Les travailleurs intellectuels américains gaspillent 5.3 heures par semaine à attendre des informations ou à recréer les connaissances institutionnelles existantes. Il s'agit non seulement d'un gaspillage de la productivité de chaque employé, mais cela entraîne également des retards dans les projets, des livraisons de qualité inférieure et, surtout, un désengagement de la part des employés.
Dans les environnements éloignés, ce manque d'accès à l'information/au savoir institutionnel peut être assez accablant, conduisant souvent à des démissions discrètes.
Vous pouvez éviter cela grâce à un système simple, reproductible et cohérent qui montre aux employés comment accomplir leurs tâches et prendre les bonnes décisions sur le lieu de travail. En d'autres termes, avec des flux de travail.
Un flux de travail est généralement une séquence d'étapes qu'un projet ou une tâche traverse du début à la fin. Il peut s'agir d'un projet aussi complexe que le déploiement de microservices personnalisés dans le nuage ou aussi simple que l'approbation d'une dépense professionnelle.
Il existe également des flux non séquentiels, tels que les flux de machines d'état, qui peuvent aller et venir, ou les flux guidés par des règles.
Quel que soit le type, un bon flux de travail sert de feuille de route pour accomplir une tâche, en donnant les bonnes directions et en plaçant les garde-fous appropriés.
Toutefois, la qualité d'un flux de travail dépend de celle de la personne qui le gère documentation qu'il contient a. Sans une documentation claire, concise et complète, vos flux de travail seront probablement oubliés, voire ignorés, et vous reviendrez à la case départ.
Dans cet article, nous allons vous expliquer pourquoi vous avez besoin d'une documentation efficace sur les flux de travail, comment en créer une et quels sont les outils que vous pouvez utiliser pour vous faciliter la tâche.
Qu'est-ce que la documentation du flux de travail?
La documentation du flux de travail est le processus qui consiste à mettre par écrit les connaissances organisationnelles et à les rendre facilement accessibles à tous ceux qui en ont besoin. Il s'agit généralement d'un ensemble de documents, disponibles via une interface sécurisée, décrivant la manière dont vous menez chaque aspect de votre activité.
Les principales caractéristiques d'une bonne documentation sur le flux de travail sont les suivantes
Granulaire : Un bon document de flux de travail décrit chaque étape du processus sans hypothèses. Si vous créez un document de flux de travail pour l'approbation des dépenses, vous devez couvrir le format de la demande de remboursement, la plateforme pour la soumettre, les noms/désignations des approbateurs, l'accord de niveau de service pour la réponse, la matrice d'escalade, le point de contact, etc.
Accessible : Une documentation de flux de travail introuvable ne vaut rien. Un bon document de flux de travail doit donc être facilement accessible, idéalement par le biais d'une recherche, sur une plateforme centralisée, telle qu'un disque partagé, un intranet local ou un lien sécurisé.
Clair et concis : Personne n'aime lire d'interminables pages de documentation pour effectuer les tâches les plus simples. Il faut donc que la documentation soit courte et que les instructions soient claires. Utilisez des outils visuels tels que des organigrammes, des sections ou des listes de contrôle exploitables, mettez en évidence les choses à faire ou à ne pas faire à l'aide d'émojis, etc.
Mise à jour : Dans les organisations à forte croissance, les choses changent rapidement. Veillez à revoir régulièrement vos flux de travail. Fixez un rythme, par exemple une fois par trimestre, ou un rythme qui convient à votre organisation. S'il s'agit d'un projet évolutif, mettez les documents à jour en temps réel.
Si cela vous semble beaucoup de paperasse pour ce que vos équipes font quotidiennement sans effort, laissez-nous vous montrer comment la documentation des flux de travail peut vous faire économiser près de six heures par personne et des millions d'euros à long terme.
Avantages d'une documentation efficace du flux de travail
Souvent, lorsque nous parlons de flux de travail, nous visons l'efficacité des processus, l'amélioration de la productivité, le gain de temps, etc.
Cependant, une documentation efficace des flux de travail profite également aux employés. Cependant, une documentation efficace des flux de travail profite également aux employés. Elle sert de guide d'auto-assistance à chaque employé pour naviguer dans son travail. Voici comment.
Partage des connaissances organisationnelles : Un flux de travail clairement documenté garantit que tous les membres de l'équipe savent ce qu'ils doivent savoir pour bien faire leur travail.
Les nouveaux employés auront accès aux connaissances tacites et aux meilleures pratiques, ce qui leur évitera de répéter les mêmes erreurs. Cela accélérera l'intégration des employés, qu'il s'agisse de l'organisation ou de nouveaux projets.
Une meilleure collaboration : Les flux de travail décrivent chaque étape du processus, informant chaque membre de l'équipe de ce qui se passe avant et après l'accomplissement de sa tâche.
Cela les aide à collecter toutes les informations nécessaires, à effectuer leur travail efficacement et à le transmettre à la personne suivante.
Rapidité d'exécution : Lorsque chacun sait ce qu'il doit faire et comment le faire, il peut accomplir ses tâches sans être distrait.
Une bonne documentation sur le flux de travail précise également les problèmes que l'on peut rencontrer et les solutions possibles, ce qui permet d'aplanir les difficultés au cours du processus.
Alignement de l'équipe : Lorsque l'ensemble de l'équipe suit un flux de travail standard, elle commet moins d'erreurs et fournit des résultats cohérents à chaque fois.
En retour, l'expérience client est cohérente, ce qui renforce la perception de la marque et se traduit par une augmentation des ventes et des bénéfices, ainsi que par une croissance plus rapide.
Responsabilité : Un bon flux de travail ne concerne pas seulement les étapes du processus, mais aussi les parties prenantes impliquées.
Il définit les responsabilités de chaque membre de l'équipe et les rend comptables de la réalisation d'un travail conforme aux normes de l'organisation.
Sécurité : Selon le Forum économique mondial, 95 % des problèmes de cybersécurité sont dus à l'erreur humaine. Il peut s'agir de tomber dans une escroquerie par hameçonnage ou d'introduire accidentellement des secrets dans le code.
Un flux de travail bien documenté indique ce qu'il ne faut pas faire et rappelle aux employés les mesures de sécurité qu'ils doivent respecter.
Amélioration continue : La documentation des flux de travail offre une visibilité réfléchie sur la manière dont chaque tâche est exécutée.
Cela aide les organisations à revoir leurs processus et à les améliorer en permanence. Cela permet aux organisations d'être attentives à leurs pratiques et de les affiner régulièrement.
Par essence, les flux de travail sont le "comment" de l'activité. Ce sont vos recettes, c'est-à-dire les moyens uniques que vous utilisez pour mener à bien vos projets.
Ils constituent votre propriété intellectuelle. Une documentation appropriée de vos flux de travail permet à l'ensemble de votre organisation de tirer parti de votre propriété intellectuelle. Voici comment vous pouvez y parvenir.
Comment créer un processus de documentation des flux de travail
Vous vous dites peut-être : nous n'avons pas encore de flux de travail ; que dois-je documenter ?
Tout le monde a une sorte de flux de travail qu'il suit délibérément ou inconsciemment. Documenter les flux de travail est une toute autre affaire. Voyons comment bien faire.
1. Rassembler les flux de travail déjà documentés
Un bon processus de documentation des flux de travail permet de rassembler les meilleures idées éparpillées dans l'ensemble de l'organisation au sein d'un système robuste qui peut être utilisé par tout le monde.
Recherchez toute documentation existante ou schémas de processus . Rappelez-vous qu'il n'est pas nécessaire de les écrire dans le format logiciel de gestion du flux de travail ou en tant que document.
Ils peuvent également figurer dans les courriels que les responsables envoient aux membres de leur équipe, dans les organigrammes dessinés sur les tableaux blancs ou dans les présentations créées pour l'accueil/la formation.
Gardez l'esprit ouvert quant aux formes que peut prendre la documentation actuelle sur le flux de travail. Consolidez toutes ces informations. Organisez-les étape par étape.
2. S'adresser aux équipes
Dans chaque organisation, les membres de l'équipe possèdent des connaissances tacites - des connaissances qu'ils ne soupçonnent pas. Leur parler de leurs processus d'entreprise permet de mettre en lumière des éléments qui ne sont pas forcément évidents dans la documentation des processus.
3. Interroger les membres de l'équipe
S'il est utile d'organiser des réunions de groupe pour comprendre la dynamique, les entretiens individuels permettent d'obtenir des informations plus approfondies. Voici quelques questions pour guider ces conversations.
- Quelles sont les étapes que vous suivez dans le cadre de l'ensemble de votre flux de travail ?
- Dans quel ordre ces étapes s'enchaînent-elles ?
- Quelles sont les parties prenantes pour chaque étape ?
- Quels sont les défis que vous avez rencontrés à chaque étape et comment les avez-vous surmontés ?
- Où se situent les lacunes dans votre flux de travail ? Comment les comblez-vous actuellement ?
- Quels sont les résultats attendus ?
- Quels sont les résultats et les indicateurs de réussite ?
4. Documenter le flux de travail
Suivez les mises à jour du projet, gérez les flux de travail et collaborez avec l'équipe, le tout à partir de votre espace de travail ClickUp
Constituez un dossier complet de toutes les informations que vous avez collectées jusqu'à présent. Structurez-les comme un flux de processus, du début à la fin, étape par étape.
Incluez autant de détails que possible à chaque étape. Voici quelques facteurs à garder à l'esprit lors de la documentation des flux de travail :
- Suivi des objectifs : Ce que ce processus vise à atteindre et comment cela est mesuré
- Les parties prenantes : Qui est responsable de chaque étape, quelle est la matrice d'escalade et qui doit être contacté en cas de problèmes/questions ?
- dépendances : Le résultat de chaque étape dépend-il des actions ou des approbations de quiconque ?
- Accès : Quelles sont les autorisations pour les outils, les environnements, les actifs et les ressources qui doivent être accordées pour achever le flux de travail ?
- Livrables : Les résultats attendus à la fin de chaque étape, y compris les métriques pour chacune d'entre elles
- Jalons : étapes spécifiques du flux de travail qui doivent être franchies à la fin de chaque étape, y compris les mesures pour chaque étape Étapes spécifiques du flux de travail qui doivent être achevées
- Délai : SLAs etdélais raisonnables pour chaque étape du flux de travail
- Revues : Cadence pour les révisions/réunions afin de suivre les progrès accomplis
- Glossaire : Signification et directives d'utilisation des termes spécifiques au flux de travailportée du projet ### 5. Concevoir le document sur le flux de travail
Bien que l'étape 3 explique les détails granulaires du flux de travail, elle risque de ne pas être très utile si elle se résume à des murs de texte.
Il est donc essentiel de concevoir la documentation du flux de travail de manière à ce qu'elle soit facile à utiliser et à consulter ultérieurement. Voici quelques moyens simples de concevoir votre flux de travail :
- Des organigrammes pour visualiser le processus
- Des listes de contrôle pour définir les tâches et les sous-tâches
- Des diagrammes de Gantt pour visualiser les délais et les tâches qui se chevauchent
- Des titres et sous-titres pour mettre en évidence les étapes cruciales
- Boîtes d'alerte pour mettre l'accent sur les facteurs critiques
6. Utiliser un logiciel de documentation du flux de travail
Un logiciel robuste de documentation du flux de travail vous aidera principalement dans trois domaines :
- Rationalisation : Donner une structure au flux de travail, le rendre plus facile à lire et à suivre
- Connexions : Connecter différents flux de travail connexes afin de mieux visualiser la situation dans son ensemble
- Interactivité : Faciliter la création d'étapes exploitables, telles que la création de tâches ou l'envoi de notifications
Pour ce faire, vous pouvez utiliser des outils courants tels que des feuilles de calcul, des présentations ou un logiciel de gestion de projet logiciel de cartographie des processus . Toutefois, un logiciel de documentation du flux de travail conçu à cet effet s'avérera beaucoup plus efficace. Cartes mentales ClickUp offre un moyen simple et visuel de concevoir des flux de travail. Vous pouvez utiliser des modèles existants pour concevoir instantanément un diagramme de flux de travail ou glisser-déposer des connexions entre les étapes pour suggérer des dépendances. Vous pouvez utiliser des nœuds pour créer des points de référence qui offrent des ressources pour n'importe quelle étape. ClickUp Docs offre une solution complète pour enregistrer, partager, et collaborer sur des documents de flux de travail . Grâce aux pages imbriquées, aux signets et aux documents connectés, vous pouvez utiliser ClickUp Docs pour élaborer la documentation de processus complexes.
Vous pouvez partager des documents en toute sécurité, collaborer en temps réel, éditer de manière dynamique et les connecter à des flux de travail pour modifier les processus l'état des projets . ClickUp Docs offre également diverses options de formatage pour rendre la documentation du flux de travail plus utilisable. Tâches ClickUp vous permettent de transformer les flux de travail de vos cartes heuristiques ou de vos documents en éléments exploitables au sein de votre site Web logiciel de gestion de projet .
Si vous utilisez déjà ClickUp pour les tâches, vous pouvez les relier à des Mind Maps pour les représenter. Si vous commencez à utiliser ClickUp, vous pouvez également créer des tâches à partir de l'outil Mind Maps basé sur les nœuds.
7. Réviser et mettre à jour régulièrement
Votre documentation sur le flux de travail doit être un document vivant, avec des mises à jour régulières et des améliorations apportées au fur et à mesure de l'évolution du processus. Lors de chaque révision, faites participer l'équipe afin d'obtenir des informations plus approfondies sur ses flux de travail et de procéder à des ajustements en conséquence.
Exemples et modèles de documentation de flux de travail
Flux de travail pour l'accueil des employés
Exemple de processus d'intégration d'un employé dans ClickUp
Parmi tous les flux de travail des ressources humaines, l'intégration des employés est le plus complexe et le plus étendu. Si vous souhaitez rédiger un flux de travail pour l'intégration des employés, les étapes suivantes pourraient vous être utiles.
Cet exemple est très schématique, mais vous avez la possibilité de le personnaliser ou de l'étendre selon vos besoins.
Gardez-les engagés jusqu'à ce qu'ils rejoignent l'entreprise : Il s'écoule généralement quelques semaines entre l'acceptation d'une offre et l'entrée dans l'entreprise.
- Pendant cette période, restez en contact par courrier électronique une fois par semaine
il n'y a pas de raison de ne pas le faire, mais il faut le faire : Responsable des ressources humaines Temporisation : De l'acceptation de l'offre à l'entrée dans l'entreprise Dépendances : Aucune
**Le premier jour : Effectuez les tâches administratives suivantes.
- Discuter du contrat de travail et le faire signer
- Remettre le dossier de bienvenue
- Fournir des actifs - poste de travail, courriel, Slack, SGRH, cartes de visite, parking, etc.
- Recueillir les détails du compte de paie
- Entrer en contact avec un compagnon/mentor
- Partager le programme d'orientation
- Les inviter à déjeuner ou à prendre un café virtuel
il s'agit d'un outil de gestion des ressources humaines : Responsable des RH Une journée | Dépendances : Juridique, RH, paie, IT, binôme_
Orientation : Vous avez besoin d'une personne de confiance, d'une personne de confiance, d'une personne de confiance, d'une personne de confiance.
- Veillez à ce qu'il s'inscrive à toutes les sessions d'orientation/de formation correspondant à son rôle
- S'ils doivent se déplacer pour assister à une session en personne, prenez les dispositions nécessaires
- Mettez-les en contact avec l'équipe d'orientation pour toute question.
- Présentez-les aux autres nouveaux employés qui pourraient les rejoindre pour l'orientation
il s'agit d'un poste de responsable de l'orientation des nouveaux employés : Responsable des ressources humaines | Délai : Trois jours | Dépendances : RH, formateurs
**Planifier les réunions pertinentes
- Réunion du responsable du reporting pour discuter des points suivants
- Rôles et responsabilités
- objectifs à 30/60/90 jours
- Discussion sur la carrière
- Mesures de réussite
- Mécanisme de retour d'information
- Missions immédiates
- Planifier des réunions avec les équipes dans lesquelles le nouvel employé travaillera, avec des objectifs spécifiques pour chaque conversation
les objectifs sont spécifiques à chaque conversation : Responsable hiérarchique | Délai : Deux semaines | Dépendances : Disponibilité des parties prenantes concernées
Modèle de flux de travail pour la documentation du projet ClickUp
Stockez la documentation du projet dans un seul ClickUp Doc
Chaque projet a besoin d'une documentation wiki qui présente toutes les connaissances institutionnelles sur le projet, ainsi que les étapes, les tâches, les dépendances et les responsabilités. Ce wiki modèle de flux de travail pour la documentation d'un projet de ClickUp a tout ce qu'il faut pour vous permettre de réussir. Il utilise :
- Des documents pour la vue d'ensemble du projet
- Des buts pour les objectifs et les étapes
- Tâches pour chaque étape
- Des échéances pour chaque tâche
- Graphique de Gantt pour visualiser la progression
Modèle de processus et de procédures ClickUp
Personnalisez votre processus de documentation du flux de travail avec le modèle de processus et de procédures ClickUp
Qu'il s'agisse de l'intégration des employés, de l'approbation des dépenses, de la publication de contenu, des négociations de vente ou du déploiement de logiciels, documentation des processus d'entreprise peut aider les équipes à travailler en toute confiance.
Voici un exemple Modèle de processus ClickUp que vous pouvez personnaliser. Ce modèle utilise des statuts personnalisés, des champs personnalisés, une vue tableau et une vue gestion de projet pour s'adapter à tous les processus dont vous avez besoin.
ClickUp modèle de tableau blanc de flux de processus
Rationalisez la visualisation de vos projets grâce à une vue d'ensemble claire et concise de votre flux de travail de bout en bout
Le modèle de tableau blanc du déroulement des opérations offre un moyen simple et visuel de présenter des flux de travail complexes à vos équipes. Il vous débarrasse de la pression d'un écran vide en vous donnant un organigramme à partir duquel vous pouvez commencer à concevoir votre flux de travail.
Vous pouvez convertir sans effort les différentes étapes de votre flux de travail en tâches, ajouter des délais et affecter des membres de l'équipe à ces tâches.
Améliorer la documentation du flux de travail avec ClickUp
Une bonne documentation du flux de travail est la base de l'efficacité organisationnelle. La gestion de projet et la documentation sont intimement liées dans ClickUp.
Rédiger une meilleure documentation sur le flux de travail
Décomposez les informations et ajoutez des repères visuels à l'aide d'options de formatage afin que votre documentation soit consommée et non ignorée.
Commencez à documenter les flux de travail avec ClickUp Docs. Formatez-les pour mettre en évidence les éléments importants et ajoutez des boutons, des bannières ou même des blocs de code pour souligner les points importants.
Rendre les flux de travail exploitables
Visualisez vos flux de travail avec ClickUp Mind Maps. Créez des tâches directement à partir des flux de travail et convertissez-les en projets. Utilisez des sous-tâches imbriquées et des listes de contrôle pour atteindre le niveau de détail dont vous avez besoin.
Identifiez les employés responsables de chaque tâche, afin de leur donner une vision claire. Reproduisez simplement le flux de travail chaque fois que vous en avez besoin.
Examiner et résoudre les flux de travail
Utilisez l'une des plus de 15 vues puissantes pour comprendre l'état de chacun de vos flux de travail.
- Vue du tableau pour voir l'état de vos flux de travail
- Vue en boîte pour obtenir une perspective de haut niveau
- Vue du calendrier pour les tâches en retard, en cours et à venir
- Vue de l'activité pour suivre les mises à jour/conversations
- Vue de la charge de travail pour voir les performances des membres de l'équipe
Utilisez la vue avec laquelle vous vous sentez le plus à l'aise pour identifier les obstacles et intervenir si nécessaire.
Collaborer avec l'équipe
Si le flux de travail implique une équipe, la documentation doit l'être aussi. Partagez les documents du flux de travail avec votre équipe, invitez-la à donner son avis et permettez-lui de modifier ou de laisser des commentaires.
Laissez l'IA faire le travail à votre place
Utilisez ClickUp AI pour résumer des flux de travail longuement documentés, générer des actions, éditer/formater du texte, automatiser des tâches/sous-tâches, et bien plus encore.
La documentation des flux de travail est la base d'un bon processus. Les pilotes longue distance et les infirmières des unités de soins intensifs utilisent la documentation des flux de travail pour faire leur travail correctement.
Par exemple, avec une liste de contrôle solide et un soutien administratif, Peter Pronovost, spécialiste des soins intensifs à l'hôpital Johns Hopkins, a aidé à prévenir 43 infections et de sauver huit vies et deux millions de dollars.
Les entreprises matures économisent des millions de dollars et améliorent leur efficacité à plusieurs reprises grâce à une documentation claire et accessible sur les flux de travail.
Accédez aux documents, aux tâches, aux cartes heuristiques, au tableau blanc, à des dizaines de modèles de documentation de flux de travail, à l'IA et à bien d'autres choses encore, gratuitement et pour toujours sur ClickUp ! 🦄ˀ