cohérente par la direction et les parties prenantes.
Étape 5 : Clôture du projet
Nous sommes arrivés à la dernière étape de la gestion de projet, où vous pouvez évaluer le succès de votre projet achevé. Cette évaluation fournit des enseignements et évalue l'ensemble du processus afin d'améliorer l'efficacité de votre prochain projet. Il s'agit de la dernière étape du cycle de vie de votre gestion de projet.
[Un modèle de flux de travail par étapes pour la gestion de projet]
Avec toutes ces procédures, la gestion de projet peut s'avérer très intense. C'est là que les outils de gestion de projet entrent en jeu. Ils vous aident à planifier votre projet en toute simplicité. ClickUp est l'un de ces outils qui peut vous apporter une aide précieuse.
Il s'agit d'un outil de gestion de projet comprenant des documents, des rappels, des objectifs, des calendriers et même une boîte de réception. Grâce à ses fonctionnalités entièrement personnalisables et exclusives, ClickUp convient aux équipes de toutes tailles et de tous secteurs, permettant à n'importe quelle équipe d'utiliser la même application pour planifier, organiser et collaborer.
La création de vues personnalisées que vous pouvez enregistrer et partager avec n'importe qui, ainsi que des diagrammes de charge de travail qui montrent sur quoi les gens travaillent, facilitent la gestion de n'importe quel projet.
Le processus de gestion de projet varie d'une organisation à l'autre, mais ces éléments constituent les composantes traditionnelles d'un projet réussi. Les équipes de gestion du monde entier suivent ces cinq étapes de gestion de projet pour mener à bien leurs projets et en tirer de nombreux avantages.
La gestion de projet ne doit pas nécessairement être une tâche écrasante, quelle que soit son ampleur, tant que vous suivez les cinq étapes de la gestion de projet.