La connaissance est peut-être un actif intangible pour votre équipe, mais c'est sans doute l'un des actifs les plus importants de votre entreprise. Après tout, si Gina est la seule à pouvoir produire un rapport complexe, que fera votre équipe si elle part soudainement ? 🤷🏽♀️
Une gestion réussie des connaissances dote votre équipe d'un cadre solide pour extraire ces informations des cerveaux, des e-mails et des discussions de votre équipe et les partager avec l'organisation. Cependant, la manière dont vous gérez ces connaissances fait la différence entre la réussite et l'échec.
Que vous soyez un manager d'équipe ou un chef d'équipe responsable de la gestion, de l'enregistrement et de l'accès aux connaissances, vous avez besoin de stratégies de gestion des connaissances efficaces. Dans ce guide, nous vous expliquons pourquoi ces stratégies sont importantes et nous partageons 10 des meilleures pratiques de gestion des connaissances pour mobiliser les informations de votre équipe.
**Qu'est-ce que la gestion des connaissances ?
La gestion des connaissances (GC) est une approche structurée de la capture, de l'organisation, du partage et de l'utilisation des connaissances de votre organisation. Il s'agit d'une approche interne de la gestion des connaissances base de connaissances interne qui met les bonnes informations à la disposition des bonnes personnes au bon moment.
La gestion des connaissances ne consiste pas seulement à élaborer des procédures opératoires normalisées que personne ne relira. Cette approche permet de codifier et de partager les connaissances dans un référentiel unique. Logiciel de gestion des connaissances permet d'organiser facilement les connaissances telles que
- Les processus d'assistance aux clients
- Les étapes d'intégration des employés
- Techniquedocumentation pour l'informatiquecomme les manuels d'utilisateur ou les guides de dépannage
- Procès-verbaux et rapports de réunions
- Dossiers de communication avec les clients
Mieux encore, la gestion des connaissances rend ces informations accessibles à tous ceux qui en ont besoin. Au lieu d'envoyer des messages Slack dans tous les sens pour demander certains fichiers ou procédures, votre équipe peut trouver tout ce dont elle a besoin par une simple recherche dans votre outil de gestion des connaissances. Si vous stockez des informations sensibles, vous pouvez également les verrouiller avec des permissions à plusieurs niveaux.
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Les types de connaissances dans votre entreprise
À saviez-vous qu'il existe différents types de connaissances organisationnelles ? Vous ne vous en rendez peut-être pas compte, mais votre équipe dispose de nombreuses ressources en matière de connaissances. Il faut un peu d'huile de coude, mais votre processus de gestion des connaissances devrait rassembler ces trois types d'informations :
- Connaissances explicites : Ces informations sont les plus faciles à formaliser et à partager avec l'équipe. Elles comprennent les fiches techniques, les manuels, les procédures opératoires normalisées, les formules et les documents écrits. Vous avez probablement déjà des connaissances explicites documentées quelque part
- Connaissances implicites : Ce type d'information fait référence aux compétences et au savoir-faire d'une personne. Contrairement aux connaissances explicites, vous ne pouvez pas obtenir ces informations à partir de procédures opératoires normalisées. Vous devez interroger les employés par le biais d'entretiens, de l'observation et de la cartographie des processus
- Connaissances tacites : Il s'agit d'informations personnelles et spécifiques au contexte. Il s'agit davantage d'une "intuition" qu'un employé a basée sur des années d'expérience personnelle. Il est difficile d'enregistrer ces informations car les employés ne se rendent généralement pas compte qu'ils possèdent des connaissances tacites. Vous pouvez essayer d'obtenir un enregistrement des connaissances tacites en demandant aux employés de décrire leur processus de prise de décision
Les connaissances explicites sont les plus faciles à documenter, mais il y a une réelle valeur à enregistrer les connaissances tacites et implicites dans vos systèmes. Heureusement, une plateforme de gestion des connaissances solide vous guidera tout au long du processus de documentation de ces trois types de connaissances.
L'importance d'une stratégie efficace de gestion des connaissances
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Au lieu de répéter les mêmes erreurs, la gestion des connaissances vous aide à capitaliser sur les connaissances collectives et à exploiter les nouvelles connaissances pour les mettre au service de votre entreprise l'optimisation des processus . De la réduction des malentendus à l'accélération de la formation des employés, il y a beaucoup à aimer dans la gestion des connaissances.
Mettez vos connaissances organisationnelles à bon escient
Plus un employé est présent dans une organisation depuis longtemps, plus il est précieux. Il a accumulé au fil du temps des connaissances sur l'entreprise qui ne sont probablement documentées nulle part, ce qui vous expose au risque de les perdre.
La gestion des connaissances offre aux employés un processus structuré pour documenter leur expérience et la partager rapidement avec l'équipe. Au lieu de laisser ces informations languir dans des procédures opératoires normalisées sur un disque partagé quelque part, votre solution de gestion des connaissances connecte ces données à vos flux de travail. C'est le meilleur moyen de mobiliser les connaissances dans votre travail quotidien sans outils encombrants ni processus supplémentaires.
Ponts lacunes de connaissances
Personne ne sait tout. Au lieu de demander des informations à six personnes, un employé peut rapidement rechercher des procédures dans votre base de connaissances. Cette approche permet à votre équipe de se mettre à niveau plus rapidement et de réduire le nombre d'e-mails "Avez-vous vu ce dossier ?" - c'est une véritable aubaine.
Vaincre les silos d'information
Le cloisonnement de l'information est d'autant plus probable que votre organisation compte de nouveaux services, de nouvelles équipes et de nouvelles personnes. En un rien de temps, tous les membres de votre entreprise parlent une langue différente. Les stratégies de gestion des connaissances permettent à chacun d'accéder aux mêmes informations et de se retrouver sur la même page.
Créer une culture de la connaissance
Des équipes bien informées sont des équipes productives. L'application de stratégies de gestion des connaissances éprouvées crée une culture dans laquelle les membres de l'équipe sont heureux de partager des informations. Au fil du temps, cela stimule la collaboration et la confiance, ce qui conduit à plus d'innovation et de créativité. 🧠
10 Stratégies de gestion des connaissances pour votre équipe
Le savoir est un atout considérable, mais il n'est pas facile à gérer. Suivez ces 10 stratégies de gestion des connaissances pour trouver, organiser, gérer et mobiliser les précieuses connaissances de vos parties prenantes en un seul endroit.
1. Assistance à une culture de l'apprentissage continu
Plus votre équipe apprendra, plus elle disposera de connaissances. Malheureusement, il est difficile d'investir dans l'apprentissage continu, surtout si votre équipe est soumise à de nombreuses échéances difficiles. Malgré tout, l'instauration d'une culture de l'apprentissage est un excellent moyen d'améliorer l'expérience des employés, d'accroître leur moral et d'encourager.. le partage des connaissances .
Il n'est pas nécessaire que cela prenne beaucoup de temps ou que cela distraie votre équipe de ses tâches principales. Une session de formation mensuelle, une conférence annuelle ou un déjeuner hebdomadaire sont des moyens efficaces de partager les connaissances.
2. Utiliser un logiciel de gestion des connaissances
Une gestion efficace des connaissances nécessite une base de connaissances centralisée. À cet égard, il n'est heureusement pas nécessaire de partir de zéro : les logiciels de gestion des connaissances font tout le travail à votre place.
En fait, la plupart des outils automatisent la saisie et la distribution des connaissances. La bonne solution offre des fonctionnalités telles que la possibilité de recherche, des outils de collaboration et des capacités d'intégration, ce qui facilite la mise en place et le fonctionnement du partage des connaissances.
3. Mener des audits de connaissances
Toutes les connaissances n'ont pas de valeur, c'est pourquoi il est bon de passer en revue les informations contenues dans votre base de connaissances. Les audits de connaissances permettent d'identifier les connaissances dont dispose votre équipe, celles qui manquent et celles qui ne sont plus pertinentes. Les audits annuels permettent d'actualiser et d'affiner en permanence votre stratégie de gestion des connaissances et de faire en sorte que votre programme de gestion des connaissances soit ordonné et exploitable. En outre, ils constituent une bonne occasion pour améliorer les processus qui sont obsolètes ou tout simplement inutiles.
4. Encourager le travail axé sur la collaboration
Collaborer visuellement avec les membres de l'équipe dans ClickUp Whiteboards pour faire du brainstorming et transformer les idées en éléments exploitables
Il y a un temps et un lieu pour que votre équipe fonctionne comme des Teams solitaires, mais les connaissances sont plus exploitables lorsqu'elles sont partagées. Des outils comme les intranets, les wikis et les réseaux sociaux internes facilitent la collaboration en permettant de poser des questions et de partager des informations. Les sessions de brainstorming en groupe sont également idéales pour synthétiser différentes perspectives afin d'obtenir des idées plus fortes et meilleures.
5. Créer une documentation claire et des pratiques de gestion du contenu
Les logiciels de gestion des connaissances sont nécessaires, mais il faut aussi que des politiques officielles soutiennent cet outil. Sans politiques claires, vous risquez de gérer les connaissances de manière incohérente et de voir des données cruciales passer entre les mailles du filet.
Travaillez avec votre équipe pour créer une documentation partagée et des pratiques de gestion du contenu. Vous pourriez avoir besoin de politiques pour
- La gestion et la création de documents
- Les permissions de partage, y compris qui a accès à quoi et pourquoi
- Organisation des fichiers et étiquettes
- Audit des connaissances
- Archivage des connaissances
Comme toujours, documentez ces politiques dans votre plateforme de gestion des connaissances afin que votre équipe puisse y accéder.
6. Développer des processus d'intégration efficaces
Une intégration efficace est une bonne pratique de gestion, mais c'est aussi une stratégie intelligente de gestion des connaissances. De bons processus d'intégration aident les nouveaux employés à assimiler rapidement les connaissances de l'organisation et à comprendre leur rôle. Au lieu de dire aux nouveaux employés de "se débrouiller", modélisez vos processus d'intégration afin que tous les nouveaux employés reçoivent les mêmes informations dans la même forme.
7. S'appuyer sur les experts en la matière (PME)
Un peu de connaissances générales, c'est bien, mais l'expertise vaut son pesant d'or. Chaque membre de votre équipe est un expert en quelque chose, alors demandez-lui de partager cette expertise avec l'ensemble de l'entreprise !
Demandez au service informatique d'élaborer des bonnes pratiques en matière de cybersécurité ou aux responsables du service clientèle de vous indiquer ce qu'il faut faire et ne pas faire dans le cadre d'interactions avec les clients.
Les PME sont spécialisées dans ces domaines et possèdent des connaissances de première main précieuses que le reste de l'entreprise ne connaît peut-être pas. Par exemple, vos clients préfèrent peut-être certaines expressions - enregistrez-les dans la plateforme de gestion des connaissances pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde, avec l'aimable autorisation du PME. 🤝
8. Intégrer la gestion des connaissances dans les processus d'entreprise
La connaissance sans application n'a pas beaucoup de valeur, alors intégrez votre base de connaissances dans vos processus d'affaires processus d'entreprise . Par exemple, si votre équipe commerciale rédige un rapport détaillé sur la relation d'un client avec votre entreprise, lisez-le avant votre prochain appel au client. Mieux encore, intégrez-le dans votre flux de travail de la gestion de projet afin que l'équipe passe ces informations en revue à chaque fois.
9. Fixer des objectifs et des paramètres organisationnels clairs
Établir des objectifs mesurables pour les tâches et les projets avec une progression automatique pour atteindre plus efficacement les objets avec des échéanciers définis et des cibles quantifiables
Cette stratégie de gestion des connaissances est indispensable à tout équipe de projet axée sur les données . Fixez un objectif clair pour votre stratégie de gestion des connaissances et établissez des paramètres qui assistent cet objectif. Que vous utilisiez un logiciel de gestion des connaissances pour des raisons de productivité ou de santé mentale, il est important de vérifier vos indicateurs et de voir si la gestion des connaissances aide - ou nuit - à votre équipe.
La plupart des logiciels de gestion des connaissances intègrent des indicateurs. Suivez ces indicateurs clés de performance (ICP) au fil du temps pour voir si tout se passe bien :
- Statistiques d'utilisation
- Taux de création de contenu
- Efficacité de la recherche
- Rétention et satisfaction des employés
- Temps de réponse
10. Utiliser l'IA et l'apprentissage automatique
L'utilisation d'outils comme ClickUp IA peut faciliter la création de contenu et le partage des connaissances
Psst, nous allons vous révéler un petit secret : vous n'avez pas besoin de rédiger ou d'organiser toutes ces connaissances manuellement. L'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique complètent toute gestion des connaissances par l'IA en contribuant à des tâches telles que :
- La création de contenu
- La modification en cours
- L'organisation
- Analyse des indicateurs d'utilisation
Même si votre plateforme de connaissances n'inclut pas l'IA, recherchez des automatisations basées sur des déclencheurs. Ces automatisations par glisser-déposer permettent d'agir sur les connaissances en un clin d'œil, sans laisser tomber la balle.
Utiliser un logiciel de gestion des connaissances
Les stratégies de gestion des connaissances sous-tendent chaque aspect du processus de gestion des connaissances. Cependant, vous avez toujours besoin d'un moyen d'intégrer ces connaissances dans votre flux de travail, et c'est là que des outils de gestion des connaissances tels que ClickUp entrent en jeu.
Bien sûr, nous sommes le logiciel de gestion de projet favori de l'univers, mais nous sommes aussi un système de gestion des connaissances permettant de créer et de gérer tous les types de documents, de bases de données et de wikis personnalisés. 🙌
Fusionner les projets avec les connaissances de l'organisation
Utilisez les Tableaux blancs ClickUp pour assigner des tâches, étiqueter les assignés, et tout ce qui est nécessaire pour lancer votre prochaine collaboration
La gestion de projet est notre pain et notre beurre, mais ce n'est que la partie émergée de l'iceberg. Les gestionnaires de projet s'appuient sur ClickUp pour ajouter des commentaires à n'importe quelle tâche ou document, attribuer des éléments d'action en temps réel et partager des pièces jointes à partir de la base de connaissances. Faites un brainstorming dans une carte mentale, un tableau blanc, un document ou un wiki et connectez-les à vos tâches et à vos projets en un seul clic.
Collaborez en temps réel
Mettez en forme et collaborez facilement sur Teams aux côtés de l'équipe sans chevauchement dans ClickUp
Pourquoi demander à un membre de l'équipe de créer une page pour votre wiki interne alors que vous pourriez demander à toute l'équipe de participer ? Documents ClickUp assiste la collaboration en temps réel, les étiquettes, les commentaires et les éléments d'action. Vous pouvez même convertir du texte en tâches d'un simple clic pour mobiliser vos connaissances en toute simplicité.
D'ailleurs, vous n'avez pas besoin de créer ces documents à partir de zéro. Choisissez un Modèle ClickUp ajoutez vos données et c'est parti. Par exemple, le modèle Modèle de wiki ClickUp est livré avec tout ce dont vous avez besoin pour construire une page wiki complète, achevée avec une mise en forme accrocheuse.
Pour une assistance plus pratique, donnez à ClickUp AI un tour de main. Accélérez vos stratégies de gestion des connaissances en demandant au chatbot IA de résumer.. les notes de réunion ou mettre en forme des tableaux.
Suivre les indicateurs d'utilisation dans un tableau de bord personnalisé
Analyser les indicateurs d'utilisation, les objectifs, les tâches et les statuts des projets dans le tableau de bord hautement personnalisable de ClickUp 3.0
Êtes-vous curieux de savoir à quelle fréquence votre équipe accède aux actifs et aux documents ? Tableaux de bord ClickUp permettent de visualiser facilement tous les indicateurs de gestion de la relation client à un niveau élevé. Il suffit de choisir les indicateurs qui vous importent le plus, et le tableau de bord suivra les données pour vous. Voyez quels wikis reçoivent le plus de visites, quels employés contribuent le plus à la base de connaissances, et avec quelle efficacité la base de connaissances rationalise les flux de travail. Tout est personnalisable à 100 %, vous êtes donc libre d'adapter le tableau de bord en fonction de vos besoins.
ClickUp : Votre logiciel de base de connaissances tout-en-un
La connaissance est un actif intangible mais incroyablement précieux pour votre entreprise. Au lieu de laisser les connaissances s'envoler dans l'éther, suivez ces stratégies de gestion des connaissances pour prendre le contrôle de vos connaissances internes.
Les stratégies de gestion des connaissances sont indispensables, mais vous avez besoin d'un logiciel de gestion des connaissances solide pour soutenir vos grands forfaits. Choisissez ClickUp pour associer la gestion de projet à la gestion des connaissances. Notre plateforme de travail tout-en-un évite à votre équipe de passer d'une plateforme à l'autre en rassemblant tout - y compris vos connaissances - en un seul endroit. ✨
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